辦公自動化軟件應用

第三章辦公自動化軟件應用辦公自動化（OA，OfficeAutomation）于20世紀70年代興起，它將現(xiàn)代化辦公和計算機網絡功能結合起來，成為一種新型的辦公方式，它是當前新技術革命中一個非?；钴S和具有很強生命力的技術應用領域，是信息化社會的產物。辦公自動化系統(tǒng)的構成應包括三個部分：辦公自動化設備、辦公自動化軟件和辦公人員。美國微軟公司開發(fā)的MicrosoftOfficeXP是辦公人員最常用的通用軟件。3.1文字處理軟件WordXP學習目標了解辦公自動化的原理；理解電子表格、文字處理和多媒體演示軟件的基本功能；掌握OfficeXP辦公類軟件基本操作方法：啟動與退出、工作窗口的基本組成與操作、文件的建立、打開與保存、文本編輯區(qū)通用編輯方法。了解WordXP的各種視圖的意義與應用；掌握WordXP文檔的編輯、查找和替換，文檔格式的設置（包括字符格式、段落格式）和頁面格式的設置（包括節(jié)的設置、分頁、分欄和插入頁眉和頁腳），樣式的使用；掌握WordXP表格的創(chuàng)建與編輯，插入圖片、文本框、藝術字和繪圖及圖文混排的方法。3.1.1認識工作窗口3.1.2創(chuàng)建和編輯文檔3.1.3設置文檔格式3.1.4表格制作3.1.5圖文混排3.1.1認識工作窗口WordXP的啟動方法1：“開始”/“程序”/“MicrosoftWord”；方法2：雙擊桌面上WordXP的快捷方式圖標；方法3：雙擊Word文檔圖標（以Doc為擴展名的文件），打開WordXP，進入編輯該文檔的MicrosoftWord界面。退出WordXP的方法方法1：單擊標題欄上的“關閉”按鈕方法2：“文件”/“關閉”方法3：“文件”/“退出”方法4：單擊標題欄上控制按鈕/“關閉”任務窗格標題欄菜單欄格式工具欄常用工具欄狀態(tài)欄標尺繪圖工具欄視圖方式按鈕垂直滾動條水平滾動條窗口的基本組成標題欄，標題欄上有：控制按鈕，文檔標題，最小化、還原、關閉按鈕；菜單欄，菜單欄上含有九個菜單項：文件（F）、編輯（E）、視圖（V）、插入（I）、格式（O）、工具（T）、表格（A）、窗口（W）、幫助（H）.各菜單項后面的字母稱為快捷鍵，按Alt+字母，即可打開該字母所對應的菜單項的下拉菜單（例按Alt+F）。下拉菜單中的各命令后的字母稱為熱鍵，當打開下拉菜單后，單擊該字母，即可執(zhí)行該命令，下拉菜單中的各命令后的Ctrl+字母稱為快捷鍵，在不打開下拉菜單時，直接按Ctrl+字母，即可執(zhí)行相應的命令，（例按Ctrl+O）常用工具欄，一般有23個按鈕，用鼠標指向它，即可顯示它的功能。主要用于快速執(zhí)行命令。格式工具欄，主要用于快速改變文檔的外觀。如設置字體、字號等。滾動條，滾動條有水平滾動條和垂直滾動條。水平滾動條最左邊有四個按鈕，分別為普通視圖、Web版式視圖、頁面視圖、大綱視圖；垂直滾動條下面有三個按鈕，分別為前一頁、選擇瀏覽對象、后一頁。文檔編輯區(qū)，用于編輯文檔。分割框，位于垂直滾動條上端肩關之上，用于將文檔編輯區(qū)分割成兩部分。狀態(tài)欄，用于顯示有關命令、工具欄按鈕等正在進行的操作狀態(tài)信息和插入點位置的信息。標尺，水平標尺用于指示文檔的行寬情況、對齊方式等。標尺上端，有一個倒三角形按鈕，叫首行縮進按鈕；下端的三角形叫懸掛縮進按鈕；下端的一個方形按鈕，叫左縮進按鈕；垂直標尺位于工作區(qū)的左側，用于調整頁面的上下頁邊距、表格行高等。常用工具欄、格式工具欄的打開與關閉：“視圖”/“工具欄”/按需要進行選擇。3.1.2創(chuàng)建和編輯文檔創(chuàng)建、打開、保存與關閉文檔創(chuàng)建新文檔打開已經建立的文檔選擇當前文檔保存文檔關閉文檔文檔的建立、打開、保存與保護1.新建文檔方法1：“文件”/“新建”方法2：單擊常用工具欄上的“新建”按鈕2.在Word窗口中打開文檔方法1：“文件”/“打開”/在出現(xiàn)的“打開”的對話框中選定要打開的文檔,單擊“打開”。方法2：單擊常用工具欄上的“打開”按鈕/在出現(xiàn)的“打開”的對話框中選定“打開”。3.保存文檔在編輯一篇文檔時，為了防止突然斷電或意外死機造成編輯內容的丟失，可以每間隔一段時間對文檔進行保存。整篇文檔編輯完成后，也要進行保存。方法1：“文件”/“保存”方法2：單擊常用工具欄上的“保存”按鈕方法3：“文件”/“另存為”4.自動保存為了防止意外造成文檔的丟失，Word提供了讓用戶選擇每隔一定時間間隔自動保存文檔的功能。方法：“工具”/“選項”/在選項對話框中選“保存”標簽/單擊“自動保存時間間隔”復選框，并在文本框中輸入或選擇時間（缺省為10分鐘）/“確定”5.文檔保護方法：“工具”/“選項”/在選項對話框中選“安全性”標簽/在“打開權限密碼”文本框中輸入打開密碼/“確定”/再次輸入密碼/“確定”6.設置文檔為“只讀”屬性方法：“工具”/“選項”/在選項對話框中選“安全性”標簽/在“建議以只讀方式打開文檔”單選框上打勾。3.1.2創(chuàng)建和編輯文檔輸入文本漢字輸入符號和特殊字符的輸入切換插入與改寫狀態(tài)刪除字符操作段落的拆分與合并插入點：在工作區(qū)中有一閃動的豎線“│”稱為插入點，輸入的文字，會在插入點處出現(xiàn)，隨著輸入的進行，插入點會自動向后移動。如果要把插入點移到某處，只要將鼠標光標移到該處單擊即可。段落標記：在插入點的后面，有一個小箭號，稱為段落標記，用來表示一個段落的結束。段落標記的開啟/關閉：“視圖”/“顯示段落標記”“插入”與“改寫”狀態(tài)：“插入”狀態(tài)：是Word默認狀態(tài)，這時狀態(tài)欄上的“改寫”字樣呈灰色，在插入狀態(tài)下，輸入的文字顯示在插入點處，且原插入點后的文本順序右移?！案膶憽睜顟B(tài)：雙擊狀態(tài)欄上呈灰色的“改寫”字樣，使它以黑體顯示，即為“改寫”狀態(tài)，在這種狀態(tài)下，新輸入的文本覆蓋插入點位置的文本。中文輸入狀態(tài)的選擇中文WindowsXP提供了多種中文輸入法：智能ABC、微軟拼音、全拼、鄭碼等。中文輸入法選定以后，屏幕上會出現(xiàn)一個中文輸入法狀態(tài)框。輸入法設置如下：

中英文切換（Ctrl+空格）中英文標點（Ctrl+.）

軟鍵盤按鈕

輸入法切換（Ctrl+Shift)全/半角切換（Shift+空格）輸入法的選擇：方法1：單擊任務欄上輸入法指示器，由彈出的菜單中進行選擇。方法2：CTRL+SHIFT半角/全角的切換：方法1：單擊輸入法狀態(tài)顯示欄中的半角/全角按鈕方法2：SHIFT+空格鍵盤上找不到的字符、標點符號、數(shù)學序號以及特殊符號的輸入法：右擊軟鍵盤，從中進行選擇。一些標點符號的輸入：頓號“＼”省略號“SHIFT+^”破折號“SHIFT+&”《》“<>”簡單刪除：刪除插入點左邊的一個字符或漢字，按退格鍵“BackSpace”鍵刪除插入點右邊的一個字符或漢字，按“Delete”刪除插入點左邊的一個單詞，按“CTRL+BackSpace”鍵刪除插入點右邊的一個單詞，按“CTRL+Delete”鍵恢復刪除的文字和圖形：在刪除之后要立即恢復刪除的文字和圖形，只要單擊“常用”工具欄上的“撤消”按鈕段落的拆分與合并：段落的拆分：如果要把一段分成兩段，把插入點移到要拆分處，按回車鍵。段落的合并：方法1：把插入點移到第二段的段首，然后按退格鍵。方法2：把插入點移到第一段的段末，然后按Delete。編輯文本選擇文本文檔區(qū)中使用鼠標選擇欄中使用鼠標選擇矩形文本塊刪除文本

