備件倉庫管理的問題與對策提高存貨周轉(zhuǎn)、降低資金占用

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔備件倉庫管理問題與對策一、出現(xiàn)的問題：在進(jìn)行財務(wù)核算時，發(fā)現(xiàn)備件倉庫問題很多，通過與倉庫相關(guān)人員的交流，將存在的問題進(jìn)行了歸集整理，試圖找到導(dǎo)致問題發(fā)生的深層次原因，規(guī)范備件倉庫的財務(wù)核算體系，加快備件倉庫周轉(zhuǎn)率、提高資金利用效率，降低備件倉庫的資金占用。下面就是經(jīng)過整理的備件倉庫管理問題：存在問題具體表現(xiàn)對財務(wù)及業(yè)務(wù)影響手續(xù)缺失、不完備1、貨品名稱不規(guī)范，導(dǎo)致財務(wù)入賬錯誤、入賬難或賬實不符；2、車間領(lǐng)用各類網(wǎng)是否承包無相關(guān)部門認(rèn)定，造成財務(wù)無法核算；3、加工件，同名同型號但不同價，因入庫單或領(lǐng)料單無相關(guān)說明，造成財務(wù)無法準(zhǔn)確下賬；4、電器類因型號較多，領(lǐng)料單稍有錯誤便會導(dǎo)致財務(wù)入賬錯誤；5、某些貨品是否進(jìn)口（單價高）未在出入庫單上標(biāo)明，財務(wù)無法準(zhǔn)確下賬；6、原領(lǐng)用貨品不適用需調(diào)換時，未變更原領(lǐng)料手續(xù)，造成財務(wù)核算不準(zhǔn)確且出現(xiàn)賬實不符現(xiàn)象；7、十萬噸和瓦線的毛布使用情況不分，無法記賬；1、財務(wù)入賬困難；2、財務(wù)核算數(shù)據(jù)不真實；3、財務(wù)賬實嚴(yán)重不符；4、賬實無法核對；辦理入庫、領(lǐng)料手續(xù)不及時1、入庫不及時，造成車間已領(lǐng)用貨品中有部分因無手續(xù)未辦理入庫，財務(wù)賬面顯示結(jié)存為負(fù)數(shù)或賬實核對不符；2、欠條現(xiàn)象，車間、倉庫互打欠條，且欠條清理不及時，造成財務(wù)入賬不及時、賬實不符；3、車間領(lǐng)用輥子，因無手續(xù)，財務(wù)未入賬，造成財務(wù)核算不準(zhǔn)確、賬實不符；1、財務(wù)入賬數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確；2、財務(wù)核算數(shù)據(jù)不真實；3、造成賬實不符；工作不銜接1、供應(yīng)商所開具發(fā)票使用的單位與公司核算采用的單位不一致，造成財務(wù)入賬困難；2、零星入庫，以后換取一次入庫手續(xù)（發(fā)票），前后金額不符；3、某些價值相對較大的貨品，如果市場價格下降較大，車間往往會對核算的貨品單價提出異議；4、供應(yīng)部采購回來的備件，領(lǐng)料單已開，東西也領(lǐng)走，供應(yīng)不入庫，也不知是供應(yīng)商贈送的還是忘了入庫；5、賬面上承包的成型網(wǎng)（08年入的賬），車間已領(lǐng)用，至今未出票，在賬上待著；6、像設(shè)備上有許多配件，存放已有兩年之久，車間一直領(lǐng)用，但供應(yīng)一直不入庫，追問時，供應(yīng)不知，說人家要錢時再說；1、財務(wù)入賬數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確；2、財務(wù)核算數(shù)據(jù)不真實；3、財務(wù)核算無所是從。