如何做好工程檔案資料管理

如何做好工程檔案資料管理2023/5/26如何做好工程檔案資料管理主要內(nèi)容一、項目文件簡介（檔案定義、組成等）。二、水利施工階段文件資料。三、工程檔案資料管理（主要指施工單位檔案形成、收集、整理、歸檔等）如何做好工程檔案資料管理檔案的定義檔案是機關(guān)、組織和個人在社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的，文字、圖像、聲音及其它各種方式和載體的文件。工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批，勘察設(shè)計、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設(shè)項目管理工作的重要組成部分：建立與加強工程檔案管理工作，是項目建設(shè)管理工作的需要，也是國家和水利部的共同要求。工程項目達(dá)不到規(guī)定要求的建設(shè)項目不能進行竣工驗收。工程檔案組成的文件為應(yīng)歸檔保存的項目文件如何做好工程檔案資料管理項目文件定義指建設(shè)項目在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，包括項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件等。如何做好工程檔案資料管理項目文件的分類項目文件分類項目前期文件項目竣工文件指工程開工以前在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件。項目施工文件項目竣工圖項目監(jiān)理文件項目竣工驗收文件指工程開工以前在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計以及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件如何做好工程檔案資料管理歸檔文件質(zhì)量的基本要求1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。2、工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。3、工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合。4、工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。如何做好工程檔案資料管理歸檔文件質(zhì)量的基本要求5、工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。6、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mmx210mm)。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。7、工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復(fù)印件。

如何做好工程檔案資料管理項目施工文件之收集收集范圍：反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項目檔案。

具體到施工單位應(yīng)當(dāng)收集的文件資料分為四大類：1、施工過程中形成的往來文件資料（包含施工組方案報審、批復(fù)、會議紀(jì)要等文件）2、材料檢測資料（原材料、中間產(chǎn)品）3、質(zhì)量評定資料（單元、分部、單位）4、竣工圖（包含設(shè)計修改及竣工圖紙）如何做好工程檔案資料管理項目施工文件之收集項目文件歸檔范圍和保管期限表《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定水辦[2005]480號》如何做好工程檔案資料管理項目施工文件之整理本編所說的整理包含資料辯別、組卷、編目、裝訂1、資料辯別是指在組卷時要對項目文件進行系統(tǒng)的分析整理、鑒別，確保歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。齊全

是指一份文件材料在形成過程中不同的具有保存價值的版本及其附件要收集全；完整

是指反映同一問題或階段的文件材料收集要全面；（即在整個施工過程中所有的施工行為都能在資料中體現(xiàn)）準(zhǔn)確

是指文件材料是實際的真實反映，圖物相符，文電一致；系統(tǒng)

是指同類事物各個時期、各個階段的文件材料按一定秩序和內(nèi)在聯(lián)系組合為一體。如何做好工程檔案資料管理項目施工文件之整理（組卷）2、組卷：以在本工程建設(shè)過程中形成的全部工程資料為對象，依據(jù)資料的類型、內(nèi)容及載體形態(tài)的特點，結(jié)合工程建設(shè)階段和工程性質(zhì)，對全部工程資料進行統(tǒng)一分類，進行組卷，以便系統(tǒng)整理及綜合管理。案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。“案卷”涵義豐富，不僅僅是檔案材料本身。案卷不是盒、冊等概念。如何做好工程檔案資料管理項目施工文件之整理（組卷）2、組卷原則：（1）立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（2）一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應(yīng)按單位工程組卷。方法、a、施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；b、竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；c、竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。

