物業(yè)集團(tuán)采購(gòu)管理制度

物業(yè)集團(tuán)采購(gòu)管理制度1、目的為規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)操作，保證質(zhì)量和效率，確保采購(gòu)的產(chǎn)品或服務(wù)符合規(guī)定要求，特制定本制度。2、適用范圍適用于物業(yè)集團(tuán)采購(gòu)管理工作。3、基本原則3.1招標(biāo)原則凡符合邀請(qǐng)招標(biāo)的采購(gòu)事項(xiàng)，不得以各種理由或方式規(guī)避招標(biāo)。嚴(yán)禁通過(guò)肢解采購(gòu)事項(xiàng)改變采購(gòu)方式。壟斷項(xiàng)目須進(jìn)行嚴(yán)格審查和求證。3.2透明規(guī)范原則任何采購(gòu)事項(xiàng)均應(yīng)在權(quán)責(zé)范圍內(nèi)公開透明，杜絕暗箱操作。所有參與采購(gòu)工作的人員須嚴(yán)格遵守制度，廉潔奉公，不得利用職務(wù)以權(quán)謀私。任何人不得干預(yù)或影響采購(gòu)工作的客觀和公正。不得私下與供方接觸。與投標(biāo)人有利害關(guān)系的，須主動(dòng)回避相關(guān)采購(gòu)工作。3.3保密原則投標(biāo)文件、投標(biāo)人信息、非公開性質(zhì)的標(biāo)底或測(cè)算價(jià)、評(píng)定標(biāo)、中標(biāo)價(jià)、相關(guān)招標(biāo)會(huì)議或決議等均屬絕密信息，無(wú)論是否已定標(biāo)，均不得泄露。凡屬職責(zé)外的絕密信息不得打聽。定標(biāo)審批完成前，不得向任何人透露、暗示或承諾定標(biāo)意向。如不能判斷絕密信息是否可以公開，應(yīng)向上級(jí)請(qǐng)示。3.4資格預(yù)審原則供方須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的資格審查，原則上必須符合項(xiàng)目要求且為合格供方方可參加項(xiàng)目投標(biāo)。3.5充分競(jìng)爭(zhēng)、合理低價(jià)中標(biāo)原則無(wú)論采用何種采購(gòu)方式，都應(yīng)遵循貨比三家、充分競(jìng)爭(zhēng)的原則。對(duì)于招標(biāo)項(xiàng)目每次均應(yīng)有充分適量的投標(biāo)人參與投標(biāo)，公平競(jìng)爭(zhēng)，在滿足招標(biāo)要求的前提下，選擇合理低價(jià)單位中標(biāo)。3.6規(guī)模采購(gòu)優(yōu)先原則積極開展集團(tuán)和區(qū)域戰(zhàn)略采購(gòu)、分公司年度集中采購(gòu)，以及多項(xiàng)目聯(lián)合的集中采購(gòu)，通過(guò)以量換價(jià)，提高采購(gòu)效益和效率。3.7對(duì)外統(tǒng)一原則采購(gòu)職能為采購(gòu)資料對(duì)外發(fā)放的唯一窗口。資料發(fā)放必須保證統(tǒng)一性、一致性。對(duì)于招標(biāo)文件、答疑、補(bǔ)遺等重要資料，發(fā)放紙質(zhì)文件的，投標(biāo)人必須簽收；采用電子郵件發(fā)放的，每次只能發(fā)給一個(gè)投標(biāo)人（須設(shè)置郵件回執(zhí)或電話通知投標(biāo)人，確保郵件送達(dá)），并抄送上級(jí)主管，同時(shí)相關(guān)郵件須存檔。公司內(nèi)部資料流轉(zhuǎn)，由提供部門直接發(fā)給需求部門。3.8維護(hù)信譽(yù)原則采購(gòu)過(guò)程應(yīng)客觀公正，并及時(shí)做好與供方的溝通、反饋，樹立和維護(hù)公司良好的招標(biāo)信譽(yù)和形象。3.9可追溯原則采購(gòu)過(guò)程的文件、記錄、紀(jì)要等資料（包括電子文檔），均須在采購(gòu)結(jié)束后及時(shí)進(jìn)行整理和歸檔，并建立紙質(zhì)文檔和電子文檔兩個(gè)檔案管理平臺(tái)；因工程緊急等特殊原因，不能按相關(guān)流程、規(guī)定執(zhí)行的，須在事項(xiàng)審批時(shí)說(shuō)明情況，保證采購(gòu)過(guò)程的決策透明和可追溯性。4、職責(zé)4.1物業(yè)集團(tuán)采購(gòu)職能負(fù)責(zé)采購(gòu)管理制度的制定與完善，并督導(dǎo)、監(jiān)控本制度的執(zhí)行。參與標(biāo)準(zhǔn)合同文本的制定與完善。負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)招標(biāo)文件文本的制定與完善。負(fù)責(zé)按責(zé)權(quán)手冊(cè)要求，組織集團(tuán)經(jīng)辦、主導(dǎo)采購(gòu)工作，參與下屬公司相關(guān)項(xiàng)目的采購(gòu)工作，同時(shí)對(duì)下屬公司的采購(gòu)情況進(jìn)行定期檢查、考核，并向集團(tuán)管理層匯報(bào)。負(fù)責(zé)指導(dǎo)下屬公司編制年度采購(gòu)預(yù)算及年度招標(biāo)（采購(gòu)）計(jì)劃，并對(duì)其進(jìn)行收集、匯總、跟蹤，監(jiān)督及實(shí)施。負(fù)責(zé)物業(yè)集團(tuán)集中戰(zhàn)略采購(gòu)規(guī)劃，對(duì)大宗采買項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍內(nèi)或區(qū)域范圍內(nèi)的集中戰(zhàn)略采購(gòu)。4.1.7負(fù)責(zé)全集團(tuán)各類供方的管理及審核，對(duì)各分公司供方情況進(jìn)行督導(dǎo)。4.2下屬公司采購(gòu)職能負(fù)責(zé)根據(jù)下屬服務(wù)中心年度預(yù)算及業(yè)務(wù)服務(wù)內(nèi)容匯總、編制下屬公司年度采購(gòu)預(yù)算及年度招標(biāo)（采購(gòu)）計(jì)劃表。負(fù)責(zé)建立下屬公司合格供應(yīng)商庫(kù)，更新和完善供應(yīng)商資源，并按公司采購(gòu)管理制度負(fù)責(zé)供應(yīng)商的管理。負(fù)責(zé)根據(jù)下屬公司及下屬服務(wù)中心采購(gòu)計(jì)劃實(shí)施采購(gòu)工作,包括外包服務(wù)、工程整改、物資采買等采購(gòu)工作，其主要職責(zé)有：根據(jù)采購(gòu)的產(chǎn)品及內(nèi)容確定正確的采購(gòu)方式；組織招標(biāo)采購(gòu)工作，包括投標(biāo)單位的資質(zhì)預(yù)審，招標(biāo)文件的編制，組織招標(biāo)小組開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)。組織議價(jià)工作，并與供應(yīng)商簽訂合同。負(fù)責(zé)招標(biāo)過(guò)程中招標(biāo)文件、答疑文件、技術(shù)標(biāo)書、技術(shù)評(píng)標(biāo)報(bào)告、定標(biāo)報(bào)告資料的收集、整理、歸檔、保存，組織安排全過(guò)程的招標(biāo)會(huì)務(wù)工作。