文件整理與歸檔操作指南

名目TOC\o“1-1“\h\z\u\l“_TOC_250002“《歸檔文件整理規(guī)章》操作指南 1\l“_TOC_250001“《歸檔文件整理規(guī)章》培訓(xùn)材料 9\l“_TOC_250000“工程檔案歸檔組卷及整理指南 20《歸檔文件整理規(guī)章》操作指南1、實(shí)施《歸檔文件整理規(guī)章》的條件已經(jīng)具備：檔案工作的側(cè)重點(diǎn)，由重整理、保管轉(zhuǎn)向重收集、利用，供給更多更完善的信息效勞上來(lái)；計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案治理中的運(yùn)用越來(lái)越普遍。2照片等其它類(lèi)型檔案的整理。各機(jī)關(guān)、團(tuán)體的紙質(zhì)文書(shū)檔案，企業(yè)、事業(yè)單位所形成的黨群、行政治理、經(jīng)營(yíng)治理、生產(chǎn)技術(shù)治理等四大類(lèi)材料整理均應(yīng)按省局《實(shí)施方法》進(jìn)展。3、歸檔文件整理的根本步驟：分級(jí)別：將收集來(lái)的文件按本級(jí)、上級(jí)、下級(jí)分開(kāi)，上級(jí)、下級(jí)文件按收文的時(shí)間挨次排列，本級(jí)文件按有文號(hào)文件、無(wú)文號(hào)文件、會(huì)議文件的挨次排列。分類(lèi)、確定保管期限：各單位檔案部門(mén)要深入到本單位各工作部門(mén)，了解文件的形成和辦理狀況，將各部門(mén)工作活動(dòng)中形成的全部文件材料，按部門(mén)一一列出，依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，提出本單位的歸檔范圍及保管期限的意見(jiàn)，將其反響各部門(mén)修改和補(bǔ)充，整理出本單位的歸檔范圍及保管期限表，條款宜細(xì)不宜粗。強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，一般各單位召開(kāi)的重要會(huì)議所形成的成套歸檔文件，各單位的重大活動(dòng)、重要大事等形成的整套歸檔文件，應(yīng)以其中主要文件的價(jià)值來(lái)確定整套歸檔文件的保管期限。裝訂：依據(jù)實(shí)踐，建議各單位統(tǒng)一使用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂。文件承受左側(cè)裝訂的方法，左邊、下邊要整齊。假設(shè)某份文件特別厚，訂書(shū)機(jī)無(wú)法裝訂，需要承受五孔裝訂，為保持原狀，我認(rèn)為三孔一線比較好。加蓋歸檔章：歸檔章應(yīng)加蓋在文件首頁(yè)的右上方，其位置應(yīng)根本保持全都。00“300輸入微機(jī)：每一份文件都必需準(zhǔn)確無(wú)誤地將題名、責(zé)任者、文號(hào)、日期、頁(yè)0應(yīng)重?cái)M標(biāo)題并抄錄為“××市檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)[××省檔案局關(guān)于加強(qiáng)汛期檔案安全治理見(jiàn)，附件則是具體的條文規(guī)定，或者附件是正文的重要補(bǔ)充和說(shuō)明，假設(shè)名目中只抄錄正文題名，不能反映出附件的內(nèi)容，可能造成漏檢，此時(shí)也可在正文題名后抄錄附件題〔〔附：市民公約。假設(shè)文件題名過(guò)長(zhǎng)，超過(guò)軟件所規(guī)定的0個(gè)字節(jié)0個(gè)漢字，需進(jìn)展簡(jiǎn)化，并在備注欄注明。假設(shè)是會(huì)議材料、報(bào)表、內(nèi)部信息等成套文件，則每一份文件都要作為一件輸入。例如，××工作會(huì)議文件之一：×××同志在會(huì)議開(kāi)幕式上的講話；又如，情況反映第三期：×××貪污犯罪狀況的內(nèi)部通報(bào)。裝盒上架：裝盒包括將歸檔文件按件號(hào)挨次裝入檔案盒、填寫(xiě)備考表、編制檔案盒封面及盒脊工程等工作內(nèi)容。