公司通訊錄制作管理規(guī)定

公司通訊錄制作管理規(guī)定1.制作通訊錄的目的公司通訊錄是指公司員工個人與職務、工作電話、工作地址等聯(lián)系方式的記錄，是公司進行內(nèi)部溝通、管理和業(yè)務推進的基礎。制作通訊錄的目的在于：方便公司內(nèi)部各部門和員工之間的聯(lián)系和溝通；提高公司工作效率和業(yè)務推進速度；便于管理人員了解員工工作情況和分工；為公司業(yè)務推進提供必要的信息支持。2.通訊錄制作規(guī)范（1）通訊錄的更新公司通訊錄需要根據(jù)員工入職、離職和職務變動等情況及時更新。具體規(guī)定如下：人力資源部門負責通訊錄的更新和維護工作；通訊錄的更新頻率為季度更新；部門負責人有義務及時向人力資源部門提供職務變動、離職等信息。（2）通訊錄的格式通訊錄需按照一定格式統(tǒng)一制作。具體規(guī)定如下：通訊錄中需包含部門名稱、職務、姓名、工作電話、工作地址、郵箱等信息；通訊錄需按照員工姓名首字母順序編排，方便查找；通訊錄需采用電子版形式制作，保存在公司內(nèi)部網(wǎng)絡磁盤或公司網(wǎng)盤中，保證分享和查找方便。（3）通訊錄的查看權限公司通訊錄為內(nèi)部使用，請保證員工只有必要的查看權限。具體規(guī)定如下：公司通訊錄只供員工內(nèi)部查看，不得向外傳播；公司通訊錄的查看權限應根據(jù)員工工作需要分配；具有查看權限的員工應保證不泄露、不傳播通訊錄信息。3.通訊錄使用規(guī)定（1）通訊錄的查詢公司員工可以通過公司內(nèi)網(wǎng)或公司共享磁盤等方式，搜索和查看通訊錄。但查詢操作需要遵守以下規(guī)定：每次查詢后要關閉查看程序，離開查詢界面；不得隨意修改通訊錄信息，如有變動需由人力資源部門進行更新；如發(fā)現(xiàn)通訊錄漏洞或錯誤信息，請及時向人力資源部門反饋。（2）通訊錄的使用公司員工在使用通訊錄的過程中需遵守以下規(guī)定：不得向外部個人或機構提供通訊錄信息；在使用通訊錄的過程中需保證信息的機密性和安全性，遵守公司的信息安全規(guī)定；不得利用通訊錄騷擾或擾亂公司內(nèi)部工作秩序。（3）通訊錄的保密公司通訊錄屬于公司內(nèi)部機密信息。任何員工都有保守通訊錄信息的義務。具體規(guī)定如下：通訊錄應保存在指定的電子文檔中，不得隨意泄露或存儲在個人設備或網(wǎng)絡賬號；通訊錄信息不得用于個人其他用途，應保證機密性和安全性；如因員工過失造成通訊錄信息泄露，將對員工做出相應處理；4.管理責任人力資源部門及公司各部門和員工應負責通訊錄的制作、更新、維護、查看和使用工作。具體責任如下：人力資源部門負責通訊錄的制作、更新、維護和權限管理工作；各部門負責人有義務保證提供準確和及時的員工職務變動、離職等信息；公司員工有義務遵守通訊錄使用規(guī)定。5.總結公司通訊錄的制作和管理，對于公司內(nèi)部信息溝通和業(yè)務推進有著至關重要的作用。規(guī)