評估業(yè)務檔案管理制度

年4月19日評估業(yè)務檔案管理制度文檔僅供參考，不當之處，請聯系改正。評估業(yè)務檔案管理制度

第一章

總則第一條

為了規(guī)范公司的業(yè)務檔案管理，有效地保護和利用檔案，明確業(yè)務檔案的歸檔內容、歸檔形式、保管期限、管理責任以及其它檔案管理工作中的重要事項，根據《中華人民共和國檔案法》、《中國資產評估準則》，結合公司實際制定本制度。第二條

本制度適用于公司辦理評估業(yè)務與辦理與價值估算相關的其它業(yè)務形成的業(yè)務檔案。公司辦理其它業(yè)務形成的業(yè)務檔案，可參照本制度管理。第三條

業(yè)務檔案是指資產評估師及其執(zhí)業(yè)人員在執(zhí)行業(yè)務過程中形成的，反映評估程序實施情況、支持評估結論的工作記錄和相關資料。公司的業(yè)務檔案，是評估證據的載體，是出具評估報告的主要依據。公司的業(yè)務檔案是考查業(yè)務工作的依據，是公司全面質量管理工作的重要組成部分。第四條

業(yè)務檔案包括紙質文檔、電子文檔或者其它介質形式的文檔。第五條

業(yè)務檔案的所有權屬于公司。第二章

組織管理第六條

公司由

副總經理負責業(yè)務檔案的組織管理工作，由綜合部負責評估業(yè)務檔案的登記及日常管理工作，設一名檔案管理人員。檔案管理部門和檔案工作人員的職責是全面負責公司業(yè)務檔案的收集、整理、立卷、調閱、銷毀等檔案管理工作；各業(yè)務部門應當指定專人專職（或兼職）負責本部門的業(yè)務檔案管理工作，配合檔案管理部門檔案管理人員完成業(yè)務檔案的移交、歸檔等工作；項目負責人應當負責對所承辦業(yè)務項目的業(yè)務檔案歸檔過程和歸檔質量全面負責，是本項目檔案質量的直接責任人。第七條

檔案管理人員應嚴格遵守國家有關檔案管理的相關規(guī)定及公司的規(guī)定，恪盡職守、認真負責,

嚴格保密，不得外傳，不得丟失。第八條

檔案管理人員因工作需要發(fā)生變動時，應辦理檔案交接手續(xù)，負責業(yè)務檔案管理的公司領導監(jiān)交。交接手續(xù)辦理完畢后，移交人、接收人、監(jiān)交人要在移交表上簽章。移交人必須辦完移交手續(xù)后方可調離該崗位。第三章

業(yè)務檔案的整理第九條

業(yè)務檔案首先由業(yè)務部門負責整理1.項目負責人在評估報告日后30日內，及時將工作底稿與評估報告等資料整理歸檔，任何人不得將應歸檔資料拒絕歸檔或據為己有。2.

工作底稿一般不包括已被取代的工作底稿的草稿或財務報表的草稿、對不全面或初步思考的記錄、存在印刷錯誤或其它錯誤而作廢的文本，以及重復的文件記錄等。因各種原因造成的評估業(yè)務未完成就終止而形成的底稿，報公司總經理決定保存或銷毀。3.

針對同一基準日，不同評估目的，委托資產范圍重疊的評估業(yè)務，出具兩個或多個評估報告，應將其視為不同的業(yè)務分別整理底稿，形成相應類型的業(yè)務檔案。4.整理的資料要做到完整有序，索引號要與目錄保持一致，反映工作底稿間的勾稽關系。5.資產評估檔案的歸檔內容參考格式見附件一。第十條

整理后的評估工作底稿，要按工作底稿目錄順序排序，底稿需由項目負責人、部門負責人簽字后交給檔案管理部門。第十一條

檔案管理部門人員整理。檔案管理人員的整理是業(yè)務檔案的最終把關，要嚴格按照業(yè)務檔案的內容和底稿中的目錄順序做進一步整理。在整理過程中要注意以下事項：1.要拆除底稿中所有的金屬物，以防裝訂時發(fā)生意外。2.紙張超出規(guī)格的，在不影響資料完整的前提下可剪裁，不能剪裁的可加以折疊，折疊的紙張要確保裝訂后不影響閱覽全部內容；破損、卷角、折皺、裝訂線過窄和紙張小于規(guī)格的，要用白紙予以裱襯；傳真資料要復印后才能裝訂。3.如發(fā)現底稿中有問題，如：評估人員、項目負責人等相關人員沒有簽字，主要歸檔資料不全、頁碼混亂等，要及時將檔案退回給相關人員，補齊后重新整理、驗收。第十二條

業(yè)務檔案登記。檔案管理人員在整理業(yè)務檔案的同時應填好《業(yè)務檔案登記表》。《業(yè)務檔案登記表》上的主要信息應與公司的《發(fā)文記錄》保持一致。1.

資產評估報告《業(yè)務檔案登記表》應包括：序號、報告文號、簽發(fā)人、項目負責人、參加評估人員和簽發(fā)日期，被評估單位名稱、地址、聯系方式、資產總額，評估類型和報告類型，收費情況等信息。2.

利用計算機登記的，為防止停電或計算機故障等因素影響檔案的使用，每次登記后應及時形成紙質文件。第十三條

業(yè)務檔案裝訂和護封。將整理并登記好的底稿進行裝訂、打頁碼，并附封皮、封底。1.

