電子檔案信息(合集7篇)

第第頁電子檔案信息(合集7篇)一、檔案信息電子化的現(xiàn)狀1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。2在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工義不容辭的責(zé)任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。三、檔案信息電子化的益處所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處有：1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。2縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。3檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。4檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。5檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

電子檔案信息第2篇

一、檔案信息安全性的范圍

檔案信息的安全性包括三大范圍：（1）機密性：使非合法授權(quán)者不得使用；（2）真實性：可確定檔案來源的合法性；（3）完整性：確保檔案沒有被有意或無意地篡改。

根據(jù)所歸納的安全性的范圍，所有這些有關(guān)通信和信息傳輸過程中的各種安全需求可以進(jìn)一步地被歸納為：保密性需求；真實性需求；完整性需求。為了滿足這三個安全需求，需要為電子檔案的管理設(shè)計一個較為完整的安全系統(tǒng)。

電子文件檔案的管理過程完全是通過計算機來完成的。因此，在計算機網(wǎng)絡(luò)的各個節(jié)點上進(jìn)行文件數(shù)據(jù)的自由歸檔和檔案資源的共享，實現(xiàn)電子檔案的信息公開，就必須建立計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。然而，電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲的過程中，每個步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴(yán)重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統(tǒng)中，應(yīng)該準(zhǔn)備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對的措施，以確保檔案信息公開的安全性。

二、檔案信息的安全性設(shè)計

（一）人員安全。檔案信息安全系統(tǒng)，不論設(shè)計如何周密，如果沒有嚴(yán)格的人員控管，再復(fù)雜的加密技術(shù)亦是徒具形式。所以，檔案信息操作過程中最有可能發(fā)生的安全問題，就是人為泄密。因此在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏忽，通過培訓(xùn)教育組織內(nèi)成員，積極宣傳信息安全的重要性，降低失泄密發(fā)生的幾率。同時，嚴(yán)格執(zhí)行任何人使用檔案信息前，必須先確認(rèn)使用者身份才能進(jìn)入檔案庫房制度。此外檔案工作部門的成員，或多或少都會接觸到不同程度的檔案實體，因此人員異動，包括職位調(diào)動、離職、停職及退休等均可能造成信息外流，為避免檔案信息意外流出，就必須對人員異動與權(quán)限有效期的控管進(jìn)行管理。任何人員通過電腦接觸檔案信息時，首先要取得區(qū)域內(nèi)電腦的使用權(quán)，落實使用者權(quán)限的管控。根據(jù)不同職位的職權(quán)，給予一般使用、超級使用者或管理者權(quán)限。以固定的使用者賬號命名邏輯，人工就可以加以初步的辨識，如果有入侵意圖，使用不具有管理工作權(quán)限的代碼，就可以立刻排除。嚴(yán)格要求同仁選用不會讓別人輕易猜到或看到的通行密碼，強制密碼長度及組合復(fù)雜度（如強制必須英文、數(shù)字混雜），減少被“有心人”猜中的幾率；在離開電腦座位時，啟動屏幕保護程式的密碼等。

（二）操作安全。對員工進(jìn)行信息安全的教育，是確保信息安全的重要措施。除了宣傳信息安全的觀念外，應(yīng)著重于檔案信息操作過程的安全概念，包括個人電腦的防毒措施，以及資料備份的觀念；避免檔案信息公開的過程中，無意間夾帶電腦病毒形成感染，而造成使用者檔案信息資料毀損或被篡改。檔案部門除了在檔案服務(wù)器中安裝殺毒工具之外，同時也應(yīng)在郵件服務(wù)器上安裝郵件殺毒軟件，建立基本的防毒安全環(huán)境?，F(xiàn)在的電腦病毒防不勝防，因此還應(yīng)養(yǎng)成重要資料備份的習(xí)慣，將重要檔案信息備份于服務(wù)器中，并備份于光碟或磁盤中，以減少還原失敗的可能性。另外，更重要的是建立異地備份的觀念，使備份工作法制化。此處，制定信息安全防護計劃及緊急情況應(yīng)對計劃，并定期對所擬定的信息安全相關(guān)條文調(diào)整及檢查，以保證信息安全計劃的可行性，讓安全意外的通報程序成為檔案部門成員所了解的常識，使得電子檔案的安全操作有具體的規(guī)范。

（三）檔案信息內(nèi)容安全。檔案部門能夠提供的公開檔案信息，主要以電子郵件及網(wǎng)頁瀏覽等方式來操作。為了確保公開的檔案信息使用安全，檔案信息以電子郵件方式發(fā)出前，應(yīng)用防毒軟件、電子郵件掃描軟件進(jìn)行殺毒；以網(wǎng)頁方式發(fā)出時，應(yīng)用內(nèi)容過濾系統(tǒng)以及阻隔瀏覽網(wǎng)頁系統(tǒng)來確保發(fā)送資料的安全，并阻止可能發(fā)生的攻擊事件。

目前的檔案全文是以影像為主，影像掃描的過程，可能會遇到人為安全問題或者資料輸入大致相同的問題。因此，對提取原卷的過程應(yīng)加以重視，掃描前與掃描后務(wù)必保持原件的數(shù)量一致，并確保原件并未受到破壞、惡意刪改及盜用。

為了防止檔案信息被非法竊取，確保檔案部門所公開的檔案信息具有唯一性及公信力，文件儲存時必須先將文件加密，同時配合完善的存取控制，避免權(quán)限不足的人員取得資料。然而，儲存加密技術(shù)再完善也無法避免系統(tǒng)人員的操作失誤，為了避免操作上的人為疏失，引起糾紛，在整套的電子檔案操作過程中必須建立完整系統(tǒng)檔案，以便日后追蹤及調(diào)查，包括操作系統(tǒng)的人、事、時、地、物，這樣才能稱得上安全的電子檔案操作。此外，還要制定相關(guān)的法律法規(guī)，作為責(zé)任歸屬的依據(jù)。

