南方醫(yī)科大學(xué)

PAGEPAGE6南方醫(yī)科大學(xué)實(shí)物類檔案管理實(shí)施細(xì)則為了提高我校實(shí)物檔案工作的質(zhì)量和管理水平，將具有保存價(jià)值的實(shí)物能夠完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地歸檔保存，更好地提供利用，根據(jù)國(guó)家《檔案法》和國(guó)家教育部令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結(jié)合學(xué)校實(shí)物檔案綜合管理實(shí)際，特制定本實(shí)施細(xì)則。第一條學(xué)校實(shí)物檔案是在教學(xué)、科研、醫(yī)療、外事、體育、文化藝術(shù)和學(xué)校管理等各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的物品，是學(xué)校檔案的重要組成部分，是學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)、形象、直觀的記錄。它的保存與展示，為學(xué)校教育和歷史研究提供了珍貴的史料，也是對(duì)廣大師生員工進(jìn)行愛(ài)校教育和對(duì)外交流的窗口之一。第二條實(shí)物檔案的歸檔范圍實(shí)物檔案一般包括以下類別：實(shí)物檔案綜合類，廢止印章類，題詞畫作（含簽到冊(cè)）類，獎(jiǎng)狀（含榮譽(yù)證書、光榮冊(cè)）類，獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗類，禮品、紀(jì)念品類，文博類，科技創(chuàng)造類，詳見附件2：《南方醫(yī)科大學(xué)實(shí)物類檔案歸檔范圍和保管期限表》。第三條實(shí)物檔案歸檔的歸口實(shí)物檔案的歸檔必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，各有關(guān)單位或個(gè)人應(yīng)及時(shí)將反映學(xué)校重要活動(dòng)和國(guó)家重要貢獻(xiàn)的實(shí)物檔案移交給檔案部門統(tǒng)一管理。移交時(shí)要附有說(shuō)明詞，包括：活動(dòng)的主題、時(shí)間、地點(diǎn)（地區(qū)）、人物，交接雙方單位全稱和代表人姓名。其中：題詞畫作類和禮品紀(jì)念品類還應(yīng)說(shuō)明接受時(shí)間、贈(zèng)送人、接收人；獎(jiǎng)品類還應(yīng)說(shuō)明獲獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)時(shí)間、獲獎(jiǎng)名稱及頒獎(jiǎng)單位；本校制作或使用的物品還應(yīng)說(shuō)明制作或使用時(shí)間等。（一）凡屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)校視察、指導(dǎo)活動(dòng)產(chǎn)生的實(shí)物檔案，歸口由黨政辦公室向檔案部門歸檔。（二）反映學(xué)校及校際間各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)物檔案，歸口由有關(guān)職能部門向檔案部門歸檔。（三）反映學(xué)校外事活動(dòng)的實(shí)物檔案，歸口由國(guó)際交流與合作處向檔案部門歸檔。（四）反映教學(xué)、科研、科技開發(fā)活動(dòng)的實(shí)物檔案，歸口由研究生學(xué)院、教務(wù)處、繼續(xù)教育學(xué)院、科研處、產(chǎn)業(yè)處向檔案部門歸檔。（五）反映體育運(yùn)動(dòng)的實(shí)物檔案（一、二、三名），歸口由體育部向檔案部門歸檔。（六）反映教職工個(gè)人活動(dòng)的重要實(shí)物檔案及個(gè)人獲省市級(jí)以上獎(jiǎng)的獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等由本人交所在單位兼職檔案員掃描（拍照）后，把原件與電子版移交檔案部門核實(shí)后，向檔案部門歸檔。如個(gè)人需保管原件，退還個(gè)人保管，電子版與復(fù)印件存檔案部門歸檔。（七）反映學(xué)生獲獎(jiǎng)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等由各學(xué)院統(tǒng)一掃描（拍照）后，把原件與掃描（照片）電子版交由學(xué)工部（宣傳、團(tuán)委、教務(wù)）審核后，原件退還個(gè)人保管，電子版與復(fù)印件按歸檔要求填寫移交清單，交檔案部門歸檔。第四條實(shí)物檔案的管理（一）學(xué)校對(duì)實(shí)物檔案實(shí)行統(tǒng)一登記、分層管理的原則。（二）凡屬于應(yīng)歸檔的實(shí)物，任何單位和個(gè)人不得占為已有，應(yīng)按規(guī)定交由學(xué)校檔案部門統(tǒng)一登記、編目、分類、布展、存放和保管；應(yīng)歸檔卻因形狀、質(zhì)地或場(chǎng)地等特殊原因不能歸檔的實(shí)物，應(yīng)經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)同意，由學(xué)校檔案部門統(tǒng)一登記，有關(guān)單位負(fù)責(zé)存放和保管。（三）實(shí)物檔案材料與文書等有關(guān)檔案的檔號(hào)要有互相照應(yīng)，互記參見號(hào)。（四）檔案部門應(yīng)采取有效保護(hù)措施，做好防盜、防塵、防潮、防蟲等要求，珍貴實(shí)物檔案應(yīng)專柜存放。（五）為保證實(shí)物檔案收集完整、齊全，各單位兼職檔案員要協(xié)助檔案部門做好收集、歸檔工作。（六）凡獲?。ㄊ校┘?jí)以下獎(jiǎng)勵(lì)的實(shí)物，可存放于各部門。第五條實(shí)物檔案的歸檔驗(yàn)收（一）實(shí)物檔案形成單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間向檔案部門辦理移交手續(xù)，填寫檔案移交清單，一式二份，各執(zhí)一份備查。（二）一般各項(xiàng)活動(dòng)產(chǎn)生的實(shí)物檔案，在活動(dòng)結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)向檔案部門移交。