4.3物業(yè)集團(tuán)/下屬公司業(yè)務(wù)職能按照公司計(jì)劃管理的要求，及時(shí)向采購(gòu)職能提供本部門的采購(gòu)計(jì)劃。負(fù)責(zé)按責(zé)權(quán)手冊(cè)要求，參與技術(shù)標(biāo)的評(píng)審工作，主持技術(shù)澄清或談判，并給出書面意見。4.3.3負(fù)責(zé)編制招標(biāo)文件的技術(shù)部分，提出詳細(xì)的招標(biāo)要求（如承包單位、材料設(shè)備的進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃和技術(shù)要求），并負(fù)責(zé)提供招標(biāo)所需的圖紙、資料、技術(shù)要求等；負(fù)責(zé)樣版的選樣和封樣。5、主要內(nèi)容5.1采購(gòu)計(jì)劃管理采購(gòu)計(jì)劃主要分為：招標(biāo)計(jì)劃、供應(yīng)商考察計(jì)劃和物資采購(gòu)計(jì)劃。5.1.1招標(biāo)計(jì)劃管理計(jì)劃制定具體見招標(biāo)（采購(gòu)）操作指引。計(jì)劃執(zhí)行下屬公司年度招標(biāo)（采購(gòu)）計(jì)劃表經(jīng)公司審批通過(guò)后，采購(gòu)職能應(yīng)該嚴(yán)格按照計(jì)劃內(nèi)容（包括招標(biāo)方式、招標(biāo)時(shí)間等）執(zhí)行。在執(zhí)行過(guò)程中，應(yīng)做好實(shí)際招標(biāo)時(shí)間等關(guān)鍵時(shí)間的記錄，并及時(shí)填報(bào)在年度招標(biāo)（采購(gòu)）計(jì)劃表中。5.1.1.3計(jì)劃跟蹤下屬公司采購(gòu)職能必須根據(jù)年度招標(biāo)（采購(gòu)）計(jì)劃表中當(dāng)月采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況，填報(bào)當(dāng)月匯集各個(gè)服務(wù)中心的采購(gòu)計(jì)劃，并于次月1日上報(bào)物業(yè)集團(tuán)采購(gòu)職能。在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，如因各種原因調(diào)整了服務(wù)中心推進(jìn)計(jì)劃，下屬公司采購(gòu)職能應(yīng)該及時(shí)調(diào)整招標(biāo)計(jì)劃，填寫年度招標(biāo)（采購(gòu)）計(jì)劃調(diào)整表報(bào)下屬公司管理層審批并及時(shí)上報(bào)物業(yè)集團(tuán)采購(gòu)職能備案。5.1.2供應(yīng)商考察計(jì)劃管理按責(zé)權(quán)手冊(cè)規(guī)定，需物業(yè)集團(tuán)審核評(píng)估的供應(yīng)商，下屬公司需要制定供應(yīng)商考察計(jì)劃（詳見附件供應(yīng)商考察計(jì)劃模板），并且羅列待考察供方的類別及相應(yīng)數(shù)量。下屬公司在每年1月份以郵件或網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)方式將考察計(jì)劃上報(bào)物業(yè)集團(tuán)采購(gòu)職能，如物業(yè)集團(tuán)采購(gòu)職能認(rèn)為需要調(diào)整考察對(duì)象或考察時(shí)間的，應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)提出調(diào)整要求，并明確參與哪些類別的供方考察。下屬公司在2個(gè)工作日內(nèi)完成調(diào)整，重新報(bào)送物業(yè)集團(tuán)采購(gòu)職能。5.1.3物資采購(gòu)計(jì)劃管理下屬公司采購(gòu)職能應(yīng)督促各下屬服務(wù)中心于規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交次月物資采購(gòu)計(jì)劃，并按公司責(zé)權(quán)手冊(cè)參與審核。5.2供應(yīng)商管理5.2.1供應(yīng)商資訊來(lái)源新供應(yīng)商資訊來(lái)源包括，但不限于以下方式：新聞傳播媒體，如電視、廣播、報(bào)紙等。各類產(chǎn)品展示（銷）會(huì)。行業(yè)協(xié)會(huì)、行業(yè)網(wǎng)站、網(wǎng)上信息。行業(yè)或政府的統(tǒng)計(jì)調(diào)查報(bào)告或刊物。同行或供應(yīng)商介紹。公開征詢。供應(yīng)商主動(dòng)聯(lián)絡(luò)。內(nèi)部推薦。其他途徑。5.2.2供應(yīng)商考察考察前，下屬公司采購(gòu)職能負(fù)責(zé)組織小組成員考察供應(yīng)商，對(duì)于非招標(biāo)類供應(yīng)商，考察人員應(yīng)來(lái)自兩個(gè)或兩個(gè)以上的相關(guān)職能，每個(gè)職能安排不少于1人參加且必須有經(jīng)理助理級(jí)或以上人員；對(duì)于需要參與招標(biāo)的供應(yīng)商進(jìn)行考察時(shí)，考察人員應(yīng)來(lái)自招標(biāo)小組，且考察的公司必須為成立三年以上的公司（高科技類企業(yè)以及零星工程除外），大項(xiàng)如清潔外包、開荒、電梯維保等招標(biāo)項(xiàng)必須有高管參與。物業(yè)集團(tuán)在每年1月份確定參與的考察評(píng)估，下屬公司采購(gòu)職能需提前一周將考察計(jì)劃以郵件形式發(fā)送至物業(yè)集團(tuán)采購(gòu)職能，由物業(yè)集團(tuán)進(jìn)行最終確定是否參與考察。針對(duì)某項(xiàng)預(yù)算金額大于10萬(wàn)以上的招標(biāo)需臨時(shí)進(jìn)行供方考察評(píng)估，下屬公司采購(gòu)職能需提前3個(gè)工作日將考察計(jì)劃以郵件形式發(fā)送至物業(yè)集團(tuán)采購(gòu)職能，并確認(rèn)是否參加考察。對(duì)收到的供應(yīng)商資料，先資格預(yù)審，有同等規(guī)模項(xiàng)目業(yè)績(jī)的和同知名物業(yè)公司合作過(guò)的，列為考察對(duì)象。與考察對(duì)象公司的主要管理人員見面、會(huì)談：① 介紹本公司背景、發(fā)展情況（須注意保守公司商業(yè)機(jī)密）；② 介紹本公司及發(fā)展項(xiàng)目之管理特色，與其它公司之區(qū)別；③ 通過(guò)與供方主要管理人員的談話，應(yīng)盡可能清楚了解供方公司架構(gòu)、業(yè)績(jī)、質(zhì)量保證與服務(wù)特色、對(duì)行業(yè)動(dòng)態(tài)的認(rèn)知以及與國(guó)內(nèi)知名公司合作經(jīng)驗(yàn)等信息。④ 參觀/察看供方之主要職能部門，以了解其職員素質(zhì)、辦公設(shè)備、公司規(guī)模、管理水平等；⑤ 察看其主要職能部門管理文件/資料，可針對(duì)性的要求提供關(guān)于某項(xiàng)目之文件，以了解供方對(duì)其現(xiàn)場(chǎng)管控力度。