檔案管理學(xué)基礎(chǔ)-第7章課件

檔案的檢索第七章內(nèi)容提要本章著重介紹和講述了檔案檢索的原理、規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)和方法等方面的管理知識。主要內(nèi)容包括：檔案檢索概述，檔案檢索語言，檔案的著錄標(biāo)引，檔案檢索體系和檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，等等。第七章檔案檢索概述第一節(jié)檔案的檢索檔案檢索語言第二節(jié)檔案的著錄標(biāo)引第三節(jié)檔案檢索體系和檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)第四節(jié)檔案安全保障體系和檔案應(yīng)急處置管理第五節(jié)一、檔案檢索的概念與基本內(nèi)容二、檔案檢索的意義和作用三、檔案檢索的基本原理四、檔案檢索的類型五、檔案檢索效率和檢索策略檔案檢索概述第一節(jié)第七章檔案的檢索第一節(jié)檔案檢索概述一般來說，檔案檢索是對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲并根據(jù)需要進(jìn)行查找的過程。檔案檢索是開展檔案信息服務(wù)的必要條件和開發(fā)檔案信息資源的重要手段。檔案檢索可以有廣義和狹義兩種解釋。廣義的檔案檢索包括存儲與查找兩個過程。狹義的檔案檢索就是查找檔案中有用數(shù)據(jù)和信息的過程。因此，就整體而言，檔案檢索的全過程由檔案信息存儲和查找兩個部分構(gòu)成。存儲是指把檔案中具有檢索意義的屬性和特征揭示出來，加以組織，形成檢索工具或檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程；查找是指利用檔案檢索工具或數(shù)據(jù)庫，找到用戶所需檔案數(shù)據(jù)、信息的過程。存儲是查找的前提，查找是存儲的目的。檔案檢索除了具備一般信息檢索的功能和特性外，還有一種較為重要的功能表現(xiàn)，即在檔案檢索體系中，館藏性檔案檢索工具所起到的登記、統(tǒng)計、審計、監(jiān)督等作用。不僅館藏性的檔案檢索工具有這種特殊的作用，其他按照檔案著錄規(guī)則編制或建立的檢索工具、檢索系統(tǒng)，還具有記錄和反映檔案的來源、所屬全宗、所屬檔案分類體系之間歷史有機(jī)聯(lián)系特征的作用。檔案檢索的這些特點(diǎn)，是由檔案資源本身的形成規(guī)律和特點(diǎn)決定的，也是檔案檢索有別于其他信息檢索、文獻(xiàn)檢索的突出特點(diǎn)。因此，那種認(rèn)為檔案檢索就是信息檢索的觀點(diǎn)是有失偏頗的。一、檔案檢索的概念與基本內(nèi)容（一）檔案檢索的概念檔案檢索的存儲工作的主要內(nèi)容包括：（１）著錄和標(biāo)引。著錄是對檔案的來源、全宗、類別、管理史、內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程；標(biāo)引主要是根據(jù)檔案記錄和反映的職能活動主題內(nèi)容，賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識的過程。相關(guān)知識可參閱本章第三節(jié)的內(nèi)容。（２）組織檢索工具。即對著錄和標(biāo)引后形成的條目進(jìn)行系統(tǒng)排列，組成各種檢索工具，或輸入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫的過程。檔案檢索的查檢工作的主要內(nèi)容包括：（１）確定查檢內(nèi)容。即對用戶的檢索需求進(jìn)行分析，明確用戶需求主題的過程。（２）查檢操作。即檔案人員或用戶利用檔案目錄、索引、指南或檔案信息檢索系統(tǒng)，從中找到與所需主題相匹配的信息線索或檔案數(shù)據(jù)、信息的過程。（二）檔案檢索的主要內(nèi)容檔案檢索，尤其是在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展的檔案檢索工作，要求檔案的著錄、標(biāo)引人員具備較好的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，不斷地根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展要求和信息檢索技術(shù)的應(yīng)用要求，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。立檔單位的檔案部門和國家檔案館的用戶滿意度高低，在很大程度上取決于檔案檢索系統(tǒng)的質(zhì)量和檔案檢索服務(wù)的水平。二、檔案檢索的意義和作用（一）是提高檔案管理部門業(yè)務(wù)工作質(zhì)量和利用服務(wù)水平的重要手段從某種意義上說，檔案檢索是一種在大量的檔案信息和用戶需求之間進(jìn)行居間促成的過程，是從最接近用戶請求的檔案信息中檢索選定的相關(guān)信息線索和信息內(nèi)容的過程。這說明，檔案檢索常常是促進(jìn)檔案價值實(shí)現(xiàn)的必由途徑。通過檢索，可以及時、準(zhǔn)確地將用戶所需要的檔案數(shù)據(jù)、信息查找出來，實(shí)現(xiàn)檔案信息及時利用、有效利用和廣泛傳播的檔案管理目標(biāo)。（二）是廣泛傳播檔案信息，促進(jìn)檔案利用價值實(shí)現(xiàn)的必要途徑通過編制和使用某些檔案檢索工具，開展規(guī)范的檔案著錄標(biāo)引工作，可以實(shí)現(xiàn)對檔案資源的智力控制，保證為利用者提供可靠、真實(shí)、可理解、可利用的檔案資源。例如，通過對多級檔案著錄等規(guī)則的應(yīng)用，立檔單位和國家檔案館可以有效地分析、選擇和記錄檔案的所屬全宗、檔案文件及其組合體的來源線索、檔案的管理史、檔案的所屬類項及法律法規(guī)約束要求等方面的信息線索，從而為從事歷史研究、科學(xué)研究、業(yè)務(wù)研究的檔案用戶以及檔案管理人員等，提供清晰可辨的歷史線索及檔案文件之間的關(guān)聯(lián)信息線索。（三）是維護(hù)檔案真實(shí)性、可理解性、可利用性的必要手段就整體而言，檔案檢索的一般原理可以被理解為：對經(jīng)過系統(tǒng)化整合的檔案資源檢索信息集合與檔案利用者需求信息集合進(jìn)行合理匹配、選擇的過程。三、檔案檢索的基本原理存儲：也稱檔案資源信息組織，其目的是通過一定的方式，按照一定的規(guī)則要求，把原始狀態(tài)的檔案資源轉(zhuǎn)化為一種有序的檔案信息集合?！皺n案資源”與“檔案”的區(qū)別是：檔案資源既包括一般意義上的檔案，同時也包括通過數(shù)字化加工而獲得的檔案數(shù)字化副本、可以彌補(bǔ)檔案內(nèi)容不足的文獻(xiàn)資料等。所以，檔案資源是一個綜合性的概念。（一）存儲檔案檢索的查檢過程實(shí)質(zhì)上是存儲過程的逆過程。查檢的過程是利用者的信息提問與檔案資源檢索信息相比較而決定檔案取舍的過程。在一般的檢索實(shí)踐中，檔案利用者首先要通過自然語言將自己對檔案資源的需求表達(dá)出來，之后檔案資源管理部門針對用戶的信息提問，進(jìn)行需求主題概念分析，并將概念分析的結(jié)果根據(jù)一定的檢索語言規(guī)則轉(zhuǎn)換成檢索詞。最后則是用檢索詞與存儲的檢索信息相比較和匹配，如能取得一致，則被檔案信息檢索系統(tǒng)檢索命中，找到所需檔案資源；如果無法匹配，就需改換或修改檢索詞，繼續(xù)重新查找，直到兩者一致為止。（二）查檢一是全文檢索。這種檢索是以檔案文件或其組合體的全文、摘要等為對象的檔案檢索活動。例如，利用者為了進(jìn)行歷史研究、科學(xué)研究、編寫參考資料等，需要大量的檔案文件作為參考和支撐，為滿足這些利用需求，就需要檔案部門開展相應(yīng)的全文檢索服務(wù)。二是數(shù)據(jù)檢索。檔案數(shù)據(jù)庫中存儲了大量的業(yè)務(wù)活動數(shù)據(jù)、專業(yè)性數(shù)據(jù)、科技數(shù)據(jù)、自然現(xiàn)象的觀測觀察及分析性數(shù)據(jù)、各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)等，這些數(shù)據(jù)資源常常是決策者、研究者、設(shè)計者、市場分析者、數(shù)據(jù)分析工程師等用戶經(jīng)常需要檢索和訪問的對象。為此，檔案部門應(yīng)利用相應(yīng)的檔案信息檢索系統(tǒng)，滿足此類用戶對數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)分析的利用需求。三是事實(shí)檢索。檔案資源的檢索信息集合中，包含了大量的反映人類活動事件、項目、案件等方面的著錄信息線索（如時間、地點(diǎn)、人物、事件過程、事件結(jié)果等）和相關(guān)的元數(shù)據(jù)。這些信息可以有效地滿足相關(guān)檔案用戶對歷史事件的事實(shí)性數(shù)據(jù)查詢的需要。四、檔案檢索的類型（一）從存儲和查檢的內(nèi)容角度事實(shí)檢索是一個相當(dāng)復(fù)雜的過程，目前通常還需要依靠人工來完成。