裝盒的幾點(diǎn)要求如下：〔等文件除外。②不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。整體，直立放置時(shí)不至于使文件彎曲受損。④檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用。因此，并不要求同一事由的歸檔文件必需裝在同一檔案盒內(nèi)，只須依據(jù)件號(hào)排列的先后挨次依次裝盒，一盒裝滿長(zhǎng)期、短期檔案集中在一起依序排列上架。4、文件的歸檔時(shí)間如何確定？〔即落款日期〕判別文件所屬年度。例如，19951996—202319951998件，這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔。比方，跨19981999199919981999度處理的案件形成的文件材料，統(tǒng)一在結(jié)案年，即1999199812199911999依據(jù)《規(guī)章》規(guī)定，不只是單份文件可作為一件，正本與定稿、原件與復(fù)制件、來(lái)文與復(fù)文等可作為一件。這時(shí)判定“件”的日期，應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的時(shí)期為準(zhǔn)。具體地說(shuō)，正本與定稿為一件，以正本日期為準(zhǔn)；正文與附件為一件，以正文日期有些文件沒(méi)有標(biāo)注日期，應(yīng)考證清楚，按考證日期歸檔。5、訂本式的文件材料如何裝訂？報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一般每?jī)?cè)〔本〕內(nèi)容都相對(duì)完整，具有獨(dú)立的檢索價(jià)值，因此應(yīng)依據(jù)其原來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)〔本〕作為一件。去除原有的不符合要求的裝訂物。訂本式的會(huì)議記錄，要撤除原來(lái)不符合標(biāo)準(zhǔn)的裝訂物，重裝訂。6、裝訂時(shí)是否必需去除金屬裝訂物？對(duì)于裝訂成冊(cè)不便拆釘?shù)目?、?shū)籍等，由于金屬裝訂物已經(jīng)嚴(yán)密封裝在其中，拆釘會(huì)嚴(yán)峻損害原貌，此時(shí)可不再拆釘重裝。7、幾種特別類(lèi)型文件“件”確實(shí)定重要文件〔如法律法規(guī)〕除正本外，在撰寫(xiě)、印刷過(guò)程中形成的不同稿本〔包括歷次修改稿〕需要?dú)w檔保存，如過(guò)厚不易裝訂，其正本與歷次修改稿〔包括定稿〕各為一件。一般來(lái)說(shuō)，正文與附件為一件，假設(shè)附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件。來(lái)文與復(fù)文假設(shè)處理環(huán)節(jié)、層次多，可分別為一件。〔或簽批條，它真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過(guò)程，是歸檔文件不行分割的重要組成局部，應(yīng)與文件作為一件，歸檔章應(yīng)加蓋在閱辦單上，編頁(yè)號(hào)也要從閱辦單〔或簽批條〕開(kāi)頭。會(huì)議材料一份文件為一件；活頁(yè)紙會(huì)議記錄，每一次會(huì)議為一件，訂本式的一本為一件；整本的介紹信存根為一件；刊物正本為一件，底稿為一件，假設(shè)底稿太厚件；成套文件中的每一份文件各為一件，這樣才有利于日后的查找。在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的文件,無(wú)紙質(zhì)定稿,或打印機(jī)輸出的定稿與正文完全全都,打印底稿可不歸檔,而用欄目填寫(xiě)齊全、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的發(fā)文稿紙與文件正本一并歸檔，有領(lǐng)導(dǎo)重要批示或重要修改意見(jiàn)的文件打印底稿應(yīng)與正本一并歸檔。