移動與復制文本使用鼠標拖放使用剪貼板技術撤消與恢復

撤消操作恢復操作查找與替換

選定文本在編輯文本時。若要對某一區(qū)域的文本進行操作，必須先選定該文本，選定的文本以黑底白字顯示。使用鼠標選定文本有下列幾種方法：文檔區(qū)選定文本單詞：雙擊這一單詞句子：按CTRL+單擊該句子中的任何位置光標所在的段落：三擊插入點開始到指定位置：單擊插入點，按住SHIF，單擊要選定的的文檔的結束點。選擇欄中選定文本工作區(qū)最左側的一個狹長區(qū)域為選擇欄。在其內鼠標指針變成反向傾斜箭頭。光標所指向的行的選定方法：單擊光標所指向的段落的選定方法：雙擊整個文檔的選定方法：三擊或CTRL+單擊選擇矩形文本塊（列方式選擇）方法1：ALT+鼠標從矩形塊的左上角拖曳到右下角釋放。方法2：CTRL+SHIFT+F8，（1）然后鼠標從矩形塊的左上角拖曳到右下角釋放。（2）或使用箭頭鍵。使用鍵盤選定文本：右側一個字符：SHIST+→左側一個字符：SHIFT+←單詞結尾：CTRL+SHIFT+→單詞開頭：CTRL+SHIFT+←插入點到行尾：SHIFT+END插入點到行首：SHIFT+HOME插入點到下一行：SHIFT+↓插入點到上一行：SHIFT+↑插入點到段尾：TRL+SHIFT+↓→插入點到段首：CTRL+SHIFT+↑插入點到文檔開始處CTRL+SHIFT+HOME整篇文檔：CTRL+A取消選定：方法1：使用鼠標，在文檔窗口中單擊選定內容的外面；方法2：使用鍵盤，按任一箭頭鍵★如果使用F8鍵或CTRL+SHIFT+F8選擇選定方式，請按ESC鍵。對選定文本字體、字號的設置方法1：選中要改變字體或字號的文本，單擊常用工具欄上的“字體”下拉列表框和“字號”列表框從中進行選擇。方法2：格式│字體│從中進行設置刪除、移動、復制選定的文本刪除：方法1、按退格鍵盤BACKSPACE方法2、選中│DELETE方法3、選中│剪切（CTRL+X）復制：方法1：選中│CTRL+拖曳到目標處方法2：選中│復制│插入點放到目標處│粘貼方法3：選中│CTRL+C│插入點放到目標處│CTRL+V移動：方法1：選中│拖曳到目標處方法2：選中│剪切│插入點放到目標處│粘貼方法3：選中│CTRL+X│插入點放到目標處│CTRL+V替換查找文本：步驟1）“編輯”│“查找”。2）在“查找內容”文本框內鍵入要搜索的文本。3）單擊“查找下一個”按鈕。注釋：按“ESC”鍵可取消在進行的搜索。設置查找選項：步驟1）“編輯”│“查找”。2）如果要根據(jù)某些條件進行查找，單擊“高級”。3）在擴展的對話框中設置所需的選項。（例如，選中“區(qū)分大小寫”復選框，就會只查找那些大小寫與“查找內容”框內所鍵入的內容相符的字符）查找特定格式：步驟１）“編輯”│“查找”。２）如果沒有顯示出“格式”按鈕，單擊“高級”。３）要搜索指定格式的文本，在“查找內容“文本框內輸入文本（如果只搜索指定的格式，請刪除“查找內容“文本框內的文本）。４）單擊“格式”按鈕，然后選擇所需的選項。（例如，“格式”│選擇“宋體”、“黑體”、“五號”│“確定”│“查找下一處”）查找段落標記、省略號等特殊字符：步驟1）“編輯”│“查找”。2）如果沒有顯示出“特殊字符”按鈕，單擊“高級”。3）單擊“特殊字符”按鈕，然后選擇所需的選項。（例如：“格式”│選取“段落標記”│“查找下一處”）替換文本：步驟1）“編輯”│“替換”。2）在“查找內容”文本框內鍵入要搜索的文本。3）在“替換為”文本框內鍵入要替換的文本。（如果替換的文本不同，則單擊“替換”）4）單擊“替換”或“全部替換”。（在“替換為”文本框內鍵入要替換的文本。）設置替換選項：步驟1）“編輯”│“替換”。2）在“查找內容”文本框內鍵入要搜索的文本。3）在“替換為”文本框內鍵入要替換的文本4）如果要根據(jù)某些條件進行替換，單擊“高級”。5）在擴展的對話框中設置所需的選項。（例如，選中“區(qū)分大小寫”復選框，就會只替換那些大小寫與“查找內容”框內所鍵入的內容相符的字符）。6）單擊“替換”或“全部替換”

替換指定的格式：1)“編輯”│“替換”。2）在“查找內容”文本框內鍵入要搜索的文本。3）在“替換為”文本框內鍵入要替換的文本。4）如果沒有顯示出“格式”按鈕，單擊“高級”。5）單擊“格式”按鈕，然后選擇所需的選項。6）單擊“替換”或“全部替換”。光標的移動行首HOME行尾END文檔首CTRL+HOME文檔尾CTRL+END返回到上一次編輯位置SHIFT+F5定位到特定位置：步驟1）“編輯”│“定位”。2）在“定位目標”框中選定要移動到的項目類型。（例如：指定的頁、批注、腳注、書簽等）3）在輸入框中輸入項目名稱或號碼。4）單擊“下一個”或“定位”3.1.3設置文檔格式字符格式設置使用“格式”菜單使用格式工具欄使用“格式刷”利用格式刷能把文本中設置好的字符格式，重復用于其它文本處。操作方法：選定已設置好字符格式的文本；單擊常用工具欄上的“格式刷”按鈕，使鼠標指針成為格式刷形狀；將鼠標移到其它文本處，按下鼠標左鍵拖到末尾；松開鼠標左鍵，該文本就被格式化，鼠標也被還原。若要重復使用“格式刷”，可雙擊“格式刷”按鈕。段落格式設置段落標志使用“格式”菜單使用格式工具欄使用樣式使用標尺為原有段落添加項目符號和編號

格式菜單的使用單擊“格式”→“段落”，彈出“段落”對話框進行設置。單擊“格式”→“邊框和底紋”，在彈出的對話框中進行設置；在該對話框中可為段落或整篇文章添加自定義的邊框，以增加顯示效果。單擊“格式”→“分欄”，可以為選定的文本進行分欄，可設定欄數(shù)，寬度和間距。單擊“格式”→“樣式和格式”，只需選取定一種樣式，就可以設定一系列的格式。例如：使用“標題1”樣式，就可將所在段落設置為2號字體、加粗、多倍行距等效果。為一段文字創(chuàng)建目錄的方法：選中一段文字點“格式”→“樣式和格式”→做標題，此時可見該段文字前多了一個黑點，表示做標題成攻，這時把光標移在標題上（不要選中標題），點“插入”→“索引和目錄”，點目錄標簽，點“確定”。添加項目符號和編號選定要添加項目符號和編號的段落，點“格式”→“項目符號和編號”，之后可以選取需要的項目符號、編號等。頁面格式設置節(jié)的設置分頁頁面設置插入頁眉和頁腳分欄節(jié)的設置:把光標移到要分節(jié)的位置上，點“插入”→“分隔符”，可選擇分頁或分節(jié)符。在分節(jié)符內有四種功能，分別為：下一頁：將新的一節(jié)放到下一頁的頂端；連續(xù)：在插入點處開始新的一節(jié)；偶數(shù)頁：使新的一節(jié)總是從下一個偶數(shù)頁開始；奇數(shù)頁；使新的一節(jié)總是從下一個奇數(shù)頁開始。頁面設置:點“文件”→“頁面設置”，可設置紙張大小、頁邊距、版式、文檔網格、橫排豎排、頁眉頁腳等。在版式中可選擇奇偶頁不同或首頁不同，還可以添加行號和設置邊框和底紋。在文檔網格中可指定每頁多少行每行多少個字等。創(chuàng)建頁眉和頁腳：“視圖”┃“頁眉和頁腳”要創(chuàng)建“奇偶頁不同”或“首頁不同”的“頁眉和頁腳”單擊頁眉和頁腳工具欄上“頁面設置”按鈕┃選“版式”標簽┃進行設置。不同節(jié)要創(chuàng)建不同的頁眉和頁腳，單擊頁眉和頁腳工具欄上“同前”或“鏈接到”按鈕。要調整頁眉或頁腳的垂直位置，單擊頁眉和頁腳工具欄上“頁面設置”按鈕┃選中“頁邊距”標簽┃在“距邊界”的“頁眉”文本框中鍵入所需的頁面頂邊到頁眉頂部的距離，“頁腳”文本框中鍵入所需的頁面底邊到頁腳底部的距離。(可以在頁眉和頁腳中創(chuàng)建水印)設置行號：“文件”┃“頁面設置”┃”版式”|“行號”┃“添加行號”設置首字下沉：“格式”┃“首字下沉”文本的橫排和豎排：“格式”┃“文字方向”3.1.4表格制作創(chuàng)建表格利用菜單命令創(chuàng)建表格利用常用工具欄上的“插入表格”按鈕創(chuàng)建表格使用“繪制表格”工具快速創(chuàng)建復雜的表格三種創(chuàng)建表格的方法:方法一：點菜單欄上“表格”→“插入”→“表格”；方法二：點常用工具欄上“插入表格”，選中所需的行數(shù)與列數(shù)；方法三：點“視圖”→“工具欄”→“表格與邊框”，在彈出的對話框中設置行數(shù)和列數(shù)或自動套用格式等；可以利用其中“繪制表格”按鈕，人工繪制表格。編輯表格選定表格單元格、行或列的插入與刪除單元格的合并與拆分表格屬性的修改表格的合并與拆分表格的格式化表格的對齊方式邊框和底紋自動套用格式

