高校檔案部門和檔案人員的公關工作研究,公共關系學論文

高校檔案部門和檔案人員的公關工作研究,公共關系學論文二十一世紀，我們面臨著整個社會的飛躍發(fā)展和不斷前進，同樣高校檔案工作者也在經(jīng)歷著一個劃時代的深切進入變革，這種變革要求我們每一個當代的高校檔案工作者更新舊觀念，建立起一個當代的，全新的，適應我們社會偉大變革時代的高校檔案工作科學的，高效能的檔案管理形式。檔案管理新形式的建立將使高校檔案工作從過去的封閉半封閉走向開放型管理，從傳統(tǒng)方式管理到運用以計算機為手段的當代化管理。但是新形式的管理必須以我們做好檔案收集為基礎，要處理好檔案收集工作，我們必須處理好公共關系，運用傳播、宣傳等手段，使檔案工作者適應被收集對象的環(huán)境，并讓被收集對象也適應高校檔案工作，這對高校檔案收集工作是特別有益的。在檔案收集中運用公共關系，強化樹立高校檔案工作者的公共意識，是衡量高校檔案工作者當代化管理水平的一個很重要尺度。李瑞環(huán)曾經(jīng)講過，如今有一門很時興的學問已經(jīng)上了講臺，這個學問叫公共關系學，所謂公共關系無非是宣傳某單位的重要性，打開各方面關系，以解決各自單位工作中問題。誠如李瑞環(huán)所指的一樣，高校檔案收集中運用公共關系就是要讓我們的檔案收集落到實處，抓到點子上。當今之時，沒有公共關系，我們是很難做好檔案收集工作的。長期以來，高校檔案工作由于歷史的原因和檔案工作固有的特點和限制，一直處于一種封閉半封閉的狀態(tài)，檔案管理人員安于默默無聞，難以邁出檔案工作的大門，檔案信息服務功能難以得到最大限度的發(fā)揮，檔案工作的作用影響小，使高校檔案工作的廬山真面目不為人們所識，具體表現(xiàn)出出了我們檔案人員落后的公共意識。作為信息服務保障工作的高校檔案部門，若還是一如既往的按部就班，不開拓進取，就會影響到高校發(fā)展的步伐。因此高校檔案部門和檔案人員必須加強公共意識，自覺主動的步出檔案大門，深切進入到學校的教學科研管理第一線，多交朋友，多結(jié)人緣，尋材料，覓信息，使高校檔案收集努力實現(xiàn)真正有價值檔案的完好齊全。怎樣使高校檔案的收集做到齊全、完好與系統(tǒng)？筆者以為，除做好以法治檔，努力提高學校檔案工作的宣傳力度及廣度，不斷加強學校教職工和管理人員的檔案工作意識外，還應做好下面公關工作：一、積極主動地、自覺地爭取高校領導對檔案工作的大力支持，通過學校主要領導做好當案部門與高校其他相關部門的工作協(xié)調(diào)關系；二、高校檔案部門積極主動處理好高校政部門及其他相關部門的公共關系；三、高校檔案人員積極處理好與利用者的公共關系；四、檔案專業(yè)人員要處理好與兼職檔案人員的檔案業(yè)務工作關系。樹立高校檔案部門和檔案人員的公關意識，全方位、全員地在高校內(nèi)部開展公關工作，檔案人員的形象和作用就會愈加廣泛地顯示出來。公關工作之一，積極主動爭取領導支持。高校檔案工作領導的關心和支持是至關重要的，一個學校的主要領導者，檔案工作意識不強，必然會影響高校檔案工作的健康發(fā)展，我們要做好高校檔案收集工作，就應該積極主動爭取學校領導對檔案部門工作的支持，要主動找領導，多匯報工作情況。相關檔案工作的法規(guī)、條例及相關的檔案工作標準等等，要及時主動提供領導；另一方面要隨時將學校檔案工作的新情況、新問題報告學校領導，對于檔案收集工作中碰到的難題，當檔案部門自個無法解決時，應及時反映到主管領導，以尋求學校領導協(xié)調(diào)好當案部門和有關部門的檔案收集業(yè)務工作關系。檔案部門應該為高校領導提供檔案信息資源利用的最佳服務，使領導在工作決策經(jīng)過中需要檔案資料作為參考，作為學校檔案人員要積極主動隨時收集學校領導的有關工作信息，及時主動地向?qū)W校領導提供所需檔案資料，使學校領導感遭到檔案信息服務的便利，意識到做好檔案收集工作的必要和重要性。