小天鵝公司MRPII、ERP的實(shí)現(xiàn)

MRPII/ERP的實(shí)現(xiàn)小天鵝插上IT翅膀小天鵝股份有限公司(以下簡(jiǎn)稱小天鵝公司)建設(shè)ERP系統(tǒng)與企業(yè)決策有很大關(guān)系。近幾年，我國(guó)家電行業(yè)產(chǎn)銷雖然連續(xù)增長(zhǎng)，但增長(zhǎng)幅度已經(jīng)趨緩，通過技術(shù)競(jìng)爭(zhēng)制造市場(chǎng)熱點(diǎn)已成為家電市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主要特色。面臨激烈的競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)，如何保住國(guó)內(nèi)市場(chǎng)上的領(lǐng)導(dǎo)地位，抓住中國(guó)加入WTO給企業(yè)進(jìn)軍國(guó)際市場(chǎng)帶來的機(jī)遇？這一切都對(duì)現(xiàn)代管理提出了更高的要求。要更好地為消費(fèi)者服務(wù)，企業(yè)就必須縮短生產(chǎn)周期、降低生產(chǎn)成本，加快新產(chǎn)品的開發(fā)速度，改進(jìn)服務(wù)、加強(qiáng)內(nèi)部的知識(shí)共享和學(xué)習(xí)，而要實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，信息技術(shù)是最為關(guān)鍵的因素。小天鵝公司是一家大型國(guó)有控股上市公司，主營(yíng)家用電器及零配件、附件的生產(chǎn)銷售，其主導(dǎo)產(chǎn)品為全自動(dòng)波輪洗衣機(jī)，是目前國(guó)內(nèi)最大的洗衣機(jī)生產(chǎn)和銷售廠家。為提升企業(yè)價(jià)值啟動(dòng)IT戰(zhàn)略作為江蘇小天鵝集團(tuán)下屬的最大的一個(gè)子公司，1999年，小天鵝公司的銷售額是26億元，利潤(rùn)2億多元。在建立ERP系統(tǒng)之前，公司曾用過一個(gè)MRPII軟件，僅僅是對(duì)物料進(jìn)行管理，效果不錯(cuò)。但之后，公司的生產(chǎn)計(jì)劃系統(tǒng)一直沒有建立起來，由于產(chǎn)品銷量大（大約每年有近2萬臺(tái)的銷售量），銷售數(shù)據(jù)非常龐大，在管理過程中沒有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支持是非常困難的。面對(duì)家電行業(yè)的嚴(yán)峻競(jìng)爭(zhēng)，小天鵝公司決定把IT投資作為支持公司長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的戰(zhàn)略手段。小天鵝公司采取了一系列手段。第一步，在公司內(nèi)部建立一套先進(jìn)的、高度集成的ERP系統(tǒng)，完善、改進(jìn)公司的內(nèi)部運(yùn)作和管理，加強(qiáng)同業(yè)務(wù)伙伴的聯(lián)系，加強(qiáng)對(duì)顧客的服務(wù)。第二步，在第一步建設(shè)的公司客戶機(jī)/服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)基礎(chǔ)上，進(jìn)一步開發(fā)Intranet、Extranet和Internet服務(wù)，發(fā)揮IT戰(zhàn)略的作用，使公司獲得持久的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。公司希望通過這些平臺(tái)，建立一套完整、高效、靈活的管理信息系統(tǒng)，支持公司未來在全世界不同地區(qū)、行業(yè)的發(fā)展，同時(shí)改善和提高信息流通、知識(shí)共享及新產(chǎn)品推出的速度，實(shí)施活動(dòng)式行銷，提高顧客對(duì)新產(chǎn)品的參與，提高新產(chǎn)品開發(fā)的成功率。幾年來，小天鵝公司一直在考察銷售軟件，并對(duì)幾家軟件公司的銷售系統(tǒng)進(jìn)行了調(diào)研，對(duì)于原有的MRPII系統(tǒng)有兩種方案：升級(jí)和替換?？紤]到一個(gè)管理系統(tǒng)如果應(yīng)用的技術(shù)太多，會(huì)給各部門間的數(shù)據(jù)交換帶來困難，因此公司希望建立一個(gè)統(tǒng)一的ERP系統(tǒng)?；谌龑涌蛻魴C(jī)/服務(wù)器模式的SAPR/3系統(tǒng)，可以優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，使客戶能夠按照最佳企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)不斷提高自身價(jià)值，R/3是一個(gè)高度集成化的系統(tǒng)，它用一系列標(biāo)準(zhǔn)的軟件應(yīng)用模塊，將公司的所有業(yè)務(wù)融合到一起，全面優(yōu)化地管理、控制企業(yè)的人、財(cái)、物等資源。