ERP系統(tǒng)管理制度

XXX電氣（集團(tuán)）股份有限公司ERP系統(tǒng)管理制度

目錄1總則 32操作規(guī)范及規(guī)定 32.1新增系統(tǒng)資料規(guī)定 32.2單據(jù)錄入時(shí)間規(guī)定 32.3庫管簽章及盤點(diǎn)規(guī)定 32.4生產(chǎn)訂單管理要求 42.5選購 單據(jù)流轉(zhuǎn) 42.6選購 發(fā)票錄入及付款要求 42.7銷售出庫單錄入要求 42.8委外加工管理規(guī)定 52.9非銷售產(chǎn)品借用時(shí)間規(guī)定 52.10退料業(yè)務(wù)處理 52.11操作員增加及權(quán)限規(guī)定 52.12交接工作 53附表 5

ERP系統(tǒng)管理制度1總則為了加強(qiáng)XXXX集團(tuán)信息系統(tǒng)的管理，確保信息數(shù)據(jù)的平安性和精確性，促使XXXX集團(tuán)信息系統(tǒng)工作持續(xù)健康的發(fā)展，依據(jù)公司相關(guān)管理制度，結(jié)合管理信息系統(tǒng)工作的特點(diǎn)，特制定本制度。2操作規(guī)范及規(guī)定2.1新增系統(tǒng)資料規(guī)定2.1.1各部門須要新增型號時(shí)，須填寫《申請確認(rèn)單》，注明新增型號的物品名稱、型號、計(jì)量單位、庫位、物品性質(zhì)（自制/外購），經(jīng)技術(shù)部門確認(rèn)后，送ERP小組進(jìn)行添加，禁止口頭、電話等方式懇求添加型號。技術(shù)部門必需在1小時(shí)內(nèi)簽字確認(rèn)回復(fù)當(dāng)事人，ERP小組收到技術(shù)部門確認(rèn)的《申請確認(rèn)單》后，必需在1小時(shí)內(nèi)添加到系統(tǒng)。2.1.2新產(chǎn)品開發(fā)完成投入生產(chǎn)后，技術(shù)部負(fù)責(zé)人須支配技術(shù)部門相關(guān)人員在下達(dá)生產(chǎn)訂單前將產(chǎn)品BOM剛好精確錄入系統(tǒng)，假如因BOM沒能剛好錄入系統(tǒng)或錄入信息錯(cuò)誤而影響生產(chǎn)和成本計(jì)算，可對相關(guān)責(zé)任人開出按20元/次罰款單。2.2單據(jù)錄入時(shí)間規(guī)定2.2.1各崗位制單人必需保證當(dāng)天全部單據(jù)按要求錄入系統(tǒng)，如未將單據(jù)剛好精確錄入系統(tǒng)，影響正常工作，一經(jīng)查實(shí)將對責(zé)任當(dāng)事人開出按10元/次罰款單，并希望大家的監(jiān)督；（生產(chǎn)部每天都有上50張以上的單對型號不熟的人員怎么辦？）2.2.2當(dāng)天單據(jù)必需在其次天上午10：00前送交財(cái)務(wù)，若遇特別狀況，必需在3日內(nèi)送交財(cái)務(wù)。自制入庫單需附對應(yīng)的領(lǐng)用出庫單；樣品出庫單、補(bǔ)貨單以及研發(fā)領(lǐng)用單需總經(jīng)理簽字后，方可送交財(cái)務(wù)，無領(lǐng)導(dǎo)簽字簽字，財(cái)務(wù)有權(quán)拒收。2.2.3設(shè)有入庫審批流的單據(jù)，倉庫收貨后，必需在1小時(shí)內(nèi)審批入庫單。（要探討合理的時(shí)間，一小時(shí)對成品入庫搬運(yùn)還有收料做不到的8-16個(gè)工作小時(shí)）以下如遇加急單據(jù)，制單人必需在半小時(shí)之內(nèi)將加急單據(jù)錄入系統(tǒng)，倉庫收貨后，必需在半小時(shí)內(nèi)審批入庫單。2.2.4當(dāng)月入、出庫單據(jù)，當(dāng)月必需處理，不得以任何理由隔月處理，公司每月結(jié)帳的時(shí)間為（上月26日-下月25日），在此期間，全部出入庫單據(jù)必需在每月25日前全部錄入系統(tǒng)；2.3.5各崗位制單人，須將各自當(dāng)月全部出入庫單據(jù)清單匯總核對后打印，部門主管及制單人簽字后，每月27日上午10：00前送交財(cái)務(wù)。一旦單據(jù)清單送交財(cái)務(wù)，如有單據(jù)遺漏、錯(cuò)誤、修改等狀況將對責(zé)任當(dāng)事人開出10元/張罰款單。（不是很清晰？