第5章 會議管理 管理秘書實務(第二版) 教學課件

（第二版）趙鎖龍編著管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材5管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材目錄管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材5.1從詞義上講，“會”，是聚集、會合，“議”是商議、議事，就是討論和研究問題。會議是人們在法律范圍內(nèi)有組織地聚集在一起，討論和研究問題的一種社會活動方式。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材分兩類：一類是基本要素;另一類是其他要素，即可供選擇的，并非為所有會議所共有。包括：目的、時間、會址、主持者、組織者（也可能同主持者合一）、與會者、事項（議題）、議程、信息（情況、觀點、結論、對策等）、會議規(guī)則、實現(xiàn)信息有效傳遞所需要的基本物質(zhì)條件（會場和其他設施等）。5.1管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材包括：名稱、服務機構、秘書機構、經(jīng)費、文件材料、專用設備工具、各種消耗性材料等。5.1管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（1）決策性會議1）代表性會議2）領導辦公會議（2）非決策性會議1）日常工作會議2）專業(yè)性會議5.1管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材3）慶典性會議4）總結交流性會議5）座談懇談性會議6）洽談、談判性會議（1）工作會議（2）座談會議（3）懇談會5.1管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（4）動員會（5）現(xiàn)場會（6）研討會（7）記者招待會（8）聽證會（9）聯(lián)席會議（10）董事會5.1管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（1）小型會議。小型會議一般指參加會議的人數(shù)少則幾人，多則幾十人或百人以下的會議。（2）中型會議。中型會議一般指參加會議人數(shù)大約在百人以上千人以下。（3）大型會議。大型會議一般指參加會議的人數(shù)在千人以上萬人以下的會議。（4）特大型會議。特大型會議指參加人數(shù)一般在萬人以上的會議5.1管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（1）國際性會議（2）全國性會議（3）地區(qū)性會議（4）部門會議會議類型除以上劃分外，還可以從保密角度劃分為公開性會議、秘密性會議，從會議召開的載體上劃分，可分為常規(guī)性會議、電視會議、電子計算機網(wǎng)絡會議等。5.1管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材一是它可以實現(xiàn)信息的多向即時傳遞；二是它可以有效聚集集體的智慧和力量；三是它可以發(fā)揚民主，密切干群關系；四是它可以統(tǒng)一思想，推動工作。5.1管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材會議準備程序圖（1）安排會議主題或議題確定主題的主要方法：一是要有確實的依據(jù)；二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。提出議題有兩種情況：一是由領導提出；二是領導提出會議的目標和要求，由秘書部門向所屬單位征求意見，經(jīng)篩選整理后，報領導審定。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（2）確定會名、規(guī)模和規(guī)格，提出與會人員范圍或人員名單1）確定會議名稱①會議主辦單位的名稱；②會議的主題；③會議的類型2）確定會議的規(guī)模和規(guī)格3）提出參加會議的范圍或人員名單管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（3）擬訂會議的時間與會期1）提出會議召開的時間。早不趕晚。但也要注意以下幾點：①要根據(jù)會議的主持人或主辦會議單位的主要領導人及被邀請的主要領導人或貴賓是否能夠出席會議來確定時間；②主要領導人出差、旅行的當天或返回的當天最好不召開會議，緊急會議可以除外；③會見會談性會議，應當事先同主、賓雙方商議之后，再確定會議召開的時間.2）確定會期。會期是指召開會議時間的長短。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（4）擬訂會議的議程與日程安排1）會議議程的擬訂①標題。由會議名稱加上“議程”二字組成。例如“××公司表彰大會議程”。②題注。③正文。簡明扼要地說明會議的每項議題和活動的順序，并冠以序號，將其清晰地表達出來，名末一般不用標點。