二、對所出現(xiàn)問題原因的分析備件倉庫財務(wù)核算出現(xiàn)上述問題的原因是多方面的，有財務(wù)核算本身的，如出現(xiàn)問題時財務(wù)跟進(jìn)不及時、財務(wù)核算沒有很好的與供應(yīng)入庫、倉庫保管、車間領(lǐng)料結(jié)合；也有整個備件管理流程不規(guī)范引起的。如入庫環(huán)節(jié)貨品名稱及規(guī)格型號的雜亂無章、保管環(huán)節(jié)備件標(biāo)示不明確、分類不科學(xué)、貨品與財務(wù)記賬沒有保證一一對應(yīng)，車間領(lǐng)料手續(xù)較隨便等；還有制度與執(zhí)行力層面的，沒有有效可行的制度可依據(jù)、沒有很強(qiáng)的執(zhí)行力作保障、沒有嚴(yán)格的監(jiān)督體系做后盾；此外還有技術(shù)層面的，至今仍然采用手工記賬、財務(wù)核算沒有精細(xì)化、及時化。1、制度缺失、執(zhí)行力低下制度是規(guī)范管理的依據(jù)、執(zhí)行力是規(guī)范管理的保證，缺少了制度及執(zhí)行力，我們的工作將無據(jù)可依、出現(xiàn)的問題不能得到及時解決，有制度但無可行性與可操作性（細(xì)則），最終將導(dǎo)致制度被束之高閣。而缺乏有效的監(jiān)督、激勵機(jī)制，將導(dǎo)致執(zhí)行力低下，當(dāng)問題集中暴露時公司及個人都會為此遭受損失。上述財務(wù)核算中出現(xiàn)的問題均與本項原因有關(guān)，例如“手續(xù)缺失、不完備”中的貨品名稱不規(guī)范、加工件無詳細(xì)信息、領(lǐng)用貨品的調(diào)換；“辦理入庫、領(lǐng)料手續(xù)不及時”中的已領(lǐng)用貨品無入庫手續(xù)、車間倉庫互打欠條現(xiàn)象；“工作不銜接”中的發(fā)票單位與公司核算單位不一致等等。上述一系列問題都可以通過制度的細(xì)化（或者說標(biāo)準(zhǔn)化、流程化）來解決。制度的缺失不僅僅是操作層面的，還有監(jiān)督與激勵層面的，好的制度也要有有效的監(jiān)督來保障，缺乏有效的監(jiān)督，制度會淪為一紙空談。所謂的監(jiān)督可以是后續(xù)環(huán)節(jié)對前道環(huán)節(jié)的復(fù)核，如財務(wù)記賬需要倉庫手續(xù)的傳遞，倉庫負(fù)有保證被傳遞手續(xù)的完整性、準(zhǔn)確性、及時性的義務(wù)，而財務(wù)負(fù)有對手續(xù)的完整性、準(zhǔn)確性、及時性進(jìn)行監(jiān)督的權(quán)利；車間負(fù)有規(guī)范填寫領(lǐng)料單據(jù)的義務(wù)、倉庫保管有監(jiān)督領(lǐng)料單據(jù)是否合規(guī)的權(quán)力。還有就是公司相關(guān)部門的監(jiān)督，如公司設(shè)立的考核小組，可以對整個備件流轉(zhuǎn)的程序進(jìn)行監(jiān)督，以確保流轉(zhuǎn)手續(xù)的完整、手續(xù)所傳遞的信息及時等等。有監(jiān)督就要有考核，有考核就要有獎懲，只獎不懲或只懲不獎都不是好的激勵機(jī)制，只獎不懲會導(dǎo)致大鍋飯、平均主義，而只懲不獎又會造成員工情緒出現(xiàn)抵觸、工作效率與工作態(tài)度出現(xiàn)下降。因此，好的、有效地激勵機(jī)制應(yīng)該是獎罰并用，所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)要具備可行性，考核要公開、公平、公正、透明，并且及時兌現(xiàn)考核結(jié)果。