外貿(mào)企業(yè)ERP業(yè)務(wù)流程與控制體系設(shè)計(jì)

外貿(mào)企業(yè)ERP業(yè)務(wù)流程與控制體系設(shè)計(jì)

ERP系統(tǒng)是大型的綜合管理信息系統(tǒng)，幾乎涵蓋了企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理的所有方面，ERP系統(tǒng)的實(shí)施必然對(duì)企業(yè)原有的管理機(jī)制、控制流程等產(chǎn)生全面的影響，基于外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的需要，全面或在一定范圍內(nèi)采用ERP系統(tǒng)加強(qiáng)企業(yè)管理已成為一種必然。企業(yè)管理以財(cái)務(wù)管理為中心，因此將企業(yè)財(cái)務(wù)管理思想與ERP系統(tǒng)的流程緊密結(jié)合、提升企業(yè)內(nèi)控水平成為ERP系統(tǒng)實(shí)施的主要目標(biāo)。本文著重于從ERP系統(tǒng)的流程設(shè)計(jì)出發(fā)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)施經(jīng)驗(yàn)探討在ERP環(huán)境下外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制體系的構(gòu)建。一、基礎(chǔ)流程規(guī)劃ERP系統(tǒng)實(shí)施是一個(gè)長(zhǎng)期的分階段的過(guò)程，在當(dāng)前各外貿(mào)業(yè)務(wù)的ERP系統(tǒng)實(shí)施中，基本處于整合當(dāng)前企業(yè)資源的第一階段，業(yè)務(wù)與管理流程的整合是這一階段的首要任務(wù)。對(duì)外貿(mào)企業(yè)而言，ERP系統(tǒng)實(shí)施的流程主要涵蓋了外貿(mào)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)管理、人力資源、企業(yè)辦公、決策支持等，其中在ERP實(shí)施第一階段處于核心地位是外貿(mào)業(yè)務(wù)流程與財(cái)務(wù)管理流程的整合，其整合的質(zhì)量直接影響到信息系統(tǒng)一體化運(yùn)作的效率，也是未來(lái)提升企業(yè)管理能力的基礎(chǔ)。(一)外貿(mào)業(yè)務(wù)流程規(guī)劃外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，因經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品、客戶、地區(qū)的不同，會(huì)有一些差異，但依然有較多的共性。一般而言，外貿(mào)業(yè)務(wù)包含報(bào)價(jià)、成交、簽訂外銷(xiāo)合同、組織貨源、簽訂生產(chǎn)(或采購(gòu))合同、生產(chǎn)或采購(gòu)、成品出入庫(kù)、儲(chǔ)運(yùn)報(bào)關(guān)、資金收付、核銷(xiāo)、退稅等過(guò)程。上述流程的組織及管理，不同企業(yè)有不同的側(cè)重點(diǎn)。外貿(mào)企業(yè)不同于生產(chǎn)企業(yè)，其業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)受客戶、地區(qū)影響較大，系統(tǒng)中過(guò)于體現(xiàn)細(xì)節(jié)將難以適應(yīng)未來(lái)業(yè)務(wù)的發(fā)展變化。因此，在外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程規(guī)劃中，依據(jù)財(cái)務(wù)管理與風(fēng)險(xiǎn)控制的需要，在業(yè)務(wù)流程中選取了合同簽訂、生產(chǎn)與采購(gòu)、儲(chǔ)運(yùn)報(bào)關(guān)、資金收付作為業(yè)務(wù)流程的重要節(jié)點(diǎn)，進(jìn)行較為細(xì)致的規(guī)劃與設(shè)計(jì)，以下筆者以所在企業(yè)業(yè)務(wù)流程為例，簡(jiǎn)要進(jìn)行介紹。1.報(bào)價(jià)成交外貿(mào)業(yè)務(wù)的起點(diǎn)具有一定的模糊性，一般以報(bào)價(jià)成交開(kāi)始，也有跳過(guò)該過(guò)程直接以簽署合同開(kāi)始的。基于此，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程規(guī)劃中僅僅將報(bào)價(jià)、成交過(guò)程作為一個(gè)業(yè)務(wù)人員用于輔助測(cè)算的工具，并不作硬性的條款與審核控制，系統(tǒng)為業(yè)務(wù)人員報(bào)價(jià)提供匯率、退稅率、歷史成交與采購(gòu)信息、費(fèi)用水平預(yù)測(cè)等資料輔助決策。如某報(bào)價(jià)經(jīng)客戶同意而成交，則該部分?jǐn)?shù)據(jù)可為后續(xù)流程所使用，否則僅僅作為歷史數(shù)據(jù)存檔備查。2.