小天鵝公司負(fù)責(zé)ERP項(xiàng)目的副總經(jīng)理喬立認(rèn)為，SAP在中國(guó)擁有實(shí)力強(qiáng)大的實(shí)施、咨詢顧問隊(duì)伍，在ERP領(lǐng)域積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，到目前為止，他們已為超過50家企業(yè)提供了實(shí)施支持，具有代表性的企業(yè)有：上海三菱電梯有限公司、聯(lián)想電子有限公司、成都西門子光纜有限公司等。正是因?yàn)樯鲜鲈?，小天鵝公司經(jīng)過廣泛、深入的調(diào)研決定引進(jìn)SAPR/3系統(tǒng)，并和SAP上海咨詢部合作實(shí)施“小天鵝股份有限公司ERP項(xiàng)目”。ERP實(shí)施方法及難點(diǎn)由于公司原來在銷售、生產(chǎn)計(jì)劃、物料管理及財(cái)務(wù)等方面計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)不同，所以各個(gè)模塊實(shí)施的進(jìn)度也不同，基本上采用的是按模塊分步循序漸進(jìn)實(shí)施的方法。公司已經(jīng)有2年多利用CA/MK管理軟件的經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)，在流程和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備方面比其他模塊有條件，因此PP、MM模塊首先安排在1999年底上線。采用分步循序漸進(jìn)式方法實(shí)施的優(yōu)點(diǎn)是：解決公司生產(chǎn)系統(tǒng)可能存在的2000年問題；部分模塊見效快，提高項(xiàng)目組成員和公司有關(guān)人員對(duì)實(shí)施成功的信心，有利于整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施，且風(fēng)險(xiǎn)較小。

小天鵝公司在項(xiàng)目實(shí)施過程中遇到了許多問題和難點(diǎn)，因此各系統(tǒng)的安裝都根據(jù)整體運(yùn)行特點(diǎn)進(jìn)行了調(diào)整。1.一般項(xiàng)目第一階段都要實(shí)施FI、CO模塊，然后才上MM、PP、SD等模塊。但此次實(shí)施先上了MM、PP、SD等模塊，F(xiàn)I、CO模塊則只上了相關(guān)的GL等財(cái)務(wù)功能及成本核算等部分。這樣做的原因是：公司生產(chǎn)管理原先使用的MRPⅡ系統(tǒng)存在Y2K問題，因此要盡快在1999年年底前上新的MM、PP系統(tǒng)，而且公司的財(cái)務(wù)系統(tǒng)復(fù)雜、要求高，實(shí)施所需時(shí)間比較長(zhǎng)。2.實(shí)施后的新財(cái)務(wù)系統(tǒng)由兩部分組成：1SAPR/3系統(tǒng)中與FI相關(guān)部分，CO模塊中與MM、PP、SD等相關(guān)的部分；2由公司現(xiàn)有的財(cái)務(wù)軟件執(zhí)行其他財(cái)務(wù)功能。兩部分之間數(shù)據(jù)交換通過導(dǎo)入輸出模式連接。

新的財(cái)務(wù)系統(tǒng)要求做到和MM、PP、SD模塊的高度集成。除要求保持原來系統(tǒng)所有的功能外，還要求開發(fā)SAPR/3系統(tǒng)的其他新功能。這也是實(shí)施中的一個(gè)難點(diǎn)。3.由于國(guó)家正在推行金稅工程，為符合金稅工程的要求，在實(shí)施中還要考慮與金稅工程的接口。4.小天鵝公司已有20余年的歷史，經(jīng)過管理層的正確領(lǐng)導(dǎo)和全體員工的不懈努力，形成了一套獨(dú)特的業(yè)務(wù)管理模式和企業(yè)文化。如何在企業(yè)內(nèi)部宣傳利用現(xiàn)代化的IT手段，進(jìn)行業(yè)務(wù)和管理創(chuàng)新，宣傳SAPR/3項(xiàng)目實(shí)施的重要性和迫切性，取得各級(jí)員工對(duì)實(shí)施項(xiàng)目的理解、支持和配合，也是該項(xiàng)目的一個(gè)難點(diǎn)進(jìn)度控制是項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵小天鵝公司ERP系統(tǒng)分步實(shí)施的關(guān)鍵在于對(duì)各系統(tǒng)實(shí)施進(jìn)度的控制，在實(shí)施前，項(xiàng)目組制定了計(jì)劃進(jìn)度表(如表1所示)。