學校思想政治檔案管理指南

學校思想政治檔案管理指南范圍本文件提供了學校思想政治檔案（以下簡稱思政檔案）管理過程中思政文件材料的收集、整理、裝訂、編頁、裝盒和排架以及思政檔案的鑒定、保管、利用及電子文件管。本文件適用于。規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范DA/T13檔號編制規(guī)則DA/T22歸檔文件整理規(guī)則術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。

思政文件材料ideologicalandpoliticaldocumentsandmaterials

思政電子文件ideologicalandpoliticalelectronic數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于光盤、硬盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，記錄和反映學校思想政治工作各項活動的文件。包括文本電子文件、圖像電子文件、圖形電子文件、視頻電子文件、音頻電子文件等。

按件整理managearchivesindividually將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。

思政檔案ideologicalandpoliticalarchives學校思想政治工作中直接形成的具有保存價值的、經(jīng)過整理歸檔的、各種類型和載體的思政文件材料（3.1）。

分類方案classificationscheme對單位形成歸檔的思政文件，用文字或圖表等形式表列出類目名稱，按照一定順序排列的一種類目表。檔案分類方案亦稱檔案分類大綱。

檔號archivalcode

信息包documentsInformationpacket由內(nèi)容信息和相關(guān)保存描述信息構(gòu)成的信息整體。總則明確歸檔時間與責任單位，保持學校思政檔案按照要求歸檔。應(yīng)歸盡歸，保持學校思政檔案系統(tǒng)完整。嚴格管理流程，保持學校思政檔案真實可用。根據(jù)需要采取一定的技術(shù)方式，保持思政檔案保管和利用條件安全可靠。學校思政文件材料的歸檔范圍主要包括：綜合反映本學校思政工作整體情況的文件材料；反映本學校課程思政建設(shè)隊伍的文件材料；反映思政專業(yè)建設(shè)的文件材料；反映思政教學與實踐情況的文件材料；反映思政科研情況的文件材料；反映思政教材情況的文件材料；反映學生思政情況的文件材料；反映思政課程教評情況的文件材料以及其他具有保存價值的思政文件材料。具體歸檔范圍參見附錄A。學校思政檔案的保管期限劃分為永久、定期30年和定期10年。具體的期限劃定參見附錄A。文件材料收集與歸檔概述各形成部門宜按照歸檔要求，把具有保存價值的各種形式和載體的思政文件材料及時形成積累，收集齊全，整理規(guī)范后向檔案部門移交歸檔。文件材料收集思政文件材料在辦理完畢后宜及時收集，并實行部門預歸檔制度。學校思政工作中形成的、具有保存價值的各種形式和載體的文件材料均做到收集齊全。學校思政文件材料收集歸檔范圍可參照《學校思政文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（見附錄A），并結(jié)合學校的實際需要執(zhí)行。電子文件材料收集參照GB/T18894執(zhí)行。將電子檔案相關(guān)的軟硬件環(huán)境一并進行收集。文件材料歸檔歸檔的思政文件材料做到內(nèi)容齊全完整、簽署手續(xù)完備，書寫一般使用耐久性強的書寫材料。歸檔的文件材料為原件。確需使用復制件歸檔，加蓋復制件提供單位的公章或檔案證明章，確保與原件一致。紙質(zhì)文件材料和電子文件材料同步收集歸檔，電子檔案的內(nèi)容與元數(shù)據(jù)保證準確性、完整性、可用性和安全性。思政文件材料的歸檔時間一般按年度進行，在次年的6月底前完成歸檔。由形成部門負責人審核簽字后向?qū)W校檔案部門辦理歸檔手續(xù)。思政文件材料整理一般遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。區(qū)分不同價值，符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。做到紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。宜符合GB/T18894的規(guī)定。歸檔文件一般以每份文件為一件，宜依據(jù)DA/T22，按件整理：正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊、教材等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件；有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。學校宜制定思政文件材料分類方案，并保持分類標準的穩(wěn)定性和可擴展性。學校根據(jù)形成思政文件材料的內(nèi)容和數(shù)量劃分類目，思政文件材料可以設(shè)置成一級類目，亦可在原有一級類目的基礎(chǔ)上設(shè)置為二級類目。思政文件依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性的原則。檔號的結(jié)構(gòu)為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構(gòu)（問題）代碼-件號，上、下位代碼之間用“-”連接。檔號宜按以下內(nèi)容XX:全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標識，按照DA/T13編制；檔案門類代碼：檔案所屬門類的代碼，由相關(guān)類別分類號“思政”拼音首字母“SZ”標識；年度：文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2020”年度；保管期限：永久、30年、10年分別以代碼“Y”“D30”D10”標識；機構(gòu)（問題）代碼：由拼音首字母“J”標識；件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。