在表格中輸入文本：每按一次TAB鍵，插入點移到同行的下一個單元格。若插入點在上一行的最后一個單元格，按下TAB鍵，插入點將移到下一行的第一個單元格上。若插入點在表格的最后一個單元格中，按下TAB鍵，自動在表格的后面增加一行空白表格。選定表格：選擇一個單元格：將鼠標單擊單元格左側邊界，可以選定該單元格；選擇一行：將鼠標移到待選擇行的左邊（表格之外），當鼠標變成向右上箭頭時單擊左鍵可選擇該行；選擇一列：將鼠標移到待選擇列的上端線上，當鼠標變成向下箭頭時單擊左鍵可選擇該列；當表格中已有被選擇內容時，按下Shift鍵再按光標移動鍵盤，可以選擇相鄰的單元格、行或列。當然也可以用“表格”菜單中的“選定行”、“選定列”、“選定表格”來進行操作。單元格、行、列的插入、刪除和合并拆分選定要插入的單元格或行列，點“表格”→“插入”→“單元格或行列”。選定的單元格數(shù)與要插入的單元格數(shù)相同。刪除：選定要刪除的單元格或行列，點“表格”→“刪除”→“單元格或行列”。合并與拆分的方法大致相同，選定要合并或拆分的單元格，點“表格”→“合并單元格”或“拆分單元格”。表格屬性的修改單擊“表格”→“表格屬性”，在彈出的對話框中有四個標簽，包括表格、行、列、單元格，可以對其屬性進行設置。在表格的選項卡下，可以設置文字環(huán)繞方式以及邊框和底紋等；在行和列的選項卡下可以精確設置行高和列寬在單元格選項卡中可對單元格的寬度和內容的對齊方式進行設置。表格的合并與拆分合并表格：將兩個表格放置于相鄰處，表格間只有空行而沒有文字時，按Delete鍵刪除表格間的空行即可合并表格。拆分表格：將光標移至要拆分處，單擊“表格”→“拆分表格”，插入點被分到下面的表格中。繪制表頭斜線將插入點置于表頭，點“表格”→“繪制表頭斜線”，在“插入斜線表頭”的對話框中，選取表頭樣式、字體大小、行列標題，點“確定”。表格的格式化表格的對齊方式：選中要操作的單元格，點右鍵，執(zhí)行“單元格對齊方式”，選擇相應的方式即可。邊框和底紋：選中要設置邊框的單元格，點“格式”下的“邊框和底紋”，在打開的對話框中設置自動套用格式：將光標放在要套用格式的表格中，點“格式”下的“自動套用格式”，選取一種樣式，點“確定”。將表格轉換為文字（將文字轉換為表格）：選中表格（或文字），┃“表格”┃“轉換”，選“將表格轉換成文字”/“將文字轉換為表格”┃點“制表符”（或確認“列數(shù)”并點中“制表符”），|“確定”。3.1.5圖文混排在文檔中插入圖片插入剪輯管理器中的剪貼畫插入圖片文件編輯圖片調整圖片的大小調整圖片的位置設置圖片版式在文檔中繪圖繪圖工具欄創(chuàng)建圖形在圖形中添加文字圖形的顏色、線條和三維效果圖形的疊放次序圖形的組合圖形的微移插入文本框插入文本框文本框的編輯插入藝術字插入藝術字編輯藝術字插入圖片插入剪貼畫：“插入”┃“圖片”┃“剪貼畫”┃在“類別”列表框中選擇一個類別┃選中要插入的剪貼畫┃“插入”。插入圖像文件：

“插入”┃“圖片”┃“來自文件”┃在“查找范圍”列表框中找到要插入的圖片文件┃“插入”插入文本框WORD的文本框，可以對圖形、圖片進行文字說明。方法1：在“繪圖”工具欄上單擊文本框圖標（有橫排和豎排兩種）┃拖動光標“+”至合適位置處釋放。方法2：“插入”┃“文本框”┃選“橫排”或“豎排”┃拖動光標“+”至合適位置處釋放。注釋：要刪除文本框：將光標在文本框線上單擊┃按“DELETE”插入藝術字體方法1：在“繪圖”工具欄上單擊插入藝術字圖標┃在“藝術字庫”對話框中雙擊要選的“藝術字”式樣┃在“編輯藝術字”對話框中輸入藝術字內容┃然后選擇“字體”、“字號”┃“確定”。方法2：“插入”┃“圖片”┃“藝術字”在“藝術字庫”對話框中雙擊要選的“藝術字”式樣┃在“編輯藝術字”對話框中輸入藝術字內容┃然后選擇“字體”、“字號”┃“確定”。注釋：⑴、插入藝術字后，WORDXP將自動打開“藝術字”工具欄，用它可以進一步編輯藝術字。⑵、要刪除藝術字：選中該藝術字┃“DELETE”繪制簡單圖形打開或關閉繪圖工具欄：“視圖”┃“工具欄”┃“繪圖”。繪圖工具欄一般位于WORD工作窗口底部如何繪制圖形：單擊繪圖工具欄上的某個圖標，鼠標在編輯工作區(qū)上呈“+”字形時，按住鼠標左鍵拖曳，釋放即可繪出與圖標相似的圖形。注釋：（1）SHIFT+拖曳，繪出標準的“正”的圖形。（如選擇橢圓圖標，SHIFT+拖曳，則繪制出圓）（2）CTRL+拖曳，繪制的圖形中心固定。編輯圖文對象選中對象：1）選中一個對象：單擊2）選中多個不連續(xù)對象：SHIFT+單擊3）選中多個連續(xù)對象：單擊繪圖工具欄上的“選擇對象”按鈕（斜向箭頭圖標），在要選的范圍內進行拖曳，把要選的對象包含在虛線框內。改變對象的尺寸：將鼠標置于已選中圖象的句柄上，當鼠標呈雙箭頭時，拖動鼠標直到需要的大小時釋放。選中對象的刪除、移動、復制與文本的一樣填充顏色：單擊繪圖工具欄上的“填充色”按鈕可以設置對象的填充顏色。組合對象：要將一組對象組合在一起作為一個對象處理，操作步驟：組合：選取一組對象│“繪圖”│“組合”或：選中一組對象│右擊鼠標│“繪圖”│“組合”取消組合：選中一組對象│右擊鼠標│“繪圖”│“取消組合”或：選中一組對象│“繪圖”│“取消組合”圖形圖象的應用圖形：指的是利用“繪圖”工具在文檔中繪制的各種圖形；圖象：指的是“剪輯庫”中的剪貼畫和文件中的圖片。設置圖片與文檔的位置關系：選中圖片,|“格式”┃“圖片”┃選“版式”標簽┃在“文字環(huán)繞”方式中選擇一設置。（1）默認的圖片環(huán)繞方式為“嵌入型”，在這種情況下不能在對話框中設置圖片的對齊方式，只能使用格式工具欄的對齊按鈕進行設置。（2）當要將圖片嵌入到文字中，選擇“四周型”或“緊密型”（3）當要將圖片作為背景圖片，選擇“襯于文字下方”嵌入對象嵌入對象：指的是將其他應用程序所產生的對象放置在當前的應用程序中使用。方法是：“插入”┃“對象”┃在“對象”對話框中選“由文件創(chuàng)建”┃通過“瀏覽”找到要嵌入的對象（例如ExcelXP工作表）┃“確定”說明：由文件創(chuàng)建的對象有兩種類型：一種是從外部文件中將對象復制到文檔中，在這種情況下，當外部文件發(fā)生改變的時候不會影響文檔中的對象。另一方式是將創(chuàng)建的對象鏈接到外部文件上，使用這種方式，當外部文件發(fā)生改變的時候，文檔中的對象也會發(fā)生相應的改變。如果需要文檔中的對象與外部文件同步，可以使用這種方式。要使用這種鏈接方式，只需在對話框中選中“鏈接到文件”選項。如果要將插入的對象顯示為圖標。只需在對話框中選中“顯示為圖標”選項。需要查看時，右擊圖標，激活它，就可查看了。在WordXP文檔中，還可以嵌入其他對象來增強WordXP的功能。例如嵌入“數(shù)學公式”：“插入”┃“對象”┃“新建”┃“Microsoft公式”由此可以編輯任何的數(shù)學公式。文檔的修訂和審閱批注：批注是審閱文檔時給文檔添加的注釋或注解。插入批注：選定文本或對象┃“插入”┃“批注”。文本或對象插入批注后，以某種顏色加強顯示，鼠標落在該文本或對象上時，將顯示批注內容。刪除批注：右擊加了批注的文本或對象┃選“刪除批注”。修訂：想讓審閱者幫助修改文檔，則在審閱者開始審閱文檔之前，先打開修定功能。打開修訂功能：“工具”┃“修訂”┃“突出顯示修訂”┃進行其他設置。保護文檔：給文檔設置密碼后，對文檔進行有效的保護，以免文檔遭他人惡意破壞。操作：“工具”┃“保護文檔”┃進行所需的設置。其中：選中保護“修訂”，將保護修訂的內容；選中保護“批注”，將保護批注的內容；選中保護“窗體”，將保護整個文檔的內容，該窗體的內容只能閱讀，不能修改、不能增刪等操作。文檔打開權限密碼的設置：“工具”┃“選項”┃選“保存”（或安全性）標簽┃在“打開權限密碼”框中輸入密碼┃再輸入一次密碼┃“確定”。文檔的打印常用工具欄上有一“打印”圖符，這個“打印”圖符將文檔按順序完整地逐頁打印出來。如果只想打印文檔的一部分或打印多份，必須進行如下操作：“文件”┃“打印”┃打開“打印”對話框，進行所需的設置。其中：“頁面范圍”有“全部”：打印整篇文檔?！爱斍绊摗保捍蛴≌跒g覽的那一頁。“選定內容”：打印選中的內容?！绊摯a范圍”：在文本框中輸入要打印的頁碼。不連續(xù)的頁碼用逗號分隔，如：1，4，7，8，15；連續(xù)的頁碼，頭尾頁碼間用減號相連。打印份數(shù)：在“份數(shù)”框中選擇或輸入要打印的份數(shù)，并選擇“逐份打印”或不“逐份打印”雙面打印：要雙面打印，選中“人工雙面打印”，這樣將先打印所有的奇數(shù)頁，然后再打印所有的偶數(shù)頁。并在開始打印偶數(shù)頁時，提醒用戶將剛打印過奇數(shù)頁的紙張反過來放入打印機，以便雙面打印。將文檔打印到文件：選中“打印到文件”|“確定”，將打開“打印到文件”對話框，在其中確定保存位置┃“確定”。打印文件的擴展名是：.PRN。打印文檔的屬性、批注：單擊“選項”┃在打開的對話框中選中該復選框┃“確定”文檔顯示方式普通視圖：普通視圖是WordXP默認的視圖模式，在普通視圖中可以鍵入、編輯、設置文本格式。普通視圖可以顯示文本格式，但不顯示頁邊距、頁眉和頁腳、背景、圖形對象，也不顯示多欄方式。Web版式視圖：Web版式視圖中，可以創(chuàng)建能顯示在屏幕上的Web頁或文檔。在Web版式視圖中，可以看到背景和適應窗口而換行顯示的文本，且圖形位置與在Web瀏覽器中的位置一致。頁面視圖：頁面視圖能顯示文檔的打印效果。（所見即所得）大綱視圖：大綱視圖顯示模式就象寫文章的提綱一樣，它將文檔組織成多層次標題、子標題和正文文本，以幫助用戶組織文檔。全屏幕顯示：執(zhí)行“視圖”\“全屏幕顯示”命令，會隱藏標題欄、菜單欄、工具欄、狀態(tài)欄等，讓文檔占據(jù)整個屏幕，并彈出一個快捷菜單，單擊“關閉全屏幕顯示”可還原窗口。補充：一、超級鏈接：（一）在同一個文檔中插入超級鏈接步驟：（1）首先，在文檔需要鏈接處建立書簽：選中要作為書簽的文本┃“插入”┃“書簽”┃輸入書簽名┃“添加”（2）將光標定位在文本中要插入鏈接的地方，然后：“插入”┃“超級鏈接”┃選“在文檔中的位置”標簽┃選中標簽名┃“確定”（二）在不同的文檔之間創(chuàng)建超級鏈接步驟：“插入”┃“超級鏈接”┃選“文件或Web頁標簽”┃“文件”┃選擇作為鏈接內容的文件┃“確定”┃“確定”（三）要從鏈接處返回到文檔的原位置：“視圖”┃“工具”┃“Web”（可打開“Web”工具欄）┃單擊“Web”工具欄上“前往”按鈕旁的下三角形┃選“返回”（四）刪除超級鏈接右擊鏈接處┃“超級鏈接”┃“取消超級鏈接”┃選中代表超級鏈接的文字┃按“DEL”（五）刪除書簽：“插入”┃“書簽”┃選中要刪除的書簽出現(xiàn)在文檔的當前頁末尾，由注釋參考標記和與之對應的注釋文本組成?！皠h除”┃“確定”二、插入腳注、尾注：腳注：出現(xiàn)在文檔的當前頁末尾，由注釋參考標記和與之對應的注釋文本組成。尾注：出現(xiàn)在文檔的末尾，由注釋參考標記和與之對應的注釋文本組成。操作：將光標定位在要插入腳注或尾注后┃“插入”┃“引用”｜“腳注或尾注”┃選“腳注”或“尾注”┃單擊“選項”按鈕┃打開“注釋選項”對話框，進行必要的設置。┃在腳注或尾注的注釋┃單擊文檔任何處。(在OFFICE的高級版本中,只需單擊出現(xiàn)在頁面末尾的注釋符號,輸入注釋文本就行了,不必打開注釋選項對話框,因為沒有注釋按鈕刪除腳注或尾注：選中腳注或尾注的編號┃按“Del”查看注釋內容：將光標移動到文檔中的注釋引用標記上，注釋文本將出現(xiàn)在標記之上。三、插入題注：在寫文章的時候，常會遇到對公式、表格和圖形編號問題。如果改變了其中的某一個公式或圖表，后面的相關內容都要修改，一不小心就會忘了某個編號。而Word可以自動為公式、表格和圖形建立編號，如果刪掉了其中的某一個，Word將自動修改后面的所有編號。這個功能就是“題注”。具體步驟是：（1）選定要建立編號的圖形、公式或表格。（2）“插入”┃“引用”｜“題注”┃出現(xiàn)“題注”對話框根據(jù)所選的對象，選擇不同的“標簽”。Word默認的標簽有圖表、公式和表格┃選擇標簽的“位置”┃單擊“自動插入題注”┃復選“MicrosoftWord表格”┃“確定”┃“確定”說明：如果需要對其他的對象建立題注，可以選擇“新建標簽”┃在“新建標簽”對話框中輸入新標簽的名稱┃“確定”┃“確定”如果要改變編號，單擊“編號”┃在出現(xiàn)的“題注編號”對話框中設置不同的編號形式。