具體做法是：首先利用檔案檢索工具、工具書、數(shù)據(jù)庫或其他途徑查出相關(guān)的原始檔案數(shù)據(jù)、事實(shí)或檔案文件的信息線索，然后進(jìn)行比較分析，篩選過濾，最后才將得到的事實(shí)數(shù)據(jù)提供給利用者。隨著信息社會的進(jìn)步和發(fā)展，數(shù)字檔案資源和電子檔案資源在整個檔案資源中所占的比重越來越高，尤其是電子政務(wù)、電子商務(wù)、物聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，極大地改變了人們保存和利用信息資源的理念和做法。檔案資源的檢索對象越來越數(shù)字化，檔案檢索的類型也出現(xiàn)了新的變化。文本檢索、圖像檢索、聲音檢索、圖片檢索等都已成為現(xiàn)代檔案資源信息檢索的重要組成部分。１．文本檢索文本檢索，亦稱自然語言檢索，是指根據(jù)文本內(nèi)容（如關(guān)鍵字、語意等）對文本集合進(jìn)行檢索、分類、過濾等。從信息技術(shù)角度來說，文本檢索，指在不對檔案資源對象進(jìn)行任何標(biāo)引的情況下，直接通過計算機(jī)以自然語言中的語詞匹配查找的系統(tǒng)檢索方式。文本檢索進(jìn)行匹配的對象，可以是完整的檔案文件或其組合體，也可以是它的各個數(shù)據(jù)元，如題名、責(zé)任者、成文時間、職能主題、事件主題、業(yè)務(wù)活動主題、記錄對象等。以檔案文件正文為對象進(jìn)行的匹配查找，被稱為全文檢索。這種方式無須標(biāo)引，數(shù)據(jù)庫制作快，可以很快投入運(yùn)行。２．圖像檢索基于內(nèi)容的圖像檢索是通過對圖像集中的各個對象進(jìn)行內(nèi)容特征分析、相似度匹配來實(shí)現(xiàn)檢索目標(biāo)的。２０世紀(jì)９０年代以后，出現(xiàn)了對圖像的內(nèi)容語義，如圖像的顏色、紋理、布局等進(jìn)行分析和檢索的圖像檢索技術(shù)，即基于內(nèi)容的圖像檢索（ＣｏｎｔｅｎｔＢａｓｅｄＩｍａｇｅＲｅｔｒｉｅｖａｌ，ＣＢＩＲ）技術(shù)。ＣＢＩＲ屬于基于內(nèi)容檢索（ＣｏｎｔｅｎｔＢａｓｅｄＲｅｔｒｉｅｖａｌ，ＣＢＲ）的一種，ＣＢＲ中還包括對動態(tài)視頻、音頻等其他形式多媒體信息的檢索技術(shù)。該技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，為檔案部門提升對圖像型檔案資源的檢索能力，創(chuàng)造了有利條件。。１．全文檢索全文檢索是依托全文數(shù)據(jù)庫而進(jìn)行的一種檔案檢索類型。檔案全文數(shù)據(jù)庫是將一個完整的信息源的全部內(nèi)容轉(zhuǎn)化為計算機(jī)可以識別、處理的信息單元而形成的數(shù)據(jù)集合，它具有對全文數(shù)據(jù)進(jìn)行詞、字、段落等更深層次的編輯加工的功能。檔案全文數(shù)據(jù)庫的特點(diǎn)是：（１）檔案全文數(shù)據(jù)庫包含的信息基本上是未經(jīng)信息加工的原始文本，具有良好的客觀性。（２）檔案全文數(shù)據(jù)庫的信息檢索可對文中任何內(nèi)容及其位置關(guān)系進(jìn)行查檢。（３）以自然語言檢索檔案文件。（４）檔案數(shù)據(jù)具有相對穩(wěn)定性。（５）數(shù)據(jù)庫中的檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)具有非結(jié)構(gòu)性。（二）從檢索系統(tǒng)中檔案信息的組織方式角度檔案全文檢索系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)技術(shù)，主要包括：（１）檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。即對計劃加載到全文數(shù)據(jù)庫中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理，并組織專門人員錄入建庫。（２）文本預(yù)處理。包括規(guī)范格式，當(dāng)格式多種多樣時，應(yīng)加以整理，使檔案文件的格式規(guī)范化。（３）數(shù)據(jù)加載。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備好以后，便可以加載到數(shù)據(jù)庫文件中去了。加載數(shù)據(jù)可用單件方式或批量方式。單件方式一次加載一份，適用于平時對檔案文件的隨時加載。批量方式一次加載多份，適用于集中大量加載的情況。（４）數(shù)據(jù)檢索。數(shù)據(jù)庫建立起來之后，利用者便可根據(jù)全文檢索系統(tǒng)提供的檢索功能對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索了。（５）數(shù)據(jù)維護(hù)。在全文數(shù)據(jù)庫建立以后，檔案部門需要經(jīng)常對數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容進(jìn)行索引、更新、追加和清理。２．多媒體檢索多媒體檢索是一種基于內(nèi)容的圖像（視頻）的檢索，是通過提取圖像（視頻）的顏色、紋理、形狀和運(yùn)動等視覺特征來表征圖像（視頻）內(nèi)容所蘊(yùn)含的語義，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)查詢與管理圖像（視頻）數(shù)據(jù)的檢索目標(biāo)。多媒體檢索一般指多媒體分類分檢索?；趦?nèi)容的視頻檢索、音頻檢索和基于視覺、聽覺感知特征相似度比較的檢索，對多媒體內(nèi)容的描述都是基于其所蘊(yùn)含的語義信息來實(shí)現(xiàn)的。目前，語義概念模型主要包括：（１）高級語義，是對不同時空的若干多媒體事件高度抽象概念化的結(jié)果，它需要探討人腦的思維機(jī)制。（２）中級語義，是對高級語義中涉及的人、事件的分別描述，不涉及幾個事件的交叉。（３）低級語義，是利用視覺、聽覺信息對多媒體數(shù)據(jù)進(jìn)行初步分類，如音樂、語音等。檔案部門及相關(guān)信息管理部門可以通過對多媒體數(shù)據(jù)進(jìn)行語義標(biāo)注，實(shí)現(xiàn)多媒體檔案的結(jié)構(gòu)化，從而有效組織多媒體數(shù)據(jù)流，為多媒體檔案資源的檢索提供方便。（二）從檢索系統(tǒng)中檔案信息的組織方式角度３．超媒體檢索超媒體即“超級媒體”。超媒體是一種采用非線性網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)對塊狀多媒體信息（包括文本、圖像、視頻等）進(jìn)行組織和管理的技術(shù)。超媒體在本質(zhì)上和超文本是一樣的，只不過超媒體技術(shù)在誕生的初期所管理的對象是純文本，所以被叫作超文本。隨著多媒體檢索技術(shù)的興起和發(fā)展，超媒體檢索技術(shù)的管理對象從純文本擴(kuò)展到了多媒體。從檔案檢索的實(shí)現(xiàn)方式角度來劃分，檔案檢索包括線下檢索和線上網(wǎng)絡(luò)檢索兩種類型。從今后的發(fā)展趨勢看，線上網(wǎng)絡(luò)檢索，尤其是移動網(wǎng)絡(luò)檢索，將成為檔案利用者檢索和利用檔案資源的主要方式。從歷史上看，檔案資源的信息檢索經(jīng)歷了從手工檢索、計算機(jī)輔助檢索到網(wǎng)絡(luò)化、智能化檢索等多個發(fā)展階段。檔案資源的信息檢索的對象從相對封閉、穩(wěn)定一致、由獨(dú)立數(shù)據(jù)庫集中管理的檔案資源的信息內(nèi)容擴(kuò)展到開放、動態(tài)、更新快、分布廣泛、管理松散的網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容；檔案資源的信息檢索的利用者也由原來的檔案專業(yè)人員擴(kuò)展到包括公務(wù)員、企業(yè)人員、教師學(xué)生等在內(nèi)的人群。利用者對檔案資源的信息檢索從結(jié)果到方式都提出了更高的要求。適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化、智能化以及個性化的需要，是目前檔案資源的信息檢索技術(shù)發(fā)展的新趨勢。（三）從檔案檢索的實(shí)現(xiàn)方式角度我國的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》均對數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案室的信息檢索系統(tǒng)的功能提出了指導(dǎo)性的要求。包括：不設(shè)定檢索字段的簡單檢索，選定多項檢索字段及其邏輯關(guān)系的高級檢索，精確檢索和模糊檢索，跨檔案門類檢索，全文檢索，篩選檢索，截詞檢索，等等。應(yīng)支持用戶根據(jù)需要設(shè)定任意檢索條件查找其權(quán)限許可范圍內(nèi)的數(shù)字檔案資源，并能在檢索結(jié)果中做更精確查找。１．精確檢索精確檢索，又稱精確搜索，即精確匹配檢索，是指檢索詞與資源庫中某一字段完全相同的檢索方式。精確匹配是指只有整個字段與檢索詞相同才匹配。精確檢索是指將輸入的檢索詞作為固定詞組進(jìn)行檢索。２．模糊檢索模糊檢索，即同義詞檢索，是指檔案信息檢索系統(tǒng)自動按照利用者輸入關(guān)鍵詞的同義詞進(jìn)行模糊檢索，從而獲得更多檢索結(jié)果。