信息技術與會計革命-1

信息技術與會計革命

[摘要]本文從科學技術發(fā)展的宏觀視角，審視信息技術應用于會計的整個過程，提出了在可預期的時段內(nèi)會計信息化必然經(jīng)歷3個階段，并指出了每一階段的追求目標、信息技術應用標志、會計的工作模式、會計系統(tǒng)的技術特征和各階段會計所能實現(xiàn)的主要職能，最后提出了在會計變革過程中會計人應采取的對策。

[關鍵詞]信息技術；會計革命；業(yè)務財務一體化；事件驅動會計

信息技術在會計中的應用，先是作為提高效率的工具，隨著應用的深入，漸漸地改變了會計的一些做法，最后將改變會計的基本工作模式并擴展它的職能?，F(xiàn)在看，從一開始到可預期的未來，信息技術在會計中的應用可以說大致經(jīng)歷3個階段：會計電算化階段、業(yè)務財務一體化階段和事件驅動會計階段。每一階段都具有各自的追求目標，有各自的信息技術應用標志，呈現(xiàn)該階段明顯的技術特征，展示本階段會計的主要職能。

一、會計電算化階段

1.會計電算化階段的基本特征

會計電算化美國始于20世紀50年代中期，我國始于20世紀80年代初。這一階段，將計算機用于會計工作，主要追求實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)處理自動化，目的是提高會計工作的效率和質量。

會計電算化階段，信息技術應用于會計的主要標志是運行自成體系的會計軟件系統(tǒng)。先是單項應用，比如工資核算、固定資產(chǎn)核算、報表處理等，后來發(fā)展為整個會計核算系統(tǒng)，隨著軟件開發(fā)技術的提高，會計軟件逐步擴充了財務管理功能。這一階段用到了小型數(shù)據(jù)庫技術和局域網(wǎng)技術。

由于人們的認知和技術發(fā)展的限制，會計電算化階段構建和運行的會計信息系統(tǒng)，其工作原理還是完全模擬手工會計。只是會計工作的許多環(huán)節(jié)由計算機來完成，處理流程仍然是由原始憑證到會計憑證到記賬到報表，仍基于會計的幾項基本假設，采用復式計賬，報告基本的財會信息。

會計電算化階段，會計的職能與手工會計階段沒有任何區(qū)別，仍然是記賬、算賬和報賬。

2.電算化會計信息系統(tǒng)的局限性

電算化會計信息系統(tǒng)是信息技術發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，它是會計信息系統(tǒng)的一次重大變革和飛躍。但現(xiàn)在看來，在網(wǎng)絡技術環(huán)境下，電算化會計信息系統(tǒng)已表現(xiàn)出許多局限性。

電算化會計信息系統(tǒng)僅僅是一個模擬手工系統(tǒng)

傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)所依賴的信息處理手段決定了傳統(tǒng)會計系統(tǒng)在信息處理和報告上的單一性，而電算化后的會計信息系統(tǒng)并未改變傳統(tǒng)會計的這種特性，它只是運用了現(xiàn)代計算機技術代替了手工系統(tǒng)下的紙、筆和算盤，只是將古老的會計思想反映到了現(xiàn)代計算機的屏幕上。時至今日，現(xiàn)代信息技術已經(jīng)具備提供多元信息處理和報告的功能，只是現(xiàn)在的電算化會計信息系統(tǒng)并未很好地開發(fā)和利用這些功能。因此，從整體上說，這種系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)在本質上并沒有什么不同，僅僅是傳統(tǒng)會計系統(tǒng)的模擬。

未改變傳統(tǒng)手工會計信息處理的程序和方法

傳統(tǒng)手工會計信息處理的程序和方法，表現(xiàn)為多重記錄方式所形成的會計循環(huán)，而現(xiàn)行的電算化會計信息系統(tǒng)只是簡單地模仿手工會計的會計循環(huán)。事實上，根據(jù)隨機存儲的特性，電算化后的會計系統(tǒng)已完全不需要再設置多重記錄、多重分類和多重匯總。根據(jù)初始信息的設定，現(xiàn)代計算機已完全可以在瞬間完成從初始數(shù)據(jù)到報表信息轉換的全過程。但目前的系統(tǒng)并沒有因此而改變這樣的結構，只是簡單地使電算化后的系統(tǒng)完全符合手工會計系統(tǒng)下的會計信息加工和處理規(guī)范。

