公文紅頭制作及word公文排版講義

——#—公文紅頭制作及word公文排版講義文件紅頭制作及word公文排版劉海生主要有兩方面的內(nèi)容，一是Coreldraw制作文件紅頭，二是Word公文排版。我們先來(lái)看一下如何利用coreldraw軟件制作紅頭，大家可以到文秘群共享下載安裝此軟件。1．設(shè)定頁(yè)邊距。打開(kāi)軟件，選新文件，點(diǎn)擊左側(cè)工具欄中第四個(gè)手繪工具右下方的黑色三角，選度量工具，此時(shí)在菜單欄下會(huì)出現(xiàn)一行度量工具欄，點(diǎn)擊垂直度量工具。在頁(yè)面上拖拽，量出72mm距離，（為什么是72mm，因?yàn)榘嫘牡缴享?yè)邊距的距離是37mm,發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志上邊緣到版心的距離是35mm,一相加所以是72mm.）點(diǎn)擊上方標(biāo)尺欄，拖拽出一條標(biāo)尺線，與度量工具下邊緣對(duì)齊，度量工具上邊緣與上頁(yè)邊重合，刪除度量工具。2．輸入文字。選取左側(cè)工具欄中的文字工具，點(diǎn)擊頁(yè)面輸入文字，注意不要拖拽文字框，直接輸入文字就可以，（輸入吉林省長(zhǎng)白山保護(hù)開(kāi)發(fā)區(qū)管理委員會(huì)池南區(qū)管委會(huì)文件），選中文字，選方正小標(biāo)宋字體，點(diǎn)選工具欄中的選取工具圖標(biāo)，在上方的物件大小欄中輸入字寬145mm，字高18mm，并回車確認(rèn)。

拖拽文字，使文字上邊緣與水平標(biāo)尺相切，選中文字，選擇上方標(biāo)題欄中的安排中的對(duì)齊與分布，頁(yè)面中心打鉤，并將左側(cè)的鉤點(diǎn)掉，此時(shí)標(biāo)題即居于頁(yè)面中心，雙擊軟件右下角黑色方框，彈出標(biāo)準(zhǔn)填色選項(xiàng)卡，選擇名稱中的red，確定。3．點(diǎn)擊工具欄手繪工具，畫出一條直線，調(diào)整直線的長(zhǎng)度為156mm，高度為0?4mm，利用度量工具使其距離發(fā)文機(jī)關(guān)文字下邊緣30mm,選擇上方標(biāo)題欄中的安排中的對(duì)齊與分布，居中，保存。雙擊右下角的黑色方框，在外框筆復(fù)選項(xiàng)下，選彩色選項(xiàng)卡，選紅色，文頭制作完成。我們?cè)賮?lái)看一下在Word中的紅頭制作。1.打開(kāi)已經(jīng)做好的Coreldraw文件紅頭，在文字上單擊右鍵復(fù)制，再打開(kāi)一個(gè)新的Word文檔，在第一頁(yè)先敲滿回車（重要不能省略這一步，否則文頭不能固定在第一頁(yè)），再將光標(biāo)定義到第一行，點(diǎn)擊編輯，選擇性粘貼，在彈出的對(duì)話框中選圖片（Windows圖元文件），確定。選擇文件，頁(yè)面設(shè)置，設(shè)定上7.2cm、下3.5cm，左2.7cm、右2.75,版式選項(xiàng)卡，頁(yè)眉和頁(yè)腳，選中奇偶頁(yè)不同，頁(yè)腳2.7cm,確定。點(diǎn)擊視圖選項(xiàng)卡中設(shè)置圖片格式，版式選項(xiàng)卡選浮于文字上方，點(diǎn)擊下方的高級(jí)，水平對(duì)齊中選居中，相對(duì)于頁(yè)邊距。將選項(xiàng)中的對(duì)象隨文字移動(dòng)前面的對(duì)號(hào)點(diǎn)掉，確定。點(diǎn)文件頁(yè)面設(shè)置將上頁(yè)邊距調(diào)到的網(wǎng)格線，使頁(yè)面顯示網(wǎng)格線。在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志上單擊右鍵，選

