2023年檔案管理方案篇

2023年檔案管理方案篇

書目

第1篇s物業(yè)公司檔案管理方案

第2篇小區(qū)分項物業(yè)管理方案：檔案建立

第3篇物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案格式怎樣的

第4篇物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案

第5篇誠粵公寓業(yè)戶檔案管理方案

第6篇物業(yè)資料業(yè)主檔案管理方案

第7篇物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案怎么寫

第8篇某某工業(yè)園區(qū)設(shè)施設(shè)備業(yè)主檔案的建立管理方案

第9篇某花園小區(qū)物業(yè)檔案管理方案

第10篇住宅項目物業(yè)管理檔案建立方案

某某工業(yè)園區(qū)設(shè)施設(shè)備業(yè)主檔案的建立管理方案

某工業(yè)園區(qū)設(shè)施設(shè)備、業(yè)主檔案的建立與管理方案

一、管理規(guī)章制度

科學(xué)完善、合理量化。健全實操的管理規(guī)章制度是我們?nèi)〉脛倮闹匾▽?也是提高服務(wù)品質(zhì)、提升工業(yè)園區(qū)形象的重要依據(jù)。為進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范和管理,接管后,我們將嚴(yán)格根據(jù)iso9001國際標(biāo)準(zhǔn)人、及我公司質(zhì)量體系文件的要求,對項目實施專業(yè)化、規(guī)范化管理。我們還將依據(jù)該項目實際狀況對規(guī)章制度及相關(guān)程序作適當(dāng)調(diào)整。管理制度主要包括公眾制度及應(yīng)急措施、iso9001服務(wù)質(zhì)量限制程序文件、公司內(nèi)部管理制度等。

二、檔案建立與管理

隨著建筑設(shè)計高科技、專業(yè)化的發(fā)展,信息成為管理資源中又一重要因素,為此,在信息收取時廣開信息渠道,存儲時做到內(nèi)容全面、豐富,收集時盡可能地完整。我們擬對項目全部物業(yè)管理與服務(wù)的項目,從主體到配套,從建筑到環(huán)境,從硬件到軟件等都建立相應(yīng)的管理檔案。并樹立檔案管理的財寶觀、資源觀和服務(wù)觀,使檔案管理真正為管理服務(wù)。

三、檔案管理運作環(huán)節(jié)

1、資料的收集,干脆隸屬于客戶服務(wù)中心。建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對全部檔案資源進(jìn)行嚴(yán)格管理。在收集時,堅持內(nèi)容豐富的原則,依據(jù)實際全面收集,小到一盆花都有具體的資料收集。

2、資料的分類整理,依據(jù)其性質(zhì)、特點進(jìn)行細(xì)分,做到條理清楚,分類合理。

3、資料歸檔管理,根據(jù)資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行分類保存,做到便于查找和調(diào)用,在進(jìn)、出檔案室都有嚴(yán)格的規(guī)定,嚴(yán)防文件流失。檔案的管理環(huán)境必需做到“三防”,即防火、防潮、防變質(zhì)。

四、檔案資料的分類

1、接管移交資料:

名稱資料內(nèi)容

工程建筑產(chǎn)權(quán)資料a:規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證c:拆遷安置資料

工程技術(shù)資料a:紅線圖、總平面圖b:地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告c:工程合同、工程預(yù)決算d:工程設(shè)計變更、通知及技術(shù)核算單e:竣工圖:1.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖2.消防、智能化、中心空調(diào)等工程及地下管網(wǎng)竣工圖f:房屋、消防、智能化、中心空調(diào)等竣工驗收證明書g:鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書h:新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書i:供水、供電、電梯、消防、智能化、中心空調(diào)等設(shè)備的檢驗合格證書j:供水、供電、電梯、消防、智能化、中心空調(diào)等設(shè)備技術(shù)資料k:砂漿、混凝土試塊、試壓報告l:綠化工程竣工圖m:其它技術(shù)資料

2、管理檔案資料

名稱資料內(nèi)容

物業(yè)資料a:基本資料

b:標(biāo)識資料

事務(wù)管理資料a:事務(wù)值班表

b:事務(wù)交接記錄表c:物品搬出(入)登記表d:日常事務(wù)巡察記錄e:事務(wù)回訪登記表

修理資料a:修理申報表b:修理服務(wù)派工單c:修理回訪記錄本d:公共設(shè)施修理記錄

平安防范及交通管理資料a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄b:查崗記錄c:物資搬運放行記錄、緊急事務(wù)處理記錄d:車輛管理記錄、車輛具體資料、車輛出入記錄

