集團(tuán)公司視頻會議系統(tǒng)管理辦法

集團(tuán)公司視頻會議系統(tǒng)管理辦法第一章總則第一條集團(tuán)公司視頻會議系統(tǒng)是通過集團(tuán)公司廣域網(wǎng)，應(yīng)用專用視頻設(shè)備構(gòu)建的高清視頻會議系統(tǒng)，覆蓋與集團(tuán)公司聯(lián)網(wǎng)的各下屬單位。為進(jìn)一步提高集團(tuán)公司視頻會議系統(tǒng)使用效率，更好地發(fā)揮系統(tǒng)作用，規(guī)范系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)，明確職責(zé)和工作要求，保證集團(tuán)公司視頻會議的質(zhì)量和效果，制定本辦法。第二條本辦法適用于通過集團(tuán)公司視頻會議系統(tǒng)召開由集團(tuán)公司、各分（子）公司或所屬單位發(fā)起的視頻會議。第三條本系統(tǒng)按程序化、規(guī)范化原則，實(shí)行統(tǒng)一指揮、分工負(fù)責(zé)、分級管理。第二章職責(zé)分工第四條集團(tuán)公司辦公廳是集團(tuán)公司視頻會議系統(tǒng)的綜合管理部門，負(fù)責(zé)規(guī)章制度的制定和修訂；負(fù)責(zé)視頻會議系統(tǒng)應(yīng)用的審批、協(xié)調(diào)和考核工作；對系統(tǒng)的構(gòu)成、使用和調(diào)整進(jìn)行統(tǒng)一管理。第五條集團(tuán)公司網(wǎng)控中心是視頻會議系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)、設(shè)備管理及日常操作的具體部門，直接負(fù)責(zé)視頻會議相關(guān)設(shè)備的日常管理、維護(hù)和使用操作等工作。第六條集團(tuán)各下屬單位的視頻會議系統(tǒng)管理部門應(yīng)服從集團(tuán)公司辦公廳的統(tǒng)一管理，明確系統(tǒng)管理責(zé)任人和聯(lián)系人，做好本單位系統(tǒng)及設(shè)備的日常維護(hù)和使用操作。第七條各下屬單位明確的視頻會議系統(tǒng)管理責(zé)任人和聯(lián)系人，應(yīng)報(bào)集團(tuán)公司辦公廳備案，提交《視頻會議系統(tǒng)管理人員備案表》（見附件一）；人員如有變動，應(yīng)及時(shí)報(bào)集團(tuán)公司辦公廳更新備案。第八條中電飛華為全系統(tǒng)的線路支撐單位，負(fù)責(zé)接入電路和視頻網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)急保障，負(fù)責(zé)向集團(tuán)公司及下屬單位提供暢通的應(yīng)急處理技術(shù)支持。第三章技術(shù)管理第九條各單位應(yīng)保障本單位局域網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行正常，對本單位到集團(tuán)本部的廣域網(wǎng)鏈路情況進(jìn)行監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)廣域網(wǎng)鏈路或設(shè)備出現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)聯(lián)系集團(tuán)公司網(wǎng)控中心，并盡快排查故障，保障視頻會議系統(tǒng)鏈路暢通。第十條各單位應(yīng)定期對本地系統(tǒng)進(jìn)行例行檢測，確保系統(tǒng)處于隨時(shí)可用狀態(tài)，包括音、視頻設(shè)備及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)，填寫視頻會議系統(tǒng)定期檢測情況記錄。