會計信息系統(tǒng)及其課程設(shè)計七

年5月29日會計信息系統(tǒng)及其課程設(shè)計七文檔僅供參考<會計信息系統(tǒng)及其課程設(shè)計>七第七章固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)本章目標【本章目標】1、固定資產(chǎn)核算的業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)流程

2、固定資產(chǎn)核算系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)

3、固定資產(chǎn)核算系統(tǒng)的代碼設(shè)計

4、固定資產(chǎn)核算系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理 【學習內(nèi)容】7.1固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)概述

7.2固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)流程分析

7.3固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)代碼設(shè)計與主要功能模塊

7.4固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)的使用第一節(jié)7.1固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)概述一、固定資產(chǎn)管理的意義1、固定資產(chǎn)的含義與范圍

2、加強固定資產(chǎn)管理的意義

①固定資產(chǎn)是企業(yè)重要的生產(chǎn)勞動資料

固定資產(chǎn)作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中使用的主要勞動資料,其數(shù)量和質(zhì)量在一定程度上反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模的大小和技術(shù)裝備水平的高低,對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的開展,具有十分重要的作用。

②固定資產(chǎn)折舊是積累再生產(chǎn)資金的方式

固定資產(chǎn)在長期的生產(chǎn)經(jīng)營活動中雖然能夠保持其原有的實物形態(tài),但其價值會隨著固定資產(chǎn)的磨損而逐漸轉(zhuǎn)移,這部分損耗價值要以折舊費形式轉(zhuǎn)入成本費用中,并以累計折舊的方式積累固定資產(chǎn)再生產(chǎn)的資金。

③固定資產(chǎn)管理與總賬管理及成本管理密切相關(guān)

固定資產(chǎn)管理與總賬管理及成本管理密切相關(guān),固定資產(chǎn)的增加、減少、修理、改擴建、折舊、減值都是總賬需要反映的內(nèi)容,折舊費的計提和分配則是成本計算中折舊費用的依據(jù)。

二、固定資產(chǎn)管理中的有關(guān)問題固定資產(chǎn)管理的基本過程融合了固定資產(chǎn)的增加、減少、修理、改擴建、折舊和減值處理。固定資產(chǎn)相關(guān)的管理問題可概括為以下方面:

1、固定資產(chǎn)能夠按不同標準分為不同類型在這幾個大類之下,企業(yè)還可根據(jù)管理的需要進行細分,例如機器設(shè)備、運輸設(shè)備、辦公設(shè)備等等。對固定資產(chǎn)進行分類管理,有助于了解固定資產(chǎn)的分布和使用情況,促進固定資產(chǎn)的有效利用。另外,不同類別的固定資產(chǎn)可能適用的折舊方法和政策不同,例如不同的使用狀態(tài)可能決定了是否要計提折舊。

2、固定資產(chǎn)的來源有多種,不同的方式不但計價的方法不同,而且涉及的核算科目也不相同。固定資產(chǎn)能夠來自外購、自行建造、投資轉(zhuǎn)入、融資租入、改擴建、債務(wù)重組、非貨幣性交易、捐贈、盤盈、無償調(diào)撥等途徑。對于不同的來源,需要按不同的方法確定價值,同時用不同的科目進行核算。

3、固定資產(chǎn)應(yīng)分部門進行管理固定資產(chǎn)投入使用以后,能夠分布在不同的部門,體現(xiàn)為不同部門的成本費用。因此明確固定資產(chǎn)的使用部門,一方面能夠落實責任,有效管理企業(yè)的重要資產(chǎn),另一方面能夠知道各項固定資產(chǎn)的受益部門,準確反映折舊費用的歸屬部門和歸屬科目。換言之,固定資產(chǎn)按部門進行管理具有重要意義。

4、固定資產(chǎn)在使用過程中,可能因為各種情況而減少。例如出售、盤虧、投資轉(zhuǎn)出、捐贈轉(zhuǎn)出、報廢、毀損、融資租出等。

5、固定資產(chǎn)有多種計提折舊的方法固定資產(chǎn)在使用過程中,保持原來的實物形態(tài),可是價值是在逐漸轉(zhuǎn)移的,這主要經(jīng)過折舊來體現(xiàn)。固定資產(chǎn)的折舊方法較多,包括不提折舊、平均年限法、工作量法、年數(shù)總和法和雙倍余額遞減法。

6、固定資產(chǎn)管理的一大特色在于固定資產(chǎn)卡片的管理。無論是手工會計還是計算機會計,都選擇了固定資產(chǎn)卡片這樣的管理方式。卡片是為每一項固定資產(chǎn)而設(shè)置的,隨著固定資產(chǎn)的增減變動,卡片也相應(yīng)地增加或修改?？ㄆ椖渴枪潭ㄙY產(chǎn)卡片上顯示的用來記錄資產(chǎn)資料的欄目,如原值、資產(chǎn)名稱、使用年限、折舊方法等是卡片最基本的項目。另外,企業(yè)完全能夠根據(jù)需要定義一些有助于管理決策的卡片項目,以收集更豐富的數(shù)據(jù),提供更多的有用信息。

7、固定資產(chǎn)需定期進行前面的清查。固定資產(chǎn)使用期限較長,因此很可能因為各種各樣的原因,使得一項固定資產(chǎn)的可收回金額低于賬面的價值,賬面價值是固定資產(chǎn)的原值扣除累計折舊和減值準備后的價值。導致這種情況的原因可能是固定資產(chǎn)的損壞,或者是技術(shù)陳舊,或者是其它經(jīng)濟原因?？傊?為了不虛夸資產(chǎn)的價值,防止虛盈實虧的情況出現(xiàn),企業(yè)需要定期對各項資產(chǎn)進行全面的檢查,合理地預計各項資產(chǎn)可能發(fā)生的損失,并計提資產(chǎn)減值準備。這樣才能真實地反映企業(yè)固定資產(chǎn)的狀況,為固定資產(chǎn)的相關(guān)決策提供真實的信息支持。

三、固定資產(chǎn)的會計核算固定資產(chǎn)的會計核算與上述的固定資產(chǎn)管理活動息息相關(guān),主要涉及固定資產(chǎn)增減變動、折舊和減值的核算。以工業(yè)企業(yè)為例,其固定資產(chǎn)核算所涉及的主要會計科目和核算過程如下:

1、固定資產(chǎn)核算中涉及的會計科目①”固定資產(chǎn)”科目。

②”累計折舊”科目。

③”銀行存款”、”在建工程”、”實收資本”或”股本”、”長期應(yīng)付款——應(yīng)付融資租賃款”及”未確認融資費用”、”遞延稅款”及”資本公積——接受捐贈非現(xiàn)金資產(chǎn)準備”、”待處理財產(chǎn)損溢”、”應(yīng)收賬款”或其它負債科目、”資本公積——無償調(diào)入固定資產(chǎn)”等科目。