8、歸檔章有哪些要求？歸檔章統(tǒng)一用紅色印泥蓋在文件首頁(yè)的右上〔我們尋常的收文章要加蓋在文件首頁(yè)的上方或左上方。歸檔章內(nèi)工程也統(tǒng)一用紅色印泥加蓋。9、件如何歸檔？件字跡耐久性差，須復(fù)制后才能歸檔。盡管復(fù)制件本身在耐久性方面也存在問(wèn)題，但強(qiáng)于件字跡的耐久性。復(fù)印件應(yīng)單面復(fù)印，復(fù)印時(shí)墨粉濃度不要太深，以防粘連。10、超大紙張如何歸檔？實(shí)際工作中，某些特別形式的文件，如報(bào)表、圖樣等，紙張幅面大于A416A4應(yīng)盡量削減拆疊次數(shù)，同時(shí)拆疊縫應(yīng)盡量放在字跡外。五、何為事由？11、同一事由的歸檔文件排放在一起是否必需表達(dá)先后挨次？同一事由的歸檔文件只有經(jīng)過(guò)進(jìn)一步的系統(tǒng)排列歷史聯(lián)系，表達(dá)事情的前因后果，從而滿足利用者的利用需求。假設(shè)一項(xiàng)活動(dòng)所形成的假設(shè)干份文件材料，既不按事情辦理過(guò)程〔時(shí)間〕挨次排列，也不按歸檔文件的重要程度排列，只進(jìn)展一種格外隨便的放置，那么就看不到事情的辦理過(guò)程，不利于檔案治理和供給利用等工作。因此，同一事由的文件排列在一起時(shí)，最好表達(dá)出時(shí)間或重要程度等挨次。如開(kāi)一次會(huì)議，形成了會(huì)議記錄，會(huì)后又形成了會(huì)議紀(jì)要，這兩份文件就屬于同一事由，應(yīng)排列在一起，會(huì)議記錄在前，會(huì)議紀(jì)要在后。一次活動(dòng)形成假設(shè)干份文件應(yīng)依據(jù)活動(dòng)過(guò)程或文件的重要程度排列挨次。12、在實(shí)行“隨辦隨歸”制度的機(jī)關(guān)，如何確保同一事由的歸檔文件排列在一起？一般狀況下，同一事由的歸檔文件應(yīng)當(dāng)在事由辦理完畢后收集齊全，再歸檔保存，以保證排列、編號(hào)后同一事由的文件排在一起。但實(shí)行“隨辦隨歸”時(shí)，如在某次會(huì)議完畢之后，將需歸檔的文件按隨辦隨歸的要求，進(jìn)展了排列、編號(hào)、編目等工作，從而文件條目的備注欄中標(biāo)注與前述文件的聯(lián)系。13、如何將零散文件排入已整理完畢的歸檔文件中？完整，杜絕零散文件歸檔現(xiàn)象。在難以避開(kāi)的狀況下，將零散文件排列在同一年度相應(yīng)保管期限歸檔文件的最終，并在該文與前面相關(guān)文件備注欄中注明，以便相互參見(jiàn)。14、機(jī)關(guān)檔案室要不要編盒號(hào)？各單位目前不需要以盒為單位編流水盒號(hào)。如要編號(hào)的，可用鉛筆臨時(shí)編號(hào)。15、歸檔文件名目如何裝訂？A4一年裝訂成一本，亦可每年區(qū)分保管期限裝訂成三本。歸檔文件名目除集中裝訂外，無(wú)需分別在檔案盒中放置。歸檔文件名目封面格式在軟件里有統(tǒng)一格式(如:我的電腦--本案局統(tǒng)一制作的硬質(zhì)封面。

文件名目封面)，建議使用檔16、為什么每個(gè)檔案盒都必需放置備考表？備考表是用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件的缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等狀況進(jìn)展必要的注釋說(shuō)明的。此外，備考表還設(shè)有整理人、檢查人和日期等工程，這些工程起到了明確整理工作責(zé)任，強(qiáng)化監(jiān)視的作用，對(duì)每盒歸檔文件來(lái)說(shuō)都必不行少。17、文件頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)有何規(guī)定？文件本身的頁(yè)碼能反映文件頁(yè)數(shù)的，不必重編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，否則均應(yīng)重編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。