西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5.0

西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5PAGE1PAGE1本文由酒店it論壇發(fā)布，轉(zhuǎn)載請保留此聲明,否則追究責(zé)任西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5.0TOC\o"1-3"\h\z預(yù)訂接待系統(tǒng)的使用說明 3第一節(jié)散客操作 3一、新建散客預(yù)定 3（一）、散客工作窗口介紹 4（三）、客人預(yù)訂后還可能進(jìn)行以下操作： 8二．散客登記 10（一）、散客直接登記 10（二）、已預(yù)訂客人的入住登記 10（三）、一批客人的快速入住登記 10（四）、當(dāng)日或以前日結(jié)帳退房客人的入住登記 11（五）、回頭客的入住登記 11（六）．自用房及長包房的登記 11（七）．有特殊要求的客人登記 11（八）．散客自動(dòng)續(xù)住 11（九）．怎樣實(shí)現(xiàn)散客拼房 11（十）．換房 12（十一）．刪除登記客人 12三、散客信息查詢 12（一）、前賓客信息列表： 12（二）、帳號(hào)查詢 13四．散客的其它操作 14（一）、賓客留言 14（二）、聯(lián)房設(shè)置 15（三）、設(shè)置允許記帳費(fèi)用 15（四）、打印登記單或房卡 16（五）、其它相關(guān)接口的操作 16第二節(jié)團(tuán)隊(duì)操作 16一、新建團(tuán)體&會(huì)議預(yù)定 17（一）、團(tuán)體主單工作窗口介紹 17二．團(tuán)體預(yù)定實(shí)例 24三．團(tuán)體登記 25（一）、預(yù)定團(tuán)體入住的具體操作步驟： 25（二）、團(tuán)體直接登記標(biāo)準(zhǔn)流程： 25四．團(tuán)體信息查詢 25（一）、當(dāng)前團(tuán)體列表 26（二）、團(tuán)體主單一覽表 26五．特殊團(tuán)體處理 27第三節(jié)其它功能 27西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第1頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第1頁。一、散客成員轉(zhuǎn)化 27西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第1頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第1頁。（一）、賓客入團(tuán) 28（二）、成員出團(tuán) 28二.賓客檔案管理 28（一）、賓客歷史檔案列表 28（二）、賓客歷史檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告 29（三）、團(tuán)體歷史檔案 30三、黑名單檔案 31四、社會(huì)信息 32五、賓館工作賬 32六、協(xié)議單位查詢和房價(jià)碼查詢 33七、房類信息查詢 33八、房間信息查詢 33（一）、VC&VD房按房類列表 34（二）、VC&VD房按樓層列表 34（三）、客房列表 35（四）、客房簡報(bào) 35（五）、客房兩周預(yù)報(bào)報(bào)表 36（六）、客房使用實(shí)時(shí)報(bào)告 36（七）、實(shí)時(shí)房態(tài)表-1 37（八）、實(shí)時(shí)房態(tài)表-2 38西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第2頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第2頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第2頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第2頁。預(yù)訂接待系統(tǒng)的使用說明Foxhis軟件的預(yù)訂接待系統(tǒng)功能強(qiáng)大，是預(yù)訂、接待、查詢、公關(guān)銷售等系統(tǒng)功能的集成。在第一章中，我們已經(jīng)學(xué)習(xí)了如何進(jìn)入預(yù)定接待系統(tǒng)，并且了解到此系統(tǒng)的主菜單總共包括七個(gè)部分：‘散客’、‘團(tuán)體’、‘房類’、‘房間’、‘輔助’、‘報(bào)表’、‘其他’（如圖1-1所示）。預(yù)定接待模塊是Foxhis系統(tǒng)中操作步驟最為復(fù)雜的一個(gè)模塊，下面我們就按照預(yù)定接待系統(tǒng)的菜單，逐個(gè)講解各項(xiàng)常用功能。圖1-1預(yù)定接待系統(tǒng)第一節(jié)散客操作本系統(tǒng)所指的散客是一般零星客人、長住戶（寫字間）、散客團(tuán)體成員等客人的總稱。如圖2-1所示，[散客]的子菜單中包括以下功能：[新建散客預(yù)定、[散客直接登記、[快速登記、[到期散客續(xù)住]、[刪除超時(shí)預(yù)訂]、[刪除賓客帳號(hào)]、[散客成員轉(zhuǎn)化]、[賓客單據(jù)打印]、[當(dāng)前住客檔案]、[歷史住客檔案]、[客戶（賓客）檔案]。散客的基本操作有散客的預(yù)訂、登記、信息查詢與修改等，分別對應(yīng)于本系統(tǒng)主菜單的[散客]下的各項(xiàng)功能。一、新建散客預(yù)定西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第3頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第3頁。在預(yù)訂接待過程中操作最多的即為散客工作窗口(如圖1-2)，因?yàn)樵摯翱诎松⒖突驁F(tuán)體成員的所有信息，對散客進(jìn)行的所有操作都可在本窗口中完成，如新建散客登記、預(yù)訂、查詢、修改以及針對該主單的留言、聯(lián)房、記帳設(shè)置、電話開關(guān)、制定門卡、VOD管理等，分別對應(yīng)于屏幕第二行工具欄中的各快捷按鈕。屏幕第三行顯示了該主單的帳號(hào)、狀態(tài)、團(tuán)隊(duì)信息（針對團(tuán)隊(duì)成員）以及聯(lián)房信息等。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第3頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第3頁。（一）、散客工作窗口介紹一張散客工作窗口（也稱客人主單）包含三部分的內(nèi)容：主要信息、附加信息及其它信息，前兩者分別對應(yīng)于圖（1-2）與圖（1-3）中的中間部分。主單信息：反映了客人的姓名、證件、性別、單位地址以及該主單的來源、房類、房態(tài)、房價(jià)等主要信息。下面將其分為“A”“B”“C”三個(gè)區(qū)來介紹：C區(qū)B區(qū)A區(qū)C區(qū)B區(qū)A區(qū)圖（1-2）散客工作窗口之主單信息輸入界面說明：（非常重要，請熟記）通過選擇Alt+阿拉伯?dāng)?shù)字可快速將光標(biāo)定位至屏幕的相應(yīng)位置。單擊‘？’處或按F1鍵可得到幫助。單擊日歷樣圖標(biāo)可編輯日期?；疑@示的輸入欄為不可編輯欄，其內(nèi)容由系統(tǒng)自動(dòng)賦予。【A區(qū)】：客人主要信息欄，可輸入當(dāng)前客人的[姓名]、[證件]、[性別]、[單位]、[地址]等主要信息。其中：“1.標(biāo)識(shí)”:是第一次保存客人資料時(shí)電腦自動(dòng)生成的客人流水號(hào)?！靶彰保嚎腿说男彰?，缺省值為“NONAME”；“別名”：即客人的其它稱呼。當(dāng)你輸完客人姓名后，按回車，系統(tǒng)將自動(dòng)生成一個(gè)別名。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第4頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第4頁。若輸入的姓名在特別提醒檔案、當(dāng)前客人檔案或客史檔案中出現(xiàn)，系統(tǒng)將自動(dòng)在屏幕中顯示提醒檔案或客史檔案信息，以便操作員確認(rèn)。若該客人確為檔案中客人，則按回車鍵可將其證件、單位地址等信息自動(dòng)彈出，以已達(dá)到快速入住的目的，并且在“檔案號(hào)”一欄中顯示對應(yīng)的號(hào)碼，點(diǎn)擊該檔案號(hào)可隨時(shí)查詢相關(guān)信息。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第4頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第4頁?！?.證件”：要求輸入各類證件的代碼，如身份證、護(hù)照等?！熬幪?hào)”：該證件的號(hào)碼，如果輸入的是正確的18或15位身份證編號(hào)，則客人的籍貫、性別、生日等項(xiàng)將自動(dòng)顯示(本模塊不允許證件為空，若證件處輸入C01—身份證，則編號(hào)處必須輸滿18位或15位數(shù)字且須符合一定的規(guī)則。)=1\*GB3①系統(tǒng)也將按輸入的證件號(hào)碼自動(dòng)與特別提醒檔案、當(dāng)前客人檔案或客史檔案相匹配，若找到相同證件者，系統(tǒng)可將其證件、單位地址等信息自動(dòng)彈出，以已達(dá)到快速入住的目的。=2\*GB3②系統(tǒng)按身份證的前六位（地區(qū)碼）查找時(shí)，若數(shù)據(jù)庫中沒有相應(yīng)的地區(qū)代碼，或身份證的日期輸入有誤，系統(tǒng)將提示＂身份證不正確＂，以便操作員確認(rèn)。=3\*GB3③客史：一旦該客人被確認(rèn)為回頭客，系統(tǒng)會(huì)在“客史”處顯示該客人的歷史檔案號(hào)，并可隨時(shí)從信息查詢中的客史中查詢其歷史檔案。 “VIP”：本系統(tǒng)可事先設(shè)置多種VIP類別，本項(xiàng)設(shè)定后在查詢客人信息時(shí)即可通過相關(guān)的指示燈識(shí)別其為VIP客人，并可打印相應(yīng)的VIP報(bào)表。 “保密”：選擇該項(xiàng)后，在查詢客人信息時(shí)也可通過相關(guān)的指示燈識(shí)別其為保密客人。其它可輸入信息有：國籍、籍貫、性別、生日、單位、地址等，以上信息可根據(jù)實(shí)際情況輸入，這里不再逐一介紹。注意：客人信息輸入出現(xiàn)下列情況之一，則該客人離店后其信息將不進(jìn)歷史檔案統(tǒng)計(jì)：“姓名”為空值或“NONAME”；“編號(hào)”與“證件”同時(shí)為“？”或空值；“單位”與“地址”同時(shí)為空。【B區(qū)】：主單主要信息欄，可輸入當(dāng)前主單的來源、房類、房間號(hào)、到日、離日等信息。“5.來源”：客人的來源代碼，用于統(tǒng)計(jì)“客人來源表”。“單位號(hào)”：若當(dāng)前入住客人為協(xié)議單位客人，則可在此選擇其單位號(hào)。選擇正確的單位號(hào)后，屏幕將自動(dòng)彈出單位名稱及相應(yīng)的協(xié)議號(hào)?！?.到達(dá)”：對預(yù)訂，即為該主單的預(yù)訂日期。對登記，即為主單的入住日期，由系統(tǒng)自動(dòng)記錄和顯示?！半x開”：本主單的預(yù)期離店日期。“特要”：本主單的特殊要求,有別于附加信息中針對于單個(gè)客人的特要。該主單有無設(shè)定特殊要求在客人信息查詢中的標(biāo)志燈中即可識(shí)別。“7.房類”：房間類型代碼，由最多三個(gè)英文字母組成。對預(yù)訂，房類代碼必須輸入，房號(hào)則可入住時(shí)再輸。對登記，輸入房號(hào)后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示相應(yīng)的房類?！?.房號(hào)”：客人入住的房間號(hào)。點(diǎn)擊問號(hào)得到“客房簡報(bào)”窗口。“預(yù)訂方式”及”預(yù)訂單號(hào)”：針對預(yù)訂客人可設(shè)置相應(yīng)的預(yù)訂方式及手工預(yù)訂單號(hào)?！?.定價(jià)”：系統(tǒng)自動(dòng)彈出所選房類的門市價(jià)。“房價(jià)方案”：該選擇項(xiàng)在公關(guān)銷售系統(tǒng)中定義,具體含義及操作方法見《公關(guān)銷售系統(tǒng)》的相關(guān)說明?！胺績r(jià)”：兩個(gè)輸入框主要針對于兩種不同的房價(jià)折扣方法。 A．實(shí)價(jià)優(yōu)惠：如給一客人300元／間，在第一個(gè)輸入框內(nèi)輸入300元； B．百分比優(yōu)惠：如為8折，在第二個(gè)輸入框內(nèi)輸入0.2，即優(yōu)惠20%，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)顯示8折后的房價(jià)；西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第5頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第5頁。若該主單為協(xié)議單位客人并已選擇相應(yīng)的單位號(hào)時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)顯示該單位可享受相應(yīng)房類的協(xié)議價(jià)。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第5頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第5頁?！皟?yōu)惠理由”：客人享受房價(jià)優(yōu)惠的理由。如有優(yōu)惠，則此項(xiàng)必須輸入，且不可以超過該理由的最高權(quán)限額度?！敖Y(jié)算”：也即預(yù)訂結(jié)算類別，一般由預(yù)訂人員輸入，作為一個(gè)結(jié)算參考，有別于附加信息中的付款方式?！綜區(qū)】：顯示該主單的付款、消費(fèi)、余額信息，以及建立與當(dāng)前修改該主單的操作員信息。2.附加信息：可記錄客人的另名、民族、職業(yè)、事由等以及專門針對境外客人的簽證日期、有效期、簽證機(jī)關(guān)、入境時(shí)間、地點(diǎn)等公安境外管理需要的其它信息，還有主單的類別、付款方式、訂房人等附加信息。下面介紹其中的幾個(gè)項(xiàng)目：圖（1-3）散客工作窗口之附加信息“類別”：主要反映客人用房的性質(zhì)，用于統(tǒng)計(jì)“住客類別表”?？蛇x擇項(xiàng)為： 獨(dú)占房：一般的散客用房方式，一個(gè)房間對應(yīng)于一個(gè)客房帳號(hào)；共享房：即拼房，也即按床賣房，每個(gè)房間可對應(yīng)多個(gè)客房帳號(hào)，同一房間的不同散客或成員間帳務(wù)需要獨(dú)立核算時(shí)應(yīng)選擇該項(xiàng)；長包房：常租房或長期包房時(shí)應(yīng)選此項(xiàng)，系統(tǒng)將提供相應(yīng)報(bào)表可備查詢與審核，在房態(tài)表中長包房的代號(hào)為”L”；自用占房：賓館內(nèi)部用房可將類別設(shè)為該項(xiàng)，在房態(tài)表中代號(hào)為”Z”?！敖Y(jié)算方式”：客人的付款方式代碼，如現(xiàn)金、支票、各類信用卡等?！跋揞~”：記帳的額度，在輸入付款方式后會(huì)自動(dòng)顯示，也可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修改。用于定義該帳單催款的最大限額（打印催帳單時(shí)使用）?！凹哟病保喝糁鲉斡屑哟?，則必須選中該復(fù)選框，框內(nèi)‘√’符號(hào)出現(xiàn)后，才能輸入加床的價(jià)格。3.其它信息：散客工作窗口中還可查詢客人的日志、帳務(wù)信息、協(xié)議單位簽單情況等其它信息。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第6頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第6頁。日志：系統(tǒng)提供了完備的日志記錄可供查詢，以便管理員對該主單的操作過程進(jìn)行跟蹤。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第6頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第6頁。帳務(wù)信息：按Ctrl_T可顯示該客帳的所有帳務(wù)信息，如圖（1-4）所示。協(xié)議單位簽單情況：若該客帳為協(xié)議單位住房，則系統(tǒng)還提供實(shí)時(shí)查詢其簽單情況功能。圖（1-4）客人帳務(wù)信息（二）、散客‘王小二’預(yù)定實(shí)例

具體操作步驟：執(zhí)行‘散客’→‘新建散客預(yù)訂’；在如圖（1-5）的‘散客工作窗口’中，輸入‘客人姓名’王小二，回車，系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生一個(gè)別名。值得注意的是，如果此客人是本酒店的‘歷史客人’，回車的同時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)出王小二的‘歷史檔案主單’，如圖2-6所示。在確定當(dāng)前客人就是歷史客人時(shí)，雙擊圖2-6中的藍(lán)色部分，系統(tǒng)將自動(dòng)把歷史檔案中的有關(guān)信息錄入到‘散客工作窗口’，同時(shí)‘歷史檔案主單’自動(dòng)消失。如果王小二不是酒店的歷史客人，則在A區(qū)手工輸入有關(guān)信息。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第7頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第7頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第7頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第7頁。圖2-5散客工作窗口雙擊此處雙擊此處圖2-6王小二的歷史檔案主單（3）在‘散客工作窗口’B區(qū)輸入預(yù)定的房間類型（可用F1幫助），或者直接輸入房號(hào)。（4）保存主單信息，此時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)生成一個(gè)主單帳號(hào)。鼠標(biāo)左鍵單擊‘散客工作窗口’保存圖標(biāo)；或者單擊‘主單’‘保存（S）’，即可。散客預(yù)訂在散客工作窗口中完成，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況盡可能完整地輸入預(yù)訂信息，特別注意對來源、類別等信息也應(yīng)正確輸入，從而保證銷售報(bào)表的準(zhǔn)確性。預(yù)訂狀態(tài)下房間號(hào)可為空。針對預(yù)訂的欄目主要有：“預(yù)訂方式”、“預(yù)訂單號(hào)”、“結(jié)算”、“訂房人”、“電話”等。本系統(tǒng)提供了多方式，進(jìn)入散客工作窗口進(jìn)行散客的預(yù)訂。除了上面介紹的這種最常用的方法之外，還有以下幾種方法:方法二：直接從房態(tài)表上進(jìn)行操作，把鼠標(biāo)指向某一房間，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在下拉菜單中選中“散客預(yù)訂”功能；方法三：在散客工作窗口的工具欄中選擇“新建預(yù)訂”按鈕；方法四：當(dāng)前客人檔案界面中在狀態(tài)為“R”的情況下選擇“新建”。操作時(shí)可靈活選擇最方便快捷的方式進(jìn)行預(yù)訂。（三）、客人預(yù)訂后還可能進(jìn)行以下操作：1．修改預(yù)訂信息如發(fā)現(xiàn)以前輸入的預(yù)訂單有誤或預(yù)訂信息需要調(diào)整，可通過如下方式修改，具體操作步驟如下：西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第8頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第8頁。