辦公軟件操作與應(yīng)用

第一部分辦公軟件操作與應(yīng)用一、高效應(yīng)用辦公軟件

1.正確認(rèn)識辦公軟件；

2.注意掌握貼近實(shí)踐辦公軟件技能；

3.了解新功效，提升工作效率。

（一）Office辦公軟件組件

熟練掌握辦公軟件，有利于提升各種文檔、報表和匯報處理能力。

尤其是幾個慣用辦公軟件綜合應(yīng)用，愈加能夠大大提升財會人員工作效率。

比如工資單處理和發(fā)放、財務(wù)匯報編制與分析、大數(shù)據(jù)動態(tài)分析等等。（二）Office學(xué)習(xí)方法

在學(xué)習(xí)Office辦公軟件過程中，一定要注意以軟件應(yīng)用過程為導(dǎo)向?qū)W習(xí)方法。

一味地死記硬背，不但僅學(xué)習(xí)非常辛勞，而且輕易遺忘；更主要是：一旦軟件版本升級，又需要從頭學(xué)習(xí)。

二、高效辦公必須懂Office十八般武藝

Office功效很多，不一樣組件又有許多特有功效。首先我們從Word、Excel、PowerPoint共有功效說起。

下面和大家介紹十八個知識和技巧，從文件管理、文字處理到圖像設(shè)置，幫助大家快速提升日常工作效率。

（一）Office文件管理

在Office中，對于文件管理，比如文檔新建、打開、保留、另存為以及打印、公布等相關(guān)操作，經(jīng)過軟件界面左上角帶Office圖標(biāo)圓形按鈕能夠輕松實(shí)現(xiàn)。

常見快捷方式

案例演示1：文件加密

在文檔管理工作中，有一些主要、私密數(shù)據(jù)，需要經(jīng)過文件加密，來預(yù)防信息泄露和無關(guān)人員修改。Office能夠經(jīng)過文件加密，限制文件閱讀和修改。

步驟：Office→另存為→工具→常規(guī)選項(xiàng)案例演示2：文件打印

在打印窗口，不但僅能夠設(shè)置打印機(jī)、打印范圍和打印內(nèi)容等等；還能夠經(jīng)過打印機(jī)屬性，設(shè)置打印方式和打印質(zhì)量；經(jīng)過打印預(yù)覽查看打印效果。

步驟：Office→打?。ǘ㎡ffice選項(xiàng)

經(jīng)過點(diǎn)擊Office按鈕能夠選擇設(shè)置系統(tǒng)選項(xiàng)。

包含軟件界面顯示、作者標(biāo)注、內(nèi)容校對、保留方式、信任中心以及高級設(shè)置。

案例演示：將報表中零值顯示為空

（三）最近使用文檔

點(diǎn)擊Office按鈕，能夠經(jīng)過右側(cè)“最近使用文檔”，輕松打開最近打開過文檔。更主要是，能夠經(jīng)過文檔名稱右側(cè)“圖釘”按鈕，設(shè)置文檔固定。從而實(shí)現(xiàn)慣用文檔快捷訪問。

（四）工具命令輕松訪問

在學(xué)習(xí)一個陌生軟件，或者碰到一個新版本軟件時，初學(xué)者很頭疼一件事，就是找不到對應(yīng)命令或者菜單。

在Office以后版本中，經(jīng)過自定義快速訪問工具欄能夠幫我們處理這個問題。

經(jīng)過自定義快速訪問工具欄，將Office辦公軟件中任意命令，添加到最顯眼位置，方便用戶進(jìn)行功效操作。

案例演示：添加功效命令到快速訪問工具欄

步驟：三角形按鈕→其余命令→全部命令（五）快速掌握某項(xiàng)功效

在新手使用辦公軟件過程中，對于一個陌生命令或者按鈕，我們極難知道這個命令到底是用來做什么。

不過在Office中，經(jīng)過移動鼠標(biāo)至該按鈕上方，停留片刻，系統(tǒng)就會經(jīng)過浮動窗口，自動顯示該按鈕功效說明。案例演示：快速掌握流程圖繪制

（六）文字處理

不論Word、Excel還是PowerPoint，都包括文字處理。主要包含字體、字號、顏色、上下標(biāo)等等。

經(jīng)過“開始”功效區(qū)或點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵能夠?qū)崿F(xiàn)文字設(shè)置。

點(diǎn)擊字體欄目下方箭頭，能夠彈出“字體”設(shè)置窗口。

需要注意是中西文不一樣字體設(shè)置和上下標(biāo)、著重號。（七）段落設(shè)置

段落設(shè)置主要需要注意是行距和縮進(jìn)。

經(jīng)過“開始”功效區(qū)或點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵能夠?qū)崿F(xiàn)文字設(shè)置。

縮進(jìn)包含首行縮進(jìn)和懸掛縮進(jìn)；

行距能夠經(jīng)過下拉菜單和設(shè)置值自由設(shè)定。（八）同時查看文檔，審校查對很方便

對于不一樣版本文檔要比較異同，或者財務(wù)工作中表表比對，審校核查不一樣數(shù)據(jù)，Office在“視圖”功效區(qū)中提供了“并排查看”功效，方便文檔對比、校對、核查。

案例演示：并排查看與同時滾動

步驟：視圖→并排查看（同比一個文檔，新建窗口）（九）狀態(tài)欄統(tǒng)計信息更方便

在Office中，狀態(tài)欄作用愈加顯著。不但僅頁碼、字?jǐn)?shù)等文檔狀態(tài)信息，更能夠統(tǒng)計選中區(qū)域頁碼、字?jǐn)?shù)或者數(shù)據(jù)匯總信息。