批條，也要編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)可用號(hào)碼機(jī)、鉛筆、鋼筆編寫(xiě)。18、歸檔文件治理軟件歸檔工作完成后，應(yīng)將檔案治理數(shù)據(jù)庫(kù)備份兩份，載體最好用一次寫(xiě)光盤(pán)。19、成套文件歸檔時(shí)應(yīng)留意什么？之一]——會(huì)議通知；[經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議材料之二]——××同志在全市經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議上的講檢索出來(lái)。麻煩，也不便于保存和利用，可以將幾份單頁(yè)文件裝訂在一起，合為一件，同時(shí)在文件等與文件標(biāo)題內(nèi)容不相干的關(guān)鍵詞，否則會(huì)造成一些單頁(yè)文件永久成為死檔案，無(wú)法查找出來(lái)。又如市檔案局搞一次檔案法宣傳活動(dòng)，印發(fā)的揚(yáng)州市檔案館簡(jiǎn)介、廣陵區(qū)檔案館簡(jiǎn)介、邗江區(qū)檔案館簡(jiǎn)介、維揚(yáng)區(qū)檔案館簡(jiǎn)介都是單頁(yè)文件，歸檔時(shí)可以將這幾份文件裝訂在一起作為一件，但文件標(biāo)題不能簡(jiǎn)潔地概括為“宣傳材料法宣傳活動(dòng)材料之×——揚(yáng)州市檔案館簡(jiǎn)介、廣陵區(qū)檔案館簡(jiǎn)介、邗江區(qū)檔案館簡(jiǎn)介、維揚(yáng)區(qū)檔案館簡(jiǎn)介。這樣既省事，又能滿足查找的需要。歸檔章格式〔單位：mm〕年〔室〕件年〔室〕件全宗號(hào)度號(hào)保管期限頁(yè)數(shù)15×4規(guī)章檔案盒、歸檔章加蓋字碼規(guī)定保管期限黑體楷體楷體一號(hào)三號(hào)〕黑體黑體幼圓小二小二字體字體字 號(hào)項(xiàng) 目方案１ 方案２ 方案３ 盒 章全宗號(hào)黑 體黑 體幼 圓４８小二年 度黑 體黑 體幼 圓３６小二華文中宋《歸檔文件整理規(guī)章》培訓(xùn)材料涪城區(qū)檔案局 郭秀光2023年12月6DA/22—2023深化檢索”為宗旨，是對(duì)原有文書(shū)立卷方法的一次重大改革。對(duì)歸檔文件整理的原則和具體方法作了的規(guī)定。他涉及面廣、范圍寬，對(duì)各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)檔案工作提出了的要[2023]24[2023]53神，結(jié)合我區(qū)實(shí)際，就貫徹實(shí)施《規(guī)章》標(biāo)準(zhǔn)，作如下講解。一、有用對(duì)象DA/T22—200《歸檔文件整2、城郊鄉(xiāng)、塘汛鎮(zhèn)、石塘鎮(zhèn)，及南郊工業(yè)園、園藝工業(yè)園區(qū)等，從2023年起承受3、我區(qū)各重點(diǎn)企業(yè)、事業(yè)單位〔學(xué)校、醫(yī)院〕在整理歸檔文件時(shí)，其文書(shū)檔案局部412〔包括站、所、院、校、農(nóng)村村級(jí)組織、各企事業(yè)單位等，推遲至2023年前實(shí)施《規(guī)章》標(biāo)準(zhǔn)。2023年至2023年形成的5、區(qū)級(jí)各單位的特地檔案，如案件、訴訟、刑偵、干部、人事、基建、科研、教學(xué)、聞報(bào)道、會(huì)計(jì)、審計(jì)、普查、聲像、信訪、工業(yè)企業(yè)等檔案仍執(zhí)行原有規(guī)定。二、使用軟件微機(jī)檔案治理軟件統(tǒng)一使用國(guó)家檔案爭(zhēng)論所〔北京世紀(jì)科臺(tái)科技進(jìn)展〕開(kāi)2023〔2023。三、歸檔文件整理原則12概念，可以是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問(wèn)題，或一段較嚴(yán)密的工作過(guò)程等等。