醫(yī)院采購工作流程

采購工作流程為了規(guī)范醫(yī)院采購工作流程，更好地保障臨床科室的需要和醫(yī)院日常工作的順利開展，使采購工作更科學(xué)、流程更規(guī)范、效率更高效、質(zhì)量更優(yōu)質(zhì)、成本更低廉，特制定本流程：一、采購分類采購工作分為物資采購和固定資產(chǎn)采購。1、物資包括：辦公用品、衛(wèi)生被服、藥品、醫(yī)療器械、醫(yī)用耗材、衛(wèi)生材料等。具體分類如下：辦公用品包括：行政辦公用品（如：筆、紙、計(jì)算器及時電腦耗材等）、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備（如：電腦配件、打印機(jī)消耗材等網(wǎng)絡(luò)辦公耗材等）和醫(yī)用表格（如處方單、化驗(yàn)單、檢查單等）；衛(wèi)生被服包括：員工制式服裝（如：醫(yī)生服、技師服、護(hù)士服、導(dǎo)醫(yī)服等）和病床用品（衛(wèi)生床單、衛(wèi)生被、病號服）；藥品包括：西藥（包括針劑、片劑、大液體和中成藥）和中藥（指中草藥）；醫(yī)療器械包括：醫(yī)生用的醫(yī)用工具（如：手術(shù)刀柄和刀片、體溫計(jì)、血壓計(jì)等）和治療器械（如：超聲霧化器等）；醫(yī)用耗材包括：化驗(yàn)試劑、CT膠片和植入人體內(nèi)的并單獨(dú)計(jì)費(fèi)耗材（如：T型節(jié)育器等）；衛(wèi)生材料是指需要消毒滅菌的一次性耗材（如：一次性棉球、一次性輸液器、各類手術(shù)包）。2、固定資產(chǎn)包括：醫(yī)療設(shè)備、辦公家具、一般設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備等。具體分類如下：醫(yī)療設(shè)備分為大型醫(yī)療設(shè)備(指單件價值或批量在50萬元（含）以上的醫(yī)療設(shè)備，如CT機(jī)、胃腸鏡、彩超等）、中型醫(yī)療設(shè)備（單件價值在2萬元以上且單件在5萬元以內(nèi)的或者批量總價值10萬元以上且批量總價值50萬元以內(nèi)的固定資產(chǎn)）、小型醫(yī)療設(shè)備（單件價值在2萬元以內(nèi)的或批量總價值5萬元以內(nèi)的固定資產(chǎn)，如心電圖機(jī)、監(jiān)護(hù)儀等）；辦公家具是指辦公使用的各種家具（如：辦公桌、辦公椅、文件柜等）；一般設(shè)備是指不直接用于臨床服務(wù)的各種通用設(shè)備（如：電腦、打印機(jī)、顯示器、空調(diào)、電視、網(wǎng)絡(luò)專業(yè)設(shè)備等；運(yùn)輸設(shè)備是指各類汽車等運(yùn)輸工具（如：小轎車、救護(hù)車、體檢車等）。二、各部門職責(zé)采購流程涉及主管部門、財(cái)務(wù)部門、采購部門和倉儲部門。1、主管部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)和物資采購的申請審核、固定資產(chǎn)和庫存物資的質(zhì)量(有權(quán)確定采購物資的生產(chǎn)廠家，但不能指定供應(yīng)商)、固定資產(chǎn)的調(diào)配和庫存物資出庫的審批。固定資產(chǎn)、辦公用品、衛(wèi)生被服的主管部門是行政人事部；醫(yī)療器械、醫(yī)用耗材的主管部門是設(shè)備科；衛(wèi)生材料的主管部門是護(hù)理部、藥品的主管部門是藥劑科。2、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)和庫存物資采購的申請審核、庫存物資的出入庫的匯總審核、固定資產(chǎn)和庫存物資的總賬、固定資產(chǎn)和庫存物資的報銷審核，庫存物資的監(jiān)督和定期監(jiān)盤。3、采購部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)和庫存物資的采購，固定資產(chǎn)和庫存物資驗(yàn)收時的質(zhì)量保證，審查醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療器械、藥品和衛(wèi)生材料的“三證”，其中醫(yī)療設(shè)備的“三證”由設(shè)備科負(fù)責(zé)建立檔案并保管，醫(yī)療器械、藥品和衛(wèi)生材料的“三證”由倉庫集中保管。4、倉儲部門負(fù)責(zé)庫存物資的入庫登記，日常庫房管理，按照審批的出庫單進(jìn)行出庫發(fā)放，月末匯總上報入庫和出庫匯總表。