會計信息化理論與方法

會計信息化理論與方法［摘要］會計信息化是信息技術飛速發(fā)展的時代，會計業(yè)界利用信息技術成果為會計現(xiàn)代化服務的課題，筆直從會計信息化對外部數(shù)據(jù)的需求入手，提出泛會計信息的概念，將會計信息由原來各單位收集產(chǎn)生提前到交易發(fā)生時產(chǎn)生，需要社會各方面在交易網(wǎng)絡建設時就能夠考慮會計數(shù)據(jù)的需求，由國家設立交易認證和數(shù)據(jù)中心，負責規(guī)范、認證、收集、管理交易數(shù)據(jù)并提供會計等各種服務，為各會計實體開發(fā)信息化會計信息系統(tǒng)奠定數(shù)據(jù)基礎。在此基礎上本文構造了會計信息化系統(tǒng)結構。會計信息化具有狹義和廣義兩層含義。其狹義的會計信息化含義是各單位內(nèi)部的會計信息系統(tǒng)，它是指在會計工作中應用以計算機和計算機網(wǎng)絡為基礎的信息交換技術和信息處理技術的會計信息系統(tǒng)。而廣義的會計信息化含義則包括狹義的單位內(nèi)部信息化會計信息系統(tǒng)和單位外部的會計信息支持平臺，如交易數(shù)據(jù)網(wǎng)絡、交易數(shù)據(jù)庫、電子合同數(shù)據(jù)庫以及與會計信息化相關的立法等。一、會計信息化定義及其理論基礎會計信息化將會計信息的內(nèi)涵從以往的企業(yè)內(nèi)部擴展到企業(yè)外部，即將會計信息的內(nèi)涵從企業(yè)收集到的會計信息擴展到企業(yè)并未收集到的會計信息，是泛會計信息，既在交易數(shù)據(jù)的產(chǎn)生階段就被認為是會計信息而被交易數(shù)據(jù)庫收集，有可能其中大部分交易數(shù)據(jù)并不被具體的會計實體利用。但這樣廣泛的收集對會計信息化環(huán)境是必要的，它滿足了交易數(shù)據(jù)的完整記錄并為非特定的會計信息化系統(tǒng)和潛在的信息利用者提供服務。而目前的會計信息則是指各單位收集到的會計信息，由各單位在收集到會計信息的時刻產(chǎn)生。目前各單位依據(jù)合法的交易憑證產(chǎn)生會計信息，具有較強的可驗證性。但是，電子信息在此中斷，無法實現(xiàn)自動化操作，會計成本自然較高。兩者之間的關系是：會計信息化支持平臺是會計信息化的基礎設施，為各種潛在利用提供可驗證的交易數(shù)據(jù)，是信息化會計系統(tǒng)合法利用外部數(shù)據(jù)的提供者。而單位信息化會計信息系統(tǒng)則是會計信息化的具體實現(xiàn)，具體服務于網(wǎng)絡經(jīng)濟。會計信息化強調(diào)對會計信息全過程應用信息技術，包括會計信息的產(chǎn)生、收集、傳輸、獲取、處理、發(fā)布、利用等全過程應用現(xiàn)代信息技術。而現(xiàn)代信息技術的一個重要特征是自動化。由于信息化本身包含自動化，從理論上要求信息化會計信息系統(tǒng)是自動化、高效率的會計信息系統(tǒng)，故服務于網(wǎng)絡經(jīng)濟的會計信息化應該是單位內(nèi)外信息相通、網(wǎng)絡相連的會計信息系統(tǒng)，使會計信息系統(tǒng)面對大量的會計信息流而具備了強大的信息處理能力的自動化處理的會計信息系統(tǒng)。二、會計信息化需要社會參與建設由于會計服務于社會經(jīng)濟，會計對社會環(huán)境具有很強的依賴性，表現(xiàn)在會計信息來源于社會、會計信息服務于社會。例如會計信息的收集主要是通過商品交易憑證來獲取，假如沒有社會立法來規(guī)范社會交易行為，會計信息的收集是難以想象的。在信息化會計信息系統(tǒng)中，網(wǎng)上取數(shù)模塊就是企圖通過外部網(wǎng)絡提供的電子交易數(shù)據(jù)來獲取會計憑證（電子原始憑證），因此需要社會來規(guī)范電子交易行為和電子結算行為，并且要求電子交易行為由國家建立的電子交易認證中心參與認證、提供安全、可靠、完整的電子交易憑證。使交易具有有效性：以保證交易在確定的地點發(fā)生是有效的；機密性：以保證交易信息不被非法竊?。煌暾恢滦裕阂员ＷC交易數(shù)據(jù)在傳輸過程中不被丟失或重復，交易內(nèi)容一致，雙方不會產(chǎn)生異議；不可抵賴性：以保證交易雙方對交易發(fā)生確認無疑；提供查詢和審核：交易一方可以查詢自身的交易數(shù)據(jù)（不能查詢對方的交易數(shù)據(jù)），若提出異議，交易認證中心可以驗證交易雙方數(shù)據(jù)的一致性以及結算轉賬等其它線索，做到“白紙黑字”的效果。