3.2電子表格ExcelXP學習目標理解ExcelXP工作簿、工作表、單元格、單元格區(qū)域、名稱的概念與意義；掌握電子表格的建立、編輯及格式化操作，公式、函數(shù)（包括SUM、AVERAGE、MAX、COUNT等常用函數(shù)）的使用與操作，名稱的使用，相對引用、絕對引用和混合引用的使用方法；理解電子表格的數(shù)據(jù)清單，掌握使用記錄單向數(shù)據(jù)清單輸入數(shù)據(jù)和編輯數(shù)據(jù)的方法，通過數(shù)據(jù)清單對數(shù)據(jù)進行排序、篩選（包括自動篩選、自定義篩選、高級篩選等）及分類匯總的操作；理解ExcelXP數(shù)據(jù)透視表的意義；掌握使用數(shù)據(jù)透視表對多字段進行分類匯總的操作方法；理解圖表的使用原理、掌握圖表的創(chuàng)建與編輯的操作方法。

3.2.1ExcelXP工作窗口介紹3.2.2工作表和單元格3.2.3輸入數(shù)據(jù)和編輯電子表格3.2.4格式化工作表3.2.5計算數(shù)據(jù)3.2.6管理和分析數(shù)據(jù)3.2.7使用圖表分析數(shù)據(jù)

3.2.1ExcelXP工作窗口介紹啟動ExcelXP與啟動WordXP方法一樣，啟動ExcelXP后，系統(tǒng)進入主窗口界面。該窗口主要由標題欄、菜單欄、常用工具欄、格式工具欄、編輯欄、工作表編輯區(qū)域、狀態(tài)欄、任務窗格等組成。其中編輯欄和工作表編輯區(qū)是ExcelXP特有的。編輯欄：是用來顯示和編輯當前活動單元格中的數(shù)據(jù)和公式。工作表編輯區(qū)：是用來記錄數(shù)據(jù)和文本信息的區(qū)域。表格區(qū)的上端橫排的是單元格的列號，編號：A～Z、AA～AZ、AB～BZ、…IV，共256列；左方是行號，編號：1～65536。任務窗格3.2.2工作表和單元格工作簿在Excel中，工作簿是處理和存儲數(shù)據(jù)的文件，通常所說的Excel文件指的就是工作簿文件（擴展名為.xls）。工作表工作表是在Excel中用于存儲和處理數(shù)據(jù)的主要文檔，也稱為電子表格。每個工作簿可以包含多張工作表，默認為3張，每張工作表有256列×65536行。工作表的主要操作有：工作表的添加、刪除、更名、復制和移動等，可以通過工作表標簽的快捷菜單實現(xiàn)。單元格每一張工作表都是由“256×65536”個單元格構成，每個單元格可以存儲不同類型的數(shù)據(jù)，除了通常的文字、日期、數(shù)字外，還可以存儲聲音、圖形等數(shù)據(jù)。單元格由它們所在的行和列位置來命名，例如“A5”