辦公家具、一般設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備、辦公用品、衛(wèi)生被服的倉儲部門是行政人事科；醫(yī)療設(shè)備、醫(yī)療器械、醫(yī)用耗材、衛(wèi)生材料的倉儲部門是藥劑科—耗材庫；藥品的倉儲部門是藥劑科—藥庫。三、物資采購=1\*GB4㈠請購1、常規(guī)物資由倉儲部門庫房管理員根據(jù)現(xiàn)在庫存數(shù)量和消耗情況提出采購申請，由主管部門審批，常用物資的庫存量不得超過半個月，不常用物資和采購時間較長的物資庫存量不得超過1個月為原則，保證物資周轉(zhuǎn)率年度達(dá)到10次以上。物資采購目錄以外的物資由使用部門（科室）提出申請，主管部門審核，院長審批，物資采購目錄以外的物資申請數(shù)量一般不得超過預(yù)計(jì)使用1個月的數(shù)量，經(jīng)使用3個月能夠正常使用后，納入物資采購目錄管理。經(jīng)使用3個月不能夠正常使用的，不得納入物資采購目錄管理管理。2、物資采購申請批準(zhǔn)后統(tǒng)一交到倉儲部門，由倉儲部門庫房管理員根據(jù)批準(zhǔn)的物資采購申請編制《物資請購單》，《物資請購單》應(yīng)完整填寫物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等基本信息，需要專門說明物資生產(chǎn)廠商的，應(yīng)在備注欄中注明物資生產(chǎn)廠商。物資采購申請部門不得提出指定物資供應(yīng)商的要求。3、《物資請購單》由庫房管理員編制，同時將電子檔上傳財(cái)務(wù)科和主管部門進(jìn)行預(yù)審，預(yù)審?fù)瓿珊?，報主管部門審核并簽字、報財(cái)務(wù)部門審核并簽字，物資請購一般每周一次，原則上每周二下午由庫房管理員將批準(zhǔn)后的《物資請購單》報采購部，并上傳電子檔一份。=2\*GB4㈡采購1、每年年初，各醫(yī)院編制全年物資采購預(yù)算，編制價格以上年度實(shí)際采購最低價為基礎(chǔ)。2、采購部應(yīng)根據(jù)醫(yī)院年度物資需求情況選好供應(yīng)商，采購部應(yīng)當(dāng)對供應(yīng)商的資質(zhì)、物資質(zhì)量、配送及時性、供應(yīng)商的信譽(yù)等情況進(jìn)行科學(xué)評估，確定信譽(yù)好、質(zhì)量高、價格低、供應(yīng)及時的供應(yīng)商作為公司的物資供應(yīng)商。對首次納入公司的物資供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)要求物資供應(yīng)商提供相應(yīng)的資質(zhì)證明材料留醫(yī)院倉儲部門備案，采購部留資質(zhì)證明的電子檔（所有供應(yīng)商的資質(zhì)證明材料均應(yīng)在醫(yī)院倉儲部門備案，隨時供醫(yī)院和政府相關(guān)部門調(diào)閱）。3、年初應(yīng)由公司組織一次集中招標(biāo)采購會，由各供應(yīng)商報價，公司確定全年物資的招標(biāo)采購價格和確定《物資采購目錄》，《物資采購目錄》內(nèi)的物資為常用物資。公司確定《物資采購目錄》后，應(yīng)及時將物資采購目錄和招標(biāo)采購價格以電子文檔的方式下發(fā)各醫(yī)院財(cái)務(wù)部門，物資采購目錄和準(zhǔn)予公開的采購價格以電子文件的方式下發(fā)各醫(yī)院主管部門，同時送公司財(cái)務(wù)部備案。4、《物資采購目錄》以內(nèi)的物資和《物資采購目錄》以外的藥品、醫(yī)療器械和衛(wèi)生材料均由公司采購部統(tǒng)一采購，《物資采購目錄》以外的物資和零星物資（單件價值在200元以內(nèi)且批量價值在500元以內(nèi)的物資）由醫(yī)院自行采購。5、采購人員收到《物資請購單》后，根據(jù)年度物資采購確定的供應(yīng)商進(jìn)行物資采購。6、采購人員要嚴(yán)把物資質(zhì)量關(guān)，特別是對有效期不足6個月的藥品、衛(wèi)生材料禁止采購。7、《物資請購單》送達(dá)采購部后，常用物資一般應(yīng)于一周內(nèi)由供應(yīng)商送達(dá)醫(yī)院倉庫；如因不可抗力及市場緊張因素導(dǎo)致在一周內(nèi)采購不到的特殊物資，采購部應(yīng)于《物資請購單》送達(dá)3天內(nèi)反饋到請購部3、簽訂合同。