的網(wǎng)格線，使頁(yè)面顯示網(wǎng)格線。在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志上單擊右鍵，選3.7cm，確定。標(biāo)題固定。2.加紅線，單擊繪圖選項(xiàng)卡中的直線工具，在距發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空五行網(wǎng)格的位置，畫一條與版心同寬的直線，雙擊直線，更改顏色為紅色，粗細(xì)為0.4mm，寬度為156mm相對(duì)于頁(yè)邊距居中。按住Shift鍵，選中直線和發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，右鍵選擇組合。在組合后的圖片上單擊右鍵，選設(shè)置對(duì)像格式，版式選項(xiàng)卡選浮于文字上方，點(diǎn)擊下方的高級(jí)，水平對(duì)齊中選居中，相對(duì)于頁(yè)邊距。將選項(xiàng)中的對(duì)象隨文字移動(dòng)前面的對(duì)號(hào)點(diǎn)掉，確定。（注意：大家在編輯段落的時(shí)候請(qǐng)從發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下面的車符開(kāi)始，如果從第一頁(yè)第一行重新加入回車符，則紅頭會(huì)竄到第二頁(yè)，但編輯密級(jí)和緊急程度不要緊，只要不重新鍵入回車就行。另外，不要拖拽做好的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志，因?yàn)橐粍?dòng)就不準(zhǔn)確了。這個(gè)圖片不能編輯，如果想重新做一個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)志，只能重新做，不能直接在這上面改文字。）接下來(lái)我們來(lái)看一下如何按照新的公文格式對(duì)一個(gè)Word文檔進(jìn)行公文排版。1．份號(hào)，用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。2．密級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角第二行。3．緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。（如果只標(biāo)注緊急程度，可以適當(dāng)上移一行，標(biāo)在版心左上角第二行，與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志稍遠(yuǎn)些，顯得不是很擠。密級(jí)與緊急程度，中間均空一字。）4．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志我們已經(jīng)排好了，就不用動(dòng)了。5．發(fā)文字號(hào)，在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行（約第四行網(wǎng)格）的位置輸入發(fā)文字號(hào)和簽發(fā)人，調(diào)整字體為仿宋，字號(hào)為三號(hào)。如果是下行文，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，居中排布。如果是上行文，發(fā)文字號(hào)居左空一字編排。6．簽發(fā)人，上行文需要標(biāo)注簽發(fā)人，由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成（注意是三部分：簽發(fā)人這三個(gè)字、全角冒號(hào)、簽發(fā)人姓名），居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置，也就是說(shuō)與發(fā)文字號(hào)處在同一行?！昂灠l(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。如果簽發(fā)人姓名是兩個(gè)字，在兩字中間空一字。（可適當(dāng)調(diào)整發(fā)文字號(hào)上一行的段落設(shè)置，發(fā)文字號(hào)下邊緣與版頭中的紅色分隔線約4mm。方法：將光標(biāo)定義在發(fā)文字號(hào)上一行，單擊右鍵，選段落，行距選項(xiàng)中選固定值，磅值選1磅。然后按回車，進(jìn)行微調(diào)。）7．標(biāo)題，用2號(hào)方正小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置（行間距為30磅），分一行或多行居中排布，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。（標(biāo)題行間距：選定標(biāo)題，右擊彈出“段落”對(duì)話框，行距：定值；設(shè)置值：35磅）8．主送機(jī)關(guān)，編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。9．正文。從標(biāo)題下一行開(kāi)始到版記前行間距設(shè)置為固定值30磅。將字體為仿宋GB2312，然后更改一、二級(jí)標(biāo)題字體。第一層：用“一、”（3號(hào)黑體字，作為小標(biāo)題，句尾無(wú)標(biāo)點(diǎn)）第二層：用“（一）”（3號(hào)楷體，作為小標(biāo)題，句尾無(wú)標(biāo)點(diǎn)）第三層：用“1.”（3號(hào)仿宋，句尾有標(biāo)點(diǎn)）第四層：用“（1）”（3號(hào)仿宋，句尾有標(biāo)點(diǎn)）

10．附件說(shuō)明,如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后的首字對(duì)齊。不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱（在實(shí)際操作過(guò)程中，對(duì)齊會(huì)出現(xiàn)小的偏差，將光標(biāo)定義到需要對(duì)齊的文字前面，按住Alt鍵，拖動(dòng)縮進(jìn)標(biāo)尺，可進(jìn)行微調(diào)）11．發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期。在正文或附件說(shuō)明下約空三行的位置標(biāo)注成文日期，成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字，右空四字編排（建議使用插入，日期和時(shí)間的方法標(biāo)識(shí)），在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名。為了美觀也可以拖動(dòng)標(biāo)尺，進(jìn)行微調(diào)，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名相對(duì)于成文日期居中。12．附注，如有附注，左空2字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。（在成文日期下一行左空2字位置，用3號(hào)仿宋輸入附注內(nèi)容，同時(shí)將附注內(nèi)容用全角小括號(hào)“（）”括上。一般我們是標(biāo)注聯(lián)系人及聯(lián)系電話，中間空2個(gè)字的距離但不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。）13．附件，附件必須另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心