外銷(xiāo)合同外銷(xiāo)合同決定了外貿(mào)業(yè)務(wù)的銷(xiāo)售價(jià)格與數(shù)量，ERP系統(tǒng)中的外銷(xiāo)合同，包含了實(shí)際業(yè)務(wù)中和外商簽署的實(shí)際出口合同信息與相關(guān)的成本測(cè)算信息，系統(tǒng)中資金和物流控制，均以此為基礎(chǔ)。因此業(yè)務(wù)人員必須錄入真實(shí)合同中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，如客戶、貿(mào)易國(guó)別、價(jià)格條件、付款方式、付款計(jì)劃、合同金額、采購(gòu)明細(xì)預(yù)算等。為提高效率，業(yè)務(wù)重點(diǎn)數(shù)據(jù)必須錄入，后續(xù)控制所需數(shù)據(jù)可稍后補(bǔ)錄。依據(jù)合同數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出該合同項(xiàng)下盈虧指標(biāo)，按審批權(quán)限遞交審批，合同必須經(jīng)過(guò)審批后方能生效并提交簽署，對(duì)部分符合預(yù)設(shè)條件的合同，系統(tǒng)設(shè)定自動(dòng)審批通過(guò)。合同條款變更時(shí)，必須修改合同信息重新提交審批。此處合同管理實(shí)際是對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)管理中的“事前預(yù)算”部分，依據(jù)該部分內(nèi)容系統(tǒng)按合同與具體款號(hào)商品生成盈虧預(yù)測(cè)表，涵蓋按商品計(jì)算的利潤(rùn)指標(biāo)，后續(xù)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)均以此為基礎(chǔ)進(jìn)行審核與控制。3.組織生產(chǎn)與采購(gòu)?fù)赓Q(mào)企業(yè)生產(chǎn)組織與物料采購(gòu)所需一切單據(jù)，均須以外銷(xiāo)合同為基礎(chǔ)生成。業(yè)務(wù)部門(mén)提出物料采購(gòu)的建議供貨方與價(jià)格，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)具體采購(gòu)，并登記料件入庫(kù)、耗用、商檢、測(cè)試、交期等信息形成物料采購(gòu)流程信息，反饋業(yè)務(wù)人員以供安排生產(chǎn)或出運(yùn)。同時(shí)依據(jù)建議采購(gòu)量、采購(gòu)與實(shí)際采購(gòu)的價(jià)差、交期延誤率等指標(biāo)形成采購(gòu)部門(mén)的考核數(shù)據(jù)。采購(gòu)過(guò)程中的價(jià)格與數(shù)量及其耗用信息全程均由系統(tǒng)按外銷(xiāo)合同信息進(jìn)行比對(duì)，如超出合同預(yù)算的合理范圍即發(fā)出預(yù)警信息，并要求必須提交審批，該部分的控制對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)管理中的“事中控制”。4.成品出入庫(kù)基于外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，成品出運(yùn)實(shí)際為由供貨商直送碼頭，事實(shí)上并不存在真正的出入庫(kù)過(guò)程，因此該部分在系統(tǒng)中以登記相關(guān)信息，打印出運(yùn)所需單據(jù)為主，并不作審核控制。5.儲(chǔ)運(yùn)報(bào)關(guān)該部分主要為單儲(chǔ)部門(mén)依據(jù)業(yè)務(wù)信息制單及復(fù)核業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，儲(chǔ)運(yùn)報(bào)關(guān)流程中單據(jù)處于核心地位，其準(zhǔn)確性決定了業(yè)務(wù)后續(xù)事項(xiàng)的順利與否。故而在此節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)強(qiáng)化了數(shù)據(jù)核查與流程管理，保證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與單證數(shù)據(jù)、實(shí)際數(shù)據(jù)的一致性、準(zhǔn)確性，并對(duì)報(bào)關(guān)、收匯等單據(jù)建立分類(lèi)跟蹤預(yù)警體系，形成儲(chǔ)運(yùn)進(jìn)程、單據(jù)流程的一覽信息，提高單儲(chǔ)部門(mén)的管理效能。6.資金收付外銷(xiāo)業(yè)務(wù)資金收付主要包含收匯結(jié)算和國(guó)內(nèi)結(jié)算，與財(cái)務(wù)部門(mén)的關(guān)聯(lián)度較大，故該流程與財(cái)務(wù)流程緊密相關(guān)，主要置于財(cái)務(wù)流程中規(guī)劃，與財(cái)務(wù)流程相對(duì)獨(dú)立的主要是結(jié)算核價(jià)過(guò)程。所謂結(jié)算核價(jià)，即是成品出運(yùn)后，供貨商依據(jù)采購(gòu)或加工合同向外貿(mào)企業(yè)收取貨款前雙方就成品加工或采購(gòu)的價(jià)格作最終確認(rèn)的過(guò)程。