工程設備采購專項審計報告

密級：□機密□秘密□內(nèi)部公開*股份有限公司審計部審計報告項目編號：2010—001項目名稱：工程設備采購專項審計瓦報告時間：鉤饑2010年俗5月21日早曉榴倆主送：語工程部、H價R水電工程挺科除報送：肯*臭經(jīng)理、劉按*滅主任、劉站*脹董事長耕抄送：疾總監(jiān)、女*涉副總經(jīng)理、竊*旋獨立董事、旨*美董事目錄頁數(shù)貞妄項目概述據(jù)踏勸3株感審計總體結蹲論蝕春3州哲審計發(fā)現(xiàn)與冊建議泳餃7令殘后續(xù)跟蹤池潮7乏【犯項目概述洞】欺1、她項目背景舊應公司董事妹會要求，審恒計部于楚2010年芒5月4日起增對工程部版、HR水電努工程科涉及鄭的工程設備葛采購事項進毀行專項審計淘。糕2、屠審計目的禮希望通過此概次工程設備撫采購專項審兼計，達到以暖下預定予目標炒：贏（1）了解槽公司有關工南程設備采購譜現(xiàn)狀；它（2）鍬發(fā)現(xiàn)工程設汗備采購事項昌的內(nèi)控缺失喜；摘（3）逮改善工程設之備采購流程殘。秀3、玻審計范圍股（1）業(yè)務座范圍：工程秒部與HR水基電科涉及到加工程設備采悅購事項；擾（2）期間訓范圍：20吃09年1月驕至2010墾年3月；槍（3）資料慌范圍：供應繭商資質(zhì)清單家、供應商交止易統(tǒng)計表、玉采購付款統(tǒng)麥計表等；子（4）組織津范圍：工程怖部、HR水痛電工程科、組生產(chǎn)部、財鋪務部、總經(jīng)誰辦法務；謙（5）流程擁范圍：公司怖現(xiàn)有涉及到丙工程設備采屠購的流程規(guī)紅范、外部法綿規(guī)要求；曲4、客審計方法偶本次專項審靠計采用了以績下審計取證炒方法：鑼（1）對合賭同及公司制意度執(zhí)行情況飼的售檢查芬；腹（2）對相老關人員進行嗎詢問、訪談柔；衫（3）對采慶購價格進行尸審查、詢價拼；輛（4）對有湖關數(shù)據(jù)及檢裝查情況進行皺計算園；關【暗審計總體結畏論剛】朵工程部作為合公司工程設短備管理部門沉，對公司的坊技術革新和診工藝改進有純較大的促進孔和推動作用閥。HR水電祝工程科在資但料管理、采馳購制度執(zhí)行賤情況守等甩方面扔表現(xiàn)河良暈好。洲綜合尚本次專項審助計來看，被銳審計單位通孔過工程設備鹽（含裝修）拖的截采購工作曉（群其中工程部束采購額為2心562.2駁6萬元、H奉R水電工程離科采購額為雷634.7糖8萬元）洞有效的滿足云了公司生產(chǎn)濃需求，為公波司全年目標聰?shù)耐瓿勺龀鲇镭暙I絲，香但也存在一溪些問題，主貍要表現(xiàn)在詢遭價力度不足諸、儲備供應乖商信息不夠惠、制度建設鹿欠缺卸等方面敞。哈【睛審計發(fā)現(xiàn)與更建議鈴】蹤本次工程設再備采購專項程審計主要方治向為制度檢彈查、合同及跳價格審查、掠內(nèi)控建設與遍改善。根據(jù)以審計人員審慮計發(fā)現(xiàn)，并密依照審計發(fā)揭現(xiàn)、合規(guī)規(guī)錘范、審計建俘議的順序列細示如下：為1、經(jīng)不相容職務采沒有分離，悲部門牽制無型法達成席（1）審計座發(fā)現(xiàn)：騰被審計部門綠負責供應商屯開發(fā)、詢價萌、議價、簽際訂合同、設柴備驗收、跟壯進付款等采染購主要流程斑。并（2）愧合規(guī)規(guī)范：野采購流程中奸需求部門、氧供應商開發(fā)麻、詢價議價該、確定并簽走訂合同、設栽備驗收、跟默進付款等不式相容職務應襪分離絲。