企業(yè)內(nèi)部公文寫作與管理文案

企業(yè)內(nèi)部公文寫作與管理文案PAGEXXXXXXXXXX有限公司文件總經(jīng)辦〔2013〕1號(hào)簽發(fā)人：總經(jīng)理名字公文寫作與管理目的為規(guī)范公司內(nèi)部公文格式，提高公司內(nèi)部文件管理質(zhì)量。適用范圍公司各部門文件種類普通文件普通文件一般指不涉及密級(jí)或沒有緊急時(shí)間限制的文件。密級(jí)文件分類：絕密（A密）、機(jī)密（B密）、秘密（C密）。絕密（A密）文件指內(nèi)容涉及公司核心秘密，一旦泄露會(huì)使公司的利益遭受重大損害的文件。如公司及各部門生產(chǎn)發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料。機(jī)密（B密）文件指內(nèi)容涉及公司重要秘密，一旦泄露會(huì)使公司的利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的文件。如公司發(fā)展規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、各類操作參數(shù)、重要計(jì)劃報(bào)告、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營情況、給政府部門的各類請(qǐng)示及批復(fù)等文件資料。秘密（C密）文件指內(nèi)容涉及公司一般秘密，一旦泄露會(huì)使公司的利益遭受一定損害的文件。公司人事檔案、合傳遞和辦理速度的要求。標(biāo)明緊急程度，是為了引起特別注意，以保證公文的時(shí)效，確保緊急事項(xiàng)的及時(shí)處理。特急文件，是指事關(guān)重大而又十分緊急，要求以最快的速度形成、運(yùn)轉(zhuǎn)和辦理的文件。辦結(jié)時(shí)限為4個(gè)小時(shí)內(nèi)，不分工作日或休息日。加急文件，是指涉及重要工作需要急速形成、運(yùn)轉(zhuǎn)和辦理的文件。辦結(jié)時(shí)限為1天內(nèi)，不分工作日或休息日。緊急文件，是指涉及重要工作需要短時(shí)間內(nèi)形成、運(yùn)轉(zhuǎn)和辦理的文件。辦結(jié)時(shí)限為3天，不分工作日或休息日。文體類別計(jì)劃類：包括工作計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃、經(jīng)費(fèi)預(yù)算計(jì)劃、采購計(jì)劃、業(yè)務(wù)計(jì)劃等?？偨Y(jié)類：包括工作總結(jié)、項(xiàng)目運(yùn)營情況階段性總結(jié)、制度落實(shí)情況總結(jié)、培訓(xùn)情況總結(jié)等。通告類：包括各類通知、通報(bào)、表彰、公示等。制度類：包括管理制度、規(guī)范、明細(xì)、標(biāo)準(zhǔn)參照、方案等。會(huì)議紀(jì)要：適用于記錄、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。請(qǐng)示：適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。工作函：適用于平級(jí)部門或無隸屬關(guān)系的部門之間商洽或聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題。文件寫作結(jié)構(gòu)與格式頁面設(shè)置頁面設(shè)置上下頁邊距為：2.5cm；左右頁邊距為：2.5cm。頁碼設(shè)置單面打印，頁碼位于頁面底端居于右下角。雙面打印，頁碼位于頁面底端居中間。眉首眉首又稱文頭，紅色反線以上部分，由密級(jí)、緊急程度、文件類別、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人組成。密級(jí)：四號(hào)黑體，右上角。如：公司A密緊急程度：四號(hào)黑體，右上角居于密級(jí)下方。版頭：“公司名+文體”格式：28號(hào)華文中宋，紅色，加粗，居中。文號(hào)發(fā)文部門/辦公室+【年份】+編碼格式：四號(hào)仿宋，位于版頭的左下邊。如：總經(jīng)辦【2013】1號(hào)、財(cái)務(wù)【2013】23號(hào)簽發(fā)人格式：“簽發(fā)人”采用四號(hào)仿宋，簽發(fā)人姓名采用四號(hào)楷體，位于版頭的右下邊，與文號(hào)保持同一行。主體主體部分為紅反線以下部分，包括標(biāo)題、主送部門、正文、附件、落款、成文時(shí)間、印章等。主體部分段落行距統(tǒng)一為22磅，采用的字體分為：標(biāo)題：居中，二號(hào)華文中宋。主送部門：左側(cè)頂格，四號(hào)仿宋字體。正文：首行空兩格，四仿宋字體。附件：四仿宋字體。落款：四仿宋字體。成文時(shí)間：用漢字，四號(hào)仿宋字體，如“二○一三年八月三日”。印章：文件除了會(huì)議紀(jì)要和以電子版形式發(fā)文外，均要蓋相應(yīng)的印章。版記版記包括主題詞、呈送、報(bào)送、抄送。字體采用四號(hào)黑體。主題詞：一般由關(guān)鍵詞、文件類型組成。例如：公司銷售部會(huì)議紀(jì)要主題詞：銷售、紀(jì)要呈送對(duì)象：一般指高層管理，即總經(jīng)理、副總經(jīng)理等。報(bào)送對(duì)象：一般指文件涉及的公司各部門。抄送對(duì)象：一般指公司總經(jīng)理辦公室。文件管理發(fā)文管理發(fā)文部門將文件送至其他部門，或通知其他部門領(lǐng)取文件，都需做收文登記。密級(jí)文件資料必須根據(jù)批示傳閱范圍由公司機(jī)要文書專人傳送；密級(jí)文件要在當(dāng)天內(nèi)閱讀，閱讀之后交回公司機(jī)要文書保管，以確保文件的安全。發(fā)文部門要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急文件、重要文件跟蹤催辦，一般公文要定期催辦。各部門發(fā)文登記表可參考附件，也可自行制定。收文管理公司及各部門收到文件后，應(yīng)及時(shí)做登記。凡是急件、會(huì)議通知或時(shí)間性較強(qiáng)的文件，必須隨收隨送，盡快送到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門；其他文件亦要抓緊傳閱，一般不超過3天傳閱完成；要做到急文急辦、密級(jí)文件專送專管、緊急文件不壓誤、常規(guī)文件辦理不拖拉。公司及各部門需當(dāng)日批復(fù)緊急文件或重要文件，其他一般文件需在3個(gè)工作日內(nèi)批復(fù)。如不能及時(shí)對(duì)緊急文件或重要文件作出批復(fù)，應(yīng)及時(shí)向發(fā)文部門說明原因。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回發(fā)文部門并說明理由。各部門收文登記表可參考附件，也可自行制定。借閱管理借閱非機(jī)密文件，可以不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，而由各部門經(jīng)理掌握。但必須辦理借閱登記。借閱密級(jí)文件，必須由各部門經(jīng)理同意，并報(bào)副總經(jīng)理或以上的領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。涉及公司核心機(jī)密文件，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)，才能借閱。借閱文件時(shí)，文秘人員和借閱人應(yīng)當(dāng)面查清文件類別、份數(shù)，然后在文件借閱登記表上登記簽字。文件退還時(shí)，根據(jù)借閱登記表檢查、核對(duì)，無誤后予以銷帳。對(duì)借閱的文件在限定的時(shí)間內(nèi)還未歸還者應(yīng)及時(shí)催退，以防文件散失或影響他人借閱。各部門文件借閱登記表可參考附件，也可自行制定。存檔管理公司級(jí)發(fā)布的文件由總經(jīng)理辦公室存檔。部門級(jí)發(fā)布的文件由各部門自行存檔。部門聯(lián)合發(fā)布的文件由總經(jīng)理辦公室存檔。常用表格參考模板（詳見附件）發(fā)文登記表收文登記表文