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材2）會議日程的安排會議日程是指會議議程在時間上的具體安排。會議日程多采用表格式，將會議議程分別固定在會議期間每天上午、下午、晚上三個單元里，使與會者一目了然地看清日程安排，以便按統(tǒng)一的規(guī)定參加會議的活動。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（5）會議經(jīng)費項目預算根據(jù)會議的日程安排和會議規(guī)模，編制會議預算。會議預算一般包括以下幾項內(nèi)容：1）會議費：場地租金、茶水費、設備租金等；2）培訓費：專家的講課酬金；3）資料費：包括文具費和資料印制等費用；4）食宿費；5）交通費；6）其他。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（6）其它事項1）落實食宿，安排交通，作好衛(wèi)生保健工作。2）制作會議證件。會議證件包括：代表證、出席證、列席證、工作證、記者證等。這些證件都應事先印制好，以便及時發(fā)給與會者和工作人員。3）制定會議的值班工作與保密工作方案。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材4）成立會議的籌備組織①秘書組。主要負責各種會議文件的準備、起草、印發(fā)、清退、立卷歸檔工。并負責會議通知和組織工作，負責報到、編排會議議程、日程及分組、安排座次等事項。②組織組。主要承辦代表資格審查工作和選舉方面工作；起草代表資格審查報告和選舉辦法，編制代表名冊、選舉程序，設計和印制選票，印發(fā)候人情況介紹或簡歷等。③簡報信息組。負責小組討論時委員發(fā)言的記錄和簡報、快報的編寫、印發(fā)；受理委員反映的意見、建議；受理委員和人民群眾來信。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材④提案組。主要負責受理會議期間與會者提出的各種提案和議案。⑤宣傳組。主要負責會議的對外宣傳工作，包括：制定會議的宣傳與公關工作計劃并組織實施，組織、安排、協(xié)調(diào)記者的采訪活動，統(tǒng)一向媒體提供會議的宣傳與公關工作計劃并組織實施，組織、安排、協(xié)調(diào)記者的采訪活動，統(tǒng)一向媒體提供會議的新聞稿，承辦新聞發(fā)布會或記者招待會，負責會議音像資料的錄制和管理工作等。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材⑥總務組。又稱后勤接待組，主要負責會議的接站、報到、簽到、票務、食宿、參觀游覽、文娛活動、車輛調(diào)度、會場安排與布臵、設備保障、用品發(fā)放與管理、經(jīng)費預算與籌措、財務管理、現(xiàn)場急救等方面的工作。⑦保衛(wèi)組。主要負責會議期間的安全保衛(wèi)工作。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材2．會前物品準備（1）會議文件準備1）做好文件的印制或復制工作2）認真校對會議文件3）做好會議文件的分發(fā)工作（2）制發(fā)會議通知1)會議通知的分類管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材準備會議文件資料2）制發(fā)會議通知的要求。發(fā)書面會議通知需要掌握如下幾個方面的技巧：①寫信封要寫清收文單位的地址和單位全稱②裝通知的信封寫好后，要裝入會議通知，并在封口之前仔細檢查一遍．不要漏裝。③通知裝入信封后，要逐個將信皮封貼起來，防止失落。④將名單與信封進行核對，防止遺漏或重復。⑤信封送到收發(fā)室時要進行清點，請收發(fā)人員打上編號，以備查詢。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材3）會議通知的發(fā)送。①發(fā)送形式：第一，正式通知第二，非正式通知②發(fā)送內(nèi)容：第一，如果有預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應與會議通知一并寄發(fā)一份。第二，需要回復的會議通知或預備通知還可附帶回執(zhí)。③部分會議需與通知一起寄出會議委托書和會議回執(zhí)。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材第三，可將會中使用的有關票證（入場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等）與會議通知一并發(fā)出。第四，如果某些與會者對會議地址不熟悉，應附加一份地圖。4）會議通知和委托書的樣式：①會議通知的內(nèi)容。②會議通知格式多樣，這里介紹常用的兩種格式：便函式和卡片式。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材例1：便函式會議通知茲定于2007年7月25日上午11:00，在燕都賓館會議室舉行各分公司經(jīng)理的圓桌會議，下午12：15分將有午餐供應。假如您不能參加，請在7月24日之前打62479521告知。附上一份議事日程。除此之外，您還將得到一張令人滿意的旅行指導地圖和一份便于在賓館旁停放車輛的說明。