《零星后勤物資采購管理制度》

【零星后勤物資選購 管理制度】制度概況制度編號版本編號生效日期2015-01-01密級程度■一般□隱私□機密□絕密目的為指導(dǎo)日常后勤物資選購 ，完善選購 流程、規(guī)范選購 行為，確保后勤物資選購 滿意申請需求，特制定本制度。適用范圍集團總部、各省公司、各分撥中心。版本優(yōu)化緣由與內(nèi)容新制訂主送抄送主送抄送部門/區(qū)域崗位部門/區(qū)域崗位總部各中心/負責人總部各中心/全體人員各省公司、各分撥中心負責人各省公司、各分撥中心全體人員相關(guān)制度或流程擬制部門人力行政中心--行政部擬制人鄧亦云目錄一、制度正文··································································1第一章總則·······························································11.0目的·······························································12.0范圍·······························································13.0定義·······························································13.1選購 ·······························································13.2供應(yīng)商··························································13.3零星后勤物資····················································14.0職責·······························································14.1運用部門····························································14.2選購 專員···························································1其次章詳細內(nèi)容···························································11.0選購 申請······················································12.0選購 審核····························································23.0選購 辦理···························································24.0入庫辦理··························································25.0物品領(lǐng)用··························································26.0盤點·······························································3第三章授權(quán)事項·························································21.0零星后勤物資選購 事項授權(quán)··········································32.0選購 費用報銷授權(quán)···················································4第四章附則·····························································4二、例外·····································································4三、說明·····································································4四、引用································································4五、附錄······································································5零星后勤物資選購 管理制度一、制度正文第一章總則1.0目的為指導(dǎo)日常后勤物資選購 工作，完善選購 流程、規(guī)范選購 行為，確保后勤物資選購 滿意申請需求，特制定本制度。2.0范圍適用于集團總部、各省公司、各分撥中心。3.0定義3.1選購 ：指通過市場或其他渠道，以貨幣或其他交易形式購買產(chǎn)品、服務(wù)或其他資源，以滿意自身需求的活動。廣義的選購 活動包括尋價、比價、訂單確認、供貨、款項支付、安裝、調(diào)試以及售后服務(wù)等多個環(huán)節(jié)。3.2供應(yīng)商：指干脆或間接向購買者供應(yīng)產(chǎn)品、服務(wù)或其他資源的供貨方。