注：參觀時(shí)，應(yīng)注意查看被考察單位所在地址、前臺(tái)、辦公室環(huán)境、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)牌、企業(yè)架構(gòu)牌、質(zhì)量保證體系牌、安全與職業(yè)健康保證牌、ISO等方面的信息。5.2.2.5現(xiàn)場(chǎng)考察① 手工藝：察看工藝水平、成品及半成品保護(hù)，了解該公司施工質(zhì)量水平。② 勞動(dòng)健康與安全：察看現(xiàn)場(chǎng)工作環(huán)境安全、場(chǎng)地整潔、安全設(shè)施配備狀況；③ 環(huán)境污染控制：察看污水控制、空氣污染控制、廢棄物控制狀況；④ 物料儲(chǔ)備：察看物料儲(chǔ)存情況，了解其現(xiàn)場(chǎng)平面規(guī)劃是否合理，物料質(zhì)量是否處于有效監(jiān)控狀態(tài)下；⑤ 現(xiàn)場(chǎng)機(jī)械/測(cè)量/檢測(cè)設(shè)備/工具使用、保養(yǎng)情況：察看機(jī)械/工具是否充足、保養(yǎng)是否及時(shí)到位、是否處于檢定有效期內(nèi)，現(xiàn)場(chǎng)操作人員的素質(zhì)如何；⑥ 現(xiàn)場(chǎng)管理、保安、施工人員情況：察看其現(xiàn)場(chǎng)管理是否有序，保安、施工人員素質(zhì)如何；⑦ 考察過(guò)程中應(yīng)拍攝施工現(xiàn)場(chǎng)全貌及重點(diǎn)細(xì)部照片。5.2.2.6對(duì)工程服務(wù)類和材料供應(yīng)類新供應(yīng)商組織考察時(shí)，采購(gòu)職能側(cè)重考察公司資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、專業(yè)資質(zhì)證書等；節(jié)能項(xiàng)目需有節(jié)能認(rèn)證）、業(yè)績(jī)、組織架構(gòu)、人員素質(zhì)、執(zhí)行能力等綜合方面；其它業(yè)務(wù)部門側(cè)重考察其管理能力、技術(shù)與項(xiàng)目要求的符合性，考察產(chǎn)品顏色、樣式、外觀、質(zhì)感等項(xiàng)目可選用性等。5.2.2.7對(duì)于零星工程（單筆金額不超過(guò)10000元）和零星物料（單次采購(gòu)金額不超過(guò)5000元且一年內(nèi)的總采購(gòu)金額不超過(guò)10000元）選擇新供應(yīng)商采購(gòu)時(shí)，可不進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察，直接在議價(jià)審批時(shí)附上供方相關(guān)資質(zhì)（包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼等）即可,對(duì)未進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察，只進(jìn)行資質(zhì)審查的供應(yīng)商列為“臨時(shí)供應(yīng)商”。下屬公司所在地的大型商場(chǎng)、一定規(guī)模的超市（能夠開具正規(guī)發(fā)票）、專業(yè)大型賣場(chǎng)（國(guó)美、蘇寧、順電）、國(guó)內(nèi)外大型知名企業(yè)、行業(yè)內(nèi)知名企業(yè)可不經(jīng)過(guò)現(xiàn)場(chǎng)考察程序，自動(dòng)列為我司的“臨時(shí)供應(yīng)商”，但在文件報(bào)批中需給予注明。考察結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，考察小組負(fù)責(zé)填寫供方考察報(bào)告：包括現(xiàn)場(chǎng)考查報(bào)告（見模板）、供方現(xiàn)場(chǎng)考查評(píng)分表、供方資格審批表，考察結(jié)果分為“合格”、“不合格”兩類，“不合格”供應(yīng)商應(yīng)在供應(yīng)商名錄中注明，不能合作。資料管理考察結(jié)束后，采購(gòu)職能應(yīng)做好相關(guān)資料的收集、整理、歸檔、保管工作，各類歸檔文件，為查找方便，必須有目錄，歸檔順序依次為：①供方資格審批表1：對(duì)于未考察過(guò)的供應(yīng)商，原狀態(tài)應(yīng)為“待考察”，考察結(jié)論為“合格”或“不合格”。2：考察情況由采購(gòu)人員基本陳述，各參與考察人員在填寫意見時(shí)，需明確表述觀點(diǎn)。（例：評(píng)價(jià)意見為：建議列為合格單位或不合格單位等）。②供方現(xiàn)場(chǎng)考查評(píng)分表（每個(gè)參與人員需填寫此表，每人一份）③供方基本情況調(diào)查表④供方營(yíng)業(yè)執(zhí)照及稅務(wù)登記證等⑤供方簡(jiǎn)介資料等⑥供方推薦表（如有）5.2.2.11關(guān)于掛靠① 原則上我司允許掛靠，但要求供方須如實(shí)說(shuō)明是否屬于掛靠單位。如為掛靠單位，必須考察掛靠人負(fù)責(zé)的項(xiàng)目，在供方資格審批表中須注明掛靠人，不得隱瞞。供方隱瞞掛靠關(guān)系的，我司有權(quán)取消其供方資格。② 當(dāng)掛靠人、被掛靠人均為我司供方時(shí)，其供方評(píng)估應(yīng)分開進(jìn)行。對(duì)于掛靠性質(zhì)的供方，供方評(píng)估僅限其自身完成的業(yè)務(wù)。③ 以下情況，可能屬于掛靠。如果經(jīng)核實(shí)供方隱瞞掛靠關(guān)系，我司可取消其供方資格：供方業(yè)務(wù)聯(lián)系人一般為供方公司的副總經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理。到供方公司本部考察時(shí)，該業(yè)務(wù)聯(lián)系人見到供方公司本部人員主動(dòng)打招呼或聊天，言談中雙方語(yǔ)氣客氣。供方業(yè)務(wù)聯(lián)系人對(duì)供方公司本部人員、環(huán)境、公司整體情況等不甚熟悉。如供方業(yè)務(wù)聯(lián)系人身份為副總經(jīng)理，但供方公司本部人員不熟悉該業(yè)務(wù)聯(lián)系人，或?qū)υ摌I(yè)務(wù)聯(lián)系人視而不見。有條件的供方可要求提供業(yè)務(wù)聯(lián)系人的社保信息。不能提供社保信息或社保信息短的可能屬掛靠；但能提供長(zhǎng)期社保信息的，并不能作為不是掛靠的依據(jù)。供應(yīng)商履約/年度評(píng)審在合同履行過(guò)程中，若供應(yīng)商交貨期、品質(zhì)、價(jià)格或服務(wù)產(chǎn)生重大變異時(shí)，相關(guān)業(yè)務(wù)部門可隨時(shí)提出對(duì)供應(yīng)商作必要之復(fù)查及履約評(píng)估。