辦公室管理制度

辦公室管理要求一、員工保密守則為保護(hù)企業(yè)和客戶商業(yè)利益，全部企業(yè)員工應(yīng)注意加強(qiáng)保密意識，認(rèn)真恪守以下守則。1、不在公共場所談?wù)撈髽I(yè)業(yè)務(wù)及與客戶相關(guān)事宜。2、有第三方在場時(shí)，要留心自己所說內(nèi)容及聽眾；不要在電話中談?wù)摍C(jī)密事宜及還未公開信息。3、不要與任何不相關(guān)人，包含親戚和朋友，談?wù)撈髽I(yè)和客戶機(jī)密信息。4、主要文件應(yīng)隨時(shí)收到抽屜或文件柜里，不得隨意擺放在辦公桌上；抽屜和文件柜應(yīng)上鎖。5、如有來訪者到訪，前臺應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員，先請來訪者在會客區(qū)或會議室等候，絕不允許來訪者單獨(dú)一人進(jìn)入辦公區(qū)；當(dāng)來訪者如需進(jìn)入辦公區(qū)時(shí)，應(yīng)時(shí)刻有些人陪同，即使來訪者到休息區(qū)去也應(yīng)如此。6、假如在工作崗位或辦公區(qū)內(nèi)碰到無人陪同陌生人，每位員工有責(zé)任主動問詢情況，不得置之不理。7、不要邀請自己同學(xué)、親友進(jìn)入工作區(qū)等候或陪同加班；更不應(yīng)讓其使用自己或他人計(jì)算機(jī)，應(yīng)在會客區(qū)接待。8、不得將企業(yè)和客戶商業(yè)資料轉(zhuǎn)發(fā)給企業(yè)以外無關(guān)人員。9、在打印、復(fù)印、傳真包括機(jī)密事項(xiàng)文件時(shí)，應(yīng)將作廢印有文字紙張及時(shí)銷毀。10、離創(chuàng)辦公桌前，關(guān)閉計(jì)算機(jī)文件窗口，將辦公桌上文件、材料整理放好。11、不隨意向外透露企業(yè)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)方式。二、工作紀(jì)律1、班前要求（1）做好辦公區(qū)環(huán)境衛(wèi)生。（2）仔細(xì)檢驗(yàn)必備辦公用具是否齊全正常，并按要求到位。（3）開始工作前做到人員到位、人心到位、設(shè)備到位。2、工作時(shí)間要求（1）通常不準(zhǔn)打私人電話，如有急事應(yīng)簡明扼要；（2）不準(zhǔn)擅離崗位辦私事；（3）工作時(shí)間內(nèi)不準(zhǔn)在辦公室及營業(yè)場所吸煙、吃零食或酒后上崗；（4）不準(zhǔn)串崗、聊天、做私事、看與本崗工作無關(guān)書報(bào)；（5）不準(zhǔn)用企業(yè)電腦玩游戲、上網(wǎng)聊天；（6）不準(zhǔn)在辦公場所化裝、修指甲、剔牙、挖耳朵、打飽嗝、伸懶腰、打響指、吹口哨等不文明行為。（7）工作時(shí)間，一律不準(zhǔn)帶兒女、親友、同學(xué)到辦公場所聊天、玩耍；未經(jīng)允許，不準(zhǔn)隨便帶人參觀。（8）工作時(shí)間以外，除工作需要外不準(zhǔn)無故在辦公場所逗留。3、班后要求（1）工作結(jié)束，做到日事日畢，日清日高。（2）檢驗(yàn)主要文件、資料、印鑒、器材等是否按要求妥善存管。（3）保持桌面及環(huán)境整齊。（4）關(guān)閉窗戶，切斷電源，鎖好辦公室門。三、辦公環(huán)境與秩序管理要求企業(yè)努力創(chuàng)造一個安全、舒適、健康辦公環(huán)境，員工應(yīng)自覺維護(hù)良好辦公環(huán)境。1、員工不得攜帶違禁品、危險(xiǎn)品、槍支、管制刀具等進(jìn)入辦公區(qū)。2、企業(yè)員工吸煙需去非禁煙區(qū)（比如：地下一層司機(jī)休息室，陽光房等）。3、辦公區(qū)內(nèi)禁止使用明火，禁止私接電源線路和使用未經(jīng)許可電器設(shè)備，禁止私自挪用企業(yè)消防設(shè)備。4、洽談室/會議室企業(yè)洽談室/會議室是接待客人、召開會議、舉行活動公共場所，為最大程度利用洽談室/會議室，應(yīng)恪守以下要求：（1）經(jīng)過行政人事部門預(yù)定洽談室/會議室，填寫《洽談室/會議室使用表》（見附表5），如取消，應(yīng)盡快通知。（2）洽談室/會議室在使用中，應(yīng)掛“正在使用”標(biāo)牌，使用結(jié)束后取消。