售后服務中心客戶檔案管理制度

售后服務中心檔案管理制度檔案管理要求：1、全部開據(jù)的工作單據(jù)應由開單服務顧問妥當保管，當日結(jié)束工作前整理完畢后由服務顧問統(tǒng)一交管理員，并登記歸檔。2、服務顧問要在車輛離廠前檢查每份工單是否齊全，包括電瓶檢查單、小修合格證、任務托付書、結(jié)算清單、最終檢查單、若有保養(yǎng)項目需附保養(yǎng)單，若有建議修理項目則須要建議修理單，若是預約車輛要求把預約單附在最終，必需依據(jù)上面依次一同裝訂。3、每張工單必須要有客戶的真實簽字，小修合格證、任務托付書、結(jié)算清單、最終檢查單、建議修理單，客戶的簽字蓋章勻不得遺漏。包括:A、電瓶檢查單要求每輛修理車輛都要在出廠前打印出一份，要有車牌號或車架號以及檢測日期。B、小修合格證要求在左上角需有保時捷中心售后業(yè)務專用章，要有檢驗人員及客戶真實簽字。C、任務托付書需有客戶簽字、服務顧問簽字，以及主修人簽字和對修理內(nèi)容的具體描述以及修理后結(jié)果的闡述，若缺少任何一項需服務顧問在車輛出廠前核對后補齊。若有加項內(nèi)容，在加項欄目內(nèi)必需有業(yè)務人員和客戶的簽字確認。第一聯(lián)作為客戶取車聯(lián)，其次聯(lián)作為業(yè)務留存聯(lián)，第三聯(lián)作為存檔聯(lián)。D、結(jié)算清單要求有客戶簽字確認和財務結(jié)清章，假如沒有此單及完整內(nèi)容服務顧問肯定不能把修理車輛交給客戶離廠。E、最終檢查單須要有客戶簽字、試車人員簽字。F、保養(yǎng)單須要有試車人員簽字、主修人員簽字確認。G、建議修理單要和工單背面的修理人員的建議修理項目對應，并有客戶簽字確認。4、必須要有客戶真實簽字，若沒有客戶的真實簽字，需在電瓶檢查單上做特別標記“J”，并“統(tǒng)計記錄備案”。5、任務托付書PQIS確認部分要求有各部門PQIS輸入人員的簽字，假如有須要機械打卡計時的工單，要在任務托付書背面位置進行打卡記錄。全部工單中的修理項目和配件出庫記錄都須要和PQIS完全一樣，工單上交之前必需確定PQIS已經(jīng)正確關閉。6、涉及索賠項目的任務托付書由服務顧問要把其次聯(lián)業(yè)務聯(lián)和第三聯(lián)索賠聯(lián)及第四聯(lián)車間聯(lián)一同轉(zhuǎn)交到車間，待車間員工進行索賠項目時，把第三聯(lián)交到索賠員處，由索賠員進行歸檔保存。7、涉及零元結(jié)算的索賠任務托付書由索賠員進行簽字確認后交給檔案管理員存檔，涉及零元結(jié)算的正常修理任務托付書由服務顧問進行簽字確認后交給檔案管理員存檔。8、打出結(jié)算清單時，必需由客戶簽字確認，粉聯(lián)留給客戶，做為明細單，并在業(yè)務留存聯(lián)上由財務蓋結(jié)清章確認。9、開出具有保養(yǎng)項目的任務托付書時，應把保養(yǎng)單和任務托付書一同夾在工單夾里送入車間，保養(yǎng)單填寫完成后由主修人員簽字，如需試車由試車人員簽字，在服務顧問為客戶講解完保養(yǎng)單后需客戶簽字確認，并把復寫的其次聯(lián)給客戶作為明細，把第一聯(lián)保養(yǎng)單歸檔。10、最終檢查單要求檢驗人員依據(jù)單據(jù)要求每一項都進行細致檢查，并在相應位置上進行勾選，在試車后要記錄試車里程，并且檢驗人員要簽字確認。服務顧問在為客戶說明完最終檢查單后，也要求客戶進行簽字確認。11、檔案管理員每天整理工單時，要檢查全部表單是否齊全，是否填寫完整，客戶簽字真實性，若有遺漏、不全等任何問題，馬上報告給業(yè)務經(jīng)理進行處理。12、檔案管理員下班后登陸R3系統(tǒng)導出昨天結(jié)清的全部工單清單，在整理工單的同時，還要檢查工單的數(shù)量，假如發(fā)覺服務顧問沒有剛好上交已結(jié)清出廠的工單時，每周四下午匯總報告給服務經(jīng)理進行處理。13、有客戶簽字的各種單據(jù)不得隨意丟棄，并且客戶簽字不得擅自偽造。依據(jù)保時捷廠家要求客戶檔案要保留三年，三年以前的檔案可以打包封裝入庫。擬定人：日