當(dāng)合同金額大于10萬(wàn)元（含）人民幣時(shí)，在合同履行完畢后，由合同簽訂部門提出，下屬公司采購(gòu)職能主導(dǎo)組織各相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審，包括服務(wù)中心、采購(gòu)職能、工程職能、財(cái)務(wù)職能進(jìn)行供應(yīng)商履約評(píng)審，評(píng)審主要內(nèi)容為供應(yīng)商工作質(zhì)量、進(jìn)度、配合情況等。當(dāng)合同金額小于10萬(wàn)元人民幣時(shí)，統(tǒng)一安排進(jìn)行年度履約評(píng)審。評(píng)估結(jié)束后，評(píng)估人員填寫供方履約評(píng)估表，由采購(gòu)職能進(jìn)行匯總，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果填寫供方履約評(píng)估審批表進(jìn)行上報(bào)審批。履約評(píng)審根據(jù)評(píng)審結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商的等級(jí)狀態(tài)，如履約評(píng)審評(píng)定為不合格，應(yīng)在供應(yīng)商名錄中標(biāo)注明，嚴(yán)禁在凍結(jié)期間內(nèi)參與新的合作。每年年末，下屬公司采購(gòu)職能負(fù)責(zé)組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)當(dāng)年有過(guò)合作的供應(yīng)商進(jìn)行年度履約評(píng)估，并填寫履約情況匯總表按公司責(zé)權(quán)手冊(cè)進(jìn)行上報(bào)審批。同時(shí)，依據(jù)批準(zhǔn)后的評(píng)估結(jié)論，調(diào)整供應(yīng)商的狀態(tài)。集中采購(gòu)按招標(biāo)（采購(gòu)）操作指引執(zhí)行。年度評(píng)審不合格的供應(yīng)商，取消供應(yīng)商資格。5.2.4供應(yīng)商評(píng)鑒體系供應(yīng)商的評(píng)價(jià)按照等級(jí)（狀態(tài)）可劃分為臨時(shí)、待考察、合格、不合格四種等級(jí)。經(jīng)過(guò)資質(zhì)初審的供應(yīng)商列為“待考察”供應(yīng)商。新增供應(yīng)商考察和評(píng)定通過(guò)后，列為“合格”；若評(píng)定不合格，列為“不合格”，并設(shè)置凍結(jié)期。5.2.4.4凍結(jié)期設(shè)置為2年，在凍結(jié)期內(nèi)，將不再組織考察，凍結(jié)期過(guò)后，該供應(yīng)商等級(jí)調(diào)整為“待考察”，下屬公司可根據(jù)需要再次進(jìn)行考察。兩年內(nèi)沒(méi)有合作過(guò)的供方自動(dòng)列為待考察。5.2.4.5“待考察”的供應(yīng)商經(jīng)現(xiàn)場(chǎng)考察得分在60分以下（含）鑒定為不合格，考察得分在60分以上可列為“合格”供應(yīng)商?！昂细瘛惫?yīng)商應(yīng)符合以下要求：證照齊全、守法經(jīng)營(yíng)、管理規(guī)范；技術(shù)力量和資金實(shí)力雄厚，在本行業(yè)中有一定知名度；重合同、守信用，信譽(yù)良好；近三年無(wú)重大質(zhì)量、安全事故；近三年與集團(tuán)范圍內(nèi)的各公司之間無(wú)訴訟。5.2.4.6供應(yīng)商經(jīng)下屬公司連續(xù)三年年度評(píng)估高于8.5分的，可適當(dāng)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，享受在同等條件下有優(yōu)先中標(biāo)權(quán)。5.3供應(yīng)商編號(hào)管理5.3.1供應(yīng)商分類下屬公司根據(jù)供應(yīng)商供應(yīng)產(chǎn)品特點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行分類管理,如環(huán)境類、維保類、工程類等等。5.3.2供應(yīng)商編號(hào)為便于對(duì)供應(yīng)商的管理，需對(duì)其進(jìn)行編號(hào)。一般情況下，供應(yīng)商編號(hào)由三部分組成：下屬公司代碼+年份+流水號(hào)。5.3.2.1下屬公司代碼由下屬公司名稱拼音首字母（大寫）組成，例：物業(yè)集團(tuán)——ZB深圳公司——SZ珠海公司——ZH成都公司——CD長(zhǎng)沙公司——CS上海公司——SH江蘇公司——JS5.3.2.2年份：以供應(yīng)商初次引進(jìn)的年份為準(zhǔn)；流水號(hào)：三位數(shù)字，每年的第一家供應(yīng)商以001開始，按順序編號(hào)，不區(qū)分項(xiàng)目和供應(yīng)商類別。5.3.2.3舉例：SZ-2009-001 深圳市玉禾田清潔服務(wù)有限公司是深圳分公司2009年引進(jìn)的第一家供應(yīng)商。SZ-2010-007 深圳市中海電梯工程有限公司是深圳分公司2010年引進(jìn)的第七家公司。5.4采購(gòu)方式5.4.1采購(gòu)方式類別采購(gòu)方式分為：邀請(qǐng)招標(biāo)、議價(jià)采購(gòu)、直接委托、應(yīng)急采購(gòu)四種方式。5.4.2邀請(qǐng)招標(biāo)（簡(jiǎn)稱邀標(biāo)）以書面投標(biāo)邀請(qǐng)函的方式，邀請(qǐng)三至五家（含）以上供應(yīng)商參與投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)的采購(gòu)方式，中標(biāo)單位只有一個(gè)。中標(biāo)單位有兩個(gè)，需邀請(qǐng)五家供應(yīng)商參與投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)，邀請(qǐng)招標(biāo)的有效投標(biāo)單位的中標(biāo)率不得大于50%。如果邀請(qǐng)招標(biāo)的有效投標(biāo)單位的中標(biāo)率為100%應(yīng)按直接委托方式處理。單筆金額大于5萬(wàn)元（含）的單項(xiàng)工程、制作、外包等采購(gòu)項(xiàng)目，原則上應(yīng)采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式。單筆金額大于50萬(wàn)元（含）及節(jié)能改造等的單項(xiàng)工程、制作、外包等采購(gòu)項(xiàng)目，采用集團(tuán)采購(gòu)招標(biāo)或集團(tuán)采購(gòu)參與招標(biāo)的方式。5.4.2.5對(duì)于按規(guī)定應(yīng)招標(biāo)，金額大于5萬(wàn)元（含）但屬下述情況時(shí)：① 政府壟斷工程。② 因技術(shù)、市場(chǎng)原因造成實(shí)質(zhì)性壟斷，投標(biāo)單位不足3家，且標(biāo)的物無(wú)替代性的工程，可采用直接委托或議價(jià)確定合作單位。