2、權(quán)責(zé)不清晰、信息傳遞效率低下財務(wù)核算中還發(fā)現(xiàn)權(quán)責(zé)不清的現(xiàn)象，如公司對各類網(wǎng)采用的是廠家承包的方式核算，然而公司購進(jìn)的網(wǎng)中，那些是承包的、那些不是承包的，供應(yīng)、倉庫、車間莫衷一是，供應(yīng)沒有給倉庫提供是否承包的依據(jù)、倉庫沒有對承包與非承包的網(wǎng)進(jìn)行分別擺放、車間沒有及時反饋廠家承包網(wǎng)的產(chǎn)量，以上導(dǎo)致財務(wù)無法核算、無法及時核算、無法準(zhǔn)確核算相關(guān)的成本。倉庫保管沒有登記數(shù)量賬，財務(wù)派駐倉庫的人員兼記數(shù)量與金額賬，如此分工導(dǎo)致倉庫保管不能有效的對所保管實物的數(shù)量進(jìn)行控制，而財務(wù)人員由于不熟悉倉庫實物而無法準(zhǔn)確下賬。在手工作業(yè)條件下，倉庫保管人員應(yīng)該記錄所保管實物的收發(fā)存數(shù)量，而財務(wù)人員負(fù)責(zé)計算入庫及領(lǐng)用物資成本。倉庫保管對所經(jīng)管實物負(fù)責(zé)，而財務(wù)對金額負(fù)責(zé)，如此則可避免賬實不符現(xiàn)象，增強(qiáng)倉庫保管的責(zé)任心。如果采用ERP軟件及條碼管理，可對倉庫備件進(jìn)行精細(xì)化管理，簡化盤點程序，降低存貨管理成本，提高賬實相符率，提高核算準(zhǔn)確、及時性。信息傳遞效率低下是手續(xù)缺失、不完備、不及時的原因。信息傳遞效率反映在傳遞時間和信息完整性上，入庫手續(xù)不及時辦理、緊急領(lǐng)料后沒有及時辦理領(lǐng)料手續(xù)、入庫單上貨品信息填寫不完整、領(lǐng)料單貨品名稱及規(guī)格型號填寫不完整、進(jìn)口與國產(chǎn)備件未注明等等。這些問題在部門單獨來看都不是大問題，甚至不算問題，然而，不合格的半成品是產(chǎn)生次品的根本原因，財務(wù)沒有精力也不可能一一核對出現(xiàn)的問題，一是核對成本過高、二是人員不足、三是超越了財務(wù)本身的職責(zé)權(quán)限，而這些不起眼的小問題最終會導(dǎo)致財務(wù)核算的不準(zhǔn)確、財務(wù)信息的失真。3、實物入庫、保管、領(lǐng)用與財務(wù)核算脫節(jié)這也是造成上述財務(wù)核算問題的原因，實物的入庫、領(lǐng)用是通過入庫、領(lǐng)料手續(xù)反映到財務(wù)上的，入庫與領(lǐng)用規(guī)范后，就能夠提高結(jié)存數(shù)量、結(jié)轉(zhuǎn)領(lǐng)用成本的準(zhǔn)確性。入庫環(huán)節(jié)：第一、相關(guān)票據(jù)要及時回收，杜絕已入庫（甚至已經(jīng)被領(lǐng)用）而相關(guān)票據(jù)遲遲不能傳遞到財務(wù)的現(xiàn)象；第二、入庫單內(nèi)容的填寫要規(guī)范，例如貨品名稱、規(guī)格型號、單位、金額等信息要填寫清楚，對影響財務(wù)核算的重要信息要進(jìn)行備注，例如是否進(jìn)口（進(jìn)口件與國產(chǎn)件隨型號相同，但價值相差過大，有必要對進(jìn)口件進(jìn)行精細(xì)化管理）、是否承包等；第三、調(diào)整核算單位，例如毛布，廠家開具發(fā)票單位是公斤，而公司領(lǐng)用時單位是“床”，這就要求入庫單要轉(zhuǎn)換核算單位，還有某些油類，入庫時以桶為單位，相同的油有大小桶之別，因此要求入庫時把核算單位轉(zhuǎn)換為公斤。