我很高興地歡迎你們都來出席我們團體的這個重要的計劃會議。附件：議事日程/地圖××集團二○○七年七月二十日管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材會議回執(zhí)請于12月1日以前將回執(zhí)寄回××路××號?！跷覝蕚鋮⒓哟舜螘h。□我將屆時赴會，并帶名賓客來?！跷也荒軈⒓哟舜螘h。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材例2：卡片式部門經(jīng)理會議目的：討論公司下一年度市場營銷計劃時間：2007年6月18日上午9:00地點：公司第一會議室如您無法出席,請于6月10日前告知蘇麗。號碼：85930878管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材例3：會議委托書委托書茲任命（人名）和（人名）作為我的代理人參加（日期）（時間）在（地．點）舉行的（公司名）股東會議。他們均為本公司的高層管理人員或部門經(jīng)理人。不管此次會議如期還是延期召開，他們都將作為我的全權代表，行使我出席時所擁有的全部權利。生效日期：簽名（股東簽字）：地址：：管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材5）發(fā)會議通知應注意事項①對擬任免、調(diào)動的人員發(fā)通知時要特別注意。②一般的會議只發(fā)一次正式通知。③對于一些區(qū)域性、全國性乃至國際性會議，需要安排與會人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會議通知的同時附上會議通知回執(zhí)，以便會務人員安排接站和訂購車、機票。④發(fā)會議邀請函和請柬的方法與發(fā)送會議通知基本相同。⑤會議期間的通知要貼在醒目處，一定要寫清會議的詳細場所。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（3）會議用品的準備1）會議的必備用品一般情況下，各種類型會議都需要準備以下種類的物品：第一，文具用品，如紙、筆、本冊等。第二，桌椅、臺布。第三，茶具，如暖水瓶、保溫桶、水杯、茶葉、飲料等。第四，設備，如擴音設備、照明設備、通風及空調(diào)設備等。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材2）會議的特殊用品選舉性會議需要準備好投票箱、選票等物品；表彰會需要準備好獎品及頒獎時的音樂；接待性會議要準備好迎送客人的交通工具等。3）會議用品準備工作的要求①制定會議用品的準備方案②準備物品工作應一絲不茍、認真對待③準備會議用品應當經(jīng)濟適用管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（4）選擇與布臵會場1）選擇會場應考慮以下因素：①選擇大小適中的會場②選擇遠近適當?shù)臅觫圻x擇環(huán)境適合的會場④選擇設備齊全適用的會場⑤選擇有停車場的會議地點⑥會議場地租用的成本必須合理管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材會議地點地圖管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材2）布臵會場①會場的整體布局第一，相對式這種會場布局的主要特征是主席臺和代表席采取上下面對面的形式，從而突出主席臺的地位，整個會場的氣氛顯得比較嚴肅和莊重。相對式又可以分為而字形和禮堂形。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材☆教室形。教室形又稱而字形，是仿照一般教室擺放桌椅?！疃Y堂形。禮堂形布局一般用于較大的會場，面向主席臺的代表席擺放一排排的桌椅，中間留有2條以上、位臵較寬的通道，這種布局場面開闊，適合召開大中型的報告會、總結表彰大會和代表大會等，這種會場一般專用于會議，座位固定，因而無法作適當?shù)恼{(diào)整。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材會場布局圖管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材會場布局照片管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材會場布局圖管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材會場布局照片管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材第二，全圍式這種會場布局的主要特征是不設專門的主席臺，會議的領導和主持人同其他與會者圍坐在一起，優(yōu)點是容易形成融洽與合作的氣氛，體現(xiàn)平等和相互尊重的精神，有助于與會者相互熟悉和不拘形式的發(fā)言，使與會者暢所欲言，充分交流信息、溝通情況、探討問題，同時也便于會議主持人及時準確地把握與會者的心理狀態(tài)和思想動態(tài)，從而保證會議的成功。全圍式布局適用于召開小型和特小型會議以及座談性、協(xié)商性等類型的會議。