（3）不得在洽談室/會議室儲放個人物品，不得將洽談室/會議室設(shè)施或物品挪作他用。5、前臺無關(guān)人員不得無故在前臺逗留，非值班人員禁止使用總機(jī)自行撥打電話。6、更衣柜(1)妥善保管更衣柜鑰匙，不得私自加配、調(diào)換或轉(zhuǎn)讓。員工調(diào)離企業(yè)時(shí)，須將鑰匙交回行政人事部，若將鑰匙丟失，須照價(jià)賠償。(2)保持更衣柜整齊、美觀，不得隨意粘貼、懸掛個性化物品。(3)保持更衣柜各部位完好、無損，如出現(xiàn)破損，請及時(shí)通知行政人事部聯(lián)絡(luò)維修。(4)更衣柜配置以部門為單位，不得將服裝、鞋帽等個人物品放置辦公室內(nèi)。(5)更衣柜內(nèi)不得存放個人寶貴物品，如若丟失，由本人負(fù)責(zé)。(6)不得在更衣柜內(nèi)存放易燃易爆等危險(xiǎn)物品。7、注意事項(xiàng)(1)要愛護(hù)使用辦公室設(shè)備。(2)與員工（同事）友好相處、禮貌待人。(3)防止在辦公區(qū)域大聲喧嘩；使用或搬運(yùn)物品輕拿輕放。(4)防止浪費(fèi)企業(yè)財(cái)產(chǎn)及其它資源。(5)恪守企業(yè)關(guān)于上班著裝要求等。(6)辦公區(qū)域內(nèi)禁止吸煙。(7)全部來企業(yè)訪客，須經(jīng)授權(quán)員工迎接、清楚識別身份，并在《訪客記錄表》（見附表6）上署名，訪客在領(lǐng)取并佩帶“訪客卡”后，方可由企業(yè)員工陪同進(jìn)入企業(yè)。未經(jīng)企業(yè)事先許可，任何訪客不得自行做出任何性質(zhì)巡視、勘察等。8、安全保衛(wèi)(1)堅(jiān)持預(yù)防為主，樹立安全防范意識。(2)熟悉對意外情況處置標(biāo)準(zhǔn)和方法；熟記“110”(匪警)、“119(3)發(fā)覺異常情況及時(shí)匯報(bào)，并保護(hù)現(xiàn)場。(4)消防工作要做到：滅火器材定點(diǎn)放置，保持良好狀態(tài)；禁止在辦公區(qū)存放易燃易爆物品；禁止私接電線和私自使用大功率電器；電源線路定時(shí)檢修，電線無裸露；下班切斷電源。四、證卡及名片1、工作證及出入卡：行政人事部在員工入職當(dāng)日為員工辦理工作證，依照各部門要求為訪客辦理出入證或識別卡，如有遺失應(yīng)及時(shí)申明并按企業(yè)要求補(bǔ)辦；離職時(shí)要完好交還。2、名片：新員工入職，提知名片印制申請，填寫《名片印制申請表》（見附表3），交行政人事部，經(jīng)審批后，即可印制名片。名片印制完成，員工至行政人事部填寫《名片領(lǐng)用記錄表》（見附表4），領(lǐng)用名片。名片代表著企業(yè)對外形象，應(yīng)用于與公務(wù)關(guān)于活動場所，禁止亂用濫用。交換名片時(shí)應(yīng)注意禮儀，維護(hù)企業(yè)形象。名片通慣用于各類經(jīng)營管理工作接洽及外事活動聯(lián)絡(luò)。員工離職時(shí)，未用完名片須交回到企業(yè)行政人事部。五、辦公用具1、新員工入職，由行政人事部負(fù)責(zé)配發(fā)基本辦公用具。2、日常辦公用具領(lǐng)用應(yīng)依照實(shí)際需要、防止浪費(fèi)。3、辦公用具領(lǐng)用分為部門領(lǐng)用和個人領(lǐng)用，領(lǐng)用時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)上為每個月前五個工作日。(1)部門公共使用辦公用具應(yīng)填寫《部門辦公用具領(lǐng)用表》（見附表1），經(jīng)部門責(zé)任人同意后，指定專員統(tǒng)一領(lǐng)取。(2)員工個人使用辦公用具，由員工本人在《員工辦公用具領(lǐng)用表》（見附表2）上簽字登記，行政人事部依照實(shí)際情況配發(fā)。(3)日常使用固定資產(chǎn)，由使用人簽字領(lǐng)用，部門責(zé)任人對部門內(nèi)使用固定資產(chǎn)負(fù)監(jiān)管責(zé)任。六、通訊聯(lián)絡(luò)1、企業(yè)依照需要及實(shí)際情況為員工配置分機(jī)電話。2、按照企業(yè)關(guān)于要求，依據(jù)工作職務(wù)、工作崗位和工作性質(zhì)進(jìn)行核定，符合標(biāo)準(zhǔn)員工能夠享受移動話費(fèi)報(bào)銷。