2023年“結(jié)算流程管理系統(tǒng)”建設(shè)實(shí)戰(zhàn)分析

“結(jié)算流程管理系統(tǒng)”建設(shè)實(shí)戰(zhàn)分析class="aligncentersize-fullwp-image-5789970"src="/wp-files/2023/03/MQ1mb0HhNnuYK9L9uYeP.png"alt=""width="900"height="420"/>

隨著企業(yè)不斷進(jìn)展，業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)模式會(huì)越來(lái)越豐富多彩，在實(shí)際經(jīng)營(yíng)過(guò)程中業(yè)務(wù)普遍進(jìn)展較快，系統(tǒng)的支撐會(huì)跑在業(yè)務(wù)的后面。隨著沖突越來(lái)越突出和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提效的要求，企業(yè)普遍會(huì)實(shí)行兩條腿走路，一方面在現(xiàn)有條件下盡量支持業(yè)務(wù)進(jìn)展，另外一方面要全面梳理分析并升級(jí)迭代系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

在一個(gè)企業(yè)中，各個(gè)部門生產(chǎn)效率通常不是完全全都的，進(jìn)展速度也是參差不齊。當(dāng)業(yè)務(wù)部門瘋狂開(kāi)疆破土的時(shí)候，后端的支持就顯得尤為重要，尤其是職能部門的辦公效率也要提升上來(lái)，否則就會(huì)限制業(yè)務(wù)的進(jìn)展，甚至影響商務(wù)合作。

當(dāng)前提升企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)效率，大多公司實(shí)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，流程標(biāo)準(zhǔn)化。

本文主要敘述業(yè)財(cái)一體化中針對(duì)與B端合作方結(jié)算傭金服務(wù)費(fèi)等的結(jié)算流程標(biāo)準(zhǔn)線上化，介紹其中的結(jié)算流程管理平臺(tái)，目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)結(jié)算鏈路管理，優(yōu)化流程，削減人工，降本提效，縮短回款周期，提高資金利用率，推動(dòng)財(cái)務(wù)憑證自動(dòng)生成，會(huì)計(jì)電子化。

01建設(shè)背景與思路

提高企業(yè)效率，推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，主要從兩個(gè)方一直解決：

其一是系統(tǒng)支持全業(yè)務(wù)場(chǎng)景，原來(lái)需要人工參加的簡(jiǎn)單重復(fù)的操作，通過(guò)系統(tǒng)建設(shè)來(lái)代替，人工的重心更多是決策和審批；

其二是為職能部門供應(yīng)線上運(yùn)營(yíng)工具，有力的支撐業(yè)務(wù)進(jìn)展。因此將中后臺(tái)系統(tǒng)打通可以有效的提高人工工作效率，且滿意內(nèi)部審計(jì)要求，在人員更迭時(shí)有據(jù)可查，保持業(yè)務(wù)連續(xù)性。

當(dāng)前企業(yè)重點(diǎn)是推動(dòng)業(yè)財(cái)一體化建設(shè)，主要包含賬務(wù)系統(tǒng)、計(jì)費(fèi)系統(tǒng)、清結(jié)算系統(tǒng)、資金調(diào)撥系統(tǒng)、開(kāi)票系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、費(fèi)控系統(tǒng)、總賬系統(tǒng)等支持全場(chǎng)景業(yè)務(wù)線上化。

在上述系統(tǒng)成熟的基礎(chǔ)上，建立一個(gè)中臺(tái)系統(tǒng)來(lái)打通孤島系統(tǒng)，將其串聯(lián)起來(lái)，形成全流程閉環(huán)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品線上自動(dòng)結(jié)算。

當(dāng)前企業(yè)面臨的問(wèn)題和針對(duì)性解法，從中也可以發(fā)覺(jué)系統(tǒng)建設(shè)的思路。

02流程架構(gòu)