保管環(huán)節(jié)：第一、要分貨架、分類擺放并進(jìn)行明確標(biāo)示，如此可方便取料、盤點，提高工作效率，降低保管、盤點成本；第二、按新舊、是否可用等劃分區(qū)域進(jìn)行管理，杜絕不可用備件被重新領(lǐng)用而造成生產(chǎn)事故；第三、建立廢舊備件、長期積壓備件定期上報制度，便于管理層了解庫存信息、庫存質(zhì)量、及時對廢舊及長期積壓備件進(jìn)行處理，加快備件周轉(zhuǎn)速度，降低備件占壓資金，提高資金利用率。領(lǐng)用環(huán)節(jié)：第一、領(lǐng)料單填寫規(guī)范，例如貨品名稱、規(guī)格型號等，便于倉庫保管取料及財務(wù)核算；第二、及時補(bǔ)辦緊急領(lǐng)料手續(xù)；第三、完善備件調(diào)換手續(xù)，杜絕調(diào)換備件不辦理變更手續(xù)的不合理現(xiàn)象；第四、建議將ERP在合適的時候延伸至車間（部門），車間（部門）可以隨時查詢所需備件的庫存情況，減少為防止備件庫存不足造成停機(jī)而盲目編報購買計劃的現(xiàn)象，降低資金占用情況；通過以上環(huán)節(jié)的規(guī)范，財務(wù)核算的準(zhǔn)確性將大大提高、年度盤點將變得簡單，公司對備件的控制也將更加完善與及時。4、財務(wù)核算技術(shù)落后財務(wù)核算手段落后，至今仍采用手工方式記賬，采用手工方式記賬的弊端是顯而易見的。第一、記賬錯誤、計算錯誤；第二、不利于細(xì)化管理；第三、成本核算只能采用全月一次加權(quán)平均或個別備件采用個別計價法，成本核算不夠精確；第四、匯總分析困難，比如分析備件庫存時間、指定單價查詢備件等等。如果采用計算機(jī)技術(shù)輔助記賬，則可完全解決以上問題，并且可以通過條碼實現(xiàn)所有備件的獨立管理，提高工作效率、工作效果。三、上述問題所引發(fā)的其他后果上述倉庫財務(wù)核算上出現(xiàn)的問題暴露出倉庫管理的薄弱，從而引發(fā)其他更嚴(yán)重的問題：1、存貨周轉(zhuǎn)速度低，倉庫內(nèi)部隨處可見落滿灰塵的備品備件，盤點過程中還發(fā)現(xiàn)許多備件長時間無領(lǐng)用，或者還有足夠庫存但又購入的現(xiàn)象；2、資金占壓情況嚴(yán)重，截至2017年12月末，賬面庫存金額684萬元，其中庫存時間3個月未領(lǐng)用的225萬元、庫存時間6個月未領(lǐng)用的102萬元，其中不乏一些單位價值5000元以上甚至上萬的備件和設(shè)備。按現(xiàn)行短期6個月貸款利率4.86%計算，保守估計積壓6個月?lián)p失利息24786元，積壓3個月?lián)p失利息27338元；3、對實物的管理無重點，未采用ABC管理法，對于數(shù)量少、價值大、重要性高的A類、B類物資未重點管理，沒有設(shè)定庫存上下限；4、倉庫空間利用率及取料效率低，倉庫備件擺放雖較整齊，但未進(jìn)行系統(tǒng)分類，標(biāo)示不很清晰。四、解決問題所要采取的措施1、制定倉庫管理細(xì)則，規(guī)范業(yè)務(wù)處理流程，理順實物、單據(jù)的傳遞途徑。通過管理細(xì)則的制定，明確相關(guān)部門及員工的工作職責(zé)及工作程序、以及如何正確填寫單據(jù)；通過流程圖的制定，讓實物流轉(zhuǎn)、單據(jù)傳遞一目了然；通過制定特殊業(yè)務(wù)處理辦法，讓員工知道正確的業(yè)務(wù)處理方法、財務(wù)核算也更加嚴(yán)謹(jǐn)。