④”固定資產(chǎn)清理”和”長期股權(quán)投資”科目。

⑤”生產(chǎn)成本”、”制造費用”、”管理費用”、”營業(yè)費用”和”在建工程”等科目。

⑥”固定資產(chǎn)減值準備”科目。

2、固定資產(chǎn)的賬務(wù)處理

固定資產(chǎn)下述幾種情況需進行賬務(wù)處理:

①固定資產(chǎn)因各種情況而增加:

②固定資產(chǎn)因各種情況而減少:

③月度終了,計提折舊:

④每年或定期計提減值準備

四、固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)的特點和目標1、固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)的特點(重點)

①數(shù)據(jù)量大,數(shù)據(jù)保存時間長。

固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)為每一項固定資產(chǎn)設(shè)置卡片進行管理,卡片上記錄許多項目,有著極其豐富的數(shù)據(jù)。換言之,固定資產(chǎn)文件的記錄個數(shù)多,同時數(shù)據(jù)項目也多,這就不難理解固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量較大。另外,已經(jīng)淘汰的固定資產(chǎn)的數(shù)據(jù)也需要保留,以加強固定資產(chǎn)的管理,保留必要的審計線索。因此,數(shù)據(jù)的保存時間較長。

②數(shù)據(jù)處理頻率較低。固定資產(chǎn)的增減變動并不是企業(yè)經(jīng)常發(fā)生的業(yè)務(wù),此類數(shù)據(jù)處理的頻率極低。而固定資產(chǎn)折舊的計提和分配一般每個月處理一次即可。

③數(shù)據(jù)處理方式較為簡單。

固定資產(chǎn)的增減變動能夠經(jīng)過固定資產(chǎn)卡片的增加、刪除以及編制各種固定資產(chǎn)變動單來處理,處理方法較為簡單。另外,固定資產(chǎn)每月計提折舊的處理,在計算機系統(tǒng)中,只需要在初始設(shè)置中定義好各種折舊方法的計算公式,并設(shè)置每一項固定資產(chǎn)的折舊方法,就能夠在每月末執(zhí)行折舊計算,由系統(tǒng)自動完成每項固定資產(chǎn)的折舊計提;而且在設(shè)置好不同部門的對應(yīng)折舊費用科目的情況下,系統(tǒng)能夠根據(jù)固定資產(chǎn)的所在部門直接完成折舊費用的分配,然后生成自動轉(zhuǎn)賬憑證,由用戶修改、確認。

④管理要求高。

固定資產(chǎn)是企業(yè)的重要資產(chǎn),對之加強管理是非常必要的,根據(jù)固定資產(chǎn)的初始數(shù)據(jù)和后來的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),能夠生成大量的賬表,提供豐富的信息,以滿足管理的需要。

⑤與成本核算子系統(tǒng)和賬務(wù)處理子系統(tǒng)存在數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系。

固定資產(chǎn)與成本核算子系統(tǒng)和賬務(wù)處理系統(tǒng)之間存在著數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系,其中折舊費用的計提和分配形成的數(shù)據(jù)在傳遞時也是周期性的,這一點和工資子系統(tǒng)相似。成本核算子系統(tǒng)中折舊費用的數(shù)據(jù)來自固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)折舊費用計提和分配的結(jié)果。固定資產(chǎn)增減變動、折舊的計提分配、固定資產(chǎn)減值準備的計提沖回等形成的記賬憑證須傳遞到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中去。

2、固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)的目標(重點)

①對固定資產(chǎn)卡片的格式進行管理,并錄入初始的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù),以便在此基礎(chǔ)上處理固定資產(chǎn)的增減變動,進行折舊的計提分配和固定資產(chǎn)減值準備的計提及沖回。

②根據(jù)固定資產(chǎn)增加的單據(jù),及時準確地以固定資產(chǎn)卡片的方式錄入新的固定資產(chǎn)的各項數(shù)據(jù)。

③根據(jù)固定資產(chǎn)減少的單據(jù),及時地進行資產(chǎn)減少的處理,但不刪除相應(yīng)的卡片,以備查詢,因此是在固定資產(chǎn)卡片中生成卡片注銷記錄。

④在固定資產(chǎn)發(fā)生變動時,例如發(fā)生原值的增減、部門的轉(zhuǎn)移、使用狀況的變動、折舊方法的調(diào)整、累計折舊的調(diào)整、工作總量的調(diào)整、凈殘值率的調(diào)整、類別的調(diào)整等情況,系統(tǒng)應(yīng)當能根據(jù)相應(yīng)的單據(jù),及時準確地編制變動單進行相關(guān)的處理,從而為下一個期間折舊的計提和分配做好準備。

⑤在每個月月末,根據(jù)每項固定資產(chǎn)的折舊方法、所屬的部門、所屬的類別、固定資產(chǎn)卡片中的相關(guān)數(shù)據(jù),自動計提折舊和分配折舊費用。

⑥能根據(jù)固定資產(chǎn)可收回金額和賬面價值的情況,及時準確地編制變動單,處理減值準備的計提和轉(zhuǎn)回,反映固定資產(chǎn)的實際價值。

⑦提供上述有關(guān)信息的動態(tài)查詢和打印功能,并在固定資產(chǎn)增加、減少、原值變動、累計折舊變動、折舊計提和分配、減值準備計提和沖回時,能自動生成記賬憑證,傳遞數(shù)據(jù)給賬務(wù)處理子系統(tǒng)和成本核算子系統(tǒng)。

⑧提供各種固定資產(chǎn)管理信息,輔助固定資產(chǎn)的相關(guān)決策和管理。第二節(jié)7.2固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)流程分析一、固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程(重點)固定資產(chǎn)子系統(tǒng)是會計信息系統(tǒng)中的一個較為簡單的子系統(tǒng),它包括四方面的內(nèi)容:一是以固定資產(chǎn)卡片的方式,處理固定資產(chǎn)的增減變動;二是根據(jù)設(shè)置的折舊方法計提各項資產(chǎn)的折舊;三是根據(jù)固定資產(chǎn)的使用部門或固定資產(chǎn)的類別分攤折舊費用;四是固定資產(chǎn)減值準備處理。

固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程如圖7-1所示:圖7-1:固定資產(chǎn)的數(shù)據(jù)流程圖業(yè)務(wù)流程圖說明如下:

①固定資產(chǎn)增加時,根據(jù)原始單據(jù)增加新的固定資產(chǎn)卡片,添加固定資產(chǎn)增加記錄,同時更新固定資產(chǎn)卡片記錄。

②固定資產(chǎn)減少時,根據(jù)原始單據(jù)進行資產(chǎn)減少處理,添加固定資產(chǎn)減少記錄,同時更新固定資產(chǎn)卡片記錄。

③固定資產(chǎn)發(fā)生內(nèi)部調(diào)動等各種變動時,根據(jù)原始單據(jù)增加變動單,添加變動單記錄,同時更新固定資產(chǎn)卡片記錄。