為什么有單句還要清單，這樣變成有錯(cuò)也不肯定改了，你要罰款嗎!）2.3.6制作單據(jù)時(shí)，必需按要求填寫統(tǒng)計(jì)、部門、職員、出入庫類別，單據(jù)號必需依據(jù)《單據(jù)號命名規(guī)則》填寫，未按要求填制，將對責(zé)任當(dāng)事人開出按10元/次罰款單。2.2.7連續(xù)三個(gè)月未出錯(cuò)，按50-100元嘉獎(jiǎng)當(dāng)事人2.3庫管簽章及盤點(diǎn)規(guī)定2.3.1全部入、出庫單據(jù)必需有庫管簽章，包括手工簽章和系統(tǒng)簽章，且兩者簽章必需是同一個(gè)人。(人員請假或外出怎么辦？)2.3.2假如須要進(jìn)行物品盤點(diǎn)，須填寫《盤點(diǎn)申請單》，經(jīng)財(cái)務(wù)成本會計(jì)及總經(jīng)理簽字后，方可在系統(tǒng)中制作盤盈入庫單及盤虧出庫單。（錯(cuò)誤沒有方法剛好訂正，建議先做帳物處理，后查緣由或責(zé)任）2.3.3送交財(cái)務(wù)的盤盈入庫單、盤虧出庫單必需有總經(jīng)理簽字，無領(lǐng)導(dǎo)簽字，財(cái)務(wù)有權(quán)拒收。2.3.4以上未按要求辦理,將對責(zé)任當(dāng)事人開出按10元/張罰款單。2.4生產(chǎn)訂單管理要求2.4.1當(dāng)月下達(dá)的生產(chǎn)訂單，生產(chǎn)調(diào)度人員必需在每月25日后，兩個(gè)工作日內(nèi)全部關(guān)閉。2.4.2生產(chǎn)調(diào)度每月運(yùn)行MRP計(jì)算前，必需查看全部的出入庫單據(jù)是否審批，是否存在未關(guān)閉的生產(chǎn)訂單以及對應(yīng)BOM單是否正確。2.4.3以上未按要求辦理,造成系統(tǒng)MRP計(jì)算數(shù)據(jù)不準(zhǔn)，將對責(zé)任當(dāng)事人開出按10元/張罰款單。2.5選購 單據(jù)流轉(zhuǎn)2.5.1選購 材料到貨后，由選購 部門填寫送檢單，質(zhì)檢部門檢貨后，須當(dāng)天將質(zhì)檢報(bào)告送交倉庫，倉庫收貨后，填寫實(shí)際到貨數(shù)量，須當(dāng)天將質(zhì)檢報(bào)告送交供應(yīng)部。（清點(diǎn)確認(rèn)數(shù)量后剛好送交）2.5.2供應(yīng)部收到質(zhì)檢報(bào)告后，當(dāng)天全部單據(jù)必需按要求錄入系統(tǒng)，每周的選購 入庫單必需在下周一上午10：00點(diǎn)前送交財(cái)務(wù)。假如制單人未將單據(jù)剛好錄入系統(tǒng)，影響正常工作，一經(jīng)查實(shí)將對責(zé)任當(dāng)事人開出按10元/張罰款單。2.5.3當(dāng)天選購 入庫單錄入完畢后，須在2小時(shí)內(nèi)，將質(zhì)檢報(bào)告返還倉庫，倉庫人員必需在1小時(shí)內(nèi)確認(rèn)選購 入庫單，進(jìn)行庫管簽章。2.6選購 發(fā)票錄入及付款要求2.6.1供應(yīng)部收到發(fā)票后，必需在當(dāng)天按要求錄入系統(tǒng)，每周一上午10：00前將上周的全部發(fā)票送交財(cái)務(wù)。2.6.2在簽字付款時(shí)憑發(fā)票的產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號與到貨物品一樣；入庫單與到貨的實(shí)際產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號一樣；付款單位名稱與發(fā)票單位名稱一樣，才能予以支付貨款。2.7銷售管理規(guī)定2.7.1銷售人員制作銷售訂單時(shí)，必需查清庫存數(shù)量以及在訂量，如盲目下達(dá)缺貨清單，影響生產(chǎn)排程，一經(jīng)查實(shí)將對責(zé)任當(dāng)事人開出按10元/次罰款單。2.7.2銷售人員必需按要求錄入銷售結(jié)算清單，如出現(xiàn)產(chǎn)品型號、發(fā)貨庫位錯(cuò)誤，影響倉庫成本，一經(jīng)查實(shí)將對責(zé)任當(dāng)事人開出按10元/張罰款單。2.7.3送交財(cái)務(wù)的銷售結(jié)算清單必需庫管簽字，若銷售清單與系統(tǒng)單據(jù)金額不一樣，將對責(zé)任人開出5元/張的罰款單。