立卷過程中宜遵循下列要求：

a、案卷不宜過厚，一般不超過40mm。

b、案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。

如何做好工程檔案資料管理項目施工文件之整理（組卷）卷內(nèi)文件的排列

a、文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。

b、圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。

c、既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。如何做好工程檔案資料管理項目施工文件之整理（編目）編目內(nèi)容（編寫卷內(nèi)目錄）（一）編寫案卷頁號；（二）卷內(nèi)目錄的編制；（三）卷內(nèi)備考表的填寫；（四）案卷封面的編制；如何做好工程檔案資料管理項目施工文件之整理（編目）編目內(nèi)容（編寫卷內(nèi)目錄）（一）編寫案卷頁號；（二）卷內(nèi)目錄的編制；（三）卷內(nèi)備考表的填寫；（四）案卷封面的編制；如何做好工程檔案資料管理項目施工文件之整理（編目）編目內(nèi)容（編寫卷內(nèi)目錄）（一）編寫案卷頁號；編寫頁號：需永久或長期保存的案卷，卷內(nèi)文件材料以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號，逐頁編號，不得遺漏號或重號。單面書寫的文字材料在右下角編寫頁號；雙面書寫的文字材料正面在右下角。反面在左下角編寫頁號。經(jīng)印刷裝訂有正式頁號的文件材料，歸檔時可以不打印頁號，但需要在卷內(nèi)備考表中說明，并寫明總張數(shù)。如何做好工程檔案資料管理項目施工文件之整理（編目）編目內(nèi)容（編寫卷內(nèi)目錄）（二）卷內(nèi)目錄的編制；順序號：用阿拉拍數(shù)從1起依次編寫。文號：填寫文件材料的文號，設(shè)計變更通知單編號或圖樣的圖號。責(zé)任者：填寫形成文件材料的直接編制部門或主要編制部門。題名：填寫文件材料的標(biāo)題的全稱。日期：填寫文件材料形成的年、月、日。頁號：依次填寫份文件材料的起止頁號。備注：填寫文件材料需要說明的問題。如何做好工程檔案資料管理項目施工文件之整理（編目）編目內(nèi)容（編寫卷內(nèi)目錄）（三）卷內(nèi)備考表的填寫；卷內(nèi)備考表要寫明案卷內(nèi)文件材料的頁數(shù)、圖表的張數(shù)、需要說明的問題以及立卷人的簽名。備考表上的立卷人屬名為案卷整理人、技術(shù)負(fù)責(zé)人。若該卷有不完整或尚遺漏或附件重復(fù)的，可在備考表上方用簡潔的語句說明。如何做好工程檔案資料管理項目施工文件之整理（編目）編目內(nèi)容（編寫卷內(nèi)目錄）（四）案卷封面的編制；案卷題名：應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，主要包括項目名稱或代字、代號及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱，案卷題名一般由立卷人擬寫。立卷單位：應(yīng)填寫負(fù)責(zé)文件材料組卷的部門或項目負(fù)部門。起止日期：應(yīng)填寫案卷文件材料形成的起止日期保管期限：應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限密級：應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)科技文件材料的最高密級。如何做好工程檔案資料管理項目施工文件之整理（編目）編目內(nèi)容（編寫卷內(nèi)目錄）（四）案卷封面的編制；案卷題名方法：項目名稱+單位+分部（項）工程名稱+具體項目名稱+具體內(nèi)容如何做好工程檔案資料管理項目施工文件之整理（裝訂）案卷的裝訂：案卷采用裝訂與不裝訂兩種，一般是文字材料要裝訂，圖紙不裝訂。1．裝訂的案卷采用A4（或16開）幅面，尺寸不同的要折疊或裱補成統(tǒng)一幅面，無法完全統(tǒng)一的幅面的案卷，至少不裝訂邊(右邊)和下邊對齊；裝訂前必須去掉金屬物，對破損的文件要進行托裱；裝訂一般采用“三孔一線”結(jié)扣法進行裝訂，即用白色棉紗線在卷面左邊一厘米處、上下分四等（7.5cm）分打三孔裝訂，結(jié)頭統(tǒng)一放在案卷背后，要求整齊、美觀、結(jié)實，不能出現(xiàn)脫頁、壓字、文件倒置的現(xiàn)象。2．所有竣工圖不裝訂，要求將不同幅面的圖紙折疊成A4幅畫，并且接裝入填好封面的檔案盒。如何做好工程檔案資料管理項目施工文件之竣工圖編制一、施工圖與竣工圖的區(qū)別二、復(fù)制圖（藍(lán)圖）的折疊方法二、竣工圖的編制三、竣工圖的主要內(nèi)容四、編制竣工圖的要求五、竣工圖的修改如何做好工程檔案資料管理施工圖與竣工圖的區(qū)別（一）