從流程圖中可以看出，系統(tǒng)將實(shí)現(xiàn)以下幾個(gè)方面的職能：

對(duì)賬線上化：打通計(jì)費(fèi)系統(tǒng)、對(duì)賬平臺(tái)自動(dòng)構(gòu)建計(jì)費(fèi)訂單和對(duì)賬數(shù)據(jù)，解決人工跨系統(tǒng)取數(shù)復(fù)核問(wèn)題。審批線上化：系統(tǒng)定義對(duì)外輸出結(jié)算數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)確認(rèn)后，系統(tǒng)留痕一鍵發(fā)起審批流程，削減人工匯總郵件資料，編輯郵件內(nèi)容；依據(jù)對(duì)賬結(jié)果發(fā)起應(yīng)收應(yīng)付審批、調(diào)整OA流程，自動(dòng)獵取應(yīng)收應(yīng)付數(shù)據(jù)/協(xié)議/對(duì)賬報(bào)告等，無(wú)需人工操作，數(shù)據(jù)更精確?????。調(diào)賬線上化：依據(jù)審批結(jié)果，將差異數(shù)據(jù)推送計(jì)費(fèi)系統(tǒng)，生成調(diào)整結(jié)算單進(jìn)行調(diào)賬，無(wú)需人工介入，數(shù)據(jù)問(wèn)題單據(jù)設(shè)置人工節(jié)點(diǎn)進(jìn)行審核確認(rèn)，保留記錄。開(kāi)票線上化：打通應(yīng)收賬款開(kāi)票申請(qǐng)，自動(dòng)推送到開(kāi)票平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)自主開(kāi)票、紅沖、作廢；開(kāi)票平臺(tái)回傳開(kāi)票數(shù)據(jù)及快遞單號(hào)，對(duì)于分多次開(kāi)票的數(shù)據(jù)也進(jìn)行關(guān)聯(lián)管理，從而實(shí)現(xiàn)結(jié)算和開(kāi)票的閉環(huán)。付款線上化：應(yīng)付賬款付款申請(qǐng)，對(duì)接費(fèi)控系統(tǒng)，發(fā)起付款流程，通過(guò)費(fèi)控OCR識(shí)別上傳發(fā)票，可對(duì)發(fā)票進(jìn)行驗(yàn)真驗(yàn)重，減少財(cái)務(wù)手工驗(yàn)真驗(yàn)重，提升審核效率。核銷線上化：對(duì)接調(diào)撥系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款自動(dòng)核銷，特別場(chǎng)景支持出納在結(jié)算平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)勾兌，系統(tǒng)自動(dòng)更新賬齡數(shù)據(jù)；系統(tǒng)完整自動(dòng)臺(tái)賬記錄；系統(tǒng)供應(yīng)全過(guò)程監(jiān)控和預(yù)警，系統(tǒng)自動(dòng)跟催超季節(jié)點(diǎn)。要想實(shí)現(xiàn)以上全部職能，可以遵循以下的建設(shè)節(jié)奏和實(shí)施內(nèi)容。

1）構(gòu)建應(yīng)收應(yīng)付賬款訂單

結(jié)算流程平臺(tái)對(duì)接計(jì)費(fèi)系統(tǒng)，拉取計(jì)費(fèi)訂單，匹配對(duì)賬報(bào)告。

依據(jù)結(jié)算規(guī)章提取結(jié)算數(shù)據(jù)，根據(jù)合作方-關(guān)聯(lián)主體-結(jié)算費(fèi)項(xiàng)-收款主體維度進(jìn)行展現(xiàn)，同時(shí)在結(jié)算費(fèi)項(xiàng)及因子級(jí)別上匹配對(duì)賬報(bào)告，對(duì)賬平臺(tái)數(shù)據(jù)更新后準(zhǔn)時(shí)通知結(jié)算流程管理平臺(tái)。對(duì)賬報(bào)告包含信息流和資金流雙向?qū)~，降低資金風(fēng)險(xiǎn)。