抱（3）審計慈建議：按照偶《工程設備集(標準型號喘)采購流程報圖》的思路金由采購部起湊草工程設備摸（標準型號伍)采購程序潑文件，由總簡經(jīng)理批準后險實施。櫻2、譯供應商檔案班管理及詢價刊資料保管不輕到位燦泥（1）審計利發(fā)現(xiàn)：延工程部40誓家供應商，盟截止庫2010年襯4月30日爪保留營業(yè)執(zhí)鐮照的僅為3副2.5%。巴HR水電工搞程科也是多然次整理才找浙齊營業(yè)執(zhí)照佳。工程部有殼關工程設備服采購的詢價偉、議價資料萄除中標的均梁未保存。H疾R水電工程步科議價資料月也有遺漏。成（暮2）合規(guī)規(guī)慧范：雄供應商的營逮業(yè)執(zhí)照在供濱應商資信調(diào)斤查時應當提談交。（《采瞞購與付款控饅制管理制度呆》中2.3歸.條規(guī)定供鬧應商評估資緞料應備案存攏檔）英（3）審計奸建議：家加強供應商篇檔案管理，籃結合《供應撿商管理及輔勺導程序》，胖部門建立供砌應商信息登工記和儲備制售度。輩3、腫供應商或加菊工方資質(zhì)調(diào)棕查（考核）氏執(zhí)行內(nèi)容缺堅失暴（1）審計植發(fā)現(xiàn)：懶工程部未能襯提供工程設災備生產(chǎn)商的早有關資質(zhì)調(diào)業(yè)查資料宋，濫可能影響工拖程設備質(zhì)量道及后續(xù)維修掌質(zhì)保。刺（2）合規(guī)滋規(guī)范：呀對于工程設酒備采購必須挪明確技術指睡標和參數(shù)，絨同時進行供冷應商資質(zhì)考過察，避免設月備技術缺陷靜和維修難度陳。參（3）審計殲建議：顧參考品管部皮制訂的《供耀應商認證細膛則》，采購彎部門與工程虜技術部門等籌部門進行必群要的現(xiàn)場考黃察和技術詢摘問，并提交罩書面資質(zhì)技剪術認證報告催。昌4、山詢價力度不迅夠，沒有顧“逐貨比三家貢”押，影響公司算采購成本租（1）審計嘆發(fā)現(xiàn)：脫被審計部門罩在比價時供芽應商個數(shù)一透般都少于3刑家，有時僅甚有1家。審饞計部在隨機恐抽取工程部澆3悄個標準設備匠進行價格審恭查脂，占工程部栗標準設備采貧購總數(shù)的6罪%，同取得的呈抽查涂報價幫有8家，機有82%低撐于公司采購權價格，其中仆東莞渾**旗機報價為1摘2喪萬元項（我司采購參價格為12犯.4萬元饒）。唉HR水電工村程科劉獻祥陰主任建議費裝修、輔助么安裝類非標辯工程報價供瓣應商建議有說兩家或以上劃，通過所作漏工程項目的舒可靠性和信芽益度建議長喜期固定1-民2家進行相悶應工程制作宏。猜（2）逝合規(guī)規(guī)范軟：爬采購詢價原衛(wèi)則上是振“塔貨比三家便”旦。餃（3）審計槐建議：滿原則上設備城采購應當貨征比三家，若木達唉不犧到似，百需提出書面濕意見經(jīng)主管密副總批準方意可。同時采睜取多種渠道稍進行價格咨跨詢，建立價冊格信息庫。箏5、蠟工程設備采傅購立項尚無砌規(guī)范程序海（1）審計活發(fā)現(xiàn)：榜工程部從2俊010年度啄啟動工程設零備采購立項計工作，但有雀些工程立項索與實施時間咳銜接糾較犁緊。經(jīng)詢問瓜生產(chǎn)部植*制經(jīng)理了解到姻，有些立項考指標并未經(jīng)趨使用部門會涌商，立項也繪未經(jīng)其會簽淚，可能造成下生產(chǎn)線人員應編制剩余。違工程部李工物解釋為由于縱生產(chǎn)部簽閱金立項意見時深間較久，影都響工程進展魯計劃，所以仇后期沒有再均找生產(chǎn)部會吹簽。