大型活動儀式規(guī)范范本

大型活動儀式規(guī)范一、目的隨著集團規(guī)模的不斷發(fā)展壯大，集團購并和新店開業(yè)等各類大型公關活動越來越多。為使大型活動取得成功，特制定本規(guī)范。工作內容1、儀式前的接待工作包括：邀請領導和嘉賓、來賓停車位、領導行走路線、貴賓休息室、禮儀接待、返程安排等。2、儀式現(xiàn)場的工作包括：舞臺位置、舞臺規(guī)格、背板的內容、儀式現(xiàn)場的裝飾、舞臺上的布置、舞臺下的布置、儀式所用的道具、剪彩的氣氛渲染、現(xiàn)場保衛(wèi)等。3、領導進店參觀包括：參觀線路、陪同的集團和店領導、禮儀小姐的服務、保安及后勤的服務保障等。4、儀式后的歡迎宴會：包括：領導進入宴會廳的線路、停車位、宴會廳內外的布置、祝酒時禮儀的配合、領導返程的安排等。5、促銷活動的檢查指導。6、商店內外裝飾的檢查指導。7、媒體宣傳的檢查指導。三、工作步驟1、組成活動工作組，確定項目負責人；2、制定活動方案；3、制定工作進程表，明確各人分工及時間要求；4、察看現(xiàn)場（拍照）；5、作平面效果圖及裝飾點位圖；6、儀式前一天彩排；7、儀式前一天13：00之前，檢查所有道具（鮮花制品和拱門、空飄除外）是否到位；8、提前2天召開各相關部門領導參加的協(xié)調會，布置各自分管的工作任務；9、提前一天召開營銷本部全體參加的協(xié)調會，布置儀式當天各人的工作職責；10、如果到外地組織儀式，至少提前4天到，當天召開由當?shù)厣痰暧嘘P領導和部門參加的協(xié)調會，確定項目負責人，與營銷本部的項目負責人相配合，發(fā)給每人一份《工作進程表》。儀式前一天召開第二次全體工作人員的協(xié)調會，布置儀式當天的所有細節(jié)工作。四、具體規(guī)范（一）儀式前的接待1、領導的邀請邀請貴賓時一般要同時送達以下4種文件：1）請柬：必要時寫明停車位置和休息室位置；2）邀請函：簡要介紹儀式內容，誠邀，致謝等；3）儀式程序：特別是在儀式上有講話或剪彩等“節(jié)目”的領導，要給一份儀式程序；4）停車位平面圖。如果請重要領導，要提前與其秘書溝通，了解該領導有什么特殊喜好、習慣，如喝什么品牌的水等，便于做好招待工作。如果同時來幾位重要領導，集團領導要有分工，分別做好具體的接待工作。2、停車場的布置和接待1）停車場的位置要方便領導進出；2）安放停車指示牌；3）停車處至貴賓休息室鋪大紅地毯；4）禮儀小姐1——2名，負責歡迎并引領乘車參加活動的領導和嘉賓到簽到處；5）保安人員2人，負責給嘉賓開車門并引導來車停到指定位置。3、領導行進線路的確定原則：方便停車、離儀式現(xiàn)場近，盡量不在商店門廳作休息室。4、簽到處的布置和接待1）簽到桌1張，紅桌布1塊，簽到本2本，簽到筆3支，貴賓胸花若干。2）禮儀小姐2名，負責接待，請嘉賓簽字，給嘉賓戴花，引導嘉賓進休息室。3）有必要時，如省市領導參加活動，簽到處要有集團副總裁以上領導1——2名，負責接待，并引導誰進休息室，誰直接進會場。5、貴賓休息室的布置和接待1）休息室門前設歡迎水牌；2）休息室里設沙發(fā)或椅子，備桌花、水、煙缸等；3）休息室門前設1——2名禮儀小姐，負責接待貴賓；4）休息室里設1名禮儀小姐，負責接待，遞水倒茶；5）休息室里設1名集團副總裁以上領導，負責接待。6、從休息室往儀式現(xiàn)場引領貴賓1）參加儀式的集團最高領導引領貴賓走向儀式現(xiàn)場，到主席臺上就坐，一名禮儀小姐在前面引路，在舞臺階梯下站立迎候；2）一名集團副總裁負責引導在臺下就座的嘉賓；3）一名儀式工作人員提前通知儀式總負責人，指揮軍樂隊或音響奏響《迎賓曲》，直至領導在主席臺上就座完畢。7、乘車到儀式現(xiàn)場的措施有時在某處舉行簽字儀式，領導和嘉賓要接著到另一處參加另一個儀式。在這種情況下，應采取以下措施：1）第一個儀式的停車場的位置必須方便領導車輛進出，保安要設法將參加儀式的大領導和集團的大領導的車停泊在能最先駛出去的位置。2）儀式工作人員要以最快的速度搶先趕赴第二儀式現(xiàn)場，事前要備有專車，停泊在最易駛出的位置，司機始終在車上待命。