高校檔案資源在利用過程中的障礙與建議,檔案管理論文

高校檔案資源在利用過程中的障礙與建議,檔案管理論文高校檔案是一種非常重要的資源，它把握著最為全面的人才信息，對很多企、事業(yè)單位的人才招聘有著非常重要的作用。隨著高等教育的普及，各高校對于檔案的管理愈加公開透明，這在很大程度上為社會利用高校檔案資源提供了愈加便利的條件。對高校檔案資源的有效利用，能夠幫助社會在人才利用等眾多環(huán)節(jié)節(jié)省大量的時(shí)間和精神。但是，由于很多不利因素的影響，高校檔案資源的利用情況總是不盡如人意。對此，相關(guān)管理部門和工作人員一定要突破這些障礙，實(shí)現(xiàn)高效檔案資源的有效利用。1高校檔案資源在利用經(jīng)過中的障礙信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使得全球范圍內(nèi)信息的分享成為了可能，但是資源的普遍使用也帶來了一些負(fù)面作用。尤其是個(gè)人信息的泄露很可能會給當(dāng)事人帶來宏大的經(jīng)濟(jì)損失等其它嚴(yán)重的問題。因而，對個(gè)人信息的保衛(wèi)已經(jīng)成為了社會的普遍共鳴。高校檔案資源含有大量的個(gè)人信息，要確保這些檔案資源被合理有效的利用，亟需解決下面問題。1.1檔案資源形式過于單一固然隨著高等教育普及程度的不斷提高，高校把握了更多的檔案資源。但是社會所需利用的資源涵蓋著高校發(fā)展歷程中各個(gè)方面的資料，但是由于很多特殊的原因，高?，F(xiàn)有的檔案資源不是特別的全面，無法為利用者提供充分的信息。并且在高校進(jìn)行檔案管理的經(jīng)過中，檔案的收集和分類等工作通常都非常的籠統(tǒng)，并不是特別的細(xì)致。由于管理者的疏忽，不同類型的檔案經(jīng)常處于一種分類混亂的狀態(tài)。當(dāng)利用者想要尋找某一方面的檔案資源時(shí)可能會由于上述原因無法找到自個(gè)需要的資源。1.2高校對于檔案管理的工作不夠重視高校的管理工作通常都有著非常明確的分工。但是大部分高校對于檔案管理的工作并不是特別的積極。大多數(shù)高校對于檔案的收集處于一種非常松懈的狀態(tài)。通常都以能夠收集的檔案數(shù)量為主，對于沒有及時(shí)上交的檔案和由于其它原因無法上交的檔案并沒有及時(shí)的彌補(bǔ)措施。這就造成了高校檔案資源的大量流失，以及現(xiàn)有檔案資源數(shù)量不夠，檔案涵蓋的范圍不夠全面等問題。利用者在利用檔案的經(jīng)過中很可能由于高校檔案，這種不全面的狀況放棄對這種檔案資源的利用。1.3高校對于檔案的利用工作不夠重視固然大部分高校都非常重視對檔案的保存工作，但是他們往往忽略了對檔案資源的利用問題。這詳細(xì)表現(xiàn)為檔案管理者特別重視檔案的保管和保密工作，高校通常不會向社會公開他們的檔案資源。當(dāng)社會想利用這些檔案資源時(shí)就會碰到很多的問題和困難。1.4高校尚未構(gòu)成完善的資源利用體系固然在信息技術(shù)不斷發(fā)展的經(jīng)過中，很多高校已經(jīng)意識到了檔案利用工作的重要意義，了解到高校檔案資源不僅屬于高校本身，也屬于整個(gè)社會。但是由于以往的檔案管理工作遺留下的種種問題，社會與各高校之間在檔案的資源分享方面并沒有構(gòu)成統(tǒng)一的意見。很多高校由于對檔案管理工作的重視程度不夠，在該項(xiàng)工作中的資金投入和科技投入力度都相對較小。大多數(shù)情況下，他們只對檔案的原件進(jìn)行保存，這種單一的文本保存無法知足社會對于檔案資源利用的要求。2對高校檔案資源合理利用的相關(guān)建議上述的種種問題是高校檔案資源無法被社會充分利用的根本原因，所以，為了確保該資源的合理利用，必需要解決這些問題，據(jù)此，筆者提出下面建議。2.1提升高校檔案利用的意識樹立和提升檔案資源的利用意識是保障高校檔案資源合理利用的第一個(gè)步驟。要讓高校管理者充分了解到檔案資源利用不僅對社會有一定的促進(jìn)作用也對高校本身的發(fā)展起到一定的推動作用。高校與各個(gè)企事業(yè)單位之間能夠通過有效的溝通，讓社會承諾這些檔案資源能夠被安全的使用，不會出現(xiàn)資源盜用等現(xiàn)象。筆者以為，高校能夠建設(shè)專門的檔案閱覽部門，在這個(gè)部門中，對檔案進(jìn)行合理明確的分類，該閱覽室要賦予相關(guān)部門使用資源的權(quán)利，但是也要對進(jìn)出該部門的人員作出嚴(yán)格的控制。2.2要加大對檔案管理的投入高校一定要重視對檔案的管理工作，加大對檔案管理工作的投入力度。首先，要聘用愈加專業(yè)的檔案管理人員，對高校檔案進(jìn)行愈加明確的分工，這樣能夠保證高校檔案的使用愈加快速迅速。同時(shí)，要將計(jì)算機(jī)技術(shù)融入到檔案資源管理工作之中，建立愈加完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行及時(shí)的更新。通過這種途徑，社會對高校檔案資源進(jìn)行使用時(shí)就能夠快速找到本身所需的資料。并且，高校在注重對檔案原件保存的同時(shí)，也要注重保存檔案的副本，這樣能夠盡可能地保衛(wèi)高校檔案的完好性。2.3為高校檔案資源利用提供一定的制度保障為了確保高校檔案資源的使用安全，防止不法分子對高校檔案的盜用造成財(cái)產(chǎn)損失等問題，國家在不斷更新現(xiàn)行的(檔案法〕的同時(shí)也要注重跟隨時(shí)代的發(fā)展推行新的政策法規(guī)。3結(jié)束語綜上所述，高效檔案資源在詳細(xì)的利用經(jīng)過中，面臨著無檔可用，有檔難用等問題，但是只要相關(guān)部門能夠針對這些問題提出詳細(xì)的行之有效的解決辦法，那么高校檔案資源的合理利用就能夠成為現(xiàn)實(shí)。希望筆者在本文中提出的相關(guān)建議，能夠?qū)Ω咝n案資源的利用工作起到一定的指導(dǎo)作用。以下為以下為參考文獻(xiàn)：〔1〕劉社文。高校檔案利用障礙及對策分析[J].云南檔案，2020〔09〕?！?〕李春梅。高校檔案利用調(diào)查及對策分析---以北方工業(yè)大學(xué)為例[J].山西檔案，2020〔04〕。〔3〕朱慶華。高校檔案館社會化服務(wù)存在的