☆區(qū)別源于兩者是在工程施工的不同階段產(chǎn)生的。前者是設(shè)計階段繪制的指導(dǎo)工程施工的圖紙，是工程建設(shè)的依據(jù)和條件；后者是根據(jù)施工結(jié)束后工程實際情況所繪制的圖樣，是工程建設(shè)的記錄和反映。施工圖是竣工圖的基礎(chǔ)。如何做好工程檔案資料管理施工圖與竣工圖的區(qū)別（二）☆竣工圖的編制，注意：⊙責(zé)任者為施工單位。（特例：在電力等領(lǐng)域由設(shè)計單位編制出圖）⊙竣工圖章加蓋與簽署。如何做好工程檔案資料管理一、復(fù)制圖（藍(lán)圖）的折疊方法《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB10609.3--1989），1990年1月1日實施。A4圖幅、折疊方法一致；圖面向里、圖標(biāo)外露、手風(fēng)琴式；底圖不能折疊。如何做好工程檔案資料管理二、竣工圖的編制

為確?？⒐D編制的質(zhì)量，要做到邊建設(shè)邊編制竣工圖。一般來說，竣工圖繪制與工程交工驗收的時間差，應(yīng)不大于一個單位工程的施工進程?？⒐D的簽字手續(xù)要完備，各有關(guān)責(zé)任人要在竣工圖上簽字以求對竣工圖的質(zhì)量負(fù)責(zé)。監(jiān)理單位應(yīng)督促和協(xié)助施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人審查竣工圖編制是否完整、準(zhǔn)確，簽字確認(rèn)，切實保證竣工圖的內(nèi)在質(zhì)量。如何做好工程檔案資料管理竣工圖章式樣

單位：mm編制單位竣工圖編制人技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期監(jiān)理單位名稱監(jiān)理人80604×10713252530如何做好工程檔案資料管理三、竣工圖的主要內(nèi)容

歸檔保存的竣工圖一般分為綜合圖部分和單位工程竣工圖部分：

綜合圖，包括整個工程項目的總平面布置圖、位置圖、建筑用地范圍內(nèi)各種地下管線綜合圖、建筑群體的設(shè)計總說明書等。

單位工程竣工圖，包括單位工程綜合圖和各專業(yè)竣工圖。單位工程的綜合圖包括建筑平面布置圖、室外(暖衛(wèi)、燃?xì)?、給水、排水等)，管線綜合圖、架空線路(電纜)綜合圖、土建專業(yè)及有關(guān)專業(yè)的設(shè)計說明等；各專業(yè)竣工圖包括建筑竣工圖、結(jié)構(gòu)竣工圖、暖衛(wèi)和燃?xì)饪⒐D、電氣竣工圖、通風(fēng)和空調(diào)竣工圖、電梯安裝竣工圖、工藝竣工圖及標(biāo)準(zhǔn)圖等。如何做好工程檔案資料管理四、編制竣工圖的要求監(jiān)理和施工項目技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)確保竣工圖的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，對竣工圖要逐張予以審核簽認(rèn)。在竣工圖的編制過程中，應(yīng)按下列要求做到：1、在原施工圖基礎(chǔ)上做的竣工圖，應(yīng)根據(jù)設(shè)計變更通知單直接在圖紙上作相應(yīng)的圖文修改，凡修改處都要標(biāo)注修改依據(jù)；凡設(shè)計變更文件中的變更內(nèi)容，必須在竣工圖中全面反映。不得采用另紙修改，再粘貼在竣工圖上的做法。

