物業(yè)管理公司辦公用品管理制度

物業(yè)管理公司辦公用品管理制度1.前言為規(guī)范物業(yè)公司辦公用品的管理，提高辦公效率，制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于物業(yè)管理公司的各個(gè)部門(mén)及其員工，包括辦公用品的采購(gòu)、使用、保管等環(huán)節(jié)。3.辦公用品采購(gòu)3.1采購(gòu)原則采購(gòu)辦公用品應(yīng)遵循以下原則：選擇可靠的供應(yīng)商；盡可能選擇符合環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)的辦公用品；每次采購(gòu)數(shù)量應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行估算，盡量避免過(guò)多冗余。3.2采購(gòu)程序部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，包括物品名稱、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算等信息；采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行詢價(jià)、比較后得到最優(yōu)方案并填寫(xiě)采購(gòu)單；采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通后確定貨期，未經(jīng)確認(rèn)不可下單；采購(gòu)部門(mén)在下單后進(jìn)行跟蹤，確保采購(gòu)的辦公用品及時(shí)到達(dá)并達(dá)到要求。3.3管理辦法對(duì)于在采購(gòu)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)記錄，逐一分析并制定對(duì)應(yīng)的糾正措施；建立完整的檔案記錄，記錄采購(gòu)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，以備日后查閱。4.辦公用品使用4.1辦公用品門(mén)戶制度辦公桌面上應(yīng)保持整潔，不得堆放過(guò)多零散的文件和雜物，必要的文件應(yīng)按要求歸檔；辦公用品應(yīng)專用于個(gè)人和部門(mén)使用，不得私自挪用和借使用；辦公用品使用后應(yīng)放回原處，不得亂放亂扔；可重復(fù)使用的辦公用品應(yīng)維護(hù)保養(yǎng)好，提高使用壽命；報(bào)廢的辦公用品應(yīng)統(tǒng)一處理，不得隨意丟棄。4.2辦公消耗品周轉(zhuǎn)制度部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公用品定期進(jìn)行清點(diǎn)，若遺失或損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)告采購(gòu)部門(mén)；辦公用品周轉(zhuǎn)單應(yīng)當(dāng)每季度填寫(xiě)一次，一年一次全面審核；辦公用品周轉(zhuǎn)單應(yīng)當(dāng)記錄下各項(xiàng)辦公用品的名稱、數(shù)量、申領(lǐng)人和歸還日期，避免用品混亂。4.3辦公用品分類(lèi)辦公用品應(yīng)按照功能性、名稱、品牌等進(jìn)行分類(lèi)；每個(gè)部門(mén)應(yīng)創(chuàng)建辦公用品交換平臺(tái)，將閑置而可用的辦公用品交給其他部門(mén)使用，提高使用效率；辦公用品應(yīng)該放在專門(mén)的儲(chǔ)物柜中，不得堆放在地上。5.辦公用品保管5.1辦公用品保管責(zé)任采購(gòu)部門(mén)對(duì)辦公用品的入庫(kù)、發(fā)放、清點(diǎn)及質(zhì)量監(jiān)督等工作負(fù)有管理責(zé)任。5.2儲(chǔ)藏環(huán)境辦公用品放置在通風(fēng)、干燥、無(wú)垃圾的環(huán)境中，避免易損壞、變形或受潮。5.3快遞收發(fā)每個(gè)部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)郵件和快遞的收發(fā)工作；收到郵件和快遞后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收并核對(duì)，避免發(fā)生錯(cuò)誤；已簽收的郵件和快遞應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理，確保安全和及時(shí)性。6.總結(jié)本管理制度的實(shí)施，有助于規(guī)范物業(yè)公司辦公用品的管理，提升工作