淺議照片檔案管理中存在的問題及解決辦法獲獎(jiǎng)科研報(bào)告

淺議照片檔案管理中存在的問題及解決辦法獲獎(jiǎng)科研報(bào)告摘要：檔案是當(dāng)今歷史長河中最早產(chǎn)生的文獻(xiàn)，同樣它也是現(xiàn)代社會(huì)信息的重要門類。檔案作為個(gè)人與團(tuán)體在社會(huì)中的重要文案，對(duì)于當(dāng)前社會(huì)發(fā)展具有十分積極的作用。尤其是對(duì)于企業(yè)照片檔案管理來說，更是一種可以彰顯企業(yè)真實(shí)情況的一種憑據(jù)。但是，就檔案管理的歷史情況來說，多數(shù)企業(yè)的檔案管理人員更換頻率較高，且在管理上也存在漏洞。那么基于此情況，本文主要就當(dāng)前照片檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行探析，并相應(yīng)的提出一些對(duì)策。

關(guān)鍵詞：照片檔案；管理；問題；解決方法

前言

隨著當(dāng)前社會(huì)以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，用照片、影像等形式的這種載體記錄及人們生活活動(dòng)的形式被廣泛的應(yīng)用。部分企業(yè)也逐漸地將這種形式應(yīng)用于當(dāng)前記錄本公司重大活動(dòng)、工作業(yè)績、實(shí)際工作狀況方面。但通過長時(shí)間調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作還是存在著很多的問題，這些問題嚴(yán)總阻礙著企業(yè)的發(fā)展。對(duì)此，本文主要就當(dāng)前照片檔案管理中存在的問題及解決辦法進(jìn)行了分析。

一、照片檔案的特點(diǎn)

（一）照片檔案具有客觀性的特點(diǎn)

照片檔案所反映的是真實(shí)的人物或者事件。而照片則是主要通過影像來還原事件發(fā)生的情景，它不僅可以將人物與事件可以真實(shí)地再現(xiàn)出來，同時(shí)也可以將事件或者人物所處的環(huán)境以及當(dāng)時(shí)的情感氛圍如實(shí)的反映出來。從而使人們通過觀看，可以有真實(shí)的情感體驗(yàn)與感受。其實(shí)照片檔案的最主要的價(jià)值就是在于它的客觀性與真實(shí)性。

（二）照片檔案具有直觀性的特點(diǎn)

文字檔案往往需要人們閱讀完整才可以清楚發(fā)生了什么事件，但照片檔案則是直接將所要表述的任務(wù)或者事件直接呈現(xiàn)在人們面前。人們主要通過仔細(xì)地觀看便可以知道這是什么事件、什么人物，從而在此基礎(chǔ)上，清楚發(fā)生了什么事情。

（三）照片檔案具有形象性的特點(diǎn)

在實(shí)際生活中，有一些事件很難用語言文字表示，那么便可以通過照片檔案的形式表示出來。且照片可以給人以更直觀的感受，給人以身臨其境的感覺。照片既可以記錄事物，也可以記錄現(xiàn)象，它所記錄的內(nèi)容比文字更深更廣，且可以有效的記錄一些形象性的事件。

二、照片檔案管理中存在的問題

（一）部分企業(yè)照片檔案少，甚至沒有收集照片檔案

我國的企業(yè)單位、事業(yè)單位對(duì)于檔案管理這項(xiàng)工作并不重視，認(rèn)為檔案管理這項(xiàng)工作可有可無，而這最基本的原因的就是企業(yè)對(duì)照片檔案的認(rèn)識(shí)不足。也正因如此，不少企業(yè)照片檔案比文字檔案數(shù)量要少，甚至沒有將照片檔案收入檔案的范疇，認(rèn)為有文字檔案就可以說明情況，所以他們往往將企業(yè)中舉辦的一些重大活動(dòng)的那個(gè)圖像與視頻，只是作為私人的收藏，致使照片檔案管理失去其原本的作用。

（二）照片文字說明不全，甚至沒有編寫詳細(xì)的文字說明

照片檔案中的照片需要表明題目并加以簡潔的文字的說明。照片通常只能反映真實(shí)的時(shí)間或者人物，但對(duì)于講解清楚事情的詳細(xì)情況方面是有局限的。因此，便需要加以文字進(jìn)行簡潔的說明。但是部分企業(yè)的一些照片檔案卻缺乏文字說明，使得照片失去了原本的了可以價(jià)值。此外，還有一些企業(yè)雖然補(bǔ)充了文字說明，但是對(duì)于照片的補(bǔ)充說明卻不完整，從而導(dǎo)致在翻閱檔案時(shí)，對(duì)所記錄的內(nèi)容認(rèn)識(shí)不清。