由于特殊原因，應(yīng)歸檔的實(shí)物確需在有關(guān)部門保留一段時(shí)間的，可將應(yīng)歸檔實(shí)物移交檔案部門歸檔后，再辦理異地保存檔案借用手續(xù)。（三）教職工、學(xué)生團(tuán)體或個(gè)人獲獎(jiǎng)實(shí)物應(yīng)在當(dāng)年12月30日前向檔案部門歸檔。第六條實(shí)物檔案的開放利用（一）檔案部門應(yīng)編制必要的檢索工具，以便查找利用。（二）實(shí)物檔案的借用辦法，按《南方醫(yī)科大學(xué)檔案借閱辦法》辦理。（三）實(shí)物檔案應(yīng)認(rèn)真保管，防止損壞或失竊。如有損壞或失竊須追究原因和責(zé)任，并在《實(shí)物檔案登記本》填寫有關(guān)情況，館長(zhǎng)、證明人、經(jīng)手人均需簽名。（四）因特殊原因?qū)⒉糠謱?shí)物從檔案館移出，須經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在《實(shí)物檔案借出異地存放登記簿》上做好登記，注明去向、批準(zhǔn)人、移交人、接收單位及負(fù)責(zé)人，并由接收人簽字。從2011年3月1日起釋。附件1：南方醫(yī)科大學(xué)實(shí)物類檔案實(shí)體分類方案附件2：南方醫(yī)科大學(xué)實(shí)物類檔案歸檔范圍和保管期限表附件1南方醫(yī)科大學(xué)實(shí)物類檔案實(shí)體分類方案為適應(yīng)學(xué)校檔案工作需要，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本方案。一、編制說(shuō)明實(shí)物類檔案實(shí)體分類的檔號(hào)由年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)三大部分組成，用連接號(hào)“—”連接各組代碼，即年度號(hào)—分類號(hào)—案卷號(hào)。1.年度號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，如“20××”。2.分類號(hào)是檔號(hào)的主體，實(shí)物類檔案實(shí)體分類由一、二級(jí)類目的標(biāo)識(shí)符組成。（1）一級(jí)類目是分類的最高層位，其標(biāo)識(shí)符號(hào)取該類目名稱主詞的漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母，如實(shí)物類標(biāo)識(shí)符號(hào)：SW。（2）二級(jí)類目是對(duì)一級(jí)類目的細(xì)分，細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行設(shè)置。二級(jí)類目標(biāo)識(shí)，采用阿拉伯?dāng)?shù)字雙位制，如“綜合”為“11”、其余二級(jí)類目依次層累為12、13……99，帶“0”的數(shù)字不用（如0、10、20……等）。（3）案卷號(hào)是按所選擇的分類號(hào)中最下位置的案卷順序號(hào)，由于案卷數(shù)量不同，案卷號(hào)不限級(jí)數(shù)，用阿拉伯?dāng)?shù)字按1～n標(biāo)識(shí)。二、類目代號(hào)一級(jí)類目代號(hào)：SW二級(jí)類目代號(hào)：11綜合12廢止印章13題詞畫作（簽到冊(cè)）14獎(jiǎng)狀（含榮譽(yù)證書、光榮冊(cè)）15獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗16禮品、紀(jì)念品17文博18科技創(chuàng)造三、檔號(hào)模式20××—SW12－1～n 案卷號(hào)實(shí)物類檔案二級(jí)類目代號(hào)分類實(shí)物類檔案一級(jí)類目代號(hào)號(hào)年度號(hào)注：年度用實(shí)物類檔案形成的自然年度。

附件2南方醫(yī)科大學(xué)實(shí)物類檔案歸檔范圍和保管期限表SW11綜合序號(hào)類目名稱保管期限1各種與實(shí)物有關(guān)的文字材料永久SW12廢止印章類序號(hào)類目名稱保管期限1學(xué)校歷史上曾使用過(guò)，已經(jīng)廢止的各種印章，永久（包括鋼印、銅印、膠印、木印等經(jīng)公安機(jī)關(guān)審批后制作的印章）SW13題詞、畫作（含簽到冊(cè)）類序號(hào)類目名稱保管期限1上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)學(xué)校視察、指導(dǎo)工作時(shí)的題詞、繪畫永久作品、贈(zèng)言手跡。2出席在學(xué)校召開的各種重要國(guó)際、國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議永久的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及國(guó)內(nèi)外友人的題詞、繪畫作品、贈(zèng)言手跡。SW14獎(jiǎng)狀（含榮譽(yù)證書、光榮冊(cè)）類序號(hào)類目名稱保管期限１學(xué)校團(tuán)體和師生員工在校內(nèi)外獲得的省市級(jí)永久以上的各級(jí)各類獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書、光榮冊(cè)等SW15獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗類序號(hào)類目名稱保管期限1學(xué)校團(tuán)體和師生員工在校內(nèi)外獲得的省市級(jí)永久以上的各級(jí)各類獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等SW16禮品、紀(jì)念品類序號(hào)類目名稱保管期限1友好單位或個(gè)人贈(zèng)送給學(xué)校的反映重要活動(dòng)珍貴永久禮品、紀(jì)念品２境內(nèi)外友好單位和友好人士及校友贈(zèng)送給學(xué)校的永久禮品、紀(jì)念品SW17文博類序號(hào)類目名稱保管期限1建校以來(lái)使用過(guò)的校牌、匾、用具等反映永久學(xué)校發(fā)展歷程的物品2建校以來(lái)各個(gè)歷史時(shí)期制作并使用的證件和徽章永久樣品，如：工作證、學(xué)生證、畢業(yè)證、借書證、?；铡⒓o(jì)念章、紀(jì)念冊(cè)等