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材會場布局圖管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材會場布局照片管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材會場布局照片管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材第三，半圍式這種會場布局介于相對式和全圍式之間，即在主席臺的對面和兩側安排代表席，形成半圍的形狀，既突出了主席臺的地位，又增加了融洽的氣氛。適用于中小型的工作會議。半圍式布局又可分為馬蹄形、T字形和橋形三種。其中橋形比較特殊，橋面是主席臺或評委席，被半圍的席位是質(zhì)詢、述職、考評、聽證、面試對象的座位，對象所受心理壓力較大。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材會場布局圖管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材第四，分散式布局圖5管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材②主席臺的布局★主席臺座位主席臺的座位一般都采取橫式，長短和排數(shù)根據(jù)人數(shù)多少而定，除前排必須是通欄外，后排有時也可以分成兩欄，中間留出通道。主席臺每排座位之間、橫向座位之間要空開適當?shù)木嚯x，以方便領導人入席與退席。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材③會場的裝飾第一，主席臺的裝飾★會標★會徽★旗臶第二，會場背景的裝飾★標語★花卉★燈光管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材會場布臵照片管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材第三，色調(diào)的選擇一般來講紅色、粉色、黃色、橙色等色調(diào)比較亮麗明快，可以表現(xiàn)出熱烈、輝煌的氣氛，使人感到興奮，因此比較適合于慶典性會議。天藍、綠、米黃等色調(diào)莊重、典雅、比較適合于嚴肅的工作會議。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材3）會場座次排列的技巧①主席臺人員座次的排列。第一，按臺上就座者職務的高低排列，以職務最高者居中，然后依先左后右向兩邊順序排開。第二，主持人的座次也應當根據(jù)其職務進行排列，不必排在主席臺第一排的最側邊。第三，如果是報告會、聯(lián)席會，一般采取報告人和主辦單位負責人或聯(lián)席的各單位負責人相間排列的方法。第四，主席臺座位編排情況最好能在出席證、簽到證等證件上標明，并且，在會議桌的座位左側應放臵姓名卡。第五，重大會議主席臺的座次排列名單一般由秘書部門負責人來親自安排，并送有關領導審定。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材會場主席臺座位布局管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材②會場內(nèi)其他人員座次的排列。根據(jù)會議的不同要求，有不同的座次排列方法：第一，橫排法第二，豎排法第三，左右排列法第四，不排列法管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材③標識座次。座次標識主要有以下幾種方法：第一，在主席臺或會議桌上擺放名簽；第二，在與會人員出席證上注明座次（某排某號）；第三，印制座次圖表。（5）安排會議食宿1）安排會議餐飲①根據(jù)會議的經(jīng)費和人員情況決定會議餐飲的標準。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材②就餐方式可根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。③事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。④事先設計和確定就餐的憑證。⑤要與飯店一起確定菜單，飲食要干凈、衛(wèi)生、美味可口、品種多。⑥事先要準備好干凈的飲食用具。⑦給因開會或服務工作誤了用餐的人員預留飯菜。⑧做好飲水、飲料的供應。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（6）安排會議住宿1）安排方式的選擇2）預訂會議住宿的程序3）確定會議住宿的程序管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（1）簿式簽到；（2）卡片式簽到管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（1）為會議記錄做好準備工作1）準備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。2）準備好錄音筆來補充手工記錄。