員工人事檔案管理制度

員工人事檔案管理制度員工人事檔案管理制度一、前言為進(jìn)一步加強(qiáng)我公司的人事管理工作，規(guī)范員工人事檔案管理，加強(qiáng)員工的履職本領(lǐng)，特訂立本制度。二、適用范圍本制度適用于我公司全體員工。三、崗位責(zé)任1.人力資源部門：（1）訂立公司人事檔案管理的制度和流程，定期對(duì)員工檔案進(jìn)行審核和歸檔工作；（2）對(duì)員工檔案進(jìn)行保管，并做好檔案的防火、防盜等措施，確保檔案的安全完整；（3）認(rèn)真檢查和核實(shí)員工的資格和背景，確保員工的錄用和轉(zhuǎn)正符合公司的要求；（4）執(zhí)行公司關(guān)于人事檔案的保密政策，嚴(yán)格掌控檔案信息的發(fā)布和使用。2.部門經(jīng)理：（1）嚴(yán)格執(zhí)行公司的聘請(qǐng)、錄用、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等制度，確保員工的素養(yǎng)和本領(lǐng)符合公司的要求；（2）認(rèn)真填寫員工的個(gè)人檔案、工作檔案等材料，并適時(shí)將其歸檔；（3）嚴(yán)格保守員工的個(gè)人信息和相關(guān)資料，不泄露員工的隱私。3.員工：（1）照實(shí)填寫、提交個(gè)人檔案和工作檔案等相關(guān)材料，適時(shí)更新本身的信息；（2）保護(hù)本身的個(gè)人隱私，嚴(yán)格掌控個(gè)人信息的使用和泄露。四、檔案管理流程（一）入職1.新員工在入職時(shí)，需填寫完整的個(gè)人信息，包括聯(lián)系方式、家庭住址等；2.員工需要供給身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、工作證明等證件、證明文件，由人力資源部門核實(shí)后存入個(gè)人檔案中；3.人力資源部門將新員工的檔案制成電子檔和紙質(zhì)檔，存入人事檔案室，同時(shí)對(duì)其個(gè)人信息進(jìn)行保護(hù)；4.新員工簽訂勞動(dòng)合同后，人力資源部門將勞動(dòng)合同歸檔到員工檔案中。（二）轉(zhuǎn)正1.具備轉(zhuǎn)正條件的員工，須經(jīng)部門經(jīng)理提出申請(qǐng)，人力資源部門審核通過后方可辦理；2.員工的個(gè)人檔案、工作檔案中需包含轉(zhuǎn)正申請(qǐng)和審核看法的記錄；3.轉(zhuǎn)正后，員工的勞動(dòng)合同將由人力資源部門重新簽訂，歸檔到檔案中。（三）升職1.面對(duì)內(nèi)部聘請(qǐng)崗位的員工，應(yīng)提出升職申請(qǐng)，經(jīng)部門經(jīng)理審核通過后，報(bào)人力資源部門審批；2.審批通過后，應(yīng)在員工檔案中記錄認(rèn)真的升職變化情況，包括升職申請(qǐng)、面試情況、考核信息、審批看法等；3.對(duì)于升職后的員工，其檔案中應(yīng)記錄認(rèn)真的薪酬變化情況、升職后的崗位職責(zé)和工作目標(biāo)等。（四）離職1.員工離職后，上交的各類證件、警察證明、社保證明等材料由人力資源部門存入員工檔案中；2.對(duì)于被辭退或離職的員工，應(yīng)在檔案中記錄辭退或離職的原因、時(shí)間等信息；3.地點(diǎn)布置、資產(chǎn)歸還、工資福利結(jié)算、按時(shí)赴港等必需依照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，全部工作最后歸檔到員工檔案中。五、檔案保管1.個(gè)人檔案、工作檔案等紙質(zhì)材料應(yīng)存放在特定柜子中，定期查看并防火、防盜；2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司專用檔案庫，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和突發(fā)情況的應(yīng)急處置；3.公司員工可以查看本身的個(gè)人檔案和工作檔案，但不能刪除和篡改；4.公司嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，嚴(yán)禁泄露員工的隱私信息。六、檔案查詢1.員工可以查詢本身的個(gè)人檔案和工作檔案，但需提出申請(qǐng)并經(jīng)過審批；2.部門經(jīng)理可以查看本部門員工的個(gè)人檔案、工作檔案等信息；3.不屬于員工和部門經(jīng)理的其他人員要查詢員工檔案，必需經(jīng)過人力資源部門的授權(quán)，并符合公司的保密制度。七、檔案保管期限1.員工檔案需長(zhǎng)期保留，不得盲目銷毀或丟棄；2.工作檔案可依據(jù)不憐憫況保留不同的時(shí)間，保留期限在1年至5年之間；3.原件存檔有條件的材料可以科學(xué)技術(shù)手段掃描把原紙件轉(zhuǎn)換為電子件另行存儲(chǔ)。八、本制度的修改1.當(dāng)人事管理工作發(fā)生變化時(shí)，本制度將進(jìn)行相應(yīng)的修改；2.任何人員對(duì)本制度的修改，須提出書面申請(qǐng)，并經(jīng)過公司管理層的審批。九、結(jié)語本制度的實(shí)施，有助于規(guī)范員工的管理