訂單評審程序文件

訂單評審程序編號：JS/QCP7.2-2013（A版）編 制： 審 核： 批準： 批準日期： 實施日期： 專業(yè)專業(yè)word可編輯訂單評審程序目的對與顧客有關(guān)的過程進行控制,明確合同的要求并形成合同評審文件,以保證產(chǎn)品質(zhì)量要求，交期要求和顧客需求相一致,保證公司有能力贏得顧客的信賴和市場的擴大,特制定本程序。適用范圍適用于本公司產(chǎn)品銷售合同或客戶訂單進行評審、協(xié)調(diào)和更改，并保持與顧客的溝通。職責(zé)客戶代表負責(zé)銷售合同的簽訂，必要時與顧客簽訂技術(shù)協(xié)議、售后服務(wù)要求等，負責(zé)與顧客進行必要的溝通，新產(chǎn)品樣件的遞交、顧客信息的反饋與傳遞。銷售部組織各部門對顧客要求進行識別，組織有關(guān)部門對產(chǎn)品合同進行評審并保存評審記錄。工程部、質(zhì)量部、生產(chǎn)部、采購部等相關(guān)部門參加合同評審，確定相關(guān)任務(wù)能否按合同要求完成。其中：工程部負責(zé)對技術(shù)能力、產(chǎn)品標(biāo)準進行評審。質(zhì)量部負責(zé)對產(chǎn)品的檢測能力進行評審。生產(chǎn)部負責(zé)對生產(chǎn)能力和交貨期限進行評審。采購部負責(zé)對采購物資的交付周期進行評審。工程主管和總經(jīng)理負責(zé)特殊合同的審批。.工作程序識別顧客要求客服代表應(yīng)充分識別顧客的明確要求,對產(chǎn)品技術(shù)要求、質(zhì)量要求、價格、交貨期、數(shù)量等情況進行收集、整理，并將其信息及時傳遞給相關(guān)部門。客服代表也應(yīng)識別顧客未明示的，但規(guī)定用途、預(yù)期用途所必須滿足的要求，及產(chǎn)品有關(guān)的法律、法規(guī)要求。客服代表根據(jù)技術(shù)要求及與顧客的洽談進行初步的技術(shù)交底，必要時與顧客簽訂《技術(shù)協(xié)議》。合同（項目）的分類常規(guī)合同（項目）:供需雙方針對本公司標(biāo)準或定型產(chǎn)品所簽訂的合同項目。這樣的合同項目同時應(yīng)滿足下列要求：產(chǎn)品屬于公司技術(shù)確認的常規(guī)方案（型號、配置）；產(chǎn)品數(shù)量和交貨期在生產(chǎn)能力滿足的范圍之內(nèi)；特殊合同（項目）：常規(guī)合同（項目）之外的任何非常規(guī)合同（項目）。合同（項目）評審客服代表在接受顧客要求做出承諾之前，應(yīng)反饋銷售部,由銷售部對顧客要求以及要求的更改進行評審。合同簽訂前的評審屬公司常規(guī)方案的合同，銷售部充分識別用戶要求，在接受訂單、合同之前，根據(jù)公司實際技術(shù)、生產(chǎn)能力，按照商務(wù)合同范本的要求進行評審，在合同上簽字并加蓋公司章。非常規(guī)方案的合同，由技術(shù)人員完成技術(shù)協(xié)議的洽談，銷售部組織技術(shù)、采購、生產(chǎn)、質(zhì)量各相關(guān)部門人員對合同項目的擬實施進展情況進行排產(chǎn)評審，待各方條件均能滿足后通知銷售人員簽訂合同。對超出公司常規(guī)要求的項目(如交付周期較短)，銷售部根據(jù)市場情況，與采購部溝通，申請?zhí)崆跋虏糠衷骷唵?，以備此項目庫存，確保滿足用戶要求。銷售部在無法確定滿足條件時，可及時與技術(shù)、采購、生產(chǎn)、質(zhì)量溝通，確保滿足顧客需求。對于口頭訂單的合同，需由客服代表對顧客需求進行轉(zhuǎn)化后反饋給銷售部，由銷售部負責(zé)合同評審。合同的簽訂和執(zhí)行只有經(jīng)過評審并確認的合同,客服代表才能與顧客正式簽訂合同。必要時將評審結(jié)果中的某些主要內(nèi)容在與顧客協(xié)商并取得顧客同意后，反映在條款之中?？头碓诤贤炗喓?技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)顧客提供的技術(shù)資料、《技術(shù)協(xié)議》提前做好技術(shù)準備工作。銷售部根據(jù)簽訂的合同要求下達相關(guān)資料，公司各有關(guān)部門必須嚴格按照合同要求進行設(shè)計、生產(chǎn)、檢驗、交付。如有特殊情況，應(yīng)及時以書面形式反饋有關(guān)部門。銷售部作為合同評審的組織者，應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計劃和實際生產(chǎn)進度對合同執(zhí)行各階段的情況進行跟進，對出現(xiàn)的異常情況應(yīng)向責(zé)任部門提出意見和要求，確保合同規(guī)定的要求。