腔（2）合規(guī)荒規(guī)范：立項口目的是為了拍改善工藝，錯達成年度生提產(chǎn)目標，所浸以立項應經(jīng)嫂各部門共同慕會商制訂。渾（3）審計得建議：啟動畢工程設備革薦新立項計劃墻工作，采取飾由上而下與印由下而上相旱結合的立項錯計劃，同時薄由工程部牽井頭起草立項抱規(guī)范程序，鄭明確立項流踐程及方法。愚6、醫(yī)工程驗收制結度未完全履閃行耽（1）審計讓發(fā)現(xiàn)：遮HR水電工拋程科存在部慢分工程設備抹尚無驗收單某據(jù)或驗收時旁間與竣工時戒間間隔3姥個紛月以上情形農(nóng)。HR水電急工程科經(jīng)辦央的某些工程小存在一個部司門（HR水乘電工程科）頌驗收的情況沖。工程部的餡設備驗收雖素是使用部門優(yōu)與工程部共敏同驗收，但歌使用部門大肝多是班組長苦簽字，生產(chǎn)咐部主管或經(jīng)李理沒有簽名時確認，且班蠢組長簽字內(nèi)虧容大多為梨“秋符合要求、齒滿足生產(chǎn)需深要證”礙等詞句，沒唉有明確具體急設計指標數(shù)蘿據(jù)。程（2）合規(guī)代規(guī)范：設備難或裝修都應回驗收，且應句當是使用部來門與工程技行術部門共同虹驗收合格方懇可。晉（3）審計特建議：藏已與工程部丹陳狐*幣、HR水電惑工程科劉主曉任就《工程悲設備驗收單挪》提出驗收炊工作需使用改部門與工程慨技術部門共容同驗收，且泛使用部門負逮責人需在驗鷹收單上簽字舅確認達到《蝕技術合作協(xié)塵議》中的某屑些指標（涉鬧及保密性指肢標不會寫在俯驗收單上）荒。餅7、肥加工方未提久供合作開發(fā)帳的非標設備數(shù)技術圖紙輝（1）審計斑發(fā)現(xiàn)：沖非標設備加湖工方未提供歌給我司相關循非標設備的莊機械原理圖芽和電氣線路方圖等相關技賠術圖紙信息努。工程部李顛工解釋為智公司殺已菜有部分斷設備的常易損件圖紙蹲和蘋編程稿源程序。銅（2）合規(guī)絡規(guī)范：按照灰公司與非標調(diào)設備加工方蹤簽訂的技術噴協(xié)議明確指思出雙方為合保作開發(fā)，公待司有腰理由和權力葬取得經(jīng)加工循方確認的書惹面的非標設準備的相關技卷術資料和圖該紙，否則可乏能影響我司腹申請專利或孩是增加維修妨革新成本。撓（3）審計注建議：建議戒由工程部與桌非標設備加郵工方協(xié)商取北回所有已簽玉訂技術合作讀開發(fā)合同的暫技術資料和鋒圖紙的書面猾資料。建議構法務專員重連新修訂技術螞合同版本，脆明確提交方避式和提供資這料的內(nèi)容。房8、迅合同糟未蓋章、總狗經(jīng)理未簽字訂已實施喪、未簽保密忘協(xié)議和技術撞協(xié)議等賀（1）審計尿發(fā)現(xiàn)：絮HR水電工昂程科伴工哪偏潛程青還楚部準備戶安注經(jīng)抽查份數(shù)毫10份昂42份蠢合同總數(shù)外35份得251份堆抽查比例憶28.6%籌16.7%底問題點1個2009年義HR水電工挪程科的二棟赴一樓男廁所牙蹬位隔墻安限裝維修工程嶼，合同哪簽訂日期早摔于總經(jīng)理批塔準請購單日旅期港7份合同未庫簽訂保密協(xié)騎議，占抽查謝總數(shù)的17區(qū)%侵問題點2訊法務專員在竟審查合同時憂發(fā)現(xiàn)HR水垃電工程科有界關裝修工程炕未附工程圖塞紙，且有部妙分合同未經(jīng)賓其審核，或尖者是法務審縣核后其它人鎖員又自行添盡加相關條款步。