存在該過(guò)程的原因主要為采購(gòu)及加工過(guò)程中，因工藝、設(shè)計(jì)缺陷、單耗變化、客戶要求改變等原因?qū)е聦?shí)際成本與合同發(fā)生差異而需要重新確定成品采購(gòu)單價(jià)。外貿(mào)業(yè)務(wù)的核價(jià)，是對(duì)此前業(yè)務(wù)成本信息的匯總，在業(yè)務(wù)流程中實(shí)際處于“事后決算”的地位。相對(duì)外銷(xiāo)合同而言，核價(jià)單所需信息要求更為準(zhǔn)確詳盡，系統(tǒng)按合同、款號(hào)、商品種類(lèi)等匯總在此之前發(fā)生的所有成本與外銷(xiāo)價(jià)格信息，由業(yè)務(wù)人員與相應(yīng)數(shù)據(jù)比對(duì)后修改確認(rèn)。分類(lèi)采購(gòu)單價(jià)、費(fèi)用水平、單耗、單品利潤(rùn)、相關(guān)在產(chǎn)品成本預(yù)算等主要控制指標(biāo)均在合同范圍內(nèi)自動(dòng)生成，并作為供貨商開(kāi)票結(jié)算的依據(jù)；否則，則需按權(quán)限提交審批或重新核價(jià)。7.核銷(xiāo)、退稅核銷(xiāo)與退稅屬于業(yè)務(wù)流程的后續(xù)流程，不影響外銷(xiāo)業(yè)務(wù)進(jìn)行，但對(duì)業(yè)務(wù)利潤(rùn)的實(shí)現(xiàn)有實(shí)質(zhì)性的影響。核銷(xiāo)主要涉及報(bào)關(guān)、收匯、出運(yùn)等單據(jù)的匯總比對(duì)，退稅主要涉及報(bào)關(guān)、結(jié)算數(shù)據(jù)的比對(duì)匹配。該流程主要以紙質(zhì)單據(jù)的手工匹配為主，信息系統(tǒng)對(duì)其效率的提高幫助并不大，故而該部分流程任務(wù)主要以單據(jù)匹配結(jié)果數(shù)據(jù)導(dǎo)入及差異分析為主，確保后續(xù)業(yè)務(wù)核算中退稅金額與實(shí)際入賬金額一致。(二)外貿(mào)財(cái)務(wù)流程規(guī)劃財(cái)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)首要原則是遵循會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和企業(yè)會(huì)計(jì)制度，相對(duì)而言財(cái)務(wù)系統(tǒng)的流程較為標(biāo)準(zhǔn)化，以憑證、日記賬、明細(xì)賬、總賬、報(bào)表體系為主，結(jié)合業(yè)務(wù)流程獲取相關(guān)信息，為財(cái)務(wù)管理目標(biāo)服務(wù)。事實(shí)上財(cái)務(wù)流程與業(yè)務(wù)流程具有較大不同：業(yè)務(wù)流程有一條明確的主線，所有的子流程均圍繞這一主線展開(kāi)，以線性管理為主；而財(cái)務(wù)流程則具有模塊化的特點(diǎn)，針對(duì)一個(gè)管理目標(biāo)，形成了多個(gè)管理流程，不同流程間并不必然具有聯(lián)系。因此，本文不再就憑證、賬務(wù)體系介紹財(cái)務(wù)流程，而就外貿(mào)企業(yè)為實(shí)現(xiàn)特定管理目標(biāo)而設(shè)的若干主要財(cái)務(wù)流程作概要介紹。1.資金流程本流程的主要目標(biāo)在于資金流量管理，結(jié)合了預(yù)算管理的部分理念，按資金流動(dòng)的不同性質(zhì)，分為流入、流出、結(jié)存、計(jì)劃等4個(gè)主要的子流程進(jìn)行操作，其中計(jì)劃流程貫穿始終，起到數(shù)據(jù)采集與分析的作用。對(duì)外貿(mào)企業(yè)而言，資金流入的主要渠道為外匯收入，外匯權(quán)益的產(chǎn)生源于商品報(bào)關(guān)出運(yùn)，因此該流程的起點(diǎn)為業(yè)務(wù)流程中的儲(chǔ)運(yùn)報(bào)關(guān)。由單儲(chǔ)人員管理信用證、制單、交單、收匯登記，業(yè)務(wù)人員分拆認(rèn)定，財(cái)務(wù)人員審核無(wú)誤后制證。主要控制點(diǎn)分為收匯計(jì)劃、收匯認(rèn)定、逾期管理、數(shù)據(jù)修正等過(guò)程。流程中依據(jù)業(yè)務(wù)儲(chǔ)運(yùn)狀態(tài)、收匯方式、各節(jié)點(diǎn)時(shí)間屬性等自動(dòng)生成不同的管控?cái)?shù)據(jù)，并隨業(yè)務(wù)進(jìn)程的變化動(dòng)態(tài)更新，實(shí)現(xiàn)從總體至明細(xì)，按客戶、合同、運(yùn)編號(hào)、國(guó)別地區(qū)等不同維度收匯執(zhí)行情況的管控，分析差異，提供業(yè)務(wù)操作及決策依據(jù)。除收匯外，其他資金流入按其重要性也分別建立管控流程，如信貸資源、國(guó)內(nèi)收款等，在資金流入流程中，貫穿始終的是計(jì)劃與執(zhí)行情況的配套管理。資金流出主要為采購(gòu)款和費(fèi)用支付等，該項(xiàng)流程的起點(diǎn)為申請(qǐng)人提出付款申請(qǐng)。為防范風(fēng)險(xiǎn)，本流程控制點(diǎn)適當(dāng)前移至付款依據(jù)，即由申請(qǐng)人在付款依據(jù)的基礎(chǔ)上提出付款申請(qǐng)，在各審批點(diǎn)根據(jù)不同的付款依據(jù)提供相關(guān)審核信息，輔助審核人決策。