3）第二儀式現(xiàn)場要安排最佳停車位，停車位至儀式舞臺之間要安排警力開道；4）第二個停車場要有保安和禮儀小姐，引導貴賓走向舞臺；5）第二個儀式現(xiàn)場要給領導留有集合的位置，領導到齊后上主席臺；6）儀式結束后，保安仍要開道，禮儀小姐將領導引領到停車位。（二）儀式現(xiàn)場的工作1、儀式舞臺的搭建1）舞臺的位置：原則：與商店主大門相近，周圍有充分的空間，敞亮、大氣，能容納下由促銷活動吸引前來的眾多的觀眾，便于保衛(wèi)工作；2）舞臺的規(guī)格：主席臺坐2排領導時，舞臺不得小于6米X9米（最多坐16位領導）。如果場地較小，主席臺領導站立著或只坐一排時，舞臺不得小于5米X8米。如果場地許可，舞臺應盡量大一些；3）舞臺的地毯：大紅、全新；4）儀式背板的材質為金絲絨，大紅或紫紅；5）儀式背板的字體通常為白色黑體字，日期為白色阿拉伯數(shù)字，用適中厚度苯板加kT板刻字，粘貼到金絲絨上；6）作舞臺效果圖；7）舞臺通常情況下提前2天搭建起來；如遇特殊情況可提前一天搭建起來。2、儀式現(xiàn)場的布置1）作儀式現(xiàn)場效果圖；2）舞臺前鋪大紅地毯；3）領導進店參觀的通道鋪大紅地毯；4）儀式現(xiàn)場周圍布置巨幔、樓體標語、拱門、空飄、道旗、橫幅標語等（提前三天提供標語內容）；5）促銷活動的相關裝飾宣傳，如領贈品處的標語、指示牌等；6）組織墊場演出。演出一般在一個小時以內，提前1.5小時開始，儀式前半小時布置主席臺。為積聚觀眾，布置主席臺時，可安排歌手和器樂獨奏繼續(xù)演出。要準備演員換衣處；7）舞臺上的布置如果無墊場演出，提前1.5小時布置完畢。①音響：帶反音器、CD、VCD及盒帶卡座；話筒：立麥2個、無線話筒3個、帶足電池；如果用講話桌：備2個坐麥、無線話筒3個、桌花一藍；主席臺桌椅：儀式當天早8點之前搬到舞臺背板后面；桌布：大紅或紫紅色；桌花：一大兩小，早8：00到；⑦臺卡：雙面，粉紅底，黑色黑體字，提前一天打好，不能確定來否的都要打出來。儀式開始之前，一人守候在電腦前，隨時準備為突然來的領導打臺卡⑧礦泉水；8）發(fā)言的領導要安排在離話筒近的一側；9）在儀式上有節(jié)目的領導要安排在邊坐；10）椅子與桌子之間要有足夠的距離，便于發(fā)言的領導走向話筒；11）用膠帶把桌布固定在桌子上，防止被風刮起；12）如有墊場演出，提前30分鐘布置主席臺；13）舞臺下面的布置：設記者席和嘉賓席，并擺放臺卡；14）記者席和嘉賓席后面組織員工隊伍兩個方隊，統(tǒng)一服裝，儀式開始前30分鐘站好。員工的數(shù)量根據(jù)天氣和活動影響程度來定。冬季氣溫低，為充實觀眾隊伍，可組織數(shù)百人的員工，穿便裝即可。反之，可少一些。不上主席臺的來賓和集團領導到嘉賓席上就坐；15）舞臺兩側放置若干鮮花籃，一方面渲染氣氛，另一方面將緩步臺遮擋住；16）專業(yè)電工1——2名，提前一天拉好拱門和音響的電源，舞臺要采用單獨電源。電工當天在儀式現(xiàn)場值班，死看死守，確保萬無一失；17）保潔員1——2名現(xiàn)場保潔；18）如果是在室內舉行儀式，裝飾方面：舞臺邊沿花盆，或舞臺下花藍（盆栽）；舞臺上方標語：紅底、白字、黑體字；③主席臺兩側標語：紅底、白字、黑體字；會場后墻標語：紅底、白字、黑體字；會場墻壁裝飾：喜慶、熱烈、大氣、美觀；會場大門標語：紅底、白字、黑體字；作會場示意圖3、儀式道具的準備根據(jù)儀式需要準備。常用的有：1)簽到桌及紅色桌布；2)簽到用具：2個簽到簿、3支簽到筆；30支左右的胸花；剪彩用具，一般準備8——9套(大紅綢的花球、托盤、托盤用紅色墊布、金剪子)；聘書①聘請社會名人賦予其某榮譽稱號；②給該商店場級干部下聘書；牌匾①商店的店招，一般用木質長條形的，白地紅字；②榮譽匾，金匾紅字或黑字；3對新人，3個贈品；3塊象征贈品的KT板；國旗、集團旗、彩旗。集團旗和彩旗比國旗小一個規(guī)格。同時掛時，國旗在中央，集團旗和彩旗分掛兩邊，三面旗可相同高度。大商集團店鋪分布圖，大商集團標識組合；國歌、集團歌。