辦公室檔案管理制度范本（3篇）

第7頁共7頁辦公室檔案管理制度范本1、貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)和方針、政策。2、對本校各部門和有關(guān)人員形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進行監(jiān)督和指導。3、集中統(tǒng)一管理本校各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為本校各項工作服務。4、為國家積累檔案財富，按規(guī)定的時間和要求把具有長期保存價值的檔案，向上級檔案館移交。第二部分：檔案的保管1、學校檔案包括文書檔案、教學檔案、學籍檔案、教師業(yè)務檔案、財務檔案、教學儀器設備檔案和基建檔案等等。2、檔案室負責全校檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關(guān)部門按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。3、實行科學管理，檔案庫房內(nèi)櫥具、設備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理分明，編號科學規(guī)范、查找方便。4、定期對檔案進行檢查、修復、整理，保持整潔完好。5、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備，室藏檔案必須賬物相符。第三部分：檔案立卷歸檔1、凡記錄反映本校職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。2、各部門兼職檔案員應根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內(nèi)目錄，擬出案卷標題，裝訂。3、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡明扼要，正確反映卷內(nèi)內(nèi)容，由檔案室統(tǒng)一書寫。4、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，書寫規(guī)范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用復寫紙復寫。對不符合要求的要返工重制。5、每年____月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務第四部分：檔案的鑒定與銷毀1、對檔案要認真進行鑒定，確無保存價值或保管期滿的檔案，可確定銷毀。2、檔案的鑒定、銷毀工作必須有____、有領(lǐng)導地進行。在校長辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負責檔案的鑒定、銷毀工作。3、經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀清冊，經(jīng)校有關(guān)領(lǐng)導批準后，方可銷毀。4、銷毀檔案時，必須由兩人以上在指定地點監(jiān)督銷毀，監(jiān)督銷毀人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并注明銷毀方式和日期。5、銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷第五部分：檔案室的安全保密1、檔案室是機要部門，非本室人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。2、未經(jīng)批準，不得將檔案帶出檔案室，檔案內(nèi)容不得私自摘抄、復印和隨意傳播3、經(jīng)常檢查庫房和檔案的安全，發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導報告，認真處理。4、檔案管理人員要模范遵守黨和國家的保密規(guī)定，嚴守____。在調(diào)換工作時，對所管的檔案要辦理交接手續(xù)，離職后對所了解的____情況，不得泄漏。第六部分：檔案的統(tǒng)計1、要及時地對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷毀以及檔案工作人員、機構(gòu)、經(jīng)費、庫房、設備等情況進行登記，每年一次對各方面進行認真統(tǒng)計，做好年報表2、嚴格執(zhí)行國家和系統(tǒng)內(nèi)所規(guī)定的統(tǒng)計計量單位和報表格式，做到數(shù)字準確、字跡工整，不得潦草和涂改，使檔案統(tǒng)計工作標準化。3、檔案工作人員要加強檔案統(tǒng)計工作的責任心和使命感，建立科學的檔案統(tǒng)計工作制度。第七部分：檔案庫房的管理1、檔案庫房門窗牢固，及時關(guān)閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。