會展信息系統(tǒng)-實(shí)踐性考核報(bào)告

2/16自學(xué)考試2016年上半年《會展管理》專業(yè)（獨(dú)立本科段）實(shí)踐性考核報(bào)告上海應(yīng)用技術(shù)學(xué)院考試課程會展管理信息系統(tǒng)（實(shí)踐）報(bào)告題目會展信息管理的重要性考生姓名xxxxxx準(zhǔn)考證號xxxxxxx座位號xxxxxx課程成績教師簽名

前言通過會展信息系統(tǒng)實(shí)踐中的運(yùn)用，深刻了解了會展企業(yè)的核心業(yè)務(wù)流程，信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢，也是我國產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級，實(shí)現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化，增強(qiáng)國際競爭力與綜合國力的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。因此企業(yè)建立一個(gè)完善的管理信息系統(tǒng)是必須的，這可以更好的管理好內(nèi)部的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)資源共享，靈活便利的處理各種問題。同時(shí)企業(yè)進(jìn)行會展信息化管理，建立各參展企業(yè)的數(shù)據(jù)庫，并能實(shí)現(xiàn)共享，在會展設(shè)施方面要求具有聯(lián)系全球的通訊設(shè)施。會展信息化是現(xiàn)代會展的基本特征，也是會展發(fā)展的重要趨勢。會展信息系統(tǒng)的發(fā)展為會展行業(yè)的發(fā)展提高了企業(yè)的工作效率、優(yōu)化了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程、提高了企業(yè)的管理水平、完善了企業(yè)的經(jīng)營模式、改善了企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量，有利于會展決策人員的正確決策。會展信息系統(tǒng)建立對會展行業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著不可或缺的巨大作用。

目錄一、會展信息系統(tǒng)發(fā)展背景 4二、會展信息系統(tǒng)介紹 6三、會展信息系統(tǒng)建設(shè)的必要性 7四、會展信息系統(tǒng)的功能 9五、會展CRM的功能與作用 11六、會展主辦管理系統(tǒng)的功能與作用 13七、實(shí)踐的目標(biāo)及意義 16

一、會展信息系統(tǒng)發(fā)展背景21世紀(jì)已經(jīng)進(jìn)入全新的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，各行各業(yè)的發(fā)展，都離不開信息系統(tǒng)的管理。而會展信息系統(tǒng)的運(yùn)用，對于會展行業(yè)的發(fā)展的作用日益明顯。會展的信息化管理的作用，可體現(xiàn)在優(yōu)化企業(yè)各類資源、提高客戶關(guān)系管理能力、提高會展服務(wù)質(zhì)量和效率、拓展會展業(yè)務(wù)領(lǐng)域等多方面。會展是信息密集的活動(dòng)，具有前期正準(zhǔn)備時(shí)間長，實(shí)施時(shí)間短的特點(diǎn)，在整個(gè)會展期間，尤其是在臨近開始的短暫時(shí)間內(nèi)，將會涌現(xiàn)出大量的，高密度的信息，這些信息必須及時(shí)準(zhǔn)確的進(jìn)行處理，我們把他又可以分成財(cái)務(wù)信息，接待信息，會議進(jìn)程信息，人員信息、場館信息、物流信息、住宿信息等，通過這些信息貫穿整個(gè)會展期間。會展本身是很大的集合，按形式包括會議、展覽會、節(jié)慶活動(dòng)；按他們設(shè)計(jì)和輻射的地域范圍，可本地的、全國的、國際的、按組織規(guī)模和參觀人數(shù)分類，有小型的、中型的、大型的和特大型的。按會展的規(guī)格，可分普通的、行業(yè)的、政府的和國際性的。曉得會展可能是本地的一個(gè)行業(yè)。組織或者企業(yè)的一個(gè)活動(dòng)，甚至是個(gè)人舉辦的類似于婚宴等。大型的展會參觀者可達(dá)數(shù)萬人以上，小型的會議僅僅幾十人。由于規(guī)模上具有明顯的差異。重要程度不同，主辦方等級，與會人數(shù)的多少，所有這些綜合因素使得在會展組織管理上、運(yùn)作上有很多種模式，這樣不能用一個(gè)會展信息系統(tǒng)涵蓋所有類型的會展活動(dòng)，所以出現(xiàn)不同形式的會展管理信息系統(tǒng)。各種系統(tǒng)的信息處理內(nèi)容和流程也不盡相同。會展活動(dòng)具有非常鮮明的階段性，對于會議系統(tǒng)來講，可以分鐘策劃階段、接待階段、會議期間、結(jié)束階段、休會期間；而對于展會系統(tǒng)，又可分成展前、展中、展后三個(gè)階段。兩者在前期工作方面具有很多相似之處。對每個(gè)階段的信息流程進(jìn)行剖析，研究他們在不同環(huán)節(jié)的特點(diǎn)，不僅是設(shè)計(jì)會展信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)，也是做好管理工作、組織工作的基礎(chǔ)。