2.7.4全部的出庫清單必需在其次天上午10：00前送交財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)在接到銷售清單后必需在2小時(shí)內(nèi)簽章，并在48小時(shí)內(nèi)開票，若財(cái)務(wù)人員未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)簽章，將對財(cái)務(wù)人員開出5元/張的罰款單。2.7.5累計(jì)三個(gè)月已發(fā)貨未開票，除特別狀況，將對銷售負(fù)責(zé)人開出每家單位50元的罰單。2.8委外加工管理規(guī)定2.8.1倉庫人員應(yīng)按選購 部門對材料的外發(fā)加工收、發(fā)剛好辦理相關(guān)的手續(xù)，填寫托付加工出入庫單據(jù)，全部的材料或產(chǎn)品外出，必需先辦理入庫后出庫，登記入帳。2.8.2托付加工出庫單必需有選購 部門簽字確認(rèn)方可送交財(cái)務(wù)，單據(jù)依據(jù)2.2規(guī)定將單據(jù)送交財(cái)務(wù)。2.8.3以上未按要求辦理,將對責(zé)任當(dāng)事人開出按10元/張罰款單。2.9非銷售產(chǎn)品借用時(shí)間規(guī)定（我部門不同意借用白條這一款，杜絕借用）2.9.1因工作須要，借用本公司產(chǎn)品，借用的時(shí)間不能超過30天；X2.9.2對接著借用的物品，倉庫必需落實(shí)存在；X2.9.3對已累計(jì)超過30天的借用產(chǎn)品，由倉庫主管按內(nèi)部聯(lián)系單在每月1日前上報(bào)財(cái)務(wù)，在當(dāng)事人工資中扣除。假如倉庫主管未按規(guī)定上報(bào)，影響銷售發(fā)貨數(shù)量精確性的，在扣除當(dāng)事人工資時(shí)，對倉庫主管開出按10元/張罰款單。X2.10退料業(yè)務(wù)處理2.10.1退回倉庫的廢料，相關(guān)人填制領(lǐng)用出庫退貨單，首先退回原庫，然后，填制物品調(diào)撥單將廢料調(diào)入廢品庫。2.10.2廢料調(diào)撥單每月填制兩次（每月10號和25號），如有加急單據(jù)處理，可當(dāng)天填制調(diào)撥單，依據(jù)2.2.2規(guī)定將單據(jù)送交財(cái)務(wù)。2.11操作員增加及權(quán)限規(guī)定2.11.1各部門如需添加新用戶，需填寫《增加權(quán)限申請表》，部門經(jīng)理以及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字后，方可送交ERP小組進(jìn)行添加。2.12交接工作2.12.1各崗位人員工作調(diào)動(dòng)或者因故離職，必需將本人工作移交給接替人員。沒有辦清交接手續(xù)的，不得調(diào)動(dòng)或者離職。2.12.2倉庫主管工作調(diào)動(dòng)或者因故離職，必需將本人所管轄的倉庫進(jìn)行按要求盤點(diǎn)，沒有盤清倉庫及辦清交接手續(xù)的，不得調(diào)動(dòng)或者離職。2.12.3接替人員應(yīng)當(dāng)仔細(xì)接管移交工作，并接著辦理移交的未了的事項(xiàng)。3附表表一：《ERP系統(tǒng)各崗位操作員列表》表二：《單據(jù)號命名規(guī)則》表三：《增加權(quán)限申請表》表四：《盤點(diǎn)申請表》表一：ERP系統(tǒng)操作人員確定表單據(jù)類型制單人庫管簽章人備注成品庫自制入庫領(lǐng)用出庫領(lǐng)用出庫退貨銷售銷售銷售銷售退貨其它入庫（托付加工）領(lǐng)用出庫（托付加工）盤盈入庫盤虧出庫物品調(diào)撥單物品選購 物品選購 退貨其它出庫零件庫自制入庫領(lǐng)用出庫領(lǐng)用出庫退貨物品選購 物品選購 退貨領(lǐng)用出庫退回其它入庫（托付加工）領(lǐng)用出庫（托付加工）盤盈入庫盤虧出庫物品調(diào)撥單其它出庫領(lǐng)用出庫（注塑料）領(lǐng)用出庫退貨（注塑料）生產(chǎn)生產(chǎn)預(yù)料單批次MRP計(jì)算生產(chǎn)訂單套料發(fā)放完工登記表二：表三：ERP用戶權(quán)限申請表申請人姓名：□新增用戶部門：□新增權(quán)限具體工作范圍：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：部門主管：申請人：ERP用戶權(quán)限申請表申請人姓名：□新增用戶部門：□新增權(quán)限具體工作范圍：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：