（1）‘預(yù)定接待系統(tǒng)’界面按F2，或者左鍵單擊工具欄上的‘當(dāng)前住客檔案’西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第8頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第8頁。（2）單擊A區(qū)選擇欄‘I’，出現(xiàn)下拉菜單，選擇‘R’；（3）如果用‘姓名’來查詢，則在查詢條件中，單擊‘2.姓名’，系統(tǒng)彈出如圖2-8所示的提示框，輸入姓名，=========對相應(yīng)項(xiàng)目進(jìn)行修改，注意修改完畢后一定要存盤。在此還可單擊日志按鈕查看該客人的操作日志：若操作員執(zhí)行＂修改＂功能對該主單的重要信息作過某些修改，系統(tǒng)將自動(dòng)作必要的日志記錄工作，以備今后跟蹤該客人的操作過程，明確操作員的責(zé)任。A區(qū)選擇欄查詢條件A區(qū)選擇欄查詢條件圖2-7當(dāng)前住客檔案2．刪除預(yù)訂信息賓館可能因客人要求、客房緊張、或者操作失誤等情況，需要?jiǎng)h除客人的預(yù)訂單，本系統(tǒng)提供以下幾個(gè)功能：（1）批量刪除預(yù)訂單：做＂散客＂中的＂刪除超時(shí)預(yù)訂＂功能。它可以批量地刪除所有滿足條件的預(yù)訂單，即把客人的有效預(yù)訂狀態(tài)改為＂Ｎ＂（未到客人）。系統(tǒng)不刪除預(yù)訂狀態(tài)為＂Ｃ＂或者已交訂金的預(yù)訂客人。該功能必須在每天晚上六點(diǎn)之后才可以操作，一般在房間比較緊張時(shí)才需使用。（2）單個(gè)刪除預(yù)訂客人：通過散客信息查詢查找到需刪除的預(yù)訂單并進(jìn)行散客工作窗口后，執(zhí)行工具欄中的刪除功能即可。也可執(zhí)行主菜單中的”刪除賓客帳號(hào)”功能來完成。該功能也同樣只能刪除平衡數(shù)為零（沒有交過預(yù)訂金）的預(yù)訂客人。若客人已交過預(yù)訂金，則應(yīng)到收銀處退還訂金并結(jié)帳。（3）在夜間稽核時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)把所有到達(dá)日期小于或等于今天的預(yù)訂客人變?yōu)椤拔吹娇腿恕保ǜ臓顟B(tài)為“Ｎ”）。3．預(yù)訂確認(rèn)如一個(gè)客人已預(yù)交了訂金，或飯店內(nèi)部人員對該客人進(jìn)行擔(dān)保，就必須把該預(yù)訂客人的狀態(tài)改為確認(rèn)狀態(tài)“C”，以免因客房緊張、或者操作失誤等原因，被飯店批量刪除。具體方法是找到該預(yù)訂主單后，選擇”狀態(tài)”下的“確認(rèn)”功能來進(jìn)行預(yù)訂確認(rèn)。注意：預(yù)訂經(jīng)確認(rèn)后，若無任何帳務(wù)信息，則用單個(gè)刪除預(yù)訂客人方法照樣能取消。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第9頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第9頁。4．預(yù)訂客人轉(zhuǎn)館西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第9頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第9頁。如果一客人已經(jīng)預(yù)訂，但由于客人要求或者飯店方面沒有空余的房間來分配，而介紹他去另一飯店，則可選擇”狀態(tài)”下的“轉(zhuǎn)館”功能來處理，即把客人的有效預(yù)訂狀態(tài)改為“Ｌ”。您最好先在“備注”處記錄下他新去的飯店名稱。這樣，如果他人要查詢該客人的信息，飯店就可告知他的新地址。飯店方以后在有房間的情況下也可把他接回。注意：如果該客人已交預(yù)訂金，則須先到收銀處退還訂金后才能轉(zhuǎn)館。5．預(yù)訂恢復(fù)系統(tǒng)可以把已取消、已轉(zhuǎn)館的無效預(yù)訂主單恢復(fù)為正常預(yù)訂狀態(tài)R，以達(dá)到避免重復(fù)輸預(yù)訂單的目的。方法是找到無效預(yù)訂主單后，選擇”狀態(tài)”下的“恢復(fù)”功能并確認(rèn)即可。二．散客登記實(shí)際操作過程中，散客的入住方式多種多樣，有直接登記、先預(yù)訂后登記、回頭客入住等。下面對其進(jìn)行歸類并逐一介紹：（一）、散客直接登記與預(yù)訂一樣，系統(tǒng)也有多個(gè)切入口可以進(jìn)入散客工作窗口進(jìn)行散客直接登記。其中主要有以下幾種方法:(1)執(zhí)行‘散客’→‘散客直接登記’，或直接單擊工具欄中的散客登記按鈕；(2)直接從房態(tài)表上進(jìn)行操作，把鼠標(biāo)指向某一房間，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在下拉菜單中選中“散客登記”功能；(3)在散客工作窗口的第二行工具欄中選擇“新建登記”按鈕；(4)當(dāng)前客人檔案界面中在狀態(tài)為“I”的情況下選擇“新建”。操作時(shí)可靈活選擇最方便快捷的方式進(jìn)行登記。選擇散客登記后系統(tǒng)將進(jìn)入散客工作窗口界面(如圖2-1)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況盡可能完整地輸入客人及主單信息。當(dāng)然在實(shí)際操作中也可先只輸入房號(hào)即可存盤（Ctrl+S），以達(dá)到快速入住的目的，事后再及時(shí)將客人信息補(bǔ)充完整。若該主單有多位客人入住，則可通過工具欄中的“增加新客人”、“刪除客人”、“另存為一新客人”等按鈕進(jìn)行編輯。（二）、已預(yù)訂客人的入住登記用后面提到的散客信息查詢方法找到該預(yù)訂散客并進(jìn)入散客工作窗口后，執(zhí)行菜單”狀態(tài)”下的“入住”或直接按快捷鍵Ctrl_R即可。如客人先于預(yù)訂日期提前到達(dá)（如他已經(jīng)預(yù)分房而該房間現(xiàn)剛好正有人住或已被他人預(yù)訂，登記將失敗。此時(shí)可修改他的房號(hào)后再重新登記）。若預(yù)訂時(shí)沒有分房，系統(tǒng)將先給客人分房。若分房成功，此時(shí)主單狀態(tài)將從R狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)镮狀態(tài)。若分房不成功（中途撤消操作），系統(tǒng)仍然保留原來的預(yù)訂狀態(tài)。（三）、一批客人的快速入住登記西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第10頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第10頁。同時(shí)有幾個(gè)房間的客人要入住登記，按原登記順序按部就班地登記可能會(huì)讓客人久等。你可以在填完一張主單，對一些信息做必要修改(如房號(hào)、房價(jià)等)，經(jīng)存盤后，執(zhí)行“另存（主單）”功能來達(dá)到快速登記的目的。你可重復(fù)以上步驟來對多個(gè)客人進(jìn)行快速登記。最后在空余時(shí)間，再按房號(hào)查詢依次找到剛才的登記單，把客人的詳細(xì)信息再補(bǔ)充進(jìn)去。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第10頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第10頁。（四）、當(dāng)日或以前日結(jié)帳退房客人的入住登記因飛機(jī)、火車等其它原因而重新返回飯店的客人，首先找到原登記單，對信息做必要的修改，如入住時(shí)間、房號(hào)等，再執(zhí)行菜單”狀態(tài)”下的“入住”或直接按快捷鍵Ctrl_R即可。。（五）、回頭客的入住登記在登記輸入姓名或證件時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)將其信息與歷史檔案中的有關(guān)信息相匹配，若有相同的歷史信息，則將自動(dòng)彈出其歷史檔案，確認(rèn)是否為同一客人后該客人的信息會(huì)自動(dòng)顯示。（六）．自用房及長包房的登記賓館內(nèi)部的用房，以及以寫字間方式長期出租的客房登記，即本模塊的自用房和長包房，它的登記其它過程與普通散客一致，只是在主單“類別”欄中填入相應(yīng)的代碼加以標(biāo)識(shí)。（七）．有特殊要求的客人登記如有些客人要求保密以防其它人查詢，可以在客人登記主單時(shí)，在‘特要碼’一欄內(nèi)填入相應(yīng)的代碼。則在查詢該客人信息時(shí)，客人信息的標(biāo)志一欄中對應(yīng)的標(biāo)志燈會(huì)變亮。（八）．散客自動(dòng)續(xù)住為了使房類清單和可用房表的所有數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，就必須做好電腦續(xù)住工作。對不是續(xù)住一天的散客，可通過修改散客信息中的“離日”而續(xù)住。也可在實(shí)時(shí)排房表中按右鍵選“續(xù)住”功能來實(shí)現(xiàn)。對續(xù)住一天的散客，可用＂散客＂中的＂到期散客續(xù)?。⒐δ芘康氐玫嚼m(xù)住。為了保證操作員有充足的時(shí)間要客人補(bǔ)交押金以及其他輔助工作，該功能一般最好在晚上八點(diǎn)之后才做。它把所有預(yù)離日期小于等于今天的在住散客的離開日期改為明天（對長包房自動(dòng)續(xù)住一個(gè)月）。如果某個(gè)客人的房間在今天或者明天已被預(yù)訂，他的自動(dòng)續(xù)住將失效。此時(shí)操作員須逐個(gè)地給該客人或該房間的預(yù)訂客人換房后才能再續(xù)住。（九）．怎樣實(shí)現(xiàn)散客拼房西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第11頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第11頁。拼房也稱共享房，就是指一個(gè)房間有多個(gè)客人，但他們的帳分開處理(各付各的帳)，也可稱按床賣房(或不包房)。關(guān)鍵在于輸?shù)怯泦螘r(shí)，其類別需選擇共享房，這樣就可以再為該房間登記另一張主單，即實(shí)現(xiàn)拼房。