公章與介紹信使用管理制度

公章與介紹信使用管理制度一、概述公章和介紹信是公司對(duì)外傳遞信息的工具，也是公司形象的重要體現(xiàn)。因此，為了保證公司形象和信息傳遞的準(zhǔn)確性，特制定本制度，規(guī)范公司公章和介紹信的使用，防范公司的信息泄露和錯(cuò)傳。二、公章的管理和使用1.公章的定義公司公章是公司法人身份和財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的證明，是公司對(duì)外發(fā)表意見、簽署、承諾的標(biāo)志和公司內(nèi)部重要文件的簽署標(biāo)志。2.公章的管理和使用原則（1）公司公章由公司法定代表人保管，委托管理人單獨(dú)保存。（2）公司公章由公司法定代表人和經(jīng)理共同管理和使用。（3）公司公章必須符合國(guó)家規(guī)定，公司公章的內(nèi)容、樣式及用途應(yīng)當(dāng)經(jīng)法律法規(guī)、公司章程、董事會(huì)決定等規(guī)定。（4）公司公章不得私自更改、私自制作、轉(zhuǎn)移、借用、出租、買賣或者以其他形式非法交易。3.公章使用程序（1）所需文具及有關(guān)載體應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，并專人保管，保證公章的安全。（2）申請(qǐng)出門用章的人員需攜帶有效證件，到規(guī)定的公章管理人員處領(lǐng)取公章，并填寫公章使用登記表。（3）使用公章的人員應(yīng)進(jìn)行核對(duì)與檢查，保證公章的真實(shí)性和完整性。（4）公章使用完畢后，應(yīng)按照規(guī)定存放，保證安全。4.公章的丟失及報(bào)失（1）工作人員如發(fā)現(xiàn)公司公章被遺失或被盜，應(yīng)立即向公章管理人員報(bào)告。（2）公章管理人員發(fā)現(xiàn)公章被遺失或被盜后，應(yīng)立即報(bào)告公司法定代表人，對(duì)公章進(jìn)行掛失，同時(shí)做好內(nèi)部調(diào)查和報(bào)案程序。（3）公司法定代表人應(yīng)立即向監(jiān)管部門申報(bào)丟失情況，并進(jìn)行補(bǔ)辦手續(xù)。三、介紹信的管理和使用1.介紹信的定義公司介紹信是公司對(duì)外宣傳、往來信函、洽談等活動(dòng)的信函工具，是向外界展示公司形象及向外界傳播公司信息的一種手段。2.介紹信的管理和使用原則（1）公司介紹信的內(nèi)容應(yīng)符合公司章程、公司法律法規(guī)和國(guó)家相關(guān)規(guī)定。（2）公司介紹信應(yīng)為正式文書，并加蓋公司公章。（3）公司介紹信應(yīng)由專人擬寫或?qū)徍撕蠓娇砂l(fā)出。（4）公司介紹信內(nèi)容應(yīng)該真實(shí)、準(zhǔn)確，信息圖片及其他資料應(yīng)實(shí)事求是。3.介紹信使用程序（1）公司介紹信的使用應(yīng)按照公司章程、公司法規(guī)等相關(guān)規(guī)定，按照業(yè)務(wù)流程、使用范圍及面向?qū)ο蟮囊?guī)定執(zhí)行。（2）公司介紹信應(yīng)當(dāng)加蓋公司公章、鮮章。（3）介紹信使用完畢后，應(yīng)按照規(guī)定存放、保管，保證信息不泄露。4.介紹信的保密和丟失及報(bào)失（1）公司介紹信應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)保密，資料不得隨意翻閱、復(fù)印、泄露。（2）如發(fā)現(xiàn)公司介紹信被遺失或被盜，應(yīng)立即報(bào)告公司負(fù)責(zé)人，及時(shí)追查及補(bǔ)救措施。（3）公司介紹信的管理人員應(yīng)熟悉相關(guān)規(guī)定，提高保密意識(shí)和責(zé)任心，確保公司介紹信的保密、安全、正式和規(guī)范。四、總結(jié)本制度的建立，旨在加強(qiáng)公司公章和介紹信的使用管理，規(guī)范公司傳遞信息的行為，提高公司形象和信息傳遞效果，保障公司的利益。同時(shí)，規(guī)定了公章和介紹信的使用