二、會展信息系統(tǒng)介紹會展信息系統(tǒng)是以人為主導(dǎo)，利用計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備以及其他辦公設(shè)備，進(jìn)行有關(guān)會展信息的手機(jī)、加工、傳輸、存儲、更新和維護(hù)，以會展行業(yè)的企業(yè)戰(zhàn)略競優(yōu)提高經(jīng)濟(jì)效益和效率為目的，支持企業(yè)的高層決策、中層控制、基層業(yè)務(wù)的集成化的人機(jī)系統(tǒng)。1、提高會展活動(dòng)的效率2、降低會展活動(dòng)的業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)3、有利于會展管理水平的提高4、便于會展服務(wù)規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展5、促進(jìn)會展業(yè)的全球化、國際化發(fā)展6、有利于傳統(tǒng)會展的完善和發(fā)展信息管理的主要內(nèi)容信息更新原始數(shù)據(jù)的收集-數(shù)據(jù)的加工-信息的傳遞-信息的存儲-信息的檢索-信息的輸出會展信息管理分析籌備階段：基本信息、預(yù)算信息場地信息準(zhǔn)備階段：準(zhǔn)備項(xiàng)目信息、資金、客戶信息會展期間：安全、志愿者、參展商、觀眾結(jié)束階段：結(jié)算、撤展休會期間：客戶信息、晚上成效后期跟蹤三、會展信息系統(tǒng)建設(shè)的必要性有利于會展決策人員的正確決策

會展數(shù)據(jù)往往能反映出一些信息，這些信息是決策人員的重要決策依據(jù)。這里舉一個(gè)例子：具聯(lián)展軟件的調(diào)查顯示，展覽會中80%以上的參展企業(yè)和觀眾都更為關(guān)心行業(yè)未來的發(fā)展趨勢，以及那些最為重要的專業(yè)人士意見（資料源自羅百輝老師的博客)。這條統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)能讓決策人員作出下屆展會多展出新產(chǎn)品，多邀請行業(yè)著名專家，多總結(jié)未來趨勢等這樣的決策。

統(tǒng)計(jì)分析的需要

會展信息化能把會展業(yè)的發(fā)展數(shù)據(jù)化，更真實(shí)，更科學(xué)！通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析我們知道2000年以前中國會展業(yè)的什么情況和2000年以后什么情況；也能知道南方會展業(yè)的發(fā)展情況和北方會展業(yè)的發(fā)展情況并能對比；能知道整個(gè)會展行業(yè)的發(fā)展情況和遇到的問題，也能知道某一行業(yè)內(nèi)的會展項(xiàng)目發(fā)展情況和遇到的問題，更能知道單個(gè)會展項(xiàng)目的詳細(xì)情況。

會展評估的重要工具

會展評估工作往往通過無形的產(chǎn)品有形化，定性要素定量化來進(jìn)行比對、分析和認(rèn)可。會展信息化建設(shè)的成果正是會展評估的重要參數(shù)，會展信息化是會展評估的重要方法和途徑。

理論研究的參考作用

會展創(chuàng)新研究需要一定的科學(xué)基礎(chǔ)，而會展信息化建設(shè)正好為會展創(chuàng)新研究提供了科學(xué)的研究基礎(chǔ)。

有利于會展管理人員的科學(xué)管理

會展數(shù)據(jù)折射出的信息對管理人員的作用也很大，首先能避免客戶因業(yè)務(wù)員的離職而損失，其次能發(fā)現(xiàn)相同類型的客戶和觀眾并采取相應(yīng)的措施，比如有的客戶和觀眾每年都來，怎樣保??？有的客戶和觀眾以前每屆都來就這屆沒來，怎樣再維護(hù)過來？有的客戶和觀眾連續(xù)幾屆沒來參加了，怎樣吸引過來？有的觀眾展會3天每天都來，怎樣發(fā)現(xiàn)他的需求并幫助實(shí)現(xiàn)？等等。