工作表表簽：工作簿窗口底部的工作表表簽上顯示工作表的名稱，如果要在工作表間進行切換，只要單擊相應的工作表表簽。編輯欄：用于輸入、編輯單元格或圖表中的數(shù)據(jù)及公式。編輯欄顯示了活動單元格中存儲的常量或公式。顯示/隱藏編輯欄：“視圖”/“編輯欄”名稱框：用于指示當前選定的單元格、圖表項或繪圖對象。3.2.3輸入數(shù)據(jù)和編輯電子表格輸入數(shù)據(jù)：在工作表中輸入數(shù)據(jù)之前必須先選擇單元格，然后再輸入數(shù)據(jù)。輸入的數(shù)據(jù)同時出現(xiàn)在當前活動單元格和編輯欄中，當輸入完畢時應按回車鍵結束輸入。輸入數(shù)值：作為數(shù)字使用的字符包括：0~9、+、-、（）、/、$、%。輸入文本：文本包括漢字、字母、數(shù)字字符、空格及各種符號，是作為字符串處理的數(shù)據(jù)。輸入日期和時間：Excel將日期和時間視為數(shù)字處理，輸入日期可使用“-”號或“/”分割，輸入時間使用半角冒號“:”或漢字分割。工作薄格式的設置：（1）設置背景：“格式”|“工作表”|“背景”（2）設置網格線：“工具”|“選項”|將“窗口選項”中的“網格線”不選(有的版本的“網格線”在“視圖”標簽下)（3）開始繪制所需的電子表格：在工作表中適當?shù)奈恢猛弦肥髽诉x中m行n列，作為電子表格占用的區(qū)域。（4）設置表格邊框和內部的網格線：“格式”|“單元格”|“邊框”，先設置外邊框，后設置內邊框。（5）為電子表格定義標題：選中繪制好的電子表格上方的單元格，單擊常用工具欄上的“合并并居中”按鈕，將其合并成一個單元格，在其中輸入表格的標題。（6）在表格中輸入行標題和列標題，然后將數(shù)據(jù)填入電子表格相應的單元中。（7）對表格中的各個單元格進行其他的格式設置：“格式”|“單元格”，在彈出的“單元格格式”對話框中進行單元格格式的設置。

3.2.3輸入數(shù)據(jù)和編輯電子表格自動填充為了使用戶能夠快速地實現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸入，Excel為用戶提供了自動填充的功能。如果輸入的數(shù)據(jù)是一組有規(guī)律的數(shù)據(jù)序列，用戶可以通過拖動“填充柄”（選中單元格右下角的■），快速地進行填充。數(shù)值型數(shù)據(jù)的填充文本型數(shù)據(jù)的填充日期型數(shù)據(jù)的填充若填充數(shù)據(jù)比較復雜，例如：等比數(shù)列、等差數(shù)列、按日（月、年或工作日）變化的日期時可以通過執(zhí)行菜單欄中的“編輯”→“填充”→“序列”命令進行序列填充。

利用填充柄自動填充單元格內容在相鄰的一個或多個單元中輸入同一內容:先在某單元格輸入一內容，把鼠標移到填充柄上后，待光標呈實心十字時，拖動填充柄向要填充的行或列方向移動，當虛線框覆蓋了要填充的行或列里的單元格后，松開左鍵即可。輸入等差數(shù)列：在相鄰兩單元格輸入等差數(shù)列的前兩項，把指針移到填充柄上后，拖動填充柄向要填充的行或列方向移動，當虛線框覆蓋了要填充的行或列里的單元格后，松開左鍵即可。向右或向下拖動填充柄為遞增，向左或向右拖動填充柄為遞減。輸入固有序列：Excel內部提供了一些序列，例如，星期日、星期一、星期二、……星期六?？梢砸淮尉桶涯骋恍蛄休斎氲侥承┫噜弳卧裰小７椒ㄊ牵合仍诨締卧褫斎胄蛄行畔⒅械哪硞€元素內容，例如星期三，并激活該單元，把指針移到填充柄上后，拖動填充柄向要填充的行或列方向移動，當虛線框覆蓋了要填充的行或列里的單元格后，松開左鍵即可。建立與輸入自定義序列：除了Excel已提供的序列之外，用戶還可以創(chuàng)建自定義序列。方法是：“工具”|“選項”|“自定義序列”，在“輸入序列”框中輸入自定義序列，每一個項目占一行（用回車分開）。點“添加”|“確定”。在“自定義序列”列表框中有默認的11個序列，這11個固定序列不能修改。編輯電子表格工作表中區(qū)域的選擇選定單個單元格選定多個單元格選定行或列選定整個工作表單元格數(shù)據(jù)的編輯和清除編輯單元格數(shù)據(jù)清除單元格數(shù)據(jù)單元格數(shù)據(jù)的移動和復制使用鼠標拖放使用剪貼板技術復制、移動、刪除及合并單元格1、復制數(shù)據(jù)選擇被復制的區(qū)域，點“復制”，選擇目標位置，點“粘貼”。2、移動數(shù)據(jù)選擇被復制的區(qū)域，點“剪切”，選擇目的位置，點“粘貼”。3、刪除、合并單元格刪除單元格：選定要刪除的單元格，點“編輯”|“刪除”在刪除對話框中選擇刪除單元格后的填充方向，點“確定”。合并單元格：選定要合并的單元格的區(qū)域，點“格式”|“單元格”|“對齊”|“合并單元格”|“確定”。插入復制數(shù)據(jù)（移動行標題位置）在復制數(shù)據(jù)時，如果目標單元格區(qū)域中有數(shù)據(jù)，則所復制的數(shù)據(jù)會覆蓋原有的數(shù)據(jù)。而有時，我們會需要保留原有單元格中的數(shù)據(jù)，并插入新的數(shù)據(jù)，這時應使用“插入復制”功能，操作方法是：選擇被復制的區(qū)域，點“復制/剪切”，右擊目標位置，點“插入復制單元格”|“活動單元格右移”|“確定”。給單元格添加批注為包含特殊數(shù)據(jù)的單元格添加批注，是十分有用的注釋方式。首先選中要添加批注的單元格，點擊右鍵，在快捷菜單中選擇“插入批注”命令，或執(zhí)行菜單欄中的“視圖”→“批注”命令，在所打開的“審閱”工具欄中，單擊“新批注”按鈕，出現(xiàn)一個輸入批注的框，在批注框中輸入批注信息即可。

重命名工作表右擊工作表的默認名(sheet1)，點“重命名”這時工作表標簽sheet1被選中，輸入新名（如：總調查數(shù)據(jù)表），按回車。保護工作表：為了使自已創(chuàng)建的工作表不讓他人隨意修改或刪除，可以對工作簿中自已創(chuàng)建或使用的工作表進行保護。方法：點“工具”|“保護”|“保護工作表”，在“保護工作表”對話框中選擇要保護的項目，在“密碼”框中輸入密碼，點“確定”，在“確認密碼”對話框中再次輸入密碼，點“確定”。3.2.4格式化工作表設置單元格格式設置單元格格式包括數(shù)字格式、對齊方式、字體設置、邊框設置、圖案等。設置標題為合并居中設置單元格格式數(shù)字格式字體格式對齊格式邊框顏色和圖案調整行高和列寬當單元格中的數(shù)據(jù)內容超過列寬時，可以調整行高和列寬以便于數(shù)據(jù)的完整顯示。利用菜單命令利用鼠標拖動自動套用表格格式自動套用格式的操作方法是：先選取要格式化的區(qū)域，然后執(zhí)行“格式”→“自動套用格式”菜單命令，在彈出的“自動套用格式”對話框中，選擇所需要的格式，單擊“確定”按鈕即可。使用格式刷Excel與Word一樣也可使用格式刷進行格式復制。

調整行高和列寬方法1：點擊“格式”|“列”|“最適合的列寬”；點擊“格式”|“行”|“最適合的行高”。方法2：將鼠標指向要調整寬度的列的左右分隔線處，或指向要調高度的行的上下分隔線處，當鼠標指針變?yōu)殡p箭頭時：按下鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中輸入列（或行）的寬度（高度）。按下鼠標左鍵，直接拖動可以手工調節(jié)該列（或行）的寬度（高度）。方法3：選定要調整寬度的列，點“格式”|“列”（或“行”）|“列寬”（或“行高”），在“列寬”（或“行高”）對話框中輸入所要的“列寬”（或“行高”）的值，點“確定”。自動套用格式：使用Excel中的，自動套用格式功能，可以快速生成一個規(guī)則的具有專業(yè)外觀的表格，從而避免繁瑣的單元格格式設置的操作。操作方法：“格式”|“自動套用格式”，單擊需要套用的格式，點“確定”。說明：如果有必要，單擊“自動套用格式”對話框中的“選項”然后在“應用格式種類”區(qū)中選擇套用格式中是否包含這些選項。例如，如果套用了某個格式，然后單擊“邊框”和“字體”兩個復選框中的復選符號，則在套用的格式中將不應用原工作表格式中的邊框和字體格式。3.2.5計算數(shù)據(jù)輸入公式公式是對單元格中數(shù)據(jù)進行計算的等式。通過公式可以對單元格中的數(shù)值進行加、減、乘、除等簡單運算，也可以使用公式對字符串進行比較、連接等運算，還可以通過公式進行統(tǒng)計、財務等復雜運算。公式的輸入必須以等號（=）開頭，其后為常量、函數(shù)、運算符、單元格引用和單元格區(qū)域等。公式一般都可以直接輸入，操作方法是：先選定單元格，輸入“=”號，然后再輸入公式，最后按回車鍵或用鼠標單擊編輯欄中的“√”按鈕確認。修改公式的方法類似于單元格的數(shù)據(jù)編輯操作方法。單元格的引用在公式中通常要引用單元格來代替單元格中的實際數(shù)值，引用單元格數(shù)據(jù)后，公式的運算值將隨著被引用單元格數(shù)據(jù)的變化而變化。引用運算符冒號（：）——指引用由兩對角的單元格圍起來的單元格區(qū)域。如“A2：B5”，求“=MIN(G2:H6)”逗號（，）——指逗號前后單元格同時引用。如“A2，A4，”，求“=SUM(G2,G5,G9)”空格——指引用兩個或兩個以上單元格區(qū)域的重疊部分。如“B3：C5C3：D5”，求“=MAX(G2:H6單元格的引用引用類型相對引用：是指當公式在復制時，公式中的引用單元格地址會隨之改變。如在C1單元格中輸入公式“=A1+B2”。絕對引用：是指被引用的單元格與引用的單元格的位置關系是絕對的，公式將不隨位置的改變而變化。在ExcelXP中，是通過在行號和列號前面都添加“$”符號來實現(xiàn)的。如公式“=$A$1+$B$2”?；旌弦茫菏且环N介于相對引用和絕對引用之間的引用，如$A1或A$1。

