人事檔案管理規(guī)章制度

人事檔案管理規(guī)章制度一、綜述為規(guī)范和規(guī)范化公司員工檔案的管理，維護(hù)公司員工合法權(quán)益和規(guī)范公司管理，特制定本規(guī)章制度。二、檔案的管理機(jī)構(gòu)公司人事部門是公司員工檔案管理的主要管理機(jī)構(gòu)，該部門應(yīng)配齊管理和業(yè)務(wù)人員，確保員工檔案管理工作的規(guī)范開展。三、檔案的分類根據(jù)檔案的存儲(chǔ)內(nèi)容和用途，員工檔案可分為以下幾類：1.個(gè)人基本情況檔案該檔案記錄員工個(gè)人基本信息、家庭情況、個(gè)人收入記錄等信息。2.個(gè)人合同檔案該檔案記錄員工與公司簽訂的各類合同或協(xié)議，包括簡(jiǎn)單勞動(dòng)合同、保密協(xié)議等。3.聘用審核審批檔案該檔案記錄員工招聘過程中提供的各類資料和審核方案。4.培訓(xùn)記錄檔案該檔案記錄員工在公司所參加的培訓(xùn)及考核記錄。5.員工考核檔案該檔案記錄員工的日常工作表現(xiàn)，包括工作計(jì)劃、績(jī)效考核等記錄。四、檔案的保管1.檔案存放要求員工檔案應(yīng)按照員工姓名和編號(hào)進(jìn)行編號(hào)和存放。員工檔案存放在人事部門對(duì)外不公開的保險(xiǎn)柜或防火柜中，防火級(jí)別要求不低于二級(jí)。2.檔案借閱和查閱除人事部門的管理人員之外，沒有任何人被允許自行借閱、調(diào)閱員工檔案。如有其他部門需要借閱員工檔案，應(yīng)在正式申請(qǐng)借閱后，由部門主管或公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可借閱。借閱員工檔案應(yīng)采取借閱登記制度，同時(shí)應(yīng)對(duì)借閱人員進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管。3.檔案保密員工檔案屬于公司經(jīng)營(yíng)秘密，應(yīng)予嚴(yán)格保密。公司規(guī)定絕對(duì)不允許將員工檔案外借或外傳，不允許對(duì)外公布或人員拍照、掃描檔案。五、檔案的備份為保障員工檔案的完整性和安全性，公司應(yīng)建立一套縝密、完善的緩存?zhèn)浞蒹w系，所有員工檔案應(yīng)制作電子存儲(chǔ)備份，并定期更新、核對(duì)檔案和備份。六、檔案的保管期限公司員工檔案的保管期限一般應(yīng)不少于五年。特殊情況下，員工檔案可以在保管期限屆滿后延長(zhǎng)保管時(shí)間。具體時(shí)長(zhǎng)以公司管理部門的規(guī)定為準(zhǔn)。七、附則本制度由人事部門負(fù)責(zé)修訂和解釋。本制度自確認(rèn)之日起開始執(zhí)行，