由于交易可以在全國各地進行，全國交易數(shù)據(jù)中心從通信經(jīng)濟的角度出發(fā)，可以合理調(diào)度交易數(shù)據(jù)，以方便各單位從交易數(shù)據(jù)網(wǎng)絡上獲取自己的交易憑證。會計信息化系統(tǒng)的總體結構如下：一筆交易數(shù)據(jù)共有四個部分，一部分數(shù)據(jù)是結算數(shù)據(jù)，由結算單位填寫，例如：交易雙方的轉賬卡號、交易時間、交易雙方主機號、結算銀行、金額等；一部分數(shù)據(jù)是商品數(shù)據(jù)，應由銷售單位填寫，例如：商品名稱、單價、數(shù)量、電子合同號等；還有一部分數(shù)據(jù)是交易簡短附言（憑證摘要），應由采購單位填寫；最后由交易數(shù)據(jù)中心根據(jù)交易的性質、時間、地點等對交易進行編號，并且妥善保管好交易數(shù)據(jù)，作為電子交易憑證。當然，在交易過程中屬于保密的數(shù)據(jù)交易對方或它方是不能看見的，例如轉賬卡號、簡短附言等無關各方都是不可見的。為了做到電子交易和電子結算具有“白紙黑字”的效果，社會還必須加強電子交易的立法，以維護網(wǎng)絡經(jīng)濟秩序，使全社會獲得降低交易成本、商品充分流通的好處；在會計立法方面也需要根據(jù)電子交易的特點允許會計憑證無紙化等。三、信息化會計信息系統(tǒng)結構信息化會計信息系統(tǒng)的實現(xiàn)可以通過在傳統(tǒng)的電算化會計信息系統(tǒng)中擴展而成。首先，信息化會計信息系統(tǒng)仍是會計信息系統(tǒng)；其次，信息化會計信息系統(tǒng)的核心的功能仍然是遵照會計制度完成會計核算，沒有改變。當然，信息化會計信息系統(tǒng)與電算化會計信息系統(tǒng)也是有著本質的區(qū)別。首先，在信息的獲取上，電算化會計信息系統(tǒng)主要是依賴于在系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)輸入，不能從外部網(wǎng)絡上直接獲取交易數(shù)據(jù)，而信息化會計信息系統(tǒng)必須能夠直接獲取交易數(shù)據(jù)網(wǎng)絡上的數(shù)據(jù)作為信息輸入；其次，電算化會計信息系統(tǒng)不能將會計報告直接向用戶提交，或者直接給潛在的投資者提供查詢，而信息化會計信息系統(tǒng)則必須能夠將需要輸出的會計信息直接向用戶發(fā)送或者放在匿名FTP服務器上供潛在投資者查詢：第三，電算化會計信息系統(tǒng)一般沒有自動化會計分錄生成功能，然而守候在高速網(wǎng)絡數(shù)據(jù)流端口上的信息化會計信息系統(tǒng)需要自動獲取交易網(wǎng)絡上的會計數(shù)據(jù)并自動處理獲取到的會計數(shù)據(jù)。自動化十分必要，必須具備自動化會計分錄生成功能，否則，會計信息系統(tǒng)就不能滿足網(wǎng)絡經(jīng)濟時代會計環(huán)境提出的要求。根據(jù)以上分析，信息化會計信息系統(tǒng)結構主要在電算化會計信息系統(tǒng)的基礎上擴展三個模塊，一個是會計數(shù)據(jù)獲取模塊，負責從網(wǎng)絡上下載會計數(shù)據(jù)，或者是接收從網(wǎng)絡上傳送過來的會計數(shù)據(jù)；第二個是會計信息查詢模塊，負責將系統(tǒng)內(nèi)生成的實時會計信息向用戶發(fā)送，或者存放入匿名FTP服務器，供利害關系人或者潛在投資者查詢；第三個是會計分錄生成模塊，能夠根據(jù)獲取的會計數(shù)據(jù)中的相關信息自動地生成會計分錄。其條件是獲取的會計數(shù)據(jù)中包含有完整的會計事項信息，例如，在交易數(shù)據(jù)中包含了交易雙方的單位代碼、交易代碼、交易金額、商品名稱、數(shù)量、單價、摘要（簡短附言）等，包括了會計分錄所需要的基本信息，通過對獲取的會計事項信息歸結到特定的會計事項?？梢杂捎嬎銠C根據(jù)預先設定的會計事項與會計科目對應關系，產(chǎn)生出應借應貸會計科目?！备鶕?jù)以上分析，構造出信息化會計信息系統(tǒng)結構如下：其中會計分錄自動生成模塊是信息化的核心模塊，它是聯(lián)結外部交易數(shù)據(jù)和機內(nèi)臨時記賬憑證的橋梁，通過會計分錄自動生成模塊，可以實現(xiàn)會計從交易數(shù)據(jù)到會計記賬憑證的自動化過程，在機內(nèi)記賬憑證的基礎上就比較容易實現(xiàn)整個會計核算系統(tǒng)自動化。