本流程的重點(diǎn)在于付款依據(jù)上，針對(duì)發(fā)票、合同、協(xié)議等付款依據(jù)分類(lèi)，分析相應(yīng)的數(shù)據(jù)需求，將其置入付款申請(qǐng)中，在不增加申請(qǐng)人工作量的前提下，實(shí)現(xiàn)付款的鏈?zhǔn)焦芾怼Ｏ到y(tǒng)按照歷史數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)員付款信息、單證系統(tǒng)交單信息、儲(chǔ)運(yùn)信息及其他相關(guān)的資金類(lèi)信息預(yù)測(cè)未來(lái)某一時(shí)點(diǎn)企業(yè)資金狀況，設(shè)定預(yù)警指標(biāo)，就未來(lái)資金狀況超限提出警示，為企業(yè)相關(guān)人員制定資金使用或籌資規(guī)劃提供決策依據(jù)。資金結(jié)存主要為存款分布及使用狀況等，受限于銀行數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)獲取權(quán)限尚未開(kāi)放，當(dāng)前僅能通過(guò)導(dǎo)入銀行數(shù)據(jù)，按日就銀行存貸款信息形成一覽表、總資金變動(dòng)圖、分銀行、幣種資金變動(dòng)情況，并通過(guò)匯總歷史數(shù)據(jù)，生成存款狀況、匯率等數(shù)據(jù)的歷史變動(dòng)圖表。2.往來(lái)流程(1)國(guó)內(nèi)往來(lái)國(guó)內(nèi)往來(lái)管理流程的核心是通過(guò)多維度數(shù)據(jù)分析與監(jiān)控，預(yù)防壞賬風(fēng)險(xiǎn)，由此目標(biāo)出發(fā)，將往來(lái)管理流程分解為基礎(chǔ)查詢、賬齡分析、原因分析、信用額度管理4個(gè)子流程。基礎(chǔ)查詢側(cè)重于數(shù)據(jù)獲取，按考核單元、部門(mén)、客戶等主要核算項(xiàng)組合統(tǒng)計(jì)分析國(guó)內(nèi)往來(lái)情況，該查詢又分為業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)查詢及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)查詢，查詢結(jié)果分析可逐層穿透，直至原始單據(jù)，在任一穿透過(guò)程均提供財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的比對(duì)，分析差異并查明原因，保證后續(xù)分析中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。賬齡管理主要側(cè)重于當(dāng)前往來(lái)款形成的時(shí)間分析，針對(duì)核銷(xiāo)后的往來(lái)數(shù)據(jù)，按預(yù)設(shè)的核算項(xiàng)統(tǒng)計(jì)超標(biāo)往來(lái)項(xiàng)目，并向特定人員提供預(yù)警信息。原因分析重點(diǎn)關(guān)注往來(lái)的歷史形成，提供相應(yīng)的明細(xì)信息，并可直接人工查詢。信用額度管理，即依據(jù)歷史交易情況，針對(duì)某客戶或業(yè)務(wù)人員設(shè)立一定的信用額度，往來(lái)欠款記錄必須限定在額度范圍內(nèi)。該流程主要包含信用額度的計(jì)算及額度使用狀況動(dòng)態(tài)管理。(2)國(guó)外往來(lái)國(guó)外往來(lái)主要為收付匯管理，該流程貫穿于整個(gè)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)操作進(jìn)程中，其中財(cái)務(wù)部分主要為制證與往來(lái)分析，包含基礎(chǔ)查詢、賬齡分析、分拆認(rèn)定管理、匯差處理等。其中基礎(chǔ)查詢與賬齡分析類(lèi)似于國(guó)內(nèi)往來(lái)管理，不再贅述。分拆認(rèn)定管理主要為復(fù)核外匯收支與對(duì)應(yīng)合同、儲(chǔ)運(yùn)編號(hào)的分拆認(rèn)定情況，其準(zhǔn)確性決定了收入及成本核算的準(zhǔn)確程度，同時(shí)可以按合同、儲(chǔ)運(yùn)編號(hào)、客戶等考核項(xiàng)反映應(yīng)收應(yīng)付狀況。匯差處理主要為外匯實(shí)際收付日與記賬日、損益認(rèn)定日之間由于時(shí)間差異導(dǎo)致的匯率差，按往來(lái)賬與成本收入入賬時(shí)的數(shù)額追溯調(diào)整。通過(guò)自動(dòng)化處理極大地降低了追溯原始會(huì)計(jì)記錄的工作量，提高了匯差認(rèn)定的準(zhǔn)確性。3.庫(kù)存流程因外貿(mào)企業(yè)主要出口業(yè)務(wù)基本都屬于零庫(kù)存業(yè)務(wù)，其管理的主要目標(biāo)是動(dòng)態(tài)管理庫(kù)存的進(jìn)銷(xiāo)及結(jié)存狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)庫(kù)存流轉(zhuǎn)中的異常情況。