（四）從檔案檢索的匹配方式角度３．跨檔案門類檢索跨檔案門類檢索，又稱跨庫檢索，是指檔案信息檢索系統(tǒng)自動按照利用者輸入的檢索詞，在不同的檔案數(shù)據(jù)庫（包括目錄庫、全文庫、專題庫等資源庫）中進(jìn)行檢索，為利用者提供更多檢索結(jié)果的匹配檢索方式。這種檢索可以極大地提高檔案資源利用者所需檔案信息的查全率。４．篩選檢索篩選檢索，又稱篩選搜索，是檔案資源數(shù)據(jù)檢索流程中的一個重要階段。數(shù)據(jù)檢索包括數(shù)據(jù)排序和數(shù)據(jù)篩選兩項操作。（１）數(shù)據(jù)排序。在查看數(shù)據(jù)時，往往需要按照實(shí)際需要，把數(shù)據(jù)按一定的順序排列展示出來，這個過程被稱為數(shù)據(jù)排序。（２）數(shù)據(jù)篩選，是指根據(jù)給定的條件，從排序表中查找滿足條件的記錄并且顯示出來，不滿足條件的記錄會被隱藏起來，這些條件被稱為篩選條件。５．截詞檢索檔案信息截詞檢索是預(yù)防漏檢、提高檔案信息查全率的一種常用檢索技術(shù)。檔案信息檢索系統(tǒng)應(yīng)具備提供截詞檢索的功能。所謂截詞，是指在檔案檢索詞的合適位置進(jìn)行截斷，然后使用截詞符①進(jìn)行處理，這樣既可減少輸入的字符數(shù)目，又可達(dá)到較高的查全率。截詞檢索一般采用后截斷，部分支持中截斷，能夠幫助提高檢索的查全率。檔案檢索效率，主要是指查找所需檔案信息、數(shù)據(jù)的全、準(zhǔn)程度，即查全率和查準(zhǔn)率。衡量檔案檢索效率的指標(biāo)有查全率、查準(zhǔn)率、漏檢率、誤檢率、檢索速度。這五個評價指標(biāo)的具體含義和計算方法如下。１．查全率檔案查全率，是指從檔案資源數(shù)據(jù)庫內(nèi)檢出的相關(guān)的信息量與總量的比例查全率＝（檢出的相關(guān)文檔數(shù)據(jù)量÷數(shù)據(jù)庫內(nèi)相關(guān)文檔數(shù)據(jù)總量）×１００％２．查準(zhǔn)率檔案查準(zhǔn)率是衡量某一檢索系統(tǒng)的信號噪聲比的一種指標(biāo)，是指檢出的相關(guān)檔案數(shù)據(jù)（檔案信息線索）與檢出的全部數(shù)據(jù)（檔案信息線索）的百分比查準(zhǔn)率＝（檢出的相關(guān)文檔數(shù)據(jù)量÷檢出的文檔數(shù)據(jù)總量）×１００％五、檔案檢索效率和檢索策略（一）檔案檢索效率３．漏檢率檔案漏檢率即漏檢比例或漏檢概率，是與查全率相對應(yīng)的概念漏檢率＝（未檢出的相關(guān)文檔數(shù)據(jù)量÷數(shù)據(jù)庫內(nèi)相關(guān)文檔數(shù)據(jù)總量）×１００％４．誤檢率檔案誤檢率是指檢出的不相關(guān)文檔數(shù)據(jù)量與檢出的文檔數(shù)據(jù)總量之比誤檢率＝（檢出的不相關(guān)文檔數(shù)據(jù)量÷檢出的文檔數(shù)據(jù)總量）×１００％５．檢索速度檔案檢索速度是指利用者檢索相關(guān)檔案信息時的系統(tǒng)響應(yīng)時間長短影響檔案檢索效率的因素是多種多樣的，具體來說包括如下因素：（１）造成檔案查全率低的因素主要包括：檔案資源庫收錄數(shù)據(jù)不全；檔案索引詞匯缺乏控制和專指性；檔案詞表結(jié)構(gòu)不完整；詞間關(guān)系模糊或不正確；標(biāo)引不詳；檔案標(biāo)引前后不一致；檔案標(biāo)引人員遺漏了檔案文件的重要概念或用詞不當(dāng)；檢索策略過于簡單；等等。（２）造成檔案查準(zhǔn)率低的因素主要有：索引詞不能準(zhǔn)確描述檔案主題和檔案檢索要求；檔案標(biāo)引的組配規(guī)則不嚴(yán)密；選詞及詞間關(guān)系不正確；標(biāo)引過于詳盡；組配錯誤；檔案檢索時所用檢索詞（或檢索表達(dá)式）的專指度不夠，檔案檢索面寬于檢索要求；等等。檔案檢索策略，就是在分析檢索提問的基礎(chǔ)上，確定檢索的數(shù)據(jù)庫、檢索用詞，并明確檢索詞之間的邏輯關(guān)系和查找步驟的計劃安排。所謂“檢索表達(dá)式”是指檢索用詞與各運(yùn)算符組配成的算式。（二）檔案檢索策略檔案部門在對檔案利用者的需求分析中，通常應(yīng)澄清如下問題：１．分析檔案信息利用者的檢索目的２．主題分析對利用者需求的主題分析應(yīng)注意處理好以下幾個問題：第一，需求概念的表達(dá)要確切。抓住需求的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，分析出需求中有幾個概念組面。第二，找出核心需求的概念因素，排除掉無關(guān)概念因素；對意義不大的概念和重復(fù)概念，應(yīng)加以排除。事實(shí)上，過多過嚴(yán)的概念組配很可能導(dǎo)致大量的漏檢，甚至使檢索結(jié)果為零。因此有時需要簡化邏輯關(guān)系，減少概念的限定詞，以提高檢索效果。第三，找出隱含的概念。檔案數(shù)據(jù)庫的標(biāo)引往往使用比較專指的詞，而用戶對標(biāo)引規(guī)則又不甚了解，往往會列出比較抽象的概念，而忽略了較專指的概念。第四，明確概念之間的邏輯（“與”“或”“非”）關(guān)系。弄清什么概念可用于擴(kuò)大檢索范圍，什么概念可作為進(jìn)一步縮小檢索范圍的用詞。一、檔案檢索語言概述二、《中國檔案分類法》簡介三、《中國檔案主題詞表》簡介檔案檢索語言第二節(jié)第七章檔案的檢索第二節(jié)檔案檢索語言檔案檢索語言由詞匯和語法組成。通常具有三個構(gòu)成要素：一組系統(tǒng)的文字或符號，用來構(gòu)成檢索詞匯要素，如分類號、主題詞、檔號等；具有一定量的詞匯，基本上可以表達(dá)檔案信息中所包含的主題概念；一套明確的語法規(guī)則，用以滿足檔案檢索系統(tǒng)多樣化的檢索需求。主要特點(diǎn)：可以簡明、專指地表達(dá)檔案及檢索需求的主題概念；詞語與概念一一對應(yīng)；可以明確顯示出概念之間的相互關(guān)系，便于對概念進(jìn)行系統(tǒng)排列；方便檢索時對檔案標(biāo)引用語進(jìn)行相符性比較；對人類活動的職能、事務(wù)、事件等概念的明確表達(dá)，有助于利用者更好地理解和使用檔案的信息內(nèi)容。一、檔案檢索語言概述（一）檔案檢索的概念《中檔法》是以國家機(jī)構(gòu)及其他社會組織所從事的社會實(shí)踐活動的職能分工為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案記述內(nèi)容和特點(diǎn)，分門別類組成的分類表。這個分類法的編制原則包括：（１）分類體系的確立、類目的設(shè)置和其序列的先后，都力求具有思想性、科學(xué)性、邏輯性、實(shí)用性，充分反映我國檔案的特點(diǎn)，適應(yīng)我國社會各項事業(yè)利用檔案的需要。（２）分類法的體系和基本類目的設(shè)置，以不同歷史時期的國家機(jī)構(gòu)、組織從事社會實(shí)踐活動的職能分工為基礎(chǔ)，緊密結(jié)合檔案內(nèi)容記述和反映的事物屬性關(guān)系，采取從總到分、從一般到具體的邏輯體系。（３）分類法在總體上具有概括性和包容性，能夠容納各個歷史時期、各項社會實(shí)踐活動所形成的各類檔案，并力求保持基本類目的穩(wěn)定性。分類法既能滿足檔案管理部門現(xiàn)存檔案的內(nèi)容信息分類的需要，又給今后的變化留下了充分的余地。（４）分類法的類目名稱和標(biāo)記符號，力求準(zhǔn)確、規(guī)范、簡明、易懂、好記，便于人們掌握和使用。二、《中國檔案分類法》簡介（一）《中檔法》的編制原則《中檔法》的宏觀結(jié)構(gòu)包括：（１）編制說明。包括《中檔法》的編制目的、原則、體系結(jié)構(gòu)、標(biāo)記制度、適用范圍，以及使用《中檔法》應(yīng)注意的問題等。（２）分類表。《中檔法》提供的分類表包括中華人民共和國檔案分類表、新民主主義檔案分類表、民國檔案分類表和清代檔案分類表。四個分類表中的每一個分類表，都由主表和輔助表組成。主表是分類法的主體，是分類體系的具體體現(xiàn)。輔助表是對主表類目進(jìn)行復(fù)分的依據(jù)。（３）附錄。《中檔法》的附錄包括編委會名單、綜合編審組名單，以及審定委員會的審定意見和后記等。（二）《中檔法》的體例結(jié)構(gòu)《中檔法》的微觀結(jié)構(gòu)——四大分類表中華人民共和國檔案分類表包括主表和輔助表兩大部分，主表共設(shè)置了１９個基本大類１．中華人民共和國檔案分類表（二）《中檔法》的體例結(jié)構(gòu)２．新民主主義檔案分類表新民主主義檔案分類表由主表和綜合復(fù)分表組成，主表中其設(shè)置了１３個基本大類3．民國檔案分類表民國檔案分類表由主表和輔助表構(gòu)成，主表中共設(shè)置了１６個基本大類4．清代檔案分類表清代檔案分類表由主表和輔助表構(gòu)成，主表中設(shè)置的大類參見下表《中國檔案主題詞表》（以下簡稱《中主表》）共收錄主題詞２７２８８條，其中正式主題詞２２７５９條，非正式主題詞４５２９條。在選詞中遵循的原則是：第一，以馬列主義、毛澤東思想為指導(dǎo)，堅持辯證唯物主義和歷史唯物主義觀點(diǎn)，力求思想性、科學(xué)性和實(shí)用性的統(tǒng)一。