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第11頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第11頁。（十）．換房換房就是修改他的房間號(hào)碼，在本系統(tǒng)中有兩種方法進(jìn)行換房操作：按F2鍵或通過排房表進(jìn)入客入信息查詢窗口，找到客人主單信息后，修改他的房號(hào)。在排房表中選擇該房號(hào)按右鍵，選擇“換房”功能直接操作。換房以后，還需輸入換房的理由碼（有幫助窗口），原房間的狀態(tài)相應(yīng)地改為贓房。用查看主單日志功能可反映出該換房過程。（十一）．刪除登記客人主菜單中的‘散客’→‘刪除賓客帳號(hào)’功能支持對2小時(shí)內(nèi)入住且尚未有任何帳務(wù)信息的主單的刪除操作。三、散客信息查詢系統(tǒng)同樣提供了多個(gè)界面進(jìn)行散客查詢操作。其中主要有“當(dāng)前賓客信息列表”與“帳號(hào)查詢”兩種。（一）、前賓客信息列表：執(zhí)行‘散客’→‘當(dāng)前賓客檔案’，或直接單擊工具欄中的“散客與成員”按鈕，或直接按“F2”鍵，即可進(jìn)入“當(dāng)前賓客信息列表”界面，如圖（2-8）。圖（2-8）當(dāng)前賓客信息列表西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第12頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第12頁。上圖中列出了滿足條件客人的帳號(hào)、房類、房號(hào)、姓名、到日、離日、房價(jià)、結(jié)算以及各指示燈等情況。其中標(biāo)志一欄有6盞標(biāo)志燈，它們分別表示不同的含義。把鼠標(biāo)指向某一標(biāo)志燈，它會(huì)自動(dòng)顯示相應(yīng)的含義。如單擊留言、聯(lián)房、去向則可執(zhí)行相應(yīng)的操作。各指示燈的含義可參照下圖（1-7）中的指示燈說明。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第12頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第12頁。在上圖界面中主要可有以下幾種查詢方法：選擇屏幕第三行中的某一項(xiàng)，可查詢到某一類散客；右上角的下拉式菜單中可分別選擇預(yù)訂、入住、結(jié)帳等狀態(tài)的散客；通過屏幕右列的單個(gè)條件選擇查詢。點(diǎn)擊屏幕右下角“Z.組合”按鈕，可進(jìn)入如圖（2-9）通用條件生成器進(jìn)行組合查詢。組合查詢方法提供了一種強(qiáng)有力的查詢手段。首先，輸入邏輯關(guān)系（選定查詢的列號(hào)，邏輯關(guān)系條件可由與[*]、或[+]、非[-]及括號(hào)組成），確認(rèn)后選擇“0.邏輯關(guān)系確認(rèn)”，再輸入數(shù)學(xué)關(guān)系及比較值。數(shù)學(xué)關(guān)系可用==（準(zhǔn)確等于），=，>=,<=,>,<,<>(不等于)，Like等。比較值中的大部分字符信息可以通過按[F1]鍵來輸入。確認(rèn)后按“0.數(shù)學(xué)關(guān)系確認(rèn)”來開始尋找您指定條件的客人了。也可按“R.重輸邏輯關(guān)系”來修改原來的條件，按“H.列名切換”在中英文列名之間轉(zhuǎn)換。圖（2-9）通用條件生成器說明：單擊表頭的某一項(xiàng)，檔案會(huì)自動(dòng)按該項(xiàng)的升序或降序排列。在房號(hào)一欄中，如房號(hào)為紅色顯示，則表示該客人為回頭客。上圖界面下按“F9”，可實(shí)時(shí)打印選中的檔案列表。（二）、帳號(hào)查詢在散客工作窗口的工具欄中選擇“打開另一主單”按鈕后，屏幕將彈出如圖（2-10）帳號(hào)查詢窗口：西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第13頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第13頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第13頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第13頁。這種查詢方法在本系統(tǒng)的各個(gè)模塊中多次得到應(yīng)用。上圖中可以選擇相應(yīng)的主單類別與主單狀態(tài)，也可在白色欄中輸入房號(hào)、帳號(hào)、姓名、單位等信息。該界面還支持模糊匹配功能。模糊查詢提供了一個(gè)強(qiáng)有力的查詢方法。如輸入姓名，則只要姓名（包括另名）中包含輸入的字符即算滿足條件。如輸入條件“王兵”，則包含“王兵”兩字的（王兵、王小兵、李王二兵等）所有客人均能找到。如上圖狀態(tài)下直接按回車，則系統(tǒng)將列出所有在住的房間帳，如圖（2-11）房間帳主單及客人一覽表：圖（2-11）房間帳主單及客人一覽表上圖的主體部分顯示了滿足查詢條件的主單及客人的主要信息。屏幕下方則對各指示燈的含義進(jìn)行說明。最底欄還可對應(yīng)表頭的相應(yīng)項(xiàng)目輸入單個(gè)或組合條件。找到相應(yīng)散客并雙擊后即進(jìn)入散客工作窗口，可查詢或修改該客人的更詳細(xì)的信息。四．散客的其它操作針對客人及其主單，系統(tǒng)還提供了留言、聯(lián)房、登記單與房卡的打印等功能。（一）、賓客留言具體包括留言、記事、備注、去向等四類內(nèi)容。留言一般用于記錄給客人的留言。記事一般用于輸入飯店為客人服務(wù)的記事，如幾點(diǎn)接機(jī)、幾點(diǎn)送餐等。備注用于記錄飯店對該客人的備注信息，一般情況下該信息不讓客人知曉。去向用于記錄該客人的去向，便于他的親朋好友尋找。這些內(nèi)容一但輸入，就可在客人查詢屏幕上以標(biāo)記等的形式來體現(xiàn)。由于這些內(nèi)容的操作方法基本類似，以下將以留言為例作簡單的介紹。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第14頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第14頁。通過點(diǎn)擊主屏幕工具欄的賓客留言或散客工作窗口中的工具欄中的留言，也可以直接在實(shí)時(shí)房態(tài)表_2中選擇相應(yīng)房間，再通過選中右鍵彈出的賓客留言，進(jìn)入客人留言備注記事服務(wù)界面，如圖（2-12）：西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第14頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第14頁。圖（2-12）客人留言備注記事服務(wù)若該主單有多位客人，則需指定其中的某一客人；如果已經(jīng)把該留言轉(zhuǎn)告給客人，請?jiān)诹粞陨习础癟.傳達(dá)”鍵。這樣留言的內(nèi)容就不能再修改了，同時(shí)對傳達(dá)的時(shí)間進(jìn)行記錄。一旦留言成功，在查詢客人信息欄中，標(biāo)志中的留言燈會(huì)點(diǎn)亮，直接雙擊留言燈可查看相應(yīng)的留言內(nèi)容。且在散客工作窗口中其頭像與姓名會(huì)變紅色。若某一客人有留言，則在前臺(tái)收銀系統(tǒng)進(jìn)入結(jié)帳帳務(wù)時(shí)將自動(dòng)彈出備查。（二）、聯(lián)房設(shè)置聯(lián)房設(shè)置主要針對幾個(gè)房間為同一批客人，其帳務(wù)信息有一定聯(lián)系的情況。一旦設(shè)置就可以讓我們了解更多的信息，方便收銀員在最后結(jié)帳時(shí)的一起結(jié)帳，以及方便查找客人。通過點(diǎn)擊主屏幕工具欄或散客工作窗口中的工具欄中的聯(lián)房設(shè)置，也可以直接在實(shí)時(shí)房態(tài)表_2中選擇相應(yīng)房間，再通過選中右鍵彈出的設(shè)置聯(lián)房，進(jìn)入聯(lián)房設(shè)置界面，如圖（2-13）：圖（2-13）聯(lián)房設(shè)置系統(tǒng)支持多個(gè)房間的聯(lián)房設(shè)置。一旦聯(lián)房成功，在查詢客人信息時(shí)，其聯(lián)房燈會(huì)變亮，直接雙擊聯(lián)房燈可以查看聯(lián)房情況。（三）、設(shè)置允許記帳費(fèi)用西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第15頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第15頁。允許記帳決定了客人在住期間可否在其它收銀點(diǎn)簽單，但它不能控制電話費(fèi)的記帳。如圖（2-14）的界面中可實(shí)現(xiàn)對全部或者部分營業(yè)點(diǎn)是否允許客人記帳的設(shè)置。若禁止記帳，則標(biāo)志燈為紅燈；若允許部分營業(yè)點(diǎn)記帳，則標(biāo)志燈會(huì)轉(zhuǎn)成黃燈；若所有營業(yè)點(diǎn)均允許記帳，西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第15頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第15頁。圖（2-14）設(shè)置允許記帳費(fèi)用（四）、打印登記單或房卡高星級(jí)酒店在實(shí)際應(yīng)用中還可能需要打印賓客登記單或房卡。特別是回頭客或有檔案客人的入住，可從系統(tǒng)中調(diào)出其檔案并以登記單形式打印出來，客人只需簽名即可完成入住。登記單或房卡格式可根據(jù)酒店實(shí)際需要進(jìn)行設(shè)置。具體的操作方法為選擇散客工作窗口的工具欄中的相關(guān)按鈕即可。（五）、其它相關(guān)接口的操作系統(tǒng)還提供了一系列接口，可與程控交換機(jī)、門鎖、VOD等酒店設(shè)備進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)在登記界面中完成如電話等級(jí)開關(guān)、門卡設(shè)置、VOD開關(guān)等功能，以提高入住速度。