檔案的整理之一：文書檔案

檔案的整理

檔案的來源：檔案是文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的主要歸宿。文件轉(zhuǎn)化成檔案需要經(jīng)過整理，以便于保管和利用。檔案的整理：對辦理完畢、具有保存價值的文件材料進行系統(tǒng)化、條理化的過程。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。檔案整理的基本方法：（1）以案卷為單位整理；（2）以件為單位整理。

以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合成案卷。案卷就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。以件為單位整理即按照文件材料的自然形成單位—“件”作為基本單位進行整理，每份文件為一件。其中，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。

一、文書檔案的整理

（一）以案卷為單位整理

按照立檔單位的檔案分類方案，在文書部門和業(yè)務(wù)部門做好平時文件材料收集、分類工作的基礎(chǔ)上，將屬于歸檔范圍的文件材料按以下特征逐項分開：

1、分類（1）分年度：注意文件內(nèi)容針對時間和跨年度、專門年度形成的文件。（2）分類別：注意分類的規(guī)范性，避免交叉。（3）分問題：注意問題聯(lián)系的準確性和文件數(shù)量多少。

（4）分保管期限:注意問題的完整性和不同類型檔案的不同規(guī)定，注意不同級別的文件保管期限的不同。

2、組合基本要求：以問題為主，兼顧其它特征，使文件材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確?；痉椒ǎ焊鶕?jù)不同文件材料的特征采取不同的組合方法。

3、編目（1）卷內(nèi)文書材料排列（2）編頁號

（3）編制卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)備考表

圖1：卷內(nèi)文件目錄格式順序號

文號責(zé)任者

題名

日期頁號備注

圖2：卷內(nèi)備考表格式卷內(nèi)備考表

本卷情況說明：立卷人_____

檢查人_____

立卷時間_____

（4）擬寫案卷題名和填寫案卷封面大多數(shù)案卷題名的結(jié)構(gòu)為：

責(zé)任者-----主要內(nèi)容-----文種由計劃、總結(jié)、記錄、簡報、報表等文件材料組成的案卷，其案卷題名的結(jié)構(gòu)一般為：

責(zé)任者-----時間-----文種

圖3:案卷封面格式

（A）

（B）

（C）自年月至年月保管期限本卷共件頁

歸檔號全宗號目錄號案卷號分類號

圖4：案卷背脊格式

年度

全宗號

目錄號

案卷號

分類號

（5）案卷裝訂與蓋檔號章以案卷為單位裝訂（需要在第一份檔案第一頁的右上方蓋檔號章）圖5：以案卷為單位裝訂的檔號格式

全宗號目錄號案卷號

以件為單位裝訂（需要在第一份檔案第一頁的右上方蓋檔號章）

圖6：以件為單位裝訂的檔號章全宗號目錄號案卷號件號（6）案卷排列、編號與編制案卷目錄

“三分開”排列編號，即按永久、長期、短期三種保管期限分年度或跨年度排列編號，并編制案卷目錄，以方便檢索。

（二）以件為單位整理在文書部門和業(yè)務(wù)部門做好平時文件材料收集、分類工作的基礎(chǔ)上，將屬于歸檔范圍的文件材料按以下步驟進行整理：

1、分類：（1）分年度；（2）分保管期限；（3）分機構(gòu)（問題）。

2、排列：同一年度、同一保管期限、同一機構(gòu)（問題）的文件材料按事由結(jié)合時間、重要程度排列。

3、編號：文書材料排列完畢后應(yīng)逐件編號，在每件材料首頁上端的空白處加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。

圖7、歸檔章格式

全宗號

年度室編件號機構(gòu)（問題）保管期限館編件號4、裝腳訂：以斧件為敵單位腹裝訂垮。5、裝柿盒：同一去保管污期限致的文稍件材版料按嘗件號叼順序抹裝入趁檔案忠盒，病每一魔盒裝裁滿后剖再換掉下一鼠盒。圖8：檔澆案盒夜封面著格式_____________________圖9：檔售案盒刺背脊哭格式全宗號年度保管期限機構(gòu)（問題）起止件號室館盒號圖10：盒鎮(zhèn)內(nèi)備踏考表獅格式備考奪表盒內(nèi)文件情況說明：整理人：檢查人：年月日6、編獎目歸檔宗文書掩材料榮應(yīng)依酬據(jù)室齒編件顏號順牌序編任制歸獻檔文稠件目包錄。圖11：歸樂檔文萌件目凍錄格超式歸檔梯文件駕目錄件號責(zé)任者文號

題名日期頁數(shù)備注圖12：歸如檔文去件目桃錄封柿