時(shí)間（估計(jì)）項(xiàng)目主要成果1999年9月6日-10月1日實(shí)施啟動(dòng)項(xiàng)目實(shí)施日程表，培訓(xùn)文檔1999年10月5日-11月25日業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)及系統(tǒng)配置業(yè)務(wù)藍(lán)圖規(guī)劃報(bào)告，及系統(tǒng)配置文檔1999年12月31日洗衣機(jī)廠MM、PP啟動(dòng)MM、PP及FI、CO相關(guān)部分系統(tǒng)上線2000年1月31日提交SD模型完成SD模板2000年3月1日SD上線SD及FI、CO相關(guān)部分系統(tǒng)上線2000年3月31日系統(tǒng)全線完成（第一期）系統(tǒng)整合完成實(shí)際實(shí)施進(jìn)度為：——1999年9月6日～10月1日，項(xiàng)目小組完成了對(duì)關(guān)鍵用戶的全面培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋了FI、CO、MM、PP、SD、BASIS等各個(gè)方面，并對(duì)關(guān)鍵用戶進(jìn)行了考核，以確保效果?！?0月5日～10月25日，完成了SAPR/3業(yè)務(wù)藍(lán)圖的設(shè)計(jì)工作，并向公司提交了《小天鵝股份有限公司SAP項(xiàng)目業(yè)務(wù)藍(lán)圖規(guī)劃設(shè)計(jì)報(bào)告》?！?2月26日，一個(gè)針對(duì)洗衣機(jī)生產(chǎn)的供應(yīng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)在洗衣機(jī)廠范圍內(nèi)正式啟用。該系統(tǒng)包括SAPR/3系統(tǒng)中的MM、PP模塊，還有FI－AP和GL、CO的相關(guān)部分。實(shí)施后的主要業(yè)務(wù)功能有：生產(chǎn)計(jì)劃MRP、采購(gòu)訂單、存貨管理、利用存貨狀態(tài)進(jìn)行QM結(jié)果跟蹤、應(yīng)付賬管理、成本核算等?！?月1日，小天鵝公司3大事業(yè)部（洗衣機(jī)、洗碗機(jī)、冰箱）全國(guó)分銷系統(tǒng)正式上線，包括27個(gè)片區(qū)、300個(gè)倉(cāng)庫的分銷網(wǎng)絡(luò)，涉及公司5個(gè)產(chǎn)品線產(chǎn)品的銷售。實(shí)施后的主要業(yè)務(wù)功能有：訂單管理(包括：客戶信用管理、貨物可用性檢查、訂單錄入)、發(fā)運(yùn)、退貨、開票、應(yīng)收、存貨控制、補(bǔ)貨等?！?月31日，系統(tǒng)全部上線，完成項(xiàng)目預(yù)定目標(biāo)。初步建立了一個(gè)基于SAPR/3的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。成果包括：建立了洗衣機(jī)生產(chǎn)的供應(yīng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)；完善了洗衣機(jī)生產(chǎn)廠的內(nèi)部計(jì)劃體系；建立了一個(gè)初步完善的分銷網(wǎng)絡(luò)和管理系統(tǒng)；建立了一個(gè)初步的財(cái)務(wù)核算與財(cái)務(wù)控制體系；為小天鵝公司培養(yǎng)了一批技術(shù)與業(yè)務(wù)人員，為公司長(zhǎng)遠(yuǎn)的系統(tǒng)實(shí)施及支持積蓄了力量。項(xiàng)目管理要具有嚴(yán)密性在項(xiàng)目目標(biāo)明確之后，如何制定切實(shí)可行的項(xiàng)目計(jì)劃、分配工作、調(diào)配資源、控制和協(xié)調(diào)項(xiàng)目過程的節(jié)奏和方式、保持實(shí)施小組的凝聚力，將直接影響項(xiàng)目實(shí)施的成敗。小天鵝公司的項(xiàng)目實(shí)施管理主要做到以下幾點(diǎn)：在項(xiàng)目目標(biāo)明確之后，如何制定切實(shí)可行的項(xiàng)目計(jì)劃、分配工作、調(diào)配資源、控制和協(xié)調(diào)項(xiàng)目過程的節(jié)奏和方式、保持實(shí)施小組的凝聚力，將直接影響項(xiàng)目實(shí)施的成敗。小天鵝公司的項(xiàng)目實(shí)施管理主要做到以下幾點(diǎn)：●強(qiáng)調(diào)知識(shí)共享。在項(xiàng)目計(jì)劃制定、業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)、系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)收集、上線實(shí)施等各個(gè)階段，充分發(fā)揮SAP咨詢顧問的系統(tǒng)知識(shí)、實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和小天鵝公司項(xiàng)目組成員對(duì)公司業(yè)務(wù)情況了解的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。