2、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同3、庫房要配備好“六防”設施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內(nèi)嚴禁吸煙和存放易燃____物品及其他無關(guān)物品。4、庫房內(nèi)櫥具排列要整齊合理，要經(jīng)常打掃和擦拭，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。5、做好室內(nèi)外溫濕度記錄，除濕、降溫第八部分：文書的立卷歸檔1、公文必須實行由文書部門或業(yè)務部門立卷的制度，這是提高案卷質(zhì)量的一個重要措施，文書立卷歸檔工作，是文書處理工作的重要環(huán)節(jié)。立卷歸檔工作的好壞，直接影響到案卷的質(zhì)量，文書人員必須認真做好。2、本校黨、政、工、團各職能科室均為立卷單位。3、各立卷單位必須指定專人（兼職）負責本科室的立卷工作，各科室領(lǐng)導要加強對立卷工作的領(lǐng)導，將其納入本部門工作范圍。4、凡本校在工作活動中形成的，具有保存價值的文件材料，均由立卷單位進行整理、立卷。各級領(lǐng)導人和承辦人員辦理完畢的文件材料，均應及時交有關(guān)部門整理立卷，不得私自保存應立卷的文件材料。立卷人員應及時，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承辦手續(xù)不完備及其他不符合要求等情況，應補辦齊全，保證文件材料準確、完整。5、各部門立卷歸檔的文件材料以本部門形成的為主，與本部門工作有直接關(guān)系的上下級來文也需立卷，以保證歸檔材料的齊全、完整。本校____和行政形成的文件及上級來文分別由校長辦公室立卷。6、文書立卷歸檔的具體要求：（1）.立卷前把本部門一年內(nèi)形成的全____文件材料統(tǒng)一，核對清楚，以保證歸檔的文件材料齊全、完整。（2）.立卷歸檔的文件材料，應保持它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理立卷。（3）.把文件按年度分開，不同年度的文件，不能混在一起立卷，年度工作計劃和下一年形成的本年度總結(jié)，放在本年度文件內(nèi)，長遠規(guī)劃放在所針對的開頭一年；連續(xù)幾年的工作總結(jié)放在所針對的最后一年；跨年度的文件歸于結(jié)束的年代。（4）.把文件按級別分開立卷，但上級對本校的批復、批轉(zhuǎn)和本校對下級的批復、批轉(zhuǎn)文件應在本校卷內(nèi)，本校的文件材料在前，上、下級的文件材料在后；其余按上、下級文件分開立卷。（5）.按內(nèi)容分開立卷，把一個問題或一項工作、一次會議、一個案件所形成的文件材料作為有聯(lián)系的一個整體立卷。（6）.把文件按永久、長期、短期三種保管期限分開立卷。（7）.卷內(nèi)文件按一定的規(guī)律進行排列。其目的是保持文件之間的聯(lián)系，使卷內(nèi)文件系統(tǒng)化地反映問題。排列完畢的文件材料要拆去金屬訂物，在右上角用鉛筆編寫頁號，如正反兩面都有文字或圖表的文件材料，兩面都編頁號，反面編在左上角并填寫好卷內(nèi)目錄。（8）.案卷標題要簡明確切，正確地反映卷內(nèi)文件主要內(nèi)容，各立卷單位負責草擬所立案卷的標題，劃定保管期限，由綜合檔案室統(tǒng)一填寫。（9）.各立卷單位應按各類檔案的具體要求每月月底向綜合檔案室移交。文書檔案在下一年的____月底以前移交完畢，并履行移交手續(xù)。7、為了保證案卷質(zhì)量，綜合檔案室負責督促、檢查和業(yè)務指導，協(xié)助各部門做好文書立卷工作。____中學公章使用管理制度1、學校公章由校長辦公室作為____件由專人管理，并掌握使用。2、以學校名義上報、外送、下發(fā)的文件、資料、報表等，憑校長簽發(fā)原件加蓋公章。3、工作證、結(jié)業(yè)證、離退休證、職務（稱）聘書等，由教育局或相關(guān)部門統(tǒng)一辦理。4、以學校名義簽訂的合同、協(xié)議、訂購單等，審計部門審計后憑主管校長批準簽字后方可蓋印。5、因公出差、聯(lián)系業(yè)務、參加教學會議、研討會議等必須憑證明并經(jīng)校領(lǐng)導批準方可開具。6、校長工作用章（私章）必須經(jīng)本人同意方可使用。7、私人取款、取物、掛失、駕駛員辦證等，需用單位介紹信，由校辦公室主任批準并嚴格登記手續(xù)。8、凡私蓋公章或利用公章舞弊者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)即予嚴厲懲處。辦公室檔案管理制度范本（二）1、各種檔案按類別要求，由檔案員整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關(guān)要求借閱。