單元格的引用單元格地址的引用引用跨工作表的單元格格式：=工作表名！單元格地址注：若是當前工作表，可省略“工作表名！”。例：“=Sheet1！A1+B2”引用跨工作簿的單元格格式：=[工作簿名]工作表！單元格地址注：若是當前工作簿，可省略“[工作簿名]”。例：“=[Book1]Sheet1！A1+Sheet2！B2”名稱的使用使用單元格區(qū)域名稱應該是先定義名稱，后使用。定義單元格區(qū)域名稱時應以字母或下劃線開頭，后跟字母、數(shù)字、下劃線或句點，不能含有空格，長度不超過255。命名單元格區(qū)域常用的方法使用菜單命令命名使用“名稱框”命名

名稱的使用為單元格定義名稱步驟：“插入”|“名稱”|“定義”，輸入單元格的名字，點“確定”。單擊“定義名稱”對話框上的按鈕，隱藏“定義名稱”對話框，再單擊按鈕恢復“定義名稱”對話框。定義了名稱后，在另一工作表中可直接使用這個名稱進行運算。使用函數(shù)Excel函數(shù)是一種預設的內置公式，它是通過引用參數(shù)接收數(shù)據(jù)，并返回結果。與直接用公式進行計算相比，使用函數(shù)進行計算的速度更快，更簡潔。因此，應盡量使用函數(shù)。在Excel中函數(shù)有多種類型，主要有：財務函數(shù)、日期與時間函數(shù)、數(shù)學與三角函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、查找與引用函數(shù)、數(shù)據(jù)庫函數(shù)、文本函數(shù)、邏輯函數(shù)等。使用函數(shù)的步驟選擇要輸入函數(shù)的單元格執(zhí)行菜單欄中的“插入”→“函數(shù)”命令，或使用編輯欄。從“或選擇類別”框中選擇函數(shù)類型在參數(shù)框中輸入參數(shù)，參數(shù)可以是常量、單元格或區(qū)域。輸入完成函數(shù)所需的所有參數(shù)后，單擊“確定”按鈕。數(shù)據(jù)分析中函數(shù)的應用掌握下列兩個函數(shù)的應用：CORREL函數(shù)（求兩組數(shù)的相關系數(shù)）。語法：CORREL（Array1,Array2）Arrary1：第一組數(shù)值單元格區(qū)域。Arrary2：第二組數(shù)值單元格區(qū)域。FORECAST函數(shù)（根據(jù)給定的數(shù)據(jù)計算或預測未來值）。語法：FORECAST（X，Know_y’s,Know_x’s）X：需要進行預測的數(shù)據(jù)點。Known_y’s：因變量數(shù)組或數(shù)據(jù)區(qū)域。Known_x’s：自變量數(shù)組或數(shù)據(jù)區(qū)域?？焖儆嬎阌袝r候，我們在工作表中想要簡單地計算一下某些單元格中數(shù)據(jù)的和、均值、最大值、最小值等，但不想把這些結果出現(xiàn)在工作表中，此時可以使用Excel提供的“快速計算”功能。步驟如下：選定要計算的單元格區(qū)域，右擊Excel窗口的狀態(tài)欄，然后在出現(xiàn)的快捷菜單中選“最大值”，則該區(qū)域的最大值顯示在狀態(tài)欄中。（狀態(tài)欄在表格的最下方和“開始”按鈕之間。若沒有，可以點“視圖”來打開“狀態(tài)欄”）補充說明:為了區(qū)分單元格中的數(shù)字是字符型數(shù)據(jù)，還是數(shù)值型數(shù)據(jù)。在輸入數(shù)據(jù)時，字符型數(shù)據(jù)左側要加單引號。如：’101。3.2.6管理和分析數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)清單在ExcelXP中，通過數(shù)據(jù)清單對數(shù)據(jù)進行管理和組織。數(shù)據(jù)清單類似于二維表，數(shù)據(jù)清單中的列相當于數(shù)據(jù)庫中的字段，第一行為各字段的標題，以下的行相當于數(shù)據(jù)庫中的記錄。使用記錄單輸入數(shù)據(jù)在向數(shù)據(jù)清單輸入數(shù)據(jù)時，有兩種方法：一是直接在工作表中輸入數(shù)據(jù)；二是使用記錄單向數(shù)據(jù)清單輸入數(shù)據(jù)。使用記錄單編輯數(shù)據(jù)使用記錄單不僅可以很方便地向工作表的數(shù)據(jù)清單輸入數(shù)據(jù)，而且對數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)進行編輯也非常方便。使用記錄單輸入數(shù)據(jù)在向數(shù)據(jù)清單輸入數(shù)據(jù)時，有兩種方法：一是直接在工作表中輸入數(shù)據(jù)；二是使用記錄單向數(shù)據(jù)清單輸入數(shù)據(jù)。

使用記錄單編輯數(shù)據(jù)

使用記錄單不僅可以很方便地向工作表的數(shù)據(jù)清單輸入數(shù)據(jù)，而且對數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)進行編輯也非常方便根據(jù)表中的數(shù)據(jù)，建立數(shù)據(jù)清單記錄單的步驟：選中包含數(shù)據(jù)清單所需數(shù)據(jù)的某一單元格，點“數(shù)據(jù)”|“記錄單”，在彈出的對話框中點“新建”，輸入單元格內容，點“新建”。即插入一條新記錄。數(shù)據(jù)清單記錄單對話框各按鈕的說明：1/10：表示該數(shù)據(jù)清單中共有10條記錄，當前顯示的是第1條記錄。“新建”：可在數(shù)據(jù)清單中新增一條記錄?！皠h除”：可刪除當前顯示的記錄?！斑€原”：當正在修改記錄單中的當前記錄時，要放棄修改，可單擊還原?！吧弦粭l”“下一條”：用于在滿足條件的記錄間上下切換?！皸l件”：輸入滿足條件的記錄，將只顯示滿足條件的記錄。如高等數(shù)學>85，點“下一條”，將顯示滿足條件的記錄。排序數(shù)據(jù)簡單排序對于單列數(shù)據(jù)的簡單排序，可以在選中所在列的任一單元格后，利用常用工具欄中的“升序”按鈕和“降序”按鈕，對工作表數(shù)據(jù)進行簡單排序。多條件排序

通過“排序”對話框，設定多級排序條件，可對數(shù)據(jù)清單進行多條件排序。如果要按特殊順序排序，可以單擊“排序”對話框中的“選項”按鈕，進行自定義排序。如果要還原數(shù)據(jù)清單，可執(zhí)行“編輯”→“撤消排序”菜單命令。

按關鍵字排序：選定要排序的單元格區(qū)域，|“數(shù)據(jù)”|“排序”；|“擴展選定區(qū)域”，選擇“主關鍵字”，選擇“遞增/遞減”，選“有標題/無標題”，點“確定”。自定義排序（按行排序）選定要排序的單元格區(qū)域，點“數(shù)據(jù)”|“排序”|“選項”，在“自定義排序次序”下拉列表中進行選擇要排序的選項，點“方向”，選“按行排序”，|“確定”，回到“排序”對話框，在“主關鍵字”列表框中選要排序的行號，選“遞增/遞減”，|“確定”。篩選數(shù)據(jù)篩選數(shù)據(jù)可以使用戶快速地查找和處理表格中的數(shù)據(jù)，在執(zhí)行了篩選功能后，可以在表格中只顯示滿足篩選條件的行，暫時隱藏其他不必顯示的行。使用自動篩選