徹底擺脫倉庫工作需言傳身教的不利局面；2、結(jié)合條碼、ABC管理法完善貨位管理系統(tǒng)?？茖W(xué)得對備件進(jìn)行分類，利用條碼建立賬實的一一對應(yīng)關(guān)系；通過ERP的實施，可以精確地以個別計價法對備件進(jìn)行核算；通過ABC分類，找出我們需要重點關(guān)注的數(shù)量少、價值大、對生產(chǎn)有較大影響的備品備件，從而提高資金使用效率和存貨周轉(zhuǎn)率；3、建立可行、有效的監(jiān)督激勵體系，提高員工工作積極性。員工思想有包袱會導(dǎo)致工作態(tài)度消極，工作態(tài)度的消極引起工作質(zhì)量的下降，工作質(zhì)量的下降可造成備件倉庫沉淀資金的增加，從而最終影響公司現(xiàn)金流。提高員工工作積極性不能僅僅揮舞鞭子和大棒，更要使其獲得經(jīng)濟(jì)、精神等方面的滿足，預(yù)取之，必先予之，不但適用于客戶，也適用于員工。4、領(lǐng)導(dǎo)重視、部門配合、員工努力是做好工作的法寶。倉庫工作不是一個部門努力就可以做好的，他需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，經(jīng)常關(guān)注備件倉庫工作情況，也需要部門間的配合，倉庫中的問題通過財務(wù)核算反映出來，但其問題的解決不是財務(wù)、倉庫所能解決的，需要供應(yīng)、車間（部門）的配合。截至2017年12月底，備件倉庫庫存賬面價值達(dá)684萬元，占公司存貨總價值的35%，它關(guān)系到公司財務(wù)核算、資金占用、資金使用效率、車間安全生產(chǎn)等諸多方面，在行業(yè)毛利普遍偏低且趨同的情況下，嚴(yán)格的管理、高效的資金運(yùn)用是企業(yè)賴以生存的保證，因此，我們有必要關(guān)注并提高倉庫的管理、核算水平。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔備件庫房管理要求出于公司生產(chǎn)需要，本班組將于10月份實行雙班制。夜班期間，由于目前庫房無人監(jiān)管，為了方便班組人員進(jìn)入庫房對生產(chǎn)所需備件的查找與領(lǐng)取并協(xié)助庫管管理庫房備件出庫，做到庫房備件出庫賬清晰明了，現(xiàn)做如下介紹：1、班組人員領(lǐng)取備件，備件找到出庫時需隨時填寫“庫房備件出庫登記表”，表中如下內(nèi)容必填。出庫時間貨位名稱型號數(shù)量使用地點領(lǐng)取人是否返還其中貨位、名稱、型號在標(biāo)簽中可看到。2、如何識別備件所在貨位位置，根據(jù)庫房管理統(tǒng)一編碼規(guī)定，現(xiàn)舉例說明：JX031201A01代表一個物品的貨位，即班組人員取件的位置，JX03代表機(jī)械動力部車身保全班組的代碼。1201A01中“12”代表第二排，“01代表第二排中的第一列”，A代表第一列中的第一行，也稱A區(qū)域，“01”代表A區(qū)域中的第一個貨架，也稱第一個盒子。代表A區(qū)域所有物品1201-A代表第12排第一列第一層，也稱A區(qū)域1201-B代表A區(qū)域所有物品1201-A代表第12排第一列第一層，也稱A區(qū)域1201-B代表第12排第一列第二層，也稱B區(qū)域代表B區(qū)域所有物品代表B區(qū)域所有物品代表C區(qū)域所有物品1201-B代表第12