比如在Excel中，利用狀態(tài)欄顯示單元格區(qū)域數(shù)據(jù)匯總

假如在Word中，統(tǒng)計是頁數(shù)和字?jǐn)?shù)。

（十）公式和運(yùn)算符號輸入愈加方便

在整理匯報、方案或者論文過程中，經(jīng)常需要我們輸入一些特殊數(shù)學(xué)符號，比如根式、冪函數(shù)或者微積分式子。

在Office中，我們能夠利用“Microsoft公式3.0”模板功效，實(shí)現(xiàn)特殊公式和符號輸入。

Microsoft公式3.0囊括了高等數(shù)學(xué)中各種常見符號。

步驟：插入→對象→Microsoft公式3.0

案例演示：怎樣輸入復(fù)雜公式

（十一）輕松設(shè)計文檔插圖

在文檔和報表設(shè)計過程中，有時候我們需要經(jīng)過插入圖片來對內(nèi)容進(jìn)行展示和說明。

經(jīng)過“插入”功效選項(xiàng)卡中“圖片”按鈕，用戶能夠插入JPG、PNG、BMP等各種常見類型圖片。

步驟：插入→圖片→圖片工具

選中圖片后，功效區(qū)顯示圖片工具。用戶能夠依照需要調(diào)整大小、亮度、對比度、壓縮圖片和藝術(shù)效果。

案例演示：怎樣設(shè)置圖像，并進(jìn)行圖文排版

（十二）巧用圖形讓內(nèi)容更直觀

在Office中，軟件新增加了很多圖形和符號，使用這些圖形和符號，用戶能夠像專業(yè)制圖軟件一樣，設(shè)計示意圖和流程圖變得異常簡單。Office圖形分類

案例演示：怎樣快速繪制流程圖和企業(yè)行政構(gòu)架圖

（十三）藝術(shù)字讓文字不再枯燥

在Office和以后版本中，經(jīng)過繪圖工具中“快速樣式”和“形狀樣式”，藝術(shù)字設(shè)計愈加簡單、自然，用戶能夠自由配置顏色和設(shè)計三維立體效果。

步驟：插入→藝術(shù)字→繪圖工具案例演示：設(shè)置藝術(shù)字

（十四）靈活數(shù)據(jù)分析

借助Office圖表工具，能夠靈活地將文字和數(shù)據(jù)形象化，幫助閱讀者快速掌握內(nèi)容信息。圖表類型

常見圖表總共有11大類，而每個大類又分為若干小類別。繪制圖表

在Word、Excel、PowerPoint中都能夠插入圖表。不過因?yàn)樵赪ord、PowerPoint中插入圖表后，最終還是在Excel調(diào)用數(shù)據(jù)設(shè)計報表。所以，提議大家通常情況下，還是在Excel中設(shè)計好數(shù)據(jù)報表后，再繪制圖表，最終將繪制好圖表拷貝到文檔中即可。

步驟：插入→圖表→選擇對應(yīng)類型圖表

繪制圖表

各種圖表設(shè)計，依照不一樣數(shù)據(jù)分析目標(biāo)，操作步驟也有所不一樣。因?yàn)橄嚓P(guān)過程比較復(fù)雜，我們在后面講解Excel內(nèi)容，再和大家詳細(xì)講解。（十五）使用超鏈接為不一樣內(nèi)容建立關(guān)聯(lián)關(guān)系

超鏈接，也就是內(nèi)容鏈接，在本質(zhì)上屬于一個內(nèi)容一部分，經(jīng)過點(diǎn)擊鏈接內(nèi)容，允許我們同其余文件、網(wǎng)頁、電子郵箱之間進(jìn)行連接。

超鏈接既能夠建立在文字中，也能夠建立在形狀或者圖像之上。

步驟：選中對象→點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵→超鏈接

鏈接指向

需要注意是：

·假如指向原有文件或網(wǎng)頁，能夠經(jīng)過“書簽”指向文檔詳細(xì)位置；

·假如鏈接指向本文檔中位置，用戶能夠自由設(shè)置鏈接指向標(biāo)題、單元格或者幻燈片頁面。

案例演示：為文字設(shè)置超鏈接

（十六）文檔自動保留

為了防止日常工作中非正常原因造成數(shù)據(jù)丟失（比如死機(jī)或者斷電），經(jīng)過文檔自動保留功效能夠幫助用戶找回丟失數(shù)據(jù)。

步驟：Office按鈕→選項(xiàng)→保留

注意保留選項(xiàng)設(shè)置

（十七）文檔自動修復(fù)

當(dāng)文件因?yàn)楦鞣N原因遭受破壞時候（比如感染病毒或者硬盤老化），經(jīng)過Office自動修復(fù)功效，能夠進(jìn)行文件修復(fù)，將其主要數(shù)據(jù)信息挽救回來。

步驟：Office按鈕→打開→三角形按鈕→打開并修復(fù)

以Excel為例

注意修復(fù)和提取數(shù)據(jù)區(qū)分

前者是將文件盡可能修好；

后者是在文件不能修復(fù)時，將主要數(shù)據(jù)恢復(fù)出來。（十八）文檔定稿

在完成文件編寫整理工作之后，假如我們需要定稿，表明文檔整理工作已經(jīng)完成