它可以是企業(yè)、個人或以其他形式存在的機構(gòu)。3.3零星后勤物資：在本公司指員工食堂、宿舍、會議、保安、保潔、消防、辦公、福利、行政車輛、文娛活動、電工電料或設(shè)施/設(shè)備維護等所運用的單個或少量的、價格低、金額小的物資，包括用品、工具、耗材、獎品、禮品、水果、低易品、裝飾品、飲用水、修理件等。4.0職責：4.1運用部門：負責填寫后勤物資選購 申請單，按規(guī)定辦理領(lǐng)用手續(xù)。4.2選購 專員：負責供應(yīng)商甄選、尋價、比價，按選購 申請實施選購 行為、辦理入庫及財務(wù)報銷手續(xù)等。其次章詳細內(nèi)容1.0選購 申請1.1運用部門有后勤物資需求時，首先在SOA系統(tǒng)中提交“物料領(lǐng)用流程”，經(jīng)批準后到物料倉庫領(lǐng)取。一般狀況下，省公司、分撥中心辦公類用品由總部資產(chǎn)管理部門通過系統(tǒng)統(tǒng)一配發(fā)。1.2對于無法通過倉庫干脆領(lǐng)用的后勤物資，由運用部門填寫《后勤物資選購 申請單》（須注明用途、數(shù)量、要求到貨日期等），經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準后，遞交給行政部（綜合管理部）申請選購 。如運用部門對所申請的物資有特別要求的，應(yīng)明確其詳細要求或供應(yīng)樣品給選購 人員作為參照。1.3對于屬于固定資產(chǎn)類、備品備件類的零星物資，應(yīng)分別通過SOA系統(tǒng)提交“資產(chǎn)申請流程”、“備品備件申購流程”辦理，而不能按后勤物資選購 申請流程辦理。1.4原則上，公司不得未經(jīng)申請而擅自選購 ，嚴禁“先斬后奏”的行為。如遇緊急狀況可通過電話說明原由提出口頭申請，但在事后必需剛好補充提交選購 申請單。2.0選購 審核2.1總部各部門的“后勤物資選購 申請單”由行政部負責人審核；省公司、分撥中心的“后勤物資選購 申請單”審核參照授權(quán)文件執(zhí)行（《關(guān)于人力行政費用申請與報銷對分子公司授權(quán)的通知》）。2.2審核關(guān)鍵點主要為：正值性、用途、數(shù)量、價格和要求到貨日期等，對審核有異議的，應(yīng)剛好與申請人溝通、說明，并達成一樣看法。3.0選購 辦理3.1選購 人員應(yīng)具備良好的職業(yè)操守，秉持“節(jié)約”和“公司利益第一”思想執(zhí)行選購 。3.2在實施選購 時，應(yīng)本著5R（適質(zhì)、適量、適價、適時、適地）的原則，確保選購 的物資質(zhì)量牢靠、物美價廉。3.3對于選購 頻率較高、用量較大的后勤物資，應(yīng)實行選擇固定供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商的方式進行合作。對供應(yīng)商的選擇應(yīng)考量其質(zhì)量、數(shù)量、付款方式、稅點、供貨價格、供貨方式、供貨周期、售后服務(wù)等多個方面。3.4合格供應(yīng)商資格的確定應(yīng)邀請運用部門、財務(wù)部門等共同參照評審結(jié)果確定，并定期對其進行再評估。對出現(xiàn)重大質(zhì)量問題或不符合時，應(yīng)對其資格重新評審或者取消其合格供應(yīng)商資格。3.5對于已確定合格供應(yīng)商資格的，可以簽訂選購 合同。對于供應(yīng)商的報價，應(yīng)定期進行再評估。3.6對單個金額≥500元、或批量金額≥3000元的后勤選購 事項，應(yīng)以比價表的形式進行會簽，最終按會簽結(jié)果執(zhí)行（在同等條件下，以最具優(yōu)勢的價格選購 ）。4.0入庫辦理4.1全部經(jīng)選購 的后勤物資，必需由選購 人員辦理入庫手續(xù)，入庫經(jīng)手人必需根據(jù)選購 申請單、發(fā)票、實物進行核對、驗收，在確保一樣時才能辦理入庫，并照實登記“后勤物資選購 入庫/領(lǐng)用臺帳”。4.2入庫經(jīng)手人在辦理物品入庫驗收時，如發(fā)覺所選購 的物品與申請不符、或存在其他質(zhì)量問題時有權(quán)拒收，同時剛好告知選購 人進行調(diào)換或退貨。4.3辦理入庫時，必需確保物品數(shù)量精確無誤、包裝物完整以及相關(guān)資料齊全。最終由入庫經(jīng)手人在入庫單上簽字確認后方視為入庫完畢。5.0物品領(lǐng)用5.1全部物資必需辦理領(lǐng)用后手續(xù)才能運用，嚴禁“未入庫、先領(lǐng)用”的現(xiàn)象。5.2在辦理領(lǐng)用時，領(lǐng)用人應(yīng)在現(xiàn)場對申領(lǐng)的物品進行清點、并檢驗外觀、質(zhì)量、型號等是否符合，確認無誤后，領(lǐng)用人在“后勤物資選購 入庫/領(lǐng)用臺帳”上簽字確認。5.3對于“以舊換新”的物品，在領(lǐng)用時必需“交舊領(lǐng)新”，否則相關(guān)人員有權(quán)拒發(fā)。6.0盤點6.1全部的物資，應(yīng)按月進行盤點，詳細參照“后勤物資盤點表”。6.2對于盤點中出現(xiàn)的盤盈、盤虧，應(yīng)由盤點人進行書面的說明。當盤盈、盤虧金額≥1000元時，必需上報中心負責人。6.3對于重大盤虧事務(wù)，應(yīng)對相關(guān)責任人進行經(jīng)濟懲罰并追償相關(guān)物品。