談秘書工作：別認為靠山硬就有恃無恐

...v.以XX省前副省長冀文林為代表，“你懂的〞的秘書幫，在中紀委的幫助下“紛紛上了頭條〞。在中國，當過秘書的高官為數(shù)不少，包括最高領(lǐng)導人在內(nèi)。當過秘書，也用過幾任秘書，現(xiàn)在更有一個精干的秘書班子為其效勞。他對秘書工作的風范，有過長篇論述，可謂每句都是實在話，都是肺腑之言。尤其提到，“〔秘書〕不能認為“機關(guān)牌子大、領(lǐng)導靠山硬〞而有所依仗、有恃無恐，更不允許濫用領(lǐng)導和辦公室的名義謀取個人私利。〞“要克制優(yōu)越感，堅決防止對基層干部群眾盛氣凌人、態(tài)度傲慢、頤指氣使、發(fā)號施令的現(xiàn)象。〞這些話，冀文林等“秘書幫〞早聽到，早領(lǐng)會，何至于有今天？另外，那么這篇談話，對于初入行當秘書的人來說，有極強的參考學習價值。領(lǐng)會好，才能進步快，又不走邪路。秘書工作的風范——與地縣辦公室干部談心〔，一九九O年三月〕辦公室，是一個單位、一個系統(tǒng)、一個機構(gòu)的關(guān)鍵部門。辦公室工作如何，對黨委乃至一個地方全面的工作影響很大。因此，每個地方的領(lǐng)導都非常關(guān)心、關(guān)心和關(guān)注辦公室工作?！斑\籌于帷幄之中，決勝于千里之外。〞辦公室工作做好了，各項工作的順利開展也就有了可靠保證。一、辦公室工作有四個特點我曾經(jīng)在中央軍委辦公廳作過秘書工作，和大家一樣，是同行。以后又相繼在縣、市、地區(qū)黨委或政府中工作，和辦公室的關(guān)系十分密切。對于辦公室工作，我體會最深的有四個字：一是“重〞，地位重要。辦公室工作任務概括起來有三個：一個是決策的參謀、智囊作用；一個是對上對下的效勞；一個是機要、XX工作。這幾項任務都很重要。同志在一九七五年搞整頓時就講過，一個地方工作要抓住幾個人，辦公室主任、公安局長、組織部長。這說明了辦公室工作的重要性。因為它是決策的參謀部，始終圍繞著首腦機關(guān)工作。參謀工作水平高，能推進黨的方針、政策的順利貫徹實施；水平低，就會影響全局工作，甚至造成嚴重后果。辦公室對內(nèi)掌握首腦機關(guān)的核心XX，泄露了重大XX，就會給黨和國家造成損失。即使是我們地區(qū)一個XX的人事問題，泄露了也會影響領(lǐng)導班子的團結(jié)，使事情變得復雜起來。辦公室對外還起一個“窗口〞作用?；鶎拥耐荆鈦淼耐緦ξ覀兊貐^(qū)的印象如何，對班子的印象如何，很大程度上同辦公室的工作相聯(lián)系。辦公室工作出色，人家就會說這個地方工作真不錯；辦公室同志如果工作得很草率，或者是作風態(tài)度生硬粗暴，人家就會說這個地方的工作很糟糕。所以辦公室工作與全局工作密切相關(guān)。二是“苦〞，非常辛苦。辦公室每一位同志都是很辛苦的，整天有干不完的事，經(jīng)常加班加點，甚至通宵工作。連星期六也難以休息。趕寫材料的秘書更辛苦，工作強度很大，超過了一般部門的工作量。東漢X禎的兩句詩“馳翰未暇食，日昃不知晏；沉迷簿領(lǐng)書，回回目紛亂〞把秘書人員埋頭文稿，忘記用飯，不知早晚，頭昏眼花的狀況描寫得十分形象。三是“雜〞，事務繁雜。辦公室工作，巨至國家大事、重要決策，細至室內(nèi)衛(wèi)生、干部生活；上至接待首長領(lǐng)導，下至聯(lián)系平民百姓；內(nèi)至核心XX，外至社俗民情，什么都要參與了解。就內(nèi)局部工來說，有調(diào)研、信息、查辦、信訪、接待、機要、檔案、文印、收發(fā)等各項工作。辦公室干部每天都要處理好幾件、幾十件、百多件事情，弦繃得緊緊的，猶如“山陰道上，虛接不暇〞。四是“難〞，難度很大。辦公室工作是全方位、開放型的。既要處理好上下左右、方方面面的關(guān)系，又要適應領(lǐng)導的工作風格和方法，搞好領(lǐng)導班子的效勞工作。領(lǐng)導交辦的事情千頭萬緒。這些事有的是刻不容緩，馬上就要落實的，有的那么是常抓不懈，時時要催辦、催促的。要把握好輕重緩急，做到不遺漏、不誤事，確也很費腦筋，神經(jīng)始終處于高度緊X狀態(tài)。同時。辦公室日常事務繁多，出成績時大家可能是無名英雄，寂寂無聞；在遇到問題時，可能成為矛盾的焦點，嘗盡酸甜苦辣。有時候還得代人受過，委曲求全。這方面來講，也確實是比擬難的。