纖3份合同未箭簽技術協(xié)議褲，占抽查總呀數(shù)的7%樂問題點3仇34份合同淋未加蓋公章釋或采購合同蕩章（總經(jīng)理啟已簽名），奧占抽查總數(shù)港的80.9幸%爹問題點4橫在抽查的3淡5份已簽保獲密協(xié)議的合鐵同中，有2寧8份違約金信額處畫朱“歸/蒙”擋，有7處違拋約金額處為希10000偏元，合同總監(jiān)額與違約金遙比例嚴重不河符距問題點5亭有3份合同無（編號為罷*錫-GWS2餃00911修28、理*俱20090閘92101錄和賢*濱20091隸11807展的合同標的劍總額分別為問29萬元、怠39.2萬鍵元和14.江1萬元，總斑經(jīng)理未簽名辟，占抽查總銅數(shù)的7.1肉%偷工程部李工覆解釋為總經(jīng)睜理出差，短電話中口頭琴授權生產(chǎn)王肢總代簽合同祥。假（2）合規(guī)獎規(guī)范：腫按照公司規(guī)肚定有關合同濱必須簽訂技私術協(xié)議和商篩務保密協(xié)議梨；偉2009年穗11月1日羨實施的《財挨務審批制度號》中明確規(guī)短定超過20波00元的請賺購單、合同拘批準人為公狠司總經(jīng)理。鳳合同一般是筍在公司法人梯或授權簽字員人簽字、蓋概章后方可生采效，除例外情情況外。鬼公司應建立遲書面的合同雷評審制度，輪并由相關專矩業(yè)人士對各取類合同建立息公司的格式夜合同，明確飼合同應當含褲有的附件內(nèi)總容。（《采轉購與付款控耀制管理制度虹》中流仍條提出要按唉照《采購控嘩制程序》進濕行合同評審淺，但《采購花控制程序》維中并未提及好合同評審相邪關內(nèi)容，僅友有采購訂單貼審批權限設簡置。而且合叼同評審的范導圍不應局限威于采購合同牧，涉及公司宗對外簽訂的管合同都應由孟法務審核，卡必要時應由植合同評審小察組簽署意見書?！敦攧諏忨勁贫取分卸讓ι婕昂贤?、訂單的審燙核、審批權護限有具體規(guī)擺定）邪（3）審計摩建議：腐第一、由工興程部對未加播蓋公章或采楚購合同章的印合同進行補他蓋印章；第愉二、由總經(jīng)懶辦法務專員吼起草合同評夸審管理制度仔，經(jīng)總經(jīng)理奔批準后實施臘；第三、對伯于保密協(xié)議滔中的保密期免限與違約金掩金額，由法爆務專員根據(jù)賀有關規(guī)定和磚公司實際情喝況制定相關扔期限和比例送，經(jīng)總經(jīng)理像批準后實施恭；第四、對始于已返還供眠應商的合同亞，可以采取煌發(fā)回補蓋柿（若設備已醉完成驗收并份交付使用，炭可以不用補線蓋）威；對于未簽浴訂保密協(xié)議框的補簽保密鈔協(xié)議；對于滾保密協(xié)議金膚額空白或劃堡“勸/虜”壟的，簽訂補斷充協(xié)議，明允確保密期限爐和金額。邁由法務專員鐵制訂有關合好同的標準格禍式，經(jīng)公司縱高管簽閱后鎖受控并實施辟。（在公司糞OA上已有果部分格式合傭同，但經(jīng)詢灶問法務專員艇*鼓證實，部分哈格式合同已籃失效或與現(xiàn)譽行的不符，負同時也存在薪部分格式未腥上傳的情況恢。殺）形【集后續(xù)跟蹤古】腳根據(jù)報告中局【紫審計發(fā)現(xiàn)與柏建議肥】拘的游內(nèi)容，與業(yè)夸務部門達成槍共識，制定譜改進計劃如做下,我們將茄在2010食年11月實懷施后續(xù)跟蹤榴:吧序號巨問剝淡題奮厲點維反恢仁饋山拋意榆列見既責任人鄉(xiāng)完成時間靠1包審計發(fā)現(xiàn)與毫建議【1】腳號材由采購部制由訂工程設備膊采購程序文骨件世*機2010-半6-15導2屈審計發(fā)現(xiàn)與征建議【2】還號鼓加強資料檔龍案管理許*該2010-廚6-10非3寄審計發(fā)現(xiàn)與鉆建議【5】盈號咱工程設備立和項程序文件盆李況*堡斌巧2010-竄6