第二，選用的主題詞能夠反映綜合性檔案館、機(jī)關(guān)檔案室收藏檔案內(nèi)容的主題概念，在標(biāo)引和檢索中具有使用價值和一定的使用頻率。第三，選用的主題詞符合漢語的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，詞形簡練、概念明確、詞義單一。三、《中國檔案主題詞表》簡介（一）選詞原則《中主表》由主表、詞族索引、范疇索引、首字筆畫檢字表和附表、附錄組成。（１）主表。主表的基本單元是主題詞款目。主題詞款目由款目主題詞及其漢語拼音、范疇號、注釋和詞間關(guān)系項等內(nèi)容構(gòu)成。（２）詞族索引。詞族索引是把主表中具有屬分關(guān)系、包含關(guān)系和整體部分關(guān)系的正式主題詞，按規(guī)定屬分級別展開全顯示的一種詞族系統(tǒng)。這種索引在標(biāo)引和檢索中提供系統(tǒng)查詞和選定標(biāo)引詞的輔助工具；在機(jī)檢系統(tǒng)中是實(shí)現(xiàn)自動擴(kuò)檢、縮檢、上位登錄及滿足族性檢索的重要手段。（３）范疇索引。它是將主表中的全部主題詞按照既定的類目分類排列，以便按類查詞的一種輔助工具。（４）附表。即人名表和機(jī)構(gòu)名表。（二）體例結(jié)構(gòu)根據(jù)主題概念查找《中主表》，選詞的方法包括：（１）按漢語拼音音序、調(diào)序、字形筆畫參照天頭提示，從主表或附表中查找標(biāo)引用的主題詞，或按筆畫筆順從詞目首字筆畫檢字表中檢出主題詞的首字，再按該字所在頁碼從主表中查找標(biāo)引用的主題詞。（２）按分類類目從范疇索引中查找標(biāo)引用的主題詞，必要時再從主表中查閱該詞的詞間關(guān)系項，以選定更恰當(dāng)?shù)闹黝}詞。（３）所選詞在主表、附表或范疇索引中標(biāo)明屬非正式主題詞者，應(yīng)轉(zhuǎn)換為正式主題詞做標(biāo)引詞。（４）在主表中查到的主題詞，如果不能恰當(dāng)反映檔案文件主題，可參考該詞的詞間關(guān)系進(jìn)行校正，也可按該詞的范疇號或族首詞在索引表中查找更恰當(dāng)?shù)脑~。（５）從詞族索引中查找屬性相同的某一族詞，從中選定最專指的主題詞。必要時，再從主表中查閱該詞的其他詞間關(guān)系，以選定更恰當(dāng)?shù)闹黝}詞。（６）在應(yīng)用計算機(jī)進(jìn)行標(biāo)引、檢索時，可利用計算機(jī)機(jī)讀主題詞表中的詞族索引進(jìn)行上位登錄和自動擴(kuò)檢、縮檢，以提高標(biāo)引速度和檢索效率。（三）《中主表》的使用方法一、檔案著錄的概念和價值二、檔案的標(biāo)引三、檔案著錄的主要規(guī)則四、檔案標(biāo)引的步驟檔案的著錄標(biāo)引第三節(jié)第七章檔案的檢索第三節(jié)檔案的著錄標(biāo)引檔案界對檔案著錄概念的理解是：“在編檔案目錄時，對檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程?！睓n案著錄是在編檔案目錄和建立檔案信息檢索系統(tǒng)時，按照檔案管理的基本原則，依據(jù)一定規(guī)則，對檔案的來源、內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。這個術(shù)語概念的基本含義是：第一，明確了檔案著錄的主要目標(biāo)。開展檔案著錄的主要目標(biāo)是建立方便檔案管理和檔案內(nèi)容信息利用的檔案目錄和檔案信息檢索系統(tǒng)。第二，明確了檔案著錄需要遵循的基本思想和行為準(zhǔn)則。檔案著錄是檔案業(yè)務(wù)工作的一項重要內(nèi)容，肩負(fù)著維護(hù)檔案的來源、全宗等方面歷史聯(lián)系的使命，所以它不僅僅是為檔案用戶提供檢索利用檔案資源的服務(wù)的。通過有效地著錄檔案的各數(shù)據(jù)項，它也可以為檔案用戶深刻地理解檔案的內(nèi)容、系統(tǒng)客觀地總結(jié)歷史經(jīng)驗、呈清歷史事實(shí)、發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)活動的規(guī)律和發(fā)展趨勢等，提供可靠、真實(shí)的歷史信息線索。一、檔案著錄的概念和價值（一）檔案著錄概念的術(shù)語定義第三，明確了檔案著錄應(yīng)按一定規(guī)則進(jìn)行的基本要求。編制較為理想的檔案著錄規(guī)則可以通過制定必要的行業(yè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)。目前我國在開展檔案著錄活動中，雖然有《檔案著錄規(guī)則》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，但是由于其制定的時間較早，針對的又主要是以紙質(zhì)檔案為對象的手工著錄，所以在標(biāo)準(zhǔn)引領(lǐng)方面還需加強(qiáng)。當(dāng)在采標(biāo)方面，積極向ＩＳＡＤ（Ｇ）靠攏，并組織人力加速進(jìn)行《檔案著錄規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)的修訂和完善工作，并將多極著錄的規(guī)則作為檔案著錄的規(guī)則納入標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性要求之中。第四，著錄不能僅局限在對檔案的內(nèi)容和形式特征的分析、選擇和記錄的層面，還應(yīng)對著錄的檔案對象所屬的全宗、來源特征及分類結(jié)果等信息線索進(jìn)行分析、選擇和準(zhǔn)確記錄。１．檔案著錄是人類實(shí)現(xiàn)對檔案資源進(jìn)行全生命周期管理和利用的重要手段２．檔案著錄是對檔案進(jìn)行智力控制，保證利用者所用檔案資源的可靠性、真實(shí)性、可理解性、可利用性的重要措施３．檔案著錄具有登記、介紹、報道、傳播檔案內(nèi)容信息的功能和促進(jìn)檔案資源利用與開發(fā)的價值（二）檔案著錄的價值和作用１．基本規(guī)則依據(jù)《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》檔案分類標(biāo)引應(yīng)遵守以下六項基本要求：（１）確定分類標(biāo)引依據(jù)要求。檔案分類標(biāo)引應(yīng)以社會組織從事實(shí)踐活動的職能分工為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案記述和反映的事物屬性關(guān)系，并兼顧檔案的其他特征。（２）分類標(biāo)引工具選擇要求。應(yīng)選擇《中檔法》（包括各專業(yè)主管部門編制的檔案分類法）及其使用指南。（３）分類標(biāo)引類目理解要求。要正確地理解分類標(biāo)引詞典中的類目含義和范圍，避免脫離類目之間的聯(lián)系和類目注釋的限定，片面地理解類目含義。（４）分類標(biāo)引深度和分類標(biāo)識要求。分類標(biāo)引應(yīng)充分考慮實(shí)際的檢索需求和檢索方式，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和用途，選定適當(dāng)?shù)姆诸悩?biāo)引深度。（５）專指性要求。分類標(biāo)引必須按專指性的要求，分入恰當(dāng)?shù)念惸?，切不可分入較寬的上位類或較窄的下位類。（６）一致性要求。分類標(biāo)引應(yīng)保持一致性。含有相同或相似主題內(nèi)容的檔案對象所標(biāo)引的分類號均應(yīng)一致。（二）檔案分類標(biāo)引規(guī)則２．各種類型檔案分類標(biāo)引規(guī)則《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》（ＧＢ／Ｔ１５４１８—２００９）明確了各種類型檔案分類標(biāo)引時選擇標(biāo)引工具的規(guī)則和標(biāo)引級次的確定規(guī)則。具體要求包括：（１）檔案分類表的選用。清代檔案使用清代檔案分類表進(jìn)行分類標(biāo)引；民國檔案使用民國檔案分類表進(jìn)行分類標(biāo)引；革命歷史檔案使用新民主主義檔案分類表進(jìn)行分類標(biāo)引；中華人民共和國時期的檔案使用中華人民共和國檔案分類表進(jìn)行分類標(biāo)引；專業(yè)檔案館（室）、部門檔案館（室）、企事業(yè)單位檔案館（室），在使用《中檔法》進(jìn)行分類標(biāo)引時，本專業(yè)的檔案可使用行業(yè)分類表進(jìn)行分類標(biāo)引。（２）檔案分類標(biāo)引級次。一般以文件級、案卷級為單元進(jìn)行分類標(biāo)引。若遇檔案內(nèi)容聯(lián)系緊密或者幾份文件或幾個案卷記述同一事物的情況，也可以將其作為一個單元進(jìn)行分類標(biāo)引。３．各種主題檔案分類標(biāo)引規(guī)則（１）單主題文件或案卷，一般依主題主體因素所屬的類目標(biāo)引。若是從一個方面對主題進(jìn)行論述，就依這方面所屬類目標(biāo)引；若是從多方面對主題進(jìn)行論述，一般只依主題所屬類目做整體標(biāo)引。（２）文件或案卷論述的主題內(nèi)容互相交叉時，應(yīng)依據(jù)《中檔法》關(guān)于集中與分散的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行標(biāo)引。