五星秘書禮儀培訓(xùn)演示文稿

五星秘書禮儀培訓(xùn)演示文稿當(dāng)前第1頁\共有41頁\編于星期二\1點優(yōu)選五星秘書禮儀培訓(xùn)當(dāng)前第2頁\共有41頁\編于星期二\1點禮儀的重要性

如果你平時多一個溫馨的微笑.一句熱情的問候.

一個友善的舉動.一副真誠的態(tài)度……也許能使你的生活.工作增添更多的樂趣，使人與人之間更容易交往.溝通。對于個人來說，禮儀可以建立自尊、增強自重、自信、自愛、為社會的人際交往鋪平道路，處理好各種關(guān)系。禮儀工作是溝通交流的手段之一,作為社會人群的一種行為規(guī)范和和關(guān)系潤滑劑:

社會交往的準(zhǔn)則;

精神文明的結(jié)晶;

公共關(guān)系的寶典;

現(xiàn)代文化的體現(xiàn);

2/90當(dāng)前第3頁\共有41頁\編于星期二\1點1.禮貌的概念:

禮和貌是在社會交往中，人與人之間必須遵循的一定行為規(guī)范,從儀容，稱呼,言行到舉止,都表現(xiàn)出對別人恭敬,尊重和友好,而對自己有所克制.

2.禮節(jié)的概念:

指人們在日常交際生活中為表示敬重,致意,問候的慣用形式.

3.禮儀的概念:

包括禮儀和儀式,是指在一些莊重的場合中，為表示禮貌和尊敬而舉行的禮賓儀式,包括有禮遇規(guī)格和禮節(jié)程序要求.

禮儀的概念:3/90當(dāng)前第4頁\共有41頁\編于星期二\1點禮儀的重要性及功能:1.從個人修養(yǎng)的角度來看.2.從交際的角度來看.3.從傳播的角度來看.4.從團(tuán)體的角度來看.1.教育功能

2.美化功能

3.協(xié)調(diào)功能

4.溝通功能

5.維護(hù)功能

4/90當(dāng)前第5頁\共有41頁\編于星期二\1點二.個人禮儀三.社交禮儀四.公務(wù)禮儀

一.秘書禮儀本次禮儀主要學(xué)習(xí)的內(nèi)容5/90當(dāng)前第6頁\共有41頁\編于星期二\1點

行政秘書技能培訓(xùn)…秘書的角色…秘書商務(wù)禮儀…秘書寫作與文檔管理秘書時間管理…溝通與協(xié)調(diào)……

工作自信成長…6/90當(dāng)前第7頁\共有41頁\編于星期二\1點7/90第一節(jié):秘書禮儀當(dāng)前第8頁\共有41頁\編于星期二\1點

第一章:秘書的角色

1秘書的類別…2秘書的職業(yè)特征…3秘書工作的性質(zhì)與特點…4秘書的作用……8/90當(dāng)前第9頁\共有41頁\編于星期二\1點

9/90一.從服務(wù)對象和經(jīng)濟(jì)來源分:

公務(wù)秘書.私人秘書

(在我國,領(lǐng)導(dǎo)人設(shè)秘書自孫中山先生開始,宋慶齡女士創(chuàng)立了專職秘書與首長良好合作的范例.

田家英從1948年10月到1966年5月任毛澤東秘書,長達(dá)18年)二.從所屬部門分:

可分為黨務(wù).行政.軍事.司法.經(jīng)濟(jì)和文化等秘書,其中又可細(xì)分為若干小類.如在經(jīng)濟(jì)部門,可分為工業(yè).農(nóng)業(yè).商業(yè)等秘書;在文化部門,可分為教育.衛(wèi)生.體育宣傳.文藝.科研等秘書.秘書的類別當(dāng)前第10頁\共有41頁\編于星期二\1點

