建工學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理辦法

———建工學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理辦法

建工學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理辦法

為了加強(qiáng)我院會(huì)計(jì)檔案的管理，確保財(cái)務(wù)信息安全和完整，特制定本辦法，請(qǐng)認(rèn)真執(zhí)行。

一、數(shù)據(jù)資料管理與保管

計(jì)算機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會(huì)計(jì)檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊(cè)、報(bào)表，應(yīng)按有關(guān)財(cái)會(huì)制度使用、保管。

⒈現(xiàn)金、銀行存款日記帳的輸出及保管。

現(xiàn)金、銀行存款收付業(yè)務(wù)要做到日清月結(jié)?，F(xiàn)金、銀行存款記帳憑證一律由出納員加蓋個(gè)人印章并在所附原始憑證加蓋現(xiàn)金收(付)訖和轉(zhuǎn)賬訖。當(dāng)日工作結(jié)束后打印出現(xiàn)金、銀行存款日記帳頁，由出納人員核對(duì)現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在賬頁上蓋章，銀行存款每月要由非出納人員編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，經(jīng)主管負(fù)責(zé)人審核無誤后，由出納和主管負(fù)責(zé)人簽字蓋章，按月編頁碼裝訂成冊(cè)，加蓋封印。年終將各月現(xiàn)金日記帳按規(guī)定順序裝訂成冊(cè)，加蓋封印妥善保管。

⒉記帳憑證的保管

記帳憑證主要是指機(jī)制憑證，經(jīng)審核制單人員審核原始憑證無誤后輸入計(jì)算機(jī)，并加蓋會(huì)計(jì)主管、記賬員(輸入)、出納員、制單審核人名章及經(jīng)辦人(領(lǐng)、交款人)簽字確認(rèn)。當(dāng)日工作結(jié)束，記帳憑證需經(jīng)復(fù)核人員稽核無誤蓋章后，連同科目匯總表一起按規(guī)定裝訂成冊(cè)，妥善保管。

⒊科目匯總表、賬戶余額表、賬簿打印時(shí)間

⑴現(xiàn)金及銀行存款日記帳每天打印。

⑵銀行存款余額調(diào)節(jié)表每月由非出納人員編制一次。

⑶總分類賬、各明細(xì)科目余額表每月打印一次。

⑷記帳憑證(包括現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證)的科目匯總表每日打印一次，并同該日記帳憑證一起裝訂。

⑸會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表，按管理要求和時(shí)間打印輸出，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核無誤后簽字生效。

⒋其他

由機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印，并要求操作人員和財(cái)務(wù)主管在打印輸出的賬頁上簽字蓋章。

二、數(shù)據(jù)備份管理

⒈由于會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)的重要性，當(dāng)日數(shù)據(jù)必須當(dāng)日進(jìn)行備份。

⒉在日常工作中，準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用，每張軟盤采取隔日備份的方法，以避免意外和人為錯(cuò)誤造成對(duì)工作的干擾。

⒊需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。

⒋計(jì)算機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報(bào)表等，按月做兩套軟盤備份，或在兩臺(tái)以上計(jì)算機(jī)中備份，備份軟盤應(yīng)交會(huì)計(jì)檔案保管人員分別放置不同地方妥善保管，并注意防火、防磁、防潮、防塵。

三、會(huì)計(jì)檔案管理

財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)檔案的管理由財(cái)務(wù)處長指定專人負(fù)責(zé)，并建立檔案登記清冊(cè)，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的存檔、借閱、移交等相關(guān)事項(xiàng)。

⒈會(huì)計(jì)檔案存檔必須辦理相關(guān)手續(xù)，打印輸出的憑證帳冊(cè)、報(bào)表，必須有會(huì)計(jì)主管的簽章才能存檔保管。

⒉為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份軟盤必須貼上保護(hù)標(biāo)簽，裝入磁盤盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。

⒊由打印輸出的憑證、帳冊(cè)、報(bào)表等書面形式的會(huì)計(jì)檔案，按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和方式管理。

⒋隨計(jì)算機(jī)配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件和以上軟件的備份磁盤，作為會(huì)計(jì)檔案按規(guī)定保管。

⒌各類會(huì)計(jì)檔案的查詢、借閱，必須經(jīng)過會(huì)計(jì)主管審批同意并簽章，填寫檔案借閱登記清冊(cè)。如果對(duì)備份磁盤的操作可能危及該盤的完整性，應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。

⒍必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀損數(shù)據(jù)文件、賬冊(cè)、備份磁盤等行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。

⒎會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)處移交給學(xué)院檔案室后，其管理辦法按照《學(xué)院檔案管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

edit：.

篇2:集團(tuán)公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法

1.目的

為了加強(qiáng)集團(tuán)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案工作制度，更好地為集團(tuán)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算服務(wù)，以保證財(cái)務(wù)核算資料的安全完整，特制定本辦法。

2.應(yīng)用范圍

本制度適用于集團(tuán)各職能部門及各子公司。

3.職責(zé)

3.1集團(tuán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)集團(tuán)總部及集團(tuán)所屬各子公司財(cái)務(wù)核算檔案的使用與保管工作，必須保證財(cái)務(wù)檔案的安全完整。

3.2因保管需要，財(cái)務(wù)部需定期將財(cái)務(wù)檔案移交總裁辦檔案室，檔案室要保證財(cái)務(wù)檔案的安全，并隨時(shí)保證財(cái)務(wù)部門的查詢語調(diào)檔。

4.具體規(guī)定

4.1會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)核算業(yè)務(wù)的重要史料和依據(jù)。集團(tuán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理工作。

4.2集團(tuán)財(cái)務(wù)部各子公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員對(duì)本公司的財(cái)務(wù)核算資料，必須按照會(huì)計(jì)歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)。當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了，可暫由低柜架擺放，超過一年以上的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放到高柜架擺放。三年以上的會(huì)計(jì)檔案，全部移交到集團(tuán)總裁辦的檔案庫保管，并辦理規(guī)定的交接手續(xù)。

4.3檔案部門對(duì)接收保管的會(huì)計(jì)檔案，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)保管，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的裝訂，個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同原財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。檔案管理人員必須對(duì)所管檔案進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便，同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

4.4會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時(shí)，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，必須經(jīng)上級(jí)主管批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊(cè)，由財(cái)務(wù)部門派專人攜帶隨同辦理，借出檔案必須在當(dāng)日歸還，次日再借。

4.5各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)起特點(diǎn)，分為永久、定期二類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

4.6會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案部門提出銷毀意見，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，并報(bào)集團(tuán)董事會(huì)同意后方可實(shí)施銷毀。

4.7監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案以前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章，并將銷毀情況向集團(tuán)董事會(huì)報(bào)告。

4.8會(huì)計(jì)檔案保管期限規(guī)定如下：

4.8.1會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證和匯總憑證保管期限15年;其中涉及外事的會(huì)計(jì)憑證永久保存。

4.8.2銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限3年。

4.8.3會(huì)計(jì)賬簿：日記賬、明細(xì)賬、總賬輔助賬簿保管期限15年