可以說每一項工作都凝結(jié)著辦公室同志的心血。二、對辦公室工作提三點希望辦公室工作怎么搞？這個問題大家最有發(fā)言權(quán)。我只是從個人的體會和工作的角度提三條希望。第一個希望：要有高度的責任感。辦公室的工作牽動全局。這就要求辦公室干部要具備強烈的事業(yè)心、嚴肅認真的工作態(tài)度和一絲不茍的工作作風。辦公室工作涉及大量XX，每一份文件傳到達什么范圍，都有具體規(guī)定，決不能馬虎從事。特別是有些事情涉及政治、經(jīng)濟情報，就更要有高度的責任心，養(yǎng)成保持沉默的習慣，不得出去亂傳亂說。辦公室工作一定得細致。古人云“一字之失，一句為之蹉跎；一句之誤，通篇為之堵塞〞。辦公室起草的文件，并不要求文字要多優(yōu)美，但一定要嚴謹，這要求決不過份，因為這直接關(guān)系到工作決策問題。因此，我們還得培養(yǎng)、選調(diào)一些文秘寫作能手，使領(lǐng)導在遣詞造句上不用再花費腦筋，這是最起碼的要求。今后送領(lǐng)導看的東西，除時間緊另當別論外，都應該是經(jīng)過謄清的。這一道手續(xù)不要認為是多余。一篇文稿如果七刪八改，亂到誰改最后一稿也弄不清楚，這里就有個負責任的問題。所以一定要有一套基于高度責任心和強烈的事業(yè)心的嚴謹作風。辦公室是一個單位的首腦機關(guān)，時時處處要起表率作用。各方面工作包括待人接物、清潔衛(wèi)生、機關(guān)面貌都要注意。領(lǐng)導同志的秘書是辦公室成員之一，經(jīng)常傳達領(lǐng)導意圖并代表領(lǐng)導處理一些事情。他們的工作如何、作風好壞，直接反映了領(lǐng)導機關(guān)的精神面貌。因此，辦公室要關(guān)心他們的政治、工作表現(xiàn)。表現(xiàn)不好的要批評教育，要讓他們經(jīng)常匯報思想，匯報工作。作為領(lǐng)導的秘書，只是工作的需要，并沒有政治上的特權(quán)，總的來講辦公室是一部完整的機器。這部機器要有明確的責任制、嚴格的管理、科學的方法，使辦公室干部靜有其位，動有其規(guī)，各司其職，各負其責，做到反響靈敏、運轉(zhuǎn)迅速，適應各方面的需求。第二個希望：要高效率開展工作。辦公室每天都要處理許許多多的日常丁作事務，解決上下左右、方方面面的各種矛盾和問題。這就需要我們不斷提高工作效率。否那么，就不能很好地搞好“三個效勞〞，影響全地區(qū)丁作的大局。如何提高工作效率，我認為必須學會運用辯證法，分清層次，認真思考?！皩彺笮《鴪D之，酌緩急而布之，連上下而通之，衡內(nèi)外而施之。〞這就是說，要發(fā)揮辦公室的整體效能，權(quán)衡大事小事、急事緩事，抓大事不放，抓急事先辦；溝通上下左右，做到上情下達、內(nèi)外有別，使各項工作有條不紊地進展。辦公室還有一個重要工作就是發(fā)揮參謀作用，及時提出決策建議，并能把領(lǐng)導的決策化為具體意見。如果我們辦公室能夠綜合四面八方的情況，并進展分析，像國外“智囊團〞那樣，經(jīng)常提出一些重大的決策建議，就能為領(lǐng)導迅捷進展決策選擇提供便利。當前，我們經(jīng)濟建立和社會工作上的難點、熱點問題很多，很需要加強調(diào)查研究，有針對性地提出分析問題以及解決問題的方法措施，提供各級領(lǐng)導決策參考。第三個希望：實行高水平效勞。效勞是辦公室的一項重要工作。首先要增強超前效勞和事后效勞意識。例如召開地、縣重要工作會議，辦公室同志要提前到位，尤其是辦公室主任、會議記錄人員、勤雜事務人員一定要先到場做好會前準備工作，會議完畢后還要撰寫紀要、文件，檢查落實反響情況等。其次，效勞要及時周到。做到能夠為領(lǐng)導釋流減荷，分憂解圍。第三，效勞還要高度負責，一絲不茍。例如辦公室實行24小時值班，這是個嚴格的制度，每分鐘都不能離開，不能有空檔，否那么在這空檔出現(xiàn)了緊急情況或重大突發(fā)性事件就會釀成責任事故。第四，效勞不僅要勤、要誠，而且要靈活。例如接待工作，就得下一番功夫。要建立一套接待制度，組織一套接待班子，還要有一套統(tǒng)一的對外宣傳材料和匯報口徑。今后可以由專人負責匯報情況，陪同參觀；伙食按規(guī)定標準，突出地方特色，每個縣都可以搞個地方菜譜；既有特色又省錢；既不超過規(guī)定，大家又吃得滿意，了解了地方飲食文化，何樂而不為呢？