左上角第一行，注意不標(biāo)冒號(hào)。附件的標(biāo)題居中編排在版心第三行，也就是中間要空一行，附件正文與標(biāo)題也空一行編排。標(biāo)題名稱與附件說(shuō)明保持一致，格式要求同正文）14．抄送機(jī)關(guān)，如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，字后加全角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，抄送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)隔開(kāi)，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。15．印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期，印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)一般為發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公室（綜合科），建議用規(guī)范化簡(jiǎn)稱。印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開(kāi)。方法：先在版心底端分行輸入抄送、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。點(diǎn)擊繪圖欄中的直線工具，在版記位置加三條直線，按住ALT鍵，將直線的位置調(diào)整好，在顏色與線條選項(xiàng)卡中調(diào)整線的粗細(xì)，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦為1.25磅），中間的分隔線用細(xì)線（推薦為0?75磅），大小設(shè)置寬度為156mm,版式中水平方向選居中，相對(duì)于頁(yè)邊距。也可以調(diào)整在兩線中的位置，字體，字符間距，位置。

16．頁(yè)碼，一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。方法：選擇“插入”菜單中的“頁(yè)碼”命令，打開(kāi)“頁(yè)碼”對(duì)話框，其中“位置”選“頁(yè)面底端（頁(yè)腳）”，“對(duì)齊方式”選“外側(cè)”，若第一頁(yè)需要顯示頁(yè)碼則選擇“首頁(yè)顯示頁(yè)碼”，點(diǎn)擊“確定”。在文檔第一頁(yè)雙擊頁(yè)碼，頁(yè)碼數(shù)字所在文字框生效，選中頁(yè)碼數(shù)字，選定字號(hào)為“4號(hào)”，字體為宋體。在頁(yè)碼兩側(cè)使用特殊符號(hào)添加一字線和半角空格，然后選擇“格式”菜單中的“段落”命令，打開(kāi)“段落”對(duì)話框，選定“縮進(jìn)和間距”標(biāo)簽，“縮進(jìn)右”設(shè)為“1字符”，點(diǎn)擊“確定”，關(guān)閉“頁(yè)眉和頁(yè)腳”到文本編輯狀態(tài)，即完成單頁(yè)頁(yè)碼設(shè)定。同樣的方法設(shè)定雙頁(yè)頁(yè)碼。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白面和版記頁(yè)不編排頁(yè)碼，也就是說(shuō)公文最后一張紙的兩面，除了版記沒(méi)有其他要素時(shí)，不編排頁(yè)碼。（方法：將光標(biāo)置于末頁(yè)頁(yè)菜單欄編排頁(yè)碼。（方法：將光標(biāo)置于末頁(yè)頁(yè)菜單欄——插入分隔符——連續(xù)——確定。雙擊末頁(yè)頁(yè)碼——點(diǎn)《頁(yè)眉和頁(yè)腳》工具條上的“鏈接到前一個(gè)”，使頁(yè)腳右上角的“與上一節(jié)相同”消失——?jiǎng)h除末頁(yè)頁(yè)腳就行。）到這兒，一篇公文就排完了。WORD公文排版的幾個(gè)技巧1.調(diào)整字、行間距的方法：選中以后點(diǎn)段落或字體，調(diào)整行距和字間距。2．工具——選項(xiàng)——視圖——空格，將空格前打上對(duì)號(hào)，可以讓正文顯示空格數(shù)，方便使用。3.ALT鍵，當(dāng)我們?cè)谑褂肳ORD的任何時(shí)候，想要對(duì)某個(gè)要素進(jìn)行微調(diào)的時(shí)候，按住此鍵，配合鼠標(biāo)拖動(dòng)即可。另外，群共享還有方正小標(biāo)宋的字體，大家可以下載以后直接粘貼到C:\WINDOWS\Fonts文件夾中，方便使用。函的文頭制作.利用度量工具，量出上邊距30mm,下邊距20m，卡上標(biāo)尺。.輸入文字，方法相同，居中。.制作紅色雙線，方法同制作單線，粗線外框設(shè)置為0.706mm,細(xì)線外框設(shè)置為0.176mm，線長(zhǎng)170mm,（上粗下細(xì)）對(duì)齊，群組，置于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm處。.復(fù)制雙線，旋轉(zhuǎn)180度，置于下標(biāo)尺處，居中即可。.