其前提是購買了相應(yīng)的接口模塊且各設(shè)備廠家能提供相應(yīng)的接口參數(shù)。具體的操作方法也是選擇散客工作窗口的工具欄中的相關(guān)按鈕即可。第二節(jié)團(tuán)隊(duì)操作西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第16頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第16頁。團(tuán)隊(duì)操作是預(yù)訂接待系統(tǒng)中除散客操作外的另一大功能，其設(shè)計(jì)宗旨是盡可能方便、快捷、完整地記錄團(tuán)隊(duì)及其成員的各種信息?！畧F(tuán)體’子菜單的情況，如圖2-15所示。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第16頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第16頁。圖2-15‘團(tuán)體’的子菜單一個(gè)完整的團(tuán)隊(duì)信息包含了兩類帳：團(tuán)體主單帳與各成員主單帳。團(tuán)體主單記錄了整個(gè)團(tuán)隊(duì)的總體信息，而成員主單則對應(yīng)于各成員的具體信息。成員主單界面與散客界面基本一致，散客中的各種操作在成員主單中也可完成。但因同一團(tuán)隊(duì)的各成員間又有很多共性，為了更快捷地操作，系統(tǒng)為成員信息設(shè)計(jì)了批量信息輸入等界面。一、新建團(tuán)體&會(huì)議預(yù)定（一）、團(tuán)體主單工作窗口介紹與散客一樣，系統(tǒng)提供了團(tuán)體主單工作窗口(如圖2-16)來完成團(tuán)隊(duì)的各項(xiàng)操作，對應(yīng)于屏幕第二行工具欄中的各快捷按鈕，系統(tǒng)提供了團(tuán)隊(duì)預(yù)訂、登記、修改以及成員信息輸入、批量修改等功能。下面就該窗口內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)介紹。圖（2-16）團(tuán)體主單工作窗口如上圖所示，一個(gè)完整的團(tuán)體信息主要應(yīng)包含這幾個(gè)部分：主要信息、附加信息、預(yù)留房信息、團(tuán)體成員信息、團(tuán)體付費(fèi)及記帳情況、會(huì)議室預(yù)留信息等。

1.主要信息：西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第17頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第17頁。記錄了團(tuán)名、國籍、到日、離日、人數(shù)、房價(jià)、來源、類別、是否允許記帳等基本信息。其中：西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第17頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第17頁?！叭藬?shù)”：團(tuán)體成員的人數(shù)（不包括陪同或?qū)в蔚娜藬?shù)）。根據(jù)排房情況，該值會(huì)自動(dòng)調(diào)整。該值僅供參考?！胺繑?shù)”：團(tuán)隊(duì)的總房間數(shù)。根據(jù)排房情況，該值會(huì)自動(dòng)調(diào)整。該值僅供參考。“房價(jià)”：是指團(tuán)體中各種房類中最高的價(jià)格，系統(tǒng)設(shè)計(jì)了專門的”房價(jià)定義”功能，此處的房價(jià)將自動(dòng)根據(jù)房價(jià)定義情況進(jìn)行調(diào)整。此值僅供參考?！按?hào)”：此處可輸入該團(tuán)在實(shí)際操作中的編號(hào)?！皝碓础保焊鶕?jù)酒店銷售統(tǒng)計(jì)需要可事先對團(tuán)隊(duì)來源進(jìn)行設(shè)定。“類別”：有會(huì)議團(tuán)、旅行團(tuán)、散客團(tuán)等。對應(yīng)于團(tuán)隊(duì)查找中的各類。類別不同，在以后操作的過程中也會(huì)有所區(qū)別?！皢挝惶?hào)”：若當(dāng)前團(tuán)為協(xié)議單位消費(fèi)，則可在此選擇其單位號(hào)。選擇正確的單位號(hào)后，屏幕將自動(dòng)彈出單位名稱及相應(yīng)的協(xié)議號(hào)。是否允許記帳：可從界面中的指示燈看出，紅色—禁止記帳，灰色—部分允許記帳，綠色—全部允許記帳。2.附加信息： 記錄了團(tuán)隊(duì)的預(yù)訂人、電話、預(yù)訂方式、預(yù)訂號(hào)、來地、去地、抵離班次、掛帳帳號(hào)等其它信息。其中“房標(biāo)”指該團(tuán)體的1位數(shù)編碼(如A)，這樣在實(shí)時(shí)房態(tài)表_1中就能直接看到這團(tuán)體成員的房間標(biāo)記。缺省值為‘G’。3.預(yù)留房信息圖（3-1）的左下方為團(tuán)體的預(yù)留房信息，反映了團(tuán)體各種房類的預(yù)留數(shù)、房價(jià)、排房情況等信息。無論是預(yù)訂團(tuán)體，還是直接登記的團(tuán)體都須包括此信息，即成員分房以前都須先作預(yù)留房功能保留相應(yīng)數(shù)目的房數(shù)。點(diǎn)擊“明細(xì)”項(xiàng)，則可看到預(yù)期住店各日預(yù)留數(shù)與排房數(shù)等信息。房間預(yù)留操作可通過圖（2-1）中下部所示的“預(yù)留”、“房價(jià)”、“排房”、“預(yù)留房調(diào)整”等功能鍵來完成：預(yù)留房操作：點(diǎn)擊功能鍵“預(yù)留”或選擇Alt_U或F6鍵,可進(jìn)入圖（2-17）所示窗口完成預(yù)留房操作：圖（2-17）團(tuán)體預(yù)留房操作上圖中可以看出，預(yù)留房操作窗口中的模式為增加和覆蓋兩種方式。增加方式：每次進(jìn)入預(yù)留房窗口的默認(rèn)方式，當(dāng)你早先已預(yù)留過某種的房數(shù)后，想要在原先的基礎(chǔ)上再增加此房類的房數(shù)，進(jìn)入預(yù)留房操作窗口時(shí)，請選擇此模式，在房數(shù)中輸入要增加的房間數(shù)目。覆蓋方式：一般在要減少原先的預(yù)留房數(shù)時(shí)使用，例如：原先預(yù)留的商務(wù)套間6間，現(xiàn)在只需要4間，那么進(jìn)入預(yù)留房操作窗口，在房數(shù)中輸入4間，模式選擇覆蓋方式即可。(2)房價(jià)定義：西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第18頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第18頁。決定該團(tuán)體各種預(yù)留房類的價(jià)格?？紤]到相同的房類也可能收不同的房價(jià)，例如導(dǎo)游的房價(jià)就可能比團(tuán)體成員的房價(jià)要低，這時(shí)可修改相應(yīng)房間的成員信息的實(shí)際房價(jià)。團(tuán)體免房、成員加床等例外情況也都在相應(yīng)的成員房間信息里修改。因此在具體分房前不能處理。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第18頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第18頁。點(diǎn)擊功能鍵”房價(jià)”或選擇Alt_U、Ctrl_J,可進(jìn)入圖（2-18）窗口完成房價(jià)定義操作：圖（2-18）團(tuán)體房價(jià)定義(3)排房操作：點(diǎn)擊功能鍵”排房”或選擇Alt_P或F7鍵,可進(jìn)入圖（2-19）窗口進(jìn)行快速排房操作：圖（2-19）團(tuán)體快速排房 系統(tǒng)提供了兩種分房決策：a.直接分房：主要的排房方法。選擇相應(yīng)的房類、客房后進(jìn)行自動(dòng)排房。其步驟與相關(guān)說明如下：第一步：選擇排房的日期范圍。缺省值為主要信息中的團(tuán)隊(duì)抵離日期。第二步：選擇相關(guān)房類。上圖的房類框中紅色顯示的房類指已預(yù)留的房類。雙擊相應(yīng)的房類后，在屏幕左下方的客房列表中將列出該房類的滿足房間列表要求的所有客房。通過房間列表要求以及”起始房號(hào)”或”房號(hào)前綴”的定義可對客房列表的內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。每個(gè)成員主單生成的客人數(shù)可在該房類的人數(shù)處定義。第三步：選擇客房。雙擊可選中該客房，按住Shift鍵再雙擊可選中一批房間。第四步：執(zhí)行”自動(dòng)排房”。系統(tǒng)將自動(dòng)生成相應(yīng)數(shù)量的客房主單及客人信息，分別列于成員列表中。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第19頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第19頁。第五步：若發(fā)現(xiàn)單個(gè)排房有誤，可用鼠標(biāo)拖動(dòng)正確的房間至錯(cuò)誤的房號(hào)處即可完成換房。若發(fā)現(xiàn)一批房間出錯(cuò)，可通過雙擊選中各成員，再選擇”取消排房”功能。該功能只能取消房間號(hào)，各成員的帳號(hào)、房類、姓名等其它信息都將保留。若需真正刪除成員帳，則只能進(jìn)入”成員”處理功能來完成，具體操作方法見后面說明。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第19頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第19頁。 重復(fù)第一至五步可以完成多房類、多時(shí)段的成員排房。b.填充帳號(hào)：一種輔助的排房方法，是對直接分房操作的一種補(bǔ)充。針對被”取消排房”后的成員帳，可用鼠標(biāo)拖動(dòng)房間(屏幕會(huì)出現(xiàn)“!”圖標(biāo))至相應(yīng)的成員帳處即可完成排房。