（３）文件或案卷論述的主題涉及國家、地區(qū)、民族、時代等因素時，若《中檔法》中注明需要復(fù)分，則應(yīng)標(biāo)出復(fù)分號，否則可以省略。（４）多主題的文件或案卷，標(biāo)引時應(yīng)充分考慮利用者的檢索需要、主題價值及主題邏輯關(guān)系加以綜合分析，再賦予一個或幾個分類號。（５）文件、案卷論述的多個主題之間是并列關(guān)系且均具有檢索價值，可分別予以標(biāo)引。（６）文件、案卷論述的多個主題之間是從屬關(guān)系，一般應(yīng)對母主題做整體標(biāo)引；如果子主題也具有檢索價值，也可對子主題做互見標(biāo)引。（７）文件、案卷論述的多個主題之間是因果或影響關(guān)系，一般應(yīng)對結(jié)果或受影響的主題進(jìn)行標(biāo)引。對于互為因果的、互相影響的主題，做全面標(biāo)引。（８）檔案內(nèi)容涉及的幾個主題之間，如存在應(yīng)用關(guān)系，一般依被應(yīng)用主題所屬類目標(biāo)引。必要時可以對其他主題附加相應(yīng)的分類號。檔案分類標(biāo)引的一般工作程序如下。第一步，研讀分類標(biāo)引詞典，如《中檔法》等。深入透徹地掌握其使用方法。第二步，分析檔案主題。應(yīng)充分考慮立檔單位的性質(zhì)、職能和任務(wù)，通過分析題名、瀏覽正文、參考文件版頭和案卷封面，從而了解檔案的中心內(nèi)容和涉及的主要問題，判明其屬性特征，以便正確歸類。第三步，判定所屬類別。進(jìn)行主題分析后，須確定在文件、案卷所論述的事物中，哪些主題能為利用者提供檢索途徑，應(yīng)予以標(biāo)引。然后根據(jù)主題性質(zhì)，到分類標(biāo)引工具書（分類表）中查找其所屬的類目。第四步，標(biāo)引分類號。這是用《中檔法》等工具書（分類表）中的類號來表達(dá)檔案主題性質(zhì)的標(biāo)引過程，也就是將判定的類別賦予分類標(biāo)識。給予分類號，應(yīng)根據(jù)文件、案卷內(nèi)容的屬性、主題多寡、起草意圖、利用對象檢索需求等特點(diǎn)，采用恰當(dāng)?shù)姆绞胶头椒ǎ瑴?zhǔn)確、一致、適度地標(biāo)引出來。遇有難以分類的新事物、新主題的檔案材料，分類表上無確切類目可歸時，各檔案館（室）可增設(shè)新類目予以分類標(biāo)引，同時上報《中檔法》編委會確認(rèn)。今后若遇到同類主題的文件、案卷亦照此辦理，確保一致性。第五步，審校。審校是分類標(biāo)引的最后一道工序，是確保標(biāo)引質(zhì)量的最后關(guān)口。審校內(nèi)容包括檢查驗證檔案的內(nèi)容是否得到全面的分析，主題概念是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，類目辨識是否準(zhǔn)確，同一主題的檔案是否歸類一致，標(biāo)引的類號是否充分、完整、準(zhǔn)確，書寫是否正確無誤。審校程序通常包括自校、互校和總校等。（三）檔案分類標(biāo)引程序１．主題分析主題分析是主題標(biāo)引的基礎(chǔ)，是通過對檔案的內(nèi)容特征進(jìn)行分析，準(zhǔn)確提煉和選定主題概念的過程。其工作內(nèi)容包括：（１）審讀檔案。（２）明確主題類型。檔案的主題類型可以被分為單主題和多主題兩種。（３）分析主題結(jié)構(gòu)。構(gòu)成主題的因素一般可以被分解為：主體因素、通用因素、位置因素、時間因素、文種因素等。（４）選定主題概念。選定主題概念的原則是：選定的主題概念應(yīng)是檔案中論述的問題，應(yīng)具有實(shí)際檢索意義，應(yīng)能準(zhǔn)確地表達(dá)檔案的核心主題及有檢索價值的主題。（四）檔案主題標(biāo)引２．選詞標(biāo)引選詞標(biāo)引即對檔案主題概念給予主題詞標(biāo)識的過程。具體內(nèi)容包括：（１）選出的主題概念應(yīng)轉(zhuǎn)化成檔案主題詞表中的正式主題詞進(jìn)行標(biāo)引，書寫形式應(yīng)與詞表中的詞形相一致，非正式主題詞不能作為標(biāo)引詞使用。（２）應(yīng)選用檔案主題詞表中與檔案主題概念直接相對應(yīng)的、專指的主題詞。（３）當(dāng)詞表中沒有與檔案主題概念直接相對應(yīng)的專指主題詞時，應(yīng)選用兩個或兩個以上的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。組配應(yīng)是概念組配，其中包括交叉組配（指用兩個或兩個以上具有概念交叉關(guān)系的同級主題詞組配表達(dá)相應(yīng)的下位概念）和限定組配（指由一個表示事物的主題詞與另外一個或幾個表示事物某個屬性或某個方面的主題詞組配表達(dá)相應(yīng)的下位概念）。組配標(biāo)引的規(guī)則是：優(yōu)先考慮交叉組配，然后考慮限定組配；應(yīng)選用與檔案主題概念關(guān)系最密切、最臨近的主題詞進(jìn)行組配，不能越級組配，即不能用其上位或下位主題詞組配；組配結(jié)果所表達(dá)的概念應(yīng)清楚、確切，只能表達(dá)一個主題概念；避免多主題虛假組配造成誤檢；當(dāng)某一主題概念在詞表中有組代主題詞（先組復(fù)合詞）時，應(yīng)選用規(guī)定的組代主題詞，不應(yīng)另選其他主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。（４）當(dāng)某一主題概念在詞表中查不到專指的主題詞，也無法通過組配標(biāo)引來表達(dá)該主題概念時，可以采用靠詞標(biāo)引法。（５）關(guān)鍵詞標(biāo)引?？吭~標(biāo)引法有兩種：一是用上位概念主題詞做靠詞標(biāo)引，即從詞族索引中選用最直接的上位概念主題詞進(jìn)行標(biāo)引，但不應(yīng)使用越級上位主題詞標(biāo)引。二是用近義詞做靠詞標(biāo)引，即從范疇索引中選用與主題概念含義最相近的主題詞進(jìn)行標(biāo)引。某些概念采用組配的結(jié)果會出現(xiàn)多義；某些概念雖可進(jìn)行靠詞標(biāo)引，但這些概念的被標(biāo)引頻率較高；詞表中明顯漏選的詞；表達(dá)新生事物的詞。關(guān)鍵詞應(yīng)盡可能選自其他詞表或較權(quán)威的參考書、工具書，選用的關(guān)鍵詞應(yīng)詞形簡練、概念明確、實(shí)用性強(qiáng)。使用關(guān)鍵詞標(biāo)引后，應(yīng)有所記錄，并反饋到所用檔案主題詞表的管理部門。一個標(biāo)引對象，標(biāo)引用詞一般為２～１０個。ＩＳＡＤ（Ｇ）的著錄規(guī)則主要包括“檔案多級著錄規(guī)則”和“各檔案著錄項規(guī)則”兩個部分。檔案多級著錄規(guī)則：是指根據(jù)檔案實(shí)體分類的不同級次，自上而下依次加以著錄的規(guī)則。ＩＳＡＤ（Ｇ）中的著錄規(guī)則共細(xì)分為２６項，其中有一部分與《檔案著錄規(guī)則》中的著錄規(guī)則相同，但有許多著錄規(guī)則是《檔案著錄規(guī)則》沒有的。這些目前還沒有被我們列入檔案著錄規(guī)則的內(nèi)容包括：１．行政管理沿革、傳記梗概著錄規(guī)則該著錄規(guī)則主要是對著錄單位形成負(fù)有責(zé)任的組織機(jī)構(gòu)的由來、形成、發(fā)展及工作等的重要信息，或?qū)χ泦挝回?fù)有責(zé)任的個人的生平或工作等的重要信息進(jìn)行簡要著錄。規(guī)則目標(biāo)是：提供檔案形成單位的行政管理沿革或檔案形成者的生平傳記的情況，以便使檔案處于一定的歷史背景中，使之能被更好地理解。對于個人或家族，著錄其全名和頭銜、生卒年月、出生地、曾經(jīng)居住地、活動、職業(yè)或職務(wù)、原名及其他名稱、重要的成就及死亡地等信息。三、檔案著錄的主要規(guī)則（一）ISAD（G）的著錄規(guī)則介紹２．檔案歷史沿革著錄規(guī)則該著錄規(guī)則主要是對著錄單位形成負(fù)有責(zé)任的組織機(jī)構(gòu)的由來、形成、發(fā)展及工作等的重要信息，或?qū)χ泦挝回?fù)有責(zé)任的個人的生平或工作等的重要信息進(jìn)行簡要著錄。規(guī)則目標(biāo)是：提供檔案形成單位的行政管理沿革或檔案形成者的生平傳記的情況，以便使檔案處于一定的歷史背景中，使之能被更好地理解。對于個人或家族，著錄其全名和頭銜、生卒年月、出生地、曾經(jīng)居住地、活動、職業(yè)或職務(wù)、原名及其他名稱、重要的成就及死亡地等信息。３．檔案整理體系著錄規(guī)則該著錄規(guī)則主要是對著錄單位的內(nèi)部結(jié)構(gòu)、排序及分類體系等的有關(guān)情況，以及檔案工作人員的處理情況進(jìn)行著錄。對于電子文件，還需著錄有關(guān)系統(tǒng)設(shè)計方面的文件或參考信息。規(guī)則的目標(biāo)是：提供檔案內(nèi)部結(jié)構(gòu)、排序及（或）分類體系等有關(guān)信息。４．檔案查閱管理條件著錄規(guī)則主要是對影響著錄單位查閱的法律或法律情況、契約、規(guī)章制度和政策等情況的著錄。著錄時，還應(yīng)說明該著錄單位不可被查閱的時間期限和未來將適時開放查閱的時間。規(guī)則的目標(biāo)是：給檔案利用者提供有關(guān)限制或影響查閱檔案的法律情況或規(guī)章制度等方面的信息。５．