未引起傳統(tǒng)會計思想和觀念的相應變革

傳統(tǒng)會計系統(tǒng)為了使會計的記錄更方便，使會計信息的表達更易被用戶閱讀和理解，設置了許多固定格式的憑證、賬頁和報表，電算化會計系統(tǒng)只是簡單地照抄照搬了這些格式，而沒有根據(jù)計算機本身的功能與特點做出根本的改變。另外，雖然電子計算機的引入使得會計信息處理成本得以下降，但是，電算化會計并未因為信息處理成本的降低和信息處理效率的提高而改變會計信息的揭示范圍。這一狀況已經(jīng)嚴重背離了事物發(fā)展變化的一般規(guī)律，從而導致傳統(tǒng)會計發(fā)展的滯后，不能發(fā)揮其應有的作用。事實上，基于電腦和網(wǎng)絡的會計信息系統(tǒng)已經(jīng)完全能夠提供更及時、更相關、更真實和更全面的會計與非會計信息，用不著再簡單地模仿和照搬。

系統(tǒng)體系結構只是采集業(yè)務數(shù)據(jù)的一個子集

現(xiàn)在的電算化會計信息系統(tǒng)并不能采集整個業(yè)務過程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，它只關注業(yè)務過程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的一小部分。會計師和軟件設計師通過判斷一項業(yè)務活動是否影響企業(yè)的財務報表，來決定該業(yè)務事件及其有關數(shù)據(jù)是否記錄到會計系統(tǒng)中。如果該業(yè)務活動影響企業(yè)的財務報表，那么反映此業(yè)務事件的數(shù)據(jù)才長期保存，反之則不然。這樣處理的一個可能后果是，對企業(yè)經(jīng)營、管理或決策有用的數(shù)據(jù)會被輕易丟棄。

數(shù)據(jù)不能被實時記錄和處理

目前，電算化會計信息系統(tǒng)大多采用“批處理”方式，而不是“實時處理”方式。會計數(shù)據(jù)是在業(yè)務發(fā)生后收集，而不是在業(yè)務發(fā)生時采集并立即處理和更新有關數(shù)據(jù)，因此必然造成信息遲滯。比如賬戶余額往往不是當前時點的最新余額。因為會計數(shù)據(jù)是在業(yè)務發(fā)生后，按天或按周甚至按月收集和處理的，所以用于決策的會計信息往往是滯后的。及時性是體現(xiàn)信息價值的重要特性，所以，必須在會計信息失去影響決策的作用之前交給決策者，過時的財務信息的影響力遠遠不如新的財務信息，信息不及時也降低了它的相關性。信息的及時性決定了它的有用性，如果決策時不能從會計系統(tǒng)獲得所需的最新信息，會計系統(tǒng)和會計信息的價值就將大打折扣。

系統(tǒng)結構僅以匯總的方式重復采集與存儲數(shù)據(jù)

在傳統(tǒng)的會計模型中，原始憑證包含了業(yè)務活動的詳細數(shù)據(jù)，這些業(yè)務活動的一部分數(shù)據(jù)被記入會計系統(tǒng)中，先是匯總記入日記賬，然后在此基礎上進一步匯總記入總賬。這種處理方法重復存儲數(shù)據(jù)，即同樣的數(shù)據(jù)被存儲多次，區(qū)別僅在于匯總的程度不同。數(shù)據(jù)被匯總記入日記賬或分類賬之后，就難以將其分解，以反映業(yè)務的本來面目。會計系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)匯總方式限制了信息用戶所能獲取信息的靈活性。會計系統(tǒng)只提供了各會計事項的借貸信息，只是定期按會計事項類型提供合計數(shù)和連續(xù)的賬戶余額，為了獲得按其他標準匯總的信息，就必須開發(fā)其他應用系統(tǒng)。因此，傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)所提供的信息不能反映業(yè)務完整的本來面貌，所以只能滿足一部分人的需要。