小型固定資產(chǎn)的采購一般不需簽訂合同，由采購部填制《固定資產(chǎn)訂購單》直接采購；其他固定資產(chǎn)的采購均應(yīng)簽訂固定資產(chǎn)采購合同后方可實(shí)施采購。采購合同的簽訂應(yīng)當(dāng)在采購部收到經(jīng)批準(zhǔn)采購的《固定資產(chǎn)請購單》后進(jìn)行，合同一般由批準(zhǔn)人或批準(zhǔn)人授權(quán)其他人員簽訂合同。采購合同簽訂后復(fù)印三份，正式合同送醫(yī)院行政人事部集中管理，一份作為《固定資產(chǎn)訂購單》附件送固定資產(chǎn)請購的主管部門，一份作為固定資產(chǎn)首付款附件送醫(yī)院財(cái)務(wù)部門，一份由采購部留存。4、申請預(yù)付款。根據(jù)固定資產(chǎn)采購合同，需要預(yù)付款的，由采購部填制付款申請書，同時附固定資產(chǎn)采購合同，按審批程序?qū)徟蠼回?cái)務(wù)部門付預(yù)付款。6、訂購固定資產(chǎn)。由采購部根據(jù)《固定資產(chǎn)采購合同》或者《固定資產(chǎn)訂購單》，向供應(yīng)商訂購固定資產(chǎn)，并通知供應(yīng)商按質(zhì)量、規(guī)格和時間等要求及時供貨。=3\*GB4㈢驗(yàn)收1、固定資產(chǎn)到達(dá)醫(yī)院后，需要存放在倉庫的，由倉庫庫房管理員通知主管部門指定的固定資產(chǎn)驗(yàn)收人員和采購人員共同依據(jù)《固定資產(chǎn)訂購單》或《固定資產(chǎn)采購合同》對所采購的固定資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收；固定資產(chǎn)到達(dá)醫(yī)院后，不需存放在倉庫的，應(yīng)直接送到使用部門，由最先接收固定資產(chǎn)的人員通知主管部門指定的固定資產(chǎn)驗(yàn)收人員和采購人員共同依據(jù)《固定資產(chǎn)訂購單》或《固定資產(chǎn)采購合同》對所采購的固定資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收。2、需要供應(yīng)商委派專門人員來院安裝的固定資產(chǎn)，應(yīng)當(dāng)于供應(yīng)商委派專門人員來院安裝前開箱驗(yàn)收；專用醫(yī)療設(shè)備需要使用部門參與驗(yàn)收。3、驗(yàn)收固定資產(chǎn)時，首先應(yīng)查看裝箱清單，主管部門的驗(yàn)收人員負(fù)責(zé)驗(yàn)收固定資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、廠商等質(zhì)量是否與采購訂購單要求的一致，固定資產(chǎn)的質(zhì)量是否符合國家質(zhì)量要求；清查固定資產(chǎn)的所有附件是否與裝箱清單一致；清點(diǎn)固定資產(chǎn)的數(shù)據(jù)是否與采購數(shù)量一致；對驗(yàn)收不合格的固定資產(chǎn)和數(shù)量超過訂購單的數(shù)量，驗(yàn)收人員有權(quán)拒絕入庫。4、使用部門參與驗(yàn)收的，應(yīng)檢查固定資產(chǎn)是否能夠正常使用，質(zhì)量是否能夠達(dá)到使用部門的要求。5、固定資產(chǎn)驗(yàn)收合格后，主管部門的驗(yàn)收人員、采購人員、使用部門的接收人員（或倉儲部門的庫房管理員）和其他參考驗(yàn)收的人員均應(yīng)在固定資產(chǎn)驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)并復(fù)印一式三份，一份由主管部門留存、兩份交采購部；采購部門留存一份，采購部付款結(jié)算時作為報銷結(jié)算憑證的附件。固定資產(chǎn)驗(yàn)收合格后應(yīng)交付使用部門使用，同時將固定資產(chǎn)的使用說明書交由使用部門保管，固定資產(chǎn)配件、附件和其他資料由主管部門統(tǒng)一保管并建立固定資產(chǎn)檔案（醫(yī)療設(shè)備和家用電器交由設(shè)備科統(tǒng)一管理，電腦及其他附屬設(shè)備交由網(wǎng)管人員統(tǒng)一管理，其他固定資產(chǎn)資料交由行政人事科統(tǒng)一管理）。6、對不符合國家要求、醫(yī)院采購要求和超過申購數(shù)量的物資，由采購人員負(fù)責(zé)退貨處理。