檔案復(fù)制管理條件著錄規(guī)則該著錄規(guī)則主要是對在著錄單位被提供查閱后有關(guān)其是否可被復(fù)制的管理條件的著錄，如版權(quán)的著錄。如果有關(guān)這些管理條件的情況不詳，那么應(yīng)予以著錄說明。規(guī)則的目標(biāo)是：明確檔案利用時對檔案是否可進(jìn)行復(fù)制的任何限制條件。６．檔案物理特征與技術(shù)要求著錄規(guī)則該著錄規(guī)則主要是對任何影響著錄單位使用的重要的物理條件進(jìn)行著錄，如對保管要求及對利用著錄單位所需的軟件、硬件進(jìn)行著錄。規(guī)則的目標(biāo)是：說明影響檔案使用的任何重要的物理特征或技術(shù)要求的信息。７．檔案檢索工具著錄規(guī)則該著錄規(guī)則主要是對檔案機(jī)構(gòu)或文件形成者所能夠提供檢索著錄單位的背景及內(nèi)容信息的檢索工具進(jìn)行著錄。規(guī)則的目標(biāo)是：確認(rèn)可供檢索檔案的任何檢索工具。８．檔案原件的留存及收藏地規(guī)則該著錄規(guī)則主要是對可利用的著錄單位的原件的收藏地進(jìn)行著錄。如果原件已不存在，或其收藏地不詳，也應(yīng)說明此情況。規(guī)則的主要目標(biāo)是：當(dāng)利用的檔案是復(fù)制件時，說明其原件的留存、收藏地、可利用性及毀壞情況。１０．相關(guān)檔案的著錄單位著錄規(guī)則該著錄規(guī)則主要是對在同一收藏機(jī)構(gòu)或別處收藏機(jī)構(gòu)中根據(jù)來源或其他聯(lián)系相關(guān)的著錄單位的信息進(jìn)行著錄。規(guī)則的主要目標(biāo)是：提供相關(guān)檔案材料的著錄信息。９．復(fù)制件的留存及收藏地著錄規(guī)則該著錄規(guī)則主要是對可利用的著錄單位的復(fù)制件的收藏地進(jìn)行著錄。規(guī)則的主要目標(biāo)是：說明檔案復(fù)制件的留存、收藏地及可利用的情況。我國現(xiàn)行的檔案著錄規(guī)則是國家檔案局于１９９９年５月３１日批準(zhǔn)的，自１９９９年１２月１日起開始實(shí)施的行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》（ＤＡ／Ｔ１８—１９９９）?！稒n案著錄規(guī)則》（ＤＡ／Ｔ１８—１９９９）的主要內(nèi)容包括支持手工檔案目錄編制工作的著錄項目、標(biāo)識符號、著錄格式、著錄級次、著錄用文字和著錄來源、著錄細(xì)則等。其中著錄細(xì)則是《檔案著錄規(guī)則》（ＤＡ／Ｔ１８—１９９９）的核心內(nèi)容，共包括７個大項（題名與責(zé)任說明項、稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形態(tài)項、附注與提要項、排檢與編號項）和若干個小項（子項）。《檔案著錄規(guī)則》（ＤＡ／Ｔ１８—１９９９）規(guī)定的７個大項的著錄項目中，每個大項還包括若干個子項。其中所規(guī)定的著錄項目用標(biāo)識符號主要適用于手工檢索工具，編制記錄目錄及建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫應(yīng)執(zhí)行相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，一般應(yīng)省略這些著錄項目用標(biāo)識符號。（二）《檔案著錄規(guī)則》（DA/T

18—1999）的著錄規(guī)則介紹主題分析是確定被標(biāo)引檔案內(nèi)容主題概念的過程。檔案的內(nèi)容主題因素主要有五種。其中包括：四、檔案標(biāo)引的步驟（一）主題分析（１）主體因素，它是反映檔案主題內(nèi)容的關(guān)鍵性概念；（２）通用因素，它是對主體因素起補(bǔ)充和限定作用的通用概念；（３）位置因素，它是檔案內(nèi)容所記述對象的空間和地理位置概念；（４）時間因素，它是檔案所記述對象的存在時間概念；（５）檔案文件類型因素，它是檔案文件所屬類型和形式方面的概念。在檔案標(biāo)引中，檔案內(nèi)容的主體因素是最重要的，是不可遺漏的標(biāo)引對象（即必須通過規(guī)范的分類號、主題詞或關(guān)鍵詞予以表達(dá)的對象）；而其他主題因素，則可通過分析，選擇有意義的予以標(biāo)引。概念轉(zhuǎn)換：利用檔案標(biāo)引工具（如《中檔法》《中主表》）等，將分析所得的檔案主題概念以檢索語言的形式表達(dá)或標(biāo)識出來。檔案分類標(biāo)引概念轉(zhuǎn)換的基本做法是：根據(jù)對檔案主題分析的結(jié)果查找檔案分類標(biāo)引工具書，如《中檔法》及其他專業(yè)檔案分類法（表），將用自然語言或書目語言表達(dá)出來的檔案主題概念，轉(zhuǎn)換為分類號并賦予檔案分類標(biāo)引對象。檔案主題標(biāo)引概念轉(zhuǎn)換的基本做法是：根據(jù)檔案主題分析的結(jié)果查找規(guī)范化的檔案主題詞轉(zhuǎn)換工具書，如《中主表》及各相關(guān)專業(yè)的檔案主題詞表等，將用自然或書面語言表達(dá)出來的檔案主題概念，轉(zhuǎn)換為規(guī)范的主題詞并賦予檔案主題標(biāo)引對象。如果采用自然語言中的關(guān)鍵詞直接表達(dá)檔案的主題概念，即為關(guān)鍵詞標(biāo)引。對單主題的檔案標(biāo)引對象的概念轉(zhuǎn)換，只要賦予其相應(yīng)的一個分類號或一個（或若干個）主題詞標(biāo)引即可；對多主題的檔案標(biāo)引對象的概念轉(zhuǎn)換，首先要將多主題分解為單主題，然后再分別賦予其相應(yīng)的分類號或主題詞。（二）檔案主題概念轉(zhuǎn)換一、檔案檢索體系二、檔案機(jī)讀目錄的建設(shè)三、檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)四、常用的手工檔案檢索工具檔案檢索體系和檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)第四節(jié)第六章檔案保護(hù)與安全管理第四節(jié)檔案檢索體系和檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)１．建設(shè)原則各立檔單位的檔案部門和國家檔案館在建設(shè)檔案檢索體系的過程中，應(yīng)遵循如下三項基本原則：第一，規(guī)范性原則。檔案檢索體系的建設(shè)應(yīng)嚴(yán)格遵從國家及行業(yè)性標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求，為檔案資源的有效查找和管理服務(wù)奠定基礎(chǔ)。第二，適用性原則。檔案檢索體系的建設(shè)應(yīng)充分考慮本單位及相關(guān)用戶的信息檢索需求，以為用戶提供快捷、滿意的檔案資源檢索服務(wù)為目標(biāo)。第三，可擴(kuò)展性原則。檔案檢索體系的建設(shè)應(yīng)考慮檔案資源數(shù)據(jù)庫（目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫）建設(shè)對標(biāo)準(zhǔn)提出的更新、擴(kuò)展和延伸的要求，為將來的技術(shù)發(fā)展提供框架和發(fā)展余地，并隨著信息技術(shù)發(fā)展和相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的不斷完善而對檔案檢索體系進(jìn)行充實(shí)和修訂。一、檔案檢索體系（一）檔案檢索體系的建設(shè)原則和概念模型２．概念模型檔案檢索體系的建設(shè)是為立檔單位和國家檔案館保存的檔案資源的有效管理、合理控制和有效利用提供途徑。檔案檢索體系的建設(shè)可參照下圖的概念模型來進(jìn)行。無論是手工檔案檢索工具還是電子檔案檢索工具，按其編制體例，都可以被分為如下三種類型：（１）目錄（２）索引（３）指南檔案檢索工具按其載體形式，可以被分為：（１）書本式檢索工具（２）卡片式檢索工具（３）縮微式檢索工具（４）機(jī)讀式檢索工具檔案檢索工具按其按功能，可以被分為：（１）館藏性檢索工具（２）查找性檢索工具（３）介紹性檢索工具（三）檔案檢索工具的種類從檔案檢索工具的發(fā)展趨勢上看，機(jī)讀目錄代表了今后立檔單位和國家檔案館檔案目錄建設(shè)的發(fā)展方向。檔案機(jī)讀目錄的建設(shè)也是檔案部門實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索現(xiàn)代化（信息化、網(wǎng)絡(luò)化）的必然要求。２００６年３月１５日，中國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局和中國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會發(fā)布了《中國檔案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６），當(dāng)年１０月１日起實(shí)施。