系統(tǒng)存儲的數(shù)據(jù)僅滿足主要視圖的需要

傳統(tǒng)的會計信息系統(tǒng)，只是按照會計科目表來組織數(shù)據(jù)以編制財務報表，它要求用戶預先確定他們想要了解業(yè)務活動哪些方面的信息，以此制訂賬戶分類方案，依據(jù)這個賬戶分類方案來存儲與匯總數(shù)據(jù)。這就限制了所能得到的信息種類，使管理者不能從多個不同角度探究和分析所獲取的信息，會計人員對財務數(shù)據(jù)做二次分類時并無捷徑可循。報告輸出的靈活性局限于獲取所需賬戶的余額。為了解決這個問題，一些企業(yè)設置了虛擬賬戶、明細分類賬和抵消賬戶來補充或者修補會計科目表。有的企業(yè)建立了多套會計科目表以滿足財務會計、管理會計和稅務會計的需要，生產(chǎn)部門、銷售部門、公司總部和外地分支機構也各有各的會計科目表。如果我們的目標僅是提供匯總的財務報表，那么會計科目表就夠用了。但是，財務報表的使用者還需要其他一些信息，而這些又是會計科目表所難于提供甚至無法提供的。即使我們成功地建立了滿足信息使用者當前需要的會計科目表，由于經(jīng)濟環(huán)境的變動會導致信息用戶需求的不斷變動，現(xiàn)在的會計科目表會很快過時。修改企業(yè)的會計科目表是一件非常復雜的工作，因為對會計科目表的修改會影響憑證的編制、輸入、過賬、結賬和試算平衡，也會影響會計前后期數(shù)據(jù)的可比性。

綜上所述，傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)主要是適應標準化和規(guī)?；a(chǎn)經(jīng)營環(huán)境的產(chǎn)物，隨著新經(jīng)濟時代的到來，全球化、網(wǎng)絡化、個性化已經(jīng)成為世界經(jīng)濟發(fā)展的趨勢，電子商務在全世界范圍內(nèi)的普及和應用，市場競爭愈演愈烈，這就使得企業(yè)的投資者、債權人、政府監(jiān)管部門、稅收部門、企業(yè)的管理者、企業(yè)內(nèi)部職工對會計信息提出了新的要求。企業(yè)的管理者要求能夠迅速地獲取

1.ERP環(huán)境下會計的基本特征

隨著企業(yè)信息化的進程，企業(yè)逐步開始實施ERP系統(tǒng)，人們迎來了業(yè)務財務一體化階段。ERP系統(tǒng)在企業(yè)的實施，美國始于20世紀90年代初，我國始于21世紀初。在這一階段，由于網(wǎng)絡的充分應用，由于業(yè)務處理的高度集成，財務、會計的業(yè)務處理與企業(yè)業(yè)務的處理高度融合與協(xié)同，會計開始追求實時的、事中的信息報告和實時的內(nèi)部控制。

此時，在企業(yè)內(nèi)部，再也沒有獨立的分割的管理信息子系統(tǒng)，通過運行ERP，將所有的業(yè)務、管理、財務處理集成在一起，實現(xiàn)物流、資金流、信息流的統(tǒng)一。這一階段用到大型中央數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)、遠程網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)。

這一階段的主要技術特征是：會計信息系統(tǒng)不再是一個獨立的系統(tǒng)，財務與會計的許多業(yè)務處理任務被分解并融于各個業(yè)務處理模塊中。比如企業(yè)內(nèi)部會計數(shù)據(jù)的采集、會計分錄制作、內(nèi)部控制實施等許多工作都不在會計這一端而是在業(yè)務發(fā)生端來完成，即所謂的財務業(yè)務一體化，呈現(xiàn)一種融合、一種協(xié)同。