7、經(jīng)驗(yàn)收合格的固定資產(chǎn)，應(yīng)由主管部門負(fù)責(zé)到倉儲部門辦理入庫和出庫手續(xù)，并打印固定資產(chǎn)入庫單和出庫單一式三聯(lián)，《固定資產(chǎn)入庫單》第一聯(lián)由庫房留存，作為固定資產(chǎn)入庫的依據(jù)，第二聯(lián)交由采購人員作為報銷結(jié)算的依據(jù)，第三聯(lián)由庫房管理員根據(jù)供貨商分類整理后，于次月3日報財(cái)務(wù)科作為應(yīng)付賬款入賬；《固定資產(chǎn)出庫單》第一聯(lián)由庫房留存作為固定資產(chǎn)出庫的依據(jù)，第二聯(lián)交由主管部門作為使用部門領(lǐng)用的依據(jù)，第三聯(lián)由庫房管理員根據(jù)使用部門分類整理后，于次月3日報財(cái)務(wù)科作為固定資產(chǎn)增加。=4\*GB4㈣付款1、固定資產(chǎn)采購付款一般分為：貨到付款；采購人員預(yù)借貨款、貨到結(jié)算；分期付款等方式。小型固定資產(chǎn)一般采取貨到付款或采購人員預(yù)借款、貨到結(jié)算的方式；大、中型固定資產(chǎn)一般采取分期付款的方式進(jìn)行。2、采取貨到付款方式時，固定資產(chǎn)采購回來經(jīng)驗(yàn)收合格后，憑固定資產(chǎn)采購發(fā)票、固定資產(chǎn)驗(yàn)收單和固定資產(chǎn)入庫單填制《費(fèi)用報銷單》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，院長或董事長審批后直接報銷。3、采取預(yù)借貨款、貨到結(jié)算方式時，由采購部采購人員根據(jù)主管部門的請購單填制借款單，附主管部門的《固定資產(chǎn)請購單》復(fù)印件，報財(cái)務(wù)部門審核，院長批準(zhǔn)后借款。固定資產(chǎn)采購回來經(jīng)驗(yàn)收合格后，憑固定資產(chǎn)采購發(fā)票、固定資產(chǎn)驗(yàn)收單和固定資產(chǎn)入庫單填制《費(fèi)用報銷單》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后予以消賬（將采購員借款按固定資產(chǎn)采購價格轉(zhuǎn)為資產(chǎn)），采購員未及時消賬的，將作為采購員借款處理。4、采取分期付款方式時，由采購部采購人員根據(jù)固定資產(chǎn)采購合同的約定需要預(yù)付款的填制付款憑證，附主管部門的《固定資產(chǎn)請購單》復(fù)印件和《固定資產(chǎn)采購合同》復(fù)印件，報財(cái)務(wù)部門審核，院長或董事長批準(zhǔn)后予以預(yù)付款，預(yù)付款不得超過固定資產(chǎn)價值的70%（含）。只有同時具備以下條件時，固定資產(chǎn)付款進(jìn)度才能達(dá)到70%以上：一是固定資產(chǎn)已經(jīng)送達(dá)醫(yī)院并驗(yàn)收合格；二是已經(jīng)取得固定資產(chǎn)采購發(fā)票。固定資產(chǎn)采購回來后經(jīng)驗(yàn)收合格后，憑固定資產(chǎn)采購發(fā)票、固定資產(chǎn)驗(yàn)收單和固定資產(chǎn)入庫單填制《付款憑證》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，院長或董事長批準(zhǔn)后付款。非首次付時，應(yīng)在付款上注明合同總金額、已付款金額、本次付款金額和余額。5、原則上，固定資產(chǎn)付款進(jìn)度按合同約定執(zhí)行，確因資金困難應(yīng)協(xié)商解決。6、每月10日前由采購部編制當(dāng)月固定資產(chǎn)付款計(jì)劃表，醫(yī)院財(cái)務(wù)部門審核，報醫(yī)院院長審批后復(fù)印一式兩份，原件送財(cái)務(wù)部門，復(fù)印件由采購部留存，同時采購部將付款計(jì)劃表電子檔傳財(cái)務(wù)部門一份。7、采購部根據(jù)審核批準(zhǔn)后的固定資產(chǎn)付款計(jì)劃填制固定資產(chǎn)付款報銷單，固定資產(chǎn)付款報銷單應(yīng)同時附固定資產(chǎn)采購發(fā)票、固定資產(chǎn)驗(yàn)收單和固定資產(chǎn)入庫單（大、中型固定資產(chǎn)采購首次付款應(yīng)附固定資產(chǎn)采購合同復(fù)印件），并于每月20日前報財(cái)務(wù)部門審核，經(jīng)審核符合要求的付款報銷單，財(cái)務(wù)部門集中于每月下旬支付，財(cái)務(wù)部門支付相應(yīng)款項(xiàng)后，出納及時在采購共享資料文件夾更新付款進(jìn)度供采購部了解付款情況。=5\*GB4㈤質(zhì)