國(guó)產(chǎn)原材料主要用于生產(chǎn)工廠間調(diào)撥或直接銷(xiāo)售，其管理流程始于業(yè)務(wù)部門(mén)的采購(gòu)預(yù)算，生產(chǎn)類(lèi)材料的管理包含于采購(gòu)預(yù)算、訂單采購(gòu)、入庫(kù)、耗用、核價(jià)等業(yè)務(wù)流程及開(kāi)具發(fā)票、賬務(wù)處理等財(cái)務(wù)流程中，其管理全程采用預(yù)算管理模式，即以預(yù)算單全程控制訂購(gòu)、耗用及結(jié)算情況，按合同號(hào)、訂單號(hào)、商品等核算項(xiàng)跟蹤購(gòu)入原材料的預(yù)算、使用、結(jié)算、結(jié)余、單位用量情況，在各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)設(shè)定預(yù)警指標(biāo)，對(duì)超量訂購(gòu)、超預(yù)算耗用、超期未用材料進(jìn)行預(yù)警及監(jiān)控。進(jìn)口原材料管理主要用于進(jìn)料加工，其管理流程始于外銷(xiāo)進(jìn)料合同，其流程類(lèi)似于國(guó)產(chǎn)原材料，所不同的是基于進(jìn)口材料手冊(cè)核銷(xiāo)的需要，系統(tǒng)中按合同號(hào)、手冊(cè)號(hào)建立進(jìn)口原材料臺(tái)賬，跟蹤進(jìn)口材料的預(yù)算、進(jìn)口、付匯、使用、結(jié)算、結(jié)余情況，并設(shè)置進(jìn)口材料分?jǐn)傋恿鞒?，將合同?xiàng)下進(jìn)口材料分?jǐn)傊翆?duì)應(yīng)運(yùn)編號(hào)項(xiàng)下，并按實(shí)際付匯匯率折算出進(jìn)料成本直接或追溯計(jì)入相關(guān)出口運(yùn)編號(hào)項(xiàng)下，同時(shí)設(shè)定預(yù)警指標(biāo)，對(duì)超期未分?jǐn)偂⑽春虽N(xiāo)的進(jìn)料進(jìn)行監(jiān)控。成品管理主要用于出口銷(xiāo)售及國(guó)內(nèi)內(nèi)銷(xiāo)，基于外貿(mào)企業(yè)成品零庫(kù)存的特點(diǎn)，該流程相對(duì)簡(jiǎn)單，按合同號(hào)、運(yùn)編號(hào)、考核單元等維度統(tǒng)計(jì)成品的購(gòu)入、結(jié)算、結(jié)余情況，設(shè)定預(yù)警指標(biāo)，對(duì)超期成品進(jìn)行預(yù)警提示。4.損益流程損益管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理中較為重要的構(gòu)成部分，是財(cái)務(wù)分析的重要構(gòu)成部分，經(jīng)過(guò)需求分析，外貿(mào)企業(yè)損益管理的主要維度為損益區(qū)間、利潤(rùn)中心、考核項(xiàng)。損益區(qū)間是指參與分析的損益數(shù)據(jù)所處的時(shí)間段，時(shí)間段可以是時(shí)間段、月份列表、年度列表等。利潤(rùn)中心指損益的核算項(xiàng)，可以是公司、業(yè)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)組、業(yè)務(wù)員、客戶、合同號(hào)、運(yùn)編號(hào)等。考核項(xiàng)指利潤(rùn)、銷(xiāo)售收入、銷(xiāo)售成本、費(fèi)用等，損益管理的基本途徑是針對(duì)上述維度分類(lèi)組合，形成所需數(shù)據(jù)源，通過(guò)表單化形式顯示，就數(shù)據(jù)結(jié)果分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，并可查詢數(shù)據(jù)明細(xì)直至憑證，形成類(lèi)似下列主要損益管理流程：(1)就設(shè)定時(shí)間按考核單元、客戶、運(yùn)編號(hào)、合同號(hào)、業(yè)務(wù)類(lèi)別分析：利潤(rùn)、銷(xiāo)售收入、成本、出口、換匯成本、單位利潤(rùn)、進(jìn)口、投資收益、內(nèi)銷(xiāo)、費(fèi)用的構(gòu)成狀況、收匯情況、國(guó)內(nèi)往來(lái)情況。(2)就本年所有月度按考核單元、客戶、運(yùn)編號(hào)、合同號(hào)、業(yè)務(wù)類(lèi)別分析：利潤(rùn)、銷(xiāo)售收入、成本、出口、換匯成本、進(jìn)口、投資收益、內(nèi)銷(xiāo)、費(fèi)用、收匯情況、國(guó)內(nèi)往來(lái)情況的構(gòu)成狀況。(3)按杜邦方式建立先整體后逐級(jí)明細(xì)的業(yè)務(wù)信息管理平臺(tái)，包含產(chǎn)品、客戶、國(guó)別、資金、銷(xiāo)售、利潤(rùn)、代理利潤(rùn)、留存利潤(rùn)、在手業(yè)務(wù)、工廠結(jié)算等內(nèi)容；結(jié)合業(yè)務(wù)信息，按考核單元分析本月報(bào)關(guān)、本年報(bào)關(guān)、本月財(cái)務(wù)出口、本年財(cái)務(wù)出口、工廠未結(jié)算報(bào)關(guān)金額、未收匯金額，并可實(shí)現(xiàn)逐級(jí)查詢。