2.ERP環(huán)境下會計職能的發(fā)展

在ERP階段，會計職能除基本的核算、報告等職能外，更側重控制與服務。在ERP環(huán)境下，會計面臨著許多與其獨立環(huán)境下不同的角色和任務，這種角色轉換，雖然有對傳統(tǒng)會計職能的繼承，但

1.事件驅動會計的基本概念

所謂事件驅動，是指由業(yè)務活動驅動信息處理過程，即在業(yè)務活動發(fā)生時，以業(yè)務事件驅動業(yè)務數(shù)據(jù)的記錄過程，而由信息需求觸發(fā)數(shù)據(jù)處理與信息報告過程。事件驅動的會計信息系統(tǒng)模型如圖1所示。事件驅動會計建立在REA模型的基礎上，REA表示了企業(yè)信息需求所要求表述的資源、事件和參與者以及三者之間的關系。其中：資源，是企業(yè)擁有的、稀缺的，而且是企業(yè)控制下的資源。業(yè)務事件，是對資源變動產(chǎn)生影響的活動。生產(chǎn)、交換、消費、分配方面的活動都是事件。事件是會計信息系統(tǒng)中的關鍵信息因素，在采集業(yè)務事件的數(shù)據(jù)時，應盡可能詳盡。參與者，是參與事件的個人或部門，既包括組織內(nèi)部的參與者，也包括組織外部的參與者。例如銷售員、生產(chǎn)工人、運輸職員、顧客和原材料供應商等。采用REA模型建立信息系統(tǒng)，要求在采集業(yè)務數(shù)據(jù)時收集基礎經(jīng)濟事件多方面的信息，而不是只記錄匯總后的結果。例如不能把幾個相同類型的領料單合并匯總輸入系統(tǒng)，而應如實地反映這幾張領料單的發(fā)生情況和具體內(nèi)容。在集成的數(shù)據(jù)庫中存儲了經(jīng)濟事件多方面的數(shù)據(jù)后，通過專用或通用的報告系統(tǒng)支持用戶的信息需求就變得比較容易了。設計事件驅動會計信息系統(tǒng)的主要目的是實現(xiàn)為運營、管理與決策提供全方位會計信息特別是非會計信息服務。此時，信息技術的應用標志是實施事件驅動的包括會計信息系統(tǒng)在內(nèi)的全系統(tǒng)，用到了數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)挖掘和網(wǎng)絡技術。事件驅動會計信息系統(tǒng)最重要的特征是摒棄了借貸記賬方式，而以業(yè)務事件驅動數(shù)據(jù)的記錄過程，由信息需求觸發(fā)數(shù)據(jù)處理與信息的報告過程，從而真正實現(xiàn)會計的實時的全方位的信息服務。2.事件驅動會計信息系統(tǒng)的主要特征不再只基于會計循環(huán)，而是基于業(yè)務活動來建立會計信息系統(tǒng)，即建立全組織范圍內(nèi)的企業(yè)級的信息系統(tǒng)下的會計信息系統(tǒng)。與業(yè)務處理系統(tǒng)相結合，集成業(yè)務信息和會計信息，使會計信息系統(tǒng)不僅提供傳統(tǒng)的財務信息，還能提供非財務信息。與業(yè)務處理系統(tǒng)相結合，在業(yè)務信息系統(tǒng)中嵌入會計處理規(guī)則，集成信息處理和實時控制功能。即將控制程序與控制活動直接嵌入到信息系統(tǒng)中，在業(yè)務處理的同時完成對業(yè)務的控制，實現(xiàn)實時控制而不是事后控制。與業(yè)務處理系統(tǒng)相結合，實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)的實時采集、處理、存儲、傳輸和控制。事件驅動會計信息系統(tǒng)是在業(yè)務事件發(fā)生的一剎那采集、處理、存儲和傳輸業(yè)務事件的特征數(shù)據(jù)，并根據(jù)業(yè)務事件的處理邏輯對其進行實時控制。