如遇特殊情況，銷售部及時向客服反映，并與顧客進行協(xié)商。對顧客確認的部分，由客戶向銷售部轉(zhuǎn)達相關(guān)信息。合同的變更本公司在執(zhí)行合同過程中當(dāng)顧客要求對已簽訂合同進行變更時，客服代表把信息傳遞給銷售部，由銷售部組織相關(guān)部門進行評審。因設(shè)計、采購或生產(chǎn)等原因出現(xiàn)特殊情況需對合同變更時，有關(guān)部門應(yīng)及時報客服代表，由客服代表與顧客就合同變更進行溝通。合同變更評審結(jié)果能滿足顧客要求時,并與顧客達成一致意見后,客服代表應(yīng)與顧客簽訂有效的變更合同或增補協(xié)議書?？头砀鶕?jù)變更后的內(nèi)容，若該合同還未開始生產(chǎn)則填寫《合同計劃更改通知單》，若已完成生產(chǎn)并入庫但還未發(fā)運經(jīng)有關(guān)部門評審確認。如涉及到技術(shù)更改，由工程部作出更改，相關(guān)部門按要求實施，所產(chǎn)生的返工費用應(yīng)由銷售與客戶結(jié)算。與顧客的溝通銷售部不定期采用展銷會、定貨會或廣告等形式,銷售人員和客服代表應(yīng)主動向顧客介紹（新）產(chǎn)品，提供宣傳材料，如產(chǎn)品樣本，并進行用戶走訪，及時掌握市場動態(tài)和顧客需求動向?？头韺镜闹饕櫩图按斫n案，詳細記錄其名稱、地址、電話、聯(lián)系人及訂購的每批產(chǎn)品的型號和數(shù)量，對顧客的檔案進行編號、整理，了解顧客的訂貨傾向，及時提供相的（新）產(chǎn)品信息。客服代表對顧客來信、電話、傳真等方式的問詢或咨詢，包括合同的執(zhí)行和修改情況，由專人解答并記錄，暫時未能解答的，詳細記錄顧客的名稱及聯(lián)絡(luò)方式，會同有關(guān)部門研究后給予顧客答復(fù)。銷售部根據(jù)需要將合同的執(zhí)行情況隨同合同的進展反饋給客服代表，由客服代表與顧客進行協(xié)調(diào)。產(chǎn)品售出后，顧客的反饋信息由客服代表收集，并負責(zé)傳遞相關(guān)部門進行處理，以取得顧客的持續(xù)滿意。合同評審記錄的保存和應(yīng)用銷售部負責(zé)管理和保存合同評審相關(guān)的記錄、合同正本等文件，保存期與產(chǎn)品壽命同步，除非合同有特殊要求?？头響?yīng)根據(jù)合同評審記錄認真分析顧客的需求和期望,尤其是顧客潛在的、隱含的和未來的需求和期望，應(yīng)始終以顧客為焦點，努力滿足并超過這種需求和期望，并持續(xù)改進，獲得顧客的長久依賴和支持。相關(guān)文件《文件控制程序》《記錄控制程序》記錄、附件JV/QR7.2-1《合同更改通知單》(1)(2)(3)(4)(5)(6)流程圖產(chǎn)品要求的確認常規(guī)產(chǎn)品立匚立口新產(chǎn)口口審核NGNG送樣確認協(xié)議初稿確認簽訂正式的協(xié)議原件客戶訂單總經(jīng)理批準合同評審生產(chǎn)部確認交貨時間客戶確認出貨通知、跟催及帳務(wù)處理結(jié)束按顧客信息反饋流程執(zhí)行分析及報告，反饋客戶信息權(quán)責(zé)單位作業(yè)說明相關(guān)文件客服代表銷售部各部門1客服代表通過各種渠道對顧客進行售前調(diào)查客服代表根據(jù)現(xiàn)有產(chǎn)品給顧客送樣，現(xiàn)有產(chǎn)品開《銷售合同》經(jīng)部門負責(zé)人審核。新品開發(fā)經(jīng)總經(jīng)理審核后詳見《產(chǎn)品設(shè)計與開發(fā)控制程序》。銷售部組織相關(guān)部門報價，呈總經(jīng)理審批，客服代表與顧客溝通確認顧客信息表銷售合同報價單客服代表2客服代表負責(zé)與顧客協(xié)商擬定銷售協(xié)議，協(xié)議需部門負責(zé)人評審合格，評審中有異議的，應(yīng)由客服代表負責(zé)與顧客協(xié)商修改，并重新評審?？偨?jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的業(yè)務(wù)代表可與顧客簽訂正式的協(xié)議。協(xié)議須編制統(tǒng)一編號，由客服代表負責(zé)記錄并歸檔。銷售協(xié)議書客服代表銷售部各部門3客服代表接收顧客傳真訂單及口頭訂單反饋給銷售部由銷售部填寫產(chǎn)品合同評審表和備貨單后組織相關(guān)部門評審對于產(chǎn)品合同，銷售部交生產(chǎn)、技術(shù)、質(zhì)量相關(guān)部門評審，總經(jīng)理審批銷售訂單生產(chǎn)計劃表銷售部4客服代表將編制的《銷售訂單》傳真客戶確認?？蛻粲唵?/p>