3）要備有一份議程表和其他的相關資料文件，需要核對相關數(shù)據(jù)和事實時隨時使用。4）提前到達會場，了解與會人員的座位圖，便于識別會議上的發(fā)言者。5）在利用錄音筆的同時，必須手工記錄，可以防止錄音機中途出故障。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（2）會議記錄的內(nèi)容1）會議描述。包括會議類型、時間、日期、地點。2）與會者姓名。主席的名字在最前面，記錄員的名字在最后。3）會議過程：宣讀上次會議記錄、由會議記錄中產(chǎn)生的問題、通訊情況、一般事務、決議應包括會議上的確切措辭、其他事務一一按在會上進行的順序記錄、下次會議日期。4）主席、記錄員簽名。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（3）會議記錄的方法1）會議記錄的重點應將主要討論的觀點、決議、決定，重要的聲明、修正案內(nèi)容、結論一字不漏地記錄下來，而其它的內(nèi)容可簡要概括地記錄。2）漏記的內(nèi)容，可事先做出記號，然后對照錄音磁帶修改，也可提示會議主持人請發(fā)言者重復內(nèi)容或?qū)δ骋恍g語做出簡要的解釋。3）與會者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（4）會議記錄的修改1）在定稿打字之前，通常向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準。2）如果某一成員指出會議記錄中的一個錯誤，經(jīng)會議批準，主席或秘書可以在會議記錄中改正這一錯誤。3）會議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再作改動。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（5）會議記錄的要求：1）真實2）完整3）簡潔4）準確管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（6）會議記錄的結構與寫法會議記錄的結構是：標題＋正文＋尾部。1）標題。第一，會議名稱＋文種。如“××集團公司第三屆董事會會議記錄”。第二，文種。如“會議記錄”。2）正文。正文的構成是：首部＋主體＋結尾。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材第一，首部：會議概況。第二，主體：會議內(nèi)容，包括：會議議題；發(fā)言人及發(fā)言內(nèi)容；會議決議。第三，結尾：另起一行，寫明“散會”并注明散會時間。3）尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材6．會議信息工作（1）收集會議信息1）確定會議信息的搜集范圍2）選擇會議信息的搜集渠道3）確定搜集會議信息的方法①召集開會；②提供書面材料；③個別約見；④會議結束時及時搜集；⑤個別催退；⑥按清退目錄收集；⑦限時交退。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（2）編寫會議簡報簡報的結構是：報頭＋報核＋報尾。1）報頭包括：①簡報名稱；②期號：寫在名稱下一行，用括號標注；③編印單位：在期號下、間隔線上居左書寫；④印發(fā)日期：寫在與編印單位平行的右側，再下面，用間隔橫線將報頭與報核隔開。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材2）報核即簡報中間部分，主要結構是：（按語）＋標題＋導語＋主體＋結尾3）報尾管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材7．做好會議值班、保衛(wèi)工作（1）會議值班要制度健全，人員要堅守崗位1）在會議中協(xié)助搜集有關情況，整理文件和資料，傳遞各種信息。2）要控制與會議無關人員隨便出入會場，特別是保密性較強的會議更不能讓外人隨意進出。3）手邊要有公司和各部門領導的聯(lián)絡方式，以便出了問題，及時與之聯(lián)絡、請示。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材4）要備有一份設備維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務部門主管人員的通訊錄。5）要堅守崗位，人不離崗，保證會議信息的暢通無阻。6）必要時，要負責督導和協(xié)助專職會議服務人員為與會者做好各項具體的服務。7）做好會議期間各項活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。8）必要時，應建立主管領導帶班制度。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（2）會議保衛(wèi)工作1）會議安全保衛(wèi)應包括與會的重要人員人身的安全保衛(wèi)2）會議重要文件的保衛(wèi)3）會場和駐地的保衛(wèi)4）會議的各種設備用品謀Ｎ?5）與會者私人貴重物品的保衛(wèi)管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材1.