如何做好工程檔案資料管理竣工圖的編制要求2、在施工圖基礎(chǔ)做的竣工圖，應(yīng)有設(shè)計院的出圖章、監(jiān)理單位審查、施工單位的竣工圖章。各方蓋章必須蓋在圖紙空白位置，不能覆蓋在圖文上，以確保圖紙今后復(fù)印利用的清晰度。3、凡在施工中按圖施工沒有變更的，在新的原施工圖上加蓋“竣工圖章”并經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽認(rèn)后，可作為竣工圖。如何做好工程檔案資料管理竣工圖的編制要求4、凡在施工中，雖有一般性設(shè)計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位負(fù)責(zé)在原施工圖上用炭素墨水筆對修改部分進行修改，標(biāo)注修改依據(jù)后加蓋“竣工圖章”并經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人審核簽認(rèn)后，可作為竣工圖。5、如雖有設(shè)計變更的圖紙，但原圖沒有作廢的，應(yīng)一并歸檔，在卷內(nèi)緊跟排列，原圖排前，變更排后。如何做好工程檔案資料管理竣工圖的編制要求6、凡結(jié)構(gòu)形式改變、工藝改變、平面位置改變、項目等重大改變，或因其它原因造成大幅度修改、修改幅面超過三分之一的，按國家建設(shè)部規(guī)定，應(yīng)重新繪制改變后的竣工圖.7、施工圖被取消，包括設(shè)計變更或現(xiàn)場未施工的，不需要編制竣工圖。但應(yīng)在原圖紙目錄對應(yīng)的備注中注明“取消”，并將取消的依據(jù)標(biāo)注。如何做好工程檔案資料管理竣工圖的編制要求8、特殊情況下，無正式施工圖進行施工的，應(yīng)按實際施工最終狀況，由施工單位繪制竣工圖，經(jīng)設(shè)計單位簽署確認(rèn)意見并補充修改（設(shè)計變更）依據(jù)后，方可用為竣工圖。9、施工單位在編制竣工圖時，必須把原圖封面和目錄一并歸檔（整冊圖紙作廢的除外）。如何做好工程檔案資料管理竣工圖的編制要求10、設(shè)計變更通知單、工程洽商單等按專業(yè)編號順序排列，做出詳細(xì)的卷內(nèi)目錄。并由施工單位做設(shè)計變更通知單匯總表，由設(shè)計單位簽字蓋章確認(rèn)，一并存檔備查。設(shè)計變更通知單需連同圖紙會審記錄、工程洽商單單獨組卷。11、設(shè)計變更通知單的附圖應(yīng)一并連同歸檔，附圖也應(yīng)有設(shè)計單位的蓋章確認(rèn)。但如附圖已編制變更圖號，設(shè)計單位又沒有重發(fā)施工圖的，施工單位應(yīng)把此附圖編制為竣工圖，不要遺漏，以確保竣工圖的完整性，并在相應(yīng)的變更通知單內(nèi)說明該附圖存放在竣工圖的卷號。如附圖不規(guī)范，應(yīng)由設(shè)計單位重出藍(lán)圖，交施工單位作為竣工圖。如何做好工程檔案資料管理竣工圖的編制要求12、竣工圖必須整潔、美觀、字跡清晰。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。凡復(fù)印圖或受潮、模糊、破損的施工圖不能用來編制竣工圖。13、施工單位、監(jiān)理單位必須對竣工圖的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，經(jīng)認(rèn)真審核后在竣工圖章上簽字（手簽）確認(rèn)，各負(fù)其責(zé)，不得代簽。包括審核設(shè)計變更的準(zhǔn)確性、完整性；竣工圖的齊全、完整、準(zhǔn)確；竣工圖的一致性（數(shù)量、內(nèi)容）；簽字的真實性。如何做好工程檔案資料管理竣工圖的編制要求14、設(shè)備廠家圖紙由機電安裝施工單位負(fù)責(zé)組卷的，不必加蓋竣工圖章，如屬成冊的，不必拆散拆疊。但應(yīng)逐頁打印頁號，封面蓋件號章，編制卷內(nèi)目錄和備考表后，裝檔案盒。15、完成竣工圖的編制后，應(yīng)制作設(shè)計變更與竣工圖對照表；作為檢查竣工圖修改與否的檢索工具。（見設(shè)計變更與竣工圖修改對照一覽表）序號變更通知單編號修改內(nèi)容圖紙名稱圖紙編