與業(yè)務處理系統(tǒng)相結合，集成存儲業(yè)務活動的原始數(shù)據(jù)，支持多種信息輸出需要。在事件驅動模型中，信息系統(tǒng)直接記錄并存儲業(yè)務事件的屬性，如事件本身、時間、地點、責任人、參與人、涉及哪些資源、有哪些風險等，而不區(qū)分這些數(shù)據(jù)將由哪些部門使用，因此可以支持不同角度、不同層次的信息需求。集中處理業(yè)務事件，重新定義會計的范圍，不僅僅針對改變企業(yè)資產(chǎn)、負債和所有者權益的業(yè)務事件，而是選擇所有管理層想要規(guī)劃、控制和考核的業(yè)務事件，多角度地反映企業(yè)業(yè)務活動，使財務數(shù)據(jù)和非財務數(shù)據(jù)有效集成在一起，允許在報告上有一定的彈性，提供更完善、更代表企業(yè)當前運行狀況的信息。該系統(tǒng)集成了所有的業(yè)務數(shù)據(jù)，有效的數(shù)據(jù)集成有助于利用數(shù)據(jù)庫技術和數(shù)據(jù)倉庫技術，而且使數(shù)據(jù)更加一致和可靠地描述經(jīng)濟業(yè)務。數(shù)據(jù)集中存儲在支持所有用戶的信息需求的同時，也減少了數(shù)據(jù)的冗余。集成了信息流程和實時控制。流程集成涉及3個關鍵的信息活動：記錄、維護和報告，也涉及減少相關業(yè)務和信息處理風險的控制。流程集成的目的就是要把信息流程融入到實際業(yè)務流程中。因此，在業(yè)務活動發(fā)生時，信息技術既用來記載數(shù)據(jù)，也用于控制流程。事件驅動會計信息系統(tǒng)雖然不是模仿傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲格式和處理流程，但它依然能夠完成傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)的功能，對外提供現(xiàn)實所用的各種報表和財務報告，而且還能夠提供用于度量客戶滿意度、產(chǎn)品質量、市場占有率和人力資源等管理與決策所需的非財務信息。四、會計人員須積極應對會計變革隨著信息技術的發(fā)展和信息技術應用的不斷深入，企業(yè)的會計工作將會發(fā)生較大的變化，對會計人員來說，這既是挑戰(zhàn)，更是機遇。AICPA主席RobertMenick曾經(jīng)預言：“會計將成為電子商務和虛擬全球貿(mào)易世界中最重要的信息職業(yè)”。會計人員應該盡快用信息技術將自己武裝起來，減少對信息系統(tǒng)專業(yè)技術人員的依賴，把握信息技術環(huán)境下會計發(fā)展和變革的脈搏。首先，會計人員應在企業(yè)的戰(zhàn)略決策活動中發(fā)揮主力軍的作用，原因在于會計人員需要分析和管理業(yè)務風險，需要分析企業(yè)的發(fā)展機遇，還要對發(fā)展的業(yè)務進行效益和成本預測；其次，優(yōu)秀的會計人員將成為企業(yè)業(yè)務的綜合管理者，總經(jīng)理的最佳候選人，原因是會計人員最了解全部業(yè)務過程及運行規(guī)則，并經(jīng)常從會計的角度對業(yè)務過程的合理性、合算性進行評價，因而承擔著綜合管理任務；第三，不論在當前的業(yè)務財務一體化階段，還是在未來的事件驅動會計階段，會計人員都將是企業(yè)管理層與基本作業(yè)層之間的聯(lián)系人，因為會計的職能就是對企業(yè)的各項業(yè)務活動進行反映、監(jiān)督和服務，尤其現(xiàn)在的反映和監(jiān)督已經(jīng)做到了實時和全方位；第四，會計人員必須參與企業(yè)信息系統(tǒng)建設，與信息技術人員一道完成對信息系統(tǒng)及其資源的管理。原因是會計人員只有分析企業(yè)全部的業(yè)務活動，了解與業(yè)務過程對應的信息