當(dāng)合作單位有不止一家可供選擇時(shí)，優(yōu)先采用議價(jià)，具體操作時(shí)，由經(jīng)辦人提出申請(qǐng)，在授權(quán)中最終審批人批準(zhǔn)后，按批準(zhǔn)后的采購(gòu)方式辦理。③ 為保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)的（例服裝、印刷、設(shè)備等），在總金額不超過(guò)原合同總價(jià)的30%或距上次合同簽訂時(shí)間不足3個(gè)月且價(jià)格波動(dòng)幅度不超過(guò)3%的產(chǎn)品，可直接通過(guò)委托采購(gòu)的方式進(jìn)行采購(gòu)。5.4.3議價(jià)采購(gòu)議價(jià)單位在物業(yè)公司供應(yīng)商庫(kù)（含臨時(shí)供應(yīng)商庫(kù)）、大型商場(chǎng)（正規(guī)超市）、集團(tuán)供方庫(kù)中優(yōu)先選擇。議價(jià)采購(gòu)僅適用于普通項(xiàng)目采購(gòu)中采購(gòu)現(xiàn)貨或價(jià)值較小的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的材料設(shè)備，或市場(chǎng)價(jià)格透明的，單筆金額小于5萬(wàn)元的采購(gòu)。5.4.4直接委托凡屬于已通過(guò)物業(yè)集團(tuán)招標(biāo)小組批準(zhǔn)確定的戰(zhàn)略合作供應(yīng)商及單價(jià)。如必須保證與原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性要求的，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處采購(gòu)的，且采購(gòu)資金總額不超過(guò)原主合同采購(gòu)金額30%的，超出應(yīng)重新進(jìn)行招標(biāo)。5.4.4.3距上次合同簽訂時(shí)間不足3個(gè)月且價(jià)格波動(dòng)幅度不超過(guò)3%的產(chǎn)品。當(dāng)?shù)卣蛐袠I(yè)主管機(jī)構(gòu)強(qiáng)制委托或指定的供應(yīng)商。某些產(chǎn)品或技術(shù)屬于專賣性質(zhì)或獨(dú)家代理的或因市場(chǎng)原因造成實(shí)際性壟斷的。5.4.5應(yīng)急采購(gòu)應(yīng)急采購(gòu)指不可預(yù)見的突發(fā)事件緊急采購(gòu)處理。應(yīng)急采購(gòu)單位在物業(yè)集團(tuán)供方庫(kù)、與我司過(guò)往有過(guò)合作、大型商場(chǎng)（正規(guī)超市）、集團(tuán)供方庫(kù)中優(yōu)先選擇。5.4.5.3緊急事項(xiàng)或特殊情況可采用應(yīng)急采購(gòu)。但應(yīng)提前做好采購(gòu)計(jì)劃，減少和控制使用應(yīng)急采購(gòu)。① 首先按權(quán)責(zé)流程通過(guò)電話征得事項(xiàng)發(fā)起公司的相關(guān)部門、高管及最終審批人同意后，由采購(gòu)負(fù)責(zé)人以郵件形式發(fā)起審批事項(xiàng)的情況說(shuō)明。② 如該事項(xiàng)須審批至區(qū)域或集團(tuán)，收件人為區(qū)域、集團(tuán)對(duì)接人，同時(shí)抄送集團(tuán)、區(qū)域以及發(fā)起公司審批流程上的所有部門及高管，征得最終審批人同意后方可執(zhí)行。③ 緊急事項(xiàng)可先以電話方式征得該事項(xiàng)的最終審批人同意，然后在一個(gè)日歷天內(nèi)通過(guò)郵件發(fā)起應(yīng)急采購(gòu)審批。④ 緊急采購(gòu)事項(xiàng)完成后，應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)按權(quán)責(zé)補(bǔ)報(bào)審批流程。⑤ 集團(tuán)采購(gòu)職能將不定期評(píng)估集團(tuán)所屬各物業(yè)公司的應(yīng)急采購(gòu)工作情況。5.4.6其它以下采購(gòu)事項(xiàng)由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)，可以不經(jīng)采購(gòu)線：5.4.6.1商場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)采買、行政及其他類直接委托，采購(gòu)金額≤1萬(wàn)元的。車輛相關(guān)費(fèi)用。購(gòu)物卡采購(gòu)。校園招聘活動(dòng)合作單位及獵頭公司選擇。5.5采購(gòu)工作流程5.5.1招標(biāo)采購(gòu)管理流程具體詳見物業(yè)招標(biāo)（采購(gòu)）操作指引。5.5.1.1招標(biāo)原則① 全面招標(biāo)原則：物業(yè)集團(tuán)和下屬公司的采購(gòu)應(yīng)以邀請(qǐng)招標(biāo)為主，凡能進(jìn)行邀請(qǐng)招標(biāo)的，不得以各種理由或方式進(jìn)行規(guī)避。② 資質(zhì)審查原則：所有投標(biāo)單位都要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的資質(zhì)預(yù)審，符合項(xiàng)目要求的投標(biāo)單位才有資格參加項(xiàng)目投標(biāo)。③ 合理低價(jià)中標(biāo)原則：在滿足招標(biāo)綜合要求的前提下，選擇報(bào)價(jià)較低且合理的投標(biāo)單位中標(biāo)。④ 公平、公正、保密原則：在未經(jīng)物業(yè)集團(tuán)和下屬公司批準(zhǔn)前，無(wú)論是否已定標(biāo)或已簽訂合同或是合同已執(zhí)行完畢，均要做好標(biāo)底、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等內(nèi)容的保密工作，以防影響招標(biāo)的公正與效果，損害公司的利益和形象及信譽(yù)。5.5.1.2采購(gòu)（招標(biāo)）計(jì)劃的編制具體詳見5.1.1條規(guī)定及物業(yè)招標(biāo)（采購(gòu)）操作指引。投標(biāo)單位的選擇具體詳見物業(yè)招標(biāo)（采購(gòu)）操作指引。招標(biāo)文件的編制具體詳見物業(yè)招標(biāo)（采購(gòu)）操作指引及相關(guān)模板。發(fā)標(biāo)、答疑具體詳見物業(yè)招標(biāo)（采購(gòu)）操作指引?；貥?biāo)、開標(biāo)① 下屬公司采購(gòu)職能必須嚴(yán)格按招標(biāo)文件及其補(bǔ)充文件的規(guī)定時(shí)間組織回標(biāo)，相關(guān)投標(biāo)文件接收人員應(yīng)做好回標(biāo)記錄，并同時(shí)負(fù)責(zé)確保所有投標(biāo)文件完整無(wú)損，無(wú)任何開啟跡象。投標(biāo)截止日期之后，不再接受任何投標(biāo)文件。