使用自定義篩選如果篩選條件不是篩選列下拉列表中的一個值，可以在下拉列表中選擇“自定義”方式，在打開的“自定義自動篩選方式”對話框中輸入篩選條件。高級篩選

如果要對某個列或多個列應用較為復雜的篩選條件，必須使用高級篩選方式。

自動篩選選中任一單元格，|“數(shù)據(jù)”|“篩選”|“自動篩選”這時。在數(shù)據(jù)表中每個表頭字段旁邊出現(xiàn)一個下拉箭頭，單擊字段旁邊的下拉箭頭，選一字段，系統(tǒng)開始篩選，在表格中只顯示該字段的數(shù)據(jù)。如果點字段旁邊的下拉箭頭，選“自定義”，出現(xiàn)“自定義自動篩選方式”對話框，在第一個下拉列表中選“大于”，在右側的框中輸入>100，|“確定”。此時表中篩選出來的數(shù)據(jù)按照“該字段值>100”的條件顯示。取消自動篩選自動篩選完畢，可以使用下列的方法取消自動篩選：取消某一列的自動篩選：單擊該字段旁邊的下拉箭頭，|“全部”。取消自動篩選箭頭：|“數(shù)據(jù)”|“篩選”|“自動篩選”。高級篩選如果要對某個列或多個列應用較為復雜的篩選,必須便用高級篩選方式。首先在工作表的任意空白區(qū)域中輸入篩選條件，再單擊“數(shù)據(jù)”｜“篩選”｜“高級篩選”，打開“高級篩選”對話框。在“方式”中設置篩選結果存放的位置；在“數(shù)據(jù)區(qū)域”中指定查詢數(shù)據(jù)的區(qū)域，如整張表格；在“條件區(qū)域”中指定查詢的條件區(qū)域；在“復制到”中指定存放篩選結果的區(qū)域。最后點“確定”。對數(shù)據(jù)分類匯總數(shù)據(jù)的分類匯總是對數(shù)據(jù)清單進行數(shù)據(jù)分析的一種重要方法，分類匯總首先按指定的列分類，然后將相同類別的數(shù)據(jù)按匯總方式計算各匯總項的值。創(chuàng)建分類匯總顯示分類匯總清除分類匯總數(shù)據(jù)透視表對于多字段的分類匯總，ExcelXP提供了數(shù)據(jù)透視表這一有力工具，很好地解決了這個問題。數(shù)據(jù)透視表是一種交互式的分類匯總，用于從數(shù)據(jù)源中抽取需要的數(shù)據(jù)，按指定的要求進行匯總生成新的交互工作表。

數(shù)據(jù)分類匯總分類匯總是按照數(shù)據(jù)表中的一列字段進行分類，相同的值為一類，然后對相同的類進行匯總操作，以便進行分析。計算分類匯總數(shù)據(jù)時一般要先排序，然后將排序關鍵字作為分類的字段。在“分類匯總”對話框中選擇：“替換當前分類匯總”復選框：將替換原有的分類匯總。否則本次匯總插在原有分類匯總的下方?！瘛懊拷M數(shù)據(jù)分頁”復選框：分類匯總的每一組數(shù)據(jù)都以一個工作表頁顯示?！瘛皡R總數(shù)據(jù)顯示數(shù)據(jù)下方”復選框：則匯總結果在每類數(shù)據(jù)的下面顯示，否則顯示在上面。此選項只有選擇第一個復選框時才有效。最后點“確定”。具體步驟如下：選中要進行匯總的區(qū)域，然后按列進行排序。|“數(shù)據(jù)”|“分類匯總”，在出現(xiàn)的“分類匯總”對話框中，從“分類字段”下拉列表中選擇字段名稱，從“匯總方式”下拉列表中選擇“求和”或其它，從“選匯總項”列表中選“總計”復選框。建立數(shù)據(jù)透視表的步驟如下：“數(shù)據(jù)”|“數(shù)據(jù)透視表和圖表報告團”|打開“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向導”對話框，在數(shù)據(jù)類型源類型中選“MicrosoftExcel數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫”在創(chuàng)建的報表類型中選“數(shù)據(jù)透視表”|“下一步”，單擊“壓縮對話框”按鈕|“下一步”，選擇建立數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)區(qū)域|單擊“展開對話框”按鈕|“下一步”，選擇建立的數(shù)據(jù)透視表的顯示位置（這里選“新建工作表”），單擊“布局”將右邊字段按鈕拖到左邊的“數(shù)據(jù)（D）”區(qū)，點“確定”|“完成”。3.2.7使用圖表分析數(shù)據(jù)創(chuàng)建圖表創(chuàng)建圖表有兩種方法：一是利用圖表向導；二是利用“圖表”工具欄。利用“圖表”工具欄創(chuàng)建圖表非常簡單，但類型單一。編輯圖表圖表類型、源數(shù)據(jù)、圖表選項及位置的更改數(shù)據(jù)系列的刪除、添加和系列次序的調整數(shù)據(jù)系列的刪除數(shù)據(jù)系列的添加系列次序的調整圖表的格式化具體方法是：先選定圖表，雙擊圖表區(qū)或按右鍵，使用快捷菜單打開“圖表區(qū)格式”對話框。

根據(jù)表中的數(shù)據(jù)，建立圖表的步驟：“插入”/“圖表”，打開“圖表向導”對話框/選擇圖表類型/“下一步”/單擊“壓縮對話框”按鈕/選定作圖所需的數(shù)據(jù)和標志區(qū)/單擊“展開對話框”按鈕/“下一步”/給生成的圖表設置圖表選項（包括標題、坐標軸等）/“下一步”/選擇圖表的插入位置/“完成”。若在圖表區(qū)右邊文本無法水平與圖表對應，右擊文本處/選坐標軸格式/進行調整。（先把刻度上調一些，然后又調整到0）圖表類型、源數(shù)據(jù)、圖表選項及位置的更改選中圖表，在空白處點右鍵，在打開的對話框中，更改圖表類型、源數(shù)據(jù)、圖表選項及位置。數(shù)據(jù)系列的刪除圖表中的數(shù)據(jù)與它們的工作表是相鏈接的。如果要同時刪除圖表和工作表中的數(shù)據(jù)序列，只要刪除工作表中的數(shù)據(jù)序列，圖表中對應的數(shù)據(jù)序列也自動刪除；如果僅刪除圖表中的數(shù)據(jù)序列，那么只要單擊圖表中所需刪除的數(shù)據(jù)序列，按“Delete”鍵即可。數(shù)據(jù)系列的添加方法一：選定圖表中系列在電子表格中的區(qū)域，移動鼠標至邊界處，當鼠標變?yōu)槭旨^時，將選定的數(shù)據(jù)區(qū)域拖至圖表中即可。方法二：選定圖表，點菜單欄的“圖表”→“添加數(shù)據(jù)”，選定要添加的數(shù)據(jù)區(qū)域，點“確定”。數(shù)據(jù)系列次序的調整選中圖表中任一數(shù)據(jù)系列，點“格式”→“數(shù)據(jù)系列”，在打開的“數(shù)據(jù)系列格式”對話框中，單擊“系列次序”選項卡，在“系列次序”列表框中，選中要改變次序的系列名稱，點“上移”或“下移”，點“確定”完成。圖表的格式化選定圖表，雙擊圖表區(qū)或點右鍵，打開“圖表區(qū)格式”對話框?？梢栽凇皥D案”選項卡中設置邊框線和格式和區(qū)哉的背景顏色；在“字體”選項卡中設置圖表區(qū)的字體、字號、顏色等。選中圖表的標題區(qū)，按右鍵打開“圖表標題格式”對話框，可以設置標題區(qū)的圖案、字體、字號和顏色。3.3電子演示文稿軟件PowerPointXP學習目標了解PowerPointXP各種視圖的意義與應用；掌握創(chuàng)建與編輯電子演示文稿的操作方法；掌握在幻燈片中插入多媒體對象（圖片、藝術字、聲音、影片、動畫、表格和圖表等）的操作方法；理解幻燈片母版、設計模板的意義并掌握其應用方法；掌握選用標準配色方案和創(chuàng)建自定義配色方案的操作方法、幻燈片背景設置；掌握超級鏈接的創(chuàng)建與編輯；掌握幻燈片放映設置（包括自動播放，手動播放，自定義放映）。掌握OfficeXP集成應用方法（導出、導入、嵌入和鏈接）。

3.3.1PowerPointXP的工作窗口介紹3.3.2創(chuàng)建和編輯電子演示文稿3.3.3在幻燈片中插入多媒體對象3.3.4設置演示文稿的外觀3.3.5在演示文稿中創(chuàng)建超級鏈接3.3.6幻燈片放映

3.3.1PowerPointXP的工作窗口介紹啟動PowerPointXP后，系統(tǒng)進入PowerPointXP的主窗口界面。該窗口主要由標題欄、菜單欄、工具欄、工作區(qū)、視圖按鈕、狀態(tài)欄、任務窗格等部分組成。標題欄：在窗口的最頂部，顯示的是應用軟件名和演示文稿名，默認的文稿名為“演示文稿1”工作區(qū)：是PowerPointXP所獨有的，它包括三個部分，左邊是大綱窗格，右邊是幻燈片窗格，底部是備注窗格。視圖按鈕：在水平滾動條的左側有三個按鈕，分別是普通視圖按鈕、幻燈片瀏覽視圖按鈕和幻燈片放映按鈕。任務窗格：位于窗口的最右方，是提供常用命令的窗口，這是以往版本不曾有的。

幻燈片窗格備注窗格任務窗格視圖按鈕大綱選項卡幻燈片選項卡3.3.2創(chuàng)建和編輯電子演示文稿新建演示文稿啟動PowerPointXP時，系統(tǒng)會自動為空白演示文稿新建一張“標題”幻燈片。在“新建演示文稿”任務窗格中有4種創(chuàng)建演示文稿的方法。建立“空演示文稿”使用設計模板利用“內容提示向導”根據(jù)現(xiàn)有演示文稿

制作演示文稿步驟：點“文件”|“新建”選“空演示文稿”或“根據(jù)設計模板”或“根據(jù)內容提示向導”或“根據(jù)現(xiàn)有演示文稿”，選取“新幻燈片”的版式，就可以編輯文稿內容。編輯演示文稿PowerPointXP視圖普通視圖：是主要的編輯視圖，可用于撰寫或設計演示文稿。該視圖有三個工作區(qū)域：左邊是用來以幻燈片文本大綱顯示的“大綱”選項卡和以幻燈片縮略圖顯示的“幻燈片”選項卡；右邊是幻燈片窗格，用來顯示當前幻燈片的一個大視圖；底部是備注窗格?；脽羝瑸g覽視圖：在幻燈片瀏覽視圖中，可以清楚地看到整個演示文稿所有幻燈片的外觀、這些幻燈片是以縮略圖顯示的?；脽羝庞骋晥D：在幻燈片放映視圖中，用戶可以在屏幕上審閱演示文稿的演示效果。編輯演示文稿編輯幻燈片中的文字文字內容的編輯文字格式的設置編輯幻燈片選擇幻燈片插入新幻燈片刪除幻燈片移動和復制幻燈片