設(shè)備管理資料a:公用設(shè)施保養(yǎng)修理記錄b:各項機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)修理運行記錄c:設(shè)備分承包方修理保養(yǎng)記錄d:設(shè)備檢查記錄

員工管理資料a:員工個人資料、聘用表b:員工業(yè)績考核及獎罰記錄c:員工培訓(xùn)安排及實施記錄d:員工培訓(xùn)考核記錄e:員工外出考評及參與演練記錄f:員工住房及內(nèi)務(wù)管理記錄

看法反饋資料a:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表b:看法調(diào)查、統(tǒng)計記錄c:投訴及處理記錄表

行政文件資料a:管理處主任值班及督察記錄b:政府部門文件c:物業(yè)公司及主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件d:管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件e:管理處榮譽一覽表f:管理處接待來訪參觀記錄表

會務(wù)資料a:會務(wù)承辦實施方案b:會務(wù)攝影及錄音、錄像資料

某花園小區(qū)物業(yè)檔案管理方案

花園小區(qū)物業(yè)檔案管理方案

檔案資料的管理是物業(yè)服務(wù)工作的一個重要組成部分,科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及公用設(shè)施的運用、修理、改建和各項管理工作供應(yīng)指引和服務(wù)。在**的物業(yè)檔案管理中,我們將從以下幾方面著手:

一、檔案的建立與分類

1、小區(qū)管理檔案分類:

1)業(yè)委會工作資料;

2)托付管理合同及小區(qū)管理涉及的其它合同文本;

3)住戶管理:主要包括住戶資料(住房登記表、住戶證件等)、住戶特別要求記錄、住戶投訴與回訪記錄等;

4)社區(qū)文化資料;

5)清潔衛(wèi)生管理記錄及資料;

6)綠化管理記錄及資料;

7)車場(車棚)管理記錄及資料;

8)文化消遣場所(會所)管理資料;

9)消防、治安管理記錄及資料。

2、工程技術(shù)、設(shè)備管理檔案分類:

1)小區(qū)建設(shè)竣工資料;

2)公司接管小區(qū)的有關(guān)資料和協(xié)議;

3)小區(qū)改造變更資料(含裝修管理資料);

4)房屋及公共設(shè)施修理(維護(hù))資料;

5)設(shè)備資料主要包括設(shè)備技術(shù)資料、設(shè)備運行資料、設(shè)備修理保養(yǎng)記錄及資料;

6)科技圖書及資料。

3、內(nèi)務(wù)管理檔案分類:

1)經(jīng)營財務(wù):主要包括經(jīng)營管理資料、合同管理資料、財務(wù)管理資料;

2)人事勞資:主要包括人事資料、勞資資料、員工培訓(xùn)、考核資料;

3)規(guī)章制度及往來文件;

4)管理及運作規(guī)章制度;

5)政府、主管部門頒發(fā)的法律、法規(guī)文件;

6)上級公司文件;

7)其它外來文件;

8)服務(wù)中心發(fā)出的通知、公告、報告、信函等公文;

9)質(zhì)量管理文件及相應(yīng)的資料、記錄。

4、其它文件

二、檔案管理

1、管理思路

1)依照規(guī)定程序收集的各項工作的檔案資料,按科學(xué)方法檢索運用,機(jī)密文件加密,專人管理。

2)檔案管理除具體記錄管理過程外,一個重要目的是從中發(fā)覺管理不足,改進(jìn)管理工作,原始資料除收集、整理,編入檔案時初步分析外,應(yīng)形成各類人員定期、定項目有方向性地進(jìn)行統(tǒng)計、歸納,反映管理漏洞,提出報告和可行性整改看法。

2、檔案管理的基本模式

1)采納多種形式的信息貯存方式,有計算機(jī)磁盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表卷宗等,分別采納相應(yīng)的保管貯存方法。