由于雙方的努力合作，既保證新系統(tǒng)能滿足公司業(yè)務(wù)和發(fā)展的實(shí)際需要，又為公司引入了先進(jìn)的業(yè)務(wù)流程、管理模式、管理思想?！耥?xiàng)目計(jì)劃和預(yù)算控制。項(xiàng)目組每周一召開項(xiàng)目進(jìn)度協(xié)調(diào)會(huì)，對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)并制定下周的工作任務(wù)，小組間進(jìn)行定期和不定期的溝通、協(xié)調(diào)，使實(shí)施中的問題得到及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決。采用Microsoft的Project等軟件進(jìn)行文件整理、網(wǎng)絡(luò)協(xié)同，確保獲得統(tǒng)一、自動(dòng)的文件格式。在項(xiàng)目實(shí)施中，非常注意對(duì)預(yù)算的控制，每次開會(huì)檢查工作進(jìn)展時(shí)都要檢查費(fèi)用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決?！窆ぷ鬟^程中每一步都有詳細(xì)記錄。在今后的工作中如果遇到什么問題，可以比較容易地找到原因，同時(shí)也為新的關(guān)鍵用戶培訓(xùn)提供了完善的教材?！裼幸徽讎?yán)格的質(zhì)量保證程序。對(duì)每一階段、每一步要達(dá)到的效果及相關(guān)文件，要求事先有明確規(guī)定，每一步工作完成后，其成果和相關(guān)文件必須通過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核后，方可結(jié)案進(jìn)入下一步實(shí)施。對(duì)目標(biāo)制定、業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)、系統(tǒng)設(shè)置、上線等大的階段工作，都要向公司最高領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。特定技術(shù)問題的解決由于采用分步式方法實(shí)施，因此各模塊之間，如第一部分上線的MM、PP模塊和第二部分上線的SD模塊之間，SAP系統(tǒng)與遺留系統(tǒng)之間的集成和接口等都是非常難處理的問題。在此次實(shí)施中，項(xiàng)目實(shí)施小組的處理方法是：1.在每個(gè)階段開始時(shí)，先將所有可能涉及集成和接口的問題都列出來，并根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃責(zé)成有關(guān)部門在限定時(shí)間內(nèi)解決。項(xiàng)目組定期召開各部門會(huì)，跟蹤解決集成問題。2.將問題分層，確定問題到底需要公司哪一層解決。如在本層能協(xié)調(diào)解決的，則馬上抓緊協(xié)調(diào)解決，如需公司領(lǐng)導(dǎo)解決的就立即向上匯報(bào)。遇到緊急事件，立即召開臨時(shí)會(huì)議，由公司高層當(dāng)場(chǎng)解決，特別會(huì)議上無法當(dāng)場(chǎng)解決的問題，就記錄下原因，確定最后期限和責(zé)任人，以便跟蹤解決。ERP實(shí)施后的收益小天鵝公司目前僅兩條生產(chǎn)線，但每天需要生產(chǎn)5～6個(gè)品種的產(chǎn)品，物料需求的計(jì)算不僅量大而且非常復(fù)雜。以前的做法是依靠人工先預(yù)估一個(gè)數(shù)字，這種做法造成的結(jié)果是庫存量增加，或原材料不夠用。采用MRP計(jì)算以后，隨時(shí)可以更新采購(gòu)需求，減少了庫存積壓，提高了原材料庫存周轉(zhuǎn)。由于加快了訂單輸入時(shí)間，縮短了定貨周期，提高了生產(chǎn)效率。實(shí)施后的效益體現(xiàn)的另一個(gè)方面是，縮短了財(cái)務(wù)結(jié)賬時(shí)間，改進(jìn)了資金流。小天鵝IT部門經(jīng)理馬會(huì)均博士認(rèn)為，銷售系統(tǒng)中的開票流程是資金流控制的典型例子，以前公司的每個(gè)銷售片區(qū)（即各銷售分公司）都可以開發(fā)票，導(dǎo)致資金嚴(yán)重外流。建立ERP系統(tǒng)后，將開票業(yè)務(wù)集中管理，提高了資金的控制力度。另外，由于公司客戶量非常大，應(yīng)收賬款在人工控制情況下根本無法記住欠款狀況，新系統(tǒng)中方便的查詢方式，可以控制客戶的信用額度，對(duì)信譽(yù)度不好的客戶，系統(tǒng)可以控制發(fā)貨。雖然過去所有的流程都是存在的，但由于管理和運(yùn)行較為松散，操作按個(gè)人習(xí)慣進(jìn)行，因此管理效果一直不好。新系統(tǒng)實(shí)施后，所有工作要