2）合作方確定結(jié)算金額和開(kāi)票信息

將內(nèi)部核對(duì)全都金額，輸出合作方進(jìn)行確認(rèn)，若金額確定則上傳開(kāi)票信息申請(qǐng)結(jié)算；若金額有異議可以審批駁回進(jìn)行溝通，支持上傳附件進(jìn)行幫助。

3）應(yīng)收應(yīng)付訂單審批調(diào)賬

基于計(jì)費(fèi)系統(tǒng)訂單和合作方確認(rèn)金額，對(duì)應(yīng)收應(yīng)付金額進(jìn)行調(diào)整，計(jì)費(fèi)訂單匹配對(duì)賬報(bào)告，關(guān)聯(lián)合作方確認(rèn)金額和附件，經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)復(fù)核后將調(diào)賬金額推送計(jì)費(fèi)系統(tǒng)，自動(dòng)調(diào)賬，并同步計(jì)費(fèi)數(shù)據(jù)到結(jié)算系統(tǒng)。調(diào)賬完成后回盤，更新應(yīng)收應(yīng)付訂單金額。

4）開(kāi)票審批或付款審批

依據(jù)審批通過(guò)的應(yīng)收和應(yīng)付訂單，與合作方溝通確定開(kāi)票信息和付款信息，將訂單進(jìn)行匯總或拆分進(jìn)行開(kāi)票和付款審批。審批信息包含開(kāi)票信息、合作主體信息、協(xié)議信息、賬戶信息、費(fèi)用明細(xì)、審批看法等。

5）開(kāi)票或付款

審批通過(guò)后，應(yīng)收業(yè)務(wù)結(jié)算管理流程平臺(tái)對(duì)接發(fā)票系統(tǒng)，通過(guò)發(fā)票系統(tǒng)的開(kāi)票力量為應(yīng)收單開(kāi)具銷項(xiàng)稅發(fā)票，同時(shí)支持發(fā)票紅沖，作廢等功能。

應(yīng)付業(yè)務(wù)對(duì)接費(fèi)控系統(tǒng)或資金管理系統(tǒng)，發(fā)起付款流程，通過(guò)費(fèi)控OCR識(shí)別上傳發(fā)票，可對(duì)發(fā)票進(jìn)行驗(yàn)真驗(yàn)重；涉及多路徑付款的從資金項(xiàng)目管理系統(tǒng)獵取路徑信息，攜帶供財(cái)務(wù)審核，確定后由資金管理系統(tǒng)依據(jù)付款規(guī)章和路徑進(jìn)行支付，付款勝利后自動(dòng)生成財(cái)務(wù)憑證相關(guān)數(shù)據(jù)。

6）應(yīng)收應(yīng)付賬款自動(dòng)核銷

應(yīng)付賬款通過(guò)對(duì)接調(diào)撥系統(tǒng)獵取付款流水信息，匹配賬單進(jìn)行核銷；應(yīng)收賬款通過(guò)調(diào)撥系統(tǒng)拉取收款流水進(jìn)行匹配進(jìn)行核銷，需人工介入的訂單由會(huì)計(jì)進(jìn)行匹配核銷。

7）全流程報(bào)表監(jiān)控分析

針對(duì)應(yīng)收流程、應(yīng)付流程、付款流程、開(kāi)票流程進(jìn)行全流程分析，流程審批時(shí)間和審批節(jié)點(diǎn)進(jìn)行時(shí)間統(tǒng)計(jì)和監(jiān)控預(yù)警關(guān)聯(lián)方進(jìn)行操作；全流程線上化后可以實(shí)現(xiàn)應(yīng)收應(yīng)付整體拉通和準(zhǔn)實(shí)時(shí)更新。

03系統(tǒng)功能及原型

平臺(tái)主要功能模塊包含：

1）平臺(tái)首頁(yè)