2)采納科學(xué)檢查及多媒體查詢系統(tǒng),文件書目條理清楚,便利檔案運用、查詢。

3)嚴(yán)格內(nèi)部文件資料的保密制度,需保密文件及區(qū)域必需加密,專人負(fù)責(zé)保管,確保文件的平安。

4)加強檔案的平安管理,配置消防器材和防盜門,檔案柜、鎖符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮濕的要求。

5)堅持對檔案管理工作檢查指導(dǎo)。分公司各部室每月檢查一次本部門管理文件記錄狀況,督促檔案管理人員剛好將工作記錄文件歸入檔案;分公司副總經(jīng)理每季對檔案管理工作進(jìn)行一次全面的檢查,檢查文件管理是否規(guī)范,有無遺漏,指出工作不足,以便更好地提高檔案管理工作。

物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案格式怎樣的

物業(yè)服務(wù)資料與業(yè)主檔案的管理方案為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所運用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存首先,在物業(yè)接管移交時,要力爭全面、精確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。

其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋修理檔案、設(shè)備運行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都須要工作人員將其全面收集起來并妥當(dāng)保管。

二、資料或檔案的整理與分類全部原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。

剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊,做到整齊清楚、分類合理、便于查找。

根據(jù)檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

1.工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)具體資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的修理檔案等。

其中,業(yè)主檔案內(nèi)容詳細(xì)包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防平安責(zé)任書、業(yè)主家庭狀況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計平面圖、裝修竣工圖等。

4.修理資料:包括修理申請記錄、回訪記錄、修理派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)辦法見和調(diào)查統(tǒng)計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。

6.本部門員工管理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓(xùn)安排、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

7.行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。

三、資料或檔案的歸檔對于全部分類整理好的信息資料,工作人員必需進(jìn)行歸檔保存。

1.檔案管理實行原始資料和計算機(jī)檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計算機(jī)磁盤儲存,便于查找。

同時,還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料詳細(xì)化、形象化。

2.對本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計算機(jī)中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格限制借閱。

3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類依次進(jìn)行組卷、逐一編號、登記造冊、編制書目、分柜保存。

4.依據(jù)檔案盒規(guī)格打算相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標(biāo)記貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號、樓層號、房間號的先后依次排列在檔案盒內(nèi)。

按檔案盒內(nèi)各檔案的排列依次將檔案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案書目內(nèi),具體、清楚地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。

6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。

檔案室鑰匙交由檔案管理員特地保管,檔案室應(yīng)避開無關(guān)人員隨意進(jìn)出,以保證檔案的平安和完善。

7.全部檔案盒資料都應(yīng)妥當(dāng)保存,留意保持整齊,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運用工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。

由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的運用者,應(yīng)當(dāng)按檔案的不同密級經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特別狀況如需查閱須報管理處。

五、業(yè)主檔案的跟蹤當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生改變或業(yè)主發(fā)生更替時,服務(wù)中心應(yīng)將改變狀況記錄在業(yè)主檔案中。

本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭狀況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀對于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止接著運用。

依據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)當(dāng)定期對過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的積累和混淆。

對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀,但銷毀的同時必需建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

誠粵公寓業(yè)戶檔案管理方案

誠基公寓業(yè)戶檔案管理方案

管理處建立業(yè)戶權(quán)籍檔案時,應(yīng)將業(yè)戶的個人資料、報修記錄、服務(wù)記錄等一并歸檔。

1.管理處負(fù)責(zé)建立業(yè)戶檔案,業(yè)戶檔案一戶一檔。

2.業(yè)戶檔案的管理方法按公司檔案要求操作。

3.物業(yè)管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)業(yè)戶檔案的收集、整理、歸檔、利用。

4.管理處在每月5日前把上月的有關(guān)業(yè)戶資料、產(chǎn)權(quán)清單、租賃清單整理好并歸檔。

5.管理處經(jīng)理每季度檢查一次業(yè)戶檔案工作,對發(fā)覺問題應(yīng)馬上整改。

5.1權(quán)籍檔案中包含以下內(nèi)容:

5.1.1入伙通知書

5.1.2入伙手續(xù)書

5.1.3業(yè)主運用公約

5.1.4裝修管理協(xié)議

5.1.5房屋驗收表

5.1.6入伙手續(xù)資料簽收單

5.1.7產(chǎn)權(quán)清單

5.1.8租賃清單

5.1.9合同復(fù)印件

5.1.10權(quán)證復(fù)印件

5.1.11有關(guān)業(yè)戶其他資料

5.1.12業(yè)主信息表

5.1.13報修項目表

5.1.14服務(wù)項目表

5.1.15保管鑰匙托付書

5.1.16代辦服務(wù)托付書

5.1.17平安責(zé)任書

每月由經(jīng)理將上述資料進(jìn)行檢查歸檔,發(fā)覺疏漏,馬上補齊。

物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案怎么寫

物業(yè)服務(wù)資料與業(yè)主檔案的管理方案為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所運用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存首先,在物業(yè)接管移交時,要力爭全面、精確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。

其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋修理檔案、設(shè)備運行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都須要工作人員將其全面收集起來并妥當(dāng)保管。

二、資料或檔案的整理與分類全部原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。

剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊,做到整齊清楚、分類合理、便于查找。

根據(jù)檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

1.工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)具體資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的修理檔案等。

其中,業(yè)主檔案內(nèi)容詳細(xì)包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防平安責(zé)任書、業(yè)主家庭狀況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計平面圖、裝修竣工圖等。

4.修理資料:包括修理申請記錄、回訪記錄、修理派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)辦法見和調(diào)查統(tǒng)計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。

6.本部門員工管理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓(xùn)安排、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

7.行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。

三、資料或檔案的歸檔對于全部分類整理好的信息資料,工作人員必需進(jìn)行歸檔保存。

1.檔案管理實行原始資料和計算機(jī)檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計算機(jī)磁盤儲存,便于查找。

同時,還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料詳細(xì)化、形象化。

2.對本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計算機(jī)中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格限制借閱。

3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類依次進(jìn)行組卷、逐一編號、登記造冊、編制書目、分柜保存。

4.依據(jù)檔案盒規(guī)格打算相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標(biāo)記貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號、樓層號、房間號的先后依次排列在檔案盒內(nèi)。

按檔案盒內(nèi)各檔案的排列依次將檔案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案書目內(nèi),具體、清楚地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。

6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。

檔案室鑰匙交由檔案管理員特地保管,檔案室應(yīng)避開無關(guān)人員隨意進(jìn)出,以保證檔案的平安和完善。

7.全部檔案盒資料都應(yīng)妥當(dāng)保存,留意保持整齊,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運用工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。

由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的運用者,應(yīng)當(dāng)按檔案的不同密級經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特別狀況如需查閱須報管理處。

五、業(yè)主檔案的跟蹤當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生改變或業(yè)主發(fā)生更替時,服務(wù)中心應(yīng)將改變狀況記錄在業(yè)主檔案中。

本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭狀況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀對于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止接著運用。

依據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)當(dāng)定期對過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的積累和混淆。

對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀,但銷毀的同時必需建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

物業(yè)資料業(yè)主檔案管理方案

物業(yè)資料與業(yè)主檔案管理方案

為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所運用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存

首先,在物業(yè)接管移交時,要力爭全面、精確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋修理檔案、設(shè)備運行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都須要工作人員將其全面收集起來并妥當(dāng)保管。

二、資料或檔案的整理與分類

全部原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊,做到整齊清楚、分類合理、便于查找。根據(jù)檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

1.工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)具體資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的修理檔案等。其中,業(yè)主檔案內(nèi)容詳細(xì)包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防平安責(zé)任書、業(yè)主家庭狀況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計平面圖、裝修竣工圖等。

4.修理資料:包括修理申請記錄、回訪記錄、修理派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)辦法見和調(diào)查統(tǒng)計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。

6.本部門員工管理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓(xùn)安排、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

7.行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。

三、資料或檔案的歸檔

對于全部分類整理好的信息資料,工作人員必需進(jìn)行歸檔保存。

1.檔案管理實行原始資料和計算機(jī)檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計算機(jī)磁盤儲存,便于查找。同時,還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料詳細(xì)化、形象化。

2.對本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計算機(jī)中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格限制借閱。

3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類依次進(jìn)行組卷、逐一編號、登記造冊、編制書目、分柜保存。

4.依據(jù)檔案盒規(guī)格打算相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標(biāo)記貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號、樓層號、房間號的先后依次排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列依次將檔案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案書目內(nèi),具體、清楚地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。