公關工作之二，處理好檔案部門和學校政及其他相關部門的公共關系。學校檔案部門收集工作的重點是學校的政及其教學和科研管理等相關部門，這些部門在學校務行政及教學科研管理活動中會產(chǎn)生大量有價值的文件資料及科技文件等檔案，這些部門的收集工作做好了，收集起來就容易。在這些部門收集檔案資料，檔案人員要開展好下面公關活動：一是做好學校檔案管理制度和標準的宣傳工作，使這些部門的同志明白，學校檔案部門作為專業(yè)的檔案管理部門，其保管檔案的硬件條件比擬基層要好得多，讓交檔案的相關部門能夠放心地交檔案資料；二是學校檔案部門收集的目的是最大限度地利用檔案資料，對于相關的重點部門，我們能夠作出優(yōu)先利用檔案的保證，必要時，檔案人員能夠及時主動地向這些部門送檔服務上門；三是學校檔案部門在獲取有關的有利用價值的教學科研資料信息時，能夠及時主動地通報到相關的教學科研部門，同時能夠?qū)①Y料復制提供應這些部門教學綜合參考利用。做好這些工作，學校檔案部門與這些相關的教學科研管理部門的關系就會融洽起來，這些部門就會感遭到檔案工作的價值，心甘情愿地將檔案資料及時向檔案部門移交歸檔。公關工作之三，處理好檔案人員與利用者的關系。檔案工作的服務對象是利用者，沒有了利用者，檔案工作就失去了存在的意義，怎樣處理好與利用者的關系。筆者以為，檔案人員應該有換位思想，所謂換位，就是檔案人員以利用者的身份來對待自個的接待工作。利用者大都希望檔案資料的提供能夠快速方便，能夠查全查準，從另一角度講，有些利用者對檔案部門的館藏不了解，有的還怕檔案人員不熱情。對此，我們應該把握利用者的心理需求，對利用者笑臉相迎，十分是對初次進門的利用者要積極主動地介紹館藏檔案資料，認真解答利用者的問題，在利用者檢索時要不厭其煩；同時，檔案工作者應該邁出檔案的大門，主動向?qū)W校的教學、科研和管理人員了解他們的檔案需求，把握他們不同工作活動經(jīng)過中的檔案資料利用的需求可能，進而做到心中有數(shù)，從館藏中尋求出有利用價值的檔案信息資料，充分知足利用者的不同需求。對于不根據(jù)規(guī)定制度辦事的同志要好語好言相告，不能惡語以對，要動之以情，曉之以理，讓利用者到檔案部門有賓至如歸之感，讓利用者愿意來我們檔案部門利用檔案，這對于檔案收集工作是大有受益之處的，由于這些利用者中本身的工作中就會產(chǎn)生有價值的檔案資料，與他們交上朋友，我們的收集工作又多了一條渠道，少了一些障礙，于利用者，于檔案人員，于檔案收集都有利，我們應該努力做好這一方面的公關工作。公關工作之四，處理好檔案專業(yè)人員和兼職人員的關系。在高校里，各部門一般都配備基層兼職檔案員，這些兼職檔案員是高校檔案工作的一支重要氣力，他們在基層工作，本部門的教學及科研管理活動情況熟悉了解，同時又兼管本部門的檔案資料工作，是專業(yè)檔案人員收集工作的耳目，因而，高校專業(yè)檔案人員要注意和他們處理好工作關系，做他們的知心朋友。檔案部門要關心和幫助他們提高檔案業(yè)務水平能力，在有條件的情況下組織他們參加上級檔案部門的專業(yè)培訓學習，對他們兼管的檔案工作要多加關心和指導，幫助他們把握檔案日常管理的工作技能，對作出優(yōu)異工作成績的兼職檔案員，高校檔案部門應給予必要的獎勵，以調(diào)動他們的工作積極性。對于檔案收集，專業(yè)檔案人員要多向兼職人員征求意見，爭取他們的大力支持，使他們成為高校檔案部門收集工作的左右臂。綜上所述，檔案收集與公共工作是辯證統(tǒng)一的關系，處理好公關工作，檔案的收集工作就順利；不做公關工作或者搞不好公共關系，檔案收