第十一條依據(jù)集團(tuán)公司IP地址規(guī)劃方案，各分會場視頻終端的IP地址由集團(tuán)公司統(tǒng)一分配，如安裝多臺視頻會議終端須向集團(tuán)公司主管部門提出書面申請，集團(tuán)公司統(tǒng)一分配IP地址并開通相關(guān)使用權(quán)限。第十二條各單位不得隨意更改視頻會議終端設(shè)備的信道鏈路、IP地址、視頻終端密碼及技術(shù)參數(shù)。第十三條為避免回聲嘯叫，電視機(jī)或音箱的音量不應(yīng)太大；麥克風(fēng)距離音箱不應(yīng)太近。第十四條視頻終端開機(jī)的情況下，禁止搬動設(shè)備，以免造成設(shè)備損壞。第十五條集團(tuán)公司電話會議系統(tǒng)目前已同視頻會議系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)集成，可作為視頻會議系統(tǒng)的備份系統(tǒng)，未建廣域網(wǎng)的單位可利用電話會議系統(tǒng)參加視頻會議。電話參會操作詳見附件二。第十六條各視頻會議接入單位可將電話線接到視頻終端電話口上，可利用視頻終端連接的擴(kuò)音設(shè)備播放聲音，實(shí)現(xiàn)電話系統(tǒng)的擴(kuò)聲功能。當(dāng)廣域網(wǎng)故障不能參會時(shí)，采用視頻會議終端連接電話會議系統(tǒng)的方式參加會議。第四章會議管理第十七條為避免集團(tuán)公司視頻會議系統(tǒng)使用時(shí)發(fā)生資源沖突，各部門、各分（子）公司及所屬單位發(fā)起召開視頻會議需填寫《集團(tuán)公司視頻會議系統(tǒng)組會申請表》（見附錄三），由集團(tuán)公司辦公廳統(tǒng)一調(diào)配資源。第十八條會議主辦單位負(fù)責(zé)向各參會單位發(fā)出會議通知，參會單位收到會議通知后及時(shí)安排本單位的視頻會議技術(shù)支撐部門和會場服務(wù)部門做好會議準(zhǔn)備。第十九條會議主辦單位應(yīng)及時(shí)將會議通知、會議議程、會議主持詞提交給集團(tuán)公司網(wǎng)控中心。第二十條集團(tuán)公司網(wǎng)控中心負(fù)責(zé)根據(jù)會議通知要求盡快組織做好視頻會議系統(tǒng)各項(xiàng)保障工作。主要包括會議前的會議模版建立、系統(tǒng)調(diào)試檢查、會議設(shè)備聯(lián)調(diào)、會議期間的網(wǎng)絡(luò)狀況監(jiān)控、會議音頻和視頻控制、會議情況記錄等。第二十一條各參會單位分會場系統(tǒng)管理人員在系統(tǒng)調(diào)試階段必須按時(shí)到位，服從集團(tuán)公司網(wǎng)控中心的統(tǒng)一調(diào)度，嚴(yán)格按照規(guī)范要求，調(diào)整本單位視頻會議室的燈光、背板、桌牌、攝像頭等，以獲得統(tǒng)一的取景效果。第二十二條各參會單位須加強(qiáng)系統(tǒng)設(shè)備聯(lián)調(diào)，確保會議系統(tǒng)在會議開始前20min處于就緒狀態(tài)。開會前10min仍不能進(jìn)入會議或?qū)φ麄€會議有很大干擾的會場須退出會議，以保證整個會議的質(zhì)量。第二十三條在完成系統(tǒng)設(shè)備聯(lián)調(diào)的情況下，各單位必須保持設(shè)備聯(lián)調(diào)時(shí)確定的狀態(tài)，直到會議結(jié)束前，不允許再對系統(tǒng)中各設(shè)備尤其攝像頭做任何調(diào)整操作，分會場的麥克風(fēng)在系統(tǒng)調(diào)測完成后須設(shè)置為靜音狀態(tài)，需要分會場發(fā)言時(shí)再將麥克風(fēng)開啟。