主要呈現(xiàn)審批中的流程進(jìn)度，審批節(jié)點(diǎn)預(yù)警；應(yīng)收應(yīng)付報(bào)表折線圖，依據(jù)合作方付款和收款金額進(jìn)行趨勢(shì)圖分析；逾期付款賬齡分析預(yù)警，針對(duì)逾期付款或者收款業(yè)務(wù)進(jìn)行分析和預(yù)警。

2）結(jié)算管理

可以選擇計(jì)費(fèi)訂單發(fā)起應(yīng)付流程或者發(fā)起應(yīng)收流程；并追蹤訂單狀態(tài)。

3）對(duì)賬管理

生成信息流對(duì)賬報(bào)告，從對(duì)賬平臺(tái)拉取對(duì)賬結(jié)果，包含業(yè)務(wù)日期和對(duì)方關(guān)聯(lián)方數(shù)據(jù)比對(duì)，支持按肯定周期進(jìn)行匯總。

生成資金流對(duì)賬報(bào)告，資金流對(duì)賬包含支付流水和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)賬，支付流水和銀企直連總額對(duì)賬。

4）發(fā)票管理

主要是發(fā)起開(kāi)票申請(qǐng)，選擇審批通過(guò)的訂單進(jìn)行開(kāi)票，填寫(xiě)開(kāi)票信息，添加附件，確認(rèn)結(jié)算金額對(duì)應(yīng)開(kāi)票金額，以及發(fā)票數(shù)量和金額，提交OA進(jìn)行審批

查詢發(fā)票狀態(tài)，開(kāi)票金額，剩余開(kāi)票金額，開(kāi)票信息相關(guān)數(shù)據(jù)。

發(fā)票作廢：選擇開(kāi)票的訂單進(jìn)行作廢，選擇作廢緣由進(jìn)行重新開(kāi)票或重新打印發(fā)票。

發(fā)票紅沖：選擇開(kāi)票勝利的訂單進(jìn)行紅沖，確認(rèn)發(fā)票信息或申請(qǐng)紅字單號(hào)。

5）付款管理

篩選付款狀態(tài)為待申請(qǐng)付款的訂單，選擇訂單批次可以發(fā)起付款，選擇需要攜帶的附件、對(duì)賬報(bào)告、付款路徑和賬戶信息，接口對(duì)接費(fèi)控系統(tǒng)，上傳發(fā)票支持電子發(fā)票和紙質(zhì)發(fā)票影像件進(jìn)行OCR識(shí)別。

流程審批通過(guò)即可對(duì)接調(diào)撥進(jìn)行支付，并將付款結(jié)果進(jìn)行回寫(xiě)結(jié)算流程平臺(tái)，同時(shí)自動(dòng)制證和記賬對(duì)接財(cái)務(wù)專業(yè)系統(tǒng)，處理后生成財(cái)務(wù)報(bào)表。

6）出納管理

結(jié)算單收款查詢：通過(guò)合作方商定付款信息和標(biāo)記，系統(tǒng)拉取收款流水與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配進(jìn)而核銷應(yīng)收賬款。先票后款收款確認(rèn)：出納依據(jù)開(kāi)票信息匹配業(yè)務(wù)信息，校驗(yàn)收款資金，人工參加核銷。先款后票收款確認(rèn)：出納依據(jù)業(yè)務(wù)信息，校驗(yàn)收款資金，人工參加核銷，適用于截留資金或合作方先打款后開(kāi)票業(yè)務(wù)。7）報(bào)表管理

對(duì)整個(gè)流程審批節(jié)點(diǎn)，審批用時(shí)進(jìn)行精細(xì)分析，針對(duì)用時(shí)較長(zhǎng)節(jié)點(diǎn)，結(jié)合業(yè)務(wù)場(chǎng)景和痛點(diǎn)分析，針對(duì)性輸出提升方案。

依據(jù)計(jì)費(fèi)規(guī)章和協(xié)議商定，針對(duì)應(yīng)收應(yīng)付賬款生成清單，由結(jié)算周期明細(xì)進(jìn)行匯總，形成根據(jù)肯定時(shí)間維度得報(bào)表。

打通