線下展會的繼續(xù)和延伸

會展信息化建設(shè)不單單局限于會展數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，更在于線上電子商務(wù)的增值服務(wù)。這種電子商務(wù)的平臺是線下展會的繼續(xù)和延伸，滿足了客戶多種宣傳貿(mào)易的平臺，并能促成線下沒有成交的業(yè)務(wù)和貿(mào)易。不可否認(rèn)，電子商務(wù)展會的發(fā)展似乎使線下展會危機(jī)四伏，但是請不要忘記“?！焙汀皺C(jī)”并存，可以相互轉(zhuǎn)化。

四、會展信息系統(tǒng)的功能

會展企業(yè)在組織會展的過程中，需要與很多企業(yè)建立合作伙伴關(guān)系，為了充分共享資源，可以通過電子商務(wù)的外部網(wǎng)(Extranet)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將這些企業(yè)緊密地聯(lián)系在一起。更好地利用和共享各個(gè)企業(yè)的資源和信息，為會展活動(dòng)提供更加準(zhǔn)確、及時(shí)、便捷的服務(wù)。在會展期問各個(gè)階段出現(xiàn)的大量信息直接關(guān)系到會展工作的順利進(jìn)行，會展管理信息系統(tǒng)正是在對各個(gè)階段大量信息處理的功能需求基礎(chǔ)上而形成的。會展管理信息系統(tǒng)的基本功能包括以下幾個(gè)方面。1、數(shù)據(jù)處理功能展后形成會展評估書2、預(yù)測功能展前形成會展計(jì)劃書3、計(jì)劃功能展前形成會展計(jì)劃書4、控制功能展中會展過程控制（1）數(shù)據(jù)處理功能。將各種來源的會展信息進(jìn)行合理的分類、整理和保存，以供查詢。

（2）預(yù)測功能。通過對數(shù)據(jù)的分析和判斷，運(yùn)用各種預(yù)測方法，對會展企業(yè)的決策和經(jīng)營進(jìn)行預(yù)測。

（3）計(jì)劃功能。系統(tǒng)合理地計(jì)劃和安排會展企業(yè)各部門以及整個(gè)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，以供及時(shí)決策和產(chǎn)生對策。

（4）控制功能?？梢詫γ總€(gè)工作崗位和整體計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)測、檢查，通過比較和分析，提供合理的修正方案，達(dá)到企業(yè)預(yù)期的目的。

會展管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，實(shí)施的成敗和效果在一般情況下并不取決于使用的硬件、軟件，而主要取決于掌握現(xiàn)代科學(xué)管理思想、方法和先進(jìn)信息技術(shù)的管理人才。對實(shí)施難度應(yīng)有充分的估計(jì)，除了要制定規(guī)劃、成立強(qiáng)有力的實(shí)施機(jī)構(gòu)及制訂并執(zhí)行嚴(yán)格的管理制度外，還要加強(qiáng)對有關(guān)人員的培訓(xùn)教育，建立高素質(zhì)的不同層次應(yīng)用隊(duì)伍，才能保證會展管理信息系統(tǒng)應(yīng)用成功。