④根據(jù)固定資產(chǎn)卡片的記錄和相應(yīng)的折舊方法,計提折舊,形成折舊清單記錄,同時更新固定資產(chǎn)卡片記錄。

⑤根據(jù)折舊清單記錄,按照所屬的不同部門或者不同的資產(chǎn)類別,進行折舊分配,形成折舊分配記錄,同時更新成本記錄。

⑥固定資產(chǎn)全面檢查以后,進行減值準備的計提或沖回處理,更新減值準備記錄,同時更新固定資產(chǎn)卡片記錄。

⑦固定資產(chǎn)增減變動、折舊計提、減值準備計提和沖回等處理,在影響到相關(guān)會計科目的金額時,相關(guān)的資料要定期過入總分類賬戶。

二、固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程1、固定資產(chǎn)系統(tǒng)中的輸入數(shù)據(jù)固定資產(chǎn)輸入資料包含著兩類數(shù)據(jù),一類是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),第二類是基礎(chǔ)數(shù)據(jù),

2、固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖參照固定資產(chǎn)子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理流程,我們給出一個固定資產(chǎn)子系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)流程如圖7-2所示。圖7-2:固定資產(chǎn)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流圖該流程圖說明如下:

①在初始化設(shè)置中,用戶完成賬套參數(shù)的設(shè)置、部門檔案管理、部門對應(yīng)折舊科目設(shè)置、資產(chǎn)類別設(shè)置、增減方式設(shè)置、使用狀況設(shè)置、折舊方法定義、卡片項目及樣式設(shè)置和原始固定資產(chǎn)卡片的輸入。系統(tǒng)將這些數(shù)據(jù)保留在基礎(chǔ)信息文件和固定資產(chǎn)卡片文件中,以備隨時調(diào)用。

②依據(jù)固定資產(chǎn)增減變動數(shù)據(jù),輸入新的固定資產(chǎn)卡片、資產(chǎn)減少單、變動單,更新固定資產(chǎn)增減變動文件和固定資產(chǎn)卡片文件。這里也包含了減值準備的計提和轉(zhuǎn)回數(shù)據(jù)的輸入和處理。

③輸入工作量統(tǒng)計資料,存人固定資產(chǎn)工作量文件。

④月末根據(jù)固定資產(chǎn)工作量文件、基礎(chǔ)信息文件、固定資產(chǎn)卡片文件中的數(shù)據(jù),執(zhí)行折舊計算的處理,形成折舊計算文件。

⑤月末依據(jù)折舊計算文件、基礎(chǔ)信息文件、固定資產(chǎn)卡片文件中的數(shù)據(jù),執(zhí)行折舊費用分配處理,形成折舊分配文件。

⑥折舊分配文件中折舊費用分配的數(shù)據(jù)傳遞到成本核算子系統(tǒng),作為折舊費用進一步分配的依據(jù)。

⑦系統(tǒng)自動將折舊分配文件、固定資產(chǎn)增減變動文件中的數(shù)據(jù)加工成機制憑證存在記賬憑證文件,并經(jīng)過自動轉(zhuǎn)賬模塊傳遞到賬務(wù)處理子系統(tǒng)。這些憑證有的不需要人工干預就能夠生成,有的需要人工補充缺少的數(shù)據(jù),

⑧根據(jù)管理當局的需要,系統(tǒng)經(jīng)過基礎(chǔ)信息文件、固定資產(chǎn)卡片文件、固定資產(chǎn)增減變動文件、折舊清單文件和折舊分配文件輸出各種賬表。如固定資產(chǎn)統(tǒng)計表、固定資產(chǎn)部門使用表、折舊匯總表等。

三、固定資產(chǎn)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件固定資產(chǎn)子系統(tǒng)中有兩類主要的數(shù)據(jù)文件:一類是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件,另一類是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件。這些數(shù)據(jù)文件一方面能夠合理地接收系統(tǒng)輸入的數(shù)據(jù),另一方面經(jīng)過進一步加工處理又能夠形成各種賬表數(shù)據(jù)輸出。其中:固定資產(chǎn)卡片文件、固定資產(chǎn)增減變動文件、折舊清單文件和折舊分配文件是固定資產(chǎn)子系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)庫文件。第三節(jié)7.3固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)代碼設(shè)計與主要功能模塊一、固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)的代碼設(shè)計1、固定資產(chǎn)子系統(tǒng)中最主要的代碼是固定資產(chǎn)代碼。

固定資產(chǎn)代碼是對每項固定資產(chǎn)進行編碼,為了分類匯總的需要,固定資產(chǎn)代碼可包含固定資產(chǎn)大類的信息、使用部門的信息、固定資產(chǎn)小類的信息。這三種信息還有利于不同層次的分類匯總。另外,為了便于處理固定資產(chǎn)的內(nèi)部調(diào)動業(yè)務(wù),企業(yè)能夠為每一項固定資產(chǎn)設(shè)置一個惟一的序號。如果沒有這個需要,企業(yè)只需要保證屬于某個大類、某個使用部門的某個小類的每一項固定資產(chǎn)有一個惟一的序號。假設(shè)固定資產(chǎn)代碼采用8位編碼的方式,編碼方案見圖7-3所示:圖7-3:固定資產(chǎn)代碼編碼方案

二、固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)主要功能模塊根據(jù)固定資產(chǎn)核算與管理的要求,固定資產(chǎn)子系統(tǒng)的模塊結(jié)構(gòu)如圖7-4所示:圖7-4:固定資產(chǎn)子系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)圖第四節(jié)7.4固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)的使用我們以金算盤企業(yè)管理軟件為例介紹其固定資產(chǎn)核算與管理子系統(tǒng)的使用,金算盤企業(yè)管理軟件的固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的模塊以及日常操作流程如圖7-5所示。因為業(yè)務(wù)處理流程我們已經(jīng)介紹。因此這里我們主要介紹其中操作的幾個環(huán)節(jié)。圖7-5:金算盤固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的模塊組成以及日常操作流程

一、增加一種固定資產(chǎn)類別固定資產(chǎn)分類的目的是為了對固定資產(chǎn)進行統(tǒng)計、核算,例如定義”機械設(shè)備類”能夠統(tǒng)計、核算機械設(shè)備類的固定資產(chǎn)。增加一種固定資產(chǎn)類別的操作步驟如下:

1、打開主窗口中的”列表”菜單,然后選擇”固資編碼”菜單項,進入”固定資產(chǎn)類別列表”窗口;如圖7-6所示:圖7-6:”固定資產(chǎn)類別列表”窗口2、單擊”編輯”按鈕,選擇”新增”項,進入”新增固定資產(chǎn)類型”窗口,如圖7-7所示,在該窗口內(nèi)輸入固定資產(chǎn)類別編碼‘固定資產(chǎn)類別名稱,以及使用的折舊方法、折舊年限、預計凈殘值率等有關(guān)資料。圖7-7:”新增固定資產(chǎn)類型”窗口

二、增加固定資產(chǎn)例如:某企業(yè)在1998年1月15日購入電腦一臺,價款12400元,款項以銀行存款支付,該財務(wù)部使用,預計使用年限,固定資產(chǎn)編號16500001,采用平均年限法計提折舊。

