天安地產(chǎn)原始記錄管理制度

天安地產(chǎn)原始記錄管理制度1.引言本文檔旨在規(guī)范天安地產(chǎn)在各項(xiàng)工作中對(duì)原始記錄的管理。原始記錄是指在項(xiàng)目工作中產(chǎn)生的各種文檔、記錄和數(shù)據(jù)等信息，這些信息在后續(xù)的工作中具有重要作用，是項(xiàng)目過(guò)程中的重要記錄和依據(jù)。管理好原始記錄，不僅能幫助我們更好的開(kāi)展工作，確保項(xiàng)目的順利進(jìn)行，還能在項(xiàng)目結(jié)束后為項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)價(jià)、驗(yàn)收等提供有力的證據(jù)。因此，加強(qiáng)對(duì)原始記錄的管理工作，對(duì)我們的日常工作至關(guān)重要。2.適用范圍本制度適用于天安地產(chǎn)所有的項(xiàng)目管理、工程設(shè)計(jì)、施工管理等相關(guān)工作中產(chǎn)生的原始記錄的管理。3.原始記錄分類(lèi)天安地產(chǎn)原始記錄大致可以分為以下幾類(lèi)：會(huì)議記錄：項(xiàng)目組、部門(mén)會(huì)議的記錄。報(bào)告文件：工作進(jìn)度報(bào)告、安全生產(chǎn)報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告等各類(lèi)報(bào)告的起草和審核記錄。測(cè)量記錄：測(cè)量資料和測(cè)量數(shù)據(jù)的記錄，如測(cè)量表和測(cè)量記錄本。檢查記錄：質(zhì)量控制、合規(guī)檢查、現(xiàn)場(chǎng)安全檢查等相關(guān)記錄。設(shè)計(jì)文件：項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案、施工圖紙和設(shè)計(jì)變更記錄等。合同文件：合同文件、變更文件等。4.原始記錄管理4.1文件編號(hào)對(duì)于所有的原始記錄，我們需要對(duì)其進(jìn)行編號(hào)、日期等信息的標(biāo)識(shí)。對(duì)于不同類(lèi)別的原始記錄，可以采用不同的編號(hào)規(guī)則。例如會(huì)議記錄可以采用會(huì)議日期+編號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，報(bào)告文件可以采用報(bào)告名稱(chēng)+編號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)等。所有的原始記錄均需使用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，便于查找和管理。4.2原始記錄的保存對(duì)于所有的原始記錄，我們需要明確其保存的周期和保存的方式。我們可以根據(jù)原始記錄的類(lèi)別、重要程度等因素來(lái)確定保存的周期。對(duì)于保存的方式，我們可以采用電子化、紙質(zhì)化等方式進(jìn)行保存。對(duì)于一些重要的原始記錄，我們可以進(jìn)行多重備份，確保其信息的安全性和可靠性。4.3原始記錄的歸檔和銷(xiāo)毀對(duì)于一些已經(jīng)過(guò)期的原始記錄，我們需要進(jìn)行及時(shí)的歸檔和銷(xiāo)毀，以避免其占據(jù)過(guò)多的存儲(chǔ)空間，影響后續(xù)的工作。歸檔和銷(xiāo)毀的過(guò)程需要經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)的審核和確認(rèn)，確保其符合相關(guān)法規(guī)和規(guī)定。5.原始記錄檢索對(duì)所有的原始記錄進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、保存等工作后，我們需要建立起相關(guān)的檢索機(jī)制，方便工作中的使用和查詢(xún)。我們可以采用電子化的方式，建立信息管理系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行原始記錄的管理和檢索。對(duì)于一些重要或關(guān)鍵的原始記錄，我們可以進(jìn)行備份和加密，確保其信息的安全性和可靠性。6.原始記錄人員責(zé)任對(duì)于每一個(gè)參與到項(xiàng)目管理、工程設(shè)計(jì)、施工管理等工作的人員，都應(yīng)當(dāng)牢記原始記錄管理的重要性，嚴(yán)格遵守相關(guān)的管理規(guī)定。對(duì)于管理和使用原始記錄的過(guò)程中出現(xiàn)的違規(guī)行為，將面臨相應(yīng)的處罰和責(zé)任，甚至受到相關(guān)法律的制裁。7.結(jié)論建立和規(guī)范原始記錄的管理，對(duì)于提高工作效率，保障項(xiàng)目質(zhì)量，提升企業(yè)信譽(yù)度具有重要作用。我