在《中國檔案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）實(shí)施前后，我國各地檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門也陸續(xù)出臺了一系列的相關(guān)機(jī)讀目錄格式標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范文件，如《明清檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》（ＤＡ／Ｔ３３—２００５）、《民國檔案機(jī)讀目錄軟磁盤數(shù)據(jù)交換格式》（ＤＡ／Ｔ２０．４—１９９９）、《革命歷史檔案機(jī)讀目錄軟磁盤數(shù)據(jù)交換格式》（ＤＡ／Ｔ１７．５—１９９５）等。二、檔案機(jī)讀目錄的建設(shè)（一）中國檔案機(jī)讀目錄相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)現(xiàn)狀《中國檔案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）是我國各立檔單位和國家檔案館機(jī)讀目錄建設(shè)的基本指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。１．總則（１）字段描述?！吨袊鴻n案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）為各種字段的使用提供了指南，為保證敘述的完整性和查找的方便性，該標(biāo)準(zhǔn)按字段標(biāo)識符數(shù)字遞增順序予以說明，并規(guī)定各種數(shù)字字段的描述結(jié)構(gòu)，即：字段定義：對每個字段內(nèi)容做簡要說明。出現(xiàn)情況：對每個字段是否重復(fù)，是必備字段還是選擇使用字段進(jìn)行說明。在有些字段中，還包括了對字段出現(xiàn)情況的說明和限定。指示符：對指示符的值進(jìn)行說明。子字段：按序列出子字段，及其適用范圍、重復(fù)性和是否必備的說明。字段內(nèi)容注釋：對字段的數(shù)據(jù)內(nèi)容和字段中子字段之間的關(guān)系進(jìn)行說明，包括適用范圍、著錄用標(biāo)識符以及字段內(nèi)容形式的建議。相關(guān)字段：列出與本字段內(nèi)容相關(guān)的字段或數(shù)據(jù)元，以有助于字段的比較，并對相關(guān)字段的用法進(jìn)行簡要的說明。如果在某一字段的描述結(jié)構(gòu)中缺省其中的某一項，則表明該項內(nèi)容在該字段中尚無說明。（二）《中國檔案機(jī)讀目錄格式》（GB/T

20163—2006）的主要內(nèi)容（２）符號規(guī)范《中國檔案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）所列舉的字段、指示符和子字段以及在與其有關(guān)的著錄和實(shí)例中，對符號采用下列規(guī)范：字段標(biāo)識符：用符號“＆”表示《信息技術(shù)信息交換用七位編碼字符集》（ＧＢ／Ｔ１９８８—１９９８）中的ＩＳ１，作為子字段標(biāo)識符的第一個符號?？崭穹河梅枴埃！北硎尽缎畔⒓夹g(shù)信息交換用七位編碼字符集》（ＧＢ／Ｔ１９８８—１９９８）中的空格符，即七位編碼字符集代碼表中的２／０位置上的這個字符?！埃！北硎驹摌?biāo)準(zhǔn)文本中的空格，或表示行文上顯現(xiàn)得不明顯但又必須出現(xiàn)的空格。子字段分隔符：用符號“＠”表示《信息技術(shù)信息交換用七位編碼字符集》（ＧＢ／Ｔ１９８８—１９９８）中的ＩＳ２，作為完整實(shí)例中的字段分隔符。記錄結(jié)束符：用符號“％”表示《信息技術(shù)信息交換用七位編碼字符集》（ＧＢ／Ｔ１９８８—１９９８）中的ＩＳ３，作為完整實(shí)例中的記錄結(jié)束符。“未定義”：當(dāng)短語“未定義”與指示符連用時，則表示在該指示符位置沒有賦值，用空格填充。系統(tǒng)外字符號：對目前暫不能錄入的系統(tǒng)外字符采用系統(tǒng)外字符號“＝”代替。非排序字符：ＩＳＯ６６３０目錄控制字符集中的０８／０８與０８／０９位置上的字符，即“≠ＮＢＳ≠”和“≠ＮＢＥ≠”字符，分別表示“不排序開始”和“不排序結(jié)束”，即指明在兩個排序符號之間的數(shù)據(jù)是不用于排序的。２．記錄結(jié)構(gòu)（１）框架結(jié)構(gòu)?！吨袊鴻n案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）是國際標(biāo)準(zhǔn)化組織制定的ＩＳＯ２７０９的執(zhí)行格式，對用于交換的機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)記錄規(guī)定了必須遵循的框架結(jié)構(gòu)，即由記錄頭標(biāo)、記錄目次區(qū)、數(shù)據(jù)字段區(qū)（變長）和記錄結(jié)束符構(gòu)成。（２）記錄頭標(biāo)。根據(jù)ＩＳＯ２７０９的規(guī)定，每一條記錄由２４個字符的記錄頭標(biāo)開始，記錄頭標(biāo)包含有ＩＳＯ２７０９中定義的關(guān)于記錄結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)和作為ＩＳＯ２７０９的執(zhí)行格式而由《中國檔案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）專門定義的數(shù)據(jù)元①。這些作為執(zhí)行格式而定義的數(shù)據(jù)元是：記錄類型、記錄級別、記錄級別關(guān)系、檔案控制、著錄等級、記錄的完整程度以及在編制記錄中是否采用《檔案著錄規(guī)則》（ＤＡ／Ｔ１８—１９９９）等。記錄頭標(biāo)中的數(shù)據(jù)元主要是為滿足記錄處理的需要，并被間接地用來確認(rèn)檔案著錄單位。（３）記錄目次區(qū)。在記錄頭標(biāo)之后為記錄的目次區(qū)，目次區(qū)中每個目次項由三個部分構(gòu)成：三位十進(jìn)制數(shù)表示的字段標(biāo)識符、四位十進(jìn)制數(shù)表示的數(shù)據(jù)字段的長度，以及由五位十進(jìn)制數(shù)表示的字段起始字符位置。除此之外，在目次項中不再允許有其他字符。（４）變長數(shù)據(jù)字段。變長數(shù)據(jù)字段在目次區(qū)之后，其通常包括檔案目錄數(shù)據(jù)，而不是處理數(shù)據(jù)。（５）必備字段。機(jī)讀目錄的必備字段是指在機(jī)讀目錄記錄中必須提供的字段?！吨袊鴻n案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）要求的必備字段包括：００１——記錄標(biāo)識號；０２０——檔號；１００——通用處理數(shù)據(jù)；１０１——檔案語種；２００——題名與責(zé)任說明項；８０１——記錄來源。（６）記錄長度?！吨袊鴻n案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）對記錄長度的限定為９９９９９個字符。記錄的長度當(dāng)然也可以由交換單位雙方協(xié)商來確定。（７）記錄連接。在實(shí)際著錄工作中，如果需要將一個著錄單位②的記錄與另一個著錄單位的記錄連接，可使用記錄連接塊中的連接字段，這些字段就是專門為建立這樣的連接而設(shè)定的。（８）字符集。根據(jù)《中國檔案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）生成的檔案機(jī)讀目錄，應(yīng)使用國家的字符集標(biāo)準(zhǔn)，或使用由國際標(biāo)準(zhǔn)化組織制定的字符集標(biāo)準(zhǔn)。記錄頭標(biāo)、記錄目次區(qū)、指示符、子字段標(biāo)識符以及《中國檔案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）所規(guī)定的代碼值，應(yīng)使用《信息技術(shù)信息交換用七位編碼字符集》（ＧＢ／Ｔ１９８８—１９９８）中的功能字符和圖形字符，該字符集在機(jī)讀目錄中被認(rèn)為是默認(rèn)的字符集。（９）數(shù)據(jù)重復(fù)。數(shù)據(jù)可能會出現(xiàn)重復(fù)的情況包括：數(shù)據(jù)既以編碼形式又以文字形式出現(xiàn)，既以顯示形式又以非顯示形式出現(xiàn)；檔案中含有不同語言文字的同一種信息；為熟悉多種語言文字的讀者提供多種著錄語言文字；為適應(yīng)各種復(fù)雜的輸出要求，同一種信息以不同文字形式重復(fù)。（１０）記錄塊功能?！吨袊鴻n案機(jī)讀目錄格式》（ＧＢ／Ｔ２０１６３—２００６）的數(shù)據(jù)字段區(qū)共分為１０塊。各個字段標(biāo)識符的第一個數(shù)字表示字段所屬的塊。３．記錄頭標(biāo)和數(shù)據(jù)字段——基本說明這部分內(nèi)容主要說明了“字段和子字段重復(fù)”、“字段順序”（記錄中的字段不需要規(guī)定其順序）、“子字段順序”、“字符”、“有歧義時使用的字符”、“非排序控制符”、“數(shù)據(jù)的形式與內(nèi)容”、“著錄用標(biāo)識符”、“中國追加字段”等方面的規(guī)則和建議。４．