第三章授權(quán)事項1.0零星后勤物資選購 事項授權(quán)申請事項選購 要求流程審批節(jié)點1.伙食類(含食材/調(diào)味品/燃氣)1.各省每月10日前提交伙食費安排總額，按11元/人/天*用餐人數(shù)*天數(shù)計算，安排由省總審批，報總部備案；2.超標/例外狀況提交總部審批；3.實行備用金形式(按11元/人/天*用餐人數(shù)*3天)。分撥/省提報月度安排到總部分子公司綜合管理部備案省/分撥：分撥綜合管理員-分撥綜合負責人-分撥財務(wù)負責人-分撥負責人-省綜合負責人-省財務(wù)負責人-省總超標準/例外狀況：省總-總部分子公司綜合管理部負責人-人力行政中心負責人-副總裁2.福利及員工獎品類(含部門活動經(jīng)費類物品選購 )1.制度標準內(nèi)由省總批；2.超標準提交總部批準(最高需副總裁或以上領(lǐng)導(dǎo)批準)。3.員工獎品類別：文娛頒獎、體育競技獎、培訓(評優(yōu))達標、其他；4.獎品單筆≤2000元由省總批準，全年不超出四次，超額或超次數(shù)向總部申請。福利及活動經(jīng)費類：分撥綜合管理員-分撥綜合負責人-分撥財務(wù)負責人-分撥負責人-省綜合負責人-省財務(wù)負責人-省總-（超標準）總部分子公司綜合管理部負責人-人力行政中心負責人-副總裁-總裁（省總權(quán)限范圍簽批的申請報總部分子公司綜合管理部備案）員工獎品類：分撥綜合管理員-分撥綜合負責人-分撥財務(wù)負責人-分撥負責人-省綜合負責人-省財務(wù)負責人-省總-（超標準）總部分子公司綜合管理部負責人-人力行政中心負責人-副總裁-總裁3.后勤基建修理類(含工具、配件)1.單筆≤1500元由省總批準；2.1500<單筆≤5000元由人力行政中心負責人批準；3.總價超出5000元的按流程提交至“工程項目部”或管理工程中心“辦理；4.總部巡查核實同類修理多次發(fā)生的真實性。分撥/?。悍謸芫C合管理員-分撥綜合負責人-分撥財務(wù)負責人-分撥負責人-省綜合負責人-省財務(wù)負責人-省總(≤1500)-總部分子公司綜合管理部負責人-人力行政中心負責人(1500<M≤5000)-工程項目部或管理工程中心辦理（M>5000）（省總權(quán)限范圍簽批的申請報總部分子公司綜合管理部備案）4.消防類配置標準（器材、面積、數(shù)量）報總部分子公司綜合管理部批打算案。（消防配備標準：25平米1組滅火器2個，4KG干粉）分撥/?。悍謸芫C合管理員-分撥綜合負責人-分撥財務(wù)負責人-分撥負責人-省綜合負責人-省財務(wù)負責人-省總-（備案）總部分子公司綜合管理部5.后勤物資(含外協(xié)修理配件/操作/辦公/物業(yè)/文體/宿舍配置等）1.單筆≤1000元由省總批準；2.1000<單筆≤5000元由人力行政中心負責人批準；3.總價超出5000元的按選購 資產(chǎn)中心管控模式辦理；4.總部巡查核實分子公司后勤物資“收發(fā)存“真實性及大數(shù)據(jù)管控。分撥/?。悍謸芫C合管理員-分撥綜合負責人-分撥財務(wù)負責人-分撥負責人-省綜合負責人-省財務(wù)負責人-省總(≤1000)-總部分子公司綜合管理部負責人-人力行政中心負責人(1000<M≤5000)-選購 資產(chǎn)管理中心（M>5000）（省總權(quán)限范圍簽批的申請報總部分子公司綜合管理部備案）2.0選購 費用報銷授權(quán)員工食堂菜金1、費用報銷單；2、伙食費選購 明細單；3、涉及油、米等大金額須要開具發(fā)票說明：（1）報銷需在申請的月度總額內(nèi)。（2）超出總額，由經(jīng)辦部門補申請，總部簽批后做附件。分撥/?。壕C合管理員-綜合負責人-財務(wù)負責人-(分撥中心負責人)-省總總部：人力行政中心經(jīng)辦人-提交部門（三級）負責人-提交部門（二級）負責人-人力行政中心負責人節(jié)假日福利1、費用報銷單；2、標準文件；3、合同/協(xié)議；5、一般發(fā)票；6、如涉及福利選購 ，還需供應(yīng)相關(guān)清單明細；7.員工福利品領(lǐng)用簽收單說明：（1）事項申請需有申請額度,報銷額度需在申請范圍內(nèi)。（2）超標準，由經(jīng)辦部門補申請，總部簽批后做附件。分撥/?。荷暾埐块T經(jīng)辦人-提交部門負責人-財務(wù)負責人-（分撥中心負責人）-（單次≤50000）省總-（單次＞50000）總部對應(yīng)職能部門負責人（一級部門）-高級副總裁總部：申請部門經(jīng)辦人-提交部門負責人（三級部門）-提交部門負責人（二級部門）-（單次≤20000）提交部門負責人（一級部門）-（單次≤2000）人力行政中心負責人-（20000＜單次≤50000）財務(wù)副總裁-（單次＞50000）高級副總裁嘉獎員工的獎品1、費用報銷單；2、需求部門申請單；3、增值稅專用發(fā)票（此處應(yīng)根據(jù)實際業(yè)務(wù)性質(zhì)，區(qū)分發(fā)票性質(zhì)）；4、選購 清單；5、需求部門簽收單。說明：（1）報銷需在申請范圍內(nèi),超出申請范圍,需補申請（2）超標準，由經(jīng)辦部門補申請，總部簽批后做附件。分撥/省：申請部門經(jīng)辦人-提交部門負責人-財務(wù)負責人-(分撥中心負責人)-（單次≤2000）省總-（2000＜單次≤5000）總部對應(yīng)職能部門負責人（一級部門）-財務(wù)副總裁-（