在實(shí)際操作中，由于情況多種多樣，所以我們通常結(jié)合以上2種分房策略來快速、準(zhǔn)確地為團(tuán)隊(duì)排房。(4)預(yù)留房調(diào)整：通過排房等操作可能引起房間預(yù)留數(shù)與分配數(shù)不等的情況，可通過以下幾種方法進(jìn)行調(diào)整：方法一：選擇“預(yù)留”功能，在圖(2-17)中，選擇增量方式或覆蓋方式調(diào)整預(yù)留房數(shù)。方法二：通過”預(yù)留房調(diào)整”功能來進(jìn)行快速調(diào)整。選擇F8功能鍵,屏幕將出現(xiàn)圖（2-20）窗口提示確認(rèn)。圖（2-20）預(yù)留房調(diào)整4.成員信息包括預(yù)訂成員和登記成員的信息。團(tuán)體成員的許多信息，例如到日、離日、國籍、特殊要求、到達(dá)信息、離開信息等，一般情況下和團(tuán)體主單一致，系統(tǒng)將在排房時(shí)直接取用主單的信息而不必再輸入。當(dāng)然，操作員也可修改這些信息，例如當(dāng)團(tuán)體成員的到日或離日與團(tuán)體主單不一致時(shí)，就得修改該團(tuán)成員的到日或離日。以后指的團(tuán)體成員均包括導(dǎo)游或陪同成員信息的輸入主要通過三個(gè)功能來實(shí)現(xiàn)：快速排房、成員批量處理和賓客信息編輯。圖（2-1）的右邊框中列出了團(tuán)隊(duì)各成員的簡單信息。成員的原始信息在快速排房時(shí)即自動(dòng)生成。雙擊某一成員可進(jìn)入團(tuán)隊(duì)成員工作窗口進(jìn)行查詢可修改操作。團(tuán)隊(duì)成員工作窗口與散客工作窗口基本一致，其操作方法請參照散客工作窗口的說明?！背蓡T批量修改”與”賓客信息編輯”兩個(gè)窗口提供了快速錄入或修改成員信息的功能。成員批量修改：西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第20頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第20頁。選擇菜單或工具欄中的”成員批量修改”或直接按F3或在團(tuán)體快速排房中選擇”成員處理”，都將進(jìn)入圖（2-6）所示成員批量處理窗口。該功能還可直接從主菜單的”團(tuán)體”下的”成員批量修改”直接進(jìn)入。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第20頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第20頁。圖（2-6）成員批量處理 上圖的上面部分顯示了該團(tuán)的部分主要信息。中間的主體部分列出了各成員帳的主要信息。下面部分列出了可批量處理的各個(gè)項(xiàng)目，結(jié)合屏幕右邊的各功能鍵可完成對成員的批量信息修改以及刪除、取消、恢復(fù)。入住等操作。批量信息修改步驟：第一步：選擇可批量修改的成員帳，單擊可選中某一成員帳，按Shift后單擊可選中一批連續(xù)的成員帳，按Ctrl后單擊則可逐個(gè)選中各個(gè)成員帳，還可結(jié)合”全選”、”反選”功能來選擇。第二步：在屏幕下部選擇輸入修改后的各項(xiàng)內(nèi)容。第三步：選擇功能鍵中的”執(zhí)行”，則被選中的成員帳的相應(yīng)內(nèi)容已被修改。刪除、取消、恢復(fù)、入住等操作方法為參照上面第一步的方法選擇成員帳，再選擇相應(yīng)的功能鍵即可。賓客信息編輯：西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第21頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第21頁。選擇菜單或工具欄中的”賓客信息編輯”或直接按F9或在團(tuán)體快速排房中選擇”信息錄入”，都將進(jìn)入圖（2-22）所示成員批量處理窗口。該功能還可直接從主菜單的”團(tuán)體”下的”賓客信息編輯”直接進(jìn)入。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第21頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第21頁。圖（2-22）賓客信息編輯 上圖的主體部分為各成員帳的主要信息。上半部分為可批量錄入的各項(xiàng)。屏幕右邊為功能鍵區(qū)。缺省情況下，屏幕將列出所有成員帳，通過”全清”和”刪除”可篩選本次批量修改的成員帳。批量錄入操作方法：在批量錄入?yún)^(qū)輸入相應(yīng)值后再選擇”賦值”功能，再進(jìn)行”存盤”。也可單擊成員帳中的各項(xiàng)進(jìn)行逐項(xiàng)修改。5.團(tuán)體付費(fèi)及記帳團(tuán)體付款設(shè)置可靈活定義團(tuán)體應(yīng)為其成員支付哪些款項(xiàng)，是自動(dòng)轉(zhuǎn)帳的一種。選擇主菜單”其它”下的”付費(fèi)”一項(xiàng)，屏幕如圖（2-23）。圖（2-23）定義團(tuán)體付費(fèi)上圖中列出了所有的費(fèi)用項(xiàng)目可供選擇，因此付費(fèi)定義可細(xì)化到每一個(gè)營業(yè)項(xiàng)目。例如，可定義國內(nèi)電話由團(tuán)體主單支付，而國際電話則由成員自己承擔(dān)。一般團(tuán)體成員的房費(fèi)由團(tuán)隊(duì)支付。若事先未定義房費(fèi)的團(tuán)體付費(fèi)，則其房費(fèi)將滾到各成員帳上。事后發(fā)現(xiàn)付費(fèi)定義有誤，則只有到各成員帳逐個(gè)將其相應(yīng)費(fèi)用手工轉(zhuǎn)帳至團(tuán)體主單。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第22頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第22頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第22頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第22頁。6．會(huì)議室預(yù)留與會(huì)議備要系統(tǒng)為會(huì)議團(tuán)專門設(shè)計(jì)了會(huì)議室預(yù)留與會(huì)議備要記錄兩個(gè)輔助功能。選擇菜單”會(huì)議與備要”下或工具欄中的”會(huì)議室預(yù)留”項(xiàng)，屏幕將彈出如圖（2-24）窗口：圖（2-24）會(huì)議室預(yù)留上圖中，通過”新增”功能，再輸入相關(guān)信息后”存盤”等步驟，可定義多時(shí)段、多個(gè)會(huì)議室的預(yù)留。若在狀態(tài)處選擇”取消”并”存盤”，則可將某一條會(huì)議預(yù)留信息取消。通過”日志”，可查詢該團(tuán)的會(huì)議預(yù)留的整個(gè)過程。在系統(tǒng)的主菜單中，還提供了查詢所有會(huì)議室預(yù)留情況的動(dòng)態(tài)窗口。選擇主菜單的”輔助”欄下的”會(huì)議室預(yù)留情況”，屏幕如圖（2-25）所示：圖（2-25）會(huì)議室預(yù)留狀態(tài)西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第23頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第23頁。 如圖（2-26）”團(tuán)體會(huì)議詳細(xì)資料備要”窗口主要用來記錄該團(tuán)對會(huì)議室的要求、服務(wù)注意事項(xiàng)等情況。一旦輸入了備要，則在每次進(jìn)入該團(tuán)主單時(shí)屏幕將自動(dòng)彈出備要窗口。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第23頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第23頁。圖（2-26）團(tuán)體會(huì)議詳細(xì)資料備要 7．其它信息 團(tuán)體主單工作窗口中還可進(jìn)行留言、帳務(wù)信息查詢、協(xié)議簽單查詢等操作，這里不再一一細(xì)述。二．團(tuán)體預(yù)定實(shí)例下面我們以一個(gè)簡單的實(shí)例來按步介紹預(yù)訂的標(biāo)準(zhǔn)流程。例：西軟公司第四屆用戶大會(huì)，預(yù)訂到達(dá)日期為2001-6-23，離天日期為2001-6-26，人數(shù)為62人，預(yù)訂標(biāo)準(zhǔn)房30間，房價(jià)260.00，湖景雙人房1間作為會(huì)務(wù)房，房價(jià)為300.00，會(huì)議簽單人：王小姐、朱小姐，團(tuán)隊(duì)為成員付房費(fèi)，團(tuán)體主單各營業(yè)點(diǎn)均可掛前臺(tái)帳，結(jié)算方式為記帳。第一步：輸入團(tuán)體主要信息選擇主菜單“團(tuán)體”中的“新建團(tuán)體預(yù)訂”，如圖(2-16)所示界面中，輸入團(tuán)名、國籍、到日、離日、協(xié)議單位號(hào)、結(jié)算、允許房帳情況等基本信息。第二步：輸入團(tuán)體附加信息選擇切換到附加信息輸入界面，輸入預(yù)認(rèn)人、預(yù)訂方式、掛帳帳號(hào)等信息。第三步：房間預(yù)留選擇F6進(jìn)入圖（2-17）界面，先輸入預(yù)留標(biāo)準(zhǔn)房30間，再增加預(yù)留湖景雙人房1間。第四步：房價(jià)定義選擇Alt_R，在圖（2-18）界面中先后定義標(biāo)準(zhǔn)房房價(jià)260.00，湖景雙人房房價(jià)300.00。第五步：排房操作選擇F7進(jìn)入圖（2-19），先在房類中將標(biāo)準(zhǔn)房人數(shù)改為2后雙擊該項(xiàng)后，房間列表中列出了38間標(biāo)準(zhǔn)房待選，用雙擊與Shift鍵結(jié)合選中其中的30間，再選擇”自動(dòng)排房”，系統(tǒng)自動(dòng)生成了30個(gè)主單60位成員。先將房類湖景雙人房人數(shù)改為2并雙擊該項(xiàng)，在房間列表中雙擊選中1108房，再選擇”自動(dòng)排房”，系統(tǒng)自動(dòng)生成1個(gè)主單2位成員。