建筑工程有限公司材料采購管理制度

材料采購管理制度第一章總則第一條目的為加強公司規(guī)范化管理，規(guī)范采購工作，保障工程進度的正常持續(xù)進行，選擇合格的供應商（廠家）并對采購過程進行嚴格的控制，確保供貨商提供的物料滿足施工的規(guī)定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。第二條適用范圍本辦法適用于公司各項目工程施工材料物料采購時，計劃審批的價格之審核、訂購、驗收、付款結(jié)算等，除另有規(guī)定外，悉以制度處理。第三條職責劃分1、由辦公室全面負責對各工程材料物料的采購工作；2、由工地項目經(jīng)理對項目部計劃單的數(shù)量、要求進行詳細審核把關(guān)；3、由工程部對各項目材料的質(zhì)量，技術(shù)要求把關(guān)；4、由部門經(jīng)理對該工程材料的數(shù)量、規(guī)格、價格控制把關(guān)。第二章采購（計劃）審批第一條采購計劃的制定1、各項目部根據(jù)材料采購計劃應根據(jù)圖紙、及實際需要予以制定，確保材料規(guī)格、型號、數(shù)量無誤并簽字后通過傳真或掃描件予以申報；2、由辦公室根據(jù)審批過后的材料采購計劃申報表完成采購工作。第二條選擇供應商根據(jù)審批后的采購計劃，選擇合格的供應商，進行詢價、議價與項目技術(shù)人員技術(shù)溝通評選確定后，每種材料供應商不準少于三家，由部門領(lǐng)導審核。1、供應商的選擇可以通過互聯(lián)網(wǎng)、宣傳冊（合格供應商）廠家中選取；2、長期報價采購，凡經(jīng)常性使用，且使用量較大的材料，應事先選定廠商，議定長期供應價格。第三條價格調(diào)查1、已核定的材料，必須經(jīng)常分析了解或收集資料，作為降低成本之依據(jù)；2、已核定之材料采購單價如需上漲或降低，應附上書面之原因說明；3、采購的數(shù)量或頻率有明顯增加時，應要求供應商（廠家）適當降低單價；第四條詢價、比價和議價1、根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標準、數(shù)量和交付期的不同，采購人員應選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象；2、采購人員根據(jù)過去采購的情況、市場變化情況、以及公司成本預算等情況，確定采購目標價格；3、在得到供應商的報價信息后，采購人員對供應商的報價條件進行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面項目部技術(shù)人員進行核對，以保證供應商提供的物料符合公司實際的采購要求，并對供應商所報的價格、交付期、售后服務等方面進行分析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應商；4、供應商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r，采購人員應送請購部門確認；5、專用材料或用品，材料公司應會同使用部門共同詢價與議價；4、發(fā)貨前要求供應商在“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式”，以便驗收確認。5、若屬分批交貨者，采購人員應在“訂購單”上注明“分批交貨”以資識別。6、長期訂貨和大額進貨，原則上均應通過簽訂買賣合同的辦法進行，應與供應商定買賣合同書一式兩份。第一份存行政辦，第二份存供應商，另需合同復印件四份分別交材料公司、核算中心、財務中心及工程部存檔。第九條緊急訂貨采購人員接到主管經(jīng)理以電話聯(lián)絡的緊急采購案件，應立即進行詢價、議價，迅速辦理。第十條進度控制及事物聯(lián)系除一般采購作業(yè)方式外，材料公司可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購：1、集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，材料公司定期集中辦理采購；2、長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，材料公司應事先選定廠商，擬定長期供應價格，呈準后通知各請購部門依需要提出請購。第十一條退貨作業(yè)對于檢驗不合格的材料退貨時，應開立“材料退貨單”并見附有關(guān)的“材料檢驗報告表”呈主管簽認后，憑此異常材料出廠。第三章驗收與付款第一條貨物進廠驗收1、貨物進場供應商交貨時，采購人員通知庫管員，實際清點件數(shù)或稱重，對貨物攜帶的有關(guān)證件進行驗證，經(jīng)與采購清單或采購合同內(nèi)容核對相符后簽收，倉庫出具入庫單并由庫管員簽章入庫。如發(fā)現(xiàn)不符時，即通知材料公司會同處理；2、對有專項質(zhì)量要求的材料物資，通知工程部派質(zhì)檢員驗收，驗收合格后由庫管出具入庫單并由庫管員簽字。第二條付款結(jié)算1、嚴格按照公司報賬工作流程和掛賬工作流程執(zhí)行；2、采購款項須按采購合同規(guī)定或采購單所約定的時間由材料公司統(tǒng)一支付；3、付款申請由采購人員或被委托采購人員提出，申請付款應嚴格按照采購合同要求和項目進度情況進行，分清輕重緩急，必要時須提交驗收報告、物品入庫單據(jù)和對方發(fā)票，申請付款單上應注明預付款、已付款、余款，按審批權(quán)限經(jīng)相關(guān)負責人簽字后，方可辦理付款手續(xù)；4、只有在出現(xiàn)以下情況時才可由采購人員借款或墊款進行直接支付：（1）緊急采購且不能及時辦理財務支付手續(xù)；（2）在外埠采購且供應商要求立即付款時；（3）在現(xiàn)場調(diào)試期間急需材料的采購；（4）1000元以下的零星采購。第三條進度控制及異常處理1、材料公司應特別注意“采購單”注明的到貨時間要求，掌握到貨進度；2、采購人員發(fā)現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延誤時，應主動與供貨廠商聯(lián)系催交，對異常原因及時處理對策，匯通相關(guān)職能部門、分公司處理。第四條質(zhì)量評價使用單位應就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以關(guān)注，根據(jù)使用效果對材料質(zhì)量提出評價，以利于進一步工作。第四章附則第一條參與采購過程的各相關(guān)部門，既要明確分工、明確責任、互相配合，還要注意發(fā)揮互相監(jiān)督的作用，確保企業(yè)的利益不受損害；第二條參加采購的人員要嚴格自律，加強法制觀念，自覺抵制不正之