四、會計信息化可行性評價會計信息化可行性可以從會計信息化技術上的可實現(xiàn)性、經(jīng)濟效益性和社會經(jīng)濟可行性等三個方面來考察。從技術上看，會計信息化從會計電算化系統(tǒng)上擴展，主要擴展了交易數(shù)據(jù)電子化和會計分錄自動化。對于交易數(shù)據(jù)電子化，主要難點在于保證數(shù)據(jù)的安全性上。如果交易網(wǎng)絡是自成體系，在線的主機是確定的，則安全性比較容易解決。但是，交易的面就不廣泛，不能滿足網(wǎng)絡經(jīng)濟的需要。所以，交易網(wǎng)絡的平臺還是需要建立在英特網(wǎng)上，采用數(shù)字加密技術解決安全性問題。目前安全認證的手段主要有數(shù)字摘要、數(shù)字信封、數(shù)字簽名、數(shù)字時間戳、數(shù)字證書等。目前安全電子交易SET（SecureElectronicTransaction）規(guī)范（或者說是協(xié)議）由VISA和MasterCard開發(fā)，并得到許多公司的支持，“SET已成為事實上的工業(yè)標準”。當然，在技術方面SET還會不斷地得到更新，更重要的是要認識到立法是安全性的重要支柱。目前的紙介質交易應該說比無紙交易更容易受到侵害，因為目前的技術在紙上偽造比攻破密碼更加容易，但是司法手段阻止了造假行為，保衛(wèi)了交易秩序。從目前網(wǎng)絡銀行和電子支付的實踐來看，由第三方安全認證中心9人）負責對在線交易的雙方提供確切的身份認證、信用擔保、并參與安全認證，在技術上是可以實現(xiàn)的。對于會計分錄自動生成模塊，筆者已經(jīng)在《基于歸結方法的會計摘要分析方法》一文中說明了其原理是針對描述會計事項的摘要的字符串按可匹配字符串最長化進行匹配，筆者稱為最大似然匹配法，對已匹配成功的字符串即歸結成已知語義串，可以在數(shù)據(jù)庫中檢索出已知的會計分錄結構，自動進行會計處理。對于不能匹配成功的摘要字符串有兩種情況：一是由于新經(jīng)濟業(yè)務導致未知會計事項的摘要字符串；可以通過定義匹配字符串和歸結路徑，使系統(tǒng)具有學習功能；二是摘要不規(guī)范。仍可以啟動學習功能，使系統(tǒng)適應各種摘要描述。隨著技術的積累，匹配、語義分析、歸結會更加成熟；當然系統(tǒng)還可以通過審核、修改步驟來訂正摘要，使摘要描述規(guī)范化。信息化會計信息系統(tǒng)中還保留了記賬憑證輸入模塊及其它模塊，用來處理當前手工記賬憑證的輸入，使系統(tǒng)既能適應當前實際工作環(huán)境，又能適應信息化對會計提出的需求。這種無縫過渡，在技術上是可以實現(xiàn)的。從經(jīng)濟效益上看，建立交易認證中心和數(shù)據(jù)中心負責交易安全和收集保管交易數(shù)據(jù)是需要花費一定的成本。但是要保證網(wǎng)絡經(jīng)濟安全運轉，進行安全認證和保存交易數(shù)據(jù)都是必不可少的。在此基礎上增加一些會計信息需要的補充數(shù)據(jù)，只是數(shù)據(jù)量的問題。從目前的存儲成本和數(shù)據(jù)傳輸成本上看，增加的成本是很少的。但是，通過自動化和無紙化途徑提高會計勞動生產(chǎn)率、降低會計成本的潛力是巨大的。目前，我國會計從業(yè)人員有1000萬，能提高一點勞動效率的意義是很大的。在會計上有會計收益大于成本原則“Benefit>Cost”，即獲取會計信息帶來的收益應該大于為獲取會計信息而耗費的成本。隨著電子交易的發(fā)展，只有會計信息化才能符合這個原則。另外，會計信息化還有利于會計朝專業(yè)化服務的方向發(fā)展，例如提供代理記賬服務等，對會計信息質量提高和降低會計成本都是很有意義的。從社會經(jīng)濟立法上看，由于電子交易是社會新生事物，在立法上存在滯后是很正常的。我國已經(jīng)明確表示要以信息化帶動工業(yè)化，并要“大力發(fā)展電子商務”，這表明電子交易是符合我國產(chǎn)業(yè)發(fā)展方向的，會得到社會經(jīng)濟立法方面給予的扶持。而會計信息化則是服務于電子交易，也應該會得到立法方面的大力扶持。從社會經(jīng)濟秩序上看，會計信息化可以快速驗證大量會計數(shù)據(jù)，提高會計數(shù)據(jù)的實際驗證量，從而提高會計信息的客觀性；目前困擾會計界乃至整個經(jīng)濟界的會計信息失真問題也可以通過會計信息化從技術方