盒帶、CD、VCD都備好；音樂光盤《廣東音樂》、《進行曲》、《好日子》等；員工誓詞板紅底白字規(guī)格：1.2x1.8米； ；大商干部誓詞板：紅底，白字，規(guī)格：1.2米x1.8米；主持詞、主持細案、禮儀細案；①提前1 2天給主持人主持詞和主持細案②提前一天給儀式上有節(jié)目的領導《禮儀細案》；15）所有文字材料的軟盤，包括儀式程序、主持詞及主持細案、禮儀細案、邀請函、《工作進程表》、員工誓詞、集團干部誓詞、領導講話稿、標語口號等；16）集團標識組合、集團店鋪分布圖、員工誓詞板、干部誓詞板的軟盤，蘋果機和普通pc機刻錄的均備有；17）備用軟盤若干。4、儀式過程的培訓工作1）如果是有經(jīng)驗的禮儀小姐，在儀式前一天用半天的時間彩排即可；如果是員工臨時組成的禮儀隊伍，則需半天培訓、半天彩排；2）提前一天進行升旗手的培訓；3）提前一天進行三對新人的培訓；4）提前一天與主持人研究主持事宜，最好彩排一下；5）儀式前一天的下午，正式彩排，能到場的人員都參加。6）如果是市領導主持會議，要提前將主持詞及主持細案給主持人，并由他提示臺上有節(jié)目的領導如何去做。集團領導在接待領導時，也要擇機告知有關領導。5、剪彩儀式的氣氛設置1）軍樂隊30——40人，春夏秋季提前一小時到位，冬季提前半小時到位；2）鑼鼓隊30人， 6個以上大鼓，提前2小時到位；3）手動禮花40支，提前2小時到位。提前對放禮花的員工進行培訓，舞臺兩側有4——6人，其余在觀眾中間；4）電動禮花6支，提前2小時到位；5）禮炮6——8門，60——100響，提前2小時到位；6）彩球**個，提前2小時到位，看風向選準等待的位置；7）鴿子500—800只，提前2小時到位，看風向選準停車位置；8）燃放鞭炮，提前2小時到位，看風向選準燃放位置；9）提前向有關部門上報放拱門、空飄、禮炮、鞭炮等的申請，其中焰火禮炮、鞭炮要提前一周申報；10）剪彩制造氣氛時要注意：①以鴿子放飛為統(tǒng)一動作的信號，剪彩領導剛拿起剪刀，鴿子就要放飛。安排1名責任心極強的員工現(xiàn)場監(jiān)督；②如果沒有鴿子，則選擇禮花和大鼓同時作為動作信號；③鴿子和氣球的位置要考慮當時的風向，放飛時應向舞臺正前方飛去；④將儀式當天的所有活動（從7：00開始到結束），即活動全程表發(fā)給每個與儀式相關的人，特別是制造剪彩氣氛和會場氣氛的人，文中要明確指出他們應作的工作及方法，讓他們了解儀式全過程，完成自己的任務；⑤鴿子、鑼鼓、軍樂隊、氣球、禮炮、禮花鞭炮等各點位都要有集團的工作人員監(jiān)督。6、儀式當天的驗收項目1）胸花、花藍、桌花等鮮花制品早8：00之前到，安排專人驗收，如不合格趕緊重新組織；2）6：00之前拱門、空飄、道旗、標語、巨幔、樓體標語安裝完畢，派專人檢查標語內容，發(fā)現(xiàn)錯誤及時更正，并按點位圖檢查安裝的位置是否正確；（拱門的跨度不小于18米，字規(guī)格通常為900mmX650mm,必須一個字一個字的貼在拱門上，不準將標語貼在整條標語布上再往拱門上貼）3）音響7：00調試好，所有當天播放的音樂要試聽，檢查光盤和卡座是否正常。7、儀式現(xiàn)場的保衛(wèi)工作1）停車位；2）停車位至貴賓休息室的通道；3）儀式舞臺至進店參觀的通道；4）觀眾席與車道之間的位置；5）等待領取贈品的消費者的排隊秩序；6）向交通管理部門申報占道請示；7）向當?shù)嘏沙鏊蚪煌ù箨犐暾埦χС帧?、安排好領導返程1）停車場要有1——2名營銷本部的工作人員盯守，隨時聽集團領導的指揮，提前提示司機，做好開車準備。2）如果領導參觀完商店直接到附近某處參加招待宴會，商店與飯店之間要有保安開道，飯店門前要有禮儀小姐接待。（三）招待宴會的布置和接待1、招待宴會的氣氛布置1）飯店一樓大廳懸掛歡迎的橫幅標語或中小型布幔；2）一樓大廳設置歡迎水牌；3）宴會廳正前方設置舞臺背板，紅底白字書寫“大商集團招待酒會”；4）宴會廳后方張掛橫幅標語。2、招待宴會的招待服務工作1）大門處2名禮儀小姐；2）電梯口1名禮儀小姐；3）宴會廳門口2名禮儀小姐；4）宴會廳內2——4名禮儀小姐，負責給致祝酒辭的領導和嘉賓遞送酒杯；5）主桌要打領導桌簽，并事先作領導座席的示意圖；6）其他桌要打桌簽標明記者席、嘉賓席等；