小議高校加強(qiáng)檔案規(guī)范管治

小議高校加強(qiáng)檔案規(guī)范管治

[摘要]高職院校檔案管理工作應(yīng)該納入到信息化建設(shè)軌道,把檔案管理工作信息化建設(shè)作為學(xué)校全面發(fā)展的一環(huán)，使學(xué)校檔案管理工作適應(yīng)、促進(jìn)學(xué)校的全面發(fā)展和建設(shè)。在高職院校檔案管理工作信息化建設(shè)過程當(dāng)中，更新觀念是前提，領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是關(guān)鍵，標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫開發(fā)是根本，合理有效的投入是保障，穩(wěn)定的專業(yè)工作隊(duì)伍是核心。

[關(guān)鍵詞]高職院校；檔案管理工作；信息化建設(shè)

全國高職院校的校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息化建設(shè)已經(jīng)成為校園建設(shè)的基本起點(diǎn)，也是廣大領(lǐng)導(dǎo)和干部教師的共識，這無疑給學(xué)校檔案管理工作的信息化建設(shè)提供了難得的機(jī)遇。如何抓住當(dāng)前校園網(wǎng)建設(shè)這一機(jī)遇,著力解決和協(xié)調(diào)好檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)問題，已成為高職院校檔案管理工作人員研究和思考的重點(diǎn)問題之一。

一、我國高職院校檔案管理的現(xiàn)狀

首先，管理不健全,職能也不夠明確。案室一般只管理文書檔案、音像檔案和部分實(shí)物檔案等,而科研檔案、財會檔案、人事檔案、設(shè)備檔案等分屬各個業(yè)務(wù)部門、系管理,在一個單位內(nèi)形成了諸多部門管理檔案的格局,人力和物力都極大地分散了，服務(wù)觀念和效率也非常低。同時，也造成檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化和信息化的不易實(shí)施。

其次，檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)偏低。這當(dāng)然也是有著很大的歷史原因的。我們原有的檔案管理工作模式，不僅造成高職院校檔案管理工作效益低下，同時，在管理觀念上也與現(xiàn)代信息化社會的時代脫節(jié)。

第三，經(jīng)費(fèi)投入不足。目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價格在不斷下跌,但檔案信息化的實(shí)現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。所以在學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展和建設(shè)中，存在著相當(dāng)一些弱勢問題。

建設(shè)的經(jīng)費(fèi)非常有限,無法購置好的硬軟件,建立高起點(diǎn)的檔案管理網(wǎng)絡(luò),更談不上對設(shè)備的及時更新。目前經(jīng)費(fèi)仍是影響各院校檔案信息化發(fā)展的最大障礙。

以上問題雖然嚴(yán)重制約了我國高職院校檔案管理工作的建設(shè)和發(fā)展。

二、高職院校檔案管理工作信息化建設(shè)的應(yīng)對措施

1、更新觀念是高職院校檔案管理工作信息化的前提。

現(xiàn)代社會是個信息化的社會，也是個服務(wù)化的社會，任何事物的發(fā)生和發(fā)展，都離不開信息化和服務(wù)化這個前提。檔案管理工作信息化建設(shè)也必須清醒地認(rèn)識和高度地依靠這個前提。檔案管理工作人員也必須更新觀念,提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識,改進(jìn)管理模式,自覺學(xué)習(xí)新的技術(shù)知識,提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)和技術(shù)技能,提高創(chuàng)新素質(zhì),從業(yè)人員能力的提高要與時代同步。

2、領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是高職院校檔案管理工作信息化的關(guān)鍵。

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)校各項(xiàng)重大決策和建設(shè)和第一施行者，對學(xué)校的各項(xiàng)工作都有著決定性的影響，因此，高職院校檔案管理工作的信息化建設(shè)首先要取得學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)的理解和大力支持。因此,首先領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè),優(yōu)化組合檔案工作者隊(duì)伍,應(yīng)配備檔案信息化專門技術(shù)研發(fā)方面的信息專業(yè)人才,負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計、建設(shè),給檔案信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的智力支持。其次,應(yīng)立足現(xiàn)有人員的培養(yǎng)提高,培養(yǎng)從業(yè)人員的信息素質(zhì)、現(xiàn)代信息意識、信息管理能力。造就一支具備現(xiàn)代信息素質(zhì),能夠掌握新知識、新技術(shù)、新技能的復(fù)合型人才隊(duì)伍。再次,應(yīng)建立具有約束力的規(guī)定,要求檔案人員必須掌握檔案信息化管理技術(shù)。

建議有關(guān)部門組織職業(yè)院校檔案信息化組織協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu),從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃職業(yè)院校檔案自動化信息化建設(shè),制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),特別應(yīng)該制定出信息化發(fā)展各階段的規(guī)劃,既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo),以對全國職業(yè)院校檔案信息化工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)一思想,協(xié)調(diào)行動,開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件,集中人力和資金建設(shè)大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫,破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面,真正實(shí)現(xiàn)職業(yè)院校檔案信息資源的共享。

3、標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫開發(fā)和建設(shè)是高職院校檔案管理工作信息化建設(shè)的根本。

標(biāo)準(zhǔn)化是自動化、信息化的前提。數(shù)據(jù)庫是檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分,是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè),必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),集中人力、物力、財力建成若干個標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。此外還要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作,保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路,避免人力、物力、財力的浪費(fèi)。各院校在組織協(xié)調(diào)部門的領(lǐng)導(dǎo)下,選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件,建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫。

4、合理有效的投入是高職院校檔案管理工作信息化建設(shè)的切實(shí)保障。

檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)需要投入必要的資金,網(wǎng)絡(luò)化檔案管理信息系統(tǒng)涉及到服務(wù)器管理、數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)資源管理等多項(xiàng)技術(shù)內(nèi)容,即購買軟件,也要購買其它必須的服務(wù)設(shè)備。所以,高職院校要盡力滿足檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi),給檔案現(xiàn)代化信息化建設(shè)提供充足的資金保障。

5、專業(yè)穩(wěn)定的工作隊(duì)伍是高職院校檔案管理工作信息化建設(shè)的核心。

檔案現(xiàn)代信息化建設(shè),不僅需要從業(yè)人員的努力,更需要上級檔案業(yè)務(wù)部門的栽培,上級檔案部門應(yīng)在過去的單純的檔案知識培訓(xùn)的基礎(chǔ)上,舉辦檔案現(xiàn)代化信息化知識培訓(xùn)班,并建立強(qiáng)化學(xué)習(xí)制度,規(guī)定各單位落實(shí)人員參加學(xué)習(xí),為各單位檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)提供技術(shù)支持,保障檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)對人才的需求。

檔案管理工作是高職院校工作的重要組成部分，也是高職院校發(fā)展和建設(shè)不可或缺的一部分，從高職院校的制度完善和可持續(xù)發(fā)展角度