按事由原則排列歸檔文件可以提高“查準(zhǔn)率”和“查全率3、在歸檔文件整理工作中應(yīng)適當(dāng)照看“事由原則四、歸檔文件的價(jià)值鑒定1、歸檔文件的價(jià)值鑒定，包括兩個(gè)階段的工作，第一階段即文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的“資格鑒定限，推斷劃分其保管期限，他是打算檔案命運(yùn)的關(guān)鍵。2、鑒定工作應(yīng)遵循“歷史、全面、進(jìn)展、效益的觀點(diǎn)”原則。3、鑒定標(biāo)準(zhǔn)主要有：職能標(biāo)準(zhǔn)---按立檔單位在黨委和政府系統(tǒng)的地位和重要程度打算其檔案價(jià)值；料應(yīng)當(dāng)是保存的重點(diǎn)；內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)---強(qiáng)調(diào)內(nèi)容的重要性和獨(dú)一性，即文件的自身價(jià)值；應(yīng)留意聲像、實(shí)物類(lèi)檔案材料的收集。4、歸檔和不歸檔的范圍。1987124圍》制定本單位的歸檔和不歸檔的范圍。5、檔案保管期限。1987124和《文書(shū)檔案保管期限表6、制度建設(shè)。全機(jī)關(guān)的規(guī)章制度，包括《文件材料整理及歸檔方法五、歸檔文件分類(lèi)歸檔文件分類(lèi)統(tǒng)一承受：1、保管期限---年度---機(jī)構(gòu)。理歸檔工作。2、保管期限--年度—問(wèn)題適用于不宜按機(jī)構(gòu)分類(lèi)的中小型立檔單位，多用于南行機(jī)關(guān)文件整理歸檔工作。3、保管期限—年度適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)潔的基層單位或小機(jī)關(guān)，或每年形成的文件數(shù)量少的機(jī)關(guān)，適宜于現(xiàn)行文件整理歸檔工作。上述三種檔案分類(lèi)方法。其中問(wèn)題或機(jī)構(gòu)的設(shè)置各單位依據(jù)實(shí)際狀況自訂。六、歸檔文件的排列歸檔文件排列統(tǒng)一承受分類(lèi)方案下的小流水號(hào)?！脖９芷谙蕖甓取獧C(jī)構(gòu)：保管期限年度機(jī)構(gòu)編號(hào)備注永久2023辦公室1—XX下一年度一樣永久2023XX1—XX永久2023XX1—XX機(jī)構(gòu)的又從1永久2023XX1—XX號(hào)開(kāi)頭長(zhǎng)期2023辦公室1—XX同上長(zhǎng)期2023XX1—XX長(zhǎng)期2023XX1—XX長(zhǎng)期2023XX1—XX短期2023辦公室1—XX同上短期2023XX1—XX也可承受分類(lèi)短期2023XX1—XX或分責(zé)任者裝短期2023XX1—XX訂成冊(cè)〔保管期限—年度—問(wèn)題〕保管期限年度問(wèn)題編號(hào)備注永久2023黨群類(lèi)1—XX2023永久、行政類(lèi)1—XX永久、業(yè)務(wù)類(lèi)1—XX1始長(zhǎng)期、黨群類(lèi)1—XX同上長(zhǎng)期、行政類(lèi)1—XX長(zhǎng)期、業(yè)務(wù)類(lèi)1—XX短期、黨群類(lèi)1—XX短期、行政類(lèi)1—XX分類(lèi)或分保管短期、業(yè)務(wù)類(lèi)1—XX期限裝訂成冊(cè)注：永久、長(zhǎng)期保管期限的檔案嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行。七、歸檔文件時(shí)間確實(shí)定文件有多個(gè)時(shí)間特征的，一律以成文日期為準(zhǔn)。取消按“針對(duì)年度”歸類(lèi)做法，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期〔即落款時(shí)間〕判定文件所屬年度。特別狀況下：跨年度的會(huì)議文件〔如教學(xué)等〕工作的文件材料，依據(jù)特地年度進(jìn)展分類(lèi)。