1秘書的類別…秘書人員由其所服務(wù)的單位性質(zhì)不同而有大體的分類。如服務(wù)于政府機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱為“機(jī)關(guān)秘書”，服務(wù)于工礦企業(yè)的統(tǒng)稱為“企業(yè)秘書”，服務(wù)于私人的則統(tǒng)稱為“私人秘書”，此外，還有“商業(yè)秘書”、“涉外秘書”等等。同在政府機(jī)關(guān)和某種企事業(yè)單位的秘書，則又因其工作的內(nèi)容或?qū)I(yè)不同而有更細(xì)的劃分。如在政府機(jī)關(guān)中主要從事日常行政工作的被稱為“行政秘書”，主要管理機(jī)密文件的被稱為“機(jī)要秘書”，主要從事撰文擬稿的被稱為“文字秘書”，高等院校的院、系則有“教學(xué)秘書”＼“科研秘書”和“行政秘書”之分。10/90當(dāng)前第11頁\共有41頁\編于星期二\1點

A行政秘書……B公司秘書……C通訊秘書……

D技術(shù)秘書……

E醫(yī)學(xué)秘書……F法律秘書……

秘書是為政府機(jī)關(guān),企事業(yè)單位.團(tuán)體或個人提供輔助管理.綜合服務(wù)的人員.秘書的類別…11/90當(dāng)前第12頁\共有41頁\編于星期二\1點

按秘書人員擔(dān)任的職務(wù)來劃分

七個層次:秘書長辦公廳(室)主任秘書處長科長股長科員辦事員12/90當(dāng)前第13頁\共有41頁\編于星期二\1點

服務(wù)的直接性……

服務(wù)的穩(wěn)定性……

知識化……

年輕化……

女性化……2秘書的職業(yè)特征…13/90當(dāng)前第14頁\共有41頁\編于星期二\1點

無論是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位或是私人秘書，也無論秘書人員的類別或?qū)哟?，其工作性質(zhì)與特征是大體相同的，具有某些共性，或可以說是職業(yè)特點……14/90輔助性……綜合性……機(jī)密性……服務(wù)性……3.秘書工作的性質(zhì)與特點…當(dāng)前第15頁\共有41頁\編于星期二\1點

4秘書的作用……

助手作用……

參謀作用……

協(xié)調(diào)作用……

信息、樞紐作用……

公共關(guān)系作用……

15/90當(dāng)前第16頁\共有41頁\編于星期二\1點

1交際距離…2肢體語言…3傾聽及贊美…4自我保護(hù)…5穿衣味道…6說話境界…秘書商務(wù)禮儀…16/90當(dāng)前第17頁\共有41頁\編于星期二\1點

秘書自我保護(hù)意識…

1.言談舉止端莊大方，不賣弄，不輕佻…2.對人態(tài)度真誠禮貌，既不冷漠，也不過于親昵；

3.不接受分外的報酬和貴重的禮物；

4.不參與同事關(guān)于男女情事的談話；

5.不在上司辦公室作非工作性的逗留；

6.不聆聽男性上司或伺事婚姻不幸的傾訴；·7.不讓對方誤解你的關(guān)心和幫助是愛情；

8.盡量避免與男性上司單獨出差，差旅中尤其要注意言行細(xì)節(jié)；

9.及時表明你已婚或已有男友；

10.不得已時可提出辭職，以擺脫糾纏；必要時依靠法律，尋求保護(hù)……秘書商務(wù)禮儀…17/90當(dāng)前第18頁\共有41頁\編于星期二\1點

A想說…B敢說…C

能說…D會說…說話境界18/90當(dāng)前第19頁\共有41頁\編于星期二\1點

19/90當(dāng)前第20頁\共有41頁\編于星期二\1點

20/90當(dāng)前第21頁\共有41頁\編于星期二\1點

21/90當(dāng)前第22頁\共有41頁\編于星期二\1點

我很難忘的一件事情…

讓別人看看你的……

肢體語言形象禮儀…

還有…

有聲語言流利的表達(dá)和藹可親

而且…

很難忘的……！23/90當(dāng)前第23頁\共有41頁\編于星期二\1點秘書目標(biāo):做好助手助手.參謀助手.參謀.諍友(初級)淺層(中級)中層(高級)深層25/90當(dāng)前第24頁\共有41頁\編于星期二\1點秘書的能力1.辦事能力2.交際能力3.表達(dá)能力4.操作能力理解和領(lǐng)會能力.應(yīng)變能力能說會寫是秘書的“看家本領(lǐng)”是溝通上下左右的樞紐部門計算機(jī).復(fù)印機(jī).傳真機(jī)等26/90當(dāng)前第25頁\共有41頁\編于星期二\1點