電子檔案信息第3篇

受到傳統(tǒng)觀念的影響，檔案工作一直都堅持保密原則，對檔案利用工作不夠重視，導(dǎo)致很多檔案被束之高閣。隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字等現(xiàn)代化技術(shù)的運用，電子檔案信息應(yīng)運而生，但在其利用過程中不可避免的會出現(xiàn)丟失、偷竊、黑客入侵等問題，因此，關(guān)注電子檔案信息安全已經(jīng)迫在眉睫。

1.加強檔案信息安全的重要性

與一般的信息不同，檔案記錄著工作部門的重要信息及歷史進(jìn)程，大部分內(nèi)容甚至涉及國家重要機密，影響國家的安全，對其保密是國家對其最主要的要求。如果這些信息由于某些原因泄露的話，那么其后果將十分嚴(yán)重，甚至?xí){到國家的安全，公眾利益也會受到損害。檔案信息的一些作用是其他信息所無法取代的，這就在一定程度上決定了其安全性必須要高于其他信息，由此不難看出，檔案信息的安全性問題已經(jīng)成為時展的重要問題。

2.檔案信息安全性范圍

安全是信息管理的生命，要保證信息的安全，就必須要在合理范圍內(nèi)進(jìn)行利用，首先就是確保其機密性，其次要保證檔案來源的合法性，最后要保證所利用檔案未經(jīng)修改的完整性。電子檔案最主要的特征就是一切都必須要依賴計算機進(jìn)行。所以，不論是文件的傳輸或者是檔案的整理都必須要通過計算機進(jìn)行，采取的是信息共享的方式，實現(xiàn)信息公開。但運用計算機其傳輸與保存過程中則存在諸多漏洞，非常容易遭受安全攻擊，導(dǎo)致信息泄露，進(jìn)而影響到國家的安全，限制電子檔案信息的公開推廣，這就要求檔案工作人員在工作過程中做好預(yù)防方案，保證信息公開過程中的安全性。

3.做好電子檔案信息安全的有效措施

3.1加強檔案人員的安全

不論檔案信息系統(tǒng)設(shè)計的如何安全，如何周密，如果管理人員的安全意識不足也將出現(xiàn)問題，因此，要想保證電子檔案的安全性就必須要提升檔案操作人員的素質(zhì)，減少信息被泄露的危險。這就要求在實行檔案信息公開前，必須要加強人員的管理，減少人為疏失，通過對內(nèi)部人員的培訓(xùn)，宣傳安全性等措施減少危險發(fā)生。同時，要加強單位內(nèi)部的人員管理，所有利用檔案人員必須要確認(rèn)身份后方可執(zhí)行利用行為。除此之外，還要加強對流動人員的管理，合理控制其對檔案的利用情況，增強管理質(zhì)量。不論任何人，只要接觸電腦都必須要得到批準(zhǔn)，根據(jù)職位的區(qū)別給予其相應(yīng)的使用權(quán)。也可以根據(jù)使用者的不同而采取不同的命名方式，一旦遇到有入侵意圖的情況，必須立即采取措施加以控制，排除。

3.2提高操作的安全性

要想保證安全性，關(guān)鍵是操作的安全性，而操作的關(guān)鍵是人，這是保證電子檔案信息安全的首要前提。因此，必須要在單位內(nèi)部進(jìn)行必要的宣傳，提升員工的安全意識，加強對電腦使用的安全管理意識，做好資料的備份工作，減少信息公開過程中受到感染而導(dǎo)致資料丟失或損毀，除了要在工作的計算機上必要的殺毒軟件外，還可以提高信息傳遞軟件質(zhì)量，改善環(huán)境的安全性。尤其是對特別重要的信息必須要做到多次備份，將損失降到最低。除此之外，單位內(nèi)部也要制定緊急情況應(yīng)對方案，根據(jù)具體情況定期進(jìn)行調(diào)節(jié)與改進(jìn)，進(jìn)而保證信息的安全性。

3.3增強檔案信息內(nèi)容的安全管理

大眾可以接收到的檔案信息多數(shù)都是以網(wǎng)頁或者是郵件的方式接收到的，而這種公開方式是存在一定弊端的，因此，要增強檔案信息的安全性，就有必要改進(jìn)檔案傳輸?shù)姆浪蛘呤菍υ械膫鬏敺绞竭M(jìn)行改進(jìn)，除了必要的殺毒軟件外，還可以采取內(nèi)容過濾的方式來保證資料的安全性，降低信息發(fā)出后的安全攻擊率。以目前我國的科技發(fā)展情況來看，影像是電子檔案最主要的方式，在進(jìn)行影像掃描的過程中非常容易出現(xiàn)泄漏等安全問題，對此，必須要加強對原卷的管理，保證掃描后的資料與原卷一致，并提高對原卷的保管意識。近年來，檔案信息被非法竊取的情況較為常見，為了降低這一情況，提升信息的工公信力，就必須要對傳輸文件進(jìn)行管理，除了進(jìn)行加密處理外，也可以增強存取控制力度，加強對資料利用人員的管理。但任何管理技術(shù)都存在疏忽。所以，就必須要不斷的完善檔案管理系統(tǒng)，提高操作的安全性，在日益完善的法律法規(guī)環(huán)境下提高檔案信息的利用率。

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