裝訂。裝訂要做到牢固、整齊、美觀，不壓字，不漏頁，不影響閱讀。2.

打頁碼。3.

護封。業(yè)務檔案的封面應有公司的全稱、業(yè)務單位全稱、報告文號、卷數、頁數、入檔盒號、審核人和立卷人蓋章、存檔日期等。應用黑色水筆、正楷字體填寫以上內容，字體要清楚工整。4.

檔案管理人員應及時將已移交的業(yè)務檔案進行整理、登記和裝訂。第十四條

業(yè)務檔案裝盒。檔案裝訂、護封后應及時裝盒。本著便于查找、利用的原則，檔案盒封面寫清公司名稱、檔案類型和年號；檔案盒脊部寫清檔案類型、年號、檔號、卷數和盒流水號等內容。第十五條

業(yè)務檔案的碼放。檔案盒應以檔號從小到大、從上往下、從左往右的順序碼放,檔案碼放不得過擠，方便于檔案的查閱和整理。為了節(jié)省空間和開支，對于比較厚的、卷數多的業(yè)務檔案，能夠在檔案的脊部貼上醒目的標有年號和檔號的標簽，直接按順序豎排在檔案柜里也可。第四章

業(yè)務檔案的保管第十六條

設專柜保管業(yè)務檔案，要做好防盜竊、防火、防塵、防潮、防蟲、防鼠、防光、防污染，確保業(yè)務檔案的安全。檔案柜上應插有注明柜號、檔案種類、年號、檔號的卡片；對于檔案較多的評估機構應做檔案查找索引，該索引只要包含檔案的名稱、年號、柜號、層號就能夠了，有些比較特殊的檔案需要單獨存放的，可在備注欄中注明。第十七條

電子檔案等的管理。在評估活動中形成的電子文檔或者其它介質形式的文檔均應收集齊全，立卷歸檔。電子或者其它介質形式的重要工作底稿，如評估業(yè)務執(zhí)行過程中的重大問題處理記錄，對評估結論有重大影響的現場勘查記錄、詢價記錄和評定估算過程記錄等，應當同時形成紙質文檔，分別保存。第五章

業(yè)務檔案的調（借）閱第十八條

業(yè)務檔案的調閱1.公司業(yè)務部門因工作需要借閱檔案的，須經本部門負責人同意；非業(yè)務部門因工作需要借閱檔案的，須經公司負責人批準，然后在檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，方可借閱。借閱后應及時歸還，最長期限不得超過一周，自借閱當天起算。2．公安機關、法院、檢察院依法履行職責需了解有關情況，應同時出示介紹信和能夠證明經辦人身份的證件，經公司負責人同意后，才能辦理查閱手續(xù)。3.

資產評估協會和監(jiān)管機構依法進行的質量檢查，應同時出示介紹信和能夠證明經辦人身份的證件，經公司負責人同意后，才能辦理借閱手續(xù)。4.

其它依法能夠查閱的情形。5．借閱檔案時，借閱人應承擔保密責任，不得泄露原委托方商業(yè)機密時，也不得外借她人。6.

檔案借閱人應當保持案卷整潔，不得勾畫、涂改、偽造、拆頁，損毀和丟失，不得擅自抄錄、復制，確需抄錄、復制的，應征得公司負責人的同意，并在抄錄件、復印件上注明來源。第十九條

業(yè)務檔案的歸還1.

歸還檔案時，檔案管理人員要檢查檔案的完整性，檔案收回后，借閱人要記得辦理退還手續(xù)。2.

歸還的檔案若出現損壞、涂改、拆頁等現象，檔案管理人員應要求借閱人恢復原樣，必要時填寫《業(yè)務檔案毀損、丟失報告單》說明原因并由責任人簽字蓋章、檔案管理人員和公司負責人簽字后存檔，并追究借閱人的責任。3.

借閱人員若將檔案丟失，應填寫《業(yè)務檔案毀損、丟失報告單》，寫清丟失原因，由責任人簽字蓋章、檔案管理人員和公司負責人簽字后存檔，并保留追究相關責任人責任的權利。第二十條

業(yè)務檔案的拆卸。業(yè)務檔案裝訂后不得隨意拆卸，如因業(yè)務報告的補充、修訂等原因確需拆卸的，須附上“業(yè)務檔案更改說明”，按規(guī)定批準后，由檔案管理人員拆卸并及時裝訂。第二十一條

涉及離職員工檔案清理。當業(yè)務人員辦理離職手續(xù)時，應由檔案管理人員清理有關業(yè)務檔案，并在其流程表上簽署意見；若存在有欠交工作底稿或未歸還業(yè)務檔案情況，檔案管理人員應催其及時上交；若已將責任轉移給其它員工的，應辦理轉借手續(xù)；如已丟失的，按檔案丟失制度處理。未查清前不得辦理離職手續(xù)。第六章

業(yè)務檔案的銷毀第二十二條

評估業(yè)務檔案自評估報告日起至少保存十年。國家法律、法規(guī)另有規(guī)定的，依照其規(guī)定。評估機構不得在規(guī)定的保存期內對已完成歸檔的評估業(yè)務檔案刪改或者銷毀。保存期屆滿后，對確無保存價值的檔案，由檔案管理人員會同有關部門提出書面銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，經公司主要負責人書面同意后銷毀并進行監(jiān)銷。第二十三條

評估業(yè)務檔案銷毀清冊應列明銷毀檔案