一.熱愛工作,甘于平凡二.不辭勞苦,不計報酬

(“眼睛一睜,忙到熄燈”.有人這樣概括:“工作來了找秘書,

出了問題怨秘書,福利待遇壓秘書,功勞簿上沒秘書”.

沒有無私奉獻(xiàn)精神,是搞不好秘書工作的.)

三.自尊自重,克己奉公四.謙虛謹(jǐn)慎,平等待人五.嚴(yán)守機(jī)密,提高警覺

(養(yǎng)成保密習(xí)慣:不該看的不看,不該聽的不聽,不該說的不說,不該寫的不寫.不在公共場所.私人通信中涉及機(jī)密,

不在親屬與朋友面前談?wù)摍C(jī)密)秘書的職業(yè)道德27/90當(dāng)前第26頁\共有41頁\編于星期二\1點處理好人際關(guān)系的重要性:

一.真誠.慷慨地關(guān)心.贊美別人二.牢記別人的姓名三.做一個忠實的聽眾四.注意禮儀,發(fā)揮微笑的魅力處理好人際關(guān)系的秘訣28/90當(dāng)前第27頁\共有41頁\編于星期二\1點秘書如何具體處理與幾類人的關(guān)系與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系

1.對領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有深切的了解:

了解他的人生哲學(xué).處世態(tài)度.個性.興趣.工作方法.生活習(xí)慣.交際圈等,才能與其配合工作,以減少應(yīng)彼此之間不了解而產(chǎn)生的困惑.

2.要善于處理各種情況:A.發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的缺點時:應(yīng)盡可能多方面幫助他做事無條理.------毫無怨言的幫他收拾時間觀念不強------幫他預(yù)先安排時間,包括每個細(xì)節(jié).

他討厭數(shù)字-----幫忙處理29/90當(dāng)前第28頁\共有41頁\編于星期二\1點與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系

3.當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)生氣時:

A.您要諒解他的心情和處境;明白他的脾氣并不是專門針對你而發(fā)的.千萬不可因錯誤不在自己而還以顏色,或不理不睬,悶悶不樂.B.最好的應(yīng)付方法是:盡量保持鎮(zhèn)定,若無其事的不快不慢地走向你的辦公室或工作位置,平靜的繼續(xù)做自己的工作.

例:

某董事長收到一封有長年生意來往的代理商寄來的無理信函.于是,董事長把秘書叫來,要他速記回信內(nèi)容:“真沒想到會收到這么不講理的信,雖然我們有過長久的生意往來,也只能到此為止了.對此事,我還打算對外公開.”

他要秘書依據(jù)以上內(nèi)容,迅速復(fù)函給對方.

30/90

1.“是的,遵命.”

2.把這封信壓起來.

3.勸阻董事長:“請您三思”

4.當(dāng)天傍晚或經(jīng)過一段時間董事長息怒后,將打好的信件,送給他過目,并說:“您覺得這樣可以寄出去了嗎?”

當(dāng)前第29頁\共有41頁\編于星期二\1點

5.關(guān)鍵爭論時遵守的原則:

A.看準(zhǔn)時機(jī).B.心平氣和.C.設(shè)身處地.D.提出辦法.

最后,發(fā)現(xiàn)自己有錯時直接.主動承認(rèn)錯誤.