(4)建立企業(yè)信息管理平臺(tái)，包含資金、利潤(rùn)、銷(xiāo)售、趨勢(shì)預(yù)測(cè)及經(jīng)營(yíng)性指標(biāo)、財(cái)務(wù)指標(biāo)的同比、環(huán)比分析。(5)按業(yè)務(wù)完整性原則決定業(yè)務(wù)利潤(rùn)考核，按不同業(yè)務(wù)類(lèi)型設(shè)定單票業(yè)務(wù)完成標(biāo)志，依據(jù)考核區(qū)間將已完成業(yè)務(wù)生成業(yè)務(wù)考核數(shù)據(jù)，同時(shí)將未完成業(yè)務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)下一考核區(qū)間。上述管理流程可基于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源任意組合，以滿足不同的管理目標(biāo)。財(cái)務(wù)流程的設(shè)計(jì)，實(shí)質(zhì)上分為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)流程與財(cái)務(wù)管理流程，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)流程的任務(wù)是與其他業(yè)務(wù)流程相對(duì)接，獲取其他業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)并進(jìn)行財(cái)務(wù)加工，形成符合財(cái)務(wù)規(guī)范的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，生成符合標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)報(bào)表；財(cái)務(wù)管理流程則是企業(yè)為實(shí)現(xiàn)自身特定的管理目標(biāo)而設(shè)置，其核心是對(duì)全系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行組合分析，按管理目標(biāo)進(jìn)行再加工。二、控制體系ERP系統(tǒng)的控制體系設(shè)置，實(shí)質(zhì)上是基于管理目標(biāo)，對(duì)相關(guān)流程中數(shù)據(jù)的綜合分析利用并進(jìn)行預(yù)警?？刂企w系隨企業(yè)管理目標(biāo)的變化而不斷修正，本文僅就當(dāng)前外貿(mào)企業(yè)已建立的若干管理控制體系做簡(jiǎn)要介紹。(一)管控模型筆者梳理出適應(yīng)于外貿(mào)企業(yè)當(dāng)前管理的5大管控模型：1.實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)控制點(diǎn)前移(1)通過(guò)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)，保證了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可使用價(jià)值。(2)ERP系統(tǒng)依據(jù)財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)，在業(yè)務(wù)流程中設(shè)定財(cái)務(wù)控制預(yù)警點(diǎn)。(3)通過(guò)已經(jīng)發(fā)生和正在發(fā)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，按照提前設(shè)計(jì)的財(cái)務(wù)管控模型，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、判斷、預(yù)警，實(shí)現(xiàn)在線的財(cái)務(wù)監(jiān)管和財(cái)務(wù)干涉，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)控制點(diǎn)前移。2.成本預(yù)算、票據(jù)管理、資金控制模型(1)合同簽署時(shí)制作《預(yù)算單》，實(shí)現(xiàn)單品成本預(yù)測(cè)和盈虧預(yù)測(cè)。(2)結(jié)算時(shí)，在預(yù)算單的基礎(chǔ)上制作核價(jià)單，實(shí)現(xiàn)預(yù)算與實(shí)際兩方面的管理和控制。(3)對(duì)單耗和加工成本進(jìn)行控制，對(duì)待生產(chǎn)、待采購(gòu)部分，進(jìn)行可能單耗和成本的預(yù)測(cè)。(4)確定和供貨商的結(jié)算方式，從而確定雙方往來(lái)票據(jù)金額和應(yīng)付款項(xiàng)金額，并以此數(shù)據(jù)作為控制額度，實(shí)現(xiàn)對(duì)付款時(shí)的智能控制和催票管理。3.基于單項(xiàng)業(yè)務(wù)的銷(xiāo)售費(fèi)用預(yù)算和控制模型(1)通過(guò)《合同盈虧預(yù)測(cè)表》，預(yù)估直接銷(xiāo)售費(fèi)用，如國(guó)際運(yùn)保費(fèi)、國(guó)內(nèi)費(fèi)用等。(2)在實(shí)際費(fèi)用支出時(shí)，與預(yù)算進(jìn)行比對(duì)，并根據(jù)控制模型自動(dòng)預(yù)警或強(qiáng)行止付。