公司記錄控制

文件編號質量管理體系程序文件文件版本B/1記錄控制發(fā)布日期生效日期頁碼第5頁共5頁1目的為證明產(chǎn)品、過程符合規(guī)定要求，同時為產(chǎn)品可追溯性控制、質量管理體系的有序運轉提供有力的證據(jù)，確保質量記錄的完整、清晰、易于識別和檢索；并且滿足客戶以及法律法規(guī)的要求。2范圍適用于證明產(chǎn)品、過程符合規(guī)定要求及質量管理體系有效運行的記錄的保存（包括來自供方及客戶的記錄）。3術語無4職責技術開發(fā)部負責公司受控記錄的歸口管理及銷毀，負責部門內(nèi)相關記錄的管理；各部門負責本部門質量記錄的收集和保存，各部門負責流水編號。5發(fā)布/更改概要文件版本發(fā)布日期發(fā)布/更改描述

6程序6.1流程輸入文件流程圖輸出文件責任部門質量管理體系的要求記錄要求顧客要求各相關部門各部門各部門/技術開發(fā)部技術開發(fā)部

6.2過程描述序號工作名稱輸入工作描述輸出責任人01質量記錄的形成各部門負責本部門質量記錄表格的設計、修改、確定保存期限并報上級主管審批確認后投入使用。記錄編號參照《程序文件編號規(guī)則》程序規(guī)定，為防止記錄名稱或編號重復使用，各部門如有新增加的記錄時，應將記錄送到技術開發(fā)部備案以便核準編號的唯一性并由技術開發(fā)部及時更新《記錄及保存期一覽表》。不得用鉛筆填寫，可采用鋼筆、圓珠筆或水筆等填寫，記錄要工整、清楚，不得遺漏。應能準確識別并有簽字或簽章；如有勿需填寫的項目，可在該欄內(nèi)以“/”表示。對于文件編號相同的質量記錄，為了便于不同日期和內(nèi)容的記錄的區(qū)分，各部門根據(jù)需要可以按照以下要求自行編寫質量記錄流水號：流水號的位置：統(tǒng)一放在記錄頁面右上角，可以手寫或打印。流水號的編碼規(guī)則：兩位部門英文代碼-六位年月日-兩位數(shù)字流水號，例如某份“培訓記錄表”的流水編號為：RL-090302-02表示人力行政部在09年3月2日形成的一份質量記錄，該記錄是當天形成的第2份培訓記錄。各部門英文代碼取部門名稱的漢語拼音首字母，各部門分別為：人力行政部-RL，采購部-CG，技術開發(fā)部-JS，品保部-PB，生產(chǎn)部-SC，財務部-CW，銷售部-XS。記錄保存期限：生產(chǎn)件批準文件、工裝記錄（包含顧客的工裝記錄）、采購訂單（包含所有顧客和公司的采購訂單）和修改單（包含所有顧客和公司的修改訂單）的保存期限為零件（或零件系列）在現(xiàn)行生產(chǎn)和服務中規(guī)定的有效期再加一個日歷年，如顧客有特殊要求時，依顧客要求保存。質量運行狀態(tài)記錄（如：控制圖表、檢驗和試驗狀態(tài)結果）的保存期限為其產(chǎn)生的當年再加上一個日歷年。與質量有影響的各相關工作崗位人員的證書為長期保存，如該人員離職后公司將不再保存其證書，而其證書自即日起自動失效。內(nèi)部質量管理體系審核和管理審查記錄保存三年（含）以上。各項記錄的具體保存期限參照《記錄及保存期一覽表》之保存期限進行保存。來自供應商的記錄保存期限為二年（含）以上。以上記錄的保存期不能替代任何政府的有關規(guī)定要求，其規(guī)定的保存時間應理解為“最短的”保存時間。各相關部門02記錄的收集質量管理體系的要求記錄要求顧客要求各部門負責根據(jù)程序文件及細則的要求收集相關記錄。各部門03記錄的整理/歸檔每月底對各項記錄進行匯總、編目、裝訂、保管。記錄的防護須注意保管環(huán)境（如防火、防水、防蟲蛀等），避免受潮、損壞、遺失。電子媒體記錄的保管與防護，應有備份和防病毒措施。任何感光紙類的記錄（如傳真等）都必須以一般紙類保存（如通過印刷）。記錄目錄各部門/技術開發(fā)部04記錄的處置過程01各項輸入、各部門準備的資料以及會議記錄各部門按規(guī)定的保管期限定期組織核定，對無保存價值的記錄將其列在“記錄銷毀申請表”上，經(jīng)主管批準后，報技術開發(fā)部統(tǒng)一銷毀，并由責任部門監(jiān)督技術開發(fā)部填寫《記錄銷毀登記表》。銷毀時可采用碎紙機粉碎或用火燒毀等方式進行。銷毀工作必須由二人以上進行。嚴禁將已過期的記錄當再生紙在生產(chǎn)現(xiàn)場或辦公室使用。技術開發(fā)部7相關文件QPM0601文件和資料控制8質量記錄序號記錄名稱記錄編碼保存期記錄保存部門1記錄及保存期限一覽表3年技術開發(fā)部2記錄銷毀申請表3年技術開發(fā)部3記錄銷毀登記表10年技術開發(fā)部9評估本過程有效性和效率的指標序號指標量化方法監(jiān)控頻度指標評價部門1記錄完好性、完整性完好率100%6個月品保部2記錄查找時間單項記錄查找時間小于20分鐘內(nèi)審、外審10編制說明本程序文件由過程小組討論定稿。11