八、整理單位—“件”以“件”為單位進(jìn)展文件的整理，取消案卷級(jí)保管整理單位，將歸檔文件整理的根本單位復(fù)原到文件本身，以“自然件”即單份文件作為整理單位。四川省檔案局統(tǒng)一規(guī)定，來(lái)文與復(fù)文〔如：請(qǐng)示與批復(fù)〕各作為一件處理。九、歸檔文件的裝訂1、文件修整。跡模糊或易褪變的文件、超大紙張大折疊、超小紙粘補(bǔ)、去除易銹蝕的金屬物等。2、文件裝訂。裝訂前必需對(duì)每一“件”歸檔文件進(jìn)展排序，挨次如下：正本前，定稿在后；來(lái)文在后〔省局規(guī)定各為一件；漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文在前，外文本在后；重要的文件處理單，可放在最前面。統(tǒng)一承受左側(cè)裝訂法。要求將文件左、下側(cè)對(duì)齊。首先，用縫紉機(jī)在文件左側(cè)居中裝訂線處〔10cm〕軋邊；其實(shí)，選用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂；第三，較厚的文件仍書(shū)籍等，不再拆釘重裝。第六，短期保管的檔案，無(wú)需移交進(jìn)館，可不拆釘，也無(wú)需要重裝訂。十、歸檔章的填寫(xiě)全宗號(hào)年度全宗號(hào)年度室編件號(hào)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題保管期限館編件號(hào)說(shuō)明：代號(hào)〕機(jī)構(gòu)名或問(wèn)題名，未分類(lèi)的不填。如：

公歷年度永久或長(zhǎng)期

由檔案室按檔案保管期限、年度、問(wèn)題〔機(jī)構(gòu)〕分類(lèi)編小流水號(hào)檔案移交進(jìn)館時(shí)，進(jìn)展局部調(diào)時(shí)再填寫(xiě)41412023-1行政永久3838202329業(yè)務(wù)長(zhǎng)期262620238黨群黨群永久1611612023108辦公室永久十一、歸檔文件編目歸檔文件編目包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等工程。在歸檔文件名目上端還應(yīng)填寫(xiě)保管期限、年度、機(jī)構(gòu)〔問(wèn)題〕等三項(xiàng)分類(lèi)標(biāo)識(shí)。1、件號(hào)：以室編件號(hào)為主。2、責(zé)任者：指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。一般填寫(xiě)通用簡(jiǎn)稱(chēng)，并貫以地域名。如“綿陽(yáng)市檔案局聯(lián)合發(fā)文填寫(xiě)主辦單位或“以我為主〔即立檔單位是責(zé)任者之一的必需抄錄〕等兩個(gè)單位。3、文號(hào)：文號(hào)即發(fā)文字號(hào)。一般由機(jī)關(guān)代字、年度、挨次號(hào)組成。填寫(xiě)文員時(shí)照實(shí)抄錄，不能省略。沒(méi)有文件字號(hào)的不填寫(xiě)，文號(hào)欄內(nèi)也不得填寫(xiě)“會(huì)議文件之XX4、題名：題名即文件的標(biāo)題。文件只有一個(gè)題名〔正題名〕的，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)照時(shí)抄錄，不得削減省略。副題名已被正題名所包含了的，不再抄寫(xiě)副題名，反之，則應(yīng)抄錄副題名。并列題名〔即期他語(yǔ)言文字書(shū)寫(xiě)的題名〕與正題名一并抄錄，沒(méi)有〔”號(hào)抄錄附件題名。58如2023年6月920230609，為避開(kāi)日期占用列寬過(guò)長(zhǎng)，抄寫(xiě)時(shí)可將表示月日的數(shù)字回行填寫(xiě)，即填寫(xiě)為兩行。6、頁(yè)數(shù)：填寫(xiě)每一件文件材料各自的總頁(yè)數(shù)，不能連續(xù)編頁(yè)號(hào)。7、備注：用于填寫(xiě)歸檔文件需要補(bǔ)以和說(shuō)明的狀況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等。