第二十四條為保障視頻會議整體效果，各參會單位須嚴(yán)格管理會場秩序，保證會議出席人員按時(shí)到會，著裝整齊，與會人員應(yīng)集中就座在攝像頭可視區(qū)域，杜絕遲到早退、私下交談、打電話、收發(fā)短信、隨意走動以及睡覺、吸煙等影響會議質(zhì)量的行為。第二十五條會議期間，分會場技術(shù)人員要隨時(shí)待命，不得擅自離開崗位；系統(tǒng)非正常停機(jī)、網(wǎng)絡(luò)中斷、機(jī)房事故、停電、非法入侵、病毒等事件導(dǎo)致應(yīng)用系統(tǒng)不能正常運(yùn)行，影響使用時(shí)須及時(shí)同主會場技術(shù)人員溝通。第二十六條為不斷完善視頻會議系統(tǒng)，會議結(jié)束后，各單位應(yīng)及時(shí)分析總結(jié)視頻會議情況，做好會議情況紀(jì)錄。遇到問題，應(yīng)填寫分會場故障反饋表（見附件四），以電子郵件形式發(fā)送到集團(tuán)網(wǎng)控中心system＠郵箱中，便于集團(tuán)及時(shí)掌握分會場情況，協(xié)調(diào)處理出現(xiàn)的問題。第二十七條集團(tuán)公司視頻會議系統(tǒng)為集團(tuán)公司內(nèi)部專用系統(tǒng)，系統(tǒng)相關(guān)運(yùn)維工作人員必須嚴(yán)格做好保密工作。（一）不得將系統(tǒng)相關(guān)管理賬號和密碼透露給第三者。（二）妥善保存涉及會議的音像資料，嚴(yán)禁利用職務(wù)之便私自泄漏涉及會議內(nèi)容的相關(guān)信息資料。（三）不得擅自將其他視頻會議終端或設(shè)備接入本系統(tǒng)。第五章檢查考核第二十八條集團(tuán)公司辦公廳將加強(qiáng)對視頻會議系統(tǒng)使用情況的考核，每次會議結(jié)束后根據(jù)會議情況進(jìn)行適時(shí)通報(bào)。第二十九條集團(tuán)公司辦公廳定期對視頻會議系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)維及規(guī)范管理情況進(jìn)行檢查并通報(bào)。第六章附則第三十條下屬單位要參照本辦法制定實(shí)施細(xì)則，明確分工，落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)考核。第三十一條本辦法由集團(tuán)公司辦公廳負(fù)責(zé)解釋。第三十二條本辦法自印發(fā)之日起施行。附件：1．視頻會議系統(tǒng)管理人員備案表2．電話會議系統(tǒng)參數(shù)及操作說明3．集團(tuán)公司視頻會議系統(tǒng)組會申請表4．集團(tuán)公司視頻會議系統(tǒng)分會場故障反饋表

附件一：視頻會議系統(tǒng)管理人員備案表視頻會議系統(tǒng)管理小組主管

（直接負(fù)責(zé)人）：姓名：部門：職務(wù)：電話：傳真：手機(jī)：電子郵箱：視頻會議系統(tǒng)管理小組成員：姓名：部門：職務(wù)：電話：傳真：手機(jī)：電子郵箱：附件二：電話會議系統(tǒng)參數(shù)及操作說明電話會議系統(tǒng)相關(guān)參數(shù)：1．接入號：VOIP用戶：x電力系統(tǒng)內(nèi)線：x市話：x2．會議號：x3．密碼：聽眾模式：1電話會議系統(tǒng)接入流程：（1）參會單位根據(jù)自身情況選擇接入號，通過電話機(jī)撥號接入；（2）根據(jù)語音提示再撥會議號，按#鍵。根據(jù)語音提示輸入密碼1（聽眾模式），按#鍵參加會議。附件三：集團(tuán)公司視頻會議系統(tǒng)組會申請表會議發(fā)起單位會議管理人聯(lián)系電話系統(tǒng)調(diào)測聯(lián)系人聯(lián)系電話會議名稱會議主要內(nèi)容會議范圍會議開始時(shí)間月日時(shí)會議結(jié)