② 投標(biāo)文件一般由商務(wù)標(biāo)和技術(shù)標(biāo)兩大部分組成，對(duì)于有一定技術(shù)要求的，必須提供技術(shù)標(biāo)。投標(biāo)方需提供紙質(zhì)投標(biāo)文件，如有需要可要求投標(biāo)方提供文件電子版。③ 下屬公司采購(gòu)職能，應(yīng)負(fù)責(zé)檢查投標(biāo)文件完好性，在回標(biāo)截止時(shí)間后組織開標(biāo)，開標(biāo)由招標(biāo)小組成員參與，參與開標(biāo)人員必須在開標(biāo)記錄上簽字確認(rèn)。具體明確如下：項(xiàng)目技術(shù)標(biāo)商務(wù)標(biāo)部門品質(zhì)及工行政及人財(cái)務(wù)職相關(guān)職品質(zhì)及工采購(gòu)職財(cái)務(wù)職相關(guān)職內(nèi)容程職能力職能能能程職能能能能清潔外包須參加須參加須參加開荒須參加須參加須參加電梯維保須參加須參加須參加工程、園林須參加須參加須參加整改類行政、人力須參加須參加須參加須參加類其它業(yè)務(wù)須參加須參加④ 按照責(zé)權(quán)手冊(cè)要求需上報(bào)物業(yè)集團(tuán)的采購(gòu)事項(xiàng)，下屬公司開標(biāo)后，需于當(dāng)日內(nèi)將開標(biāo)記錄傳真或掃描至物業(yè)集團(tuán)采購(gòu)職能。5.5.1.7評(píng)標(biāo)、定標(biāo)詳見招標(biāo)（采購(gòu)）操作指引。①評(píng)標(biāo)程序(A)技術(shù)標(biāo)評(píng)審技術(shù)標(biāo)評(píng)審應(yīng)完成以下內(nèi)容：a.管理人員（團(tuán)隊(duì)）專業(yè)素質(zhì)、管理能力；b.工期/計(jì)劃是否滿足要求，是否合理；c.施工組織設(shè)計(jì)（僅限工程類項(xiàng)目）；d.必須對(duì)各家技術(shù)標(biāo)進(jìn)行排序。(B)商務(wù)標(biāo)評(píng)審a. 清單招標(biāo)的，工程量是否有調(diào)整；非清單招標(biāo)的，必須對(duì)工程量進(jìn)行核算，對(duì)計(jì)量方式進(jìn)行比對(duì)，有無(wú)漏項(xiàng)；b.綜合單價(jià)合同、預(yù)計(jì)實(shí)施工程量會(huì)發(fā)生變化的，對(duì)不平衡報(bào)價(jià)提出調(diào)整意見；c.主要單項(xiàng)價(jià)格是否合理，除了各家投標(biāo)單位橫向?qū)Ρ纫酝?，還需要與過(guò)往項(xiàng)目、市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行對(duì)比；d.必須對(duì)各家商務(wù)標(biāo)進(jìn)行排序。(C)澄清a.澄清工作并非必要環(huán)節(jié)，只有在商務(wù)標(biāo)/技術(shù)標(biāo)評(píng)審后，評(píng)標(biāo)人員如發(fā)現(xiàn)投標(biāo)人技術(shù)或商務(wù)標(biāo)書內(nèi)容表述不清、理解存在歧義，對(duì)評(píng)標(biāo)結(jié)果會(huì)產(chǎn)生明顯影響的，方可澄清。b.需澄清的投標(biāo)單位以書面形式列明澄清內(nèi)容送招標(biāo)人作為評(píng)定標(biāo)的補(bǔ)充依據(jù)，不能存在故意漏報(bào)或不報(bào)，投標(biāo)分析中需闡述。(D)洽談(E)定標(biāo)②定標(biāo)根據(jù)商務(wù)標(biāo)/技術(shù)標(biāo)評(píng)審結(jié)果，需要繼續(xù)洽談的投標(biāo)單位，洽談工作須由招標(biāo)小組參與，下屬公司采購(gòu)職能主持，洽談后采購(gòu)人員需填寫洽談?dòng)涗洷?，所有參與洽談人員簽字確認(rèn)。定標(biāo)時(shí)，對(duì)于無(wú)技術(shù)難度常規(guī)招標(biāo)項(xiàng)目，可在開標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)直接洽談定標(biāo)，洽談可采用現(xiàn)場(chǎng)免提電話方式，并將洽談情況填寫洽談?dòng)涗洷?，如是電話免提洽談，需在洽談?dòng)涗洷碇凶⒚?。定?biāo)時(shí)，必須填寫定標(biāo)報(bào)告。如最低價(jià)投標(biāo)單位招標(biāo)前未劃分標(biāo)段，定標(biāo)時(shí)需要?jiǎng)澐謽?biāo)段的、非最低價(jià)定標(biāo)的，招標(biāo)小組開會(huì)確定（下屬公司由采購(gòu)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)通知和組織）。定標(biāo)時(shí)，如果中標(biāo)價(jià)格高于預(yù)算成本，采購(gòu)職能需在定標(biāo)報(bào)告中說(shuō)明情況。定標(biāo)時(shí)，如果不同投標(biāo)單位的綜合評(píng)價(jià)結(jié)果相同或很相近，其中與公司在類似工程中有過(guò)良好合作關(guān)系的投標(biāo)單位可考慮其在同等條件下，優(yōu)先中標(biāo)。定標(biāo)時(shí)，總額超過(guò)20萬(wàn)的定標(biāo)結(jié)果須下發(fā)中標(biāo)通知書。5.5.1.8簽訂合同在中標(biāo)通知書規(guī)定的合同簽訂時(shí)間之內(nèi)，按責(zé)權(quán)手冊(cè)由主辦部門與供方簽訂合同。5.5.1.9廢標(biāo)①下列情況須重新招標(biāo)：投標(biāo)單位相互串通投標(biāo)的；投標(biāo)單位以行賄的手段謀取中標(biāo)的；投標(biāo)單位以他人名義投標(biāo)或以其他方式弄虛作假，騙取中標(biāo)的；中標(biāo)單位中標(biāo)后，不能有效履行其責(zé)任和義務(wù)的；招標(biāo)產(chǎn)品出現(xiàn)大的方案變更，使投標(biāo)報(bào)價(jià)無(wú)效的。② 出現(xiàn)廢標(biāo)后，采購(gòu)職能應(yīng)填寫廢標(biāo)審批表，按權(quán)責(zé)進(jìn)行報(bào)批。5.5.2議價(jià)采購(gòu)5.5.2.1原則：① 議價(jià)采購(gòu)僅適用于普通項(xiàng)目采購(gòu)中采購(gòu)現(xiàn)貨或價(jià)值較小的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的材料設(shè)備，或市場(chǎng)價(jià)格透明的，單筆金額小于5萬(wàn)元的采購(gòu)，包括物資采購(gòu)和零星工程等。② 議價(jià)范圍應(yīng)嚴(yán)格控制，能招標(biāo)盡量采用邀請(qǐng)招標(biāo)的方式。供應(yīng)商的選擇：大于1萬(wàn)元（含）的物資采購(gòu)和零星工程，詳見5.4.3條規(guī)定。