1、單擊主窗口菜單欄的”財務(wù)”菜單,選擇”固定變動”,進入”固定資產(chǎn)列表”窗口。如圖7-8所示:圖7-8:”固定資產(chǎn)列表”窗口2、單擊”固定資產(chǎn)列表”窗口左下角的”編輯”按鈕,在彈出的菜單中選擇”增加固定資產(chǎn)”,進入”增加固定資產(chǎn)”窗口。見圖7-9。圖7-9:”增加固定資產(chǎn)”窗口在”基本資料”頁面的”固資編碼”欄中輸入”16500001”,在”固資名稱”欄中輸入”計算機”;

單擊”固資類型”欄的下拉按鈕,在彈出的固資類別列表中選擇”電子計算機”;

單擊”使用狀態(tài)”欄的下拉按鈕,在彈出的使用狀態(tài)列表中選擇”使用中”;

在”增加方式”欄中選擇”購入”。

在”建卡日期”欄中錄入”1998-1-15”。

在”部門”欄中選擇”開發(fā)部”,在”科目”欄選擇”402-05折舊費”。

3、單擊”固定資產(chǎn)增加”窗口頂部的”折舊資料”標簽,進入”折舊資料”的錄入窗口。見圖7-10:圖7-10:”折舊資料”的錄入窗口在”本位幣”欄錄入”25000000”。

單擊”折舊方法”欄的下拉按鈕,在彈出的列表中選擇”平均年限法”。

”預計使用年限”欄錄入”15”。

4、單擊”固定資產(chǎn)增加”窗口右邊的”確定”按鈕,系統(tǒng)保存錄入的內(nèi)容,并退出”固定資產(chǎn)增加”窗口,返回至”固定資產(chǎn)列表”窗口。

經(jīng)過以上的操作,將該項固定資產(chǎn)錄入到系統(tǒng),下一個期間就可對該項固定資產(chǎn)計提折舊。

三、如何計提折舊并生成折舊憑證1、打開主窗口”財務(wù)”菜單,選擇”計提折舊”菜單項,進入”計提折舊”窗口。見圖7-11。圖7-11:”計提折舊”窗口2、單擊”累計折舊科目”欄中的下拉按鈕,在彈出的科目列表中選擇累計折舊科目。然后單擊”計提折舊”窗口頂部的”憑證設(shè)置”標簽,進入”憑證設(shè)置”頁面。見圖7-12。圖7-12:”憑證設(shè)置”頁面3、單擊”憑證模板”欄的下拉按鈕,在彈出的模板列表中選擇生成折舊憑證的模板。

4、單擊”憑證類別”欄的下拉按鈕,在彈出的憑證類別列表中選擇生成折舊憑證的憑證類別。

5、在”憑證摘要”欄中輸入”計提折舊”。然后單擊”計提折舊”窗口頂部的”折舊憑證”標簽,查閱折舊憑證的分錄。見圖7-13。圖7-13:查閱折舊憑證的分錄6、單擊”計提折舊”窗口右下角的”完成”按鈕,系統(tǒng)開始計提折舊,并生成計提折舊的記賬憑證。案例分析固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)分析與設(shè)計1引言

固定資產(chǎn)在企業(yè)總資產(chǎn)中占有相當大的比重,因此固定資產(chǎn)管理及核算是企業(yè)財務(wù)核算的重要組成部分。固定資產(chǎn)采用信息手段進行核算和管理,可加快收集信息的速度,加強固定資產(chǎn)的管理,提高經(jīng)濟效益。固定資產(chǎn)核算的主要任務(wù),是正確反映固定資產(chǎn)的增加與減少、保管、使用、清理報廢、定期盤點和正確計算固定資產(chǎn)的折舊,以保證固定資產(chǎn)的安全完整,促使企業(yè)做好固定資產(chǎn)維護修理工作,保持企業(yè)正常的生產(chǎn)能力?，F(xiàn)在各企業(yè)普遍采用手工或會計電算化輔助方法來管理固定資產(chǎn),但都存在不足之處,造成企業(yè)固定資產(chǎn)管理諸多的不便。進一步提高和完善固定資產(chǎn)管理,提高效率,需要用信息化手段來進行固定資產(chǎn)管理。2固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)分析

2.1固定資產(chǎn)管理的可行性分析

(1)固定資產(chǎn)管理在數(shù)據(jù)處理上的特殊性

①數(shù)據(jù)保存方面。由于企業(yè)所擁有的固定資產(chǎn)數(shù)量一般較多,為了便于企業(yè)各部門隨時掌握固定資產(chǎn)的詳細情況,要求系統(tǒng)必須保留每一種固定資產(chǎn)的詳細數(shù)據(jù)。同時,為了加強企業(yè)對固定資產(chǎn)的有效管理,嚴防資產(chǎn)流失,即使對于那些已經(jīng)報廢的固定資產(chǎn),也應(yīng)該將它們的資料如實保留以便留下審計線索供將來核對。因此,從這個角度來看,該系統(tǒng)需要保存的數(shù)據(jù)比較多,所有資料需要跨年度長期在系統(tǒng)中保留。

②數(shù)據(jù)處理的頻率。除了首次需要將手工環(huán)境下長年積累的固定資產(chǎn)有關(guān)數(shù)據(jù)移植到計算機中的工作量較大之外,平時一般只需輸入少量的固定資產(chǎn)變動數(shù)據(jù),到期末處理時才能進行一次計提折舊處理以及輸出必要的匯總報表和統(tǒng)計材料,系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理頻率遠遠低于購、銷、存等其它會計信息系統(tǒng)。

③數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計。為了滿足企業(yè)對固定資產(chǎn)核算和管理的多方面要求,必須充分重視數(shù)據(jù)的綜合查詢和組合統(tǒng)計功能,而由于固定資產(chǎn)的屬性較多,因此綜合查詢和組合統(tǒng)計的入口相應(yīng)也比較多,提供靈活方便的查詢以及統(tǒng)計功能顯得尤為重要。

④數(shù)據(jù)的導入和導出問題。企業(yè)固定資產(chǎn)的變動和會計賬表憑證,都需要對固定資產(chǎn)的相關(guān)數(shù)據(jù)進行導入和導出處理。在傳統(tǒng)管理中,對于這種問題就要進行手工信息錄入和信息匯總,工作量比較大比較麻煩而且易出錯。在計算機信息化管理中就能夠避免這一問題,數(shù)據(jù)進行相應(yīng)的導入和導出處理。在企業(yè)固定資產(chǎn)的變動時,能夠?qū)⒐潭ㄙY產(chǎn)的清單(一般是Excel表格)導入到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中,在進行會計賬表憑證時,能夠根據(jù)需要,將相關(guān)的數(shù)據(jù)以Excel表格形式導出。

(2)定期折舊問題的解決方案

定期折舊問題的解決關(guān)鍵在于確定折舊率,現(xiàn)在在固定資產(chǎn)管理中所涉及到折舊率有兩種確定方法:

①可由計算機上相關(guān)的數(shù)據(jù)計算得出折舊率和折舊金額,計算時選用固定折舊公式。

②由企業(yè)(或主管部門)根據(jù)需要自行設(shè)定折舊方式。

第一種情形用計算機處理最適合,而且快速準確,可是不適合企業(yè)的管理;第二種情形雖然沒有規(guī)律性,不好用固定資產(chǎn)的相關(guān)數(shù)據(jù)來運算確定,企業(yè)能夠根據(jù)需要,進行相應(yīng)調(diào)整,這種情況比較適合企業(yè)管理。企業(yè)自行規(guī)定的折舊率是在一定時間內(nèi)基本保持不變,可經(jīng)過鍵盤一次輸入(也稱之為調(diào)整修改)折舊率,可供以后各期計提折舊中使用。

(3)固定資產(chǎn)報表輸出問題

有了基本數(shù)據(jù),并在隨后處理中能及時采集到有關(guān)變動數(shù)據(jù),進行定期折舊數(shù)據(jù)處理,為相關(guān)的報表生成提供了數(shù)據(jù)依據(jù)。傳統(tǒng)手工管理中,無法按照用戶的需要來編制報表,主要因為在固定資產(chǎn)管理中所涉及到內(nèi)容比較多、比較雜。而經(jīng)過計算機信息化管理,能夠靈活的按照用戶需求生成各種報表。

(4)固定資產(chǎn)管理的轉(zhuǎn)賬處理問題

在企業(yè)會計期末管理中,根據(jù)當期資產(chǎn)變動信息,統(tǒng)一生成固定資產(chǎn)變動憑證,提供給企業(yè)中的會計或者相關(guān)的會計管理系統(tǒng)。

2.2固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)實現(xiàn)功能

第一,反映和核算固定資產(chǎn)的增加、減少、保管、使用、清理報廢等情況,保證賬面和實物相符;第二,企業(yè)根據(jù)自己需要查詢有關(guān)固定資產(chǎn)管理各類信息;第三,正確計提固定資產(chǎn)的折舊,保證再生產(chǎn)資金的需要和產(chǎn)品成本的合理負擔;第四,打印出各固定資產(chǎn)明細表、匯總表、固定資產(chǎn)卡片及本月工作量表;第五,根據(jù)發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)編制各種轉(zhuǎn)賬憑證。3固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計

3.1系統(tǒng)設(shè)計的總思想

將原有固定資產(chǎn)卡片基本數(shù)據(jù)經(jīng)過初始化輸入固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫,日常固定資產(chǎn)增加或減少變動按照單據(jù)制做增加,減少憑證輸入到數(shù)據(jù)庫,并經(jīng)過數(shù)據(jù)共享直接制作會計憑證,使業(yè)務(wù)緊密結(jié)合在一起,根據(jù)會計準則選擇合適的折舊方法分別計算折舊額,并合成計賬憑證,輸出規(guī)矩化的報表,對固定資產(chǎn)進行查詢和必要的各項分析。此系統(tǒng)主要包括6個功能模塊,分別是:①基礎(chǔ)設(shè)置管理;②固定資產(chǎn)變動管理;③固定資產(chǎn)折舊處理;④固定資產(chǎn)檔案管理;⑤數(shù)據(jù)接口和報表管理;⑥固定資產(chǎn)期末處理。

3.2系統(tǒng)功能設(shè)計

(1)基礎(chǔ)設(shè)置管理

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)設(shè)置管理,主要是對固定資產(chǎn)管理中涉及到的相關(guān)信息進行設(shè)置管理,包括操作人員的權(quán)限設(shè)置、編碼設(shè)置、資產(chǎn)類別設(shè)置、部門設(shè)置、折舊方法設(shè)置、折舊科目設(shè)置、增減方式設(shè)置、帳套信息設(shè)置等。操作人員的權(quán)限設(shè)置:主要是對固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)使用用戶進行相應(yīng)的權(quán)限管理,起到安全管理的作用,用戶只有在得到授權(quán)的情況下才能進入到系統(tǒng)中進行相關(guān)的操作,非法用戶則不能進入系統(tǒng);編碼設(shè)置:主要是對企業(yè)固定資產(chǎn)的物品進行相關(guān)的代碼設(shè)置,便于固定資產(chǎn)的物品在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中使用和管理;資產(chǎn)類別設(shè)置:主要是對企業(yè)的固定資產(chǎn)的物品按照相關(guān)的規(guī)定進行分類,這與編碼設(shè)置是有區(qū)別的,前者是對固定資產(chǎn)的物品所屬種類進行設(shè)置,而后者是對具體固定資產(chǎn)的物品進行設(shè)置;賬套信息設(shè)置:主要是對所屬企業(yè)的基本信息進行設(shè)置;部門設(shè)置:主要是對企業(yè)內(nèi)部的各個部門進行設(shè)定;折舊方法設(shè)置、折舊科目設(shè)置、增減方式設(shè)置:主要是企業(yè)能夠根據(jù)會計制度自行設(shè)置。

(2)固定資產(chǎn)變動管理

是企業(yè)固定資產(chǎn)管理的重要環(huán)節(jié),主要包括固定資產(chǎn)增加處理、固定資產(chǎn)減少處理和固定資產(chǎn)調(diào)整處理。

①固定資產(chǎn)增加處理。主要是企業(yè)對于固定資產(chǎn)的增加進行功能管理,包括編制固定資產(chǎn)增加單功能,修改固定資產(chǎn)增加單功能和審核固定資產(chǎn)增加單功能。編制固定資產(chǎn)增加單功能,是根據(jù)設(shè)備管理部門提供的新增設(shè)備的單據(jù),編制固定資產(chǎn)增加功能管理。修改固定資產(chǎn)增加單功能,是在編制固定資產(chǎn)增加單時,已錄入的固定資產(chǎn)增加數(shù)據(jù)發(fā)生錯誤的情況下,就這些錯誤能夠進行修改。在修改固定資產(chǎn)增加單時,必須先找到需要修改記錄,然后進行修改、刪除等操作。編制固定資產(chǎn)增加數(shù)據(jù)和修改固定資產(chǎn)增加數(shù)據(jù)必須是同一個人操作。審核固定資產(chǎn)增加單功能,主要是審核人員查詢制單人員錄入固定資產(chǎn)增加的數(shù)據(jù),并逐筆進行審核。審核正確,則選擇審核經(jīng)過功能,由計算機自動輸入審核員的名字,表示該固定資產(chǎn)增加的數(shù)據(jù)已經(jīng)過審核。經(jīng)過審核的固定資產(chǎn)增加的數(shù)據(jù)可自動傳送至固定資產(chǎn)信息庫中。審核固定資產(chǎn)增加單和編制固定資產(chǎn)增加單的不能是同一個操作員。