五、會展CRM的功能與作用會展場館的客戶關(guān)系管理集中于兩類，一類是會展項(xiàng)目主辦商，另一類是展商和觀眾。對于主辦商，信息管理的主要內(nèi)容包括：主辦商信息收集。手機(jī)主辦商商信息，展覽市場信心，發(fā)掘潛在主辦商客戶。主辦商信息管理。包括主辦單位信息、相關(guān)部門信息、聯(lián)系人信息主辦商客史管理。主要管理主辦商辦展歷史，歷屆展覽租管情況和展會舉辦情況；主辦商合同管理。包括合同要素管理、違約情況管理，應(yīng)收賬款、合同執(zhí)行情況管理。主辦商滿意度管理。包括投訴情況管理、服務(wù)情況調(diào)查表管理以及客戶回訪信息管理。對于參展商和觀眾，他們是會展中多方的主要服務(wù)對象，在場館信息化建設(shè)的總體結(jié)構(gòu)中對于參展商和觀眾信息管理是核心和重點(diǎn)。觀眾信息管理集中在現(xiàn)場，參展商信息管理中在展前。（1）客戶數(shù)據(jù)庫管理（2）會議策劃管理（3）通訊聯(lián)絡(luò)管理（4）模塊管理（5）項(xiàng)目管理（6）展商管理（7）展位管理（8）安全管理（9）決策支CRM系統(tǒng)的運(yùn)用價(jià)值1、通過正確的途徑吸引會展客戶。會展活動(dòng)的成功舉行離不開會展客戶的支持,而會展客戶的支持首先需要會展企業(yè)通過各種策略和方式吸引到客戶,因此吸引會展客戶是會展客戶關(guān)系管理策略的第一步。會展客戶不僅指老客戶,也包括新客戶和會展?jié)撛诳蛻簟Ｖ艺\的老客戶是企業(yè)最有價(jià)值的資產(chǎn)。老客戶是企業(yè)發(fā)展的客戶基礎(chǔ),企業(yè)留住老客戶和吸引新客戶對于企業(yè)來說具有同等重要的意義,企業(yè)在開發(fā)新客戶的同時(shí)一定不能忽視了老客戶的存在。新客戶是會展業(yè)寶貴的市場資源,也是會展企業(yè)未來的發(fā)展空間,新客戶數(shù)量的多少?zèng)Q定著會展未來可能發(fā)展規(guī)模的大小。吸引新客戶是會展企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展的重要工作內(nèi)容之一。吸引老客戶和吸引新客戶企業(yè)所采取的策略也會有所不同。2、不斷鞏固客戶關(guān)系。不斷鞏固客戶關(guān)系可以保證企業(yè)有效的實(shí)施客戶關(guān)系管理。首先,追蹤客戶需求并不斷滿足。追蹤客戶需求是企業(yè)營銷工作的起點(diǎn)和工作重點(diǎn),只有不斷地有針對性地去滿足客戶的需求,才能取得他們的長期信任。3、實(shí)施客戶忠誠策略。正確的忠誠目標(biāo)客戶就是那些愿意并且能夠?qū)蛊髽I(yè)忠誠,也能夠?yàn)闀蛊髽I(yè)帶來利潤的客戶。參展商有很多類別，不同的參展商帶給企業(yè)的利益是不同的。比如,對于那些行業(yè)內(nèi)有影響力、有價(jià)值的參展商,會展企業(yè)就應(yīng)該盡可能地將其發(fā)展為忠誠客戶和長期合作關(guān)系。六、會展主辦管理系統(tǒng)的功能與作用會展主辦管理系統(tǒng)全面涉及和管理會展服務(wù)企業(yè)的日常業(yè)務(wù)，可以有效地實(shí)現(xiàn)會展集團(tuán)多辦事處共同應(yīng)用，多展會同時(shí)管理，分類管理參展商及觀眾等方面的數(shù)據(jù)，全面管理會展業(yè)務(wù)，使得大量的重復(fù)工作可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)處理，防止客戶數(shù)據(jù)因\o"業(yè)務(wù)人員"業(yè)務(wù)人員流動(dòng)而流失，并可以直觀地對展會過程進(jìn)行\(zhòng)o"有效管理"有效管理，應(yīng)用精確的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)輔助公司決策。主辦管理系統(tǒng)的作用主要體現(xiàn)在以下方面。(1)實(shí)現(xiàn)體制創(chuàng)新會展管理信息系統(tǒng)作為一種先進(jìn)的\o"管理思想"管理思想和手段，它所改變的不僅僅是某個(gè)人的\o"個(gè)人行為"個(gè)人行為或表層上的一個(gè)組織動(dòng)作，而是從思想上去剔除\o"管理者"管理者的舊觀念，注入新觀念。它能夠幫助企業(yè)建立一種新的\o"管理體制"管理體制，能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的相互監(jiān)督和相互促進(jìn)，并保證每個(gè)\o"員工"員工都自覺發(fā)揮最大的\o"潛能"潛能去工作，使每個(gè)員工的\o"報(bào)酬"報(bào)酬與他的勞動(dòng)成果緊密相連，能迅速提高\(yùn)o"工作效率"工作效率，節(jié)約勞動(dòng)成本。