議價(jià)① 采購(gòu)職能根據(jù)相關(guān)部門的技術(shù)要求及質(zhì)量要求編寫報(bào)價(jià)要求或要點(diǎn)向符合條件的供應(yīng)商詢價(jià)。② 詢價(jià)時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)至少選擇兩家以上（盡量三家）符合條件的供應(yīng)商作為詢價(jià)對(duì)象，特殊情況除外，如原廠采購(gòu)，獨(dú)家代理，應(yīng)急采購(gòu)等。對(duì)不能提供兩家或兩家以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)的采購(gòu)，采購(gòu)人員在報(bào)批價(jià)格時(shí)進(jìn)行充分說(shuō)明。③ 采購(gòu)人員可以郵件、電話或傳真的方式向供應(yīng)商詢價(jià)，當(dāng)供應(yīng)商通過(guò)紙質(zhì)報(bào)價(jià)（當(dāng)面提交、郵寄或傳真）時(shí)，報(bào)價(jià)有印章或摁有手印的前提下視為有效報(bào)價(jià)；當(dāng)供應(yīng)商通過(guò)郵件報(bào)價(jià)時(shí)，需在郵件中注明供應(yīng)商名稱、報(bào)價(jià)人姓名，經(jīng)辦人將郵件打印出來(lái)，亦可視為有效報(bào)價(jià)。④ 在得到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息后，采購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)條件、內(nèi)容等進(jìn)行核對(duì)，對(duì)報(bào)價(jià)內(nèi)容，如單價(jià)、工/貨期、售后服務(wù)、付款方式等方面進(jìn)行分析比較，選擇條件最優(yōu)的供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)。⑤ 議價(jià)時(shí)，議價(jià)人員要對(duì)價(jià)格進(jìn)行充分分析，對(duì)比歷史采購(gòu)價(jià)格，根據(jù)市場(chǎng)行情定價(jià)。⑥ 當(dāng)采購(gòu)金額大于1萬(wàn)元（含）時(shí)，則至少要有兩個(gè)或兩個(gè)以上職能參與商務(wù)談判（議價(jià)）工作，并形成洽談?dòng)涗?；?dāng)采購(gòu)金額小于1萬(wàn)元時(shí)，可由采購(gòu)職能負(fù)責(zé)參與商務(wù)談判（議價(jià)）工作，并形成洽談?dòng)涗?，所有參與談判的人員都需在洽談?dòng)涗浬虾炞?。若供?yīng)商因各種原因無(wú)法抵達(dá)我司進(jìn)行商務(wù)談判時(shí)，也可通過(guò)免提電話的方式進(jìn)行商務(wù)談判（議價(jià)）工作。定價(jià)根據(jù)議價(jià)結(jié)果，采購(gòu)職能按公司責(zé)權(quán)手冊(cè)進(jìn)行報(bào)批。簽訂合同① 議價(jià)審批后可采用合同/訂購(gòu)單/零星通知單三種方式實(shí)施采購(gòu)，原則上能簽合同的須以合同形式體現(xiàn)。② 物資采購(gòu)采用簽訂半年/一年合同，單次直接下訂購(gòu)單形式實(shí)施采購(gòu)。③ 單筆金額小于等于5000元的零星工程可采用直接發(fā)零星通知單形式實(shí)施采購(gòu)。④ 簽訂合同（訂單）時(shí)需在物業(yè)集團(tuán)合格供方庫(kù)、臨時(shí)供方庫(kù)、與我司過(guò)往有過(guò)合作、正規(guī)商場(chǎng)、超市、集團(tuán)供方庫(kù)中選擇，自購(gòu)產(chǎn)品除外。⑤ 自購(gòu)：對(duì)于常態(tài)項(xiàng)目的零星物料或前期項(xiàng)目采購(gòu)條件不成熟的情況，可視情況采取自購(gòu)方式采購(gòu)，若在大型商場(chǎng)（賣場(chǎng)）、超市進(jìn)行自購(gòu)時(shí)，可由采購(gòu)職能人員直接前往采購(gòu)；若在其他場(chǎng)所進(jìn)行自購(gòu)時(shí)，則需兩人或兩人以上進(jìn)行陪同購(gòu)買，原則是能簽合同/下訂單的須以合同/訂單方式體現(xiàn)。5.5.3直接委托5.5.3.1原則滿足本制度5.4.4條件的，方可采用直接委托的方式選擇供方。5.5.3.2洽談在與意向供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)洽談之前，采購(gòu)職能在市場(chǎng)上組織2-3家單位進(jìn)行詢價(jià)，然后結(jié)合歷史數(shù)據(jù)，與意向單位進(jìn)行談判，就合同主要條款（承包范圍、金額、付款條件、計(jì)價(jià)及結(jié)算方式、工期等）達(dá)成一致并形成洽談?dòng)涗洝?.5.3.3簽訂合同根據(jù)洽談結(jié)果，采購(gòu)職能按公司責(zé)權(quán)手冊(cè)進(jìn)行報(bào)批，下發(fā)直接委托單給供方實(shí)施采購(gòu)。5.5.4應(yīng)急采購(gòu)原則：滿足本制度5.4.5條件的，方可采用應(yīng)急采購(gòu)的方式處理。立項(xiàng)：各服務(wù)中心發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，服務(wù)中心需填寫突發(fā)事件處理記錄表，按公司責(zé)權(quán)手冊(cè)報(bào)批后實(shí)施采購(gòu)。流程見附件應(yīng)急采購(gòu)流程。供應(yīng)商選擇：詳見4.4.5規(guī)定。洽談：在采購(gòu)實(shí)施前，服務(wù)中心需就現(xiàn)場(chǎng)情況充分介紹予意向單位，雙方就承包范圍、金額、付款條件、計(jì)價(jià)及結(jié)算方式、工期等主要條款進(jìn)行談判，達(dá)成初步協(xié)議。驗(yàn)收、結(jié)算：采購(gòu)實(shí)施完工后，服務(wù)中心組織相關(guān)部門組織驗(yàn)收、核價(jià)，以零星通知單形式按責(zé)權(quán)審批后下發(fā)給供應(yīng)商。流程見附件預(yù)結(jié)算流程。5.6合同管理5.6.1合同訂立當(dāng)合同金額小于1萬(wàn)元時(shí)，合同條款談判可由采購(gòu)職能人員負(fù)責(zé)進(jìn)行；當(dāng)合同金額大于1萬(wàn)元（含）時(shí)，合同條款談判需兩人（包括采購(gòu)職能人員在內(nèi)）或兩人以上共同參加。合同的談判，應(yīng)根據(jù)各方面要求，結(jié)合合同實(shí)施中可能發(fā)生的各種情況進(jìn)行周密、充分的準(zhǔn)備，保護(hù)公司的合法權(quán)益。簽約人在簽訂合同之前，必須認(rèn)真了解對(duì)方當(dāng)事人的情況，包括：對(duì)方單位是否具有法人資格、有否有經(jīng)營(yíng)權(quán)、有否履約能力及其資信情況，對(duì)方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權(quán)限。