輸入演示文稿內容單擊“標題”處，輸入內容；單擊“文本”處，輸入內容；按CTRL+回車切換到下一張幻燈片的輸入。輸入演示文稿內容也可以在大綱視圖中進行。方法是：（1）輸入標題后要到文本區(qū)輸入按CTRL+回車；（2）在文本區(qū)輸入要換行按“回車”；（3）一張幻燈片輸入完，要切換到下一張幻燈片按CTRL+回車插入幻燈片：例：在第一張與第二張幻燈片之間插入一張新幻燈片。方法1：在幻燈片窗格中切換到第一張幻燈片|插入|新幻燈片|選擇一種版式|確定方法2：單擊“常規(guī)工具”欄中的“新幻燈片”按鈕方法3:按CTRL+M也可以插入新幻燈片刪除幻燈片：方法：切換到要刪除的那張幻燈片|編輯|刪除幻燈片移動幻燈片，步驟：（1）切換到幻燈片瀏覽視圖（2）單擊選中要移動的那張幻燈片（3）按下鼠標左鍵，拖動到要放置的位置，放開鼠標左鍵。按CTRL+Z取消本次操作。復制幻燈片，步驟：（1）切換到幻燈片瀏覽視圖（2）單擊選中要移動的那張幻燈片（3）按下CTRL+鼠標左鍵拖動到要復制的位置，放開鼠標左鍵。保存演示文稿幾種常用的演示文稿的保存類型：（1）演示文稿（*.ppt）：使用該類型保存的演示文稿，可以在其他裝有PowerPoint的計算機上打開并播放。（2）網頁（*.htm，*.html）：這種保存類型將PowerPoint演示文稿輸出為若干個HTML文件，并同其他的相關文件保存在指定的文件夾中，可以使用IE瀏覽器來查看。這種保存類型一般用來向網上發(fā)布信息。（3）演示文稿設計模板（*.pot）：如果創(chuàng)建了一個非常有用的演示文稿，可以將其保存為設計模板。在以后的工作中，可以直接使用該模板來創(chuàng)建其他演示文稿。3.3.3在幻燈片中插入多媒體對象幻燈片圖文并茂、有聲有色，能使演示文稿美觀、生動，更具說服力。對演示文稿的美化，插入多媒體對象是一項必不可少的基本功。在PowerPointXP中可以插入兩種類型的多媒體對象一是PowerPointXP剪輯管理器中提供的多媒體對象另一種是來自外部文件的多媒體對象。

插入圖片在PowerPointXP的幻燈片中圖片的插入與編輯的操作方法與WordXP完全相同。另外，PowerPointXP還可以通過雙擊版式中的剪貼畫圖標，利用打開的“選擇圖片”對話框，插入剪輯管理器中的剪貼畫。插入藝術字在PowerPointXP的幻燈片中插入藝術字的方法與WordXP完全相同。添加聲音效果在PowerPointXP的幻燈片中，需要插入聲音時，只需打開“插入”菜單，指向“影片和聲音”命令，引出下一級子菜單的有關聲音的四個命令：“剪輯管理器中的聲音”、“文件中的聲音”、“播放CD樂曲”和“錄制聲音”。插入剪輯管理器中的聲音插入文件中的聲音插入CD樂曲錄制聲音插入影片如果要插入影片，可以打開“插入”菜單，指向“影片和聲音”命令，引出下一級子菜單的有關影片的兩個命令：“剪輯管理器中的影片”和“文件中的影片”。插入剪輯管理器中的影片插入文件中的影片插入表格與圖表在PowerPointXP的幻燈片中表格的創(chuàng)建與編輯方法同WordXP。加入動畫效果用戶可以在幻燈片中為文本、圖形、圖示、圖表和其他對象創(chuàng)建動畫效果，這樣就可以突出重點、控制信息流，并提高演示文稿的趣味性。方法步驟如下：打開演示文稿,|“插入”|“影片和聲音”|“文件中的聲音”，在“打開”對話框中選擇一個聲音文件（選擇一個音樂文件。聲音文件的擴展名為.mp3）|“確定”。插入到幻燈片的聲音對象顯示為一個喇叭的圖標。要將音樂作為背景音樂，就要將音樂進行循環(huán)播放。選中“喇叭”圖標|“編輯”|“聲音對象”|選中“循環(huán)播放，直到停止”。這樣插入的聲音文件僅在當前的幻燈片中有效?；脽羝惺褂帽砀袷褂谩安迦搿眧“表格”可以在幻燈片插入一個表格，其他有關表格的處理、表格的格式化等相關操作可以參照Word中的“表格設計”部分。在幻燈片中插入自選圖形打開演示文稿，切換到幻燈片上|“插入”|“圖片”|“自選圖形”|選“星與旗幟”|選“前凸帶形”圖標，在標題處畫這個圖形|右擊該自選圖形|選擇“添加文字”|然后輸入文本，并設置字體、字號等。設置動畫效果的步驟：切換到某張幻燈片（含有圖片），|“幻燈片放映”|“自定義動畫”|“添加效果”，此時，可以在預覽框中觀察幻燈片放映時的動畫效果。|“確定”。3.3.4設置演示文稿的外觀母版母版又叫主控，是所有幻燈片的底版。它是一張?zhí)厥獾幕脽羝?，在其中可以建立演示文稿中所有幻燈片的格式，也可以讓所有幻燈片都共有相同的文本和對象，以控制演示文稿的整體外觀。在PowerPoint中有三種母版類型，分別是幻燈片母版、講義母版及備注母版?；脽羝赴婵梢钥刂瞥藰祟}幻燈片以外的所有幻燈片的格式。創(chuàng)建一個母板：“視圖”|“母板”|“幻燈片母板”母板控制演示窗口簡介：文稿中所有幻燈片上的字體風格、格式和文本位置、配色方案、背景顏色和填充效果等內容。也就是說，在幻燈片母板中進行的改變，可以影響到整個演示文稿中的所有幻燈片。配色方案演示文稿的配色方案由背景顏色、線條、文本的顏色等8種顏色經過搭配組成。配色方案可應用于演示文稿中的所有幻燈片或個別幻燈片。選擇標準配色方案創(chuàng)建自定義配色方案如果標準配色方案不能滿足用戶演示文稿的需要，還可以創(chuàng)建自定義的配色方案。方法是：在“幻燈片設計”任務窗格中的“應用配色方案”框下方單擊“編輯配色方案”，在彈出的“編輯配色方案”對話框中設置新的顏色方案，然后單擊“更改顏色”按鈕，出現(xiàn)“背景色”對話框，在其中選擇一種需要的標準顏色或自定義顏色，即可改變配色方案中的顏色。改變配色方案中的顏色：打開演示文稿，|“格式”|“幻燈片設計”|“幻燈片配色方案”，選中一種方案，|“應用”。設置幻燈片的背景為了給演示文稿增添個性化的效果，可以為幻燈片設置不同顏色、圖片、圖案或紋理的背景，也可以用圖片作為幻燈片的背景?；脽羝尘霸O置，既可以應用于幻燈片母版，也適用于單張的普通幻燈片。設計模板PowerPointXP設計模板已經包含了特定的配色方案和各種預定義的格式。通過為演示文稿應用設計模板，可以快捷地改變演示文稿的風格。應用設計模板創(chuàng)建設計模板改變背景：背景顏色是幻燈片中所有其他顏色的基礎，我們可以在“背景”對話框中單獨改變背景的顏色。操作步驟如下：打開演示文稿，“格式”|“背景”，打開“背景填充”框下面的下拉列表框，并在顏色列表框中選擇一顏色。（如果列表框中的顏色不滿意，可以單擊“其他顏色”從中選擇一種顏色。）|“全部應用”。

改變背景的其他設置除了改變背景的顏色之外，還可以為背景選擇一些填充效果。例如顏色的過渡、使用紋理、填充的圖案及背景圖片等等。操作步驟如下：打開演示文稿，|“格式”|“背景”，打開“背景填充”框下面的下拉列表框，選擇“填充效果”，在“填充效果”對話框中選擇“過渡”，在“顏色”選項組中選中“雙色”，在“顏色1”下拉列表中選擇“白色”，在“顏色2”下拉列表中選擇“紅色”。這代表應用在幻燈片中的顏色過渡應該是從白色過渡到紅色，在“紋理式樣”選項組中，選中“斜上”，在“變形”選項組中選擇一種過渡方式|“確定”，回到“背景”對話框|“全部應用”。選用模板：在PowerPointXP中，可以使用“應用設計模板”改變演示文稿的外觀。演示：“格式”|“幻燈片設計”|“應用設計模板”|選“Ribbons.pot”|“確定”3.3.5在演示文稿中創(chuàng)建超級鏈接PowerPointXP提供了超鏈接技術，為幻燈片的制作和演示錦上添花。通過超級鏈接可以建立幻燈片之間、幻燈片與We