領(lǐng)導(dǎo)可能會原諒.安慰.訓(xùn)斥或警告你,應(yīng)遵循以下原則:

1.誠心接受責(zé)備并向領(lǐng)導(dǎo)道歉,切勿強辯;2.不要將受責(zé)備的事向同事宣揚,自我辯護(hù),

更不要說領(lǐng)導(dǎo)的壞話;3.不要自此以后頹喪,怨天尤人或次日即請假;4.工作尤應(yīng)賣力一示改過之誠意;與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系31/90當(dāng)前第30頁\共有41頁\編于星期二\1點

秘書是領(lǐng)導(dǎo)與同事間的橋梁.以下幾點建議僅供參考:與同事的關(guān)系1.了解同事1.1家庭背景.人生態(tài)度.能力及個性.興趣等2.與同事打成一片2.1.與同事合作2.2.對同事一視同仁2.3.注意并欣賞同事的優(yōu)點2.4.關(guān)心同事2.5以正確的態(tài)度對待同事的稱贊.批評.與嫉妒3.1不要添油加醋,不摻雜自己見解,

言辭要得體.

3.做好領(lǐng)導(dǎo)與同事之間的意見溝通工作32/90當(dāng)前第31頁\共有41頁\編于星期二\1點

挫折是指個人從事有目的的活動時，由于遇到阻礙和干擾，其需要得不到滿足時表現(xiàn)出的一種消極情緒狀態(tài)。

秘書在工作中所會遇到的挫折主要可能發(fā)生在：

[1]與上司溝通不好；

[2]上司給的某份工作感覺吃力，難以勝任；

[3]對瑣碎重復(fù)的工作感到怨煩；

[4]與上司發(fā)生爭執(zhí)；

[5]情感方面。

秘書如何面對工作挫折？33/90當(dāng)前第32頁\共有41頁\編于星期二\1點

人生難免會遇到挫折，沒有經(jīng)歷過失敗的人生不是完整的人生。沒有河床的沖涮，便沒有鉆石的璀璨；沒有挫折的考驗，也便沒有不屈的人格。正因為有挫折，才有勇士與懦夫之分。記住“天降大任于斯人也，必先苦其心志，勞其筋骨，餓其體膚，空乏其身，行拂亂其所為，增益其所不能?！卑蜖栐苏f：“挫折和不幸，是天才的進(jìn)身之階；信徒的洗禮之水；能人的無價之寶；弱者的無底深淵?！?/p>

34/90當(dāng)前第33頁\共有41頁\編于星期二\1點

遇到挫折時應(yīng)進(jìn)行冷靜分析，找出受挫的原因，采取有效的補救措施。(2)要有一個辯證的挫折觀，經(jīng)常保持自信和樂觀的態(tài)度，要認(rèn)識到正是挫折和教訓(xùn)才使我們變得聰明和成熟，正是失敗本身才最終造就了成功。(3)向他人（朋友們）傾訴你遭受挫折心中不快以及今后打算，改變內(nèi)心的壓抑狀態(tài)，以求身心的輕松，從而讓目光面向未來。(4)學(xué)會自我寬慰，能容忍挫折，要心懷坦蕩，情緒樂觀，發(fā)奮圖強，滿懷信心去爭取成功。

人在遭遇挫折時，又應(yīng)如何進(jìn)行調(diào)試呢？

35/90當(dāng)前第34頁\共有41頁\編于星期二\1點

(5)補償。原先的預(yù)期目標(biāo)受挫，可以改行別的途徑達(dá)到目標(biāo)，或者改換新的目標(biāo)，獲得新的勝利，即“失之東隅，收之桑榆”。這是人的一種心理防衛(wèi)機(jī)制。

(6)升華。人在落難受挫之后奮發(fā)向上，將自己的情感和精力轉(zhuǎn)移到有益的活動中去，使之升華到有益于社會的高度。這也是人的一種心理防衛(wèi)機(jī)制。

(7)應(yīng)善于化壓力為動力。遇到挫折和失敗或即將遇到挫折和失敗，會面臨很大外在的心理壓力，在這個時候，你是氣餒，當(dāng)逃兵，還是奮起，繼續(xù)而勇敢地追尋？這對人是一個很大的考驗，很多名人、偉人在挫折和失敗面前，從不低頭、氣餒，而是善于化壓力為動力，從逆境中奮起。他們的成功經(jīng)歷很值得我們大家去深思，去學(xué)習(xí)。