凡享受此待遇員工應(yīng)保持二十四小時(shí)通訊通暢，凡電話接通不暢，企業(yè)有權(quán)取消當(dāng)月電話補(bǔ)助。3、移動話費(fèi)按照企業(yè)關(guān)于要求報(bào)銷；超出標(biāo)準(zhǔn)由使用者個人負(fù)擔(dān)。七、乘坐出租車1、員工外出辦理公事而企業(yè)辦公用車調(diào)度不便，以及因加班（必須與《加班審批單》相一致）在晚8點(diǎn)至早6點(diǎn)之間上下班時(shí)，能夠乘坐出租車，但必須經(jīng)直接主管確認(rèn)，未經(jīng)確認(rèn)費(fèi)用企業(yè)不予報(bào)銷。2、員工應(yīng)本著節(jié)約標(biāo)準(zhǔn)選乘出租車。任何人員不得長久包車。3、出租車費(fèi)應(yīng)在取得報(bào)銷憑證后一個月之內(nèi)報(bào)銷，超出一個月以上出租車費(fèi)不予報(bào)銷。4、報(bào)銷出租車費(fèi)時(shí)，乘車人在發(fā)票反面簽字并注明事由，經(jīng)部門責(zé)任人簽字確認(rèn)，由行政人事部審核后辦理報(bào)銷手續(xù)。八、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)使用管理要求為確保企業(yè)計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行和健康發(fā)展，確保企業(yè)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)資源高效安全地用于工作，特制訂本要求。1、企業(yè)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)（以下簡稱“企業(yè)網(wǎng)絡(luò)”）是企業(yè)主要基礎(chǔ)設(shè)施，本要求包括網(wǎng)絡(luò)范圍包含企業(yè)辦公地點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)以及網(wǎng)絡(luò)上提供各類服務(wù)。2、管理部門（1）行政人事部門是企業(yè)網(wǎng)絡(luò)歸口管理部門，負(fù)責(zé)組織企業(yè)網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)和管理；（2）行政人事部門有權(quán)對企業(yè)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)管和控制，有權(quán)檢驗(yàn)員工電腦文件、上網(wǎng)統(tǒng)計(jì)、電子郵件等網(wǎng)絡(luò)使用情況。3、管理要求（1）企業(yè)全部網(wǎng)絡(luò)用戶都必須恪守國家關(guān)于法律、法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度，并對在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)提供信息負(fù)責(zé)；（2）任何個人不得利用企業(yè)網(wǎng)絡(luò)從事危害國家安全、泄露國家、企業(yè)秘密活動；不得查閱、復(fù)制和傳輸有礙社會治安和傷風(fēng)敗俗信息；（3）禁止任何人以任何伎倆，蓄意破壞企業(yè)網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行，或竊取企業(yè)網(wǎng)上秘密信息；（4）企業(yè)員工在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)上發(fā)覺有礙社會治安和不健康信息，有義務(wù)及時(shí)報(bào)行政人事部并自覺立刻銷毀；（5）企業(yè)網(wǎng)絡(luò)只能用于工作。任何人都不得在企業(yè)網(wǎng)絡(luò)上從事與工作無關(guān)事項(xiàng)。個人專用計(jì)算機(jī)要妥善保管，精心維護(hù)硬件設(shè)備，嚴(yán)格管理個人資料。