會議用品文件資料的收集、清退和立卷歸檔（1）會議文件的收集1）收集會議文件資料的要求和內(nèi)容①收集會議文件資料的要求Ⅰ.確定會議文件資料的收集范圍Ⅱ.收集會議文件資料要及時Ⅲ.選擇收集文件資料的渠道，運用收集文件資料的不同方式方法管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材Ⅳ.與分發(fā)文件資料一樣，收集會議文件也要履行嚴格的登記手續(xù)Ⅴ.收集整理過程中要注意保密②需收集的文件資料Ⅰ.會前準備并分發(fā)的文件Ⅱ.會議期間產(chǎn)生的文件Ⅲ.會后產(chǎn)生的文件管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（2）會議用品文件資料的清退1）會議結束后，會務秘書應及時組織人員清點整理，物歸原位，該清退的清退，該帶走的帶走；按照物品使用清單，逐一檢查，以免丟失或損壞。2）一些大中型的會議，由會務秘書帶到會場發(fā)送和會議期間產(chǎn)生的文件是很多的，會議結束后，秘書要按照文件領取表所登記的，點清剩余文件份數(shù)，做到物表相符；對于內(nèi)部文件、機密文件以及其他應收回的文件要及時清退收回，然后逐號核對，經(jīng)過清點、裝袋、封袋、捆扎、裝車等手續(xù)后再運回本部。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（3）會議文件的立卷歸檔1）會議文件立卷的基本原則。基本原則是“一會一案”2）會議文件立卷方法①編制案卷目錄②靈活運用文件的特征立卷6個特征：部門特征、時間特征、名稱特征、作者特征、地區(qū)特征、通訊者特征。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材3）會議文件立卷工作程序①收集資料◆分發(fā)會議文件時須留出必要的份數(shù)◆注意收集領導閱辦完的會議文件資料◆注意收集會議的非正式文件，如來往電報、記錄、證件等②甄別整理③分類歸卷管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材④組卷：組卷時最好將永久、長期、短期3個保管期限的文件分別組卷⑤卷內(nèi)文件編目⑥填寫卷內(nèi)文件資料備考表⑦擬定案卷標題⑧填案卷封面⑨案卷排列⑩編寫案卷目錄管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（1）收款的方法和時機1）應在會議通知或預訂表格中，詳細注明收費的標準和方法2）應注明與會人員可采用的支付方式（如現(xiàn)金、支票、信用卡等）3）如用信用卡收費，應問清姓名、卡號、有效期等4）開具發(fā)票的工作人員，事先要與財務部門確定正確的收費開票程序管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（2）在訂購各種設備和享受服務時，應掌握付款方法和時間（3）會議付費的要求1）會議經(jīng)費的名稱要規(guī)范2）遵守公司零用現(xiàn)金、消費價格及用品報銷的各種財務制度和規(guī)定（4）結算會議開支費用的程序：通知與會人員結算時間地點—清點費用支出發(fā)票—核實發(fā)票—填寫報銷單、將發(fā)票貼于報銷單背面—請領導簽字—到財務部門報銷—與相關部門及人員結清費用管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（1）提早做好與會者車、船、飛機票的登記預訂工作1）應根據(jù)會期長短、外地與會人數(shù)多少等實際情況，及早安排好外地與會人員的返程事宜。2）要事先了解外地與會人員對時間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿。3）一般情況下要按先遠后近的次序安排返程機票、車票的預訂事宜。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材4）屆時應編制與會者離開的時間表，安排好送行車輛，派人將外地與會人員送到機場、車站、港口，待他們乘坐的交通工具起程后再返回。（2）幫助與會者提前做好返程準備1）提醒與會者及時歸還向主辦方或會議駐地單位借用的各種物品。2）提醒與會者及時與會務組結清各種賬目，開好發(fā)票收據(jù)。3）幫助與會者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。4）準備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。5）幫助部分與會者托運大件物品。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材4.整理、編寫會議紀要（1）會議紀要的種類1）辦公會議紀要2）工作會議紀要3）協(xié)調(diào)會議紀要4）研討會議紀要（2）會議紀要的內(nèi)容1）會議情況簡述包括召開會議的根據(jù)、目的、時間、地點、與會人員、會議討論的問題以及會議的成果。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材2）對會議主要精神的闡發(fā)這是會議紀要的主體部分。