6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員特地保管,檔案室應(yīng)避開無關(guān)人員隨意進(jìn)出,以保證檔案的平安和完善。

7.全部檔案盒資料都應(yīng)妥當(dāng)保存,留意保持整齊,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運用

工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的運用者,應(yīng)當(dāng)按檔案的不同密級經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特別狀況如需查閱須報管理處。

五、業(yè)主檔案的跟蹤

當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生改變或業(yè)主發(fā)生更替時,服務(wù)中心應(yīng)將改變狀況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭狀況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀

對于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止接著運用。依據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)當(dāng)定期對過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的積累和混淆。對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀,但銷毀的同時必需建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

住宅項目物業(yè)管理檔案建立方案

住宅項目物業(yè)管理檔案建立方案

1、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容

業(yè)主入伙資料

業(yè)戶家庭資料

業(yè)戶聯(lián)系電話

包括:正常狀況下的聯(lián)系電話和緊急狀況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、e-mail地址等。

業(yè)戶室內(nèi)裝修管理資料

包括:裝修申請表、裝修過程狀況記錄、管線變動狀況等。

業(yè)戶日常修理資料

包括:修理、修理回訪等記錄狀況。

業(yè)戶反饋資料

包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)戶投訴及處理記錄、業(yè)戶看法征詢、統(tǒng)計記錄等。

2、物業(yè)檔案管理的詳細(xì)措施

業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括業(yè)戶的姓名、家庭狀況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳狀況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨用部分運用及保養(yǎng)修理狀況等。

(1)業(yè)戶檔案的收集

物業(yè)設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對業(yè)戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅持內(nèi)容豐富的原則。在實際工作中從須要動身,擴(kuò)大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時起先收集歸檔,實行業(yè)戶一戶一檔。

(2)業(yè)戶權(quán)籍資料管理

從業(yè)戶入伙起先,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清楚、完整齊全,便于查閱。管理和運用好權(quán)籍資料,動態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況,為業(yè)戶需求供應(yīng)服務(wù)。

(3)業(yè)戶檔案的整理

各個業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點依據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類,做到條理清楚、便于查閱。

(4)業(yè)戶檔案的歸檔

***華庭住宅小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員根據(jù)物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機(jī)存檔,運用計算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。

(5)檔案的利用

為業(yè)戶服務(wù)工作剛好供應(yīng)檔案資料,干脆或間接地為業(yè)戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

(6)業(yè)戶檔案的管理

業(yè)戶檔案的運用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必需由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,馬上修復(fù),嚴(yán)峻時追究有關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機(jī)運用時應(yīng)防止電腦病毒侵入。

物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案

物業(yè)服務(wù)資料與業(yè)主檔案的管理方案

為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所運用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存

首先,在物業(yè)接管移交時,要力爭全面、精確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋修理檔案、設(shè)備運行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都須要工作人員將其全面收集起來并妥當(dāng)保管。

二、資料或檔案的整理與分類

全部原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊,做到整齊清楚、分類合理、便于查找。根據(jù)檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

1.工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)具體資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的修理檔案等。其中,業(yè)主檔案內(nèi)容詳細(xì)包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防平安責(zé)任書、業(yè)主家庭狀況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計平面圖、裝修竣工圖等。

4.修理資料:包括修理申請記錄、回訪記錄、修理派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)辦法見和調(diào)查統(tǒng)計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。

6.本部門員工管理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓(xùn)安排、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

7.行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。

三、資料或檔案的歸檔

對于全部分類整理好的信息資料,工作人員必需進(jìn)行歸檔保存。

1.檔案管理實行原始資料和計算機(jī)檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計算機(jī)磁盤儲存,便于查找。同時,還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料詳細(xì)化、形象化。

2.對本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計算機(jī)中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格限制借閱。

3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類依次進(jìn)行組卷、逐一編號、登記造冊、編制書目、分柜保存。

4.依據(jù)檔案盒規(guī)格打算相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標(biāo)記貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號、樓層號、房間號的先后依次排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列依次將檔案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案書目內(nèi),具體、清楚地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。

6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員特地保管,檔案室應(yīng)避開無關(guān)人員隨意進(jìn)出,以保證檔案的平安和完善。

7.全部檔案盒資料都應(yīng)妥當(dāng)保存,留意保持整齊,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運用

工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用