②固定資產(chǎn)減少處理。主要是企業(yè)對于固定資產(chǎn)的減少進行功能管理,包括編制固定資產(chǎn)減少單功能,修改固定資產(chǎn)減少單功能和審核固定資產(chǎn)減少單功能。編制固定資產(chǎn)減少單功能是根據(jù)設(shè)備管理部門提供的設(shè)備減少機制,編制固定資產(chǎn)減少功能管理。編制固定資產(chǎn)減少單時,如果已錄入的固定資產(chǎn)減少數(shù)據(jù)有錯,則可在修改固定資產(chǎn)減少單功能中進行修改和刪除。在修改和刪除固定資產(chǎn)減少單時,必須先找到需要修改的記錄,然后進行修改或者刪除等操作。編制固定資產(chǎn)減少數(shù)據(jù)和修改固定資產(chǎn)減少數(shù)據(jù)必須是同一個操作人員。審核固定資產(chǎn)減少單功能主要是審核人員查詢制單人員錄入固定資產(chǎn)減少的數(shù)據(jù),并逐筆進行審核。審核正確,則選擇審核經(jīng)過功能,由計算機自動輸入審核人員的名字,表示該固定資產(chǎn)減少數(shù)據(jù)已經(jīng)過審核。經(jīng)過審核的固定資產(chǎn)減少數(shù)據(jù),可自動傳送至固定資產(chǎn)信息庫中,以備編制轉(zhuǎn)賬機制憑證和修改固定資產(chǎn)檔案。經(jīng)過審核的固定資產(chǎn)減少數(shù)據(jù)是不能修改的,如果要修改可在下期進行調(diào)整。審核固定資產(chǎn)減少單和編制固定資產(chǎn)減少單的不能是同一個操作員。

③固定資產(chǎn)調(diào)整處理。主要是企業(yè)根據(jù)現(xiàn)階段相關(guān)的物質(zhì)價格進行相應(yīng)的資產(chǎn)調(diào)整,這是固定資產(chǎn)變動管理中不可缺少的。包括固定資產(chǎn)原值增加功能,固定資產(chǎn)原值減少功能,固定資產(chǎn)使用狀況變動功能,固定資產(chǎn)凈殘值調(diào)整功能,固定資產(chǎn)年限調(diào)整功能,固定資產(chǎn)折舊調(diào)整功能和計提減值準備功能等。

④固定資產(chǎn)折舊處理。固定資產(chǎn)折舊處理的數(shù)據(jù)來源是固定資產(chǎn)檔案,根據(jù)預先設(shè)定設(shè)備的折舊計提方式,編制固定資產(chǎn)折舊分配表。固定資產(chǎn)折舊應(yīng)該在當期進行,即本期新增加的固定資產(chǎn)不計提折舊,本期減少的固定資產(chǎn)計提折舊。固定資產(chǎn)折舊分配表根據(jù)固定資產(chǎn)檔案計算折舊而生成,為了便于編制轉(zhuǎn)賬機制憑證送至賬務(wù)處理子系統(tǒng)而編制的。折舊分配表中所涉及到折舊公式設(shè)定,可由系統(tǒng)的使用單位根據(jù)自身的會計財務(wù)制度自行設(shè)置。折舊分配表由系統(tǒng)自動完成,編制后可供查詢,但系統(tǒng)不提供人工修改功能。

⑤固定資產(chǎn)檔案管理。固定資產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)來源是固定資產(chǎn)增加與減少單據(jù),根據(jù)這些單據(jù)編制固定資產(chǎn)檔案、固定資產(chǎn)匯總表。固定資產(chǎn)檔案處理包括:編制固定資產(chǎn)檔案功能,查詢固定資產(chǎn)檔案功能,編制固定資產(chǎn)匯總表功能和查詢固定資產(chǎn)匯總表功能。固定資產(chǎn)檔案功能,是根據(jù)固定資產(chǎn)增加單和固定資產(chǎn)減少單編制而成。編制固定資產(chǎn)檔案,必須先計提折舊,再由系統(tǒng)自動編制完成,因此,在編制固定資產(chǎn)檔案之前,系統(tǒng)需提示用戶是否已計提折舊。固定資產(chǎn)檔案中停用字段可供用戶修改,以便確定是否對該設(shè)備計提折舊。固定資產(chǎn)檔案中,其余數(shù)據(jù)只能提供查詢,不提供人工修改過程。固定資產(chǎn)匯總表是根據(jù)固定資產(chǎn)檔案按大類使用部門匯總而成,是為了便于了解企業(yè)的固定資產(chǎn)設(shè)備和各個部門固定資產(chǎn)的使用情況而編制的。固定資產(chǎn)匯總表是由系統(tǒng)自動完成的,編制后可提供查詢,不提供人工修改功能。

⑥數(shù)據(jù)接口和報表管理。主要涉及到系統(tǒng)中相關(guān)數(shù)據(jù)信息輸入輸出的問題和相應(yīng)財務(wù)會計管理報表的生成輸出問題。包括基礎(chǔ)卡片管理的數(shù)據(jù)信息輸入功能、數(shù)據(jù)導入與導出功能和報表生成功能?；A(chǔ)卡片管理的數(shù)據(jù)信息輸入功能,需掌握手工處理中關(guān)鍵的歷史數(shù)據(jù)如已用年數(shù)、已計提的折舊數(shù)等。而這部分數(shù)據(jù)有手工固定資產(chǎn)的有關(guān)賬表可查,在系統(tǒng)中設(shè)計一個與手工銜接的模塊,就可將這部分數(shù)據(jù)采集到計算機中;對于用計算機管理后發(fā)生的固定資產(chǎn)增加和減少業(yè)務(wù),需要設(shè)計子模塊來采集有關(guān)變動數(shù)據(jù),并提供與基礎(chǔ)卡片的聯(lián)系。數(shù)據(jù)導入與導出功能,企業(yè)固定資產(chǎn)的變動和會計賬表憑證,都需要對固定資產(chǎn)的相關(guān)數(shù)據(jù)進行導入和導出處理。在企業(yè)固定資產(chǎn)的管理時,能夠?qū)⒐潭ㄙY產(chǎn)的相關(guān)清單(現(xiàn)在一般都是Excel表)導入到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中;在進行會計賬表憑證時,能夠根據(jù)需要,將相關(guān)的數(shù)據(jù)以Excel表格形式導出。報表生成功能,系統(tǒng)能夠靈活的按照用戶需求生成各種信息報表,在有了基本固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)在隨后處理中就能及時,進行定期折舊數(shù)據(jù)處理,最終生成相關(guān)的報表。

⑦固定資產(chǎn)期末處理。企業(yè)在每個會計期結(jié)束時,需進行各種費用的分攤、稅金的計提、成本的結(jié)轉(zhuǎn)、以及損益的結(jié)轉(zhuǎn)等。結(jié)轉(zhuǎn)完畢后,要進行期末結(jié)賬,標志著該會計期業(yè)務(wù)的結(jié)束。期末處理主要是幫助企業(yè)完成這部分功能。企業(yè)固定資產(chǎn)期末處理,主要是在每一個會計期結(jié)束時,對企業(yè)內(nèi)部固定資產(chǎn)變動的結(jié)轉(zhuǎn)、固定資產(chǎn)折舊的結(jié)轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)賬憑證的生成等。固定資產(chǎn)期末處理包括固定資產(chǎn)變動單功能和轉(zhuǎn)賬憑證功能:固定資產(chǎn)變動單功能,主要是對當期的固定資產(chǎn)的變動情況進行匯總處理;轉(zhuǎn)賬憑證功能,主要是根據(jù)全期固定資產(chǎn)的變動情況,生成各種會計財務(wù)轉(zhuǎn)賬憑證,交由會計進行相關(guān)的財務(wù)處理。4結(jié)語