歸檔文件在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。明確歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。歸檔章包括全宗號、年度、分類號、保管期限、件號以及頁數(shù)。歸檔文件依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目做到準確、詳細，便于檢索。歸檔文件逐件編目。來文與復文作為一件時，對復文的編目體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄設(shè)置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目宜符合以下條件：序號：填寫歸檔文件順序號；檔號：檔號按照7.4編制；文號：文件的發(fā)文字號；沒有文號的，不用標識；責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者；題名：文件標題；沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，宜全部或部分自擬標題，自擬內(nèi)容外加方括號“[]”；日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如19990909；密級：文件密級按文件實際標注情況填寫；機密、秘密、沒有密級的，不用標識；頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)；文件中有圖文的頁面為一頁；備注：注釋文件需說明的情況，是否公開（包括主動公開、申請公開、不予公開、內(nèi)部文件）。歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設(shè)置。歸檔文件目錄除保存電子版本外，一般打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，編制封面。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。思政文件以件為單位裝訂。裝訂牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，維持不變。相同期限的思政文件裝訂方式盡量保持一致，不同期限的裝訂方式相對統(tǒng)一。用于裝訂的材料，不包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。永久保管的思政文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的思政文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。編頁紙質(zhì)文件以件為單位編制頁碼，空白頁不編制頁號。頁碼逐頁編制，宜分別標注在文件正面右下角或背面左下角的空白位置。文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。將思政文件材料按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度保管期限的文件不能裝入同一個檔案盒。檔案盒采用無酸紙制作。備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。具體宜符合以下條件：盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章；整理日期：歸檔文件整理完成日期；檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員簽名或簽章；檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。思政電子文件根據(jù)紙質(zhì)文件歸檔范圍，依據(jù)相關(guān)規(guī)定，結(jié)合項目實際情況，確定思政電子文件歸檔范圍。電子文件形成部門負責思政電子文件的歸檔工作，檔案管理部門負責思政電子文件歸檔的指導、協(xié)調(diào)和電子檔案接收、保管、利用等工作。確保電子文件的真實性、可靠性、完整性與可用性。電子文件歸檔采用在線歸檔或離線歸檔的方式，向檔案管理部門移交經(jīng)過整理的思政電子文件，并在內(nèi)容、格式、相關(guān)說明及描述上與紙質(zhì)項目檔案保持一致，且二者建立關(guān)聯(lián)。思政電子文件整理完成后，由形成部門負責對文件信息進行鑒定和檢測，包括內(nèi)容是否齊全完整、格式是否符合要求、與紙質(zhì)或其他載體文件內(nèi)容的一致性等。電子文件信息包經(jīng)過形成部門鑒定和檢測后，由相關(guān)責任人確認歸檔，賦予歸檔標識。歸檔標識中含有歸檔責任人、歸檔時間、文件信息包名稱等信息。采取離線方式歸檔時，將帶有歸檔標識的思政電子文件拷貝至耐久性好的存儲介質(zhì)上，存儲介質(zhì)設(shè)置成禁止寫入的狀態(tài)。存儲介質(zhì)的選擇依次為光盤、移動硬盤等。存儲電子檔案的介質(zhì)或裝具上一般貼有標簽，標簽上注明載體序號、類別號、文件起止號、密級、保管期限、存入日期等。思政電子文件歸檔由檔案管理機構(gòu)進行檢驗，并填寫《電子文件歸檔登記表》（格式參見GB/T18894），檢驗合格后辦理移交手續(xù)。思政檔案鑒定參見《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定，且在辦理審批手續(xù)后實施。學校檔案管理部門對思政檔案進行鑒定具體參見附錄A。思政檔案的保管具備必要的設(shè)施設(shè)備，電子檔案按要求備份，以確保檔案安全。檔案庫房滿足防火、防盜、防水、防潮、防高溫、防紫外線照射、防塵、防有害生物（霉、蟲、鼠）的條件。建立檔案庫房管理制度，加強日常庫房管理。建立檔案利用制度，對利用的范圍、對象、審批辦法等做出規(guī)定。利用檔案原件一般在閱覽室查閱，并反饋利用效果。根據(jù)學校工作需要編制必要的編研材料，如專題文件匯編、大事記、專題研究等。檔案部門定期對檔案接收、保管、利用等情況進行統(tǒng)計并建立統(tǒng)計臺賬；定期進行統(tǒng)計分析。

