信息化項目準(zhǔn)備工作

信息化項目準(zhǔn)備工作指CIO在項目之前要做的第三項準(zhǔn)備工作就是要確立項目成員01項目準(zhǔn)備工作項目目標(biāo)預(yù)先調(diào)研預(yù)先工作項目成員預(yù)先目錄030204基本信息信息化項目準(zhǔn)備工作，是指CIO在項目之前要做的第三項準(zhǔn)備工作就是要確立項目成員。項目準(zhǔn)備工作項目準(zhǔn)備工作要把信息化項目當(dāng)作一個工程來管理，特別是諸如ERP、CRM等大型信息化管理項目，更是要有一套科學(xué)的管理與實施方法，才能夠保障項目的效果。若想用一篇文章說清楚信息化項目管理的方法，基本上是不可能的。若真的要談，也都是一些條條框框的內(nèi)容。從信息化項目管理的一個角度出發(fā)，即項目的前期準(zhǔn)備工作出發(fā)，談?wù)勥@個CIO如何做好項目管理的問題。中國有句俗話，叫做居安思危，思則有備，有備無患。意思就是說，事先有了充分的準(zhǔn)備，就不會產(chǎn)生禍患。CIO在負責(zé)信息化項目的時候，也必須如此。事先做好準(zhǔn)備，才能夠把信息化項目失敗的風(fēng)險降低到最低；并且對其他信息化項目的效果也有很大的促進作用具體的來說，CIO在項目之前要做好三項基本工作。調(diào)研預(yù)先工作調(diào)研預(yù)先工作不少人在談到信息化項目管理的時候，認為第一個步驟就是“軟件選型”。這并不妥當(dāng)。因為企業(yè)在不清楚自己的具體需求的情況下，就匆匆忙忙進行軟件選型，那就好像是盲人摸象，很難取得成效。巧婦難為無米之餐，這個米就是企業(yè)的需求。若沒有這個需求的話，就是最有能力的CIO，恐怕也很難作出一頓像樣的“信息化項目”大餐來。所以，在任何一個信息化項目之前，都會花一段時間去跟各個部門的員工溝通一下，大致了解員工心中的想法。如從事CIO這個職位以來，負責(zé)的第一個信息化項目就是部署企業(yè)自己的郵箱系統(tǒng)。在接到這個指令以后，不是盲目的去跟微軟等郵件服務(wù)提供商聯(lián)系，而是設(shè)計了一份需求調(diào)研表，向各個部門征集需求建議。需求表發(fā)下去沒到三天，就收集上來了近百條需求。典型的有如下內(nèi)容需求。一是銷售部門要求在群發(fā)郵件的時候，能夠自動改變客戶稱呼。如企業(yè)有連個客戶，聯(lián)系人分別為李公跟周公。銷售部門有新產(chǎn)品信息的話，就會像客戶發(fā)郵件通知。為了節(jié)省工作量，銷售人員往往是群發(fā)郵件。所以，銷售人員在群發(fā)的時候，希望郵件開頭的稱呼，能夠隨著客戶的不同，而選擇對應(yīng)的聯(lián)系人。如李公或者周公等等。二是銷售部總監(jiān)希望所有跟客戶來往的信件，都能夠自動在他的郵箱中備份。從而來銷售總監(jiān)可以了解到銷售人員跟客戶的溝通情況。而且，企業(yè)不少客戶都是通過郵件下單、詢問價格。所以，讓客戶的郵件自動轉(zhuǎn)發(fā)給銷售總監(jiān)，也利于其進行管理。項目目標(biāo)預(yù)先項目目標(biāo)預(yù)先目標(biāo)對于信息化項目來說非常重要。因為信息化項目跟實體項目不同。如建造一個廠房。廠房在一層層的蓋起來，大家都可以看的到，所以管理起來就比較方便。但是，對于大部分信息化項目來說，有很多都是比較空的內(nèi)容，或者說，效益可能要等到項目上線后幾個月才能夠反映出來。如ERP系統(tǒng)的提高倉庫庫存準(zhǔn)確率、提高庫存周轉(zhuǎn)速度這些內(nèi)容，只有在ERP系統(tǒng)上線后半年左右的時間才能夠體現(xiàn)出來。故若在項目開始之前，沒有定義相關(guān)的目標(biāo)，則項目就很難管理與控制。就再以上面這個郵箱項目為例，在做好初步需求調(diào)研的同時，還著手進行項目目標(biāo)的制定。如要制定的第一個目標(biāo)就是項目的周期。這個周期定的太長顯然不好，會增加項目的成本；定的太短也不好，會影響項目的效果。所以，就跟一些過來人討教。根據(jù)他們的建議，結(jié)合公司具體需要實現(xiàn)的需求，設(shè)置了一個比較合理的項目周期。這也是項目選型的一個重要參考指標(biāo)。如對于什么時候?qū)崿F(xiàn)什么目標(biāo)進行明確定義。有些需求可能需要通過二次開發(fā)來完成，但是這往往需要花費比較多的時間。所以，若讓所有的需求一次性完成的話，則往往會影響項目的上線時間。做法是對項目進行分段實施。所以，CIO接下去要做到就是根據(jù)自己對這個項目的了解，對項目進行分割。在什么時候完成什么樣的目標(biāo)，進行清晰的定義。之所以這個工作要預(yù)先做，主要就是為了防止對軟件公司牽著鼻子走。因為若不事先有計劃，則對方就很可能按照他們的業(yè)務(wù)繁忙情況來安排工作。這顯然對于企業(yè)來說，是不利的。項目成員預(yù)先項目成員預(yù)先信息化項目若光靠CIO一個人是很難推動的。有些綜合性的信息化管理軟件，如ERP、CRM等等要全公司動員。所以，CIO在項目之前要做的第三項準(zhǔn)備工作就是要確立項目成員。首先，CIO要確定項目的負責(zé)人?；疖嚺艿目?，全靠火車頭。項目負責(zé)人對于信息化項目的作用，就好像這個火車頭。一個信息化管理軟件部署的效果好不好，其實，80%左右要看這個項目負責(zé)人。對于大多數(shù)管理軟件來說，CIO并不是一個很合適的項目負責(zé)人人選。因為CIO由于工作背景等因素的限制，對于企業(yè)管理實務(wù)掌握的并不是精通；另一方面國內(nèi)很多企業(yè)的CIO權(quán)利沒有想象中的那么大，很少參與到企業(yè)的業(yè)務(wù)決策層去。所以，CIO在信息化項目中的角色，應(yīng)該是“有權(quán)利”的副職。利用項目管理員的專業(yè)判斷來做好項目的推進工作。其次，CIO要考慮關(guān)鍵用戶的穩(wěn)定性。任何一家企業(yè)都不希望自己公司為他人做嫁衣裳。由于有些CIO在事先沒有考慮到這方面的內(nèi)容，結(jié)果有不少的員工等到這個項目結(jié)束后（甚至還沒上線），學(xué)完了東西就跳糟走人了。這對于企業(yè)來說，影響是巨大的。缺乏關(guān)鍵用戶的支持，項目的效果與進度都會打折扣。所以，CIO在招募項目成員的時候，最好能夠跟人事經(jīng)理對公司管理團隊的穩(wěn)定性做個評估。若員工