（3）會議紀要的擬寫要求1）實事求是，忠于會議實際2）內(nèi)容要集中概括，去蕪取菁，提煉歸納3）要有條理，眉目清楚，使人一目了然（4）印制并分發(fā)給有關部門有關人員或歸檔保存管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（1）反饋的原則反饋信息，第一要迅速及時。第二要真實準確。第三要對堵塞言路、阻止反饋的言行認真對待和處理，使反饋渠道保持暢通無阻。（2）反饋的重點主要是妨礙會議決策落實活動中的各種信息。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（3）反饋的形式可以通過座談會、和問卷等形式（4）反饋會議信息的要求1）會議的信息反饋要注意點面結合，正負反饋結合，不僅要看到成就，更要收集會議未能有效解決的問題和議而未決的事項。2）會議信息反饋的目的要明確，要看服務對象。3）充分重視會議的反饋信息溝通，正、負反饋都要力求做到適時、適量、適度。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（1）會議工作總結要根據(jù)崗位責任制和工作任務書的內(nèi)容，逐條對照檢查?？偨Y工作的方法是：1）檢查會議目標的實現(xiàn)情況2）檢查各個小組的分工執(zhí)行情況3）將員工自我總結和集體總結相結合4）以總結經(jīng)驗、激勵下屬、提高工作水平為目的管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（2）決定會議效果的主要因素：1）是否具有召開會議的必要2）會議準備是否充分3）議程是否科學合理4）主持人的能力水平5）是否嚴格控制了會議人數(shù)6）與會人數(shù)是否達到了有效交流信息并形成有效決議的最低限度管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（1）加強會議組織工作部門的建設，提高會議組織人員的素質(zhì)和工作效率，樹立良好的形象，取得各方面的信任。（2）注重調(diào)查研究，廣泛收集各方面的信息。（3）爭取領導同志的理解、信任和支持。（4）充分發(fā)揮各相關工作部門的作用。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（5）顧全大局，求同存異，協(xié)調(diào)一致。（6）建立良好的人際關系。（7）善于將原則性與靈活性結合起來。（8）遇到問題，耐心細致，沉著冷靜，穩(wěn)重行事。（9）注意留有余地。（10）協(xié)調(diào)之后注意及時抓落實。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（1）會議時間的安排與協(xié)調(diào)（2）會議地點的安排與協(xié)調(diào)（3）與會人員的安排與協(xié)調(diào)（4）關于議題的安排與協(xié)調(diào)（5）與外部交通、供電、供水、商業(yè)等部門的協(xié)調(diào)管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（1）會議主持人對會場的控制主持人的責任具體包括以下幾個方面：1）會前。確定以下各項：會議的目的、議事日程、與會人員、召開會議的時間和地點、會議種類和應散發(fā)的文字材料。2）會間。創(chuàng)造和諧的會議氣氛、宣布開會、控制議程、鼓勵討論、總結發(fā)言、控制人員發(fā)言、做出決議、確定行動和責任、宣布閉會。3）會后。回顧會議情形，評價會議進展情況和結果，確信全體會議成員均已理解會議內(nèi)容。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（2）采取有效手段控制會場氣氛1）主持人要提前到達會場，當會議參加者進入會場時要與他們打招呼，并能與他們進行短時間的非正式交談。2）開會時間要準時，不要因為個別人對會議的冷漠態(tài)度或尚未到場，而耽誤大家的時間。3）會議開始后，首先要簡明扼要地引出主題，說明討論目的，使每一個與會者都明白會議要達到什么結果。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材4）會議進程中，要使每一個會議成員對會議的成功具有責任感。5）在某一段時間里，要集中討論一個議題，保證大家輪流充分發(fā)表自己的見解。6）對已表述的觀點及時加以概括總結，引導會議進展。7）當討論偏離主題時，主持人需提請大家緊扣主題。8）當會場出現(xiàn)混亂，應保持鎮(zhèn)靜，及時采取措施結束混亂狀態(tài)，切不可自由放任。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材（3）輔助引導會議的進程，促使會議決議的有效形成1）引導會議進程的方法：①會議召開之前，須認真研讀有關文件材料，了解議題和議程，了解與會者的構成情況及基本意見傾向。②明確會議開始和結束的時間，準時開會和散會。③會議較長時，應建議安排短暫的休息并掌握好時機。管理秘書實務（第二版）21世紀公共管理系列教材④在參與組織討論時，應建議規(guī)定討論與不討論的界限。