地縣領(lǐng)導按規(guī)定安排出面活動，盡量減少一般性應酬；對賓客生活效勞要周到熱情，努力做到設身處地，急人所急，解人所難。三、秘書人員應當加強修養(yǎng)秘書是個特殊的職業(yè)。許多人認為，秘書工作最突出的特征是當配角。我看這句話說得也對也不對。說得對，是因為秘書確實干的是輔助性、鋪墊性工作，是領(lǐng)導的助手。說不對，是因為秘書的活動面比舞臺上的配角更窄，它沒有臺詞，沒有亮相時機。秘書的工作性質(zhì)，決定了它要正確對待名利榮辱，樹立無私奉獻的精神，不斷加強和深化自身的修養(yǎng)。如何加強自身修養(yǎng)呢？宋代呂本中寫了個著名的?官箴?，講到當官必須注意三事：清、慎、勤。我想，假設我們賦以時代的內(nèi)容，這也應該是辦會室干部，特別是領(lǐng)導秘書的最根本要求：即一要“清〞，公正廉潔，兩袖清風；二要“慎〞，周密考慮；謹言慎行；三要“勤〞，勤奮好學，刻苦上進。當然，這三個要求都要建立在從政治、思想上同黨中央保持一致的前提下。作為秘書人員，隨時隨地都要加強學習，學習馬列主義、思想，學習黨的路線、方針、政策，學習時事，不斷提高自己的理論素養(yǎng)和政治水平。秘書的特殊性工作，光有埋頭苦干的精神還是不夠的。就我個人體會，秘書在加強自身修養(yǎng)中，還要特別注意培養(yǎng)良好的工作作風，注意生活小節(jié)，即要努力做到“五不〞：一不自恃。不能認為“機關(guān)牌子大、領(lǐng)導靠山硬〞而有所依仗、有恃無恐，更不允許濫用領(lǐng)導和辦公室的名義謀取個人私利。二不自負。要克制優(yōu)越感，堅決防止對基層干部群眾盛氣凌人、態(tài)度傲慢、頤指氣使、發(fā)號施令的現(xiàn)象。三不自詡。防止自我表露、吹噓炫耀，特別是涉及領(lǐng)導個人的工作和生活，不能隨意X揚，妄加評論；對于黨的內(nèi)部XX，更應當守口如瓶。四不自卑。克制自輕自賤、自慚形穢的心理，不能“口將言而囁嚅，步將行而趑趄〞，防止唯唯諾諾，沒有個人主見的現(xiàn)象。五不自以為是。不能想當然，隨意刪節(jié)、更改或補充領(lǐng)導的指示，防止粗心大意、敷衍塞責、玩忽職守的現(xiàn)象?？傊?，秘書人員要經(jīng)常檢查自己思想、工作“到位〞情況，不能“離位〞，更不能“越位〞。在處理同領(lǐng)導的關(guān)系中，力求做到“參與而不干預、協(xié)助而不越權(quán)、服從而不盲從〞。我想只要把握好這個“度〞，就能成為一個合格的稱職的秘書。四、地縣黨委都要支持辦公室工作作為地方黨委的領(lǐng)導，對辦公室工作要在理解、信任和尊重的根底上才談得上支持使用。首先，要把黨委辦公室工作擺上重要位置。地縣黨委每年都要專門安排會議研究辦公室工作，幫助辦公室解決實際問題。地縣的主要領(lǐng)導同志還應當經(jīng)常和辦公室同志溝通思想，研究工作，傾聽大家的意見，采納大家的建議。其次，要關(guān)心辦公室的隊伍建立?，F(xiàn)在，辦公室干部存在“難選、難調(diào)、難提〞的現(xiàn)象，“難選〞就是政治水平高、文字綜合表達能力強的干部難找到。即使物色到表現(xiàn)較好的同志，也由于種種客觀原因還是難以到辦公室工作，這就是“難調(diào)〞。而有些長期在辦公室工作，任勞任怨，勤勤懇懇，各方面表現(xiàn)出色的干部，由于受職數(shù)的限制，難以提拔。針對上面存在的問題，領(lǐng)導一定要下決心加以解決。一是要嚴格把好進出關(guān)。進入不能“將就〞。調(diào)進同志一定要政治可靠，品質(zhì)優(yōu)秀。應該強調(diào)，凡本地區(qū)內(nèi)適宜的人選說調(diào)就調(diào)，決不允許講價錢，也不許受部門或地域的限制，切實解決“難選、難調(diào)〞問題。組織人事部門也應該大膽提拔和使用合格的辦公室干部，要解決辦公室工作人員沉淀問題。辦公室決不能搞照顧，不適應辦公室工作的同志就要馬上調(diào)換。如果辦公室工作人員作風散漫、自由主義，政治和業(yè)務素質(zhì)低，就會影響和損害一級黨委部門的形象。但辦公室骨干的進出應向地、縣委主要領(lǐng)導匯報和通氣?？傊訌娹k公室的隊伍建立，保證辦公室干部的生氣和活力，使辦公室的工作