若出現(xiàn)操作錯(cuò)誤，可結(jié)合”取消排房”、”填充帳號(hào)”模式以及預(yù)留房調(diào)等功能進(jìn)行調(diào)整。第六步：成員批量處理選擇F3進(jìn)入圖（2-20）界面，對需修改或調(diào)整的成員信息進(jìn)行批量調(diào)整。第七步：賓客信息編輯選擇F9進(jìn)入圖（2-21）界面，對相應(yīng)房間的相應(yīng)信息進(jìn)行修改編輯，如將1108房設(shè)為會(huì)務(wù)房，并將客人姓名改為王小姐與朱小姐等。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第24頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第24頁。第八步：團(tuán)體其它設(shè)置西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第24頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第24頁。在團(tuán)體付費(fèi)中定義團(tuán)體為其成員支付所有房費(fèi)；在允許記帳設(shè)置中設(shè)置該團(tuán)體主單在任何營業(yè)點(diǎn)的消費(fèi)均可記帳。若該團(tuán)為會(huì)議團(tuán)，并有會(huì)議室要求，還需進(jìn)行會(huì)議室預(yù)留操作，并對其會(huì)議要求等在備要中進(jìn)行記錄。以上為團(tuán)體預(yù)訂的完整過程，在實(shí)際操作中預(yù)訂時(shí)有很多信息如所用房間、記帳情況等都還不確定，則不一定執(zhí)行完所有步驟，可根據(jù)實(shí)際情況盡量多地輸入信息，并在得到補(bǔ)充信息時(shí)及時(shí)補(bǔ)輸，以加快入住時(shí)的操作速度。三．團(tuán)體登記團(tuán)體登記一般有團(tuán)體直接登記和預(yù)訂團(tuán)體登記入住兩種情況。（一）、預(yù)定團(tuán)體入住的具體操作步驟：（1）、F3進(jìn)入”當(dāng)前團(tuán)隊(duì)列表”界面中找到該預(yù)訂團(tuán)隊(duì)；（2）、若該團(tuán)隊(duì)預(yù)訂信息未完全定義好，則根據(jù)上述預(yù)訂流程，將余下的步驟先完成；團(tuán)體主單信息可能需要修改，如：●提前到達(dá)：修改到達(dá)日期，所有該團(tuán)隊(duì)的預(yù)留房會(huì)提示將自動(dòng)調(diào)整。如該團(tuán)隊(duì)已分房，且提前的期間內(nèi)該房有人在住或被預(yù)訂，此時(shí)須對這些房間的成員作個(gè)別修改。●推遲離開：為防止信息出錯(cuò)，必須手工個(gè)別地修改晚離期間的團(tuán)體預(yù)留房和成員的離開日期。（3）、選擇Ctrl_C登記功能，完成團(tuán)體入住，此時(shí)團(tuán)體主單的狀態(tài)由”R”改為”I”；（4）、F3進(jìn)入”成員批量處理”，先選擇相應(yīng)的需入住的成員，再選擇”入住”功能；（5）、若成員信息還需修改，則F9進(jìn)入”賓客信息編輯”，對相應(yīng)信息進(jìn)行修改。（二）、團(tuán)體直接登記標(biāo)準(zhǔn)流程：（1）、選擇主菜單“團(tuán)體”中的“團(tuán)體直接登記”，輸入團(tuán)體主要信息與附加信息；（2）、F6預(yù)留房操作；（3）、Ctrl_J房價(jià)定義；（4）、F7排房操作；（5）、F3成員批量修改，并選擇相應(yīng)的房間入??；（6）、F9進(jìn)入”賓客信息編輯”修改相應(yīng)的成員信息。實(shí)際操作過程中可能遇到成員分批入住、入住后換房等各種情況，請靈活應(yīng)用前面介紹的方法并結(jié)合散客工作窗口的說明進(jìn)行操作。四．團(tuán)體信息查詢西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第25頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第25頁。系統(tǒng)同樣提供了多個(gè)界面進(jìn)行團(tuán)體查詢操作。其中主要有“當(dāng)前團(tuán)體列表”與“團(tuán)體主單一覽表”兩種。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第25頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第25頁。（一）、當(dāng)前團(tuán)體列表單擊主菜單欄‘團(tuán)體’→單擊‘團(tuán)體檔案’，或直接按F3鍵，屏幕彈出與散客查詢類似的窗口圖（2-12）。圖（2-12）當(dāng)前團(tuán)體列表上圖中列出了滿足條件團(tuán)體的帳號(hào)、狀態(tài)、團(tuán)名、到日、離日、人數(shù)、房數(shù)、房價(jià)、結(jié)算、預(yù)訂人等信息。此時(shí)如按F9，也可以進(jìn)行打印輸出。在上圖界面中主要可有以下幾種查詢方法：選擇屏幕第三行中的某一項(xiàng)，可查詢到某一類團(tuán)體；右上角的下拉式菜單中可分別選擇預(yù)訂、入住、結(jié)帳等狀態(tài)的團(tuán)體；通過屏幕右列的單個(gè)條件選擇查詢；點(diǎn)擊屏幕右下角‘Z.組合’按鈕，可進(jìn)入‘通用條件生成器’進(jìn)行組合查詢。（二）、團(tuán)體主單一覽表西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第26頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第26頁。 在團(tuán)體主單工作窗口的工具欄中選擇‘打開其它團(tuán)體會(huì)議主單’按鈕后，屏幕將彈出如圖（2-13）‘團(tuán)體主單一覽表’：西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第26頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第26頁。圖（2-13）團(tuán)體主單一覽表 上圖列出了當(dāng)前檔案中的所有團(tuán)體主單的簡單信息。通過在屏幕底行輸入相應(yīng)的查詢條件可快速定位到相應(yīng)的團(tuán)體。五．特殊團(tuán)體處理由于團(tuán)體信息不一定非要訂房，因此可把一些特殊情況作團(tuán)體處理。例如：租用賓館會(huì)議室但不租客房的臨時(shí)團(tuán)體。長期租用會(huì)議室作辦公用房的單位或個(gè)人。因客房緊張，臨時(shí)把多功能廳、酒吧、會(huì)議室等場所改成加鋪而接待人（包括團(tuán)體或散客），但計(jì)為客房的營業(yè)性收入時(shí)。因某些收款點(diǎn)電腦未配，而要輸入客人的現(xiàn)金收入時(shí)。例如樓層服務(wù)需收取客人的長話現(xiàn)金、物品賠償現(xiàn)金等，但樓層未配電腦時(shí)，可以每個(gè)樓層作為一個(gè)特殊團(tuán)體，在該“團(tuán)體”帳單上每天再一次性地輸費(fèi)用和付款額。又如商務(wù)中心未配電腦，可以把現(xiàn)金收入記到“商務(wù)中心”這個(gè)特殊團(tuán)體帳上。其他非現(xiàn)金收入可直接記到客人的帳戶上。這些賬務(wù)也可通過以后講述的“賓館工作賬”來實(shí)現(xiàn)。對這樣的團(tuán)體，只須輸入其團(tuán)體主單信息，而讓其他各部分信息為空即可。第三節(jié)其它功能一、散客成員轉(zhuǎn)化西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第27頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第27頁。在實(shí)際操作中經(jīng)常會(huì)遇到團(tuán)隊(duì)未到而某一成員先期到店上、或團(tuán)隊(duì)已走仍有成員滯留的情況，為了方便此類操作，系統(tǒng)專門設(shè)計(jì)了”散客成員轉(zhuǎn)化功能。可執(zhí)行主菜單‘散客’→‘散客成員轉(zhuǎn)化’，如圖（3-1）。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第27頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第27頁。圖（3-1）散客成員轉(zhuǎn)化（一）、賓客入團(tuán)主要用來處理先于團(tuán)體主單到達(dá)的團(tuán)隊(duì)成員入住問題，即客人先以散客身份入住，團(tuán)體到達(dá)后轉(zhuǎn)為團(tuán)體成員。賓客入團(tuán)必須注意該客人的離開日期不能大于團(tuán)隊(duì)的離開日期，且該客人的房類必須在團(tuán)隊(duì)中已預(yù)先定義價(jià)格。一旦轉(zhuǎn)化成功，則該客人就成為團(tuán)隊(duì)成員，如該團(tuán)隊(duì)已定義團(tuán)體主單付房費(fèi)，則從轉(zhuǎn)化成功開始該客人所入住房間的房費(fèi)在晚上過房費(fèi)時(shí)會(huì)自動(dòng)滾入團(tuán)隊(duì)主單帳務(wù)。（二）、成員出團(tuán)主要處理團(tuán)隊(duì)成員遲于團(tuán)體主單離開的滯留問題，它必須在團(tuán)隊(duì)主單結(jié)帳前執(zhí)行。一旦轉(zhuǎn)化成功，就切斷了成員與團(tuán)隊(duì)之間的聯(lián)系，而變成一般的散客。注意：成員出團(tuán)后其房價(jià)將自動(dòng)變?yōu)殚T市價(jià)。這兩者轉(zhuǎn)化都應(yīng)注意房價(jià)的問題，如有變化需手工修改；另在轉(zhuǎn)化過程中，帳號(hào)都是不改變，只改變了團(tuán)隊(duì)號(hào)。二.賓客檔案管理從某種意義上說，賓客檔案是飯店的一種財(cái)富。賓客檔案的管理和利用在現(xiàn)代飯店管理中占據(jù)了很重要的位置，她對穩(wěn)定客源、吸引回頭客、搞好客人的個(gè)性化服務(wù)等方面具有非常重要的意義。