須說(shuō)明的狀況較多，備注欄難以填寫(xiě)時(shí)，可在備注欄中加注“*”號(hào)，將具體內(nèi)容填入備考表中。例：歸檔文件名目的格式、抄寫(xiě)方法歸檔文件目錄件號(hào)責(zé)任者件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注四川省川檔發(fā)關(guān)于施行《歸檔文件整202361檔案局[2023]24號(hào) 理規(guī)章》的意見(jiàn)0409綿陽(yáng)市檔綿市檔發(fā)20235*2案局[2023]53號(hào) 討會(huì)議紀(jì)要》的通知09203涪城區(qū)檔綿涪檔案發(fā)202320233案局[2023]52方法的緊急通知12264、通知〔創(chuàng)立檢查工作〕20230515填寫(xiě)歸檔文件名目應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等。制止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫(xiě)紙、彩色筆等不耐久的字跡材料。已承受計(jì)算機(jī)治理檔案的單位，可直接使用“綿怡2023”檔案治理系統(tǒng)軟件自動(dòng)生成和打印名目。9、歸檔文件名目封面歸檔文件名目需單獨(dú)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件名目封面設(shè)有全宗名稱(chēng)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)〔問(wèn)題〕等工程。歸檔文件名目與歸檔文件名目封面按《國(guó)A4〔297mm×210mm〕公文用紙。歸檔文件名目全宗名稱(chēng)：綿陽(yáng)市涪城區(qū)檔案局歸檔文件名目全宗名稱(chēng)：綿陽(yáng)市涪城區(qū)檔案局年度：2023保管期限：永久問(wèn)題：黨群歸檔文件名目全宗名稱(chēng)：綿陽(yáng)市涪城區(qū)經(jīng)貿(mào)局歸檔文件名目全宗名稱(chēng)：綿陽(yáng)市涪城區(qū)經(jīng)貿(mào)局年度：2023保管期限：永久機(jī)構(gòu)：辦公室十二、歸檔文件的裝盒1、檔案盒只是歸檔文件的裝具，不再是檔案保管單位。2、裝盒包括將歸檔文件按件號(hào)挨次裝入檔案盒、填寫(xiě)備考表、編制檔案盒封面及盒脊工程等工作內(nèi)容。3、裝盒必需按件號(hào)挨次裝入相應(yīng)的檔案盒中。馬上一樣保管期限、一樣年度和一樣機(jī)構(gòu)〔問(wèn)題〕的歸檔文件裝入相應(yīng)的檔案盒中。制止將不同保管期限、不同年度、不同機(jī)構(gòu)〔問(wèn)題〕的歸檔文件混裝在一起。4、由于某些類(lèi)別歸檔文件較多，必需按編號(hào)挨次裝入多個(gè)檔案盒中保存，起止件號(hào)中間用“——”號(hào)連接。5、裝盒時(shí)，小號(hào)在上、大號(hào)在下，即：1號(hào)在上、2號(hào)……16號(hào)在下，或36號(hào)在上，37……696、檔案盒封面。只填全宗單位全稱(chēng)或標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱(chēng)。7、檔案盒脊工程。全宗號(hào)欄，按同級(jí)檔案館給定的全宗號(hào)填寫(xiě)〔成立的單位可暫不填全宗號(hào)。年度欄，以4保管期限欄，填寫(xiě)盒內(nèi)歸檔文件所屬保管期限。如“永久、長(zhǎng)期、短期機(jī)構(gòu)〔問(wèn)題〕欄，機(jī)構(gòu)〔問(wèn)題〕是可選擇項(xiàng)。填寫(xiě)時(shí)應(yīng)與分類(lèi)方案中相應(yīng)〔問(wèn)題起止件號(hào)欄。起止件號(hào)分類(lèi)室編和館編兩欄，各單位只填寫(xiě)室編欄，填寫(xiě)盒內(nèi)排列最前和排列最終的歸檔文件的件號(hào)，其間用“—”號(hào)連接。如“1898、盒號(hào)。