4.單項(xiàng)業(yè)務(wù)資金風(fēng)險(xiǎn)控制模型(1)基于單項(xiàng)業(yè)務(wù)，自動(dòng)進(jìn)行資金盈余的計(jì)算和控制，如果單項(xiàng)業(yè)務(wù)的資金盈余小于0，則自動(dòng)預(yù)警或者強(qiáng)行止付。(2)單項(xiàng)業(yè)務(wù)資金虧損時(shí)，可使用考核單位滾存利潤(rùn)支付，在保證資金風(fēng)險(xiǎn)控制的同時(shí)，保證了業(yè)務(wù)處理的靈活性。5.經(jīng)營(yíng)駕駛艙決策模型的建立總結(jié)和提煉企業(yè)管理層的管理理念，圍繞進(jìn)出口業(yè)務(wù)量、資金、庫(kù)存、利潤(rùn)核算等關(guān)鍵指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)時(shí)間、部門(mén)、客戶、國(guó)別多維度的分析，為企業(yè)決策層提供不同層面的決策分析內(nèi)容。(二)進(jìn)銷(xiāo)存管理1.銷(xiāo)售管理綜合ERP中的報(bào)價(jià)成交、訂購(gòu)、發(fā)運(yùn)、開(kāi)票、收款、流程的完整銷(xiāo)售流程，區(qū)分普通銷(xiāo)售、委托代銷(xiāo)、分期收款、直運(yùn)、零售、銷(xiāo)售調(diào)撥等多種類(lèi)型的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，對(duì)銷(xiāo)售價(jià)格和信用進(jìn)行三維管理，形成銷(xiāo)售及信用管理網(wǎng)絡(luò)(見(jiàn)圖1)。圖1銷(xiāo)售及信用三維管理網(wǎng)絡(luò)通過(guò)基于銷(xiāo)售訂單的全流程預(yù)算管理，監(jiān)控訂單進(jìn)行過(guò)程中的利潤(rùn)水平變化，及時(shí)對(duì)利潤(rùn)造成重大影響的因素變動(dòng)進(jìn)行預(yù)警；同時(shí)以訂單為核心，對(duì)其相應(yīng)的票據(jù)、應(yīng)收、資金狀況進(jìn)行一體化管理，保證應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng)的發(fā)生與實(shí)際權(quán)益的變動(dòng)相一致，避免因代收代付、委托收支、預(yù)收預(yù)付等經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)導(dǎo)致的或有經(jīng)濟(jì)糾紛。2.采購(gòu)管理采購(gòu)管理包含了從詢價(jià)、訂貨、到貨、入庫(kù)、開(kāi)票到采購(gòu)結(jié)算等流程，區(qū)分普通采購(gòu)、受托代銷(xiāo)、分期付款、直運(yùn)等多種類(lèi)型的采購(gòu)業(yè)務(wù)，對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行嚴(yán)格控制，對(duì)采購(gòu)時(shí)間進(jìn)行精細(xì)管理，對(duì)采購(gòu)單據(jù)進(jìn)行上下追溯，形成采購(gòu)管理網(wǎng)絡(luò)(如圖2)。其管理核心是控制采購(gòu)成本、管理物料周轉(zhuǎn)進(jìn)程，動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)采購(gòu)進(jìn)程中物料、票據(jù)與資金的匹配狀態(tài)，監(jiān)控采購(gòu)成本異動(dòng)，通過(guò)物料與票據(jù)周轉(zhuǎn)進(jìn)程嚴(yán)格控制預(yù)付款，并隨時(shí)與采購(gòu)進(jìn)程比對(duì)，保障資金安全。圖2采購(gòu)管理網(wǎng)絡(luò)3.庫(kù)存管理與核算外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)以零庫(kù)存出口業(yè)務(wù)為主，故對(duì)存貨的管理要求相對(duì)較低，僅需滿足企業(yè)日常出入庫(kù)、盤(pán)點(diǎn)、調(diào)撥、耗用等業(yè)務(wù)需要，并對(duì)庫(kù)存量、庫(kù)存成本、周期盤(pán)點(diǎn)、庫(kù)齡進(jìn)行實(shí)時(shí)反映和監(jiān)控。財(cái)務(wù)主要從資金的角度管理存貨的出入庫(kù)業(yè)務(wù)，核算企業(yè)的入庫(kù)成本、出庫(kù)成本、結(jié)余成本，反映和監(jiān)督存貨的入庫(kù)、耗用、結(jié)存和資金占用情況。按存貨、部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行核算，支持多種計(jì)價(jià)方式，自動(dòng)進(jìn)行出入庫(kù)成本調(diào)整，處理各種異常；自動(dòng)提取存貨跌價(jià)準(zhǔn)備，形成完整的存貨賬簿，動(dòng)態(tài)反映存貨資金的增減變動(dòng)，為降低庫(kù)存，加速資金周轉(zhuǎn)提供管理基礎(chǔ)。(三)流動(dòng)資金管理1.