為此，系統(tǒng)提供了一整套完善的賓客檔案管理功能，主要在”賓客歷史檔案列表”、”賓客歷史檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告”、”團(tuán)體歷史檔案列表”等界面中實(shí)現(xiàn)。（一）、賓客歷史檔案列表西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第28頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第28頁。選擇“散客”→“歷史賓客住店檔案”功能，進(jìn)入”賓客歷史檔案列表”，如圖（3-2）：西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第28頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第28頁。圖（3-2）賓客歷史檔案列表凡曾預(yù)訂或登記的所有散客、成員或其它類型檔案，不管其是否曾經(jīng)入住，也不管客人信息是否輸全，在變成無效狀態(tài)的第二個(gè)夜審后，均進(jìn)入歷史賓客住店檔案，且逐條、完整地記錄其原始信息。上圖列出了所有滿足條件的客人的客人號(hào)、房號(hào)、姓名等基本信息，雙擊選中相應(yīng)的檔案可進(jìn)入散客工作窗口查詢詳細(xì)信息。其中的客人號(hào)即在預(yù)訂或登記時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生的客人流水號(hào)。上圖的界面與查詢方法與”當(dāng)前賓客信息列表”一致，請參見相關(guān)說明。（二）、賓客歷史檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告選擇“散客”→“賓客檔案統(tǒng)計(jì)”功能，進(jìn)入”賓客歷史檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告”，如圖（3-3）：圖（3-3）賓客歷史檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第29頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第29頁。與歷史檔案住店列表不同，不是所有的客人離店后都能自動(dòng)進(jìn)入歷史檔案統(tǒng)計(jì)。滿足下述條件的客人將不進(jìn)本檔案：“姓名”為空值或“NONAME”；“編號(hào)”與“證件”同時(shí)為“？”或空值；“單位”與“地址”西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第29頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第29頁。上圖中的”編號(hào)”為歷史檔案編號(hào)，有別于圖（3-2）中的客人號(hào)。通過客人消費(fèi)額與消費(fèi)次數(shù)的定義可過濾出主要的回頭客信息。上圖的界面也與”當(dāng)前賓客信息列表”基本一致，其操作方法請參見相關(guān)說明。雙擊某一檔案后可進(jìn)入如圖（3-4）所示”賓客主單信息”：圖（3-4）賓客檔案主單信息該界面詳細(xì)記錄了該賓客的各種信息。選擇上圖中的”AR帳”一項(xiàng)，可自動(dòng)產(chǎn)生與本檔案相對應(yīng)的AR帳。選擇”消費(fèi)”功能，則系統(tǒng)將列出該賓客每一次的歷史消費(fèi)情況，再選擇其中的”詳細(xì)”功能可進(jìn)入散客工作窗口查看其詳細(xì)入住信息?！耙搿惫δ芸梢园哑渌淖〉昝骷?xì)歸并到本檔案下面。因?yàn)椋捎诳腿嘶虿僮鲉T失誤，錯(cuò)輸了姓名、證件或錯(cuò)誤判斷，導(dǎo)致系統(tǒng)不能把正確的客史進(jìn)行自動(dòng)歸類。此時(shí)，就可手工對歷史信息進(jìn)行合并。相反，對錯(cuò)誤的合并信息也可“導(dǎo)出”本檔案。（三）、團(tuán)體歷史檔案選擇‘團(tuán)體’→‘當(dāng)前團(tuán)體&會(huì)議檔案F3’功能，可進(jìn)入‘當(dāng)前團(tuán)體&會(huì)議列表’，如圖（3-5）：西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第30頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第30頁。圖（3-5）當(dāng)前團(tuán)體&會(huì)議列表西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第30頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第30頁。上圖列出了各歷史團(tuán)體的帳號(hào)、來源、類別、團(tuán)名等基本信息。雙擊選中相應(yīng)的檔案可進(jìn)入團(tuán)體主單工作窗口查詢詳細(xì)信息。其中的帳號(hào)即團(tuán)體在店時(shí)的帳號(hào)。上圖的界面與查詢方法也與”當(dāng)前賓客信息列表”一致，請參見相關(guān)說明。三、黑名單檔案黑名單檔案的主要目的是管理有不規(guī)行為、不受飯店歡迎的客人，如逃帳客人、常賴帳客人、公安局通緝犯等。當(dāng)然，也可記錄很重要的客人，如VIP客人等。這些只要對檔案類別進(jìn)行區(qū)分即可。一旦黑名單檔案中的客人來預(yù)訂或登記，在輸入他的姓名以后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒操作員注意。選擇“輔助”→“黑名單檔案”功能，可進(jìn)入”黑名單檔案列表”，如圖（3-6）：圖（3-6）黑名單檔案列表西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第31頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第31頁。上圖列出了各黑名單的編號(hào)、類別、名稱等基本信息。雙擊選中相應(yīng)的檔案可進(jìn)入黑名單檔案主單窗口(如圖3-7)查詢詳細(xì)信息。選擇”新建”功能，可對黑名單進(jìn)行編輯。其操作方法與賓客歷史檔案管理相似，不再細(xì)述。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第31頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第31頁。圖（3-7）黑名單檔案主單四、社會(huì)信息用于編輯和查詢火車、飛機(jī)、賓館、商店、餐館、公園、長途汽車等多種信息，也可用于介紹單位的管理，在此可使用增加、修改、刪除、屏幕編輯等操作。如圖（3-8）為社會(huì)信息查詢的基本功能，操作方法較簡單，不再詳述。 圖（3-8）社會(huì)信息查詢五、賓館工作賬西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第32頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第32頁。賓館工作賬一般可用于以下目的：西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第32頁。西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系統(tǒng)使用手冊5全文共39頁，當(dāng)前為第32頁。記錄飯店內(nèi)部的各種費(fèi)用開支，如內(nèi)部長話費(fèi)（在電話計(jì)費(fèi)模塊定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬）、會(huì)議室、宴請客人費(fèi)等。每一個(gè)部門均可有一個(gè)固定帳號(hào)。用于輸入沒有使用電腦的收銀點(diǎn)的現(xiàn)金收入。收銀點(diǎn)每天營業(yè)結(jié)束后，可把現(xiàn)金收入在總臺(tái)輸入該賬號(hào)，再用部分結(jié)賬結(jié)掉該費(fèi)用，本日的該收銀點(diǎn)的營業(yè)收入就可反映在總報(bào)表上了。這樣的收銀點(diǎn)如：商務(wù)中心、美容室、洗衣房、樓面電話等。在散客工作窗口的工具欄中，有專門的“新建賓館帳”按鈕。其操作基本同“散客預(yù)訂輸入”，只是賓館工作賬的主單狀態(tài)為“H”，房類可不輸入。六、協(xié)議單位查詢和房價(jià)碼查詢系統(tǒng)提供了一整套完備的協(xié)議單位管理功能，她可對飯店的所有介紹單位按公司、個(gè)人、貴賓卡、旅行社等分類，也可按介紹單位的企業(yè)性質(zhì)（如國有、私營、集體等）、規(guī)模（大型、中型、小型等）、級(jí)別等多種方法進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析；可對協(xié)議單位的房價(jià)、餐飲折扣進(jìn)行定義；可利用協(xié)議單位來進(jìn)行對貴賓卡、優(yōu)惠卡（折扣卡）進(jìn)行管理和統(tǒng)計(jì)分析。這部分內(nèi)容由公關(guān)銷售模塊來進(jìn)行管理，詳見公關(guān)銷售說明。協(xié)議單位查詢分類顯示已簽訂了協(xié)議的單位，此列表中顯示了協(xié)議單位的房價(jià)優(yōu)惠方案，餐飲優(yōu)惠方案等。房價(jià)碼查詢可以看到協(xié)議單位查詢中協(xié)議單位房價(jià)優(yōu)惠方案的具體內(nèi)容，房價(jià)優(yōu)惠可按折扣比例和實(shí)價(jià)兩種方式進(jìn)行優(yōu)惠處理。七、房類信息查詢在主菜單”房類”下可以查詢到有關(guān)房類的各種信息，主要有：房類清單房類預(yù)留分配安排表房類預(yù)留明細(xì)表房類分配明細(xì)表房類安排明細(xì)表房類明細(xì)分析售房預(yù)測明細(xì)報(bào)表上列各表界面與操作方法詳見《系統(tǒng)基礎(chǔ)知識(shí)》中的相關(guān)說明。八、房間信息查詢在主菜單”房間”下可以查詢到有關(guān)客房的各種報(bào)表，主要有：VC&VD房按房類列表VC&VD房按樓層列表客房列表客房簡報(bào)客房兩周預(yù)報(bào)報(bào)表客房使用實(shí)時(shí)報(bào)告西軟酒店管理系統(tǒng)預(yù)定接待系