4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風。5、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、____物品，嚴禁使用電器。二、檔案歸檔制度1、歸檔范圍的保管期限（1）辦公室辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，包括政府辦文件、縣委辦文件、各部委辦____文件、政府辦常務____等文件材料及證書、牌匾等實物檔案，均屬歸檔范圍。1（2）辦公室檔案的保管期限的種類分為永久和定期。凡對辦公室有長遠保存利用價值的檔案列為永久，對在一定時間范圍內(nèi)有利用價值的檔案列為長期和短期。2、歸檔時間實行年度歸檔制度。辦公室在工作中形成的政府辦文件、縣委辦文件、各部委辦____文件、政府辦常務____等文件材料一律在次年第一季度內(nèi)，登記存檔移交檔案室。3、歸檔要求（1）歸檔的文件必須系統(tǒng)、齊全、完整。（2）歸檔的文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良、字跡耐久、書寫工整清晰。三、檔案安全保密制度1、嚴格遵守黨和國家的有關(guān)保密制度加強管理，防止丟失、____。2、查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制的____文件，必須經(jīng)領(lǐng)導批準，否則不準摘抄、復印。3、需要帶回使用的檔案，需經(jīng)領(lǐng)導批準，不準橫傳、私自外借，不準帶入公共場所。4、外單位來查閱和抄錄檔案時，應嚴格履行手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準后，方可調(diào)閱。四、檔案查閱借閱制度1、外單位查閱檔案時，必須持有介紹信，注明查閱人2的姓名、政治面貌及查閱內(nèi)容或范圍。2、查閱黨組、局長辦公會議記錄、紀檢工作等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時，需經(jīng)辦公室主任批準；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經(jīng)辦公室主任批準，方可查閱。3、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無關(guān)的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。4、查閱檔案者要愛護案卷，不得將案卷拆毀、拆頁、勾抹、圈點，嚴防污染檔案；查閱時不得吸煙；也不得將案卷轉(zhuǎn)借他人或帶回家中。5、查檔抄錄的材料經(jīng)檔案工作人員審核無誤后，簽字蓋章，否則無效。6、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續(xù)。7、借出或還回的案卷，必須嚴格履行登記、注銷和檢查手續(xù)，當面點清，如發(fā)現(xiàn)差錯，及時追究責任，并采取補救措施。五、檔案人員崗位職責1、服從辦公室主任的領(lǐng)導，接受上級部門的指導，按時、按質(zhì)、按量地完成本崗位工作任務及辦公室主任交辦的其他任務。2、檔案員負責做好文件的整理、分類，做好收文登記、3分發(fā)文件、領(lǐng)導傳閱和借閱等管理工作。3、檔案員要及時、準確的把領(lǐng)導批閱的文件送到各科室，待科室領(lǐng)導批閱完畢后及時交由檔案人員保管，不得隨意亂放、丟棄文件。在傳送文件過程中，要增強保密意識，高度負責，保證不丟失、不損壞文件。4、督促各科室有關(guān)人員做好文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。5、各科室兼職檔案人員負責根據(jù)歸檔的范圍和要求，制訂、整理本科室各類檔案材料，按規(guī)定向機要檔案室移交歸檔，并辦好交接手續(xù)，做到職責分明、手續(xù)齊全。6、各科室兼職檔案人員接受機要檔案室的指導和監(jiān)督，按時、按質(zhì)、按量完成本崗位任務。辦公室檔案管理制度范本（三）一、為加強起重機檔案管理工作，有效地保護和維護用戶合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。二、起重機檔案資料如下：1、安全檢驗合格證。2、____、改造、維修告知書。3、起重機產(chǎn)品合格證。4、自檢報告。5、起重量限制器合格證，說明書。6、特種設備使用登記證。7、監(jiān)督驗收檢驗報告。8、起重機監(jiān)督檢驗證書。9、電動葫蘆合格證，使用說明書。10、起重機說明書。三、用戶應在本公司檔案室存檔以上資料、有保護檔案的義務。四、檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級保管、分級查閱的原則，進行網(wǎng)絡化管理。五、公司應指定專人負責