未經(jīng)允許，不得隨意操作他人設(shè)備，預(yù)防丟失文件資料，防止無須要損失；（6）企業(yè)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)由行政人事部門統(tǒng)一規(guī)劃、建設(shè)并負(fù)責(zé)管理、維護(hù)，未經(jīng)授權(quán)，任何部門和個人不得私自更改計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)參數(shù)設(shè)置。計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題時(shí)，由行政人事部門統(tǒng)一安排處理，個人不得私自處置，不然，應(yīng)負(fù)擔(dān)由此產(chǎn)生一切后果；（7）接入企業(yè)網(wǎng)絡(luò)要經(jīng)董事總經(jīng)理同意，由行政人事部門實(shí)施接入。禁止任何用戶私自連入企業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)；（8）為了有效阻止計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒傳輸，并有效預(yù)防、查殺計(jì)算機(jī)病毒，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)使用統(tǒng)一計(jì)算機(jī)殺毒軟件，未經(jīng)許可，不得私自更改計(jì)算機(jī)殺毒軟件；（9）為了確保廣域網(wǎng)正常運(yùn)行，禁止經(jīng)過各種方式，利用任何工具在廣域網(wǎng)上下載和傳送超大文件；（10）企業(yè)禁止任何個人私自訂閱電子雜志，因工作需要電子雜志，經(jīng)董事總經(jīng)理審批后，由行政人事部門集中訂閱和管理；（11）長時(shí)間不使用計(jì)算機(jī)等辦公自動化設(shè)備時(shí)，應(yīng)切斷電源，預(yù)防發(fā)生意外。不然，責(zé)任人應(yīng)負(fù)擔(dān)由此產(chǎn)生一切后果。4、責(zé)任與處罰（1）對于利用企業(yè)網(wǎng)絡(luò)從事違反法律法規(guī)活動員工，作解聘處理，情節(jié)嚴(yán)重者將移交司法機(jī)關(guān)處理；（2）對于蓄意破壞企業(yè)網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行、或竊取企業(yè)網(wǎng)上秘密信息員工，作解聘處理，并依法追究法律責(zé)任；（3）對于私自更改企業(yè)計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)參數(shù)設(shè)置員工，處以（100—300元）罰款；（4）對于私自更改計(jì)算機(jī)殺毒軟件、私自安裝與工作無關(guān)大型軟件員工，處以（100—300元）罰款；（5）對屢犯不改或情節(jié)嚴(yán)重者處以降薪處罰；（6）對于利用工具在廣域網(wǎng)上下載、傳送與工作無關(guān)超大文件員工，處以（100—500元）罰款；對情節(jié)嚴(yán)重者給予降薪處罰，對屢犯不改者做解聘處理。五、其余1、本要求由企業(yè)行政人事部負(fù)責(zé)解釋；2、本要求自下發(fā)之日起執(zhí)行。附表：1、《部門辦公用具領(lǐng)用表》2、《員工辦公用具領(lǐng)用表》3、《名片印制申請表》4、《名片領(lǐng)用記錄表》5、《洽談室/會議室使用記錄表》6、《訪客記錄表》附件1部門月辦公用具領(lǐng)用表辦公用具名稱單位數(shù)量領(lǐng)取日期備注部門責(zé)任人：領(lǐng)取人：經(jīng)手人：附件2員工辦公用具領(lǐng)用表部門：姓名：入職日期：辦公用具名稱單位數(shù)量領(lǐng)取日期備注領(lǐng)取人：經(jīng)手人：附件3名片印制申請表申請人部門職務(wù)數(shù)量部門責(zé)任人董事總經(jīng)理備注（注明：郵箱、座機(jī)、手機(jī)）附件4名片領(lǐng)用記錄表部門：行政人事部制表日期：序號姓名部門數(shù)量（盒）領(lǐng)取人領(lǐng)取日期備注附件5洽談室/會議室使用記錄表部門：