（資料性）

學校思想政治文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表見表A.1。類別序號歸檔范圍保管期限綜合1上級下達的有關(guān)思想政治工作的政策性、指導性文件及有關(guān)規(guī)定30年2有關(guān)學校馬克思主義學院建設(shè)、思政課教育教學改革、教學方法、培養(yǎng)目標等方面的指示、意見、規(guī)定、辦法永久3學校思想政治工作的發(fā)展規(guī)劃、實施計劃、規(guī)章制度、會議記錄、調(diào)研報告、簡報、總結(jié)、請示及批復永久4校領(lǐng)導講思政課的工作安排、講稿、課件永久5有關(guān)思政工作的各類統(tǒng)計報表（思政課教師名單、輔導員名單、組織員名單、思政教師個人簡歷、發(fā)表論文、教材著作的編寫、參加學術(shù)研討會議、承擔課題及科研成果等）30年隊伍建設(shè)1師德師風建設(shè)材料：有關(guān)師德建設(shè)體制機制、教育制度、教育計劃的規(guī)定、辦法；開展師德師風專題教育學習的學習記錄、專題研究交流會材料；表彰先進典型的相關(guān)材料；師德建設(shè)宣傳動員階段、組織實施階段總結(jié)；教師職業(yè)道德測試試卷與成績單等30年2教職工政治思想工作動態(tài)及相關(guān)材料30年3輔導員、思政課教師和專職組織員隊伍建設(shè)的有關(guān)規(guī)定、思政課教師崗位X貼、職稱評聘、績效考核、考勤管理的規(guī)定、辦法、實施細則等30年4教師課程思政的教學能力培養(yǎng)、教學管理工作計劃、規(guī)定和總結(jié)永久5思想政治理論課教師訪學交流、進修的計劃、安排、總結(jié)永久6思想政治理論課教學工作量的規(guī)定、執(zhí)行情況、統(tǒng)計報表30年7課程思政教學團隊、教學名師評選材料、推優(yōu)評選、表彰先進集體和個人的通知、通報永久專業(yè)建設(shè)1思想政治精品課程申報、建設(shè)、評審的有關(guān)材料永久2關(guān)于思想政治理論課教師、輔導員名師工作室、馬克思主義學院碩士點申報、審批、建設(shè)的相關(guān)材料10年3思政課程標準、教學大綱永久教學與實踐1思政課程試題庫、教學運行情況、教學通知、課表永久2思政課程和課程思政的聽課記錄、典型教案、重要備課記錄、教學方法改革、典型案例、教學比賽等教學實踐活動的有關(guān)材料30年3應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的線上教學方式、教學研討會、學術(shù)交流會、網(wǎng)絡(luò)名站名欄、文化工作室、互動社區(qū)建設(shè)的相關(guān)材料及相關(guān)聲像類材料、優(yōu)質(zhì)課錄播、慕課等永久4有關(guān)思政課實踐教學的組織機構(gòu)、教學安排、內(nèi)容形式、成績評定、安全實施的規(guī)定、實施方案、細則等材料永久類別序號歸檔范圍保管期限教學與實踐5思政課實踐教學模式的通知、表彰、獲獎情況的有關(guān)材料及照片、影像等資料，包括第二課堂思政講座、思政學術(shù)論壇、學術(shù)交流、思政微電影、優(yōu)質(zhì)微課等30年6思政課實踐教學、育人基地、虛擬仿真實踐中心、大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓練項目等建設(shè)、教學運行情況、教學反饋情況的有關(guān)材料永久7學生社會實踐、志愿服務(wù)、社會調(diào)查活動有關(guān)