（三）照片檔案整理不規(guī)范

部分企業(yè)照片檔案整理不規(guī)范，沒有按照類別進(jìn)行分類，只是將文件堆積在一個(gè)書架上。且大部分檔案管理人員只是將照片檔案胡亂的放進(jìn)文件夾，并沒有對(duì)內(nèi)容進(jìn)行的分類。這樣對(duì)于檔案的保管是極其不利的。尤其是需要翻閱檔案時(shí)，則需要花費(fèi)大量的時(shí)間去尋找。此外，部分企業(yè)只是將照片進(jìn)行歸檔，而不存底片。底片是檔案中最重要的部分，尤其是當(dāng)檔案受潮發(fā)霉時(shí)，底片可以在復(fù)印出圖片，但是如果沒有底片，那么檔案也就會(huì)失去原本保存的意義。

（四）照片檔案管理觀念落后

在不少企業(yè)中，照片檔案管理還是以手工管理為主，檔案的查找、整理以及查閱都是人工進(jìn)行不至于檢索，缺少先進(jìn)的管理手段，使得檔案管理的分類混亂，且質(zhì)量與效率低下，查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

三、照片檔案管理中解決辦法

（一）制定制度，做好照片檔案的收集歸檔工作

要想有效的收集齊全照片與底片的檔案，最有效的方法就是制定好制度，用制度來規(guī)定企業(yè)人員照片檔案的收集與整理工作。比如，在活動(dòng)或會(huì)議結(jié)束之后，要在收到文字材料的同時(shí)，也要盡可能地收到與之相關(guān)的照片或者視頻。除此之外，照片的制作需要一定的時(shí)間，往往有些企業(yè)在這個(gè)活動(dòng)結(jié)束之后，又要開始新的是拍攝任務(wù)，從而致使底片間隔太多，而造成遺忘與丟失的現(xiàn)象。因此這便需要照片檔案工作人員與拍攝人員進(jìn)行緊密的聯(lián)系，記錄好拍攝的數(shù)量。這樣哪怕間隔一段時(shí)間也能夠較好地保存底片與照片。

（二）照片整理時(shí)，編寫精準(zhǔn)的文字說明

在整理照片檔案時(shí)，常常有一些企業(yè)只注意照片與底片的整理，而忽視了對(duì)照片的內(nèi)容添加文字材料的說明。因?yàn)檎掌话愣贾荒芊从呈录蛘呷宋锂?dāng)時(shí)所處的環(huán)境，但不能對(duì)事件有一個(gè)簡潔詳細(xì)的講解，人們不能通過照片看出事件的時(shí)間，以及于何年何月何日拍攝的內(nèi)容，這樣會(huì)對(duì)翻閱的其他工作人員帶來不小的麻煩。且如果照片沒有文字說明，會(huì)使照片檔案失去原本的作用，這將直接一個(gè)影響到此檔案的應(yīng)用。所以，在整理歸納照片檔案的時(shí)候，不管是一張照片或一組照片，都應(yīng)當(dāng)按照事件發(fā)生的拍攝者、原因、事件、地點(diǎn)、人物、背景等情況編寫備注。

（三）對(duì)照片檔案進(jìn)行嚴(yán)格的分類整理、保管

對(duì)照片檔案的整理要嚴(yán)格按照實(shí)踐的類別進(jìn)行分類，比如，可以分為活動(dòng)、會(huì)議、員工檔案等類別，然后在進(jìn)行細(xì)分將活動(dòng)按照年會(huì)、慶典等方面進(jìn)行分類；將會(huì)議分為日常會(huì)議、重要會(huì)議；將員工的檔案按照職級(jí)與部門進(jìn)行細(xì)分。這樣不僅方便了工作人員查找，而且還有助于保管，有效的預(yù)防檔案丟失。

（四）更新照片檔案的管理方式

想要提高查找的速度，除了需要正確地進(jìn)行分類外，還需要公司借助信息技術(shù)手段進(jìn)行照片檔案的管理。比如，在整理檔案之后，工作人員可以將檔案的信息輸入，并記錄好存放柜子的編碼。這樣可以有效的現(xiàn)代化手段，精準(zhǔn)、快速的檢索出檔案的信息以及存放的位置，從而方面人們查看與翻閱。此外，在這一過程中，需要照片檔案的管理工作人員不斷地提升自身的技術(shù)水平，建立多重完善的檢索的手段，以便可以提高照片檔案管理工作的效率，有效的促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。

總而言之，檔案管理工作其實(shí)就是