是指檔案盒的排列挨次號(hào)。承受按不同保管期限上架排列挨次編流水號(hào)，以千位數(shù)為限〔1”號(hào)，混年編制，假設(shè)干年斷號(hào)。盒號(hào)作可選項(xiàng)，主要是檔案館進(jìn)展排架、歸位及統(tǒng)計(jì)等使用。各單位不填寫(xiě)盒號(hào)，如需要填寫(xiě)，應(yīng)先用鉛筆臨時(shí)編寫(xiě)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按要求編制。9、備考表。備考表工程包括盒內(nèi)文件狀況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。盒內(nèi)文件狀況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)歸檔文件需要說(shuō)明的狀況。包括歸檔文件收集齊全完整程度，文件本身的狀況〔字跡模糊、缺損等，整理過(guò)程中文件的修改、*”號(hào)的，可在備考表中具體說(shuō)明。整理人：填寫(xiě)該盒歸檔文件的整理人。檢查人：填寫(xiě)負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，一般由檔案人員填寫(xiě)，也可與機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人聯(lián)合署名。日期：可選擇填寫(xiě)全部歸檔文件整理完畢的日期或該盒歸檔文件整理完畢的日期。10、檔案盒的排列。將同一保管期限的檔案盒按年度和機(jī)構(gòu)〔問(wèn)題〕名挨次排列。不同保管期限必需分開(kāi)排列。2023年辦公室、人事股、打算股、生產(chǎn)股……2023〔機(jī)構(gòu)名同上，接上年往下連續(xù)排序〕2023〔同上〕永久…………長(zhǎng)期2023年 辦公室、人事股、打算股、生產(chǎn)股……長(zhǎng)期2023年〔機(jī)構(gòu)名同上，接上年往下連續(xù)排序〕長(zhǎng)期2023年〔同上〕長(zhǎng)期…………又如：永久2023年 黨群類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)……2023〔問(wèn)題名同上，接上年往下連續(xù)排序〕2023〔同上〕永久…………長(zhǎng)期2023年 黨群類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)……2023〔問(wèn)題名同上，接上年往下連續(xù)排序〕2023〔同上〕長(zhǎng)期…………例：全宗號(hào)全宗號(hào)全宗號(hào)全宗號(hào)全宗號(hào)全宗號(hào)414141414141年度年度年度年度年度年度202320232023202320232023保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限保管期限永久永久永久永久永久永久機(jī)構(gòu)〔問(wèn)題〕機(jī)構(gòu)〔問(wèn)題〕機(jī)構(gòu)〔問(wèn)題〕機(jī)構(gòu)〔問(wèn)〔問(wèn)題〕〔問(wèn)題〕黨群行政行政題〕業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)起室起室起室起室起室起室止1--69止1—87止88--169止1--53止54--96止97--159件館件館件館件館件館件館號(hào)號(hào)號(hào)號(hào)號(hào)號(hào)盒號(hào)盒號(hào)盒號(hào)盒號(hào)盒號(hào)盒號(hào)注：2023工程檔案歸檔組卷及整理指南一、工程檔案排列組卷〔一、房建、市政工程檔案組卷，依據(jù)深圳市檔案局《房屋建筑工程檔案歸檔名目》和《市政根底設(shè)施工程檔案歸檔名目》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)歸檔名目)，依據(jù)工程、單位工程料按歸檔名目挨次進(jìn)展組卷，可分別承受如下幾種方法：a、一份