經(jīng)過固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)分析與設(shè)計,企業(yè)能夠?qū)潭ㄙY產(chǎn)能夠形成一套科學的、合理的計算機信息管理系統(tǒng),從而大大減少傳統(tǒng)固定資產(chǎn)管理中存在的問題,使企業(yè)高效的使用固定資產(chǎn),為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益。經(jīng)過計算機信息化管理手段,對固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)進行了分析和設(shè)計,實現(xiàn)了會計核算和資產(chǎn)管理相結(jié)合,財務(wù)管理和生產(chǎn)技術(shù)管理相結(jié)合,實物管理和價值管理相結(jié)合,進一步規(guī)范和完善了企業(yè)的固定資產(chǎn)管理方式,推動企業(yè)的現(xiàn)代化管理步伐,提升企業(yè)的市場競爭力。閱讀材料建立完善的固定資產(chǎn)管理與控制系統(tǒng)研究一、問題的提出

企業(yè)的生產(chǎn)能力與經(jīng)營規(guī)模以及產(chǎn)品和勞務(wù)的質(zhì)量,在根本上是由其所擁有的固定資產(chǎn)的數(shù)量與質(zhì)量所決定的。企業(yè)擁有一定規(guī)模的和質(zhì)量的固定資產(chǎn)是其生存和發(fā)展所不可缺少的物質(zhì)基礎(chǔ)。擁有了一定規(guī)模的固定資產(chǎn)后應(yīng)如何對其加強管理,使其真正發(fā)揮作用,是企業(yè)面臨的更為重要的問題。由于固定資產(chǎn)自身種類繁多、增減變化情況復雜以及企業(yè)實際經(jīng)營特點各異,導致固定資產(chǎn)在核算和管理上存在著一些突出的問題,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

1、家底不清、賬目不全。有相當多的企業(yè)固定資產(chǎn)賬簿不健全,大類不分,賬目不全,造成有賬無物或有物無賬,賬物不符;有的企業(yè)即使建立了固定資產(chǎn)賬,但時間上沒有延續(xù);有的單位多年不清查,即使清查也不與會計賬目相核結(jié);有的單位沒有指定專人保管,亂堆亂放,隨意外借,出入無手續(xù)。

2、管理弱化、隨意處理。不少單位沒有建立健全嚴格的固定資產(chǎn)損失、報廢、轉(zhuǎn)讓等資產(chǎn)處理制度,隨意折價變賣,提前報廢固定資產(chǎn)。某些企業(yè)在機構(gòu)變動或人員調(diào)動時,賬務(wù)交接不填表,固定資產(chǎn)損失、丟失和化公為私的現(xiàn)象時有發(fā)生一些企業(yè)對于價值較小,且民用性強的資產(chǎn)從一購進開始就被”私有化”了,個人長期占用,導致無故毀損流失。

3、盲目購進、大量閑置。企業(yè)在購置固定資產(chǎn)前,往往缺乏深入的可行性研究,產(chǎn)品定位不科學,主觀拍板。用巨資購進設(shè)備后,生產(chǎn)出的產(chǎn)品不適應(yīng)變化了的市場需求,必然使設(shè)備閑置,不能有效利用。不但投資得不到回報,還使企業(yè)背上了沉重的債務(wù)”包袱”。

4、核算薄弱、賬實不符。相當一部分企業(yè)、單位購建的固定資產(chǎn)存在著”五不入賬”現(xiàn)象。即:竣工的辦公用房不入賬、預算外資產(chǎn)的購買不入賬、自制的固定資產(chǎn)不入賬、附屬部門購買的不入賬以及社會團體、捐贈的不入賬。多數(shù)企業(yè)沒有相應(yīng)的固定資產(chǎn)管理的基本購置、登記、保管、使用、借還、交接、檢查、維修、清理及損壞賠償?shù)戎贫取：怂惴矫?固定資產(chǎn)標準劃分不清,有一些企業(yè),常常把固定資產(chǎn)和低值易耗品互相混淆,把固定資產(chǎn)計入低值易耗品的甚少,而把低值易耗品計入固定資產(chǎn)的甚多。本應(yīng)能夠進入當期成本費用的卻被當作固定資產(chǎn)按月計提折舊,無形之中不但少進了當期成本費用,虛增了利潤,而且導致固定資產(chǎn)折舊計提不準確。當前,有不少企業(yè)在計提折舊上弄虛作假,隨意延長或縮短折舊年限,人為調(diào)高或調(diào)低折舊率;固定資產(chǎn)改良支出科目運用不當,費用列支不執(zhí)行制度規(guī)定,如將改良支出在大修理費用中列支,計入”管理費用”科目,或者計入”營業(yè)外支出”科目,將變價計入”營業(yè)外收入”科目,以此來調(diào)增調(diào)減利潤。

二、固定資產(chǎn)管理與控制系統(tǒng)的建立

企業(yè)固定資產(chǎn)的控制系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)政府宏觀調(diào)控的要求,按照國家頒布的有關(guān)法規(guī),并結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展的需要和企業(yè)經(jīng)營管理的具體情況來建立。

1、責權(quán)控制系統(tǒng)的建立。根據(jù)”不相容職務(wù)必須分離”的原則,建立具有預防控制功能的制度。固定資產(chǎn)的需要應(yīng)由使用部門提出;固定資產(chǎn)的驗收人應(yīng)同采購或承建人、款項支付人在職務(wù)上分離;資產(chǎn)使用或保管人不能同時擔任資產(chǎn)記賬工作,資產(chǎn)盤查工作不能只有使用或保管人員或只有負責記賬的職員來進行,應(yīng)有獨立于這些人員之外的第三者參加;資產(chǎn)報廢的審批人不能同是資產(chǎn)報廢通知單的編制人。

固定資產(chǎn)的責權(quán)控制制度可用圖列表示如下:2、程序控制系統(tǒng)的建立。根據(jù)固定資產(chǎn)的運行程序,形成動態(tài)控制機制。將固定資產(chǎn)的購進、清查、記錄、維修、保養(yǎng)、報廢、折舊等分別交由不同職能部門或人員來處理。