(2)智能輔助決策會展管理信息系統(tǒng)有效地實(shí)現(xiàn)會展集團(tuán)多辦事處／\o"子公司"子公司共同應(yīng)用，多展會同時(shí)管理。作為管理者，可以深入了解\o"客戶"客戶、\o"市場"市場和自己的業(yè)務(wù)績效，能夠?qū)崟r(shí)了解\o"公司"公司各個(gè)子公司，各個(gè)部門，多個(gè)展會的業(yè)務(wù)運(yùn)營狀況；隨時(shí)了解公司的\o"財(cái)務(wù)狀況"財(cái)務(wù)狀況，有效控制招展進(jìn)度等，洞悉經(jīng)營，隨需應(yīng)變，從容面對每個(gè)重要決策。會展管理信息系統(tǒng)可以幫助管理者將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為\o"知識"知識、將知識轉(zhuǎn)化為行動(dòng)并使行動(dòng)獲得成功。(3)業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化會展管理信息系統(tǒng)改變傳統(tǒng)企業(yè)需要應(yīng)用\o"行政"行政等手段干預(yù)來規(guī)定\o"業(yè)務(wù)流程"業(yè)務(wù)流程，使用\o"技術(shù)"技術(shù)來簡化和自動(dòng)化現(xiàn)有的人工流程，要求一切事務(wù)流程都需要經(jīng)由\o"系統(tǒng)"系統(tǒng)來操作，根據(jù)系統(tǒng)預(yù)設(shè)的流程工作，如此整個(gè)過程都可以進(jìn)行規(guī)范有效地管理，實(shí)施過程監(jiān)控，消除了中間冗余的環(huán)節(jié)，減少了浪費(fèi)，避免了延誤。(4)整合企業(yè)內(nèi)外資源會展管理信息系統(tǒng)通過\o"計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)"計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將企業(yè)、客戶、\o"供應(yīng)商"供應(yīng)商及其他商貿(mào)伙伴集成起來，實(shí)現(xiàn)會展電子商務(wù)化，將原來分散的資源集中分析處理，全面整合企業(yè)內(nèi)外資源，完成\o"信息流"信息流、業(yè)務(wù)流和\o"資金流"資金流的有效轉(zhuǎn)移與優(yōu)化。充分利用\o"因特網(wǎng)"因特網(wǎng)(\o"Internet"Internet)技術(shù)及信息集成技術(shù)，將服務(wù)供應(yīng)鏈管理、\o"客戶關(guān)系管理"客戶關(guān)系管理、企業(yè)辦公自動(dòng)化等功能全面集成優(yōu)化，以支持產(chǎn)品協(xié)同商務(wù)等企業(yè)經(jīng)營管理模式。(5)降低信息安全風(fēng)險(xiǎn)一切經(jīng)營活動(dòng)都在會展管理信息系統(tǒng)上運(yùn)行，過程中形成的\o"客戶資源"客戶資源、文檔、\o"統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)"統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)等信息資源得以\o"集中管理"集中管理，加上完善的授權(quán)機(jī)制，降低信息安全風(fēng)險(xiǎn)。如果沒有一個(gè)高度集成的信息管理系統(tǒng)，企業(yè)會因?yàn)槿藛T的流動(dòng)等原因，導(dǎo)致信息資源流失而形成安全隱患。(6)會展過程的策劃會展管理信息系統(tǒng)是一個(gè)面向管理的\o"信息系統(tǒng)"信息系統(tǒng)，除了基本的數(shù)據(jù)處理功能以外，更重要的是對會展的幾個(gè)過程，如前期的策劃、會前的準(zhǔn)備、會中進(jìn)程和會后等過程中的階段性工作，利用策劃模板給出各個(gè)階段性信息，并允許會展的策劃人員和組織人員對這些信息進(jìn)行更新、添加和刪除，成為半自動(dòng)的工作模式，這種功能是會展管理人員和組織人員重要的工具。(7)電子商務(wù)化會展管理信息系統(tǒng)有很多功能可以通過因特網(wǎng)實(shí)現(xiàn)，如客戶的網(wǎng)絡(luò)注冊、登記，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行預(yù)訂、招商引資、客戶關(guān)系管理等。現(xiàn)在很多管理信息系統(tǒng)都移植到因特網(wǎng)上，通過Web形式構(gòu)建會展管理信息系統(tǒng)，這種轉(zhuǎn)