記錄頭標(biāo)和數(shù)據(jù)字段——字段描述記錄頭標(biāo)部分的內(nèi)容主要包括：記錄頭標(biāo)的定義，出現(xiàn)情況，字段標(biāo)識符、指示符和子字段，定長數(shù)據(jù)元，字段內(nèi)容注釋，相關(guān)字段等。記錄頭出現(xiàn)在每條記錄的開始，必備且不可重復(fù)；總長度為２４個字符（其中記錄長度為５個字符，記錄狀態(tài)為１個字符，執(zhí)行代碼為４個字符，指示符長度為１個字符，子字段標(biāo)識符長度為１個字符，數(shù)據(jù)基地址為５個字符，記錄附加定義為３個字符，目次區(qū)目次項結(jié)構(gòu)為４個字符）。記錄頭標(biāo)部分主要對１０個功能塊的定義、出現(xiàn)情況（說明是否必備）、指示符、子字段、字段內(nèi)容注釋、相關(guān)字段、代碼符號等方面的著錄規(guī)則和要求進(jìn)行說明。５．附錄Ａ（規(guī)范性附錄）中國檔案機(jī)讀目錄格式數(shù)據(jù)格式樣例該附錄對“記錄交換形式”和“記錄字段形式”進(jìn)行了舉例說明。６．附錄Ｂ（資料性附錄）中國檔案機(jī)讀目錄格式數(shù)據(jù)字段實(shí)例該附錄共列舉了１１個類別的實(shí)例。其中包括：“Ｂ．１記錄頭標(biāo)實(shí)例”“Ｂ．２０——標(biāo)識塊實(shí)例”“Ｂ．３１——編碼信息塊實(shí)例”“Ｂ．４２——著錄信息塊實(shí)例”“Ｂ．５３——附注塊實(shí)例”“Ｂ．６４——記錄連接塊實(shí)例”“Ｂ．７５——相關(guān)題名塊實(shí)例”“Ｂ．８６——主題分析塊實(shí)例”“Ｂ．９７——文件責(zé)任塊實(shí)例”“Ｂ１０８——國際使用塊實(shí)例”“Ｂ１１９——國內(nèi)使用塊實(shí)例”等?？紤]到檔案目錄數(shù)據(jù)管理向檔案全文數(shù)據(jù)管理的延伸，所選的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)符合以下要求：（１）安全性能高（２）具有良好的開放性（３）數(shù)據(jù)處理能力強(qiáng)（４）操作簡便（５）支持多用戶共享（６）具有高性價比和適用性三、檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（一）檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的性能要求數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS）是管理數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)軟件，它將大量的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)按照一定的數(shù)據(jù)模型組織、存儲起來，并提供建立、操作、維護(hù)檔案目錄數(shù)據(jù)的命令和方法。目前，結(jié)構(gòu)化的檔案目錄數(shù)據(jù)庫均選擇關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如ＳＱＬＳｅｒｖｅｒ、Ｏｒａｃｌｅ、Ａｃｃｅｓｓ等。作為檔案管理系統(tǒng)的“內(nèi)核”，產(chǎn)品的選擇對系統(tǒng)的運(yùn)行效率和性價比的提高具有舉足輕重的作用。一般來說，館藏量較豐富的國家檔案館或大型企事業(yè)單位的檔案館，可以優(yōu)先考慮ＳＱＬＳｅｒｖｅｒ：主流產(chǎn)品，其品牌信譽(yù)和市場支持程度較高，在兼容性和售后服務(wù)方面比較優(yōu)秀。Ｏｒａｃｌｅ、ＤＢ２這些大型數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品雖然系統(tǒng)性能和安全性更好，但價格過高，對操作人員的要求也偏高，更適合高端的商業(yè)性應(yīng)用，對一般檔案機(jī)構(gòu)來說軟硬件配置費(fèi)用過高。有條件的國家檔案館或大型企業(yè)集團(tuán)檔案館也可以考慮選用這些數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。庫藏量不大的檔案館或綜合檔案室，考慮到今后的可擴(kuò)充性，在條件允許的情況下可選擇用中型的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如ＳＱＬＳｅｒｖｅｒ、Ｓｙｂａｓｅ等。普通檔案室檔案數(shù)據(jù)量少，一般僅對本單位內(nèi)部提供服務(wù)，對網(wǎng)上查詢和網(wǎng)絡(luò)安全的要求較低，可以選擇Ａｃｃｅｓｓ或ＶＦＰ。Ａｃｃｅｓｓ的網(wǎng)絡(luò)性能比ＶＦＰ好一些，要在網(wǎng)上提供檔案目錄查詢的檔案室最好使用Ａｃｃｅｓｓ。這兩種數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)是價格便宜、操作簡單，普通用戶適當(dāng)培訓(xùn)即可使用；缺點(diǎn)是安全性和網(wǎng)絡(luò)功能較差。（二）檔案目錄數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的選擇購置數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)可采取兩種辦法：一是選擇一些基本軟件包，保證應(yīng)用系統(tǒng)的運(yùn)行和一些數(shù)據(jù)庫的輔助操作，然后在此基礎(chǔ)上編程。二是不考慮經(jīng)濟(jì)因素，選擇其全部軟件包，然后根據(jù)自己的技術(shù)能力進(jìn)行深層次開發(fā)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作量大，一個縣級檔案館的文件級條目數(shù)量就達(dá)百萬以上。立檔單位和國家檔案館可在保證檔案安全的前提下，引入市場力量，組織實(shí)施檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。具體措施可包括：（１）引入市場化運(yùn)作機(jī)制。將檔案目錄數(shù)據(jù)的錄入工作外包給專門從事數(shù)據(jù)處理的公司，或者聘用數(shù)據(jù)錄入人員專職從事該項工作。在引入外部力量時，必須注意引入模式，并進(jìn)行合理分工。例如，通過招投標(biāo)方式來選擇合作公司，通過簽約來明確技術(shù)要求和雙方的權(quán)利、責(zé)任。在合作過程中，檔案部門要科學(xué)地分解任務(wù)，采取“兩頭在內(nèi)、中間在外”的分工模式，即前處理工作和質(zhì)量驗收工作由檔案部門負(fù)責(zé)，而著錄數(shù)據(jù)的錄入工作主要依靠外部力量來完成。動用社會力量建庫，必須對參與者進(jìn)行嚴(yán)格的專項培訓(xùn)并保證館藏檔案的安全。（２）分解任務(wù)，館、室共建。檔案館對于新移交的文件，可通過行政命令規(guī)定移交單位在移交檔案的同時，必須提交按規(guī)范格式制作的機(jī)讀檔案目錄。（三）檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的組織實(shí)施案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序組織起來的，固定案卷位置，統(tǒng)計案卷數(shù)量，監(jiān)督、保護(hù)檔案材料的一種管理工具。它也是檔案館（室）最基本的一種檢索工具。它既是查找檔案最基本的工具，又是編制其他檢索工具所必須參考使用的工具。四、常用的手工檔案檢索工具（一）案卷目錄卷內(nèi)文件目錄匯集亦稱“全引目錄”，即根據(jù)全宗或全宗的某一部分案卷內(nèi)的文件目錄匯編而成的檢索工具。它是案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄“合二而一”的產(chǎn)物。其主要形式是，先列出每一個案卷的卷號、標(biāo)題、起止日期、頁數(shù)，接著就在下面列出這個卷的卷內(nèi)文件目錄。這種檢索工具的優(yōu)點(diǎn)是不僅有案卷號、案卷標(biāo)題，而且有卷內(nèi)每份文件的作者、文號、文件標(biāo)題、文件成文日期、所在頁碼，揭示內(nèi)容和成分比較具體，查找案卷或單份文件都方便；即便檔案被保存在分庫，檔案人員對庫存情況也可了如指掌；編制也比較簡便，只需將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄打印或復(fù)印裝訂成冊即可。缺點(diǎn)是案卷文件目錄匯編之后，往往條目和冊數(shù)較多，體積龐大；而且只能沿用原來案卷的分類體系，不能按照每份文件內(nèi)容的性質(zhì)來分類，問題不夠集中，不便按專題查找利用。（二）卷內(nèi)文件目錄匯集檔案分類目錄是根據(jù)立檔單位的檔案實(shí)體體系分類方案編制的一種檢索工具。檔案分類目錄的著錄項目主要包括分類號（簡稱“類號”）、案卷號（簡稱“卷號”）、案卷題名、年度、數(shù)量（頁、件、張）數(shù)、保管期限、備注等。（三）檔案分類目錄專題目錄是系統(tǒng)揭示檔案館（室）內(nèi)有關(guān)某一專門題目檔案內(nèi)容和成分的一種檢索工具。專題目錄的編制方法大致如下：（１）選題（２）制訂計劃（３）選材（４）條目