管理模型實(shí)現(xiàn)流動(dòng)資金管理的流程模塊主要涉及以下8項(xiàng)流程：(1)賬戶管理：銀行賬戶與內(nèi)部核算賬戶管理。(2)票據(jù)管理：對(duì)票據(jù)的購(gòu)置、領(lǐng)用、作廢、報(bào)銷(xiāo)、催辦等進(jìn)行管理。含對(duì)托收單據(jù)、承兌匯票、信用證、保證金等各環(huán)節(jié)進(jìn)行管理。(3)融資管理：對(duì)貸款、貼現(xiàn)、保函、背書(shū)、信托資金劃轉(zhuǎn)等進(jìn)行管理。(4)結(jié)算管理：內(nèi)部結(jié)算、外部結(jié)算。(5)資金成本核算：針對(duì)籌資支出，核算各級(jí)核算單位的資金成本。(6)額度管理：對(duì)客戶、各級(jí)核算單位實(shí)際資金額度進(jìn)行管理。(7)資金預(yù)測(cè)：匯總資金收支預(yù)算情況，預(yù)測(cè)未來(lái)資金狀況。(8)資金決策及報(bào)表管理。上述流程最終形成資金管理網(wǎng)絡(luò)(見(jiàn)圖3)。2.主要控制手段(1)付款計(jì)劃包括：對(duì)應(yīng)付款、預(yù)付款、應(yīng)付票據(jù)等應(yīng)付款項(xiàng)及工資和應(yīng)付費(fèi)用進(jìn)行綜合管理，并對(duì)所有付款事項(xiàng)進(jìn)行控制；對(duì)編制預(yù)算或事先預(yù)測(cè)的付款項(xiàng)目，提供實(shí)際付款金額和預(yù)算金額的比較，并進(jìn)行控制；對(duì)超預(yù)算的付款事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)警管理；依據(jù)歷史現(xiàn)金流出信息，預(yù)測(cè)未來(lái)以日、周或月為單位現(xiàn)金流出；應(yīng)付管理模塊中對(duì)供貨商賬戶進(jìn)行控制，提供賬戶分析、預(yù)警報(bào)告、逾期清單以及靈活的信函功能，提供多種形式的對(duì)賬單和賬戶清單。圖3資金管理網(wǎng)絡(luò)(2)收款計(jì)劃包括：對(duì)應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、應(yīng)收出口退稅以及其他應(yīng)收款的綜合管理，并對(duì)所有收款事項(xiàng)進(jìn)行反映；建立賬齡分析制度和壞賬確認(rèn)、收款確認(rèn)及催賬機(jī)制；提供歷史的現(xiàn)金流入信息，并預(yù)測(cè)未來(lái)的現(xiàn)金流入；結(jié)合應(yīng)付的現(xiàn)金流出管理，提供歷史的現(xiàn)金流量信息，預(yù)測(cè)未來(lái)的現(xiàn)金流量。(3)資金頭寸管理包括：實(shí)時(shí)查詢企業(yè)內(nèi)部各級(jí)核算單位資金存量、資金來(lái)源及分布管理；集成賬務(wù)系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、應(yīng)收/應(yīng)付系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)流程數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)查詢資金成本并計(jì)入相關(guān)考核單位；對(duì)外建立與銀行、非銀行金融機(jī)構(gòu)等合作伙伴的數(shù)據(jù)處理的接口，及時(shí)接收匯率、利率、資金變動(dòng)等外部信息，及時(shí)核對(duì)賬務(wù)與實(shí)際資金信息差異。(四)審批管理外貿(mào)企業(yè)審批流程應(yīng)與用戶權(quán)限管理緊密結(jié)合，嚴(yán)格按照逐級(jí)審批權(quán)限，同級(jí)業(yè)務(wù)員不得互相修改查詢他人數(shù)據(jù)。系統(tǒng)按其業(yè)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)員、合同號(hào)建立索引存放數(shù)據(jù)。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的靈活輸入、輸出和處理，并按層次性數(shù)據(jù)設(shè)置權(quán)限。不同部門(mén)、不同業(yè)務(wù)員間不能互訪數(shù)據(jù)，但上級(jí)可訪問(wèn)下級(jí)(部門(mén)、人員)數(shù)據(jù)，所有者可訪問(wèn)其合同執(zhí)行的后續(xù)數(shù)據(jù)(單證、核算等)；設(shè)有部門(mén)經(jīng)理、主管經(jīng)理簽字權(quán)限，簽字后數(shù)據(jù)將不能進(jìn)行刪改。系統(tǒng)按其審批性質(zhì)分為業(yè)務(wù)審批(合同協(xié)議審批、外運(yùn)單審批、核銷(xiāo)單領(lǐng)用審批)、付款審批(出口費(fèi)用付款審批、內(nèi)購(gòu)貨款付款審批、進(jìn)口開(kāi)證審批、進(jìn)口付款審批)。業(yè)務(wù)審批實(shí)際上涉及業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)。對(duì)同一合同、單證或付款等內(nèi)容，可同時(shí)進(jìn)行多人