(1)做好固定資產(chǎn)投資的預測與決策。隨著企業(yè)的發(fā)展,其固定資產(chǎn)的投資額會不斷增加,企業(yè)必然要考慮到一項資產(chǎn)是否需要取得,以及如何取得的問題。一個好的內(nèi)部控制制度也要求一項資產(chǎn)的投資需要多個資本支出預算方案可供選擇。因為一項資產(chǎn)的取得往往有多種途徑。而每種途徑的投資額及其帶來的現(xiàn)金增加額、機會成本及資本也往往不同。為使稀缺的資本得到最有價值的配置,編制資本支出預算是內(nèi)部控制制度中的重要一環(huán)。而且要有嚴格規(guī)范的審批程序和手續(xù),不得由廠長、經(jīng)理擅自作決定。

(2)定期盤查制度。企業(yè)應(yīng)定期)視財產(chǎn)性質(zhì)不同而不同,一般至少每年一次)設(shè)專門小組盤查固定資產(chǎn)的實存情況,并編制”固定資產(chǎn)盤點表”與賬面核對。如發(fā)現(xiàn)差異,要查明原因,在作賬面調(diào)整前,應(yīng)經(jīng)過科學規(guī)范的批準程序。每次盤查的清單應(yīng)歸檔保存,以便日后追查有關(guān)人員的責任。經(jīng)過清查摸清家底,做到賬、表、證、卡、實物相統(tǒng)一,確保固定資產(chǎn)的安全、完整。

(3)固定資產(chǎn)的維修和保養(yǎng)制度。對因定資產(chǎn)的使用必然存在維修和保養(yǎng)問題,企業(yè)應(yīng)設(shè)置專門的管理固定資產(chǎn)的機構(gòu),職責應(yīng)包括:制訂對各類房屋、設(shè)備的維修計劃;實施維修計劃;監(jiān)督使用部門的使用情況;對使用、維修和保養(yǎng)的情況進行記錄等。會計部門應(yīng)逐月編制維修和保養(yǎng)費用表,以便分析各月之間費用的較大波動的原因。

(4)固定資產(chǎn)折舊、報廢、改良支出的控制制度。折舊的會計處理要想在公認的會計原則下進行,首先必須合理地確定固定資產(chǎn)的取得成本、有效壽命和殘值。當資產(chǎn)的計價得到有效控制時,取得成本一般不難確定。資產(chǎn)的使用年限和殘值要經(jīng)過一定的控制程序來判斷。殘值的估計一般應(yīng)以取得固定資產(chǎn)的轉(zhuǎn)賣行情或前幾年的經(jīng)驗為依據(jù),也可事先制訂一種符合公認會計原則的折舊處理會計方針。固定資產(chǎn)報廢的控制最佳方法是設(shè)置一種財產(chǎn)報廢工作通知單,規(guī)定任何固定資產(chǎn)的保管或使用人員在沒有得到一張經(jīng)過審批的廢棄工作通知單前,不得擅自放棄任何一項固定資產(chǎn)。固定資產(chǎn)的改良和修理上要有明確的劃分。

3、會計控制系統(tǒng)的建立。財務(wù)部門應(yīng)按財務(wù)制度規(guī)定”制定固定資產(chǎn)目錄”,在目錄中應(yīng)標明企業(yè)對固定資產(chǎn)的劃分、分類及有關(guān)情況。每項固定資產(chǎn)都應(yīng)設(shè)置卡片,對其詳細說明,如固定資產(chǎn)的存放地點、購入或建造的日期、相應(yīng)的憑證或工作單號碼、資產(chǎn)的價值、計量單位等。另外,固定資產(chǎn)登記卡上應(yīng)增設(shè)”折舊計提”欄。因為,當前許多企業(yè)采用的都是分類折舊法,并不對個別固定資產(chǎn)折舊情況進行明細登記,而且有些折舊率又隨財務(wù)體制改革一改再改,因此對于個別固定資產(chǎn)的折舊程度無法掌握,以致出現(xiàn)已提足折舊的固定資產(chǎn)繼續(xù)在提而未提足的又提前報廢現(xiàn)象;對一些中途發(fā)生意外損失而報廢的固定資產(chǎn)和向外投資的在用固定資產(chǎn)無核實其凈值等情況。為此,建議企業(yè)在固定資產(chǎn)登記卡上增設(shè)”折舊計提欄”,這樣,就能很容易得知其凈值,可用分類折舊率乘個別固定資產(chǎn)原值計算出個別折舊額,這樣就能夠以卡代賬,簡化了建賬手續(xù)。

會計部門要設(shè)立總賬、明細賬,有關(guān)固定資產(chǎn)的增減變動和實有情況都要在賬務(wù)上如實反映,保證賬務(wù)與實務(wù)相符合?？傎~、明細賬、固定資產(chǎn)目錄和卡片要形成一個完整的系統(tǒng),固定資產(chǎn)的來籠去脈都要經(jīng)過會計記錄加以控制,做到賬、證、目錄、卡片相統(tǒng)一,防止不法分子鉆空子,保證固定資產(chǎn)的完整、安全。在一定意義上講,會計是一個管理控制系統(tǒng),控制功能是會計的突出功能。針對當前固定資產(chǎn)管理上的混亂,企業(yè)應(yīng)充分地、有效地利用會計控制的功能。

4、人事控制系統(tǒng)的建立。內(nèi)部控制系統(tǒng)是一個人造系統(tǒng),而非自然系統(tǒng),固定資產(chǎn)內(nèi)部控制系統(tǒng)同樣離不開人,其最大的特征在于為實現(xiàn)既定目標所采取的各種措施、程序、方法、制度都是由人來制定和執(zhí)行的。有了好的控制制度,還要有高素質(zhì)的人員來發(fā)揮該系統(tǒng)的功能。因此,在固定資產(chǎn)的管理人員和財務(wù)人員的選擇、任用、培養(yǎng)等要嚴格考核,采取嚴格的控制措施。

5、內(nèi)部審計制度的建立。內(nèi)部控制系統(tǒng)要組成一個完整的體系,還少不了一個重要的有機組成部分,那就是內(nèi)部審計,也就是要求企業(yè)對于固定資產(chǎn)的管理要建立一個獨立的,咨詢性的內(nèi)審機構(gòu),直接對本企業(yè)最高管理當局負責,對固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制制度進行經(jīng)常性評價。其評價的依據(jù)是固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度的建立是否合理、嚴密,執(zhí)行制度是否認真。如果某個部門的控制制度是妥善的,在測試中證明是被認真貫徹的,則可對該部門固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度給予肯定;如果在測試中發(fā)現(xiàn)某些部門的內(nèi)部控制制度松弛,或雖有制度而不嚴格遵循,形同虛設(shè),有可能存在漏洞和弊端,內(nèi)審人就應(yīng)當向企業(yè)管理機構(gòu)反映情況,并提出合理化建議。這樣才能使固定資產(chǎn)內(nèi)部控制有效進行,形成一個系統(tǒng)。

經(jīng)過建立上述關(guān)于固定資的的五項控制制度,就形成了一個完整的固定資產(chǎn)內(nèi)部控制系統(tǒng)。系統(tǒng)內(nèi)的五個組成部分相互影響,相互制約,密不可分。它們相互配合,共同實現(xiàn)對固定資產(chǎn)的控制目標。本章測試一、名詞解釋【略】1、固定資產(chǎn)