做到既要考慮公司的經(jīng)濟(jì)效益，又要考慮對(duì)方的條件和實(shí)際能力，防止上當(dāng)受騙，防止簽訂無(wú)效經(jīng)濟(jì)合同，確保所簽合同有效、有利。下屬公司必須按照物業(yè)集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)合同文本簽訂合同，如有變更，需顏色標(biāo)出再上報(bào)審批。任何人對(duì)外簽訂合同，都必須以維護(hù)公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時(shí)假公濟(jì)私、損公肥私、謀取私利。5.6.2合同標(biāo)準(zhǔn)文本5.6.2.1物業(yè)集團(tuán)采購(gòu)職能負(fù)責(zé)建立及完善“物業(yè)集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)合同文本”，下屬公司應(yīng)予執(zhí)行。5.6.2.2“標(biāo)準(zhǔn)合同文本”包含內(nèi)容如下：標(biāo)準(zhǔn)合同文本要求對(duì)各方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。在招標(biāo)（招標(biāo)文件附件）及合同簽署時(shí)，應(yīng)執(zhí)行“標(biāo)準(zhǔn)合同文本”，物業(yè)集團(tuán)尚采購(gòu)職能未制訂標(biāo)準(zhǔn)合同文本的，下屬公司采購(gòu)職能可參照相應(yīng)的合同文本編制，報(bào)物業(yè)集團(tuán)采購(gòu)職能備案。當(dāng)客觀條件發(fā)生重大變化、原有合同標(biāo)準(zhǔn)文本不再適用時(shí)，下屬公司采購(gòu)職能應(yīng)及時(shí)提出修訂意見,報(bào)物業(yè)集團(tuán)采購(gòu)職能審核、修改。5.6.3合同審查下屬公司采購(gòu)職能負(fù)責(zé)組織下屬服務(wù)中心、工程職能、財(cái)務(wù)職能、行政職能等相關(guān)部門對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行審查，主要審查內(nèi)容如下。合同的合法性。包括：當(dāng)事人有無(wú)簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、政策和本制度規(guī)定；合同的嚴(yán)密性。包括：合同應(yīng)具備的條款是否齊全；當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確；文字表述是否確切無(wú)誤。合同的可行性。包括：當(dāng)事人雙方特別是對(duì)方是否具備履行合同的能力、條件；預(yù)計(jì)取得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)；合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟(jì)損失5.6.4合同履行在合同簽訂后，簽訂部門負(fù)責(zé)向各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合同交底，可在物業(yè)平臺(tái)發(fā)起，一般要求至少說(shuō)明工程范圍、工期、開工時(shí)間、付款方式等，以便各崗位人員協(xié)調(diào)、配合。在合同簽訂后，一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽(yù)”的原則，嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同的全面履行。合同簽訂后，簽訂部門及業(yè)務(wù)部門應(yīng)隨時(shí)了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理匯報(bào)，否則，造成經(jīng)濟(jì)合同不能履行，或不能完全履行的，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。5.6.5合同變更及解除在合同履行過(guò)程中，碰到困難的，首先應(yīng)盡一切努力克服困難，盡力保障合同的履行。如實(shí)際履行確有人力不可克服的困難而需變更、解除合同時(shí)，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，再按照合同訂立的程序辦理，嚴(yán)禁擅自變更合同。對(duì)方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護(hù)公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制。變更、解除合同，一律必需采用書面形式（包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無(wú)效，雙方就合同變更、解除另行簽訂合同或補(bǔ)充合同變更、解除合同，一律作為原合同的組成部分或更新部分，與原合同具有同等法律效力。以變更、解除合同為名，行以權(quán)謀私、假公濟(jì)私之實(shí)，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)懲處。5.6.6合同糾紛處理合同糾紛由下屬公司采購(gòu)職能負(fù)責(zé)處理，涉及內(nèi)部業(yè)務(wù)部門，可以協(xié)商或確定一個(gè)部門為主負(fù)責(zé)處理部門，采購(gòu)職能對(duì)糾紛的處理必須具體負(fù)責(zé)到底。各部門在處理糾紛時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系，及時(shí)溝通，積極主動(dòng)地做好應(yīng)做的工作，不互相推諉、指責(zé)，統(tǒng)一意見。處理合同糾紛的原則：① 堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩，法律沒(méi)規(guī)定的，以國(guó)家政策或合同條款為準(zhǔn)。② 以雙方協(xié)商解決為基本辦法，糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人友好協(xié)商，在既維護(hù)公司合法權(quán)益，又不侵犯對(duì)方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達(dá)成協(xié)議，解決糾紛。③ 因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛，應(yīng)堅(jiān)持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯；因我方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)尊重對(duì)方的合法權(quán)益